CARNET BENEVOLES
PRESENTATION Merci de nous aider à réaliser l Auvergnate Extrême! Ce livret décrit le travail des bénévoles ainsi que l organisation de l événement pour les journées du 9, 10 et 11 octobre 2015 et comprend 3 chapitres : -L organisation Générale -La description du rôle des bénévole -Les infos pratiques Bonne lecture a tous
ORGANISATION L événement comporte 3 espaces distincts : Les parkings et les campings Nous aurons trois parkings distincts : - Le parking bénévole devant la grande halle d exposition - Les parkings principaux (3 champs situés prés des chalets) -Le parking de réserve (La place rouge, goudronnée mais plus éloignée) -La zone de camping extérieure est à 100 m du village de fête derrière les tennis. -Le camping intérieur est la salle cinéma attenante à la grande halle Le village de fête (accueil, départ, arrivée, ect) situé autour de la grande halle d exposition qui comprend : -La grande halle destinée aux coureurs (retrait dossards, repas) -La salle polyvalente, réservée aux bénévoles et au poste de sécurité. -Un parcours de 13 km (mont courant) -Un raccourci permettant d effectuer 8 km - 6 zones comportant de 3 à 4 obstacles -Deux ravitaillements -3 traversées de routes Le terrain
Les postes à couvrir sont : -Logistique : repas, buvettes et approvisionnements -Accueil public/coureurs -La sécurité sur la zone de course
Chacun de ses pôles a ses propres responsables et sous responsables afin de faciliter le travail de coordination. Selon le pôle que vous choisirez vous aurez les coordonnées de votre responsable direct à qui vous devrez faire remonter les informations.
Déroulement de la course Vendredi 9 octobre 8h00 14h00 préparation de la zone de fête, installation panneaux, barrières, tables, bancs, chaises, chapiteaux. 16h00 Ouverture des parkings et des campings 18h00 Ouverture du village de fête (retrait dossards, buvettes, sandwitcherie) 19h00-21h00 Réunion générale bénévoles à la salle polyvalente SAMEDI 10 OCTOBRE 8h00 Réunion à la salle polyvalente pour être dispatchés sur les postes du matin 8h30 Tout le monde est à son poste 9h00 Départ de la course 11h45 Réunion à la salle polyvalente pour être dispatchés sur les postes de l aprèm (pour ceux qui sont dispo) 12h00 Rotations et ravitaillement des bénévoles 16h00-17h00 Fin du travail des bénévoles terrain 17h00-18h00 Debriefing bénévoles à la salle polyvalente 19h00 Prise des postes du soir Début de la soirée musicale 20h00 Repas du soir (pasta party ou sandwitcherie au choix)
DIMANCHE 11 OCTOBRE 08h00 Réunion à la salle polyvalente pour être dispatchés sur les postes du demain 8h30 Tout le monde est à son poste 09h00 Départ de la course 13h00 Fin de la course 14h00 Pot de remerciement pour les bénévoles.
DESCRIPTIF POSTES POSTES LOGISTIQUES COURSIER : -Vous êtes véhiculé, votre poste consiste à aller chercher des denrées qui viendraient à manquer. Vous êtes sollicité par le responsable ravitaillement, catering, buvette, sandwitcherie, repas. Vous disposerez d une fiche faisant état des interlocuteurs à contacter pour l approvisionnement. RAVITAILLEMENT COUREUR : Il y a 3 zones de ravitaillement : deux sur le parcours et une a la fin. -Responsable ravitaillement -Vérifie qu on ne manque pas de ravitaillement, sinon en informe le responsable logistique qui enverra des coursiers. -Achemine le ravitaillement sur zone de ravitaillement. Le ravitaillement sera présent dans un zone dédiée dans la salle polyvalente. -Achemine les ravitailleurs sur les zones de ravitaillement. -Vérifie que les ravitailleurs n aient besoin de rien -Organise les relèves si besoin. -Ravitailleur : -Vous mettez à disposition de l eau et des denrées alimentaires pour les coureurs en les plaçant dans des bols / verres sur une table abritée. -Vous mettez à disposition des serviettes et des cuillers en plastique pour les coureurs qui ont les mains sales. -Vous avertissez votre responsable si une denrée menace de manquer. -Vous appelez les secouristes en cas de signalement d un accident ou bien la sécurité volante en cas d abandon. CATERING : Nous aurons près de 100 bénévoles / jour, le rôle du catering est de les ravitailler. -Responsable catering -Organise les préparations de repas bénévoles en fonction de leurs présences, à l aide d une fiche. -Envoie des coursiers s il manque de quoi que ce soit. -Envoie des coursiers pour apporter des repas sur les postes de terrain. -Met à disposition des sacs repas préparés la veille pour les bénévoles du matin. -Met à dispositon des sacs repas à midi pour les bénévoles du soir. -Donne les tickets boisson et pasta party aux bénévoles en cochant qui a reçu quoi. -Inscrit les bénévoles de dernière minute donnés par le responsable bénévoles. -Aide catering -Prépare des sacs repas pour les bénévoles selon un menu.
BUVETTE Il devrait y avoir deux buvettes, une extérieure la journée et une intérieure dans la halle polyvalente. -Responsable buvette -Vérifie que les tireuses sont bien branchées et en état de fonctionnement. -Gére les packs de soda pour ne pas en ouvrir de trop. -Vérifie les stocks et envoie un coursier si besoin est de compléter. -Apporte le fond de caisse et gère les casettes fermées à clef. -A partir d une certaine somme, apporte le surplus au directeur de course ou au responsable bénévoles. -Avertit ses responsables en cas de problème (pour les mauvais clients) Aide buvette : -Vous servez des bières et des sodas en encaissant les gens. -Vous prenez les tickets boisson des bénévoles. -Vous servez gratuitement ceux qui ont un passe VIP. SANDWITCHERIE Il y a une grande sandwticherie au milieu du village de fête, dédiée aussi bien aux coureurs qu aux visiteurs. Elle sert des boissons non alcoolisées en plus des sandwitches. -Responsable sandwitcherie -Vérifie les stocks de nourriture, et envoie des coursiers au cas où une denrée viendrait à manquer. -Gére les packs de soda pour ne pas en ouvrir de trop. -Apporte le fond de caisse et gère les casettes fermées à clef. Aide sandwitcherie : -Vous préparez des sandwitches en respectant les normes d hygiène (gants) -Vous servez les gens en sandwitches et en boissons non alcoolisées et vous les encaissez. PASTA PARTY ET REPAS Normalement, ces deux apsects sont gérés par la Compagnie des Etats du Velay, troupe médiévale qui traditionnellement assure cela. Néanmoins elle peut avoir besoin d un coup de main lors des rush, aussi vous pouvez les aider si vous le souhaitez (par exemple après votre quart du matin ou avant votre quart de l aprèm)
POSTES ACCUEIL DOSSARDS Seront normalement gérés par une association autonome. ACCUEIL -Responsable accueil -Connaît parfaitement tout ce qu il y a à savoir sur l événement afin de pouvoir renseigner les gens. -Apporte le fond de caisse et gère les casettes fermées à clef. -Vérifie le stock de goodies (T-Shirts spéciaux et gants) -Vérifie le stock de cartes public et avertit un responsable si elles viendraient à manquer. -Avertit le responsable concerné pour une demande spécifique (presse, VIP etc..) -Hôte/ hotesse d accueil -Vous renseignez les gens -Vous vendez des T-Shirts et des gants -Vous donnez des cartes. PRESSE/ MEDIA Nous mettons à la fin de la course les photos et vidéo à disposition des coureurs et bénévoles. Nous avons donc besoin de beaucoup de matière. -Responsable presse/ photo/ Vidéo -Accueille la presse pour les aider à établir leurs réportages/ interviews. -Met à disposition des appareils photo / des caméscopes pour les bénévoles photo. -Envoie son aide emmener les personnes concernées sur zone. -Envoie son aide récupérer les personnes concernées sur zone -Charge les batteries de réserve -Transfére les cartes mémoires sur un ordinateur afin de les remettre à disposition vides aux photographes -Aide presse/ photo/ Vidéo -Vous êtes véhiculé. -Vous les ramenez les bénévoles -Photographes / vidéastes -Vous prenez des photos et des vidéos :-) -Vous les apportez au responsable pour qu il les enregistre.
CAMPING On offre un camping extérieur non innondable à nos coureurs et bénévoles, ainsi qu un couchage dans la salle de cinéma pour ceux qui ont des enfants. -Responsable camping -Vous vérifiez que les gens s installent de manière rationnelle. -Vous distribuez des sacs poubelles. -Vous vérifiez que personne ne salisse trop. PARKING La gestion des parkings se doit d être la plus rationnelle possible afin d éviter les pertes de places et de permettre aux gens d entrer et de sortir le plus librement possible. -Responsable parking -Vous décidez d orienter les gens sur le parking principal ou secondaire. -Vous vérifiez que les tracés temporaires soient non endommagés, vous avez de quoi les réparer le cas échant. -Vous prenez des mesures en cas de problème (véhicule garé n importe com ment, bouchon, etc..) -Vous répartissez vos hommes entre les parkings. -Aide parking -Vous guidez les gens vers les bons couloirs de stationnement. -Vous surveillez que tout le monde se gare correctement. -Vous répondez aux quesions des gens. VESTIAIRES Les vestiaires seront situés dans une partie de la halle d expo, fermés par des barrières. -Responsable vestiaires -Vous vous assurez d avoir des étiquettes américaines en stock en permanence. -Vous gérez logiquement la place qui vous est allouée. -Vous vérifiez que les gens aient bien noté leur nom prénom et numéro de dos sard/ téléphone. -Vous mettez à disposition des enveloppes pour les clefs de voiture. -Aide vestiaires -Vous vérifiez que les gens aient bien noté leur nom prénom et numéro de dos sard/ téléphone. -Vous entassez les sacs logiquement -Vous vérifiez que l étiquette soit solidement attachée. -Vous rendez les sacs à l aide des numéro de dossard. DOUCHES -Responsable douches -Vous êtes un homme pour les douches homme, une femme pour les douches femme. -Vous vérifiez que les gens ne gaspillent pas d eau et qu il n y ait pas de fuite.
POSTES TERRAIN ZONES d OBSTACLES Au nombre de six, elles sont réparties sur le parcours hormis la zone finale près du village de fête. -Responsable zone -Est véhiculé -Sait comment se rendre à sa zone -Emmène le quart du matin. -Emmène l abri pour les bénévoles. -Répond au coordinateur général en priorité. -Informe le coordinateur général en cas de problème (après avoir informé les secouristes en cas d accident) -Décide de fermer un obstacle s il menace de rompre. En informe le coordinateur général. -Après le passage de la voiture balai, emmène les surveillants d obstacles au vil lage de fête. -Surveillant d obstacle -Vous vérifiez que tout se déroule bien sur l obstacle que vous surveillez (pas de comportement dangereux ou inadéquat) -Vous avertissez les secours en composant le numéro qui sera sur votre carte si quelqu un se blesse. -Si l obstacle présente des signes de rupture évident vous en barrez l accès avec de la rubalise et vous avertissez le responsable zone. SIGNALEURS ROUTE Nous avons trois traversées de route, les signaleurs sont chargés de vérifier que le trafic soit assuré de manière sûre. -Responsable signaleurs -Vérifie que toutes les barrières casse vitesse et panneaux soient en place. -Vérifie que ses signaleurs aient leur matériel (portable chargé à bloc, carte im pérméable, balise K10, siffer, gilet fluo.) -Emmène ses signaleurs aux traversées de route. -Assure la rotation en emmenant les signaleur de l après midi. -Signaleur route -Vous avez le permis -Vous assurez la circulation au niveau des traversées de route. -Vous signalez immédiatement aux secouristes un blessé à l aide du numéro sur votre carte impérméable.
SECURITE VOLANTE Vous vérifiez en sillonnant le parcours que tout va bien. -Responsable sécurité volante -Vous avez un quad/ véhicule tout terrain - Vous avertissez les secouristes en cas de blessure. -Après avis des secouristes, si la blessure est bénigne, vous envoyez un aide ra patrier le coureur au poste de sécurité. -Vous signalez toute anomalie au coordinateur général (animal échappé par exemple) -Vous réparez un balisage arraché ou endommagé. -Aides sécurité volante -Vous avez un quad/ véhicule tout terrain. -Vous avertissez les secouristes en cas de blessure. -Après avis des secouristes, si la blessure est bénigne, vous rapatriez avec ac cord de votre responsable le coureur au poste de sécurité. -Vous signalez toute anomalie au responsable sécurité volante (animal échappé par exemple) VOITURE BALAI -Vous avez un quad/ véhicule tout terrain. -Vous partez après la dernière vague 13 km pour fermer la boucle 5 km avec de l la rubalise. -Vous appelez la sécurité volante en cas d abandon. -Vous avertissez les bénévoles de la boucle 5 km qu ils sont libres après le pas sage du dernier coureur. -Vous partez après la dernière vague pour relever tous les bénévoles, en avertis sant les responsables zones/ signaleur route/ ravitaillement de rapatrier leurs hommes au fur et à mesure de votre passage. -Lors de la dernière journée, vous enlevez avec un aide le balisage. BNSSA ET POSTE SECURITE Ces postes particuliers sont assurés par des organismes autonomes.
AUTRES POSTES RESERVE -Si nous avons trop de bénévoles, ou que la tâche que vous voulez faire est déjà pleine, nous vous garderons en réserve ou en aide ponctuelle. ELECTRONS LIBRES -Vous êtes à la disposition du responsable bénévoles pour pouvoir être envoyés sur des tâches diverses : non prévues ou en renforçant un poste.
INFORMATIONS PRATIQUES REPAS -Les repas sont bien entendu offerts à nos bénévoles (petit déjeuner, déjeuner et soirée). Prévenez le responsable catering si vous souhaitez également participer aux pasta party. PARKING -Le parking devant la halle d exposition est réservé uniquement aux bénévoles. Vous pouvez donc vous y garer librement. BOISSONS -Nous vous offrons bien entendu 3 tickets boissons pour boire une bière ou un café chaud. Le responsable catering dans la salle polyvalente vous les fournira si jamais vous avez été oubliés. Pour les bénévoles toutes les boissons sont à 1 euro. T-SHIRT -Vous pourrez choisir un T-Shirt commandé à votre taille, et le porter le jour de la course pour signifier que vous faites partie du STAFF. LOGEMENT -Pour ceux qui ont une place au gîte ce dernier se trouve rue des écoles à saint paulien. Il y a des lits, mais prévoyez aussi un matelas gonflable au cas où (si vous ne voulez pas être dans une pièce en particulier avec quelqu un) INSTRUCTIONS -Vous devez impérativement avoir votre fiche bénévole sur vous le jour de la course. -N hésitez pas à poser des questions, en contactant le responsable bénévole : Carbonelli David 06 61 90 90 28 inscriptions@auvergnate-extreme.fr -Des fiches de récapitulatif de vos rôles vous seront remises par mail pour ceux qui le voudraient. MERCI A TOUS!