Optimisez la gestion de vos projets IT avec PPM dans le cadre d une réorganisation. SAP Forum, May 29, 2013

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1 Optimisez la gestion de vos projets IT avec PPM dans le cadre d une réorganisation SAP Forum, May 29, 2013

2 Optimisez la gestion de vos projets IT avec PPM dans le cadre d une réorganisation Frédérique PRADEL (SAP) et Etienne BATTEL (Teamwork) May 29, 2013

3 Agenda Contexte d un projet «PPM» dans le cadre d un réorganisation Le besoin d avoir un outil couvrant les fonctions clés du «PPM» Périmètre des besoins versus projet Gestion de Portefeuilles, de Projets et de Ressources Gestion du projet tenant compte de la fusion d une nouvelle activité Les points clés de l implémentation de PPM dans une banque Implication des équipes internes et la conduite du changement Les gains importants de la solution Les cockpits, l interactivité de l outil, la transparence des résultats, le réduction des temps de traitement 2013 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 3

4 Contexte d un projet «PPM» dans le cadre d un réorganisation

5 Contexte d un projet «PPM» dans le cadre d un réorganisation Les points clés de la solution IT PPM recherchée qui doit: Optimiser les processus de gestion de projet déjà en place avec PS sans modifier les processus financiers existants Elargir les processus avec la gestion des ressources et de portefeuilles Offrir une plateforme unique avec des cockpits transverses en temps réel Eliminer toute redondance dans les processus S intégrer dans l existant SAP (beaucoup de modules utilisés) Proposer une ergonomie simple et conviviale tout en étant très fiable Inclure la fusion avec une grosse entité de nouvelles personnes Permettre une ouverture vers une solution plus large et plus globale Choix clair pour SAP PPM après un PoC

6 Initialisation Intégration Agrégation Contexte d un projet «PPM» dans le cadre d un réorganisation Le besoin d avoir un outil couvrant les fonctions clés du «PPM» de la banque Gestion Portefeuille Le service Pilotage Portefeuille Niveau Portefeuille & Ressources Stratégie & monitoring Projet PPM Gestion Dates, Budget, Scope, Risques des projets Ressources (Charges, Alertes Niveau Projet & Ressources La banque Disponibilités) Gestion opérationnelle Existant ERP possible Logistique Achats Fournisseurs Ressources Personnes/ Organisation Saisie des Temps Finances Comptabilité Contrôle de Gestion Projets (OTP) Investissement

7 Contexte d un projet «PPM» dans le cadre d un réorganisation Structure en place lors du cadrage et évolution de celle-ci : Portfolio IT Entité juridique «Bancaire» Business Crédit bancaire Produits financiers Infrastructure Marketing

8 Contexte d un projet «PPM» dans le cadre d un réorganisation Structure en place lors du cadrage et évolution de celle-ci : Portfolio IT Entité juridique «Bancaire» Business Crédit bancaire Produits financiers Infrastructure Marketing Service Delivery Entité juridique «Service» Projet Projets Support

9 Contexte d un projet «PPM» dans le cadre d un réorganisation Structure en place lors du cadrage et évolution de celle-ci : Portfolio IT Entité juridique «Bancaire» Business Crédit bancaire Produits financiers Infrastructure Marketing Service Delivery Projet Projets Support

10 Périmètre des besoins versus projet

11 Périmètre des besoins versus projet Les 3 piliers dans l'environnement de la banque GESTION de PORTEFEUILLES GESTION de PROJETS GESTION des RESSOURCES Vision transverse Outil commun Workforce Management Structure du portefeuille selon l organisation Remontée synthétique des données opérationnelles projet et ERP Critères de sélection des proposition Identification déviation/risques Diverses cockpits Caractéristiques des projets Modèles de projet Ordonnancement/Jalons Statuts projets et activités Informations partagées Création automatique projets PS et intégration Intégration disponibilités et absences des personnes Planification des besoins Affectation simple des ressources Vision transverse Gérer les externes vs internes Indicateurs de sur- et sousutilisation Transparence et vision macro Outil simple et ergonomique Saisies des heures Approbation et valorisation Visibilité et réactivité

12 Périmètre des besoins versus projet Cockpit des projets avec indicateurs

13 Périmètre des besoins versus projet Données de base d un projet

14 Périmètre des besoins versus projet Gantt Chart interactif et ordonnancement

15 Périmètre des besoins versus projet Intégration avec projet PS (réplication et synchronisation) Réplication de la structure projet dans PS Accès direct aux transactions PS dans le web

16 Périmètre des besoins versus projet Cockpit financiers et des charges Engagés Budget Engagés Budget

17 Périmètre des besoins versus projet Cockpit des ressources * (*) noms des personnes anonymisés Gisèle Duchemin Paul Dupuis Stéphanie Dutronc Christine Dupuis Rémy Dubuisson Paul Durivage Sébastion Dumontmirail Frédérique Pradel

18 Périmètre des besoins versus projet Cockpit des jalons* de projet (*) Solution dédiée pour cette fonction client

19 Périmètre des besoins versus projet Cockpit priorité et risques * (*) noms des projets anonymisés Projet 1 Projet 2 Projet 3 Projet 4 Projet 5 Projet 6

20 Périmètre des besoins versus projet Schéma d intégration et fonctionnel

21 Périmètre des besoins versus projet Intégration Saisie des temps * Projet 1 Projet 1 Projet 1 (*) noms des projets anonymisés Les heures sont saisies dans CATS par projet et activité (option web possible) Projet 1 Les heures sont transférées sur chaque activité

22 Périmètre des besoins versus projet Intégration Finances (Budget, Prévisions, Achats, Réels) * (*) noms des projets anonymisés Projet 1 Projet 2 Projet 3 Projet 4 Projet 5 Projet 6 Les valeurs budget, prévision, engagé (achats) et coûts réels remontent automatiquement de FI/CO dans le projet SAP PPM

23 Gestion du projet tenant compte de la fusion d une nouvelle activité

24 Planning du projet PPM «banque» Mois 1 Mois 2 Mois 3 Mois 4 Mois 5 Mois 6 Mois 7 Conception détaillée Démarrage projet Installation PPM Dev Spécifications techn. Validation Conception Validation Spécifications Réalisation Test Formation KU Préparation productive Validation réalisation GoLive «Banque» Support post-démarrage 1 Jalon

25 Planning du projet PPM avec la fusion de l organisation «Service» Mois 1 Mois 2 Mois 3 Mois 4 Mois 5 Mois 6 Mois 7 Conception détaillée Démarrage projet Installation PPM Dev Spécifications techn. Validation Conception Validation Spécifications Réalisation Intégration besoins «Services» Test Formation KU Préparation productive Validation réalisation 1 er GoLive «Banque» Support post-démarrage 1 Formation Préparation productive 2ême GoLive «Service» Support post-démarrage 2 Jalon

26 Gestion du projet tenant compte de la fusion d une nouvelle activité Les points clés de l implémentation de PPM dans une banque Gestion du projet PPM dans le cadre d un programme de fusion d activité de la banque Planning «strict» avec des jalons de validation pour ne pas impacter les autres projets Intégration d une grosse entité de service 4 fois plus de personnes que l entité d origine => Intégration de nouveaux besoins et règles plus complexe de gestion Implication des équipes internes et la conduite du changement Equipe du client restreinte du POC jusqu à la phase de conception (Banque Arrivée du Service) Equipe élargie pendant la phase de test (Banque et service) Formation Key-user par TeamWork / SAP Formation End-user par le client (environ une centaine de personnes)

27 Les gains importants de la solution

28 Les gains importants de la solution Les gains business Couverture des processus plus large et optimisée Simplification du traitement de l information Transparence grâce à des cockpits homogènes pour tous les acteurs Mêmes règles et réactivité dans l information Evolutivité de la solution selon expansion de la banque Acceptation de l outil grâce à une ergonomie intuitive Les gains techniques Intégration sur l environnement SAP existant (Coût total d investissement bas) Simplification des outils (d une myriade d outil à un seul outil SAP) Fiabilité de la solution (architecture et logiciel) Solution adoptée par env. 400 clients et préconisée par et

29 Merci! Contact information: Frédérique PRADEL Consultante principale SAP PPM SAP (Suisse) SA Mobile : +41 (0) frederique.pradel@sap.com Contact information: Etienne BATTEL Portfolio & Project Management Teamleader Teamwork Management - Genève Mobile : +41 (0) etienne.battel@teamwork.net 2013 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved.

30 2013 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. No part of this publication may be reproduced or transmitted in any form or for any purpose without the express permission of SAP AG. The information contained herein may be changed without prior notice. Some software products marketed by SAP AG and its distributors contain proprietary software components of other software vendors. National product specifications may vary. These materials are provided by SAP AG and its affiliated companies ("SAP Group") for informational purposes only, without representation or warranty of any kind, and SAP Group shall not be liable for errors or omissions with respect to the materials. The only warranties for SAP Group products and services are those that are set forth in the express warranty statements accompanying such products and services, if any. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty. SAP and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and other countries. Please see for additional trademark information and notices SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 30