Tél. 02.32.95.11.49 Fax : 02.32.95.11.70 Mutuelle du Personnel Centre Hospitalier du Rouvray 4 rue Paul Eluard 76300 Sotteville-lès-Rouen REGLEMENT INTERIEUR DU CONSEIL D ADMINISTRATION Ce règlement intérieur a été mis en place Conformément à l article 35 des Statuts. Ce règlement a été approuvé par l AG du 16 mai 2013.
2 SOMMAIRE Préambule Page 3 Assemblé générale Page 3 Conseil d administration Page 5 Bureau du conseil d administration Page 7 Commissions et comité du conseil d administration Page 8 Organisation financière Page 9 Informations aux adhérents Page 10 Informations aux délégués Page 10
Préambule 3 La mise en place d un règlement intérieur n est pas obligatoire, mais recommandé par la Fédération Nationale de la Mutualité Française dans ses recommandations statutaires, mais surtout par l Autorité de Contrôle Prudentiel (ACP), notamment dans son rapport sur la gouvernance des organismes d assurances d octobre 2007. En effet, le règlement intérieur est le support idéal pour y traiter de toutes les modalités pratiques de la gouvernance de la mutuelle, en particulier pour l organisation et le fonctionnement des pouvoirs entre les différentes instances : assemblée générale, conseil d administration, bureau, commission ou comité, etc Nous avons opté pour un règlement intérieur qui précise certains articles des statuts s agissant de l organisation de l administration de la mutuelle : assemblée générale, conseil d administration, bureau, commissions et comité du conseil d administration, sections de vote, organisation financière, informations des adhérents. L objet du règlement est de venir préciser les statuts sur ces points, car il permet une plus grande souplesse pour sa mise en œuvre, puisque ses modifications sont applicables de suite par le conseil d administration, puis entérinées par la prochaine assemblée générale pour certaines décisions. Les statuts, s ils font l objet de trop grandes précisions sur l organisation de la gouvernance de la mutuelle, ne permettent pas au conseil d administration une grande réactivité, puisque les modifications doivent d abord être validées par l assemblée générale avant de pouvoir être appliquées. Le rôle central du conseil d administration est réaffirmé par l ACP dans la conduite de la mutuelle et de l organisation au sens large. L administrateur s inscrit donc comme l acteur majeur de la gouvernance de l organisation et du contrôle. La responsabilité ayant deux versants : le pouvoir décisionnel, mais aussi la responsabilité en cas de difficultés. Aussi, dans le corps de règles internes, on va trouver d une part le règlement intérieur et d autre part un système de procédure explicite, cohérent et complet, sous la responsabilité du conseil d administration. Ces deux outils au service du conseil d administration sont nécessaires au bon fonctionnement de la gouvernance de la mutuelle et à son contrôle. Assemblé générale (Titre II, chapitre I, section 2 des statuts) a) Modalité d envoi de la convocation (première et deuxième) : La convocation est faite par écrit dans les quinze jours au moins qui précèdent la date de la réunion aux délégués titulaires et suppléants des différents collèges. Dans le même temps, un courrier est envoyé à l ensemble des membres participants qui peuvent siéger à l assemblée générale comme auditeur, sous réserve de s inscrire huit jours avant celle-ci. Dans le cadre de la gouvernance, ce courrier a pour but d informer les adhérents sur : - Les comptes annuels, - Les modifications des statuts et du règlement mutualiste, - Le budget prévisionnel de l année en cours, - Les stratégies et enjeux à venir, - Un point sur l actualité mutualiste. b) Modalité de mise à disposition des informations nécessaires au vote des différentes résolutions : La convocation à l assemblée générale pour les délégués est accompagnée des documents suivants : - Du rapport de gestion, - Des modifications des statuts et du règlement mutualiste, - Du budget prévisionnel de l année en cours, - Du suivi du budget de l année N-1, - Du procès-verbal de l assemblée générale N-1, - Du courrier adressé aux membres participants. c) Si lors de la première convocation, l assemblée générale n a pas réuni le quorum fixé à la moitié du nombre de délégués titulaires élus, une deuxième assemblée générale est convoquée avec un quorum qui est au moins égal au quart du nombre de délégués titulaires.
d) Organisation de l assemblée générale : 4 Une feuille de présence est tenue à chaque assemblée générale par collège de délégués. Le Président préside l assemblée générale en organisant le temps de présentation et le temps d échanges et de débats avec les délégués. La 1 ère Vice-Présidente donne lecture du rapport d introduction du Président. La Secrétaire et la Secrétaire-adjointe présentent la première partie du rapport de gestion. La Trésorière présente le rapport financier, le budget prévisionnel, le suivi du budget N-1, les annexes concernant le montant du taux des cotisations et des prestations de l année N. Le rapport de la commission de contrôle de la mutuelle est présenté par un des membres de cette commission. Le rapport du Commissaire aux comptes est présenté par le Commissaire aux comptes s il est présent. En cas d absence de celui-ci, le rapport est lu par la 2 ème Vice-Présidente. Le Président présente et fait voter les délégations de pouvoirs statutaires, les modifications des statuts et du règlement mutualiste, il appelle au renouvellement de la commission de contrôle de la mutuelle, il présente et fait voter les différentes résolutions de l ordre du jour. e) Elections des délégués (Titre II, chapitre I, section 1 des statuts) Sur délégation de l assemblée générale, le conseil d administration définit le nombre de délégués titulaires et suppléants par collège socio-professionnels, ainsi que la détermination des tranches, en prenant en compte le nombre de membres participants par collège. Les élections ont lieu tous les 4 ans. Chaque section de vote élit ses délégués titulaires et suppléants à l assemblée générale de la mutuelle. Les sections de vote sont définies par tranche : - 4 délégués titulaires de 1 à 150 membres participants et 2 délégués suppléants minimum. - 6 délégués titulaires de 151 à 300 membres participants et 3 délégués suppléants minimum. - 8 délégués titulaires de 301 à 500 membres participants et 4 délégués suppléants minimum. - 10 délégués titulaires de 501 à 750 membres participants et 5 délégués suppléants minimum. - 12 délégués titulaires de 751 à 1050 membres participants et 6 délégués suppléants minimum. Les effectifs à prendre en compte dans chaque collège pour la détermination du nombre de délégués titulaires et suppléants sont ceux connus au 31 décembre de l année précédant les élections. Modalités d envoi des appels à candidatures et modalités d organisation de l élection des délégués : Pour l appel à candidature de délégués par collège, un courrier est envoyé dans la première quinzaine du mois de janvier à tous les membres participants âgés de moins de 75 ans. La limite de réception des actes de candidatures est fixée à la fin de la première semaine de février. L appel à candidature rappelle le nombre de délégués titulaires et suppléants dans chaque collège socio-professionnel et les limites d âges défini à l article 15 des statuts. Les actes de candidatures sont examinés par le conseil d administration, après avis de la commission de suivi de la gouvernance, cet examen porte notamment sur la vérification de l appartenance des candidats dans leur collège et sur les limites d âges. La date des élections des délégués a lieu dans la 3 ème semaine du mois de mars. Un appel à élection des délégués est envoyé à tous les membres participants dans la 3 ème semaine du mois de février. Cet appel reprend les modalités de vote de l article 14-2 des statuts, il est accompagné des procurations, des explications du vote par correspondance et du bulletin de vote par collège. L ordre des candidats par collège se fait par ordre alphabétique. Les membres de la commission de suivi de la gouvernance mettent en place un bureau de vote par collège.
5 Les scrutateurs sont désignés en assemblée générale N-1 sur la base du volontariat, parmi les délégués titulaires ou suppléants présents à l assemblée générale. Un membre participant ne peut pas être scrutateur dans un bureau de vote, s il est inscrit dans le collège. Le déroulement du vote se fait sur la journée de 8 heures à 16 heures 30. Un règlement des élections des délégués est donné à chaque bureau de vote, celui-ci reprend l article 14-2 des statuts, le plan opérationnel du règlement intérieur du conseil d administration, ainsi que les règles d un scrutin à la majorité des suffrages exprimés. Annexe 1. Au minimum, deux scrutateurs sont présents par bureau de vote pendant la journée. Concernant le dépouillement, trois scrutateurs sont nécessaires par bureau de vote. Un procès-verbal est dressé par bureau de vote, ils sont signés par les scrutateurs et le responsable du bureau de vote. A l issue du dépouillement, les résultats des élections sont proclamés par le Président de la mutuelle, par ordre décroissant du nombre de suffrages. Sont réputés membres suppléants, les candidats qui ne sont pas élus membres titulaires. Au-delà du nombre légal de membres suppléants, une liste d attente est constituée pour remplacer les vacances en cours de mandat d un délégué, ceci jusqu à épuisement de liste des candidats par collège. La commission de suivi de la gouvernance valide : - Les listes électorales, - Le règlement des élections, - Le matériel de vote (listes d émargements, bulletins de vote et enveloppes, urnes, isoloirs) - Le dépouillement, - Les procès-verbaux. Conseil d administration (TITRE II, Chapitre II, sections 1 à 4 des statuts) A) ORGANISATION (organigramme en annexe 2) Elections des administrateurs : a) Modalité d envoi des appels à candidatures : Un courrier est envoyé dans la première semaine de février. La limite de réception des actes de candidatures est fixée à la fin de la 1 ère semaine de mars. Ce courrier reprend la composition de l assemblée générale, le nombre d administrateurs à élire, le nombre d administrateur siégeant au conseil d administration et arrêté par celui-ci. L acte de candidature comporte une demande aux candidats d entériner la charte des administrateurs, un engagement à suivre des formations et l obligation de fournir un extrait de casier judiciaire n 3. Nous rappelons également le nombre de réunions du conseil d administration et les conditions d éligibilité des administrateurs figurant à l article 27 des statuts. b) Modalité des élections des administrateurs : L élection des administrateurs se fait conformément à l article 28 des statuts. L ordre des candidats se fait par tirage au sort d une lettre alphabétique au cours du conseil d administration qui examine les candidatures. Les administrateurs sont élus par l assemblée générale. Le vote se déroule au moment de l accueil des délégués. Le bureau de vote est mis en place par des membres de la commission de suivi de la gouvernance et des membres du bureau qui ne sont pas candidats à l élection. Les scrutateurs pour le dépouillement sont désignés par l assemblée générale en début de séance parmi les délégués et les adhérents présents. Un règlement des élections des administrateurs est donné aux scrutateurs, celui-ci reprend les articles 25 à 31 des statuts et le plan opérationnel du règlement intérieur du conseil d administration, concernant ce point. Au minimum, deux scrutateurs sont présents au bureau de vote et trois scrutateurs pour le dépouillement.
Un procès-verbal est dressé par le bureau de vote et signé par les scrutateurs et les membres de la commission de suivi de la gouvernance qui sont présents au bureau de vote. A l issue du dépouillement, les résultats des élections sont proclamés devant l assemblée générale par un membre de la commission de suivi de la gouvernance. Le mode de diffusion des candidats se fait par l envoi d un bulletin de vote aux délégués, en même temps que l envoi de la convocation à l assemblée générale. B) FONCTIONNEMENT Le conseil d administration se réunit au minimum six fois par an. Le conseil d administration est convoqué dans la mesure du possible à partir d un calendrier arrêté par le conseil d administration lors de la première séance de celui-ci. La convocation est envoyée aux administrateurs dix jours avant la réunion, accompagnée du procès-verbal de la dernière réunion, dans la mesure du possible des pièces concernant l ordre du jour sont jointes également. La gestion des absences et des présences se fait par signature sur une fiche de présence, mentionnant le nom de l administrateur et le nom des auditeurs. La durée du mandat de chaque administrateur est également renseignée sur cette fiche. Le nombre d administrateurs présents, excusés et absents figurent sur cette fiche. Les décisions des conseils d administration sont relevées dans un tableau de suivi, formalisant si nécessaire la planification des actions. A chaque ordre du jour du conseil d administration, une relecture du tableau de suivi a lieu et une validation est faite pour clôturer l action. C) POUVOIRS (Articles 35 et 36 des statuts) Liste des sujets qui font obligatoirement l objet d une délibération du conseil d administration : - Approbation des procès-verbaux des conseils d administration, - Modification des statuts, du règlement mutualiste et du règlement intérieur du conseil d administration, - Arrêté des comptes N-1, - Approbation du rapport de gestion, - Affectation du résultat, - Décisions du conseil d administration sur les placements financiers et présentation d un tableau des placements par trimestre, - Approbation du budget prévisionnel N+1 et envoi à la substituante pour accord, - Vote du rapport de gouvernance et de contrôle interne, - Détermination des frais de déplacement, d hébergement et de restauration, - Subventions, - Modifications éventuelles des conventions de gestion avec la garante UNME-Garantie, UMC-Services concernant le service informatique, UMC-Social pour la prestation EPI, UMC-Services et UMC-Juris, - Examen des candidatures pour les élections des administrateurs (tous les 2 ans), - Examen des candidatures pour les élections des délégués (tous les 4 ans), - Composition des commissions et comité du conseil d administration, - Désignation des mandats pour les organismes extérieurs. Liste des sujets qui sont inscrits à l ordre du jour et débattus au conseil d administration : - Suivi des décisions du conseil d administration par un tableau de suivi qui est examiné à chaque conseil. Ce tableau reprend la date des conseils d administration, les décisions prises, le délai prévu et la réalisation avec les différentes étapes, - Suivi du budget prévisionnel N par trimestre : prestations, cotisations, frais de gestion et suivi des résultats techniques, - Nouvelles adhésions et sorties des membres participants, - Statistiques (effectifs, prestations, cotisations ), - Définition de l ordre du jour et convocation à l assemblée générale, - Plan de formation des administrateurs pour les nouveaux élus et mise à niveau des compétences, - Suivi de la tête de groupe (substituante) et comptes combinés, - Suivi de l Union UMC-Services, - Point sur les organismes extérieurs, - Définition et application des règles de contrôles internes : procédures, audit interne ou externe. Pour tous les points importants, le conseil d administration évite de prendre des décisions lors d une seule séance, pour permettre une réflexion plus approfondie (budget, sous-traitance, etc ). 6
Le conseil d administration veille à appliquer les délégations de pouvoir qui lui sont données par l assemblée générale. Ces délégations portent sur : - La détermination des montants et des taux des cotisations et du taux de la contribution complémentaire à la solidarité, - La détermination des seuils du barème de minoration des cotisations, - La mise en place des nouvelles prestations, - La détermination des montants et des taux des prestations, - La détermination du montant alloué au fonds d action social, - La modification des conventions de gestion avec l UNME-Garantie, la mutuelle UMC et UMC-Social, - La détermination du nombre d administrateurs dans la fourchette définie par les statuts et le nombre d administrateurs à renouveler, - La détermination du nombre des membres du bureau, - La détermination du nombre de délégués par collèges, ainsi que la détermination des tranches. D) RESPONSABILITE DES ADMINISTRATEURS (risques évalués et assurés par la mutuelle) La responsabilité civile des administrateurs est engagée individuellement ou solidairement selon le cas envers la mutuelle ou envers un tiers, à raison des infractions aux dispositions législatives ou réglementaires, des violations des statuts ou des fautes commises dans leur gestion. Si plusieurs administrateurs ont coopérés aux mêmes faits, le tribunal détermine la part contributive de chacun dans la réparation du dommage. L action en responsabilité contre les administrateurs à titre individuel ou collectif, se prescrit par trois ans à compter du fait dommageable ou s il a été dissimulé, de sa révélation. Pour clarifier la responsabilité de chacun des administrateurs, le conseil d administration de la mutuelle a retenu le principe de nommer dans le procès-verbal, les administrateurs qui votent contre une délibération proposée au conseil d administration. Les administrateurs de la mutuelle sont informés par ce règlement intérieur du conseil d administration, que la mutuelle a souscrit un contrat de responsabilité civile des dirigeants auprès de la compagnie CHUBB France, via la mutuelle d assurance MATMUT, pour un montant de garantie maximum global par période d assurance de 457 347 uros. La mutuelle a également souscrit un contrat responsabilité civile avec protection juridique, suite à un accident, comprenant des indemnités forfaitaires pour accidents corporels : - Décès15 245 uros, - Incapacité permanente totale : 30 490 uros, - Indemnités journalières à concurrence de 23 uros par jour. L ensemble des indemnités qui pourraient être versées au titre d une même année d assurance ne pourra excéder la somme de 2 000 000 uros, quel que soit le nombre de victimes et de sinistres. Une charte des administrateurs définit notamment les droits et les obligations des administrateurs. Annexe 4. 7 Bureau du conseil d administration (Titre II, chapitre III, sections 1 et 2) Le bureau est composé de neuf membres - Un Président, - Un premier Vice-Président, - Un deuxième Vice-Président, - Un Secrétaire, - Un Secrétaire-adjoint - Un Trésorier - Un Trésorier-adjoint, - Un Secrétaire chargé des réclamations, - Un Secrétaire chargé de la Prévention. Le bureau se réunit trois semaines avant chaque conseil d administration et exceptionnellement à la demande du Président.
8 Les membres du bureau siègent également en commission sociale dans le cadre du fonds d action social où les décisions sont prises à la majorité des voix (article 50 des statuts). Le Président et les membres du bureau sont élus à bulletin secret et au scrutin majoritaire à deux tours pour 2 ans par le conseil d administration en son sein au cours de la première réunion qui suit l'assemblée générale. La majorité absolue est requise au premier tour et la majorité relative suffisante au second tour. En cas d égalité au 2 ème tour, le candidat est déterminé en fonction de la date du mandat le plus ancien d administrateur à la mutuelle. Les candidatures aux différents postes doivent être adressées au président en exercice, six jours francs au moins, avant la réunion du conseil d administration au cours de laquelle il doit être procédé aux élections. Au cas où des postes ne seraient pas pourvus, les membres du conseil d administration présents peuvent poser leur candidature et les élections ont lieu immédiatement. Le bureau est chargé particulièrement : - De l élaboration du projet de procès-verbal des conseils d administration, - De l élaboration de l ordre du jour des conseils d administration, - De la préparation des délibérations du conseil d administration, - Du fonds d action social sur délégation du conseil d administration, - Du suivi des travaux du conseil d administration, - De la validation des demandes d investissement (budgétée ou non) de plus de 1 000 uros. Continuité de l activité du conseil d administration : voir article 46 et 51 des Statuts. Commissions et comité du conseil d administration Compte-tenu que notre mutuelle est substituée à l UNME-Garantie, celle-ci assure sa mission de comité d audit pour le compte de l union, mais aussi des mutuelles substituées comme organisme de référence (application de l article L 212-7-1 du code de la mutualité et du II de l article L 233-16 du code de commerce). Il faut rappeler que l UNME-Garantie exerce une influence dominante sur les mutuelles substituées : - Définition d un taux directeur annuel, concernant les budgets, - Mise en place de comptes combinés depuis l exercice 2008, - Elaboration des rapports financiers inclus dans le rapport de gestion par un expert-comptable, rémunéré par l UNME-Garantie, - Relevé trimestriel des placements envoyé à la garante, - Remontée des états trimestriels «cotisations/prestations» pour envoi à l ACP, - Validation et envoi des rapports de gouvernance et de contrôle interne, - Validation des modifications des statuts et du règlement mutualiste. En complément du comité d audit de l UNME-Garantie, le conseil d administration de la mutuelle a pris la décision de mettre en place des commissions et un comité, qui participent à la préparation des travaux du conseil d administration, de son contrôle et à sa vie démocratique. Mise en place le 20 janvier 2010 dans le respect de la conformité et aux dispositions réglementaires de deux commissions et d un comité. Comité financier : Ce comité est composé de trois administrateurs qui sont désignés par le conseil d administration. Ce comité a pour mission : - De préparer les décisions du conseil d administration en émettant un avis sur les propositions de placements financiers, - De contrôler leur application, - De suivre la rentabilité du portefeuille en cours d année. Le comité se réunit au minimum deux fois par an. Le Président et le Trésorier ne peuvent être membres à part entière de ce comité, mais ils y sont présents pour apporter des informations, compte-tenu que notre mutuelle n emploie pas de Directeur.
Commission des finances : 9 Cette commission est composée de trois administrateurs qui sont désignés par le conseil d administration. Cette commission a pour mission : - D émettre un avis et un contrôle sur l arrêté des comptes, - De participer à l élaboration du budget prévisionnel en application des orientations données par le conseil d administration, - D émettre un avis sur le budget, - De contrôler son application. La commission des finances se réunit au minimum deux fois par an. Le Président et la Trésorière ne peuvent être membres à part entière de cette commission, mais ils y sont présents pour apporter des informations compte-tenu que notre mutuelle n emploie pas de Directeur. Commission de suivi de la gouvernance : Cette commission est composée de cinq administrateurs qui sont désignés par le conseil d administration. Cette commission a pour mission : - De faire respecter les statuts et d émettre un avis sur l élaboration de ses modifications, - De faire respecter le règlement mutualiste et d émettre un avis sur l élaboration de ses modifications, - De faire respecter la charte des administrateurs, - De faire respecter les délégations de pouvoirs et les délégations de signatures, - De contrôler que les procédures comptables sont correctement suivies, - De contrôler que la gouvernance de la mutuelle est réellement démocratique et transparente avec tous les acteurs (adhérents, délégués, administrateurs) par le maintien d une information claire aux adhérents, - De faire un bilan annuel sur le taux des présences des administrateurs, - De contrôler que les pouvoirs de l assemblée générale sont bien respectés, - De contrôler que les sujets qui sont de la compétence de l assemblée générale ne lui échappent pas, - De veiller à ce que l assemblée générale s exprime sur les dossiers d importance exceptionnelle, concernant le devenir de la mutuelle en application de l article 21 des statuts, - De faire respecter le règlement intérieur du conseil d administration. Cette commission se réunira autant que de besoin à la demande du Président ou du quart des administrateurs. Elle rendra compte de ses missions au conseil d administration et mettra si nécessaire en exergue les dysfonctionnements constatés. Cette commission peut être entendue par les commissaires aux comptes. Un membre de la commission de suivi de la gouvernance est désigné par le conseil d administration comme personne relai auprès de la substituante, dans le cadre du comité d audit. Maintien d une commission de contrôle statutaire (Article 64 des statuts) Les membres de la commission de contrôle statutaire sont désignés tous les ans par l assemblée générale parmi les délégués de la mutuelle. Deux administrateurs peuvent s y présenter Elle est composée de quatre membres titulaires et de deux membres suppléants. Elle se réunit une fois par an à l initiative du Président avant la clôture des comptes ou à tout moment à la demande du quart au minimum des membres du conseil d administration. Cette commission vérifie la régularité des pièces comptables, la tenue de la comptabilité, la caisse et le portefeuille. Les travaux de la commission sont consignés dans un rapport écrit. Ce rapport est porté à la connaissance de l assemblée générale par le rapporteur de la commission. Organisation financière Délégation de pouvoirs et délégation de signatures : La délégation de pouvoirs permet dans les mutuelles de taille importante, d optimiser son efficacité et permet, sous conditions, à un responsable de transférer une partie de ses pouvoirs et de la responsabilité pénale qui en découle à un subordonné (Directeur ou Dirigeant salarié). Pour notre mutuelle, il ne faut pas confondre la délégation de pouvoirs avec la délégation de signatures.
Pour la délégation de signatures, le délégataire reçoit seulement le pouvoir de signer un document, un chèque etc et non de prendre une décision. Le délégant (Président) n est pas dessaisi du pouvoir de décision et sa responsabilité, qu elle soit pénale ou civile, n est pas transférée. Notre mutuelle a donc pris la décision de ne mettre en place que le volet de délégation de signatures, compte-tenu que notre mutuelle, de par sa taille, ne nécessite pas un poste de Directeur. Pour les délégations de signatures actuelles sur les comptes bancaires, voir l annexe 5 joint à ce règlement intérieur. 10 Informations aux adhérents Le conseil d administration s engage à informer les adhérents au minimum trois fois par an. Au mois d avril, un courrier est envoyé à chaque adhérent, leur rappelant la date, l ordre du jour et le fonctionnement de l assemblée générale, ainsi que la possibilité qui leur est donné d assister à l assemblée générale. Ce courrier fait aussi référence à l obligation d informer les adhérents dans le cadre de la gouvernance de la mutuelle. Les points suivants y sont développés : - Les comptes annuels N-1 : bilan simplifié, compte de résultat et portefeuille des placements financiers, - Le budget prévisionnel N, - Les modifications des statuts et du règlement mutualiste, - Les stratégies, les enjeux et les orientations à venir. Au mois de septembre/octobre, envoi à tous les adhérents du journal «Le Trait d Union Mutualiste». Ce journal rend compte de l assemblée générale : - Rapport d introduction du Président, - Rapport de gestion, - Rapport de la commission de contrôle, - Rapports du Commissaire aux comptes, - Délégations données au conseil d administration et au bureau, - Modifications des statuts et du règlement mutualiste, - Renouvellement de la commission de contrôle, - Résultat des élections des administrateurs et composition du bureau, - Désignation des scrutateurs lors du renouvellement des délégués, - Questions diverses. De plus, quelques pages de ce journal sont consacrées à l information mutualiste sur la santé. Au mois de décembre, un courrier est envoyé à chaque adhérent, à ce courrier, est joint un livret intitulé «Ensemble», ainsi que l échéancier des cotisations avec référence à la loi Châtel. Le courrier contient des informations sur la vie de la mutuelle : activité, synthèse du budget, analyse sur les nouvelles mesures gouvernementales qui nous sont imposées. Le livret «Ensemble» est consacré aux garanties de la mutuelle : tableau des prestations, tableau des cotisations, conditions d adhésion et de démission. Les autres points forts sont : les modes de remboursements, le traitement des réclamations des adhérents, les différentes sortes d hospitalisation, des exemples de remboursements, des informations sur : UMC-Services, UMC-Juris, le fonds d action social, les minorations de cotisations, Priorité Santé Mutualiste et les permanences juridiques. Les dernières pages sont consacrées à nos partenaires qui financent une partie de ce livret. Notre mutuelle est dotée d un site internet qui est structuré de la manière suivante : accueil, cotisations, prestations, services, informations, partenariats, contact, statuts/règlement, gouvernance et assemblée générale. Informations aux délégués Les délégués reçoivent les mêmes informations que les adhérents. Tous les délégués sont destinataires : - Des relevés de décisions du conseil d administration, - Des informations de l AFIM (Agence Fédérale d Information Mutualiste) au jour le jour, - D articles de presse issus de l Argus de l Assurance, des revues de presse de l UNME, etc