GUIDE ADMINISTRATIF de L ORGANISATEUR d EPREUVES et de MANIFESTATIONS SPORTIVES

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1 GUIDE ADMINISTRATIF de L ORGANISATEUR d EPREUVES et de MANIFESTATIONS SPORTIVES CYCLOTOURISME COMITÉ DÉPARTEMENTAL U.F.O.L.E.P. de la Gironde Château BETAILHE 72 Avenue de l Église Romane ARTIGUES PRES BORDEAUX /Fax : ufolep33@yahoo.fr Site Internet : UFOLEP33 Guide Administratif page version 2009

2 S O M M A I R E A. L ESSENTIEL DE LA REGLEMENTATION B. OU DEPOSER SON DOSSIER, DANS QUEL DELAI, C. DEMARCHE A ENTREPRENDRE POUR ORGANISER UNE MANIFESTATION SPORTIVE. D. TABLEAU RECAPITULATIF DES PIECES A FOURNIR. E. Documents OBLIGATOIRES. RANDONNEE CYCLOTOURISTE 1> DECLARATION D ORGANISATION D EPREUVES SPORTIVES (FORMULAIRE 2) 2> 3 EXEMPLAIRES DU CIRCUIT EMPRUNTE 3> AVIS DE PASSAGE ENVOYE AUX COMMUNES 4> REGLEMENT DE LA MANIFESTATION NB : > L attestation des secours obligatoire pour les épreuves soumises à autorisation est conseillée pour les manifestations soumises à simple déclaration. En annexe, carte des Voies Interdites aux manifestations sportives en Gironde. UFOLEP33 Guide Administratif page version 2009

3 L ESSENTIEL DE LA REGLEMENTATION EPREUVES ET COMPETITIONS SUR LA VOIE PUBLIQUE NE COMPORTANT PAS LA PARTICIPATION DE VEHICULES TERRESTRES A MOTEUR Ces textes sont consultables sur le site «service-public.fr», «legifrance» Références : Code du Sport : articles R à R ; A à A ; A et 25 I.1 Epreuves soumises à déclaration RANDONNÉE Epreuves comportant des véhicules autres qu à moteur ou l absence de véhicules (épreuves pédestres) ; Epreuves se déroulant sur voies ouvertes à la circulation générale des véhicules ; Epreuves sans classement ou avec classement non fondé sur la plus grande vitesse réalisée ou une moyenne imposée. Voir aussi : Code de la route, table alphabétique «courses automobiles et épreuves sportives» ; Loi n du 16 juillet 1984 modifiée relative à l organisation et à la promotion des activités physiques et sportives ; Code de l Environnement : article L et suivants (principe de l interdiction de la circulation des véhicules à moteur dans les espaces naturels) ; Loi n du 21 janvier 1995 d orientation et de programmation relative à la sécurité, article 23 et décrets d application n du 5 mars 1997 et du 31 mai 1997 : (service d ordre à la charge de l organisateur; déclaration au maire des manifestations réunissant plus de 1500 personnes) ; Décret n du 3 août 1992 ; arrêté ministériel du 26 août 1992 (modalités des priorités de passage pouvant être accordées aux courses et épreuves sportives). A noter : Certaines routes ou portion de routes sont interdites de manière permanente ou temporaire aux épreuves sportives (se renseigner): Arrêté ministériel (ministère de l Intérieur) du 26 mars 1980 complété chaque année par arrêté publié en début d année ; Arrêté préfectoral du 12 décembre Définition du domaine public routier : Domaine public routier de l Etat, des départements et des commune et voies privées ouvertes à la circulation publique des véhicules à moteur en temps normal mais pouvant être fermées temporairement. OU DEPOSER SON DOSSIER, DANS QUEL DELAI, QUEL FORMULAIRE DE DEMANDE UTILISER? Où déposer son dossier? Le dossier doit être envoyé à : COMITÉ DÉPARTEMENTAL UFOLEP Gironde 72 avenue de l Église Romane ARTIGUES PRES BORDEAUX En effet c est le Comité Départemental qui transmet votre dossier à la Préfecture ou sous-préfecture concernée en y joignant l Attestation d Assurance demandée. Dans quel délai, quel formulaire de demande? RANDONNÉE soumise à déclaration : 6 SEMAINES avant le début de la manifestation ; formulaire n 2. UFOLEP33 Guide Administratif page version 2009

4 DEMARCHE OBLIGATOIRE A SUIVRE POUR TOUTE ORGANISATION D EPREUVES 1) DEPOT DU DOSSIER à l U.F.O.L.E.P. de la Gironde qui le transmet à la Préfecture de la Gironde. Rappel : toute épreuve U.F.O.L.E.P. doit être inscrite au calendrier départemental et avoir l aval du Comité départemental au préalable. NE PAS TRANSMETTRE LE DOSSIER DIRECTEMENT A LA PRÉFECTURE 2) PIECES A JOINDRE AU DOSSIER : NB : 1 DEMANDE PAR EPREUVE ORGANISEE RANDONNÉE LE FORMULAIRE DE DECLARATION D ORGANISATION formulaire 2 Le règlement particulier des épreuves, visé par les instances fédérales Les avis de passage envoyés aux communes traversées Autorisation de passage sur terrains privés 3 exemplaires du plan relatif au parcours emprunté sur lesquels figureront clairement les informations suivantes : lieux de départ et d arrivée, parcs de regroupement, zones d assistance, PC course, emplacement des signaleurs, itinéraires de déviation éventuels. Une attestation de police d assurance délivrée par notre service «assurance affiliation UFOLEP Gironde» 3) INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES > L organisation de l épreuve doit préciser le nombre de voitures prévues sur le trajet. > Le fléchage sur route est toléré dans la mesure où l organisation l efface si tôt l épreuve terminée. Utiliser obligatoirement de la peinture à l eau. Dans le cas où la D.D.E. serait obligée d assurer le nettoyage, il sera à la charge de l organisation. > Sur le plan du circuit, utiliser des croix, flèches pour indiquer le sens de rotation, les panneaux stop, feux... (Plus facile à repérer pour les photocopies). > Pour les personnes non licenciées, elles devront obligatoirement fournir : - un certificat médical datant de moins de 1 an, - une copie de leur responsabilité civile (Assurance). Pour tous renseignements complémentaires Préfecture de la Gironde DRLP Bureau de la circulation - Épreuves sportives Esplanade Charles de Gaulle BORDEAUX CEDEX Tél. : Fax : UFOLEP33 Guide Administratif page version 2009

5 TABLEAU RECAPITULATIF DES DOCUMENTS NECESSAIRES A L ORGANISATION D UNE MANIFESTATION SPORTIVE Déclaration d organisation de manifestations sportives FORMULAIRE 2 Avis de passage des communes traversées Extrait Plan de circuits + descriptif Règlement de la manifestation Attestation d assurance fournie par l UFOLEP 33 1 exemplaire 1 exemplaire 3 exemplaires 1 exemplaire 1 exemplaire CYCLOTOURISME OUI OUI OUI OUI OUI Attention : couverture pour les non sportifs La souscription d une R.A.T. (Risques Activités Temporaires) est conseillée pour toutes les personnes non licenciées qui apportent leur aide à l organisation. (Buvette, Inscriptions etc. ) Attention : obligation de couverture pour les sportifs non licenciés La souscription d une R.A.T. (Risques Activités Temporaires) est obligatoire pour toutes les manifestations ouvertes aux non licenciés. Ce contrat R.A.T a été souscrit en considération d un effectif prévisionnel Vous avez la possibilité d ajuster le nombre de non licenciés COMMENT PROCEDER A CETTE REGULARISATION AUPRES DE L APAC? Vous devez appeler 24H/24, 7J/7 au (Numéro vert) pour apporter les Informations nécessaires À savoir : 1. votre nom ainsi que votre numéro de téléphone, 2. le nom de votre association ainsi que le code postal de son siège, 3. le numéro du contrat R.A.T que vous avez souscrit, 4. la date de la manifestation, 5. l effectif initialement déclaré lors de la souscription et l effectif réel que vous aurez relevé à l issue des inscriptions. Cette souscription doit obligatoirement intervenir au moins 8 jours avant la manifestation Renseignements au UFOLEP33 Guide Administratif page 5 version 2009

6 MANIFESTATION SPORTIVE (Sans Classement / Chronométrage) RANDONNÉE CYCLOTOURISTE UFOLEP33 Guide Administratif page 6 version 2009

7 Formulaire 2 PREFECTURE DE LA GIRONDE (DRLP bureau de la circulation Tel : ) DIRECTION REGIONALE ET DEPARTEMENTALE DE LA JEUNESSE ET DES SPORTS (Tel : ) DECLARATION DE MANIFESTATION SPORTIVE SUR VOIES HABITUELLEMENT OUVERTES A LA CIRCULATION ET NE COMPORTANT PAS DE VEHICULES A MOTEUR Code du Sport : articles R à R ; A à A ; A et 25 Sont soumises à déclaration, les épreuves sans classement ou avec classement non fondé sur la plus grande vitesse réalisée ou une moyenne imposée. Les autres épreuves sont soumises à autorisation préalable : formulaire 1. Pour être recevable toutes les rubriques de cette demande doivent être complétées. Le formulaire doit être daté et signé par l organisateur. Un exemplaire de la demande doit être adressé à chaque préfecture de département traversé ou souspréfecture, 1 MOIS avant la date du déroulement de la manifestation. Date d envoi du dossier :../../. Date de réception en préfecture Intitulé de la manifestation : Dates :.. de heures à.. heures Communes concernées : Structure organisatrice : Adresse :... Affilié à la fédération : Nature : - personne morale si oui association 1901 créée en société Nom, prénom du responsable de la manifestation :.. Téléphone (indispensable) : mail : Fax :.. Adresse où doit être transmise la décision :.. UFOLEP33 Guide Administratif page 7 version 2009

8 Nature de la manifestation : Epreuve pédestre épreuve cycliste autre Nombre maximum de participants attendu : Parcours : - Circuit(s) de... Kilomètre (s) - pour un kilométrage total de :. Km - itinéraire de Km Procédures de départ : Groupés par.. Echelonnés toutes les. minutes Autres Points de regroupement : Mesures de sécurité particulières (encadrement, transmissions, information du public etc.) Le cas échéant, nombre maximal de spectateurs attendus : L organisateur déclare que la présente manifestation ne comporte aucun classement des participants en fonction d éléments imposant l obligation d effectuer un parcours dans un minimum de temps soit directement par la plus grande vitesse réalisée soit indirectement par la réalisation d une moyenne imposée ou par le respect d un horaire fixé à l avance. Fait à...., le Signature UFOLEP33 Guide Administratif page 8 version 2009

9 AVIS DE PASSAGE d une MANIFESTATION CYCLOTOURISME Lieu : Date : Madame, Monsieur le Maire, Je soussigné(e) (Nom et Prénom) : ai l honneur de solliciter en ma qualité de Président de Tél. : dont le siège est à (adresse complète) : L autorisation, dans votre commune : de faire passer une manifestation cycliste «CYCLOTOURISME» sous l égide et en respect des règlements de l U.F.O.L.E.P. (Union Française des Oeuvres Laïques d Education Physique) à : Date de l épreuve : Nombre de concurrents : Heure de départ : Heure d arrivée : ou fourchette horaire de passage : Voies empruntées : Contact : Nom / Prénom : Adresse : Téléphone : Je m engage : ❶ à rappeler avant le départ aux randonneurs et aux conducteurs des véhicules d accompagnement, qu ils doivent strictement respecter le code de la route. ❷ à prendre en charge les frais de service d ordre exceptionnel et autres, mis en place le cas échéant à l occasion de la manifestation et à assurer la réparation des dommages et dégradations de toute nature causés à la voie publique ou à ses dépendances, du fait des concurrents, des organisateurs ou de leurs préposés. Je déclare être assuré(e) auprès d une Compagnie Française agréée par le Ministère des Finances et Affaires Économiques, suivant un contrat conforme au modèle B figurant en annexe de l arrêté interministériel du 20 Octobre 1956 (J.O. du p ). distinguée. Je vous prie d agréer, Madame, Monsieur le Maire, l assurance de ma considération la plus Le Président, (Signature et Sceau) Assurances de l association : L A.P.A.C. (Association pour l Assurance des Membres de la Ligue Française de l Enseignement et de l Education Permanente). UFOLEP33 Guide Administratif page 9 version 2009

10 RÈGLEMENT CYCLOTOURISME Intitulé de la manifestation : Club organisateur : Manifestation ouverte à : Départ de à heure(s) Le fait d être engagé, indique que le Cyclotouriste aura pris connaissance du présent règlement et qu il en accepte toutes les clauses. Pour s engager, le Cyclotouriste doit obligatoirement présenter sa LICENCE U.F.O.L.E.P. ou un Certificat Médical de moins de 1 an pour les non licenciés. Le port du casque à coque rigide est obligatoire du départ à l arrivée pour tous les concurrents. Le responsable de la manifestation peut prendre toutes mesures nécessaires pour assurer le bon fonctionnement de celle-ci. Tout cyclotouriste se doit de respecter le code de la route, les arrêtés préfectoraux et municipaux des localités traversées, ainsi que les consignes des organisateurs. SÉCURITÉ : Tout signaleur sera identifiable au moyen d un brassard ou d un baudrier, Des signaleurs pourront être placés aux endroits jugés dangereux, En aucun cas les signaleurs ne doivent arrêter les voitures car il ne s agit pas d une course, mais uniquement les cyclistes. Cachet de l association organisatrice UFOLEP33 Guide Administratif page 10 version 2009

11 ANNEXE VOIES INTERDITES AUX MANIFESTATIONS SPORTIVES UFOLEP33 Guide Administratif page 11 version 2009