Chapitre 3 CAHIER DU PRATICIEN V. YAKOBCHUK/FOTOLIA Informatique et internet L informatisation et la connexion à internet d un cabinet dentaire représentent un plus pour l exercice et la gestion quotidienne. Au-delà de la télétransmission, obligation conventionnelle, elles permettent d archiver les dossiers patients, suivre la comptabilité et offrent bien d autres possibilités encore... Définir ses besoins, choisir les logiciels et son matériel ne sont pas choses aisées. Tour d horizon des indispensables à savoir! 25
1. L OUTIL INFORMATIQUE Les fonctions les plus courantes des logiciels dentaires permettent : la tenue du fichier patients Identité et renseignements individualisés (médicaux, administratifs, soins, schéma dentaire, ordonnance, établissement des feuilles de SS, etc.) ; la transmission électronique des feuilles de sécurité sociale La télétransmission est une obligation conventionnelle. Il faut utiliser un réseau d accès internet sécurisé. Or, tous les réseaux ne sont pas sécurisés, ni compatibles avec tous les logiciels dentaires ; l imagerie La radiographie numérique, mais aussi la photo numérique, la vidéo ; la comptabilité saisie des recettes-dépenses (livre-journal), tableau des investissements avec mise à jour des amortissements, suivi bancaire, déclaration 2035, statistiques, établissement de ratios, outils de gestion, fiches de paye des salariés, calcul du taux Urssaf ; la gestion du carnet de rendez-vous la gestion de la traçabilité de la stérilisation et des dispositifs médicaux sur mesure l information du patient Séquences graphiques expliquant une intervention, la forme et la fonction d une prothèse, conseils d hygiène, réalisation de devis et de notes d honoraires, etc. ; le secrétariat Courriers aux correspondants, impayés et lettres de relance, tenue des fiches de stock, commandes aux fournisseurs ; la pharmacovigilance Utilisation de bases de données par Internet ou sur CD-Rom ; la navigation sur Internet Accès aux sites syndicaux, professionnels, commerciaux. la conception et fabrication assistée par ordinateur (CFAO) 2. LE CHOIX DU LOGICIEL MÉTIER En fonction des besoins assignés à l outil informatique, il est possible de déterminer le ou les logiciels les mieux appropriés en respectant un certain nombres de règles. 2.1 Le cahier des charges Avant de faire des choix technologiques, il faut établir un cahier des charges précis qui tienne compte de votre façon de travailler et les besoins qui en découlent. Il convient de tenir compte des intervenants (le praticien ou l assistante dentaire), du lieu d implantation du matériel (à l accueil, dans la salle de soins, au bureau, la salle de stérilisation), de la fréquence d utilisation (à chaque fois, de temps en temps, jamais), de l acte (soins, paiement, rendez-vous, stérilisation, courrier, relance, facturation). Cette description précise permet aux commerciaux de vous proposer la configuration matérielle la mieux adaptée à votre activité. Vous pouvez également vous informer auprès de confrères sur les logiciels qu ils utilisent, leur appréciation du service après-vente du revendeur et de la qualité de la hotline si vous y souscrivez. Mais, c est à vous de vérifier l adéquation du logiciel vers lequel vous vous orientez avec votre cahier des charges : essayez les logiciels, testez les actes courants sur un lieu d exposition, faites les manipulations afin de vous rendre compte de l ergonomie et de la simplicité d utilisation. 2.2 Les licences L utilisation d un logiciel impose l achat d une licence soit : OEM, utilisée uniquement avec l achat d un nouveau matériel informatique. Son prix de vente est réduit, mais aucune assistance n est prévue par l éditeur et la documentation est limitée ou inexistante. standard, vendue en conditionnement boîte avec les documentations. Son prix de vente est plus élevé, mais elle inclut l assistance de l éditeur. 26
Informatique Chapitre 3 CAHIER DU PRATICIEN Votre logiciel de télétransmisson a-t-il l agrément CNDA? Les logiciels agréés par le CNDA (Centre National de Dépôt et d Agrément) - www.cnda-vitale.org, organisme officiel dépendant de l Assurance maladie, doivent être conformes au cahier des charges Sésam- Vitale 1.31 au minimum. Le logiciel est-il adapté aux besoins? Privilégiez la facilité de saisir les soins, les règlements et réaliser la télétransmission des feuilles qui constituent l immense majorité de vos besoins informatiques. Évitez de vous faire éblouir par un grand nombre de fonctions que très rapidement vous n utiliserez plus. Est-il compatible avec le logiciel de radio numérique? Les logiciels de gestion sont parfois exclusifs d une marque de radio numérique et induisent de ce fait des dépenses supplémentaires si une évolution ou un changement sont nécessaires ou souhaités. La possibilité de liaison automatique entre le logiciel de gestion des fiches patients et le logiciel d imagerie médicale en cas de marques différentes apporte un plus. Gère-t-il la traçabilité, les fiches prothèses? La traçabilité des procédures (de stérilisation en particulier) et des dispositifs médicaux font partie des exigences à atteindre en vue d un exercice de qualité et de sécurité. La tenue et l archivage des fiches-prothèses doivent aussi être possibles et performantes. Le soutien de l informatique est indispensable pour ces exigences réglementaires qui s imposent peu à peu. Est-ce un logiciel répandu? Un logiciel vendu à peu d exemplaires risque de disparaître du jour au lendemain, vous laissant avec vos problèmes (qui seront moindres s il est «DSIO» (Données Standard LOGICIEL DE GESTION Les questions clefs en Informatique Odontologique), norme qui permet la portabilité d une partie des données d un logiciel à un autre). Quel est le contenu de la licence d exploitation? Le contenu de la licence d exploitation varie d un éditeur à l autre ainsi que sa transmissibilité. Privilégiez la souplesse pour tenir compte de votre exercice futur. La licence est-elle liée au poste informatique, au praticien ou aux deux? La réponse du revendeur vous permettra de savoir si les remplaçants, les praticiens salariés, les associés, peuvent utilisés votre matériel et ce qui se passera en cas de changement de statut (comme par exemple le passage de SCP en SEL). Vous devez également demander si en cas de cessation d activité, le droit d utilisation du logiciel est cessible au successeur. N oubliez pas non plus de demander si en cas de réseaux multipostes, le prix de vente de la licence d exploitation est le même pour le poste principal et pour les postes clients. Que recouvre le contrat de maintenance? Il peut couvrir différents niveaux de prestations : le matériel, le système d exploitation (Windows, Linux, Mac OS), le logiciel de gestion, le logiciel de radiologie. Il est très important d avoir une maintenance téléphonique (hotline) efficace et des mises à jour, au moins annuelles. Les délais et mode d intervention, la hotline, avec prise de contrôle à distance de votre ordinateur, par déplacement, sont à étudier. Il est indispensable de connaître les limites de couverture du contrat de maintenance, de savoir si les mises à jour sont comprises et surtout, en cas de dysfonctionnement non couvert par le contrat maintenance, quels sont les modalités et les tarifs appliqués pour une attaque virale par exemple, ou l installation d un programme défectueux. Rappelons que conventionnellement, les praticiens qui télétransmettent sont tenus de souscrire une maintenance. Quelle est la garantie du matériel? En général d une durée de trois ans, la garantie peut différer selon les marques de fabricants d ordinateurs. Si votre fournisseur ne vous propose qu un an, n hésitez pas à négocier l extension de la garantie à trois ans. Existe-t-il une sauvegarde des données? Indispensable! C est votre assurance pour la gestion du cabinet. Elle doit être faite tous les jours par vos soins ou une personne qualifiée et doit vous suivre quand vous quittez le cabinet. Vous pouvez choisir entre : disque dur extractible, ou clé USB grande contenance, disque dur externe en connexion USB ou firewire, gravage de DVD ou Blu-Ray, sociétés de télé-sauvegarde qui peuvent assurer de manière fiable la gestion de vos sauvegardes transmises par des connexions haut débit. Il est préférable de posséder plusieurs sauvegardes. Des logiciels permettent l automatisation de cette procédure à heures fixes. Vérifiez régulièrement que la sauvegarde est correctement réalisée. Ne quittez jamais votre cabinet à la fin de votre journée de travail sans avoir réalisé votre sauvegarde! Le vendeur vous fournit-il un dossier pour la déclaration à la CNIL? Il convient en effet de déclarer à la CNIL (Commission nationale informatique et liberté, 21 rue Saint-Guillaume 75007 Paris) vos fichiers informatiques et de porter à la connaissance de vos patients l informatisation de leur dossier médical et le droit d en avoir communication. 27
Structure du système informatique En fonction de l exercice pratiqué, seul ou en association, sur un ou plusieurs fauteuils, avec du personnel ou non, la configuration de l outil informatique variera : monoposte, multipostes non interconnectés, réseau. 28 3. LE CHOIX DU MATÉRIEL Il vous faut bénéficier d un matériel apte à gérer les multiples possibilités du logiciel choisi et qui s adapte à de futures extensions informatiques. 3.1 Le microprocesseur C est le cœur de l ordinateur qui traite et gère les données. Il doit être suffisamment puissant pour faire «tourner» vos logiciels métiers. Actuellement, il existe des processeurs «double - cœur» très performants. 3.2. L unité centrale Elle doit permettre des possibilités d extensions pour ajouter des cartes, pour de nouvelles fonctions, ou des périphériques complémentaires. Préférer un nombre de connexions USB important qui facilite le raccordement des périphériques. 3.3. La mémoire vive 2 giga-octets (Go) minimum (ou 4 si vous devez traiter de la vidéo) : c est dans cette mémoire que sont chargés les programmes et les fichiers en cours d exécution. 3.4. Le disque dur 120 Go est un minimum de nos jours, 200 ou 250 si vous devez stocker photos et vidéo en plus des radios. 3.5. L écran Pour visionner correctement vos documents et travailler confortablement, une taille de 17 pouces au moins est indispensable. Les écrans plats TFT sont maintenant devenus la norme. 3.6 Le graveur-lecteur de DVD-Rom (ou Blu-Ray) 3.7 L imprimante L imprimante «jet encre» est moins chère à l achat, mais plus onéreuse en cartouches d encre. Une imprimante laser n est guère plus chère à l achat en version monochrome. Elle imprime plus rapidement et est plus économique en consommables. Le prix des imprimantes laser couleur est en forte baisse. 3.8 Le réseau interne Pour un usage multipostes, il faut un serveur (ordinateur principal) très puissant et un réseau rapide de type Ethernet (100 Mbits/s) pour éviter des attentes trop longues devant l écran. Ce type de réseau dit «câblé» est le plus sécurisant et le plus rapide actuellement, mais tous les locaux ne permettent pas son installation facile. Il existe des réseaux «sans fil» de type Wifi (Wireless Fidelity) qui passent par les ondes radio mais ont une vitesse (85 Mb/s) et une portée (200 mètres) limitées ; il faut citer aussi le BlueTooth de portée et vitesse encore plus réduites. Plus récemment, les réseaux de type CPL (Courants Porteurs de Ligne) par les lignes électriques domestiques en utilisant des techniques de modulation avancées se sont améliorés. Avant toute modification du système informatique, il est instamment recommandé de s assurer : de l existence de plusieurs copies aux fins d éviter les risques de pertes de données, de la compatibilité des logiciels entre eux. 3.9 Le modem Il existe divers moyens de connecter son ordinateur au reste du monde, comme le câble, l ADSL, les lignes Numéris RNIS. Dans tous les cas un modem, qui est l intermédiaire entre l ordinateur et la ligne téléphonique, est indispensable. Il vous permettra d envoyer et de recevoir des fax, des fichiers, du courrier électronique (e-mails) en vous connectant à internet. Le plus important, c est son débit, autrement dit sa capacité de transmission par rapport au temps écoulé. Il existe quatre types de modems. Le modem interne Il s insère dans l ordinateur, n a pas besoin de se brancher sur une prise électrique et il est moins cher. Généralement, il est déjà installé si vous achetez un ordinateur multimédia.
Informatique Chapitre 3 CAHIER DU PRATICIEN Le modem externe Il se branche sur le port série (port Com) ou USB de la machine, possède une alimentation électrique séparée et donne une indication visuelle sur la progression de la connexion. Le Modem PCMCIA C est un mélange des deux modèles précédents. Il a la taille d une carte de crédit, se place à l intérieur de la machine dans des fiches adaptées et peut être retiré à n importe quel moment pour être remplacé par d autres branchements (lecteur CD-Rom). Il ne nécessite pas une alimentation en énergie externe. Il est surtout utilisé par les ordinateurs portables non pourvus d un modem interne en série. Il ne supporte pas les chocs. Les Modems ADSL Deux types de modems sont proposés par les fournisseurs d accès : les modems USB qui permettent de ne connecter qu un seul ordinateur sur le haut débit. La fiabilité de ces modems est inconstante et dépend des composants installés sur votre ordinateur. les modems-routeurs Ethernet : ces modems permettent de connecter un seul ordinateur ou tout un réseau de plusieurs machines. Ils sont connectés en permanence sur le réseau d accès et permettent à n importe quelle machine du réseau d accéder aux services Internet. L accès ADSL est aujourd hui la règle, mais certains praticiens préfèrent, pour des raisons de sécurité, conserver sur leur ordinateur de cabinet, la seule connexion RTC bas débit, servant à la télétransmission. 4. LE LECTEUR DE CARTES À PUCE (HOMOLOGUÉ SÉSAM-VITALE) ET PAIEMENT CB Il existe de nombreux lecteurs de cartes «bifente» ou «trifente» permettant la lecture des cartes VITALE, CPS... Certains lecteurs offrent également la possibilité de paiement par cartes bancaires. Reportez-vous à la liste disponible sur le site internet : http://www.sesam-vitale.fr/ps/user/ equipement_lec_simple_140.as Infos pratiques http://www.cnil.fr/ L agrément délivré par la déclaration simplifiée à la CNIL est soumis à un certain nombre de règles : Information des patients, par voie d affichage, de l utilisation d un système informatique. Confidentialité des dossiers médicaux. Le praticien doit utiliser la carte de professionnel de santé (CPS) pour accéder aux données contenues dans son logiciel de gestion. Elle permet d assurer un haut niveau de confidentialité, notamment dans le cadre de la transmission d informations aux caisses de sécurité sociale. Ces données peuvent être transmises à d autres professionnels de santé avec l accord du patient. Conservation et archivage : les informations enregistrées ne peuvent être conservées au-delà d une durée de cinq ans à compter de la dernière intervention sur le dossier du patient. À l issue de cette période, elles sont archivées sur un support distinct et peuvent être conservées pendant quinze ans dans des conditions de sécurité équivalentes à celles des autres données. Vous pouvez soit : acquérir un lecteur et souscrire un contrat de maintenance, louer un lecteur avec maintenance incluse. La location du lecteur est la formule la plus souple. Elle permet d intégrer toutes les modifications qui ne manquent pas de survenir. La maintenance se fait sur site et par échange standard du lecteur de carte. 5. L INVESTISSEMENT, LES GARANTIES, L AMORTISSEMENT Le matériel informatique évoluant très vite, il doit donc être choisi parmi les derniers modèles sortis. Actuellement, l investissement pour une unité centrale, un clavier, un moniteur, un disque dur amovible et une imprimante, s élève de 1.000 à 2.000 euros selon ses composants et ses possibilités d extensions. La maintenance s élève entre 10 et 12 % du prix du matériel. Le matériel professionnel d une société connue, bénéficie d une garantie constructeur sur le matériel de 3 ans. 29
Pour un ordinateur assemblé, il est bon de négocier une garantie de 2 ans dans le prix d achat. Il est préférable de choisir un revendeur près de chez soi, afin de faciliter une intervention. Le prix du logiciel est de 1.200 à 4.000 euros en rapport avec les fonctions qu il développe et la notoriété du concepteur. L amortissement du logiciel se fait sur 12 mois alors que celui du matériel s étend de 2 à 5 ans, en linéaire ou en dégressif selon son espérance de vie. 6. LES SITES INTERNET 2 sites Internet ont été crées par la CNSD : http://cnsd.fr La CNSD possède un site internet dédié aux chirurgiens-dentistes qui diffuse des informations professionnelles, des documents, et toute l actualité syndicale en quelques clics. Une information plus complète et spécifique est réservée aux syndiqués CNSD. Pour y accéder, il faut utiliser comme identifiant votre numéro d abonné au CDF et comme mot de passe : votre date de naissance sous la forme JJMMAAAA. http://www.infosoins.fr Le site Infosoins.fr est un site d information des patients concernant la profession, le cabinet dentaire, la prévention, des conseils d hygiène, les principales pathologies et l ensemble des actes pratiqués quotidiennement. Une partie non médicale du site définit de façon générale le système de sécurité sociale. Plusieurs pages expliquent les actes dentaires opposables, les actes avec dépassement, les actes non remboursables ainsi que leurs différents modes de prise en charge. Le désengagement continu de l Assurance maladie dans la prise en charge dentaire y est abondamment démontré avec des exemples et des courbes provenant des Comptes nationaux de la santé. La CNSD a développé ce site d information et de communication afin de renforcer son audience au niveau des médias et des pouvoirs publics. Il permet également de répondre aux questions quotidiennes de nos patients sur les différents intervenants et la réalité du monde de la chirurgie dentaire en France. 7. LA LETTRE DE LA CNSD Il s agit d une sélection faite sur le Net de l actualité légale, juridique, scientifique du monde de la santé et de la chirurgie dentaire en particulier. L abonnement gratuit est possible depuis le site cnsd.fr. 30