Solution de planifi cation et de reporting unifi é pour Sanofi

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1 Solution de planifi cation et de reporting unifi é pour Sanofi «Avec Jedox, les départements font leur budget directement sur le web. C est un gain de temps indéniable pour mon équipe qui peut désormais se concentrer sur ses activités principales.» Michael Bailey, Directeur du contrôle de gestion, Sanofi Vacciner le monde Avec un chiffre d affaires de 30 milliards d euros, Sanofi est un leader mondial de l industrie pharmaceutique employés répartis dans plus de 100 pays œuvrent pour la santé en recherchant, développant et distribuant des solutions thérapeutiques. Chaque année, Sanofi produit 1 milliards de doses de vaccin permettant de protéger plus de 500,000 personnes à travers le monde. Client Sanofi Secteur Industrie pharmaceutique et biotechnologie Département Finance, ventes Solution Solution de planifi cation et de reporting unifi ée Environnement Système SAP, Oracle HFM, IBM IMS et autres ERP Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 1

2 Une application devenue inadaptée Besoins Solution de planifi cation et de reporting unifi ée pour remplacer l application Excel Consolidation automatique de la planifi cation des ventes, du marketing, des ressources humaines et des centres de coût dans le compte de résultat prévisionnel Gestion des droits d accès selon le pays et le département Connexion continue à des sources de données hétérogènes Après la fusion de trois entités nationales, le département de contrôle de gestion a dû se pencher sur la consolidation de nombreux indicateurs (revenus, RH), ainsi que des centres de coûts. Les contrôleurs de gestion récupéraient ces données à partir de plusieurs systèmes sources, puis les transformaient manuellement afi n de les charger dans Oracle HFM (Hyperion Financial Management). La partie planifi cation était gérée quant à elle dans une application Excel, connectée à une base de données Access. Michael Bailey ajoute : «La réorganisation interne a fait apparaître les limites de notre outil de planifi cation Excel. Le rapprochement de données était chronophage et l outil ne répondait plus à nos exigences en termes de planifi cation.» Le besoin Sanofi avait besoin d une solution de planifi cation et de reporting unifi ée. Les processus de planifi cation des ventes, des centres de coûts et des RH devaient être rationalisés tout en permettant plus de transparence. De plus, les départements devaient pouvoir saisir leurs prévisions directement sur le Web. Sanofi avait aussi besoin de garantir la cohérence des données entre la masse salariale, les ventes, la marge brute, le coût de revient des produits et le compte de résultat. Pour cela, une base de données consolidées devait être alimentée automatiquement par cinq systèmes sources, dont SAP BW et Oracle HFM. Pourquoi Jedox? Solution Saisie de données budgétaires par plus de 80 personnes Importation de données à partir des systèmes sources avec Jedox Integrator Rationalisation des processus de forecast, d élaboration budgétaire et de planifi cation à long terme Rapports très souples avec accès aux données à un niveau fi n (drill-down) Accès mobile pour la direction et les équipes de vente Après une étude de faisabilité, le choix de Sanofi s est porté sur Jedox. La fonction de write-back (saisie directement dans le cube) a été un critère déterminant, celle-ci facilitant considérablement la création de scénarios de planifi cation. De plus, l outil d intégration de données Jedox, ainsi que les possibilités de reporting et de planifi cation sur le Web apportaient une réponse pertinente aux besoins de Sanofi. Enfi n, le concept ExcelPLUS, omniprésent dans toute la Suite Jedox, permettait de capitaliser sur les compétences de l équipe du contrôle de gestion, mais aussi d assurer une prise en main rapide de l outil. D ailleurs, le taux de satisfaction des utilisateurs de Genzyme, une fi liale de Sanofi utilisant déjà Jedox pour le reporting et la planifi cation, a été un argument de plus pour convaincre la direction. Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 2

3 Une solution flexible Avantages Cohérence des données assurée par un contrôle automatique quotidien Gain de temps avec la saisie de données décentralisée Actualisation des données en temps réel Vue à 360 des données réelles et prévisionnelles La solution a d abord été implémentée au siège, puis dans neuf fi liales en Europe avec des ajustements pour répondre aux spécifi cités de chaque entité. Cette méthode a permis de réduire signifi cativement les coûts d intégration, mais surtout d avoir une solution unifi ée répondant aussi bien aux besoins au niveau du siège qu au niveau local. Montée en compétence En seulement huit semaines, l équipe du contrôle de gestion, avec l aide de consultants Jedox, a connecté Jedox aux systèmes sources, effectué une reprise des données historiques et créé des masques de saisie de planifi cation sur le Web comme sur Excel. La Jedox Academy a aussi permis aux chefs de projets et aux utilisateurs avancés de développer leurs compétences Jedox, de façon à ce qu ils puissent administrer et maintenir la solution en toute autonomie. «Nous avons pu respecter tous les délais, tout en reconstruisant de nombreux modèles. Après une phase de mise en œuvre de deux mois, nous avons été capables d utiliser la solution pour la phase de planifi cation des ventes, un grande réussite pour l équipe», récapitule Michael Bailey. Dans un deuxième temps, les utilisateurs des différents départements ont été impliqués dans le développement d une interface, permettant la saisie de données de façon décentralisée. Désormais, les équipes de ventes et de marketing saisissent leurs prévisions directement dans l outil, sans passer par le contrôle de gestion. Des contrôles automatiques sur les données permettent aux contrôleurs de gestion d éviter les retraitements manuels. Une solution de planification interservices sur le Web Sanofi utilise Jedox Web comme une solution de planifi cation interservices, avec notamment la contribution de plus de 80 responsables qui peuvent directement saisir leurs prévisions dans l outil. Michael Bailey explique : «Jusqu alors, le contrôle de gestion avait l entière charge du processus de planifi cation. L arrivée de Jedox et l implication directe des différents départements dans cet exercice fût une grande nouveauté. Mais avec la facilité d utilisation de la solution, les utilisateurs se sont adaptés très rapidement, et nous pouvons maintenant planifi er plus rapidement et en toute transparence.» Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 3

4 Pourquoi Jedox? Plateforme logicielle personnalisable à souhait Niveau d acceptation élevé par les utilisateurs et prise en main rapide grâce au concept ExcelPLUS L approche libre-service permet aux utilisateurs avancés de maintenir la solution (modifi cation de rapport, confi guration) en toute autonomie Cette solution inclut aussi la planifi cation des ressources humaines, avec des données qui peuvent s avérer très sensibles. La gestion des droits utilisateurs permet de s assurer que les utilisateurs ont accès uniquement aux données pour lesquelles ils sont habilités. Avec les fonctions de splashing (saisie à un niveau consolidé), la solution offre la possibilité de construire son budget à partir par exemple des ventes par produit et par client de l année précédente, le tout de façon extrêmement rapide et sûre. La solution Jedox permet aussi aux utilisateurs de faire des prévisions à partir d indicateurs opérationnels et diverses hypothèses. Chaque modèle de planifi cation est directement connecté à l aide de règles métiers au compte de résultat. Toute modifi cation est donc répercutée instantanément, et cela à tous les niveaux de consolidation. Le contrôle de gestion a ainsi une vue d ensemble sur le processus de planifi cation. De plus, les chefs de projets Sanofi ont aussi développé des états de rapprochement afi n de détecter immédiatement toute incohérence dans les données, une tâche autrefois manuelle et coûteuse en ressources humaines. Une vue à 360 sur les données produits et clients Outre la solution de planifi cation, Sanofi utilise aussi Jedox pour son reporting interne. Plus de 140 employés des départements Marketing, Ventes, RH, contrôle de gestion mais aussi de la direction peuvent accéder partout et à tout moment aux rapports dans le Web. Certains départements comme le marketing et les ventes utilisent directement certaines données pour leurs propres analyses. Grâce aux performances et l interface conviviale de Jedox, Sanofi a maintenant une vue à 360 sur les données produits et clients. Des bénéfices à tous les niveaux Quelques semaines seulement après le déploiement, la solution Jedox offrait des avantages tangibles : les requêtes de données et calculs complexes qui demandaient auparavant plusieurs heures sont exécutés en quelques minutes ou même instantanément. Les utilisateurs des différents départements consultent des données actualisées sans faire appel au contrôle de gestion. Les membres de cette équipe peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée comme l analyse de données. Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 4

5 Michael Bailey ajoute : «Jedox nous offre aussi une grande fl exibilité : notre équipe du contrôle de gestion peut maintenir Jedox sans aide extérieure, comme par exemple la modifi cation de rapport. Nous économisons ainsi beaucoup de temps et d argent.» Une solution récompensée du «Best Practice Award» Lorsque Sanofi a reçu le «Best Practice Award» pour sa solution de reporting et de planifi cation, de nombreuses autres divisions du groupe et fi liales se sont intéressées à la solution Jedox. Sanofi prévoit d ailleurs d élargir le projet à 200 nouveaux utilisateurs pour permettre à un plus grand nombre de collaborateurs d accéder aux rapports les concernant. Contact : Jedox web : mail : blog : jedox.com info@jedox.com blog.jedox.com Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 5