Un exemple de projet commenté : Le «Boss Dating» Ce projet est un cas réel mené par une de vos camarades du CNED en 2011. Il n a pas valeur de modèle dans la mesure où il comporte une partie importante de prospection, évaluable en E4 et non en E6. Cet exemple a d ailleurs été retenu pour faire la part des choses entre les 2 épreuves. Faut-il rédiger ou détailler à ce point le projet? Probablement pas, s agissant d un entretien de 20 minutes (durée maximale de la partie consacrée au projet). Mais, «qui peut le plus peut le moins» : dans un premier temps, une préparation écrite approfondie de votre méthodologie vous permettra d être plus rigoureux et de ne rien oublier d important. Ensuite, il vous suffira de synthétiser le mieux possible votre démarche et de sélectionner les supports (annexes) utiles, dans la perspective de l oral. Ainsi, vous serez en mesure de présenter l essentiel de votre projet en quelques minutes, puis, si on vous le demande, de dérouler plus en détail une facette de celui-ci. 1. Prise en charge du dossier annonceur : Note de cadrage du projet à reconduire «Boss Dating» o o Déclencheur du projet : Agence de communication «Com Une Idée», petite agence implantée à Lattes (34). Elle propose différents services de communication (PAO, événements). Demande de l annonceur : reconduire le concept de soirée Boss Dating et amplifier la sixième édition qui aura lieu le 24 février 2011. o Contexte du projet de communication : L événement a été imaginé par l association «Boss Dating», association créée par l agence de communication Com Une Idée, dans le but d organiser des soirées entre chefs d entreprise. L objectif principal de l agence, était de communiquer auprès des entreprises de l Hérault, afin de fidéliser et recruter de futurs clients. Grâce à cette initiative et à son succès, l agence a développé sa notoriété et a été amenée à signer de nombreux contrats avec de nouveaux clients, dont la plupart lui sont restés fidèles. Commentaire [pc1]: Tout commence toujours par un brief (écrit ou oral) de l annonceur (ici, l agence elle-même. Quand le brief est oral (simple demande initiale) il faut reformuler les choses pour bien formaliser les attentes de l annonceur et délimiter les engagements du chef de projet (vous) : c est le rôle de la note de cadrage (ou contre-brief) Commentaire [pc2]: Pourquoi passer par une association? Plusieurs raisons possibles : - pour isoler comptablement cette opération des activités de l agence ; - pour donner un caractère d utilité économique légitimant mieux cette manifestation (une association ne fait pas de bénéfices) ; -pour ouvrir l organisation à d autres personnes et institutions ; - pour «avancer «masqué» (dans le cas où l agence ne voudrait pas que ses intentions commerciales soient trop visibles). 1
o Budget : environ XX euros. o Planning prévisionnel de travail (la soirée a eu lieu le 24 février 2011): - J-3 mois : Conception de l événement (étude de faisabilité, création des outils de communication et prospection) ; - J-2mois : Mise en œuvre de la communication et de la prospection - J- 2 mois : Organisation de la soirée (recherche du lieu, des prestataires) - J-21 jours : Relances, confirmations, encaissements, ajustements avec les prestataires - J : Mise en place de la soirée le jour J et gestion des imprévus -J+1 J+10 : Bilan de la soirée, suivi et fidélisation des participants o Contraintes créatives : respecter dans ses grandes lignes la communication antérieure : cf ci-dessous la communication des Boss Dating précédents Le logo Affiche 2009 Affiche 2010 2
2. Méthodologie du Projet «Boss Dating» Phase 1 : Bilan des éditions précédentes Est-il opportun de reconduire ce projet? 1. Retour sur l idée initiale : A l origine, plusieurs idées avaient été évoquées. Puis, une d entre elles avait émergé : organiser une soirée originale Business to Business, récupérant le concept de «Speed Dating» («une minute pour rencontrer l âme sœur!»). pour développer la clientèle de l agence et fidéliser ses clients actuels : les participants ont une minute pour rencontrer un futur client, fournisseur ou collaborateur, etc. Au cours de la soirée, ils ont la garantie d avoir rencontré au moins 16 entreprises et de repartir avec le fichier de tous les participants (le «book»). L agence a préféré avancer «masquée» en créant une association (à but non lucratif, donc) : l Association «Boss Dating». La soirée se déroule toujours au sein d un lieu de prestige dans une atmosphère détendue et chaleureuse. Un cocktail de bienvenue est offert aux invités, il est suivi d une animation «surprise» et enfin une tombola et un buffet dinatoire leur seront proposés. Commentaire [pc3]: Quand un projet est totalement neuf, une phase préliminaire permet de réfléchir au concept à imaginer (Recherche de l idée) pour répondre aux objectifs de l annonceur. Quand l événement existe déjà, il est bon de faire un retour critique sur son idée de départ et les résultats obtenus par le passé. On peut le voir (et le rédiger) comme un bilan classique (interne-externe) Commentaire [pc4]: La gratuité n est pas de ce monde! Bien repérer les motivations de l annonceur. Nous sommes ici typiquement dans du marketing relationnel : une opération à la fois conviviale et à finalité professionnelle. N hésitez pas à montrer un tableau comparatif des différentes idées qui ont été imaginées. 2. Intérêt de l événement : Intérêt pour l agence : trouver de nouveaux clients et fidéliser les anciens, tout en développant sa notoriété. Intérêt pour les participants : rencontrer d autres chefs d entreprise afin de développer leur clientèle, tout en passant une soirée agréable. 3. Veille et examen critique d autres événements Business to Business : Voir Annexe 1 Résultat de cette veille : Concurrent direct : le «Speed Dating Professionnel», organisé par le Club de Montpellier Athlétisme. De nombreux concepts voisins existent, mêlant convivialité et contacts professionnels. Ils sont souvent liés à des réseaux professionnels (CCI, Medef) et donc réservés à leurs membres. Le nôtre reste assez original et ouvert. 4. Diagnostic : Évaluation du concept au bout de 5 ans d existence : L association «Boss dating» est expérimentée, mais elle doit gagner en légitimité en se renforçant (plus de moyens et plus de partenariats avec les associations professionnelles). Commentaire [pc5]: Ce benchmarking (veille concurrentielle) est toujours utile pour récupérer (sans les copier pour autant) de bonnes idées chez les autres. Inutile en effet, de vouloir toujours tout réinventer. Cela permettra d affiner la piste retenue et probablement de l enrichir en confrontant plusieurs idées voisines. C est aussi l occasion de réfléchir à un positionnement différenciateur. Commentaire [pc6]: Le diagnostic sort du bilan les points fort essentiels sur lesquels la communication pourra s appuyer, et les points les plus faibles à combattre. Ensuite, il précise le rôle que devra jouer la communication. 3
Le boss dating concerne surtout des petites (et probablement jeunes) entreprises (en recherche de clients) et semble moins pertinent pour des entreprises bien installées ou pour des entreprises recherchant des fournisseurs. Bien que concurrencé, le concept reste intéressant et mérite d être reconduit ; mais il faudra à l avenir de le faire évoluer vers un contenu plus attractif et/ou plus festif. Rôle à donner à la communication : asseoir encore plus la légitimité et l intérêt économique de cet événement BtoB pour la région, en s appuyant particulièrement sur ses 5 ans d existence et les résultats positifs qu il a entrainés pour ses participants lors des éditions précédentes. Commentaire [pc7]: Ici, c est la dimension intégrative de la communication qui compte : donner le sentiment à ces entrepreneurs qu ils vont rejoindre un réseau performant d entrepreneurs dynamiques et à l affut des bonnes opportunités 5. Problématiques de communication Les problématiques sont donc nombreuses. Par exemple : Comment donner au Boss Dating une attractivité plus importante alors que l annonceur manque de légitimité et que le concept semble surtout pertinent pour les petites entreprises? Phase 2 : Étude de faisabilité du projet : L opportunité de reconduire ce projet a été validée. Il faut à présent en évaluer les contraintes techniques et financières. 1. Cahier des charges techniques de la soirée : Voir Annexe 2 2. Cibles et plan de communication envisagé pour les atteindre : Les cibles principales sont les participants potentiels à la soirée, c'est-à-dire : des entreprises de service aux professionnels, les anciens participants des précédents Boss Datings, et les clients de l agence. Pour la plupart, ils sont situés dans le département de l Hérault. Nous disposons de leur adresse dans notre fichier. Pour les atteindre, nous les prospecterons par Marketing direct : voir infra. Les cibles secondaires sont : - les professionnels faisant partie de réseaux sociaux (publication d articles sur Facebook et Viadeo), - les commerçants et artisans de Lattes, où l annonceur est implanté (distribution de flyers et affichage dans leur commerce); - les réseaux professionnels de l Hérault : «Mill Energies», le Medef de l Hérault et la CCI de Montpellier, le club des «Créatrices 34» (MD et distribution de flyers lors de leurs réunions) Commentaire [pc8]: Avant de valider un projet, il faut en faire une étude de faisabilité ou au moins, d opportunité. L étude de faisabilité est centrée sur les coûts et les contraintes (Peut-on le faire?) et concerne surtout l organisateur. L étude d opportunité fournit plutôt des raisons de participer (Doit-on le faire?) à des partenaires extérieurs (ex : une direction nationale d une banque) Commentaire [pc9]: Par son statut «caméléon», entre communication et outil de prospection et de vente, le Marketing direct risque de vous amener à glisser vers l épreuve E4, ce qui serait incorrect. A vous de bien rester tourné vers le projet et de citer, sans les développer, les opérations de MD. 4
- la presse locale /régionale et la presse magazine (envoi de communiqués de presse). Ce sont des relais qui permettront de donner plus de visibilité et de crédibilité à cette soirée. 3. Plan de prospection envisagé : La communication ne suffira pas pour recruter des participants : une opération de prospection par Marketing direct s impose (e-mailing et phoning), moyen direct, rapide, personnalisé et peu coûteux. Les étapes nécessaires : Commentaire [pc10]: A citer donc, mais sans développer. A exploiter en E4. Création et qualification du fichier de prospects ; Création et envoi d e-mailing ; Phoning et relance téléphonique suite aux e-mails 4. Budget prévisionnel de la soirée : Voir Annexe 3 Coût total estimé à 2500. Pour atteindre le seuil de rentabilité, il faut recruter 56 participants à 45 la place. 5. Planning prévisionnel de l organisation du projet : Voir Annexe 4 6. Validation du projet Présentation du projet à la responsable de l Agence, corrections et validation. Commentaire [pc11]: Un prévisionnel n est pas précis : il donne des grandes masses pour estimer l ordre de grandeur du coût du projet. Commentaire [pc12]: Le planning ne peut pas être précis en début de projet. Mais il faut cependant s obliger à en avoir un très tôt, pour se donner un cap à suivre : on le précisera au fur et à mesure. Phase 3 : Préparation de la communication et de la prospection : 1. Rédaction de la «Copy Stratégie» : a. Choix des cibles : Commentaire [pc13]: Pas de création de supports de communication sans rédaction préalable des instructions créatives («Brief créatif», «copy stratégie», «Plan de travail créatif») qui encadreront le travail des créatifs. Cibles principales : Les entreprises de services aux professionnels (location de véhicules, location de locaux, maintenance et sécurité informatique, création de sites internet ) de l Hérault. Ces dernières peuvent-être très intéressées, car les professionnels présents lors de la soirée représenteront pour eux une clientèle potentielle. Les anciens participants des précédents Boss Dating. Ce sont des personnes plus faciles à convaincre, car elles connaissent le concept de la soirée et sont assurées de sa crédibilité. Les clients de l agence de communication. Ils ont déjà entendu parler de la soirée et font confiance à la responsable de l agence. 5
Cibles secondaires : Les artisans et commerçants de Lattes (lieu où est située l agence de communication). Ils connaissent l agence et sa responsable, ce qui crédibilise la soirée. De plus, ils auront la possibilité d y rencontrer de futurs clients ou fournisseurs. Les relais influents : les associations patronales et professionnelles o Mill Energies (Association regroupant les entreprises de la zone du Millénaire sur Montpellier) : peut préconiser la soirée à ses membres. o Le Medef et la CCI, peuvent également préconiser la soirée à leurs membres. o Association «Créatrices 34». Les membres inscrits à cette association sont des créatrices d entreprise, elles peuvent donc être très intéressées par la soirée. Presse régionale et locale (Midi Libre et La Gazette, Layalina). Ce sont de bons supports-relais, lus par des particuliers et professionnels de Montpellier et ses alentours. b. Choix des objectifs : Objectifs cognitifs : o augmenter la notoriété du Boss Dating, car il est encore peu connu par les entreprises du département ; o démontrer son efficacité et susciter l intérêt : rappeler aux prospects que lors des précédentes soirées, certains professionnels ont eu des retombées positives (acquisition de nouveaux clients, mise en place de partenariats ). Commentaire [pc14]: Il s agit bien et seulement d objectifs de communication (et non d objectifs commerciaux ou managériaux) Objectifs affectifs : o le Boss Dating peut-être mal interprété et confondu avec le «Speed Dating», ce qui le rend peu crédible aux yeux des professionnels. La multiplication des concepts déclinant le speed dating brouille également la perception. C est pourquoi, il faut créer une image sérieuse (mais attractive) qui le distingue du «Speed dating» et qui gomme les aspects les plus superficiels des concepts professionnels qui s en inspirent (job dating). Objectifs conatifs : o Inciter les chefs d entreprise à demander des informations sur la soirée o les inciter à s inscrire à la soirée et à en parler autour d eux o inciter les réseaux professionnels et la presse écrite à relayer l information c. Choix d un positionnement : Le Boss Dating, c est l événement convivial et ouvert, accélérateur de relations commerciales à valeur ajoutée pour les PME de l Hérault. Signature possible : «Association Boss Dating, Génératrice de relations d affaires pour les PME» Commentaire [pc15]: Que faut-il positionner? L agence ou l événement? Les deux probablement. Cependant, l Agence s est visiblement mise en retrait. Sa communication antérieure ne la cite jamais. De plus, elle a même créé une association «Boss Dating» pour donner un caractère plus institutionnel et moins commercial à sa démarche, ce qui est fréquent dans les réseaux professionnels. Il faut donc «entrer» par l événement. Commentaire [pc16]: La signature est le «slogan» récurent de l annonceur qui traduit en message créatif le positionnement pour les besoins des supports de communication (affiche, spot, mailing ) 6
Justification : C est un positionnement crédible et durable : les éditions antérieures le démontrent. C est un positionnement attractif, car il sera proposé aux invités différentes animations au sein d un cadre convivial et chaleureux (concept différent des relations BtoB habituelles) : un cocktail de bienvenue, une animation surprise, une dégustation de vin, ainsi qu un buffet dinatoire. Enfin, il répond à l attente des chefs d entreprise de multiplier les opportunités de rencontres de clients potentiels : c est donc un moyen facile et peu onéreux de nouer des contacts commerciaux (les invités repartent avec les coordonnées des 60 participants). Commentaire [pc17]: On utilise 4 critères pour défendre la pertinence d un positionnement : -crédible (réaliste) -attractif (au regard des motivations et attentes des cibles) -distinctif (vis-à-vis des concurrents) -durable (le positionnement doit pouvoir durer dans le temps) C est un positionnement distinctif, car le concept est original et ouvert ; il se distingue des autres événements BtoB du département qui supposent d appartenir à un réseau (ex : être membre de la CCI, du Medef ). Tous les participants connaissent la finalité de la soirée : ils ont donc tous besoin de trouver des partenaires (dans les réseaux, les motivations sont variables et moins ciblées). d. Stratégie créative : Promesse : Le Boss Dating vous garantit de rencontrer des chefs d entreprise du département de tous secteurs d activité et pourrez rapidement nouer des contacts commerciaux, le tout dans une ambiance conviviale et détendue. Slogan possible : «Boss Dating : on n a jamais fait mieux pour trouver facilement des partenaires commerciaux dans l Hérault!» Preuve : o Présence d une soixantaine de chefs d entreprise soucieux de trouver des partenaires ; o Rencontre en face à face d une trentaine de chefs d entreprise ; o Dégustation de vin et buffet dinatoire pour consolider leurs rencontres ; o Remise des coordonnées de tous les participants. Ton : en cohérence avec la cible B to B, le lieu de la soirée et la notion de temps («une minute pour trouver un futur client»). Contraintes : o Respect de la charte graphique «Boss Dating» des années précédentes; o logo + photo du Château de Flaugergues o Budget pour l impression des outils et supports de communication : 17 % du budget Commentaire [pc18]: Alors que le positionnement définit l identité voulue de cet événement (le Boss Dating, c est..), la promesse formule le bénéfice que vont en retirer les cibles (le Boss Dating vous offre, vous promet, vous donne ). Commentaire [pc19]: Le slogan est le message créatif exprimant la promesse pour les besoins des supports de communication Commentaire [pc20]: Les contraintes créatives, seulement, que devra respecter rigoureusement l équipe créative Charte graphique que devront respecter tous les outils de communication et de prospection : Le nom de l événement : «The Boss Dating» ; Le slogan : «1 mn pour trouver un futur client» ; 7
Le logo La couleur : L arrière-plan sera divisé en deux couleurs : le bleu et le blanc (couleurs dominantes). Les textes (programme de la soirée, le lieu, la date ) seront rédigés en noir. Enfin, les informations importantes (les horaires, l adresse du lieu, le numéro de téléphone et l adresse mail pour réserver, et le slogan) seront en rouge ; Les caractères : - «Myriad pro» pour le nom de l évènement, le slogan, le programme, le bulletin d inscription, le numéro de téléphone et l adresse e-mail de l agence, et les frais d engagement. - «Palatino» pour la date et le nom du lieu où doit se dérouler la soirée. - «Optima» pour l adresse de l agence. À insérer obligatoirement : le logo du Château de Flaugergues ou une photo. 8
2. Stratégie de moyens 2.1 Outils de prospection et de communication retenus par cibles : Outils de prospection en bleu, de communication en jaune. Cibles principales Cibles secondaires Qui Où Comment Dans les Phoning pages jaunes. Chefs d entreprise de services aux professionnels sur Montpellier et ses alentours. Anciens participants aux précédents Boss Dating. Clients de l agence. Artisans et commerçants de Lattes. Professionnels présents sur les réseaux sociaux. Mill Energies CCI et Medef de l hérault. Association Créatrices 34. Presse régionale et locale. Presse magazine Listings de l agence. Listings de l agence. À Lattes. Sur Facebook et Viadéo. Quartier du Millénaire sur Montpellier. E-mailing, suivi de phoning. E-mailing, suivi de phoning. Distribution d affiches et de bulletins d inscription. Publication d articles (mis à jour chaque semaine sur Facebook). E-mailing + Phoning. Montpellier E-mailing + Phoning. Montpellier Distribution de bulletins d inscription lors d une de leurs réunions. Au Midi Libre et à la Gazette sur Montpellier. Layalina sur Montpellier. Envoi de communiqués de presse. Envoi d un communiqué de presse. Commentaire [pc21]: Outils de prospection à ne pas présenter pendant E6. A utiliser par contre en E4 car ils concernent bien la vente d une solution de communication à des clients professionnels de cette agence communication. 9
2.2 Outils et supports de communication finalisés Différents supports : Voir Annexe 5 Logo, badge, signalétique Affichettes Mailing, invitations-bulletins d inscription Panneaux de placement Création du book Participants : Voir annexe 10 Relations presse : Création d un communiqué de presse (voir Annexe 7) à destination de la presse magazine («Layalina») et de la presse régionale et locale («La Gazette», «Le Midi Libre»). Le but était de médiatiser l évènement pour le rendre plus crédible aux yeux des professionnels et ainsi les inciter à s y inscrire. À envoyer un mois avant la soirée. 2.3 Préparation des outils de prospection Voir Annexe 6 a. Constitution et qualification du fichier de prospection, classé par secteur d activité (listing et cartes de visite de l agence + recherche dans les Pages Jaunes) : b. Argumentaire (préalable à la création des e-mails et au phoning) : c. Guide générique de traitement des objections (préalable au phoning) : d. Rédaction de l e-mailing (y joindre la feuille de présentation de la soirée, ainsi que le bulletin d inscription) e. Script téléphonique de relance (après avoir envoyé e-mail) f. Guide de traitement des objections lors de la relance (après envoi d e-mail) : g. Tableau de reporting journalier: Commentaire [pc22]: A ne pas présenter en E6. A réserver pour E4 2.4 Mise en œuvre de la prospection et résultats obtenus : a. Objectifs de prospection : Objectifs quantitatifs : un peu plus de 60 participants (au cas où il y aurait des annulations de dernière minute ). Il faut absolument un nombre pair. Objectifs qualitatifs : des entreprises de tous secteurs d activité pour que les rencontres soient intéressantes pour les participants (pas plus de deux entreprises du même secteur). Éviter les entreprises de communication (entreprises concurrentes à l agence). b. Entretien téléphonique : c. Les principales difficultés rencontrées et les solutions adoptées : d. Bilan quantitatif et qualitatif de la prospection : e. Liste des participants, confirmation des inscriptions et suivi des règlements : 10
Phase 4 : Organisation de la soirée : Elle s est déroulée en parallèle de la phase 3 1. Animations : demande de devis et choix final : a. Différentes idées d animation : Commentaire [pc23]: Le choix d une prestation suppose de comparer des offres différentes et des devis Animations Danseuses orientales Dégustation de vin Défilé de mode Musiciens DJ Contraintes que devra respecter l animation Aucune contrainte particulière et possibilité de répartir les danseuses dans les trois salles où seront installés les participants. L animation devra débuter lorsque tous les participants seront installés. Aucune contrainte particulière car le château de Flaugergues s en occupe (salle et service mise à disposition). Prévoir une pause d environ trente minutes. Valorisant pour le prestataire. Lourd à organiser. Il faut prévoir un espace assez grand pour le défilé et un endroit où les mannequins puissent se changer. Prévoir un espace assez grand pour les musiciens et leur matériel. Ne peut pas durer toute la soirée, car trop bruyant avec le bruit des conversations. La musique et le bruit des conversations tout au long de la soirée risquent de fatiguer les participants. b. Choix final des animations : Le choix final se porte sur la dégustation de vin (mise en place d un partenariat avec l endroit qui nous accueille, donc aucune organisation particulière à prévoir), ainsi que sur les danseuses orientales. Cette animation ne demande aucune contrainte particulière. De plus, les danseuses auront la possibilité de se déplacer librement dans les trois salles où seront répartis les invités. Demande de devis par téléphone à la «Compagnie Belly ssima» et aux «Danseuses de Sinai», car ces deux troupes se trouvent sur Montpellier (moins de frais de déplacement) et ont une bonne notoriété. Les tarifs de ces deux prestataires étant sensiblement les mêmes (pour trois danseuses), et ma responsable ayant déjà travaillée avec la Compagnie Belly ssima et étant satisfaite de leur prestation, nous avons opté pour cette dernière. 2. Traiteur : demande de devis et choix final : Les recherches ont été mené grâce aux Pages jaunes et à Google, et nous ont permis de trouver six traiteurs correspondants à nos attentes : la diversité et l originalité des mets proposés, les tarifs, et les frais de déplacement. 11
Nous avons donc demandé des devis à partir du site internet de six traiteurs : - Amis Traiteur - Traiteur Grand - Cabiron Traiteur - Traiteur des garrigues - Reynaud Traiteur - Yvan Authentique Traiteur Notre choix final s est porté sur «Amis Traiteur», car il avait le meilleur rapport qualité/prix et ils ont su répondre à toutes nos attentes et questions. De plus, ma responsable avait déjà fait appel à lui lors d un précédent Boss Dating et elle n avait pas été déçue par sa prestation. 3. Suivi des prestataires et derniers ajustements : Voir Annexe 9 4. Finalisation et impression du Book: Voir annexe 10 Ce book contient les coordonnées de tous les participants et sera disposé sur chaque table avant le début du Boss Dating, afin de faciliter les prises de contact. Commentaire [pc24]: Piloter un projet, c est assurer l interface entre différents intervenants et réussir à coordonner leurs interventions et garantir le résultat attendu. C est aussi assurer le suivi, relancer, vérifier, ajuster les commandes de prestations en fonctions des difficultés) 5. Planning définitif du projet: Voir Annexe 8 Phase 5 : déroulement de la soirée en photo : Voir Annexe 11 Commentaire [pc25]: Gérer, c est prévoir : il faut donc planifier son organisation le plus précisément possible : de manière globale au début (repérer les grandes étapes), puis détaillée par la suite. Prenez l habitude d utiliser un outil informatique comme Gantt Project (gratuit) 12
Phase 6 : suivi et fidélisation des participants : Voir Annexe 12 1. Mailing de remerciement auprès des participants 2. Questionnaire de satisfaction pour les participants de la soirée : Pour ce sixième Boss Dating, le questionnaire prévu n a pas été envoyé aux participants, car malgré son succès, cette soirée ne sera sûrement plus reconduite par l agence de communication Com Une Idée. Exemple d un questionnaire que nous aurions pu envoyer aux participants (questionnaire d un précédent Boss Dating) 3. Derniers encaissements et règlement des prestataires : Les derniers encaissements des participants ont été réglés le soir même de la soirée, lors de l accueil des participants. Le règlement des prestataires (traiteurs et danseuses) a été pris en charge par mon maître de stage. 4. Suivi des relations presse : Voir Annexe 13 À ce jour, aucun article n a été publié après la 6 ème édition de ce Boss Dating. (A titre d exemple de retombée presse : Article du Midi Libre de la 4 ème édition du Boss Dating qui s est déroulé au domaine du Golf à Fabrègues) 3. Bilan général du déroulement du Boss Dating 2011 Bilan des organisateurs (problèmes rencontrés) : - Trois participants ne se sont pas présentés, il a donc fallu réorganiser les rencontres à la dernière minute - Lors du deuxième tour, il y a eu une erreur de placement : il a donc fallu déplacer certains invités, le plus discrètement possible. - Nous avons remarqué qu au fil de la soirée, les participants se fatiguaient (à cause de la cadence notamment) et avaient de plus en plus de mal à tourner au signal. 13
Bilan des participants : Motifs de Satisfaction : - D après les retours reçus, la grande majorité des participants a passé une soirée agréable et riche en rencontres professionnelles. Certains ont même eu rapidement des retours commerciaux (clients, partenariats, ou fournisseurs potentiels). - Les animations ont été appréciées et ont permis de détendre l atmosphère : les danseuses orientales, la dégustation de vin, le buffet dinatoire et le cocktail de bienvenue. - Une soirée intéressante pour les chefs d entreprise qui n ont pas le temps de développer leurs réseaux professionnels. Critiques émises : - Temps de discussion trop court. - Soirée assez longue (tombola notamment). - Impossibilité de pouvoir rencontrer la totalité des participants lors du Boss Dating - Certaines personnes prenaient le temps de parole des autres. Bilan final : - Objectifs quantitatifs/qualitatifs atteints? L objectif quantitatif n a finalement pas été totalement atteint : seulement 57 participants, au lieu des 60 prévus initialement. L objectif qualitatif a, quant à lui, été totalement atteint : les représentants de grandes organisations étaient présents (le Medef et Mill Energies), et les secteurs d activités étaient très diversifiés (restauration, assurance, banque, conciergerie, service à la personne et aux professionnels, création de bijoux, vente d escargots ). - Modifications à envisager? Envisager un temps de discussion par personne plus long. Mais dans ce cas-là, réduire le temps consacré aux discours. Rajouter sur les flyers et affiches : «Pour toute annulation de dernière minute, aucun remboursement ne sera effectué.» - Événement à reconduire? Le Boss Dating demanderait à être reconduit, étant donné son succès et son efficacité commerciale selon les participants et l agence. Cependant, il serait judicieux de «muscler» son équipe d organisation (s appuyer sur les réseaux professionnels) et son contenu afin d attirer de plus grosses entreprises et fidéliser les participants des éditions précédentes (voir Diagnostic). Cependant, une nouvelle édition ne se fera peut-être pas, car l agence a décidé de se diversifier et de consacrer plus de temps au développement de nouveaux projets. 14
Point de vue de l enseignant, observateur extérieur Ce cas est révélateur des stratégies utilisées par les agences pour recruter et fidéliser leurs clients : sur un marché de la communication de plus en plus concurrentiel, premier secteur à être touché en cas de récession économique, il devient de plus en plus difficile de travailler sans créer des opérations de relations publiques (ou au moins y participer). Même quand elles ne concernent qu une centaine de personnes, ces opérations événementielles sont lourdes à mettre en place (3 mois à 1 an) et nécessitent un pilotage très rigoureux et une vigilance de tous les instants dans la dernière ligne droite pour éviter de mauvaises surprises. Les étudiants qui sont attirés par l événementiel doivent s en rendre compte : organiser une manifestation, c est passer son temps à régler des problèmes concrets et à manager des intervenants extérieurs plus ou moins impliqués dans la réussite du projet. Il faut donc beaucoup de ténacité et de rigueur dans l organisation, pour un résultat toujours incertain : un événement est toujours «un moment de vérité». La position de l annonceur est ici inconfortable et ambiguë. Ni l agence, ni l association «Boss dating» ne semblent avoir acquis une légitimité suffisante pour espérer élargir considérablement le nombre de participants. N étant pas principalement une agence événementielle, l agence Com Une idée semble perdre beaucoup d énergie dans l organisation de cette manifestation. La logique de l Association professionnelle doit être poussée plus loin : il faudrait établir des partenariats avec d autres institutions pour obtenir une reconnaissance suffisante auprès des entreprises et accéder du même coup à un public plus large et à des budgets plus importants. Cependant, le concept de Boss dating reste original et il n a pas été véritablement reproduit ou contesté par les concurrents. L expérience de l agence organisatrice, le soin apporté à la préparation et au marketing relationnel nécessaire pour décider les participants a porté ses fruits. Mais, c est un travail lourd à organiser, pour des résultats à long terme difficiles à évaluer (recrutement de nouveaux clients et fidélisation des anciens pour l agence). La dimension festive oblige à se renouveler : il faut donc chaque année convaincre un nouveau domaine viticole d être partenaire, et il faut proposer de nouvelles animations. Enfin, les participants seront toujours plus difficiles à trouver et conserver : ceux qui ont besoin de clients sont surtout de petits entrepreneurs avec peu de moyens et beaucoup d exigences sur l efficacité de ces opérations : si ces soirées ne donnent pas grand chose, ils ne reviendront pas. Ces entrepreneurs seront attirés par la présence de plus grosses PME susceptibles de leur donner du travail. Mais ces grosses PME, bien implantées, n ont pas vraiment besoin de ce type de démarche pour développer leurs affaires. Pour attirer et fidéliser ces entrepreneurs, il faudra soit leur garantir une soirée vraiment agréable et étonnante, soit ajouter un contenu professionnel encore plus riche (par ex : aide à la création d entreprise, à l innovation, à l exportation grâce à la présence d experts, de personnalités influentes de l économie locale, d investisseurs ou d un invité animateur charismatique : Daniel Herrero, Louis Nicolin). 15
Ces éléments expliquent probablement en partie le choix fait actuellement de ne pas reconduire le Boss dating en 2012. Les manques de cette communication : - La dimension relationnelle (marketing direct) est effectivement décisive pour aller chercher des participants (et particulièrement en BtoB). - Cependant, avec plus de moyens financiers, on aurait pu réaliser une communication média de proximité (achat d espace dans la Presse quotidienne locale, radios France Bleu Hérault-, et de l affichage sur du mobilier urbain abribus, «Sucettes»- de l agglomération) : celle-ci aurait donné plus de visibilité à l événement et aurait permis aux organisateurs de nouer plus facilement des partenariats (accéder aux moyens médias, c est démontrer qu on «joue dans la cour des grands»). -De même, avec plus de notoriété, l événement aurait intéressé encore plus la presse : les retombées auraient été plus nombreuses. 16
Annexes Annexe 1 : Veille et examen critique d autres évènements BtoB dans l Hérault Résultats des informations trouvées sur Internet grâce au moteur de recherche Google et classées dans un tableau selon des critères de sélection. Soirées Pertinence? Attractif? Cher? Apéros Entrepreneurs : permet de rencontrer d autres créateurs ou entrepreneurs et d échanger des informations lors d un apéro convivial et agréable. Deux entrepreneurs ont lancé cette soirée qui s est développée dans toute la France. Site Internet : aperoentrepreneur s.com ** Les lieux dans lesquels se déroulent les soirées sont agréables (exemple : le restaurant Oze Wok sur Montpellier). De plus, les rencontres se déroulent lors d apéritifs. ** L accès est gratuit, à l exception des consommations (les prix restent raisonnables). ** Afterwork : rencontres entre professionnels (dirigeant, cadre, commercial..) en semaine après le travail dans des lieux branchés. Soirées très répandues, organisées dans de nombreux bars ou discothèques. Pour les organisateurs le but est de s attirer une nouvelle clientèle en semaine * Attractif, car les soirées se déroulent dans des lieux branchés (DJ, consommations ). Mais peu original, car les soirées (à part l intitulé de celles-ci) ne se différencient pas des autres. ** Dépend du lieu, mais souvent les tarifs sont peu élevés. ** Apéro Synergie Business Club : c est un rendez-vous entre les membres du club et tous ceux qui souhaitent échanger leurs cartes de visite et trouver de nouveaux contacts professionnels. Soirées organisées par le Synergie Business Club (premier club d affaires privé en France) pour leurs membres et tous ceux qui souhaitent trouver de nouveaux contacts professionnels. Site Internet : synergiebusines sclub.com *** Les soirées se déroulent dans des restaurants lors d un apéritif convivial et détendu. ** Apéritif Gratuit *** Club rencontres et affaires (Medef de l Hérault): permet de mettre en avant des entreprises d un secteur d activité, de permettre à de nouveaux membres du Medef de se présenter Les soirées sont organisées par le Medef de l Hérault. *** Les soirées sont organisées au sein des locaux du Medef. Néanmoins, le cocktail et la tombola en fin de soirée sont un plus. * Gratuit, mais il faut recevoir une invitation. *** Soirée VIP B2B en fête : elle a pour but des réunir des professionnels afin qu ils puissent se rencontrer et discuter dans une atmosphère festive et détendue. Soirée organisée par James & Shams (société de relooking) et le Cabinet CTM (Conseil, Traitement et Marketing). Rencontres professionnell es dans une atmosphère détendue et festive * Soirée festive (présence d un DJ) et détendue à bord d une péniche. Apéritif et dîner proposés aux participants. *** Tarifs à partir de 27 euros, en fonction de la prestation choisie (apéritif seul/apéritif et dîner ). * 17
Facile à organiser? Organisées dans un lieu différent tous les premiers jeudis du mois. Aucun autre prestataire mis à part le restaurant. Les rencontres entre professionnels n ont pas l air d être structurées, il n y a donc pas de contraintes par rapport au déroulement de la soirée. ** Facile à organiser, car les soirées sont peu différentes des autres. Et les lieux sont déjà aménagés pour ce genre de soirées. Il y a surtout un travail sur la communication. *** Les soirées sont organisées dans des lieux différents tous les quinze jours. Il n y a aucun autre prestataire à contacter mis à part le restaurant. De plus, les rencontres entre professionnels n ont pas l air d être structurées, il n y a donc pas de contraintes par rapport au déroulement de la soirée. ** Il y a une vraie organisation sur le déroulement de la soirée (des discours, les entreprises qui le souhaitent ont trois minutes pour se présenter, organisation de la tombola, intervention d un traiteur pour le cocktail ). * Soirée organisée à bord d une péniche, de 20h30 à 12h Plusieurs prestataires à contacter et à gérer (DJ, traiteur ). Les rencontres entre professionnels ne sont pas structurées, il n y a donc pas de contraintes par rapport au thème de la soirée. ** Remarques Soirées organisées seulement pour des entrepreneurs ou créateurs. Le concept a surtout été inventé pour permettre aux gens de sortir en semaine après le travail Ces soirées permettent-elles vraiment de développer ses contacts professionnels? L apéritif commence à 18h, ce qui n est pas forcément judicieux étant donné qu il est organisé pour des professionnels Il faut recevoir une invitation, les soirées ne sont donc pas accessibles à toutes les entreprises. Les horaires (18h30) : un peu tôt en semaine. Enfin, chaque soirée met en avant un thème bien précis et donc un secteur d activité, ce qui peut réduire le nombre des entreprises intéressées. Soirée un peu trop festive pour des rencontres entre professionnels. Enfin, ce n est pas le même tarif pour tout le monde, ce qui peut retenir certaines personnes, mais cela leur laisse aussi la possibilité de choisir le déroulement de leur soirée. - Légende de des critères de notation : *** Très ** Moyen * Peu Conclusion : Nous pouvons donc retenir, que les soirées «Afterworks» et la soirée «VIP B2B en fête» sont les concepts les plus éloignés de nos objectifs. Les seuls points à retenir de ces deux soirées sont leur côté attractif : soirées détendues dans un lieu chaleureux, présence d un apéritif, et pourquoi pas d un dîner Le concept qui se rapproche le plus de nos intentions est l «Apéro Synergie Club», dans 18
le sens où c est une soirée organisée pour ceux qui souhaitent développer leur contacts professionnels, au sein d une atmosphère détendue et conviviale, tout en restant professionnelle, et donc crédible aux yeux des prospects. En résumé, notre soirée s inspirera des soirées «Afterworks» et «VIP B2B en fête», pour leur côté attractif (rencontrer des professionnels dans un lieu détendu et convivial) ; du «Club rencontres et affaires» pour son organisation structurée (discours, cocktail, tombola ) et plus axée sur le côté professionnel de ses soirées. En définitive, notre soirée aura pour objectif de permettre à des chefs d entreprise de se rencontrer dans une atmosphère chaleureuse et détendue. Notre concept s inspirera de toutes ces soirées, tout en étant différent sur les points- suivants : - ce sera une soirée organisée pour des chefs d entreprise (ou leur représentant) de tous secteurs d activité confondus ; - l atmosphère sera détendue et chaleureuse, mais permettra tout de même des échanges entre professionnels ; - la soirée se déroulera en semaine, mais débutera vers 19h00, pour laisser le temps aux participants de terminer leur journée de travail ; -la soirée ne sera pas gratuite (ce qui serait peu rentable pour l agence), mais les tarifs resteront abordables ; - Notre concept original permet bien de se distinguer de toutes ces soirées : mise en place d une organisation provoquant à coup sûr de nombreuses rencontres entre des professionnels ne se connaissant pas. 19
Présentation du concept Annexe 2 : Cahier des charges techniques de la soirée Les participants seront divisés en quatre groupes de couleurs différentes (bleu, rouge, jaune et vert par exemple). Au début du B.D les rouges rencontreront les bleus (par exemple) et les jaunes, les verts. Chaque participant aura 1 minute pour présenter son activité à la personne assise en face de lui (répartition sur des tables de deux) et ainsi de suite. Après 2 minutes les gens tournent pour rencontrer la personne suivante, etc. À la fin du B.D les bleus rencontreront les verts et les rouges, les jaunes. But de la soirée Permettre à des chefs d entreprise de développer leurs relations professionnelles, et de repartir avec le contact de tous les participants (book). De plus, il faut qu il se déroule parfaitement et qu un maximum d invités soit satisfait. Public concerné Tous chefs d entreprise (ou un représentant) de tous secteurs d activité qui seraient intéressés par des rencontres entre professionnels. Remarques Il ne faut surtout pas que les participants se rencontrent deux fois! Tous les chefs d entreprise sont acceptés, mais il faudra limiter les entreprises similaires. Commentaire [pc26]: La notion de cahier des charges est finalement assez floue en communication. Soit on parle de la réalisation d un moyen précis (ici, l événement ; il aurait pu s agir de la création d un site web), et dans ce cas, il faut détailler les attentes et contraintes techniques de ce moyen. Soit on parle du projet dans son ensemble : dans ce cas, le cahier des charges correspond aux phases 2 et 3 de ce projet. Objectifs quantitatifs et qualitatifs Dates et lieux envisagés -Objectifs quantitatifs : entre 60 et 80 participants. -Objectifs qualitatifs : Pour les participants : leurs permettre de passer un moment agréable, tout en rencontrant des clients, fournisseurs, ou partenaires potentiels. Pour l agence : valoriser son image et gagner en notoriété. Et, communiquer auprès des entreprises pour fidéliser et recruter de de futurs clients. Lieux envisagés (sur Montpellier et ses alentours) : -Domaine de Verchant -Domaine de Massane -Domaine de Rieucoulon -Château de Flaugergues. Dates envisagées : un soir de semaine au mois de février (sauf le vendredi soir) Il faut absolument que le nombre de participants soit pair! Lieux : voir leurs disponibilités, leurs tarifs et les capacités des salles (places debout et assises) + envisager un partenariat. Dates : attention aux vacances à partir du 25 février! 20
Déroulement prévisionnel de la soirée -Accueil des participants -Cocktail de bienvenue -Animation surprise -Discours de bienvenue et explication du B.D -Début du B.D (1 er tour) -Pause -B.D (2 ème tour) -Fin du B.D (présentation de l entreprise Com Une Idée, tombola, remerciements) -Buffet dinatoire. Rechercher un traiteur et une idée pour l animation surprise. 21
Annexe 3 : Budget Prévisionnel o o Dans un souci de confidentialité, les chiffres exacts ne peuvent être publiés. On notera que certaines dépenses ont été évitées et transformées en «échange de marchandises» (service gratuit contre une présence publicitaire : c est le cas de la mise à disposition de la salle). D autres ont été assumées directement par l agence (coût interne). Dépenses Recettes Traiteur (cocktail + buffet) Création outils et supports de Coût interne Agence communication (Créés par l agence elle-même) Impression outils et supports de communication Location de la salle Partenariat salle Prospection (e-mailing et Coût interne Agence phoning) Animations Divers (roses, bouteilles d eau, stylos ) TOTAL XX TOTAL* XX *Seuil de rentabilité à atteindre : 56 clients (événement financé essentiellement par la vente des entrées : X /personne. 22
Annexe 4 : Planning prévisionnel de l organisation du projet : Tâches à réaliser Recherche du lieu et mise en place d un partenariat (se déplacer directement pour leur proposer) ; Création et envoi d un communiqué de presse ; Dates à ne pas dépasser 28 janvier 2011 28 janvier Commentaire [pc27]: Comme souvent dans un événement, la finalisation de celui-ci dépend d informations connues de plus en plus tard, comme le nombre exact de participants. D où des dates prévisionnelles très proches de la Dead Line du projet, ne laissant donc pratiquement pas de marges de liberté. Le succès d un tel événement est donc lié à la mise en œuvre assez tôt de la prospection des participants Création outils de communication (affiches, bulletin inscription) ; Impression outils de communication ; 1 er février 1 er février Recherche des autres prestataires (traiteur, animation) : demande de devis + acceptation du devis; Création et qualification fichier prospects (à partir des cartes de visite, des listings de l entreprise et des pages jaunes) ; Création et envoi e-mailing (à partir du fichier prospects) ; Création d un argumentaire téléphonique + GTO ; Rédaction et mise en ligne articles de présentation de la soirée sur Facebook et Viadéo; Prospection téléphonique + relance téléphonique (après avoir envoyé les emails) ; Prévoir le planning précis de la soirée ; Rappeler les participants pour récupérer les éléments (carte de visite pour les badges, photo pour le book, bulletin d inscription et règlement) et valider leurs inscriptions ; Quand tous les participants sont validés, organiser les rencontres entre ces derniers durant le Boss Dating (groupes de couleur); 1 er février 1 er février 4 février 4 février 4 février 11 février 21 février 23 février 23 février Création des supports de communication pour la soirée (books contenant le contact de tous les participants, billets de tombola, les badges des participants et du personnel, panneaux d indication du lieu et les panneaux de placement des participants) ; 23 février Effectuer les reçus (seront remis lors de l accueil 23
des participants) ; Impression des supports de communication ; Achat des roses, des bouteilles d eau et des stylos ; Mise en place de la soirée ; Boss Dating ; 23 février 24 février 24 février avant 18h Le 24 février à partir de 19h00 Bilan de la soirée. 28 février 24
Annexe 5 : Supports de communication finalisés 5.1 Badge pour le personnel lors de la soirée. 5.2 Panneau de signalisation pour indiquer où aura lieu la soirée. 5.3 Panneaux de placement : Les panneaux de placement pour les participants se présentent sous cette forme (ils sont ensuite pliés en deux dans le sens de la largeur). Le modèle présenté est destiné aux groupes rouge et bleu, un autre modèle est prévu pour les groupes jaune et vert. Ces panneaux servent à diriger les participants lors du Boss Dating, pour qu ils sachent qui ils vont rencontrer lors du tour suivant. Ils sont d une grande aide, car ils évitent que les participants se trompent. Néanmoins, il reste indispensable que des personnes, autres que des participants, les aident à tourner, car sinon i l y aurait une trop grande perte de temps. 25
5.4 Billets de tombola 26
5.5 Invitation-bulletin d inscription (pour les membres de «Créatrices 34») 5.6 Affichettes destinées aux commerces de Lattes Ces affichettes reprenaient la 1ere de couverture du book de présentation de la soirée : voir présentation du book 27
5.7 e-mailing destiné aux prospects : INVITATION PERSONNELLE «Boss Dating» Rencontres entre chefs d entreprise Lattes, le 24 janvier 2011 OBJET : 6 e Edition du «BOSS DATING» au Château de Flaugergues Madame, Monsieur, L entreprise Com Une Idée organise la 6 e édition de ses rencontres entre chefs d entreprise : «The Boss Dating», le jeudi 24 février 2011 à partir de 19h au Château de Flaugergues à Montpellier. «The Boss Dating», c est 1 minute pour trouver un futur client ou partenaire! Comment ça marche? Le concept est très simple puisque il est une déclinaison du célèbre «Speed Dating» : vous aurez une minute pour présenter votre activité à la personne assise en face de vous, et vous rencontrerez ainsi plus de la moitié des chefs d entreprise présents. Vous aurez également la possibilité de consolider vos rencontres lors d une dégustation de vin du Domaine, ainsi que d un buffet dinatoire. Pour finir, vous repartirez avec les coordonnés de tous les participants! À qui cette soirée est-elle destinée? Cette soirée s adresse aux chefs d entreprise de tous secteurs d activité, souhaitant développer leurs relations professionnelles au sein d une atmosphère conviviale et détendue. Au programme de la soirée : Frais d inscription : 45 + 5 cartes de visites + le bulletin d inscription ci-joint (envoyés par courrier) 1 photo d identité (par email) 19h00 : Cocktail de bienvenue et sa surprise. 19h45 : Lancement du Boss Dating. 20h45 : Dégustation de vin du Domaine de Flaugergues. 21h15 : Reprise du Boss Dating. 22h00 : Tombola. 22h15 : Buffet dinatoire. Nombre de places limité! Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l expression de nos meilleures salutations. 1744, avenue Albert Com Une Idée Einstein 34000 Montpellier Tél : 04 28
Annexe 6 : Outils de Prospection finalisés 6.1 Constitution et qualification du fichier de prospection, classé par secteur d activité (listing et cartes de visite de l agence + recherche dans les Pages Jaunes) : Commentaire [pc28]: A citer, mais à ne pas présenter en E6. A joindre au dossier au cas où le jury demande des précisions sur ces points. Exemple du tableau réalisé sous Excel (le fichier contenait 300 prospects) : Nom de l entreprise Secteur Personne à contacter Adresse Téléphone E-mail 6.2 Argumentaire (préalable à la création des emails et au phoning) : Vous allez rencontrer une trentaine de chefs d entreprise (de tous les secteurs d activité de Montpellier et ses alentours), ce qui va vous permettre de développer vos contacts professionnels et peut-être même de trouver de nouveaux clients ou partenaires. Présence d un buffet dinatoire pour solidifier vos rencontres. Vous repartirez avec les coordonnées de tous les professionnels présents à la soirée. La soirée se déroule dans un lieu de prestige : le Château de Flaugergues. Et vous aurez l occasion de déguster les vins du Domaine. Un cocktail de bienvenue vous sera également proposé, ainsi qu une animation surprise, une tombola et un buffet dinatoire. 6.3 Guide de traitement généraliste des objections (préalable au phoning) : _ «Il n est pas là.» _ «Est- ce que je peux lui envoyer la plaquette de présentation de la soirée par e-mail? _ «Oui, voici son adresse :» _ «À quel moment pourrais-je le rappeler?» _ «Il n a pas le temps/ Il est occupé/ Il n est pas disponible!» _ «Je comprends, mais j en ai seulement pour cinq minutes» _ «Non, ce n est pas possible, rappelez!» _ «Est-ce que je peux lui envoyer la plaquette de présentation par e-mail? «_ «Je ne suis pas intéressé/ ça ne l intéresse pas!» _ «Pourquoi? Vous n avez pas/ Il n a pas besoin de développer ses relations professionnelles et de trouver de nouveaux clients?» _ «Mes clients sont plutôt des particuliers» _ «Il ne faut pas oublier que les chefs d entreprise sont aussi des particulier» 29
_ «Envoyer-nous la documentation par e-mail.» _ «Je vous l envoie dans la journée et je vous recontacte pour savoir si vous serez présent.» _ «C est trop cher.» _ «Le tarif comprend le cocktail de bienvenue, l animation surprise et le buffet dinatoire. De plus, c est un investissement à moindre coût qui peut très vite être rentabilisé, Il vous suffit de rencontrer un seul client...» _ «Une minute, ça me paraît un peu court pour faire connaissance» _ «Oui, mais vous aurez ainsi la possibilité de rencontrer la moitié des personnes présentes. De plus, vous aurez un buffet dinatoire pour consolider vos rencontres et vous repartirez avec les coordonnées de tous les participants.» 6.4 Guide d entretien téléphonique Prise de contact avec l interlocuteur : _ «Bonjour, Charlène Palmeira, entreprise Com Une Idée. Je souhaiterais parler au responsable s il vous plaît.» Interlocuteur (secrétaire) : _ «C est à quel sujet?» Raison de l appel : _ «Nous organisons une soirée entre chefs d entreprise au Château de Flaugergues, le 24 février. J avais pensé que cela pourrait l intéresser» Si objection : cf GTO Si oui : Interlocuteur (responsable) :_ «Bonjour madame, c est pourquoi?» Prise de contact + Raison de l appel : _ «Bonjour, Charlène Palmeira, entreprise Com Une Idée. Nous organisons une soirée entre chefs d entreprise le 24 février au Château de Flaugergues. Cette soirée va vous permettre de développer votre réseau professionnel. Avez-vous déjà entendu parler du B.D? Si vous le souhaitez je peux vous expliquer très rapidement son déroulement...» Si objection : cf GTO Si oui : Présentation de la soirée : _ «C est une déclinaison du célèbre Speed Dating, puisque vous aurez une minute pour présenter votre activité à la personne assise en face de vous, et celle-ci aura également une minute pour se présenter à vous. Vous rencontrerez ainsi la moitié des chefs d entreprise présents. La soirée débutera à 19h00 par un cocktail de bienvenue et sa surprise. À 19h45, ce sera le début du Boss Dating. Puis vers 21h30, vous aurez un buffet dinatoire qui vous permettra de consolider vos rencontres. Enfin, vous repartirez avec les coordonnées de 30
tous les participants, environ une soixantaine.» Si objection : cf GTO Si intéressé : Éléments pour l inscription : _ «Les frais d inscription coûtent 45 euros, ils comprennent le cocktail de bienvenue, l animation surprise et le buffet dinatoire. Il faut nous envoyer par courrier : cinq cartes de visite et le bulletin d inscription remplit. Ainsi qu une photo d identité pour la création du book par mail. Par contre, les places sont limitées, nous avons déjà 32 inscriptions, donc si vous pourriez nous tenir au courant assez rapidement. Je vais prendre votre nom, le nom de votre entreprise, son activité principale et le numéro de votre ligne directe.» Si objection : cf GTO Si toujours intéressé : Conclusion positive : «Très bien, donc j attends votre photo par mail, ainsi que votre règlement, vos cinq cartes de visite et votre bulletin d inscription par courrier. Vous trouverez toutes ces informations dans le mail que je vais vous faire parvenir. Je vous remercie pour votre attention et vous souhaite une très bonne journée. Au revoir Mr et au 24 alors.» 6.5 Rédaction de l e-mailing «Bonjour, Nous avons le plaisir de vous présenter en pièce jointe le prochain Boss Dating qui se déroulera le 24 février 2011 à 19h au Domaine de Flaugergues. 1 MN pour trouver un nouveau client ou partenaire... N'hésitez pas à nous contacter pour tout renseignement complémentaire. Pensez à réserver dès maintenant car les places sont limitées! (déjà 32 participants...) Bonne réception. Cordialement L équipe du Boss Dating Contact : Charlène : 06» 31
6.6 Script téléphonique de relance (après avoir envoyé e-mail): _ «Bonjour, Charlène Palmeira, entreprise Com Une Idée. Je souhaiterais parler au responsable s il vous plaît.» _ «C est à quel sujet?» _ «Je lui ai envoyé un e-mail à propos d une soirée entre chefs d entreprise, que nous organisons au Château de Flaugergues le 24 février. Est-ce que vous savez s il l a bien reçu et s il en a pris connaissance?» _ «Attendez, je vous le passe» _ «Bonjour Madame.» _ «Bonjour Monsieur, Charlène Palmeira, entreprise Com Une Idée. Je me permets de vous appeler, car je vous ai envoyé un e-mail à propos d une soirée entre chefs d entreprise, que nous organisons le 24 février au Château de Flaugergues : le Boss Dating. Je ne sais pas si vous l avez vu, mais cette soirée peut vous permettre de développer vos relations professionnelles et de trouver de nouveaux clients.» _ «Oui je l ai bien reçu. Expliquez-moi rapidement en quoi cela consiste.» _ «C est une déclinaison du célèbre Speed Dating, puisque vous aurez une minute pour présenter votre activité à la personne assise en face de vous, et celle-ci aura également une minute pour se présenter. Vous rencontrerez ainsi la moitié des chefs d entreprise présents. La soirée débutera à 19h00 par un cocktail de bienvenue et sa surprise. À 19h45, ce sera le début du Boss Dating. Puis vers 21h30, vous aurez un buffet dinatoire qui vous permettra de consolider vos rencontres. Enfin, vous repartirez avec les coordonnées de tous les participants présents, environ une soixantaine.» _ «Combien cela coûte-t-il?» _ «Les frais d inscription coûtent 45 euros, ils comprennent le cocktail de bienvenue, l animation surprise et le buffet dinatoire. Il faut nous envoyer par courrier : cinq cartes de visite et le bulletin d inscription rempli. Ainsi qu une photo d identité pour la création du book, par mail. Par contre, les places sont limitées et nous avons déjà 32 inscriptions, donc si vous pourriez nous tenir au courant assez rapidement. Je vais prendre votre nom, le nom de votre entreprise, son activité principale et le numéro de votre ligne directe.» _ «.» 32
6.7 Guide de traitement des objections lors de la relance téléphonique (après envoi d e-mail) : _ «Il n est pas là.» _ «Je lui ai envoyé un e-mail à propos d une soirée entre chefs d entreprise, que nous organisons le 24 février au Château de Flaugergues. Est-ce que vous savez s il l a bien reçue et s il en a pris connaissance?» _ «Il n a pas le temps/ Il est occupé/ Il n est pas disponible!» _ «Je lui ai envoyé un e-mail à propos d une soirée entre chefs d entreprise, que nous organisons le 24 février au Château de Flaugergues. Est-ce que vous savez s il l a bien reçue et s il en a pris connaissance?» _ «J en ai / Il en a pris connaissance, Mais je ne suis pas intéressé/ ça ne l intéresse pas!» _ «Pourquoi? Vous n avez pas/ Il n a pas besoin de développer ses relations professionnelles et de trouver de nouveaux clients? Si vous voulez, je peux vous expliquer rapidement le principe de la soirée et son déroulement» _ «J en ai pris connaissance, mais mes clients sont plutôt des particuliers» _ «Il ne faut pas oublier que les chefs d entreprise sont eux aussi des particulier Si vous voulez, je peux vous expliquer rapidement le principe de la soirée et son déroulement» _ «C est trop cher.» _ «Le tarif comprend le cocktail de bienvenue, l animation surprise et le buffet dinatoire. De plus, c est un investissement à moindre coût qui peut très vite être rentabilisé, Il vous suffit de rencontrer un seul client...» _ «Une minute, ça me paraît un peu court pour faire connaissance» _ «Oui, mais vous aurez ainsi la possibilité de rencontrer la moitié des personnes présentes. De plus, vous aurez un buffet dinatoire pour consolider vos rencontres et vous repartirez avec les coordonnées de tous les participants.» 33
6.8 Tableau de reporting journalier: J ai tout d abord commencé par rappeler les prospects auxquels j avais envoyé des e- mails : listing de l agence (180 prospects). J ai ensuite appelé les prospects : clients de l agence et anciens participants susceptibles d être intéressés (60 prospects). Et enfin, j ai cherché des entreprises de services aux professionnels sur les Pages Jaunes (60 prospects). Le tableau suivant est un exemple de reporting journalier (sur seulement deux jours) des entreprises trouvées sur les Pages Jaunes. Appeler le : 09/02 Entreprise Nom responsable Activité Téléphone Résultats obtenus Actions futurs (abandonner, rappeler, envoyer mail) Remarques 10/02 6.9 Les principales difficultés rencontrées et les solutions adoptées : Lors de l annonce du nom de la soirée, certains interlocuteurs avaient en tête le «Speed dating», ce qui n est pas très crédible pour son image... Il a alors fallu leur rappeler que nous organisions une soirée pour des chefs d entreprise, qui souhaitent développer leurs relations professionnelles Les responsables des entreprises étaient souvent absents, il a donc fallu rechercher des entreprises équivalentes sur les Pages Jaunes. Et ne surtout pas perdre de temps avec ces prospects. Le plus dur a été d argumenter face aux nombreuses objections. C est pourquoi j ai fait évolué régulièrement sur une feuille les principaux arguments et les principales réponses à apporter pour contrer les objections. L important était d intéresser la personne, sans trop insister. La difficulté a également été de savoir m adapter aux différents interlocuteurs. J ai donc dû adapter mon argumentaire en fonction des personnes que j avais au téléphone. 34
6.10 : Bilan quantitatif et qualitatif de la prospection : Objectifs quantitatifs E-mailing Phoning Prévus Réalisés Nombre de mails envoyés Nombre de réponses positives Nombre d appels (sans compter ceux auxquels j ai d abord envoyé des e- mails) Nombre de réponses positives Un peu plus de 60 participants 60 participants Nombre moyen d appels téléphonique s par cible 180 10 120 25 Entre 2 et 3 TOTAL 35 (le reste est du à Viadéo, facebook, le Club des Créatrices 34, Mill Energies...) Commentaires résultats quantitatifs Le nombre de réponses positives dues au phoning reste correct : 25/ 120 appels. Mais ce résultat est dû en particulier à l appel des anciens participants et des clients de l agence. Les entreprises recherchées sur les Pages jaunes et dont je n avais pas d adresse mail (donc aucune possibilité d envoyer le dossier de présentation avant le phoning) étaient plus dubitatives. Le nombre de réponses positives dues aux envois d e-mails avant le phoning est peu élevé (10/ 180 e- mails). L e-mailing reste tout de même un bon moyen de communication pour toucher le prospect gratuitement. Grosse perte de temps durant le phoning, les responsables des entreprises contactées sont difficilement joignables (absents, occupés..). D où les deux à trois appels pour réussir à les joindre. La prochaine fois, passer moins de temps sur ces prospects. Malgré cela nous avons atteint les soixante participants, notamment grâce à Viadéo, Facebook (les professionnels se servent de plus en plus des réseaux sociaux pour communiquer), le Club des Créatrices 34, Mill Energies... Commentaires résultats qualitatifs Prospects moyennement intéressés, car le concept n est pas encore assez connu et crédible (beaucoup de références au «Speed Dating»). Mais la plupart portait une oreille attentive à mes explications. Mise en relation avec les responsables beaucoup plus facile après l envoi d e-mails. Objections les plus fréquentes : «Je serai absent le 24.», «C est cher, je pensais que c était gratuit», «Une minute, ça me parait court pour faire connaissance», «Je n ai pas besoin de développer ma clientèle/mon réseau professionnel.». 35
6.11 : Liste des participants, confirmation des inscriptions (récupérer tous les éléments : photo, cartes de visite et bulletin d inscription) et suivi des règlements : LISTING ENTREPRISES BOSS DATING 6 ENTREPRISES Chèque Photo Cartes Visite 1 Froggy Clean jeudi ok ok 2 Viva Clim ok ok ok 3 Expansys ok ok ok 4 As Print ok ok ok 5 Gaetan Capano jeudi ok ok 6 Totems Environnement jeudi ok jeudi 7 L.R Publicité jeudi ok ok 8 Caractères ok ok ok 9 IDP30 ok ok ok 10 Actea ok ok ok 11 Euro Reseau jeudi ok jeudi 12 CIC ok ok ok 13 Delalonde Automobile jeudi ok ok 14 Barclay ok ok ok 15 Evolution + ok ok ok 16 Lyoness jeudi ok ok 17 Bruno Guiraud ok ok ok 18 Magazine Ambiance Immo jeudi ok ok et habitat 19 Languedoc travaux ingénierie jeudi ok ok 20 Le Ranch aux escargots ok ok A imprimer 21 L'atelier de katy ok ok ok 22 Arrimage Langues ok ok ok 23 DM Rénovation ok A faire 24 Odysseal RIB ok ok 25 Cabinet Blohorn ok ok ok 26 Sup'Exup ok ok ok 27 DC Conseil ok ok ok 28 BMX Trem Shop ok ok ok 29 Hélios Editions soir ok soir 30 Person to person ok ok 31 Prowinetour ok ok ok 32 Efisol ok ok ok 33 Maison de la gravure ok ok ok 34 Les 13 vents ok ok ok 35 Les 13 vents ok ok ok 36 Multi-sphères ok ok ok 37 Multi-sphères ok ok ok 38 CDI Informatique ok ok ok 39 Lee-Lou ok ok ok 40 La fabrica ok ok imprimer 41 Artazia ok ok ok 42 Que Cuchi ok ok ok 43 Formex ok ok ok 44 Lyoness jeudi ok ok 36
45 Chateau de flaugergues ok ok ok 46 Chateau de flaugergues ok ok ok 47 Photo & Co ok ok ok 48 Babill' Home ok ok ok 49 DDLX Multimedia ok ok ok 50 Class'Croute PKD Aventures ok ok ok 51 G.P 34 ok ok À imprimer 52 2SM Elec ok ok 53 A MA PLACE courrier ok courrier 54 Hôtel Ulysse ok ok ok 55 Géraldine Roche ok ok ok 56 Laboratoire Nu skin ok ok ok 57 Alliance Télécom ok ok ok 58 Alliance Télécom ok ok 59 Ucar jeudi ok ok 60 Star & Co Aménagement ok ok ok 37
Annexe 7 : Communiqué de presse : COMMUNIQUE DE PRESSE La 6 e Edition du «BOSS DATING» Lattes, le 24 janvier 2011, donne rendez-vous aux chefs d entreprise le 24 février 2011 à 19h00 au Château de Flaugergues L entreprise Com Une Idée organise la 6 e édition de ses rencontres entre chefs d entreprise : «The Boss Dating», le jeudi 24 février 2011 à partir de 19h au Château de Flaugergues sur Montpellier. 1744, avenue Albert Einstein 34000 Montpellier Tél : 04 Le Boss Dating c est 1 minute pour trouver un futur client ou partenaire! Comment ça marche? Le concept est très simple puisque il est une déclinaison du célèbre «Speed Dating» : les chefs d entreprise auront une minute pour présenter leur activité à la personne assise en face d eux, et ils pourront ainsi rencontrer plus de la moitié des professionnels présents. Les participants auront également la possibilité de consolider leurs rencontres lors d une dégustation de vin, ainsi que d un buffet dinatoire. Pour finir, les participants repartiront avec les coordonnés de toutes les personnes présentes! À qui cette soirée est-elle destinée? Cette soirée s adresse aux chefs d entreprise de tous secteurs d activité, souhaitant développer leurs relations professionnelles au sein d une atmosphère conviviale et détendue. Au programme de la soirée : Frais d inscription : 45 + 5 cartes de visites + le bulletin d inscription ci-joint (envoyés par courrier) 1 photo d identité (par email) Nombre de places limité! 19h00 : Cocktail de bienvenue et sa surprise. 19h45 : Lancement du Boss Dating. 20h45 : Dégustation de vin du Domaine de Flaugergues. 21h15 : Reprise du Boss Dating. 22h00 : Tombola. 22h15 : Buffet dinatoire. Contact presse : Charlène Palmeira Chargée communication Tel : 06 Annexe 8 : Rétro planning définitif 38
Annexe 8 : Détail des tâches réalisées et Planning Tâches Semaine 1 : Tâche 1 Tâche 2 Tâche 3 Tâche 4 Tâche 5 Description recherche du lieu, et mise en place d un partenariat (se déplacer directement pour le leur proposer) ; Création et impression des outils de communication (affiches et bulletin d inscription) ; création et envoi de communiqués de presse (presse locale et régionale + presse magazine) ; Création et qualification du fichier de prospects ; recherche et demande de devis aux différents prestataires (danseuses et traiteur) + acceptation du devis ; Semaine 2 : Tâche 6 Tâche 7 Tâche 8 Tâche 9 distribution des affiches ; Prendre rendez-vous avec le Château de Flaugergues, pour voir dans quelles salles vont se dérouler le cocktail, le buffet dinatoire, la dégustation de vin, l animation et le Boss Dating. Voir également pour le fonctionnement de la sono et du micro. Comptabiliser le nombre de tables et de chaises disponibles. Et enfin leur annoncer l état d avancement du projet. rédaction et publication d articles sur les réseaux sociaux (Facebook et Viadéo) ; création et envoi d e-mailing (y joindre le bulletin d inscription + la feuille de présentation de la soirée); Semaine 3 et 4 : Tâche 10 Tâche 11 Tâche 12 création d un argumentaire téléphonique + GTO; Rappeler les prestataires (danseuses et traiteur) pour être sûr de leur présence le jour J + répondre à toutes leurs interrogations ; phoning + relance téléphonique (suite aux e-mails); 39
Semaine 5 : Tâche 13 Tâche 14 Tâche 15 Tâche 16 Tâche 17 Tâche 18 Tâche 19 Tâche 20 Tâche 21 rédiger le planning précis de la soirée et le donner aux prestataires et aux personnels du Boss Dating; rappeler les participants pour valider leurs inscriptions et récupérer les éléments manquants (photo, carte de visite, bulletin d inscription et règlement) ; organiser les rencontres entre les participants : créer les groupes de couleur ; finaliser les supports de communication (le book, les badges des participants et du personnel, panneaux de placement, panneaux d indication du lieu, billets de tombola). impression des supports de communication ; rédiger les reçus ; dans la matinée, envoi d e-mails aux participants pour leur rappeler l heure et le lieu de la soirée ; achat des roses, des bouteilles d eau et des stylos ; le jour J avant 19h00: - Mise en place des tables, des nappes, des chaises, des roses, des books, des bouteilles d eau et des panneaux de placement (sur chaque table) ; - Accrocher les panneaux d indication du lieu de la soirée. - Accueil du traiteur et des danseuses (s occuper des problèmes de dernière minute). Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5 T A C H E S 2 4 J A N V 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1 1 F É V R 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 1 x x 2 x x x 3 x 4 x x 5 x x 6 x 7 x x x x x 8 x 40
9 x 10 x 11 x 12 x x x x x x x x x x x 13 X 14 X X X 15 X 16 x x 17 x 18 x 19 x 20 x 21 x Château de Flaugergues Annexe 9 : Suivi des prestataires et derniers ajustements Prestataires Demande des prestataires Demande de notre agence Horaires pour l installation ; Horaires et déroulement exacte de la soirée ; Nombre de salles à mettre à disposition ; Compagnie Belly ssima Nombre de chaises et de tables ; Vérifier si il est possible de diffuser de la musique dans les trois salles ; Les horaires de début et de fin de la prestation ; Adresse du Château de Flaugergues. Mise à disposition des trois salles à partir de 15h00 pour l installation. Et à partir de 18h00 pour la salle qui accueillera le cocktail et le buffet ; Mise à disposition des toilettes et de l office lors de la soirée ; Mise à disposition de grandes tables pour le cocktail et le buffet + trente petites tables et soixante chaises dans les trois salles ; Accès à la sono et au micro pendant la soirée ; Accès à la cave du domaine pour la dégustation de 20h45 à 21h00 + service. Trois danseuses (une dans chaque salle) ; Heure de passage : 19h30. Durée de la prestation : environ 10 minutes. 41
Amis Traiteur Horaires du cocktail et du buffet ; Budget par personne et choix des mets servis ; Nombre exact de personnes présentes ; Mettre à disposition des grandes tables ; Savoir si il est possible de garer le camion frigorifique non-loin de la salle (pour l installation); Heure exacte à laquelle il sera possible d installer le cocktail de bienvenue? Un cocktail de bienvenue pour soixante personnes (budget/personne : 10 euros maximum) ; Un buffet dinatoire sucré/salé (budget/personne : 15 euros maximum) ; Présence de deux serveurs durant les prestations ; Début du cocktail : 19h00 ; Début du buffet : 21h30. 42
Annexe 10 : Présentation du book Le book contenant les coordonnées de tous les participants sera disposé sur chaque table avant le début du Boss Dating, afin de faciliter les prises de contact. Et, comme convenu lors de l inscription, les particpants pourront l emporter avec eux. Ce book a été réalisé grâce aux logiciels Photoshop et Xpress. Nous avons dû le finaliser et l imprimer le jour même de la soirée, car nous n avons pu récupérer les photos de certains participants qu au dernier moment. Lors des premiers Boss Datings, les participants se voyaient remettre une pochette contenant toutes les cartes de visite des professionnels présents. Ce moyen n étant pas très pratique et ne permettant pas de se rappeler facilement des personnes rencontrées (aucune photo), la responsable a décidé de mettre en place ce livre La 1 ère page de couverture reprend la charte graphique du Boss Dating (ses couleurs, son logo, et ses caractères). On peut également remarquer une photo et le logo du Château de Flaugergues. 43
La 2 ème page de couverture est entièrement consacrée à la présentation du Château de Flaugergues. 44
Les pages intérieures présentent les participants. Elles permettent également de vendre de l espace à nos partenaires (ou de réduire ainsi le coût de leur prestation par un «échange de prestations»). 45
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Enfin, la 4 ème page de couverture est réservée à la communication de l entreprise Com Une Idée. 47
Annexe 11 : Déroulement de la soirée en images 48
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Annexe 12 : Supports de fidélisation 11.1 Mailing de remerciement auprès des participants : Un grand merci à tous les participants! Suite au Boss dating du 24 février 2011 au Château de Flaugergues, je voudrais vous remercier pour votre présence et votre bonne humeur (voir pièce jointe) : le Boss Datin était notre idée : vous en avez fait votre outil de rencontre privilégié avec de nouveaux partenaires. N'hésitez pas à aller voir vos photos sur le site : www. Identifiant : Mot de passe : et bien sûr, à les télécharger! J'espère vous revoir tous très prochainement pour d'éventuels projets de communication ou pour communiquer sur le plan du Millénaire. Bonne réception. Cordialement Katia Marcellot, Com Une Idée 06 50
Annexe 11.2 Projet de questionnaire de satisfaction aux participants de la soirée : Pour ce sixième Boss Dating, aucun questionnaire n a été envoyé aux participants, car malgré son succès, cette soirée ne sera surement plus reconduite par l agence de communication Com Une Idée. Exemple d un questionnaire que nous pensions envoyer aux participants 51
Annexe 13. Retombées Presse antérieures : Article du Midi Libre de la 4 ème édition du Boss Dating qui s est déroulée au domaine du Golf à Fabrègues : Boss Dating au domaine du Golf à Fabrègues Le domaine de Golf de Fabrègues a ouvert ses portes à la quatrième rencontre de boss dating. Une très belle brochette de professionnels, environ 90 chefs d'entreprises venus d'espagne, de Nîmes, Narbonne, Clermont l'hérault, Montpellier et des alentours, se sont prêtés au jeu et ont conquis le public intéressé. Très bon accueil et très bel endroit pour recevoir tous ses chefs d'entreprises. Il y avait des avocats, comptables, tapissier, coach sportif et d'entreprise, institut de beauté, hammam, solaire, graphiste, imprimeur, assurances, concessionnaires, photographe... Il y a eu la présentation du I Pad par I Tribu, des tirages au sort de lots offerts par des partenaires comme un massage par Ô Portes du Hammam, une séance de sport par Curves et une rose à chaque participant offerte par la fleuriste du port de Lattes. Katia Marcellot était heureuse du choix du lieu, je n'avais rien trouvé de mieux, pour recevoir tous ce beau monde, il fallait enlever le stress de la minute pour conquérir, c'était une réussite. Si vous souhaitez quelques informations supplémentaires, sur ses prochaines rencontres, vous pouvez contacter Katia au 06 Françoise Grimaud 52