SAP white paper Préparez-vous dès maintenant à votre trajet ERP Comment vous préparer au mieux à un projet ERP? Les projets ERP sont des activités qui sortent de l ordinaire pour toutes les entreprises. Un système ERP constitue en effet le cœur de votre entreprise et est donc une chose qu on ne change pas souvent. Par conséquent, n attendez pas d être devant le fait accompli pour commencer à réfléchir à l implémentation. Afin de vous éviter beaucoup de stress, cela vaut toutefois la peine de prendre le temps de déterminer ce que vous attendez d un système ERP et ce que vous souhaitez obtenir avec le projet. Si vous savez déjà par exemple aujourd hui que vous allez mettre en œuvre une nouvelle implémentation ERP l année prochaine, vous avez tout intérêt à passer en revue vos exigences. En agissant de la sorte, vous serez déjà bien préparé au moment où l implémentation arrivera et où vous devrez choisir un produit ERP et un partenaire d implémentation. Découvrez ici à quoi ressemble une bonne préparation. L analyse 1 Quels sont vos objectifs opérationnels et votre stratégie d entreprise? Need to have and nice to have Bien entendu, vous avez un budget auquel vous devez vous tenir, et celui-ci n est souvent pas suffisant pour concrétiser toutes vos exigences. Vous simplifiez toutefois nettement votre sélection ultérieure d un progiciel ERP en déterminant à l avance la priorité de toutes vos exigences. Cela requiert une certaine introspection : quelles fonctions sont essentielles pour votre entreprise et quelles fonctions représentent en revanche un petit plus agréable? Certaines exigences sont indiscutables, car elles résolvent un problème critique, tandis que d autres n ont pas un grand impact sur votre entreprise. Vous ne savez bien évidemment pas encore combien il vous en coûtera pour implémenter toutes ces fonctions dans un progiciel ERP, car vous n en êtes pas encore au stade de la sélection de votre progiciel ERP, mais vous pouvez peut-être déjà avoir une bonne idée de l apport de ces fonctions pour votre entreprise. Si vous faites cet exercice, vous serez très vite en mesure de calculer le RCI plus tard, au début de votre trajet d implémentation.
Future proof Quand vous définissez la stratégie d entreprise, pensez suffisamment à l avenir. À cet égard, vous pouvez assurément vous référer aux tendances du marché. Si tous les analystes tablent sur une forte croissance du marché sur lequel vous êtes actif dans les années à venir, vous allez naturellement adapter vos attentes. En effet, certains aspects que vous ne devez pas encore changer aujourd hui deviendront peut-être des problèmes. En cas de forte croissance, ne pourriez-vous pas par exemple desservir vos clients plus efficacement ou n auriez-vous pas besoin d un support supplémentaire? Les changements a posteriori de votre stratégie sont souvent plus coûteux et parfois impossibles à mettre en oeuvre ; par conséquent, il est préférable d être prêt pour l avenir. 2 Détectez les problèmes et les opportunités avec des bancs d essai Analysez l état de votre entreprise en prenant de la hauteur : quels sont vos arguments clés de vente et que reste-til à améliorer? Ne versez pas dans le sentimentalisme, mais n hésitez pas à recourir à des bancs d essai comparant votre entreprise à vos concurrents sur toutes sortes d aspects. C est la meilleure manière de mettre en évidence vos points faibles et de déterminer les moyens d améliorer la gestion de votre entreprise. Si vous découvrez par exemple que vous conservez des stocks nettement plus élevés que d autres entreprises de votre secteur, vous savez que vous devez améliorer l efficacité de votre gestion des stocks. Vos coûts ne sont-ils pas trop élevés, vos clients ne se plaignent-ils pas d un service défaillant, ou le temps d exécution de vos projets ne laisse-t-il pas à désirer? Analysez la situation et définissez une stratégie d entreprise sur la base des problèmes mis en évidence. 3 Utilisez les meilleures pratiques comme références C est également un bon moment pour jeter un regard critique sur vos processus opérationnels : dans vos processus d exploitation, implémentez-vous les meilleures pratiques de votre secteur? Chaque industrie a ses bonnes habitudes, fruits de longues années d expérience, mais chaque entreprise a aussi introduit toutes sortes de processus ad hoc pour des raisons historiques. Quand vous évaluez l état de votre entreprise, ne négligez donc pas non plus
cet aspect : dans quelle mesure vos processus internes s éloignent-ils des meilleures pratiques de votre secteur? La cause de vos problèmes ne se cacherait-elle peut-être pas là, du moins en partie? Le choix de ces meilleures pratiques vous permet d ailleurs non seulement d améliorer vos processus d exploitation, mais aussi de mieux préparer automatiquement votre entreprise à une implémentation ERP, car de nombreux progiciels ERP implémentent précisément ces meilleures pratiques. Ce faisant, vous raccourcissez le temps d exécution de votre implémentation ERP parce que vous ne devez pas partir d une page blanche. En effet, la fameuse règle 80/20 est d application ici : 80 % des fonctionnalités dont vous avez besoin sont déjà préconfigurées dans le progiciel standard et une configuration additionnelle est requise pour les 20 % restants. Procédez à une analyse des concordances et des écarts ( fit / gap analysis ) en comparant votre situation actuelle avec les meilleures pratiques de votre secteur. Vous déterminerez ainsi précisément où et comment vous pouvez utiliser plus efficacement votre nouvelle configuration ERP. 4 Définissez votre stratégie informatique et votre feuille de route stratégique Logiciel Concevez votre stratégie informatique sur la base de la stratégie d exploitation qui a été définie. Dans la pratique, la première doit en effet implémenter la seconde. Pour cela, examinez les domaines dans lesquels votre infrastructure informatique actuelle présente des manquements. Si l un de vos problèmes concerne par exemple un service défaillant, interrogez-vous sur la cause. Votre système GRC ne combine-t-il peut-être pas trop peu d informations de sorte que, la plupart du temps, votre service après-vente n est pas d un grand secours pour vos clients? Ou ne respectez-vous que trop rarement les délais de livraison que vous promettez à vos clients? Pour le premier problème, un tableau de bord facile à appeler, avec toutes les informations sur ce client, constitue peutêtre une solution ; l établissement de prévisions peut aider à résoudre le second. Par conséquent, analysez les fonctionnalités dont vous avez besoin pour résoudre vos problèmes.
Matériel Ne vous focalisez pas uniquement sur l informatique visible, comme votre progiciel ERP ou GRC actuel, mais n oubliez pas non plus de soumettre à une analyse critique l infrastructure informatique sous-jacente, comme la base de données et surtout le matériel. À cet égard, il est capital de tenir compte de votre croissance future. En effet, si votre matériel actuel n a pas été dimensionné de manière à garantir des performances suffisantes, il ne peut pas suivre votre croissance et vous devrez acheter un nouveau matériel dans quelques années. Une implémentation ERP prochaine constitue dès lors un bon moment pour procéder à une évaluation de votre infrastructure. L étude des coûts Chaque étude de coûts concerne la transformation de votre entreprise, et chaque transformation réussie d une entreprise s articule autour de trois éléments : people, process & technology. Dans votre étude de coûts, commencez donc par décrire les effets de l introduction du nouveau progiciel ERP sur votre personnel. Vont-ils devoir travailler autrement? Doivent-ils par exemple tenir davantage compte de vos clients, collaborer davantage ou effectuer un autre type de travail parce que le progiciel ERP accomplit une partie de leurs tâches? Ensuite, l étude de coûts doit mettre en évidence les améliorations de vos processus d exploitation qui déboucheront sur des économies de coûts. Et enfin, l analyse des coûts doit suffisamment se concentrer sur les exigences technologiques, comme les KPI (key performance indicators ou indicateurs clés de performance), auxquels le progiciel ERP doit satisfaire. 5 Rédigez une étude des coûts : les coûts et les avantages pour votre entreprise Une étude des coûts est essentiellement une présentation au niveau de la direction, reprenant les coûts et les avantages pour l ensemble de l entreprise. Un projet ERP entraîne un certain nombre de coûts, de bénéfices et de risques qu il est préférable de prendre en considération. Sur la base de son expérience avec d autres projets, un spécialiste ERP peut quantifier concrètement ces facteurs pour vous.
www.sap.com/belgique/sme (2013/02) 2013 SAP AG. All rights reserved. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP BusinessObjects Explorer, StreamWork, SAP HANA, and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and other countries. Business Objects and the Business Objects logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius, and other Business Objects products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of Business Objects Software Ltd. Business Objects is an SAP company. Sybase and Adaptive Server, ianywhere, Sybase 365, SQL Anywhere, and other Sybase products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of Sybase Inc. Sybase is an SAP company. Crossgate, m@gic EDDY, B2B 360, and B2B 360 Services are registered trademarks of Crossgate AG in Germany and other countries. Crossgate is an SAP company. All other product and service names mentioned are the trademarks of their respective companies. Data contained in this document serves informational purposes only. National product specifications may vary. These materials are subject to change without notice. These materials are provided by SAP AG and its affiliated companies ( SAP Group ) for informational purposes only, without representation or warranty of any kind, and SAP Group shall not be liable for errors or omissions with respect to the materials. The only warranties for SAP Group products and services are those that are set forth in the express warranty statements accompanying such products and services, if any. Nothing herein should be constructed as constitution an additional warranty. Coûts Achat du logiciel et du matériel Analyse et implémentation Maintenance Personnel propre pour la mise en œuvre du projet ERP Formation et gestion du changement Extensions possibles Avantages Plus de croissance pour votre entreprise Efficience accrue Meilleure communication Meilleure prise de décisions Économie au niveau des heures-personnes Meilleure intégration avec les clients et les fournisseurs 6 N oubliez pas la gestion du changement Une implémentation ERP a des répercussions sur toute votre entreprise, et il n est pas rare qu un nouveau logiciel provoque des remous parmi les travailleurs. Par conséquent, impliquez le plus tôt possible tous les acteurs dans le trajet ERP, à commencer par vos travailleurs dont la façon de travailler changera avec le progiciel ERP. Une gestion du changement de qualité constitue une exigence importante pour la réussite d une implémentation ERP. Jouez avant tout la carte de la sensibilisation, afin que vos travailleurs perçoivent l utilité des changements qu ils doivent subir. Prévoyez en outre aussi une formation suffisante pour que votre personnel ne se sente pas abandonné à son triste sort, mais se sente soutenu durant la transition vers le nouveau progiciel ERP.