COMMUNICATION A LA COMMISSION

COMMISSION EUROPÉENNE Bruxelles, le 7.3.2012 SEC(2012) 167 final COMMUNICATION A LA COMMISSION Communication du vice-président Šefčovič à la Commission sur les lignes directrices concernant les cadeaux et les offres d'hospitalité destinés aux membres du personnel

COMMUNICATION A LA COMMISSION Communication du vice-président Šefčovič à la Commission sur les lignes directrices concernant les cadeaux et les offres d'hospitalité destinés aux membres du personnel FR 2 FR

Lignes directrices concernant les cadeaux et les offres d'hospitalité OBJET DES LIGNES DIRECTRICES ET DEFINITIONS 1. OBJET DES LIGNES DIRECTRICES La fonction publique européenne est censée se conformer aux normes d'éthique professionnelle les plus élevées et conserver son indépendance à tout moment. C'est pourquoi le statut des fonctionnaires, notamment l'article 11, deuxième alinéa, prévoit que le fonctionnaire ne peut accepter d'aucune source extérieure à l'institution une faveur, un don ou une rémunération sans autorisation de l'autorité investie du pouvoir de nomination. Dans les présentes lignes directrices, le terme «fonctionnaire» couvre les fonctionnaires, les agents temporaires, les agents contractuels et les conseillers spéciaux. Les lignes directrices actuelles concernent les membres du personnel visés à l'article 35 du statut, c'est-à-dire ceux qui se trouvent en activité, en détachement, en congé de convenance personnelle, en congé parental ou familial, et en congé pour services militaires. Toutefois, les cadeaux et les offres d'hospitalité éventuellement destinés aux fonctionnaires ne se trouvant pas en activité à Commission qui ne sont pas liés, et ne peuvent être raisonnablement considérés comme étant liés en aucune sorte à leur qualité de fonctionnaires (y compris, par exemple, les cadeaux reçus dans le cadre d une nouvelle activité professionnelle pendant un congé de convenance personnelle) ne sont pas réputés couverts par l'article 11 du statut ou par les présentes lignes directrices. Bien que les membres du personnel ayant cessé leurs fonctions ne soient pas tenus d'obtenir une autorisation en vertu de l'article 11 (et ne soient pas soumis aux présentes lignes directrices), l article 16, premier alinéa, du statut dispose qu'ils continuent d'être liés par les devoirs d'honnêteté et de délicatesse quant à l'acceptation de certains avantages. Il incombe à tous les membres du personnel d'adopter une conduite qui soit respectueuse des règles du statut à la fois dans la lettre et l'esprit. Les présentes lignes directrices visent à permettre au personnel de se conformer à ses obligations légales lorsqu'il reçoit des cadeaux et des offres d'hospitalité. 2. DEFINITION DES CADEAUX On entend par cadeau: une somme d'argent ou tout objet physique, ou la possibilité de participer à titre gracieux à des événements qui sont ouverts au public ou qui sont de nature privée, qui ne sont accessibles qu'en contrepartie d un paiement et qui représentent une certaine valeur (comme les billets gratuits pour des manifestations sportives, des pièces de théâtre, des concerts, des conférences, etc.), ou FR 3 FR

tout autre avantage ayant une valeur pécuniaire, comme les coûts de transport. Les articles de faible valeur qui sont donnés à des fins purement informatives (brochures, dépliants, catalogues, etc.) ne sont pas considérés comme des cadeaux dans ce contexte. Les cadeaux indirects sont les objets qui ne sont pas offerts directement à un membre du personnel, mais à un tiers qui lui est proche. Les cadeaux offerts à l institution (article 19 du règlement financier) ne sont pas couverts par les présentes lignes directrices. 3. DEFINITION DE L'HOSPITALITE L'article 11 du statut fait en outre référence aux faveurs. Les présentes lignes directrices traitent des offres d'hospitalité, qui sont considérées comme un type particulier de faveur. On entend par hospitalité une offre de denrée alimentaire, de boisson, d'hébergement et/ou de divertissement émanant de toute source extérieure à l'institution. PRINCIPES 4. CONSIDERATIONS GENERALES Il convient de souligner qu'en règle générale, les membres du personnel ne doivent accepter aucun cadeau direct ou indirect ni aucune offre d'hospitalité de la part de tiers. Cela est tout particulièrement évident lorsque les cadeaux sont offerts par des personnes, des autorités ou des organisations qui participent à l'action officielle de la Commission, ou qui la sollicitent, dans un secteur sensible où le membre du personnel est, a été ou sera probablement actif dans un avenir prévisible. Tous les cadeaux de ce type doivent être en principe refusés. En outre, les règles s'appliquent aux cadeaux «indirects» ou aux offres d'hospitalité qui sont destinés à un tiers proche du membre du personnel. En tout état de cause, toute situation dans laquelle l acceptation d un cadeau ou d'une offre d'hospitalité peut conduire à un conflit d'intérêts réel, potentiel ou perçu doit être absolument évitée. Tout cadeau lié à la remise d'une somme d'argent, quel que soit le montant, doit toujours être refusé. L'acceptation de cadeaux ou d'offres d'hospitalité peut être exceptionnellement autorisée (dans les limites indiquées sous «Dispositions spécifiques relatives aux cadeaux» ci-dessous) lorsqu'il est clair que cela ne compromettra pas ou ne risque pas de compromettre l'objectivité et l'indépendance du membre du personnel et que l'image de l'institution auprès du public n'en pâtira pas. Cette évaluation ne peut reposer avant tout que sur le bon sens dont fera preuve le membre du personnel en pareilles circonstances, et devra ensuite être confirmée par l'autorité investie du pouvoir de nomination le cas échéant. 5. CRITERES PERTINENTS Les critères à prendre en considération dans ce contexte portent notamment sur la question de savoir si l'acceptation du cadeau ou de l'offre d'hospitalité est contraire à l'intérêt du service, ou si elle donne lieu à un conflit d'intérêts réel ou perçu pour le membre du personnel FR 4 FR

concerné, ou si une telle acceptation est en conformité avec les usages diplomatiques et les règles de courtoisie. À cet égard, certains facteurs peuvent s'orienter vers l'octroi probable de l'autorisation, par exemple lorsque l'offre de cadeau ou d'hospitalité a une faible valeur ou est destinée à un grand nombre de personnes. D'autres facteurs peuvent s'orienter vers le refus probable de l'autorisation, par exemple lorsque l'offre de cadeau ou d'hospitalité a une valeur élevée ou est adressée à un seul membre du personnel. Globalement, aux fins d'apprécier une demande donnée, les facteurs suivants pourraient être utiles étant entendu que les facteurs mentionnés ne sont pas exhaustifs et qu'ils ne seront ni individuellement ni collectivement décisifs mais qu'ils font partie d'une analyse au cas par cas: selon le contexte, la nature de la source qui offre le cadeau ou l'hospitalité (privée/publique); le motif apparent à l'origine de l'offre de cadeau ou d'hospitalité; le lien entre l'entité qui offre le cadeau ou l'hospitalité et la Commission (par exemple, procédures de passation de marchés publics, cas faisant l'objet d'une enquête, intérêts financiers dans le cadre d une politique spéciale de l UE, etc.); la nature et la valeur estimée du cadeau ou de l'hospitalité, y compris l'existence d'une ou de plusieurs offres provenant de la même source; la destination individuelle ou collective de l offre; les fonctions du membre du personnel concerné; les avantages que la participation du membre du personnel à l'événement en question peut faire rejaillir sur le service. Les cadeaux et les offres d'hospitalité uniquement motivés par un lien de parenté ou d'amitié personnelle, ou dans un contexte qui n'est lié en aucune manière aux fonctions exercées par le membre du personnel ne relèvent pas, en principe, des dispositions de l'article 11 du statut. Toutefois, même en pareil cas, il se peut que l'acceptation soit perçue comme portant préjudice à l'indépendance du membre du personnel concerné. DISPOSITIONS SPECIFIQUES 6. DISPOSITIONS SPECIFIQUES CONCERNANT LES CADEAUX En premier lieu, les membres du personnel doivent toujours garder à l esprit qu ils ne doivent accepter aucun cadeau en règle générale et qu'il leur faut faire preuve de discernement afin d'apprécier, dans certaines circonstances, s'ils peuvent envisager d'en accepter. Sous réserve des principes généraux énoncés aux points 1, 2, 4 et 5 ci-dessus, les cadeaux ne devraient donc être acceptés que si les usages sociaux et diplomatiques ou les règles de FR 5 FR

courtoisie l'exigent, ou pour autant qu'ils leur soient conformes. Dans ce cas, les dispositions administratives suivantes s'appliquent: (1) L'autorisation préalable de l'autorité investie du pouvoir de nomination est présumée accordée, conformément à l'article 11 du statut et dans l'intérêt du bon déroulement des procédures administratives, pour un cadeau d'une valeur pouvant atteindre 50 EUR. À cet égard, il est important de souligner que ce seuil ne signifie pas que tout membre du personnel peut s'estimer libre d'accumuler à sa guise plusieurs cadeaux sous le seuil fixé, sachant qu'une accumulation peut être considérée comme préjudiciable à son objectivité et à son indépendance, ou risque de nuire à l'image de l'institution auprès du public. (2) L'autorisation préalable explicite de l'autorité investie du pouvoir de nomination est requise pour un cadeau d'une valeur comprise entre 50 et 150 EUR. Si l'autorité investie du pouvoir de nomination autorise l'acceptation, le cadeau peut être conservé. De nouveau, il importe de souligner que ce seuil ne signifie pas que tout membre du personnel peut s'estimer libre d'accumuler à sa guise plusieurs cadeaux élément qui sera également pris en considération par l'autorité investie du pouvoir de nomination. (3) L'autorisation sera refusée par l'autorité investie du pouvoir de nomination pour des cadeaux d'une valeur supérieure à 150 EUR. De tels cadeaux doivent donc être refusés. Pour des raisons de transparence, le membre du personnel doit informer son supérieur hiérarchique direct, de préférence par écrit, qu'il a refusé l'offre de cadeau ou d'argent. Les offres d'argent quelles qu'elles soient doivent toujours être refusées par le membre du personnel. (4) Considérations générales Globalement, les dispositions suivantes s'appliquent: Si l'autorité investie du pouvoir de nomination refuse de donner son autorisation ou si un cadeau n'est pas désiré, il peut être renvoyé à la source, dans la mesure du possible. Il peut aussi être envoyé à l'oib. L'OIB fait don à une organisation caritative de son choix des cadeaux qui lui sont transmis par les membres du personnel basés en tous lieux d'affectation. En ce qui concerne les cadeaux restitués à la source ou transmis à l'oib, un tel geste ne doit pas être considéré comme une «acceptation» au sens du statut, pour autant que le membre du personnel informe sans délai son supérieur hiérarchique direct. Dans un souci de courtoisie, le membre du personnel doit informer l'expéditeur, à moins que cela ne soit inapproprié sur le plan diplomatique, que le cadeau ne peut pas être accepté et qu'il sera transmis à une organisation caritative. FR 6 FR

Si le membre du personnel se demande si le refus d'un cadeau serait contraire aux usages sociaux et diplomatiques ou aux règles de courtoisie, ou risque de créer des situations embarrassantes, il doit porter l'affaire à l'attention de l'autorité investie du pouvoir de nomination qui décidera d'un éventuel refus. Enfin, les montants mentionnés ci-dessus devraient être estimés en toute bonne foi. 7. DISPOSITIONS SPECIFIQUES CONCERNANT LES OFFRES D'HOSPITALITE (a) L'hospitalité en général En premier lieu, les membres du personnel devraient toujours garder à l'esprit qu'ils ne doivent accepter aucune offre d'hospitalité en règle générale et qu'il leur faut faire preuve de bon sens pour apprécier, dans des circonstances données, s'ils peuvent envisager d'accepter l'offre qui leur est faite. Sous réserve des principes généraux énoncés aux points 1, 3, 4 et 5 ci-dessus, l'offre d'hospitalité doit, par conséquent, être acceptée uniquement si les usages sociaux et diplomatiques ainsi que les règles de courtoisie l'exigent, ou pour autant qu'elle leur soit conforme. Dans ce cas, les dispositions administratives suivantes s'appliquent: (1)L'autorisation préalable de l'autorité investie du pouvoir de nomination est présumée accordée, conformément à l'article 11 du statut et dans l'intérêt du bon déroulement des pratiques administratives: en cas d hospitalité sous forme de déjeuners ou de dîners liés strictement à la fonction de l'agent, et, en tant que tels, ne portant pas préjudice aux intérêts ni à l image publique de la Commission, et auxquels le fonctionnaire participe avec l'accord de sa hiérarchie et dans l'intérêt du service; en cas d'offres occasionnelles de simples repas et rafraîchissements, collations, etc. Même si de telles offres d'hospitalité peuvent être acceptées sans autorisation préalable formelle, dans un souci de transparence et dans l'intérêt de la personne concernée, certaines directions générales, compte tenu de la nature spécifique et du caractère sensible de leurs activités, pourront souhaiter introduire des règles additionnelles en recommandant notamment que le membre du personnel informe son supérieur hiérarchique direct par écrit/par courrier électronique de l'acceptation d'une offre. Comme dans le cas des cadeaux, il est important de souligner que cette présomption d'autorisation ne signifie pas que tout membre du personnel peut s'estimer libre d'accumuler à sa guise plusieurs offres d'hospitalité, sachant qu'une accumulation peut être considérée comme préjudiciable à son objectivité et à son indépendance, ou qu'elle risque de nuire à l'image de l'institution auprès du public. (2) L'autorisation préalable explicite de l'autorité investie du pouvoir de nomination est requise: En règle générale, les membres du personnel doivent garder à l'esprit que rien n'est gratuit. Dans les cas non couverts par la rubrique précédente, ou si le membre du personnel nourrit des doutes sur le caractère approprié de l'acceptation ou du rejet d'une offre d'hospitalité, il FR 7 FR

doit solliciter l'autorisation préalable de l'autorité investie du pouvoir de nomination. Si l'autorisation préalable n'est pas possible, l'accord de l'autorité investie du pouvoir de nomination doit être obtenu dans les meilleurs délais à la suite de l'événement. Dans tous les cas, le supérieur hiérarchique direct doit être informé. De nouveau, il convient de souligner que cela ne signifie pas que tout membre du personnel peut s'estimer libre d'accumuler à sa guise plusieurs offres d'hospitalité ce qui est également un élément qui sera pris en considération par l'autorité investie du pouvoir de nomination. En cas de doute, les membres du personnel sont invités à consulter leur hiérarchie ou leur correspondant «éthique» local. (b) L'hospitalité offerte lors de missions L'ordre de mission couvre en général toutes les offres d'hospitalité prévisibles, sur la base du programme de la mission - notamment les repas, l'hébergement et le transport. Elles ne seront pas considérées comme des offres d'hospitalité si le programme de la mission et la participation de l'intéressé ont été autorisés - car elles font partie de l exercice de ses fonctions dans l intérêt du service. L'acceptation de ces offres sera alors déclarée dans le relevé des frais de mission. Une prudence particulière s'impose dans les situations délicates. Par exemple, les membres du personnel participant à des inspections et à des missions similaires doivent, chaque fois que possible, informer leur supérieur hiérarchique direct ou leur chef d équipe sur une base ad hoc, et en conformité avec toute autre disposition spécifique, lorsque l'hospitalité leur est offerte durant ces missions. Si cela est impossible, ils doivent exercer leur jugement personnel et agir conformément aux principes énoncés dans les présentes lignes directrices. Toute offre d'hospitalité ainsi acceptée doit être déclarée dans le relevé des frais de mission. À cet égard, il est loisible à chaque direction générale de donner des conseils pratiques, en plus de l'approche générale définie aux points 1 et 2 ci-dessus, sur ce qui peut être considéré comme une pratique habituelle et acceptable dans le but d'éviter des conflits d'intérêts réels, perçus ou potentiels, sur la base de ses propres expériences en la matière. 8. MISE EN OEUVRE Il est rappelé aux membres du personnel que les violations de l article 11 les exposent au risque de poursuites disciplinaires sur la base de l article 86 et de l annexe IX du statut. 9. REVISION L'application pratique et l'efficacité des lignes directrices concernant les cadeaux et les offres d'hospitalité seront évaluées deux ans après leur adoption. Au vu de cette évaluation, les présentes lignes directrices pourraient être révisées en tant que de besoin. FR 8 FR