1/9 Comité sectoriel du Registre national Délibération RN n 77/2014 du 8 octobre 2014 Objet: Demande d accès aux données du Registre national et d utilisation du numéro d identification formulée par la Société wallonne du crédit social dans le cadre de ses missions de service public relatives à la gestion du crédit hypothécaire social (RN-MA-2014-306) Le Comité sectoriel du Registre national (ci-après "le comité") ; Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques (ci-après la "LRN") ; Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après la ), en particulier l'article 31bis ; Vu l'arrêté royal du 17 décembre 2003 fixant les modalités relatives à la composition et au fonctionnement de certains comités sectoriels institués au sein de la Commission de la protection de la vie privée ; Vu la demande de la Société wallonne du crédit social reçue le 3 juillet 2014; Vu la demande d'avis technique et juridique adressée au Service public fédéral Intérieur en date du 8 août 2014 ; Vu le rapport de la Présidente ; Émet, après délibération, la décision suivante, le 8 octobre 2014:
Délibération RN 77/2014-2/9 I. OBJET DE LA DEMANDE 1. La Société wallonne du crédit social (ci-après «le demandeur» ou «SWCS»), société morale de droit public, est tenue de différentes missions de service public, énumérées à l article 175, 2 du Code wallon du Logement comme suit : assurer la gestion financière et administrative du crédit hypothécaire social ; assurer la promotion du crédit hypothécaire social ; assurer l accompagnement des candidats emprunteurs au crédit hypothécaire social ; de promouvoir l expérimentation et la recherche en matière de crédit hypothécaire social ; d assurer le bon fonctionnement, la saine gestion des Guichets du crédit social, ainsi que la qualité des services rendus par ceux-ci ; de favoriser l accès à la propriété ou à la conservation d un premier logement. 2. La SWCS souhaite être autorisée à obtenir un accès aux informations mentionnées à l'article 3, alinéa 1, 2, 3, 5, 8, 9, 10 et 13 de la LRN ainsi qu aux mutations des données visées à l article 3, alinéa 8 et 13 de la RN 3. Cette autorisation est demandée en vue de permettre à la SWCS d exécuter ses missions d intérêt général en matière de crédit hypothécaire social afin de vérifier si les demandes entrent dans les conditions, de paramétrer correctement le crédit, de gérer le suivi des dossiers et d optimiser le contrôle des obligations légales incombant aux emprunteurs. II. EXAMEN DE LA DEMANDE A. LÉGISLATION APPLICABLE 1. Loi du 8 août 1983 (LRN) 4. Conformément à l'article 5, premier alinéa, 2 et à l article 8 de la RN, l autorisation d'accéder aux informations visées à l article 3, premier et deuxième alinéas de ladite loi, ou d en obtenir communication et d utiliser le numéro d identification du Registre national est accordée par le Comité sectoriel du Registre national, ci-après dénommé le comité, "aux organismes publics ou privés de droit belge pour les informations nécessaires à l'accomplissement de tâches d'intérêt
Délibération RN 77/2014-3/9 général qui leur sont confiées par ou en vertu d'une loi, d'un décret ou d'une ordonnance ou de tâches reconnues explicitement comme telles par le comité sectoriel précité". 5. Le demandeur est une société anonyme de droit public encadrée par le Code wallon du Logement en son article 175, 1 er et peut être à ce titre considéré comme un organisme public au sens de l article 5 de la RN pour les informations qu il est habilité à connaître en vertu d une loi, d un décret ou d une ordonnance. 6. En outre, le traitement de données soumis à l appréciation du Comité s inscrit dans les missions légales du demandeur, tel qu il en ressort de l Arrêté du Gouvernement wallon du 15 décembre 2009 modifiant l Arrêté du Gouvernement wallon du 20 décembre 2007 portant règlement des prêts hypothécaires de la Société wallonne du crédit social et des Guichets du Crédit social, ainsi que de l article 2 de l Arrêté Royal du 7 juillet 2002 réglementant la Centrale des Crédits aux Particuliers. 7. Au vu de ce qui précède, la présente demande est recevable sur la base de l'article 5, premier alinéa, 2 de la RN pour autant que le demandeur n accède aux données demandées que dans le cadre de ses missions d intérêt général. 2. Loi du 8 décembre 1992 (LVP) 8. En vertu de l article 4 de la LVP, les données des registres ainsi que les informations du Registre national constituent des données à caractère personnel dont le traitement n est autorisé que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Les données à caractère personnel doivent en outre être adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. B. FINALITÉS 9. Dans le cadre des missions qui lui ont été confiées et reprises à l article 175, 2 du Code wallon du Logement telles qu énoncées au point 1 de la présente délibération, la SWCS doit notamment assurer la gestion financière et administrative du crédit hypothécaire social et assurer l accompagnement des candidats emprunteurs au crédit hypothécaire social. 10. Dans ce cadre, l Arrêté du Gouvernement wallon du 15 décembre 2009 modifiant l Arrêté du Gouvernement wallon du 20 décembre 2007 portant règlement des prêts hypothécaires de la Société wallonne du Crédit social et des Guichets du Crédit social prévoit différentes conditions pour les candidats emprunteurs et les documents à fournir par ceux-ci à la SWCS.
Délibération RN 77/2014-4/9 11. Ainsi, ces derniers doivent être inscrits au registre de la population ou en cours d inscription, ou inscrits au registre des étrangers avec une autorisation de séjour d une durée illimitée et être âgés de 18 ans au moins ou être mineur émancipé à la date d immatriculation de la demande de crédit. e dossier à fournir doit comprendre à tout le moins une copie de la carte d identité et une composition de ménage. 12. La SWCS est également tenue de communiquer le numéro de Registre national, la date de naissance, les noms et prénoms, le sexe, la date de naissance et le domicile de l emprunteur à la Centrale des crédits aux particuliers tel que le prévoit l article 5 de la loi du 10 août 2001 ainsi que l article 9 de son Arrêté d exécution du 7 juillet 2002. 13. Le Comité estime que les finalités précitées sont déterminées et explicites au sens de l'article 4, 1, 2 de la LVP et de l'article 5, deuxième alinéa de la LRN. Elles sont en outre également légitimes étant donné que les traitements de données à caractère personnel effectués en vue de ces finalités se fondent sur l'article 5, premier alinéa, c), e) et f) de la LVP. C. PROPORTIONNALITÉ 1. Quant aux informations du Registre national 14. Un accès est demandé aux informations mentionnées à l'article 3, premier alinéa, 1, 2, 3, 5, 8, 9, 10 et 13, de la LRN, à savoir les noms et prénoms, le lieu et la date de naissance, le sexe, la résidence principale, l état civil, la composition de ménage, la mention du registre dans lequel la personne est inscrite et la cohabitation légale. 15. A cet égard, le Comité constate que l accès aux données «nom et prénoms» est nécessaire afin de s assurer de l identité des candidats emprunteurs et constituent des données minimales de base pour constituer un dossier à son égard. Elles doivent également être communiquées à la Centrale des crédits aux particuliers par la SWCS 1. 16. L accès à la donnée «date de naissance» est nécessaire afin de déterminer l âge du candidat emprunteur qui doit être majeur, à l exception des cas de mineurs émancipés. Cette donnée doit être transmise à la Centrale des Crédits aux particuliers 2. Le «lieu de naissance» n est par contre pas nécessaire pour les finalités poursuivies par le demandeur. 1 Article 2, 1 er, 1, de l Arrêté royal du 7 juillet 2002 réglementant la Centrale des Crédits aux Particuliers. 2 Article 2, 1 er, 2, de l Arrêté royal du 7 juillet 2002 réglementant la Centrale des Crédits aux articuliers.
Délibération RN 77/2014-5/9 17. accès à la donnée «sexe» doit être communiquée à la Centrale des Crédits aux particuliers. ar ailleurs, l Arrêté de Gouvernement wallon du 30 août 2007 qui détermine les critères minimaux de salubrité prévoit en son article 18, 4 point 5 que le logement doit comporter un nombre suffisant de chambres de telle sorte qu un enfant de 10 ans ne doive pas partager sa chambre avec un enfant de sexe différent. 18. accès à la donnée «résidence principale» doit permettre à la SWCS de vérifier que la personne ayant obtenu le crédit occupe effectivement et personnellement les lieux pour lequel le crédit a été accordé. Cette donnée doit également être transmise à la Centrale des Crédits aux particuliers 3. 19. accès à la donnée «état civil» doit permettre à la SWCS de connaître le statut des candidats emprunteurs. Si le candidat est marié, il s agit de connaître le régime matrimonial. Si le régime est sous la communauté de biens ou séparation de biens les implications concernant les emprunteurs sont différentes (emprunt seul ou emprunt obligatoire des deux parties, présence nécessaire des deux parties à l'acte). 20. accès à la donnée «composition de ménage» permet de déterminer la catégorie de prêt et d augmenter le montant maximum empruntable. a composition de ménage est requise pour constituer le dossier provisoire prévu par l article 3 de l AGW du 15 décembre 2009. 21. accès à la donnée «mention du registre dans lequel la personne est inscrite» permet à la SWCS de déterminer si le candidat est inscrit dans un registre et lequel 4. 22. accès à la donnée «cohabitation légale» permet de vérifier si les personnes cohabitantes ont ou non fait une déclaration de cohabitation légale. Dans l affirmative, la présence du second cohabitant est nécessaire lors de la passation de l acte, si l emprunt n est sollicité que par l un d eux. 23. Le demandeur souhaite également être autorisé à obtenir la communication automatisée des modifications pour les données visées à l article 3, premier alinéa, 5 et 9, de la LRN, autrement dit pour la résidence principale et la composition de ménage. Les emprunts hypothécaires sont liés à l'adresse du bien et aux emprunteurs. Le changement de résidence ou la modification de la composition de ménage implique directement des conséquences sur les conditions du prêt. 3 Article 2, 1 er, 3, de l Arrêté royal du 7 juillet 2002 réglementant la Centrale des Crédits aux Particuliers. 4 Article 3 de l Arrêté du Gouvernement wallon du 15 décembre 2009 modifiant l Arrêté du Gouvernement wallon du 20 décembre 2007 portant règlement des prêts hypothécaires de la Société wallonne du Crédit social et des Guichets du Crédit social.
Délibération RN 77/2014-6/9 24. Le Comité fait observer au demandeur que pour pouvoir bénéficier de cette fonctionnalité, il doit disposer d un répertoire de référence. Ce répertoire sert de filtre afin que le demandeur ne reçoive que l information pertinente dans le cadre du traitement de ses dossiers. e Comité estime cependant que le demandeur ne doit pas nécessairement constituer ce répertoire de référence luimême. e Comité invite dès lors le demandeur à s intégrer dans un répertoire de référence existant auprès d un intégrateur de services. autre possibilité est que le demandeur communique les numéros du Registre national de toutes les personnes pour lesquelles il gère un dossier aux services du Registre national afin de recevoir en retour les données actualisées de ces personnes. 25. Vu la finalité poursuivie, le Comité estime qu'un accès aux données mentionnées à l'article 3, premier alinéa, 1, 2 (à l exclusion du lieu de naissance), 3, 5, 8, 9, 10 et 13, de la LRN est adéquat, pertinent et non excessif (article 4, 1, 3, de la LVP). Il en est de même de l accès aux mutations des données visées à l article 3, premier alinéa, 5 et 9, de la LRN. 2. Quant à la fréquence de l'accès et à la durée de l'autorisation 26. Un accès permanent est demandé. Le Comité constate que le suivi des dossiers d emprunt implique qu un contrôle puisse être effectué à tout moment. Dès lors, un accès permanent est approprié (article 4, 1, 3, de la LVP). 3. Quant au délai de conservation 27. Le Comité rappelle que les données ne peuvent pas être conservées pour une durée excédant celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées (article 4, 1, 5, de la LVP). 28. La SWCS précise que les données seront conservées durant toute la durée du crédit plus 5 ans. AGW du 15 décembre 2009 précise en son article 6 que la durée d un crédit s échelonne entre dix et trente ans, le crédit hypothécaire devant être totalement remboursé à l âge de 70 ans. a durée du crédit hypothécaire est fixée par la SWSC ou le Guichet du crédit social en fonction des revenus nets mensuels actuels et de l âge du demandeur. 29. En outre, l article 8 de l AR du 5 février 1993 prévoit que les documents et renseignements de crédit doivent être conservés en Belgique pour le contrôle pendant cinq ans au moins après la fin du crédit5. 5 Arrêté royal du 5 février 1993 portant diverses dispositions d'exécution de la loi du 4 août 1992 relative au crédit hypothécaire.
Délibération RN 77/2014-7/9 30. Le Comité en déduit qu'il s'agit d'un délai de conservation approprié à la lumière de l'article 4, 1, 5, de la LVP. 31. Le Comité fait néanmoins remarquer qu'en pratique, on peut faire une distinction entre différents modes de conservation. Le traitement d'un dossier en cours requiert une conservation de données telle qu elles soient disponibles et accessibles aux membres du personnel chargés de la gestion du dossier. Dès qu'un dossier peut être archivé, le mode de conservation choisi ne doit conférer aux données qu'une disponibilité et une accessibilité limitées. Dès que la conservation n'est plus utile, les données doivent être détruites. 4. Usage interne et/ou communication à des tiers 32. Le demandeur précise que les données demandées seront utilisées en interne par les responsables du service et les gestionnaires de dossier du «service octroi» dans le cadre de la gestion des dossiers des candidats emprunteurs. 33. Selon la demande, les données sont communiquées à la Centrale des Crédits aux particuliers conformément à la loi du 10 août 2001 relative à la Centrale des crédits aux particuliers. 34. Le demandeur indique également qu une communication de données sous forme anonyme se fait vers l administration du Gouvernement wallon à des fins statistiques. 35. Le Comité en prend acte. 5. Connexions en réseau 36. D'après la demande, il apparaît qu'aucune connexion en réseau ne sera établie sur la base du numéro d'identification. 37. ar souci d'exhaustivité, le Comité attire l attention sur le fait que : si des connexions en réseau devaient être réalisées ultérieurement, le demandeur devra l'en informer au préalable ; le numéro d'identification du Registre national ne peut de toute façon être utilisé dans des relations avec des tiers que pour autant que cela s'inscrive dans le cadre des finalités pour lesquelles ces derniers ont également été autorisés à utiliser ce numéro.
Délibération RN 77/2014-8/9 D. SÉCURITÉ 1. Conseiller en sécurité de l information 38. L'identité du conseiller en sécurité de l'information a été communiquée et selon les informations communiquées, cette personne peut être acceptée comme conseiller en sécurité. 2. Politique de sécurité de l'information 39. Il ressort des documents transmis que le demandeur dispose d'une politique générale de sécurité. Le Comité en a pris acte. 3. Personnes qui ont accès aux données et liste de ces personnes 40. Ainsi que le prescrit l'article 12 de la LRN, le demandeur doit dresser une liste reprenant les personnes qui ont accès aux informations communiquées du Registre national. Cette liste sera constamment actualisée et tenue à la disposition du Comité. Le Comité rappelle que les personnes figurant sur cette liste doivent en outre signer une déclaration par laquelle elles s engagent à préserver la sécurité et le caractère confidentiel des informations. 41. Par ailleurs, le Comité souligne que quelle que soit la personne qui dispose en interne d'un accès au Registre national, le demandeur doit élaborer les procédures nécessaires de manière à enregistrer, pour chaque consultation du Registre national, le dossier dans le cadre duquel la consultation a eu lieu afin de pouvoir vérifier par la suite s'il y avait un fondement suffisant à cet effet. PAR CES MOTIFS, le Comité 1 autorise, pour une durée indéterminée, le demandeur, aux conditions exposées dans la présente délibération et en vue des finalités mentionnées au point B, à disposer d'un accès permanent aux informations mentionnées à l'article 3, premier alinéa, 1, 2 (à l'exception du lieu de naissance), 3, 5, 8, 9, 10 et 13 de la LRN, ainsi qu'à obtenir la communication des modifications futures apportées aux données "lieu de résidence principale" et "composition de ménage";
Délibération RN 77/2014-9/9 2 stipule que lors de toute modification ultérieure de l organisation de la sécurité de l information pouvant avoir un impact sur les réponses données au questionnaire sécurité fourni au Comité (désignation du Conseiller en sécurité et réponses aux questions relatives à l organisation de la sécurité), le demandeur adressera au Comité un nouveau questionnaire relatif à l'état de la sécurité de l'information complété conformément à la vérité. Le Comité en accusera réception et se réserve le droit de réagir ultérieurement, s'il y a lieu ; 3 stipule également que lorsqu'il enverra au demandeur un questionnaire relatif à l'état de la sécurité de l'information, celui-ci devra compléter ce questionnaire conformément à la vérité et le renvoyer au Comité. Ce dernier en accusera réception et se réserve le droit de réagir ultérieurement, s'il y a lieu. Administrateur f.f., La Présidente, (sé) Patrick Van Wouwe (sé) Mireille Salmon