Référence CNRFID : AO 010 Cahier des charges Inventaire d objets de collections
Table des Matières 1. Contexte... 3 2. Descriptif des lieux... 3 3. Familles d objets à inventorier... 4 4. Synthèse du besoin... 7 4.1 Lecture en volume et inventaire des œuvres d art pièce à pièce... 7 4.2 Lecture unitaire et recherche d une œuvre... 7 4.3 Processus d inventaire... 7 4.4 Système et Technologie envisagée... 9 4.5 Volumétrie du Projet... 10 5. Système d information... 10 6. Ouverture du projet... 10 7. Compétences des prestataires... 10 8. Délais... 11 8.1 Délais de réponse... 11 8.2 Délais de déploiement... 11 Confidentiel CNRFID 2 / 12
1. Contexte Dans le cadre de la mise en place de solutions innovantes utilisant les technologies RFID et répondant au besoin d inventaire d objets de collection, une société française (Le demandeur) souhaite faire appel à un prestataire pour mettre en place une solution matérielle et logicielle. Cette société possède différents locaux, certains utilisés comme habitations privées et d autres ouverts au public (bureaux, circuits visites, salles de réception ) qui sont ornementés d objets de collections (tableaux, sculptures, antiquités, meubles, tapisseries ). Environ 1 600 objets sont actuellement référencés. L objectif de ce présent appel à solution est de placer des tags RFID sur les œuvres d art afin de pouvoir en réaliser un inventaire rapide à l aide d un élément de lecture RFID mobile. Cet inventaire terrain sera comparé à l inventaire théorique de chaque pièce dont dispose le demandeur. La société attend donc de l application RFID les améliorations suivantes : o Inventaire rapide et ergonomique de son parc d objets de collections, o Identification unique de chacune de ses œuvres, o Détection d éventuelles œuvres manquantes (déplacées, volées) ou exposées au mauvais endroit. Cette société souhaite, de la part des prestataires une solution matérielle et logicielle opérationnelle, non propriétaire et parfaitement maitrisée. Il ne s agit ni d un pilote ni d une phase expérimentale ou de recherche, mais d un véritable déploiement opérationnel dans les conditions réelles. La réussite de ce premier projet pourra ouvrir par la suite d autres perspectives d intégration RFID sur le site du demandeur. 2. Descriptif des lieux L ensemble des lieux concernés représente environ 200 pièces, couloirs, escaliers dans lesquels sont exposées les œuvres. Ces pièces sont soit des lieux d habitation, soit des salles de réceptions, soit des bureaux ou des circuits de visites. Certaines œuvres peuvent également être exposées en extérieur, ou entreposées dans des salles de stockage prévues à cet effet. Chacune de ces localisations ont été recensées et codifiées informatiquement par le demandeur. On y trouvera systématiquement : Un tag RFID UHF (présentant des distances de lecture très réduites ; de l ordre de 10cm) permettant l identification unitaire de chacune des localisations du site (appelé «tag pièce» dans ce document). Le besoin concernant ces tags est spécifié plus bas. Un QR Code permettant aux visiteurs munis de Smartphones adaptés d accéder à des informations complémentaires sur les œuvres présentes dans la pièce. Le QR Code sera collé sur le tag pièce. La partie QR Code sera gérée indépendamment de ce présent cahier des charges. Dans certains cas, la distance entre deux localisations recensées peut être très faible (une pièce et le couloir adjacent par exemple). De plus, les matériaux utilisés pour la construction des édifices sont presque exclusivement de la pierre et du bois (murs, planchers ), donc propices à la propagation des ondes électromagnétiques. Ces points devront être bien pris en compte par le prestataire. Confidentiel CNRFID 3 / 12
3. Familles d objets à inventorier On retrouve sur le site une gamme d œuvres de formes, tailles et matériaux très variés. Ces objets, d une grande valeur, peuvent être contemporains ou anciens : antiquités Gréco-romaines, peintures s étalant du 16 ème au 20 ème siècle Les 1 600 objets à inventorier ont été regroupés en différentes familles citées dans le tableau ci-dessous : Œuvres Matériaux Tailles Nombres Photos Tableaux et peintures Bois, toile. Cadres parfois recouverts de dorures. Entre 50cm et 2m. 600 Tapis et tapisseries Tissus. Plusieurs mètres. 50 Mobilier (tables, chaises, fauteuils, bureaux ) Bois, tissus, cuirs. Entre 50cm et 3m. 400 Confidentiel CNRFID 4 / 12
Statuettes et décorations d intérieur non métalliques Pierre, ivoire, bois Entre 20cm et 1m. 100 Statuettes et décorations d intérieur métalliques Argent, bronze Entre 20cm et 1m. 100 Socles en pierre. Statues d intérieur Statues en pierre. Statues en bronze et autres métaux précieux. Entre 50cm et 2m. 50 Socles en pierre. Statues d extérieur Statues en pierre. Statues en bronze ou autres métaux précieux. Entre 50cm et 2m. 50 Confidentiel CNRFID 5 / 12
Vases non métalliques Terre cuite, porcelaine, céramique. Entre 10cm et 30cm. 50 Vases métalliques Bronze, argent Entre 10cm et 30cm. 50 Vaisselles Cristal, verre, céramique, faïence, porcelaine. Entre 10cm et 20cm. 50 Lustres Chaine en métal recouverte de tissus. Lustre en cristal, verre. Environ 1m. 20 Petits objets non métalliques Argile, verre, céramique. Présentoirs en plastique. Entre 5 et 10cm. 70 Petits objets métalliques Bronze, argent. Présentoirs en plastique. Entre 5 et 10cm. 30 Confidentiel CNRFID 6 / 12
Le prestataire proposera les tags RFID les plus adaptés à chacune des familles d objets du tableau cidessus, en prenant bien en compte les contraintes de taille et de matériaux énoncés. Les tags devront par ailleurs être apposés de manière à ce qu ils soient le plus invisibles possible pour les observateurs. Le prestataire devra également étudier tout particulièrement le mode de fixation de chacun des tags choisis (colles, étiquettes, colliers de serrage ), afin de garantir que les œuvres ne soient en rien détériorées par la pose (et l éventuel enlèvement) de ces tags. Un plus très apprécié serait une gamme des tags dont l enlèvement endommagerait suffisamment le tag pour le rendre illisible (pour s affranchir de la problématique des «œuvres fantômes», à savoir un tag seul sans son œuvre, éventuellement volée). 4. Synthèse du besoin La solution devra permettre d apporter une identification unitaire de chacune des œuvres d art présente sur le site du demandeur. 4.1 Lecture en volume et inventaire des œuvres d art pièce à pièce L identification unique par tag RFID de chaque œuvre devra permettre au gestionnaire du stock de faire un inventaire rapidement et avec le moins d erreurs possible. Pour cela, il pourra passer dans chaque pièce du site et relever, à l aide d un lecteur RFID portable muni d une antenne déportée (au format raquette), l ensemble des identifiants des œuvres présentes. Le lecteur portable pourra à chaque instant se connecter via Wifi ou câble au réseau existant, et y transférer/télécharger des données. Les distances de lectures attendues (et préalablement éprouvées par une campagne de tests) vont de plusieurs mètres pour les œuvres les plus volumineuses et favorables (mobilier, statues ) à quelques dizaines de centimètres pour les plus petits objets métalliques. Le demandeur est garant d une couverture Wifi opérationnelle sur l ensemble du site concerné (Uniquement en intérieur ; les zones extérieurs sont susceptibles de ne pas être couvertes en Wifi). En cas de lecture d une œuvre présente dans une pièce voisine, le conflit devra être détecté et signalé par un traitement software. Ce point est détaillé dans la partie «processus d inventaire» plus bas dans ce document. 4.2 Lecture unitaire et recherche d une œuvre L opérateur pourra être amené à rechercher individuellement une œuvre. Connaissant la référence de l œuvre ainsi que son identifiant RFID, il va donc utiliser une fonction «recherche» et se déplacer dans les différentes pièces du site. Un indicateur sonre lui indiquera la présence proche de l œuvre recherchée. Cet indicateur sonore pourra être plus ou moins intense en fonction de la proximité de l œuvre. 4.3 Processus d inventaire L opérateur devant réaliser l inventaire des œuvres du site sera muni d un lecteur RFID mobile connecté à un PC de supervision, permettant d accéder à chaque instant et à sa demande au fichier d inventaire théorique de chaque pièce. Confidentiel CNRFID 7 / 12
L inventaire se passera alors de la manière suivante : Téléchargement de l inventaire théorique du site, Arrivée de l opérateur dans une pièce, Lecture du tag pièce permettant d enregistrer la position de l opérateur et donc la pièce à inventorier, Inventaire RFID physique des œuvres présentes dans la pièce, Comparaison de l inventaire terrain avec l inventaire théorique de la pièce, Validation ou mise à jour de l inventaire de la pièce. Plusieurs configurations sont alors possibles : L inventaire terrain concorde avec l inventaire théorique. L opérateur peut alors valider l inventaire de cette pièce, puis continuer son circuit et passer à la pièce suivante. L inventaire terrain ne concorde pas avec l inventaire théorique. On peut alors observer 2 cas de figures : - Une ou plusieurs œuvres sont physiquement manquantes par rapport à l inventaire théorique. Dans ce cas, l opérateur pourra consulter sur l écran du lecteur la liste des œuvres manquantes. Cette liste sera agrémentée d un descriptif écrit desdites œuvres, ainsi que d illustrations photographiques (ces éléments seront fournis par le demandeur). - Une ou plusieurs œuvres sont physiquement «en trop» par rapport à l inventaire théorique. Dans le même esprit que précédemment, l IHM signalera la liste des œuvres en trop, agrémentée des descriptifs écrits et visuels. L opérateur pourra alors effectuer une vérification visuelle grâce aux photos à sa disposition, puis valider ou mettre à jour l inventaire de la pièce. Le prestataire sera chargé du développement du logiciel de gestion des inventaires embarqué dans le lecteur RFID mobile. Plus de détails sont donnés dans la partie «Système d Information» plus bas. Le prestataire proposera également les solutions de traitement software les plus adaptées pour résoudre le problème de lecture d œuvres situées dans des localisations voisines (ex : pièces adjacentes séparées par des murs en pierre ou en bois, voir schéma ci-dessous) : Pièce 2 Pièce 1 M U R Œuvres d art équipées de tags RFID Elément de lecture mobile RFID Confidentiel CNRFID 8 / 12
4.4 Système et Technologie envisagée Ces éléments sont donnés à titre indicatif, tout autre principe ou système permettant de rendre les mêmes fonctionnalités est accepté. L ensemble des tags RFID à apposer sur les œuvres d art devront : Ne pas être perturbés par la proximité des matières métalliques, lorsque les matériaux des œuvres le nécessiteront, Supporter d éventuels chocs dus à des chutes ou chocs reçus par les œuvres, Supporter une plage de travail de -20 C à +70 C, Disposer d une étanchéité suffisante pour supporter les effets de condensation et une utilisation en extérieur (pluie, neige, givre, etc.), pour les œuvres exposées dehors, Etre garantis 3 ans dans les conditions d utilisation décrites ci-dessus, Disposer des techniques de fixation les plus appropriées, comme indiqué au chapitre famille d objets à inventorier. La technologie UHF, utilisée durant les tests préalables, a donné des résultats très satisfaisants. Cependant, si d autres technologies sont proposées, elles seront étudiées. De plus, pour l identification unitaire des localisations du site, chaque pièce sera munie d un tag qui sera par la suite «modifié» afin d en baisser les performances de lecture (l objectif étant d obtenir une lecture UHF à environ 10cm). Le terminal de lecture portable sera de type PDA et muni d une antenne déportée au format raquette. Le terminal portable permettra la saisie des opérations décrites dans les procédures opérationnelles, et communiquera avec le PC hébergeant l application. Il devra par ailleurs intégrer les options des périphériques suivants : o Ecran et clavier de saisie, o Lecteur et encodeur RFID, o Lecteur QR Code, o Liaison Wifi. Deux modes de lecture des Tags RFID devront être assurés par le système de lecture portable : o Lecture en volume : Lecture multiple et en aveugle des tags présents dans le champ à une distance de lecture de 50cm à quatre mètres. Le PDA devra impérativement être équipé de l antenne raquette pour effectuer une lecture en volume. o Lecture unitaire : Lecture unitaire d un tag RFID, avec une fonction facilitant la recherche au fur et à mesure que l on s approche de l œuvre embarquant le tag recherché (détaillé dans la partie 4.2 Lecture unitaire et recherche d une œuvre). Les tags seront encodés par les soins du demandeur. Le prestataire proposera un protocole d encodage des tags rapide et simple d usage, à la fois sur le lecteur mobile ainsi que sur un PC fixe équipé d un terminal d encodage RFID de bureau. Le respect des normes RFID en usage / l interopérabilité du matériel proposé sera un critère de choix déterminant. Confidentiel CNRFID 9 / 12
4.5 Volumétrie du Projet Voici le détail de la volumétrie des flux : 1620 tags RFID, répartis en différentes familles et packagings que le prestataire élaborera en fonction du tableau donné au chapitre 3 (Familles d objets à inventorier), 200 tags pièces, packaging wet inlays, 1 lecteur portable type PDA, chacun équipé d une antenne au format «raquette», 1 poste d encodage fixe de bureau, à connectique USB. 5. Système d information Dans le cadre de ce cahier des charges, il est demandé la réalisation de plusieurs briques softwares : Un logiciel de supervision des inventaires d œuvres d art. Ce logiciel sera installé sur un PC du site, équipés du système d exploitation Microsoft Windows. Ce PC sera connecté au réseau local du site et viendra y chercher, à la demande de l utilisateur, un fichier (format csv) d inventaire théorique mis à disposition par le demandeur (voir exemple en annexes). Le poste de supervision intégrera également le process d encodage des tags. Un logiciel de gestion des inventaires d œuvres d art sur le terrain. Ce logiciel tournera sur les terminaux de lecture mobiles. L IHM proposée devra être la plus fonctionnelle et intuitive possible. Connecté au PC de supervision par Wifi, le logiciel permettra le téléchargement de l inventaire théorique du site, l affichage des tags lus, la comparaison tags lus / tags attendus et enfin la possibilité de valider ou mettre à jour l inventaire théorique de chaque pièce. PDA Connexion Wifi PC de supervision Connexion filaire Base de données du demandeur Téléchargement du fichier csv avant de commencer la tournée d inventaire Récupération du fichier csv Fichier csv mis à disposition, avec photos 6. Ouverture du projet Si ce premier projet donne entière satisfaction, le demandeur envisage d étendre le périmètre du projet à d autres éléments que les œuvres d art. Il sera alors étudié la possibilité d implémenter des solutions RFID pour la gestion des inventaires et/ou localisation de l ensemble des livres de collection présents sur le site, d objets de bureautique (ordinateurs, imprimantes ) et d autres éléments (machines industrielles, véhicules ). 7. Compétences des prestataires Idéalement, la proposition prise avec le plus de sérieux et d intérêt sera celle apportant la réponse à l ensemble des besoins logiciels et matériels, avec une société garante de la solution globale. Les compétences de la société en RFID seront clairement précisées et argumentées. Si possible, le prestataire présentera les solutions mises en place dans des projets similaires. Dans une première phase, 2 à 3 prestataires parmi ceux qui auront donnés une réponse pertinente seront retenus pour une visite de site. Lors de cette visite, les prestataires feront une démonstration permettant de montrer la correspondance entre leur solution et les attentes du client. Confidentiel CNRFID 10 / 12
8. Délais Diffusion du présent document 02/11/2012 Réponse impérative des prestataires au cahier des charges Choix de 2 ou 3 prestataires crédibles techniquement et financièrement Démonstration de faisabilité technique sur le du site de production pour validation des engagements et délais avec les prestataires pré-retenus Retour d éventuelles offres ajustées en fonction des visites sur site (pour les prestataires pré-retenus) Choix définitif 03 semaines 23/11/2012 01 semaine 30/11/2012 Du 03 au 14 Décembre 2012 1 semaine 21/12/2012 02 semaines 04/01/2013 8.1 Délais de réponse La réponse à l appel d offre est attendue à la date du 23/11/2012 au plus tard, par mail à l adresse suivante : ctetelin@centrenational-rfid.com 8.2 Délais de déploiement Le déploiement devra être réalisé sur site avant le 15 Février 2013. Confidentiel CNRFID 11 / 12
Annexes Le fichier (au format csv) remis par le demandeur intégrera les notions suivantes : Code de la salle Désignation de la salle Identifiant RFID de l œuvre Descriptif de l œuvre Photo de l œuvre J003 Jardin 003 AD 12 13 01 4B 0E FD 91 5D 00 00 EA Lion en bronze sur socle de pierre 1001.jpg 4512.jpg SE017 Salon étage 017 AD 12 13 01 4B 0E 8F 91 5D 00 00 DE Statuette pirate en ivoire blanc, sur socle noir HRDC005 Hall rdc 005 AD 12 13 01 4B 0E 59 8B 57 00 00 D8 Vase rond en bronze sur pieds 1789.jpg Fichiers images au format vignettes 1001.jpg 4512.jpg 1789.jpg Confidentiel CNRFID 12 / 12