ELECTION Export des électeurs au format txt ou xls Novembre 009 Lors d une propagande électorale, les préfectures peuvent demander un fichier texte ou excel. Cette notice vous guide pas à pas dans la réalisation de l export de ce fichier. Export des électeurs [Outils] [Export] Renseignez l année et le tableau sur lequel vous souhaitez réaliser votre export. Pour avoir tous les inscrits de votre liste, supprimez la première date de la période. Vous souhaitez extraire TOUS les électeurs amenés à voter, donc TOUS les inscrits. Cochez uniquement les inscriptions comme ci-contre : Inscriptions ère inscription Chgt Commune (Entrée) Err (Radié à tort) Décision de justice Chgt Bureau (Entrée) Chgt Adresse Choisissez l ordre de tri de vos électeurs : par ordre alphabétique : Alphabétique. Cliquez sur «Electeur» pour récupérer dans le tableau de droite les électeurs répondant à la sélection. Cliquez sur «Suivant» pour valider la sélection. L étape suivante consiste à définir la constitution de votre fichier d export. Il vous est possible de créer une stratégie d export (voir ANNEXE ) ou bien d importer une stratégie déjà construite. Une stratégie est la manière dont sera construit le fichier d export : (Nom / Prénom ou bien Prénom / Nom ). Certaines préfectures ont déterminé un ordre précis des informations qui constitueront le fichier d export, nous vous proposons en téléchargement les stratégies d export préconisés par certaines préfectures. 9 0 Récupérez la stratégie correspondant à votre département à partir du site assistance (www.assistance.jvs.fr). Retrouvez la liste de ces stratégies fournies en annexe. Après avoir téléchargé la stratégie fournie par JVS-Mairistem : Cliquez sur «Importer». 7 Sélectionnez le fichier texte contenant votre stratégie. Cliquez sur «Ouvrir». 7 9 Certains champs doivent être renseignés manuellement, c'est le cas des champs "Code circonscription", "Code canton", "Arrondissement", "Code Section" de certaines stratégies Ref : Millésime / Election / Export des électeurs au format txt ou xls Novembre 009 Page /
0 Cliquez sur «Création fichier» pour réaliser l export des données. Au message «Fichier créé avec succès! Souhaitez-vous visualiser le fichier?», répondez «oui» pour vérifier que les données ont bien été enregistrées dans le fichier. A la sortie de la fenêtre «Export», vous obtiendrez le message suivant : «Des modifications ont été apportées. Souhaitez-vous les enregistrer?». Cliquez sur «oui» pour garder le paramétrage de votre stratégie. Votre fichier est maintenant créé au format txt (texte). Pour obtenir votre fichier au format Excel, passez au point suivant. Pour créer votre propre stratégie, reportez vous à l annexe page. Liste des électeurs sous Excel Pour enregistrer votre export au format Excel, allez dans le logiciel Excel. [Données] [Données Externes] [Importer des données ] ou [Données] [A partir du fichier] Sélectionnez Tous les fichiers (*.*) pour faire apparaître les fichiers textes (*.txt). Sélectionnez votre fichier. Dans notre exemple le fichier est : PREFECTURE.txt Cliquez sur «Ouvrir» ou «Importer» pour récupérer vos données. Sélectionnez «Délimité» comme type de données d origine. Sélectionnez «0000 : Europe occidentale» comme origine du fichier. Cette origine vous permettra de récupérer les noms et prénoms avec des accents. Cliquez sur «Suivant». 7 7 Décochez «Tabulation» et cochez «Autre». Saisissez le séparateur de champs. Par défaut, le séparateur de champs est :, pour cela appuyez simultanément sur les touches du clavier ( + ) Cliquez sur «Suivant». Ref : Millésime / Election / Export des électeurs au format txt ou xls Novembre 009 Page /
9 Cliquez sur «Terminer» pour insérer les électeurs et leurs coordonnées dans le classeur excel. Sur la fenêtre «Importer des données», cliquez sur «OK» pour valider l import de vos données. 9 Enregistrez vos données en allant dans [Fichier] [Enregistrer sous ]. Votre fichier est maintenant enregistré au format xls (Excel). Ref : Millésime / Election / Export des électeurs au format txt ou xls Novembre 009 Page /
ANNEXE Création d une stratégie Indiquez le nom de stratégie, le chemin et le nom du fichier à créer. Cliquez sur «Ajouter» pour valider la stratégie. Vous pouvez modifier le séparateur de champ via le bouton «Paramètres avancés». Paramètres avancés : renseignez le séparateur de champs, d enregistrement, et le format date. Sélectionnez les champs / renseignements que vous souhaitez incorporer dans le fichier d export. Double-cliquez sur les champs ou bien cliquez sur les «flèches violettes» (droite / gauche) pour les ajouter ou les retirer. Liste des champs incorporés. Si vous avez un champ constant, renseignez la valeur de votre constante dans la colonne «Valeur» de votre tableau de sélection des champs. La colonne taille est utilisée pour obtenir des champs de taille fixe et doit donc être obligatoirement renseignée pour des exports sans caractère séparateur de champs. Si votre préfecture vous demande d utiliser un séparateur de champs il n est alors pas nécessaire de définir une taille. Si vous remplacez un caractère dans vos données récupérées par le champ, renseignez le caractère à modifier dans «Remplacer» et le caractère de remplacement dans «Par». Par exemple, vous souhaitez modifier les caractères 0 et par F et M, renseignez le tableau de la façon suivante : Ref : Millésime / Election / Export des électeurs au format txt ou xls Novembre 009 Page /
ANNEXE - Liste des besoins par préfectures Liste des besoins de vos préfectures qui ont accepté de nous répondre. Ce tableau n'est en aucun cas ferme et définitif, il est amené à changer, car certaines préfectures qui vous demandent aujourd'hui des planches d'étiquettes, vous demanderont certainement par la suite des fichiers txt/xls. Si toutefois vous aviez reçu par ailleurs des demandes différentes de la part de votre préfecture / sous préfecture, elles sont bien entendu à considérer en premier lieu. Dt dep Besoin de la Stratégie à utiliser préfecture Ain Aisne Allier Alpes Hte Prov Htes Alpes Alpes Maritimes 7 Ardèche Ardennes Fichier au format TXT 0-Préfecture 9 Ariège 0 Aube Aude Aveyron Bouches du Rhône Calvados Cantal Charente 7 Charente- Maritime Cher 9 Corrèze Fichier au format TXT 9-Préfecture 0 Corse du Sud 0 Haute Corse Côte d'or Côtes d'armor Fichier au format TXT -Préfecture Creuse Dordogne Doubs Drôme Fichier au format TXT -Préfecture 7 Eure Eure & Loir Fichier au format TXT -Préfecture 9 Finistère 0 Gard Haute-Garonne Gers Gironde Hérault Ille-et-Vilaine Fichier au format TXT -Préfecture Indre 7 Indre & loire Isère 9 Jura 0 Landes Loir & Cher Fichier au format TXT -Préfecture Loire Haute-Loire Loire Atlantique Fichier au format TXT Données Postales Loiret Fichier au format TXT -Préfecture Lot Fichier au format TXT Données Postales Observations Ref : Millésime / Election / Export des électeurs au format txt ou xls Novembre 009 Page /
Dt dep Besoin de la Stratégie à utiliser préfecture 7 Lot & Garonne Fichier au format TXT Données Postales Lozère Fichier au format TXT -Préfecture 9 Maine & Loire Fichier au format TXT Données Postales 0 Manche Marne Fichier au format TXT Données Postales Haute Marne Mayenne Fichier au format TXT Données Postales Meurthe & Moselle Fichier au format TXT Données Postales Meuse Morbihan 7 Moselle et 7-Préfecture Fichier au format TXT Nièvre Fichier au format TXT Données Postales 9 Nord Fichier au format TXT ou CSV 9-Préfecture 0 Oise Orne Pas de calais Fichier au format TXT -Préfecture Puy de Dôme Fichier au format TXT -Préfecture Pyrénées Atlantiques Hautes Pyrénées Pyrénées Orientales 7 Bas Rhin Haut Rhin Fichier au format TXT -Préfecture 9 Rhône 70 Haute Saône 7 Saône & Loire Fichier au format TXT 7-Préfecture 7 Sarthe 7 Savoie 7 Haute Savoie 7 Paris 7 PRIF Fichier au format TXT Données Postales 7 Seine Maritime 77 Seine et Marne 7 Yvelines 79 Deux Sèvres 0 Somme Tarn Tarn & Garonne Fichier au format TXT -Préfecture Var Vaucluse Vendée Vienne 7 Haute Vienne Vosges Fichier au format TXT -Préfecture 9 Yonne 90 Territoire de Belfort 9 Essonne 9 Hauts de Seine Fichier au format TXT 9-Préfecture 9 Seine Saint Denis 9 Val de Marne 9 Val d'oise Fichier au format TXT 9-Préfecture Observations Le choix dépend de votre sous préfecture Ref : Millésime / Election / Export des électeurs au format txt ou xls Novembre 009 Page /