POLITIQUE P-G6-0750-01 Vérification des véhicules de transport pour les usagers Responsable de l application : Directeur des ressources financières, matérielles et informationnelles (DRFMI) À l usage de : Annexes : Personnel de la Direction des ressources humaines et de la DRFMI, coordonnateurs des territoires, personnel affecté à la conduite des véhicules dans le cadre de leurs fonctions 1 - Procédures liées aux exigences de la Commission des transports 2 - Rapport de vérification avant le départ 1 OBJECTIF S assurer que le Pavillon du Parc et les employés appelés à conduire les véhicules qui lui appartiennent, respectent les règles et directives émises par la Commission des transports concernant la vérification des véhicules de transport pour les usagers de l établissement. 2 POLITIQUE La Commission des transports du Québec visant la sécurité des personnes transportées dans tout véhicule de type minibus équipé d attaches pour chaise roulante, nous oblige à procéder de façon régulière à la vérification visuelle et mécanique de tous nos véhicules mis à la disposition de notre clientèle pour leurs déplacements. La Commission des transports exige aussi que l établissement vérifie le dossier de chaque employé appelé à conduire un de nos véhicules pour permettre le déplacement de nos usagers.
3 RÈGLES GÉNÉRALES 3.1 Responsabilités 3.1.1 Direction des ressources humaines Il est de la responsabilité de la Direction des ressources humaines de s assurer que les documents requis en fonction de la présente politique soient vérifiés quant à leur validité, de façon régulière, et qu ils soient versés au dossier de chacun des employés visés. Un mécanisme devra être élaboré pour s assurer que la photocopie du permis de conduire de l employé est demandée lors du renouvellement de celui-ci. La Direction des ressources humaines aura la responsabilité de faire signer les déclarations requises. 3.1.1.1 Vérification du dossier des conducteurs Toute personne appelée à conduire un des véhicules de l établissement dans le cadre de ses fonctions devra : 1) faire déposer à son dossier «employé» une photocopie de son permis de conduire 2) signer une déclaration certifiant : que son permis de conduire est valide qu il n est pas sous le coup d une suspension que son dossier conducteur à la SAAQ est conforme qu aucune compagnie d assurance ne l a refusé à cause d infractions majeures dues à l alcool ou autres 3) aviser promptement l employeur de toute suspension ou retrait de son permis de conduire. La section de la présente politique sur la vérification du dossier des conducteurs est sous la responsabilité de la Direction des ressources humaines et les documents requis seront versés au dossier de l employé concerné. 3.1.2 Direction des ressources financières, matérielles et informationnelles (DRFMI) Il est de la responsabilité de la DRFMI de s assurer que les dossiers et documents requis en vertu de la présente politique soient régulièrement vérifiés. La DRFMI a aussi la responsabilité de l entretien et réparation des véhicules de l établissement et de tous les contrôles requis en fonction de la présente politique. P-G6-0750-01 PAGE 2
3.1.2.1 Vérification mécanique des véhicules La Commission des transports et la SAAQ exigent que tous les véhicules soient vérifiés quatre fois par année (2 fois la Commission / 2 fois la SAAQ) et que ces vérifications soient indépendantes pour chacun des organismes. Les ressources matérielles sont responsables du suivi des vérifications mécaniques. 1) Un calendrier de vérification sera établi pour chaque véhicule lors du processus d élaboration du budget annuel. 2) Ce calendrier sera remis à chaque coordonnateur qui verra à le diffuser aux personnes concernées. 3) Les ressources matérielles coordonneront les rendez-vous avec les mécaniciens retenus pour effectuer les vérifications et les coordonnateurs des territoires. 4) Si des réparations s avéraient nécessaires après vérification, les ressources matérielles auront la responsabilité d autoriser les mesures retenues pour corriger les problèmes décelés. 5) L entretien et les réparations mineures sont sous la responsabilité des coordonnateurs ou de leurs délégués et ce, pour un montant ne pouvant excéder 250 $. 3.1.2.2 Dossier des véhicules Un dossier pour chaque véhicule devra être élaboré et mis à jour de façon continue. Ce dossier, sous la responsabilité des ressources matérielles, devra comprendre obligatoirement : copie de l acte d achat ou contrat de location long terme du véhicule; copie du certificat d enregistrement du véhicule; copie du certificat valide des assurances; copie des formulaires de vérification visuelle; copie des formulaires de vérification mécanique du véhicule; copie des factures de tous les frais d entretien et de réparation du véhicule; adresse de la résidence où est assigné le véhicule. Les aspects de sécurité et d intégrité des véhicules appartenant à l établissement sont sous la responsabilité des ressources matérielles de l établissement. 3.1.3 Coordonnateurs des territoires Les coordonnateurs des territoires ont la responsabilité de s assurer que leurs employés sont informés de la présente politique et qu ils s y conforment. Les coordonnateurs ont aussi la responsabilité d aviser la DRFMI de tout problème mécanique pouvant survenir avec les véhicules mais à la disposition de leur clientèle. P-G6-0750-01 PAGE 3
3.1.4 Employés appelés à conduire les véhicules appartenant à l établissement Les employés appelés à conduire les véhicules appartenant à l établissement doivent respecter la présente politique en faisant parvenir rapidement à la Direction des ressources humaines les documents attestant leur capacité à conduire et avertir de tout changement à leur dossier de conducteur pouvant limiter leur capacité à conduire nos véhicules. Ils doivent rapporter rapidement à leur coordonnateur tout bris mécanique nécessitant une réparation ou un correctif et remplir le formulaire de vérification visuelle au besoin. 3.1.4.1 Vérification des véhicules /ll Vérification visuelle du véhicule lors de l utilisation Un formulaire de vérification visuelle du véhicule doit se trouver en tout temps dans le coffre à gants de chaque véhicule. Le conducteur doit compléter ce formulaire à toutes les occasions où il constate une défectuosité sur le véhicule qu il utilise et en remet copie à son responsable. Le responsable avertira rapidement les ressources matérielles qui aviseront des mesures correctives à prendre. Original signé par Hélène Rouleau Hélène Rouleau, directrice des ressources financières, matérielles et informationnelles Responsable de l application Original signé par Thierry Boyer Thierry Boyer, directeur général Approbation Date d adoption : 2002-02-06 Par : Régie corporative (instance) Dates de révision : P-G6-0750-01 PAGE 4
Annexe 1 PROCÉDURES LIÉES AUX EXIGENCES DE LA COMMISSION DES TRANSPORTS MESURES DEVANT ÊTRE MISES EN PLACE AU PAVILLON DU PARC À COMPTER DU 1 er FÉVRIER 2002 1 CONDUCTEURS S assurer que chaque conducteur a un permis selon la catégorie requise et valide et que copie du document est versé au dossier. S assurer de vérifier auprès de la SAAQ de l état du dossier pour chacun des conducteurs impliqués dans la conduite des véhicules de l établissement (points de démérite, suspension, etc.). S assurer qu aucun membre du personnel ne conduise le véhicule de l établissement si la personne a plus de quinze (15) heures de travail dans une journée. S assurer que les déclarations signées des conducteurs sont vérifiées régulièrement et versées aux dossiers. 2 VÉHICULES /ll Vérification visuelle avant utilisation Un formulaire de vérification visuelle du véhicule devra en tout temps être gardé dans le coffre à gants de chacun des véhicules de l établissement. Il devra être complété par le conducteur du véhicule dans tous les cas où une anomalie ou un problème mécanique est constaté sur le véhicule (ex. : feux de position ou phares brûlés, usure des pneus anormale, etc.). Vérification mécanique des véhicules Tous les véhicules de l établissement doivent subir trimestriellement (4 fois par année) un examen mécanique complet permettant de certifier que le véhicule est apte à être maintenu en opération. Le formulaire de vérification certifié devra être gardé dans le coffre à gants du véhicule et copie devra être versée au dossier de chacun des véhicules. Dossier Un dossier pour chaque véhicule appartenant à l établissement devra être maintenu par les ressources matérielles de l établissement et devra comprendre : 1) copie de l immatriculation 2) copie du certificat d assurance 3) copie des factures pour tout entretien ou réparation du véhicule concerné 4) copie de l acte d achat du véhicule 5) copie des certifications (vérifications mécaniques trimestrielles).
Annexe 2 RAPPORT DE VÉRIFICATION AVANT LE DÉPART Date : Immatriculation : Adresse : ÉLÉMENT À VÉRIFIER BONNE CONDITION DÉFECTUEUX Frein de stationnement Direction Klaxon Essuie-glace Rétroviseur Éclairage et signalisation Pneus Dispositif d attelage Commentaires Nom du conducteur : Signature de l exploitant ou de son représentant s il y a défectuosité :