Règlement intérieur du conseil communautaire de Plaine Commune

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1 Règlement intérieur du conseil communautaire de Plaine Commune En application des dispositions du code général des collectivités territoriales, le conseil communautaire doit adopter un règlement intérieur dans les six mois qui suivent son installation. Les dispositions de ce règlement complètent les règles législatives et réglementaires applicables au aux instances délibératives et aux commissions de la communauté d agglomération. Elles permettent ainsi de définir un mode de fonctionnement conforme aux orientations validées par les élus communaux et communautaires dans la charte de gouvernance de Plaine Commune et de favoriser l expression de la vie démocratique au sein des instances communautaires. I Organisation des réunions du conseil communautaire Article 1 Périodicité des séances Le conseil communautaire se réunit au moins une fois par trimestre. Le président peut réunir le conseil communautaire chaque fois qu il le juge utile. Il est également tenu de convoquer le conseil dans un délai maximal de trente jours quand la demande motivée lui en est faite par le représentant de l Etat dans le département ou par le tiers au moins des membres du conseil communautaire en exercice. En cas d urgence, le représentant de l Etat peut abréger ce délai. Article 2 Convocation Toute convocation est faite par le président. Cinq jours francs au moins avant la tenue de la réunion, la convocation est adressée aux conseillers communautaires par écrit à leur domicile, sauf s ils font le choix d une autre adresse. Les élu(e)s peuvent également demander à recevoir leur dossier sous forme dématérialisée. En cas d urgence, le délai de convocation peut être abrégé par le président, sans toutefois pouvoir être inférieur à un jour franc. La convocation indique les questions portées à l ordre du jour et précise la date, l heure et le lieu de la réunion. Elle est accompagnée d une note de synthèse sur les affaires soumises à délibération. Article 3 Lieu des séances Les réunions du conseil communautaire se tiennent au siège de la communauté d agglomération. 1

2 Celles-ci peuvent toutefois se tenir dans un autre lieu du territoire communautaire, choisi par le président et après avis du bureau. Article 4 Ordre du jour Le président fixe l ordre du jour des séances du conseil communautaire. Il est reproduit sur la convocation et porté à la connaissance du public. Article 5 Accès aux dossiers Tout membre du conseil a le droit, dans le cadre de ses fonctions, d être informé des affaires de la communauté d agglomération qui font l objet d une délibération. Durant les cinq jours précédant la séance, les conseillers communautaires peuvent consulter les dossiers au siège de la communauté d agglomération aux jours et heures ouvrables. Si la délibération concerne un contrat de service public, le projet de contrat accompagné de l ensemble des pièces peuvent être consultés dans les mêmes conditions. Article 6 Questions orales En début de chaque réunion du conseil communautaire, les conseillers communautaires peuvent exposer des questions orales ayant trait aux affaires de la communauté. Le président ou l élu(e) concerné(e) peut décider soit d apporter une réponse orale au cours de la séance, soit d apporter une réponse écrite avant la réunion suivante du conseil communautaire. Sur demande du tiers des conseillers présents, une question orale peut faire l objet d une inscription à l ordre du jour de la prochaine séance. Article 7 Questions écrites Chaque membre du conseil communautaire peut adresser au président des questions écrites sur toute affaire ou tout problème relatif à l activité communautaire. Ces questions doivent être adressées au président au moins deux jours francs avant la séance. Ces questions sont lues à la fin de la réunion du conseil communautaire par le président. Chaque auteur peut exposer sommairement son propos. Le président ou l élu(e) concerné(e) peuvent décider soit d apporter une réponse orale au cours de la séance, soit d apporter une réponse écrite avant la réunion suivante du conseil communautaire. 2

3 Sur demande du tiers des conseillers présents, une question écrite peut faire l objet d une inscription à l ordre du jour de la prochaine séance. Article 8 Vœux Le conseil communautaire peut émettre des vœux relatifs à des questions se rapportant aux compétences ou au territoire de la communauté d agglomération. Ces vœux peuvent être présentés par tout conseiller communautaire ou groupe politique formé au sein du conseil. Sauf urgence liée à l actualité, l adoption du vœu doit être inscrite à l ordre du jour du conseil communautaire. Pour ce faire, le projet de vœu doit avoir été transmis par son auteur au Président de Plaine Commune et aux représentants des différents groupes politiques 8 jours avant la date du conseil. En cas d urgence liée à l actualité, l adoption du vœu doit être inscrite à l ordre du jour du conseil communautaire et le projet de vœu pourra être transmis par son auteur au Président de Plaine Commune et aux représentants des différents groupes politiques 3 jours avant la date du conseil. II Tenue des séances du conseil communautaire Article 9 Accès et tenu du public Les séances du conseil communautaire sont publiques. L accès au public est autorisé dans la limite des places disponibles et dans le respect des règles de sécurité. Sur demande de trois de ses membres ou du président, le conseil communautaire peut décider sans débat, à la majorité absolue des suffrages exprimés, de se réunir à huis clos. Article 10 Installation des conseillers communautaires A l exception du (de la) Premier(e) vice-président(e) qui siège à côté du président, les élu(e)s siègent par commune au sein du conseil communautaire. Article 11 Présidence Le conseil communautaire est présidé par le président de la communauté d agglomération. En cas d absence ou d empêchement, il est remplacé par un vice-président. 3

4 Dans les séances où le compte administratif du président est débattu, le conseil communautaire élit son président. Dans ce cas, le président peut, assister à la discussion mais il doit se retirer au moment du vote. Article 12 Quorum Le conseil communautaire ne délibère valablement que lorsque la majorité de ses membres en exercice est présente. Les pouvoirs donnés à des conseillers communautaires par des conseillers absents n entrent pas en compte dans le calcul du quorum. Si un membre du conseil communautaire a un intérêt direct ou indirect dans une affaire soumise au vote, il ne peut prendre part au vote et ne doit dès lors pas être pris en compte dans le calcul du quorum. Si, après une première convocation, le quorum n est pas atteint, le conseil communautaire est à nouveau convoqué à trois jours au moins d intervalle. Il délibère alors valablement sans condition de quorum. Le quorum doit être constaté à chaque délibération. Article 13 Pouvoirs Tout conseiller communautaire ne pouvant assister à tout ou partie de la séance du conseil communautaire peut donner pouvoir à un autre membre du conseil. Les pouvoirs peuvent être transmis au président ou au service des assemblées avant la séance par courrier, mail ou fax. Ils peuvent également être remis au président au début de la séance ou au moment du départ du conseiller communautaire qui quitte la séance avant la fin de celle-ci. Chaque membre du conseil communautaire ne peut recevoir qu un pouvoir. Si un conseiller reçoit plusieurs pouvoirs, ceux-ci sont annulés. Article 14 Secrétariat de séance En début de séance, le conseil communautaire nomme le secrétaire de séance qui établit le procèsverbal de séance avec l appui des services de l administration. Article 15 Police de l assemblée Le président a seul la police de l assemblée. Il dirige les débats, ouvre et lève la séance et maintient l ordre. 4

5 Il peut suspendre ou ajourner une séance. En cas de manifestation troublant l ordre public, il peut faire évacuer la salle en demandant éventuellement le concours de la force publique. Il peut accorder une suspension de séance à la demande d un conseiller ou de sa propre initiative et en fixe la durée. En dehors des invités ou des membres de l administration appelés par le président à donner des renseignements, aucune personne étrangère au conseil communautaire ne peut prendre la parole ou troubler le déroulement des débats. Toutefois, le conseil communautaire peut, sur proposition du président, décider de suspendre la séance pour donner la parole au public. Sauf avis contraire du conseil, les séances peuvent être retransmises par des moyens de communication audiovisuelle. III Débat et vote des délibérations Article 16 Déroulement des séances A l ouverture de la séance, le président constate le quorum, proclame la validité de la séance, cite les pouvoirs reçus et fait désigner un secrétaire de séance. Il rend compte des décisions qu il a prises et des délibérations du bureau communautaire en vertu des délégations qui leur ont été consenties par le conseil communautaire. Chaque rapport est présenté par un rapporteur désigné par le président, par un vice-président ou par la commission. Le président accorde la parole en cas de demande d intervention d un conseiller sur l affaire qui est soumise au conseil. Il peut également retirer la parole au membre du conseil communautaire qui trouble le bon déroulement de la séance. Article 17 Débats ordinaires Aucun orateur ne peut prendre la parole sans l avoir préalablement demandée et obtenue du président. La parole est accordée dans l ordre déterminé par le président. Au-delà de cinq minutes d intervention, le président peut demander à l orateur de conclure brièvement. Le président veille à ce que les discussions se déroulent dans le calme et à ce que le conseiller qui a la parole ne soit pas interrompu. Si un orateur s écarte de l objet du débat, seul le président peut le lui rappeler. Il peut également rappeler à l ordre les conseillers communautaires qui perturberaient la séance. 5

6 Le président déclare la discussion close lorsque plus personne ne demande la parole sur la question évoquée ou lorsqu il estime que le conseil communautaire est en mesure de voter. Article 18 Débats d orientations budgétaires Dans un délai de deux mois précédent l examen et le vote du budget primitif, les membres du conseil communautaire sont invités au débat d orientations budgétaires de la communauté d agglomération. Sur la base d une information sur les prévisions de dépenses et de recettes, les conditions de l équilibre budgétaire et le programme pluriannuel d investissement, le débat d orientations budgétaires porte sur les priorités dans l activité de la communauté d agglomération. Les règles du débat sont celles qui sont fixées à l article 16 du présent règlement. Article 19 Amendement Chaque conseiller peut déposer un amendement soumis à délibération. Il est remis au président ou énoncé oralement si la proposition est courte. La discussion sur les amendements est intégrée à celle sur l adoption de la délibération. Article 20 Mode de scrutin ordinaire Sauf réglementation particulière, les délibérations sont adoptées à la majorité absolue des suffrages exprimés. Le conseil communautaire vote selon deux modalités : - au scrutin public à main levée ; - au scrutin secret si un tiers des membres présents du conseil le demande ou si la réglementation l exige. Lorsqu il y a partage des voix et à condition que le scrutin ne soit pas secret, la voix du président est prépondérante. Chapitre IV Comptes-rendus des débats Article 21 Procès-verbaux et comptes-rendus A chaque séance du conseil communautaire est établi un procès-verbal des débats qui tient également lieu de compte-rendu de la séance. 6

7 Ce procès-verbal est envoyé avec le dossier de la séance suivante où il est mis aux voix pour adoption. Les membres du conseil communautaire ne peuvent intervenir à cette occasion que pour une modification à apporter au procès-verbal. La modification éventuelle est enregistrée au procès-verbal suivant. Chapitre V Organisation des commissions communautaires Article 22 Mise en place et composition des commissions Les commissions communautaires thématiques sont créées par délibération du conseil communautaire. De nouvelles commissions peuvent ainsi être créées pendant toute la durée du mandat. Elles sont chargées de préparer les dossiers relevant de leurs compétences. Elles n ont pas de pouvoir de décision mais émettent des avis ou formulent des propositions. La composition des commissions respecte la règle de la représentation proportionnelle. Chaque conseiller communautaire est membre d au moins une commission. Article 23 Fonctionnement des commissions Les convocations aux réunions des commissions sont soumises aux mêmes règles de convocation que celles du conseil communautaire. Les séances des commissions ne sont pas publiques sauf décision contraire prise à la majorité des membres présents. Le président de la communauté d agglomération est président de droit de chaque commission. Lors de la première réunion d une commission, les membres de celles-ci élisent un vice-président. Tout membre du bureau de la communauté d agglomération peut assister aux travaux d une commission dont il n est pas membre, en accord avec le vice-président de la commission concernée. S il peut prendre part aux débats, il ne peut toutefois pas prendre part aux votes. Les élus communaux référents des villes membres (adjoints aux maire ou conseillers municipaux délégués) désignés par les maires sont invités aux commissions en fonction de l ordre du jour. Les directeurs généraux adjoints des services et/ou les directeurs ou responsables des services intéressés assistent aux réunions des commissions. Ils peuvent participer aux discussions mais ne participent pas à l établissement des avis. Ils sont soumis à un strict devoir de réserve. Les commissions peuvent procéder à des consultations, auditions ou visites de nature à faciliter l instruction des dossiers. 7

8 Certains sujets peuvent relever de la compétence de plusieurs commissions. Dans ce cas, le rapport peut faire l objet d un examen successif dans les différentes commissions, des réunions communes peuvent être mises en place ou les commissions peuvent s entendre pour constituer un groupe de travail mixte composés de représentants de chacune d elles. La recherche du consensus doit toujours être privilégiée. Toutefois, s il s avère impossible d obtenir ce consensus, l avis de la commission peut être adopté par décision de la majorité de ses membres présents. Les avis des commissions sont joints aux dossiers au moment de leur examen par les instances délibératives Chapitre VI Bureau délibératif Article 24 Composition Le bureau communautaire est composé du président, des vice-présidents et éventuellement d autres membres élus par le conseil communautaire. Article 25 - Attributions Le bureau délibératif délibère sur les sujets relevant de sa compétence en application des délégations qui lui ont été consenties par le conseil communautaire. Article 26 Application des dispositions relatives au conseil communautaire Les règles de fonctionnement du conseil communautaire du présent règlement relatives à aux convocations, à l ordre du jour, à l accès aux dossiers, à la présidence, au quorum, aux pouvoirs, à la police de l assemblée, aux débats ordinaires, aux amendements et au mode de scrutin ordinaire sont applicables au bureau délibératif. Chapitre VII Démocratie locale Article 27 Groupes politiques Des groupes politiques peuvent se constituer au sein du conseil communautaire. Ils doivent être composés d au moins trois conseillers communautaires issus d au moins deux communes. Lors de la constitution d un groupe, son président en avise le président de la communauté d agglomération en lui communiquant la déclaration de constitution et la liste des membres ayant donné leur adhésion. Toute modification dans la constitution des groupes doit être portée à la connaissance du président. 8

9 Un conseiller communautaire ne peut faire partie que d un seul groupe. Article 28 Moyens accordés aux groupes politiques Conformément à l article L du code général des collectivités territoriales, chaque groupe est doté annuellement d une enveloppe financière dont le montant correspond à 30% du montant total des indemnités des conseillers communautaires membres du groupe. Cette enveloppe est destinée à couvrir les dépenses suivantes, à l exclusion de toute autre : - recrutement de collaborateur(s) de groupe ; - matériel de bureau ; - documentation ; - courrier et télécommunication. L utilisation de ces crédits doit se faire dans le respect de la réglementation en vigueur et des procédures internes à la communauté d agglomération en matière de commande publique. Conformément à la réglementation et à la jurisprudence, aucune autre dépense ne peut être imputée sur cette enveloppe financière, la formation des élus relevant d une ligne budgétaire distincte sur le budget de la communauté d agglomération. La communauté d agglomération propose, par ailleurs, de mettre à la disposition de chaque groupe les moyens matériels suivants qui ne sont pas comptabilisés dans l enveloppe budgétaire dédiée à chaque groupe : - un bureau pour les élu(e)s du groupe équipé de mobilier, d un téléphone fixe et d un ordinateur (station de travail avec accès au réseau, à la messagerie et à Internet) et prise en charge des consommations correspondantes ; - et dans la mesure du possible, un bureau pour le(s) collaborateur(s) équipé de mobilier, d un téléphone fixe et d un ordinateur (station de travail avec accès au réseau, à la messagerie et à Internet) et prise en charge des consommations correspondantes ; - traitement du courrier arrivée et départ ; - accès au centre de documentation de la communauté d agglomération. Le cabinet du Président est l interlocuteur des groupes politiques pour les questions relatives à leur composition, leur fonctionnement, leurs moyens humains et financiers et la validation de leurs bons de commande. Article 29 Mission d information et d évaluation A la demande d un sixième de ses membres, le conseil communautaire délibère sur la création d une mission d information et d évaluation sur une question d intérêt communautaire ou sur un service public communautaire. Un même conseiller ne peut s associer à une telle demande qu une fois par an. Aucune mission ne pourra être créée à partir du 1 er janvier de l année qui précède l année du renouvellement général du conseil communautaire. 9

10 Cette demande est présentée selon les modalités suivantes : - un courrier est adressé au président de la communauté d agglomération précisant les questions sur lesquelles porterait cette mission ; - l inscription de la création de cette mission à l ordre du jour de la réunion suivante du conseil communautaire est faite par le président. Après avoir délibéré sur la création de cette mission, le conseil communautaire fixe le nombre de ses membres, détermine son mode de fonctionnement et les conditions dans lesquelles elle doit remettre son rapport. Le conseil décide également si la remise du rapport doit donner lieu à débat. Les membres de la mission sont désignés par le conseil communautaire dans le respect du principe de représentation proportionnelle. La durée de la mission est de six mois au plus. Article 30 Expression de l opposition Dans le cadre de la diffusion d un bulletin général d information retraçant l action menée par la communauté d agglomération, un espace est réservé à l expression des conseillers communautaires au travers de leur groupe politique. La mise en œuvre de cette disposition fait l objet d un accord entre le président de la communauté d agglomération et les présidents de groupe. Chapitre VIII Application et modifications du règlement intérieur Article 31 Modifications Le présent règlement peut faire l objet de modifications par délibération du conseil communautaire sur demande du président ou d au moins un tiers des membres du conseil communautaire. Article 32 Application du règlement Le présent règlement est applicable dès sa transmission au contrôle de légalité. Un nouveau règlement doit être adopté après renouvellement du conseil communautaire dans les six mois qui suivent son installation. 10