Excel 2010 Intermediaire

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1 (Enregistrez le fichier sur votre ordinateur et ouvrez-le avec Acrobat Reader) Excel 2010 Intermediaire Dans ce fichier de positionnement nous vous demandons de valider (en cochant les différentes cases) ou non vos connaissances. Ces dernières sont présentées dans un soucis de progression d'apprentissage logique. A la fin de votre évaluation, il vous sera possible de noter vos propres remarques ou attentes en matière de formation sur ce logiciel. A chaque étape de votre évaluation il vous sera possible, grâce aux liens hypertextes de la grille objectifs pédagogiques de visualiser une impression d écran du point décrit, ceci afin de vous rafraîchir la mémoire. Cette loupe vous indique que le visuel n est pas en taille réelle. Une fois visualisée, vous pouvez revenir à la grille objectifs pédagogiques en cliquant sur la flèche qui vous ramènera à bon port, pour poursuivre votre évaluation Enregistrement de vos données et expédition par mail.une fois votre niveau défini et vos commentaires éventuels exprimés, il vous suffira de cliquer sur le bouton Expédier par mail. Votre client de messagerie s ouvrira vous permettant de compléter votre message et, en pièce jointe, contiendra votre évaluation complétée. Soyez circonspect et précis dans vos réponses, ce fichier servira à nos formateurs pour évaluer votre niveau et produire un plan de cours correspondant à votre niveau réel qui se traduira par une formation L utilisation de ce document est strictement réservée aux services formation EGF Siret : Tél : Mail : D'autres positionnements sur e.guilcher.free.fr

2 Grille de positionnement Grille d'auto évaluation Nom : Prénom : Fonction : Entreprise : Séquences Objectifs pédagogiques Suivi NA : non acquis ½ : à revoir OK : acquis NA 1/2 OK NA 1/2 OK A "Les gestes qui sauvent" Revenir en arrière Reproduire la mise en forme : "le pinceau" Le clic droit B Les fonctions de calcul avancées Les fonctions de date Les fonctions conditionnelles La fonction SI

3 Les fonctions ET et OU Les fonctions de texte La fonction GAUCHE La fonction DROITE La fonction CONCATENER Les fonctions de recherche et matrice Les fonctions de math et trigonométrie NA C Les bases de données Création des listes de données Remplir la base de données Retrouver des données Contrôle de validation Nommage de cellule Tri des enregistrements Tri simple Tri multiple Les sous totaux Les filtres Filtres automatiques Filtres personnalisés Filtres élaborés Supprimer les doublons 1/2 OK

4 NA 1/2 OK NA 1/2 OK NA 1/2 OK D Utilisation de fonctions de listes de données BdSomme BdMoyenne BdMax, BdMin BdNb E Les rapports et graphiques de tableaux croisés Création d'un tableau croisé dynamique La structure des rapports de tableaux croisés Modification d'un TCD Rajout de données dans le TCD Grouper des données date Ajout de segments Création et modification de graphiques croisés dynamiques F Gestion des tableaux longs Fractionner un tableau Figer lignes ou colonnes La mise en page avancée (répétition de ligne/colonne à l'impression Mode plan (grouper-dégrouper)

5 NA 1/2 OK NA 1/2 OK NA 1/2 OK G Mise en forme automatique de tableaux La mise en forme automatique des lignes et des colonnes Création Modification Suppression Les styles de cellules Utilisation de thèmes (onglet Mise en page) H Consolidation de données Consolider par catégorie Consolider par Position Formules 3 D I Insertion diverses (images, commentaires, formes diverses Images Clipart Formes Commentaires

6 Félicitation vous avez terminé le questionnaire. Maintenant que souhaitez-vous? un prévisionnel de plans de cours une estimation du temps nécessaire pour votre formation un devis et une convention de formation à remettre à votre DRH ou employeur. un devis Envoyer votre positionnement par mail à nos formateurs Si vous disposez d'un client de messagerie (Thunderbird, Outlook...), ce dernier composera automatiquement un nouveau message dans lequel ce positionnement sera en pièce jointe. Si vous ne disposez pas de client de messagerie, enregistrez ce fichier (comportant vos modifications) (Fichier > Enregistrer) et envoyer un mail à l'adresse suivante : Vous y inclurez ce fichier comme pièce jointe.

7 A Les "gestes qui sauvent" A.1 Revenir en arrière Ces boutons se trouvent dans la barre d'outils d'accès rapide (en haut de la fenêtre de Excel). A.2 Reproduire la mise en forme : "le pinceau" A.3 Le clic droit 1 B Les fonctions de calcul avancées 7 / 33

8 B.1 Les fonctions de date B.2 Les fonctions conditionnelles B.2.1 La fonction SI Cliquez sur l'onglet Formules, dans le Ruban : Logique, les différentes fonctions de logique apparaissent. 8 / 33

9 B.2.2 Les fonctions ET et OU B.3 Les fonctions de texte B.3.1 La fonction Gauche Renvoie un ou des caractères dans une cellule à partir de la gauche d'une chaîne de caractères provenant d'une autre cellule. B.3.2 La fonction Droite Renvoie un ou des caractères dans une cellule à partir de la droite d'une chaîne de caractères provenant d'une autre cellule. B.3.3 La fonction Concaténer B.4 Les fonctions de recherche et matrices Onglet Formules > Recherche et références La fonction recherche est ici une évolution de la structure conditionnelle classique SI. En effet, la fonction SI est limitée à un maximum de 7 SI imbriqués et ne peux donc pas traiter plus de 8 cas. B.5 Fonction de math et trigonométrie B.5.1 Fonction Somme.si Cette fonction additionne des cellules suivant certains critères. 9 / 33

10 B.5.2 Fonction Arrondi Arrondit un nombre au nombre de chiffre indiqué. C Les bases de données C.1 Création des listes de données On peut remplir sa base de données en inscrivant les données directement dans les cellules et en se déplaçant à l'aide du clavier et de la touche TAB ou de la souris ou des touches de direction ou de la touche Entrer du clavier. C.1.1 Remplir la base de données 10 / 33

11 C.1.2 Retrouver des données C.2 Contrôle de validation Il permet, si nécessaire, de contrôler ce qui sera inscrit dans la cellule. Par exemple : tous les codes postaux se composent de 5 chiffres. En entrant un contrôle de validation sur cette colonne (entière), le fait de taper un nombre supérieur ou inférieur à 5 chiffres ou du texte vous indiquera une erreur. Cela permet d'éviter des erreurs lors de la saisie. C.3 Nommage de cellules Pour une utilisation plus souple de Excel, il est possible de "nommer des zones". Ainsi, lors d'une fonction, plutôt que de sélectionner les cellules à la souris, il est parfois plus rapide et plus utile de faire appel à leur nom. 11 / 33

12 C.4 Création de listes déroulantes Il s'agira ici de crée des listes déroulantes de choix sur des cellules ou des colonnes entières. Le résultat pouvant être utilisé dans des formules de calcul. Cela permet d'uniformiser le contenu des cellules (par ex CB, Espèce, Chèque) pour une colonne indiquant les modes de paiement. C.5 Tri des enregistrements C.5.1 Tri simple C.5.2 Tri multiple Une deuxième méthode permet de trier sur plusieurs champs en une seule fois. 12 / 33

13 C.6 Les Sous totaux Il est possible de réaliser les sous totaux de certains champs, en fait, à chaque changement de catégorie, Excel réalise une opération (somme, moyenne, max) de cette catégorie. 13 / 33

14 C.7 Les filtres Un filtre permet de sélectionner les enregistrements répondant à un critère précis. C.7.1 Filtres automatiques Cliquez dans votre liste de données puis dans l'onglet Données : 14 / 33

15 C.7.2 Filtres personnalisés Ce filtre sera plus précis encore puisqu'il permettra de définir "supérieur à...", "inférieur à..." et bien d'autres critères Et encore plus personnalisé en choisissant Filtre personnalisé : 15 / 33

16 C.7.3 Filtres élaborés C.7.4 Supprimer les doublons Excel 2010 vous offre la possibilité d'enlever les doublons de vos bases de données. La boîte de dialogue suivante apparaît 16 / 33

17 D Utilisation de fonctions de listes de données Les fonctions spéciales pour les bases de données permettent, d'effectuer des calculs sur la base de données en la filtrant. Il est bien entendu qu'en lançant un filtre automatique personnalisé et en faisant la somme des valeurs qui en résulte on obtient la même chose... Mais sur deux critères au maximum pour un même champ... C'est là que les fonctions sur les bases de données prennent tout leur intérêt. BdSomme : additionne les nombres se trouvant dans le champ (colonne) d'enregistrements de la base de données correspondant aux critères spécifiées (filtres). BdNb : compte le nombre de cellules dans la base de données contenant des valeurs numériques satisfaisant les critères spécifiées. BdMin : donne la valeur la moins élevée du champ (colonne) d'enregistrement de la base de données correspondant aux conditions définies. BdMax : donne la valeur la plus élevée du champ (colonne) d'enregistrement de la base de données correspondant aux conditions définies. BdMoyenne : Donne la moyenne des valeurs dans la colonne d'une liste ou base de données qui correspond aux conditions spécifiées. E Les rapports et graphiques de tableaux croisés Les tableaux croisé permettent d'analyser et de remettre sous forme de tableau à simple entrée ou double entrée les données d'une liste. Ils sont dits dynamiques car ils peuvent se mettre à jour en même temps que la liste d'origine évoluera. Ils permettent de visualiser de façon plus claire une base de données, en faisant apparaître immédiatement les données qui vous intéressent. 17 / 33

18 E.1 Création d'un tableau croisé dynamique E.1.1 Création d'un tableau croisé Cliquez dans une cellule de la liste de votre tableau puis Insertion > Rapports de tableau croisé dynamique 18 / 33

19 E.1.2 Les zones de la liste de champs d'un tableau croisé dynamique E.1.2.a Liste de champs 19 / 33

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21 E.2 La structure des rapports de tableaux croisés 21 / 33

22 Ce qui à l'issue peut vous donner ceci : 22 / 33

23 E.3 Modification d'un TCD E.3.1 Modification de données dans le TCD E.3.2 Modification des données à l'intérieur du TCD E.4 Rajout de données dans le TCD 23 / 33

24 E.5 Grouper des données date Il est possible de grouper des données de type date E.6 Ajout de segments E.7 Création et modification de graphiques croisés dynamiques A partir de la barre d'outils, il est possible de créer un graphique à partir du tableau croisé dynamique. Ce graphique se créera sur une nouvelle feuille. Vous pourrez le modifier en cliquant de nouveau sur le bouton Assistant graphique, qui fera apparaître la boîte de dialogue des graphiques vue précédemment. 24 / 33

25 Vous donnant exactement les mêmes options que pour la création d'un graphique normal. Les options habituelles de création d'un graphique s'appliquent également ( sélectionner le graphique). F Gestion des tableaux longs Afin d'y voir plus clair dans un tableau long, il y a différentes techniques : l'une consiste à masquer des colonnes ou lignes (ce que nous avons vu précédemment). F.1 Fractionner un tableau Cette technique permet de fractionner le tableau en deux partie distinctes avec ses propres ascenseurs. Ainsi vous pouvez voir le haut du tableau ainsi que le bas dans la même fenêtre / 33

26 F.2 Figer lignes ou les colonnes Cette technique qui s'apparente à la précédente permettra de figer des colonnes ou lignes (sans les ascenseurs). Utile, par exemple, pour faire apparaître en haut du documents les en têtes (titres) des colonnes et faire défiler les autres lignes en dessous. La mise en page avancée (répétition de lignes ou de colonnes à l impression) F.3 Hormis les options disponibles sur le ruban pour l'impression (dans l'onglet Affichage), dans la boîte de dialogue Mise en page, onglet Feuille (voir visuels suivants) 1 Pour répéter les lignes ou de colonnes sur toutes les feuilles imprimées. 26 / 33

27 F.4 Le mode plan (grouper-dégrouper) F.4.1 Créer un plan Pour créer un plan, il suffit de sélectionner les colonnes ou lignes contenant les données de détails (en sélectionnant les étiquettes de colonnes ou de lignes). F.4.2 Dégrouper F.4.3 Supprimer un plan F.4.4 Créer un plan automatique G Mise en forme automatique de tableau G.1 La mise en forme automatique des lignes et des colonnes Ce qui va être présenté dans cette partie ne concerne que la "décoration" des cellules. La taille des lignes et des colonnes est vue dans la partie Excel 2010 initiation. 27 / 33

28 G.1.1 Création Une fois une cellule ou un groupe de cellules sélectionné (mise en surbrillance), allez dans l'onglet Accueil > Mettre sous forme de tableau Une fois votre choix arrêté, faire un clic gauche sur la "décoration" souhaitée pour l'appliquer à votre sélection. Une boîte de dialogue s'ouvre demandant de préciser les références des cellules concernées par la mise en forme : G.1.2 Modification G.1.3 Suppression G.1.3.a Suppression simple de la mise en forme automatique Vous pourrez supprimer les mises en forme du tableau (pour en changer définitivement) en vous rendant dans styles rapides et tout en bas du menu déroulant sélectionnez Effacer. G.1.3.b Annulation de la mise en forme automatique (revenir à l'état normal) Pour annuler définitivement les mises en forme de tableau et revenir à l'état normal, > 28 / 33

29 Outils de tableau > Création > Convertir en plage. G.2 Les styles de cellules Pour appliquer plusieurs formats en une seule étape et garantir la cohérence de la mise en forme des cellules, vous pouvez utiliser un style de cellule. Il s agit d un ensemble défini de caractéristiques de mise en forme, telles que les polices et les tailles de police, les formats de nombre, les bordures de cellules. 1 2 G.3 Utilisation de thèmes (onglet Mise en page) Les thèmes vous permettront d'uniformiser la présentation de vos tableaux. Ils se composent d'ensembles prédéfinis de couleurs, de polices de caractères, de traits et d'effets de remplissage qui peuvent être appliqués à l'ensemble de la feuille ou à des éléments spécifiques, comme les graphiques ou les tables. Après avoir mis au point votre thème personnalisé (vos propres "décorations") vous pourrez obtenir une présentation uniformisée, applicable à toutes les feuilles Excel et/ou à d'autres documents Office Quand vous créez un thème, la couleur, la police et les effets de remplissage peuvent être modifiés individuellement. 29 / 33

30 Choix du thème Modifications individuelles des éléments du thème Eléments modifiables du thème H Consolidation de données Pour regrouper les données issues de plusieurs feuilles de calcul, vous utiliserez la technique dite de «consolidation». La consolidation permet d'appliquer une fonction (par exemple, une somme) à partir de valeurs contenues dans plusieurs feuilles différentes sur une seule feuille récapitulant les données contenues dans les précédentes. Un exemple concret consisterait à rassembler dans un seul tableau récapitulatif les données de plusieurs tableaux de chiffres d'affaire par mois (donc 12 tableaux), en un seul : chiffre d'affaire de l'année en appliquant la fonction somme qui permettrait d'additionner le CA des 12 mois. - Par Catégorie : les données sources ont des en-têtes de colonnes et de lignes identiques et donc nous pourrons les faire apparaître dans notre fichier de données cibles (Excel effectuera les tris nécessaires). - Par Position : les données sources ont des en-têtes de colonnes et de lignes différentes (ou sont organisées différemment). En ce cas nous ne pourront utiliser les en-têtes de colonnes ou de lignes (ou l'un et pas l'autre). En ce cas nous ne sélectionnerons que les chiffres des tableaux et rajouterons nous même les entêtes de ligne et de colonnes. 30 / 33

31 H.1 Consolider par Catégorie A chaque fois que vous avez sélectionné l'onglet ou le fichier à inclure dans la consolidation, appuyez sur Ajouter. 31 / 33

32 1 2 H.2 Consolider par Position Faites appel à cette méthode lorsque les données de plusieurs zones source sont organisées différemment, mais que les mêmes étiquettes de lignes et de colonnes sont utilisées. Par exemple, vous pouvez y avoir recours lorsque vous utilisez une série de feuilles de stock pour chaque mois qui utilisent la même disposition, chaque feuille de calcul contenant différents éléments ou un nombre différent d éléments. H.3 Formules 3D I Insertion diverses (images, commentaires, formes,) Pour insérer des images, photos, formes diverses il suffit de se rendre dans l'onglet Insertion Tout comme pour les graphiques, il suffit de cliquer gauche sur le bouton de votre choix. I.1 Images Pour Image, une boîte de dialogue s'ouvrira vous permettant de parcourir les dossiers de votre disque dur pour choisir l'image de votre choix. I.2 Clipart Pour les images clipart une boîte de dialogue vous proposera de taper le thème recherché dans les clipart de Microsoft 2010 (ne vous attendez pas à des miracles, ce ne sont que des images dessinées, pas des photos) Cela peut parfaitement illustrer un graphique ou un tableau. 32 / 33

33 I.3 Formes Pour les formes, un menu déroulant vous proposera diverses formes. Une fois celle-ci choisie, votre curseur se transforme en croix vous permettant de tracer votre forme. I.4 Commentaires Il vous est également possible d'insérer des commentaires dans vos cellules. Cela peut s'apparenter à des "Post it" venant donner des indications supplémentaires sur le contenu de la cellule. En aucun cas ces commentaires n'entrent dans aucun calcul, il s'agit juste d'un commentaire écrit au sujet de ce que contient la cellule : pour vous en souvenir ou pour vos collègues qui pourraient réutiliser ce fichier. 33 / 33

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