Demande d attestation de capacité sur www.datafluides.fr Guide de prise en main

Demande d attestation de capacité sur www.datafluides.fr Guide de prise en main

2 LES ETAPES DE VOTRE DEMANDE D ATTESTATION DE CAPACITE AVEC LE CEMAFROID Transmettre le bon de commande complété avec le chèque de règlement de la première annuité à CEMAFROID SNC- 5 Avenue des Près 94266 FRESNES CEDEX Créer un compte utilisateur sur Datafluides www.datafluides.fr Dès réception de votre commande votre compte sera validé par le Cemafroid Saisir votre dossier en ligne www.datafluides.fr Munissez-vous des pièces à télécharger (copie des diplômes, factures ) Après évaluation, télécharger votre attestation de capacité au format PDF (original transmis par la poste) sur www.datafluides.fr A partir de ce moment vous devrez assurer la traçabilité des fluides manipulés. Déclarer avant le 31 janvier de chaque année, vos bilans de fluides frigorigènes en ligne sur www.datafluides.fr

3 LE CEMAFROID : CENTRE D EXPERTISE DE LA CHAINE DU FROID Quelques mots sur le CEMAFROID Le Cemafroid, centre d expertise français de la chaîne du froid, a été créé en 2000 par IRSTEA (Etablissement public de recherche) (anciennement Cemagref), PERIFEM et Transfrigoroute France. Le Cemafroid a repris les activités d essais et d expertise développées par les équipes de recherche du Cemagref sur les sites d Antony et de Cestas. Il dispose de plus de 40 ans d expérience sur la chaîne du froid et les équipements frigorifiques et de réfrigération. Depuis 2000, le Cemafroid a développé une activité de certification des entreprises de la chaîne du froid dans le domaine réglementaire (centre technique des camions frigorifiques). Il a également repris une partie des services publics jusque-là pris en charge par les services de l Etat. Avec le Cemafroid vous bénéficiez: - D un organisme dont le statut garantit l impartialité des décisions ; - D une expertise dans le froid et les matériels frigorifiques de plus de 40 ans ; - D une évaluation adaptée à la taille de votre organisation partout en France et dans les DOM ; - D un site internet dédié pour vos déclarations de bilans de fluides ; - D un organisme membre de l Institut International du Froid (IIF) et de l AFF (Association Française du Froid). - D un organisme indépendant des distributeurs de fluides, pilote de la base de données Datafluides maintenue par Supralog en charge également de la base de données Datafrig.

4 DEPOSER VOTRE DEMANDE : Pour déposer votre demande vous devez créer un compte Datafluides. Pour activer votre compte, il est nécessaire de cliquer sur un lien qui vous est transmis par Email à votre Email de contact. Si vous n activez pas votre compte, vous ne pourrez pas accéder à Datafluides. Pour chaque rubrique de Datafluides pensez à cocher la catégorie dont vous relevez : Catégorie I : Contrôle d étanchéité, maintenance et entretien, mise en service, récupération des fluides des équipements de tous les équipements de réfrigération, de climatisation et de pompe à chaleur ; Catégorie II : Maintenance et entretien, mise en service, récupération des fluides des équipements de réfrigération, de climatisation et de pompe à chaleur contenant moins de 2 kg de fluide frigorigène et contrôle d étanchéité des équipements de réfrigération, de climatisation et de pompe à chaleur ; Catégorie III : Récupération des fluides des équipements de réfrigération, de climatisation et de pompe à chaleur contenant moins de 2 kg de fluide frigorigène ; Catégorie IV : Contrôle d étanchéité des équipements de réfrigération, de climatisation et de pompe à chaleur ; Catégorie V : Contrôle d étanchéité, maintenance et entretien, mise en service, récupération des fluides des systèmes de climatisation de véhicules, engins et matériels mentionnés à l article R. 311-1 du code de la route. Lors de votre premier accès à Datafluides, vous devrez compléter les données générales de votre entreprise :

5 Vous pouvez désormais déposer votre demande en cliquant sur «votre dossier en cours» : La saisie d une demande pour 1 site avec 5 intervenants et l outillage associé prend environ 35 minutes. Ayez à disposition tous les justificatifs demandés (diplômes, factures ) sous forme de facsimilés au format PDF ou JPG.

6 COMPLETER LE DOSSIER DE DEMANDE : ETAPE 1 SUBDIVISIONS Pour les entreprises mono sites : passez cette étape. Si vous souhaitez déposer plusieurs demandes d attestation pour plusieurs sites et si vous souhaitez regrouper ses sites par critères géographiques, créez plusieurs subdivisions. La création d une subdivision vous permettra de demander au Cemafroid la création d un accès limité à la subdivision. Notez que, l accès restreint à une subdivision limite les possibilités de modification des demandes d attestation aux seuls établissements rattachés à ces subdivisions. Par contre, l ensemble du personnel et de l outillage reste visible. COMPLETER LE DOSSIER DE DEMANDE : ETAPE 2 - VOTRE REGISTRE DU PERSONNEL Déclarez le personnel manipulant les fluides et uniquement celui-là : L intervenant doit impérativement disposer d une attestation d aptitude, choisissez l organisme ayant délivré l attestation dans la liste déroulante et téléchargez la copie PDF de l attestation. Si la personne dispose d un diplôme figurant dans la liste déroulante, vous pouvez choisir le diplôme correspondant dans Datafluides et téléchargez la copie des diplômes.

7 COMPLETER LE DOSSIER DE DEMANDE : ETAPE 3 - INVENTAIRE DE L OUTILLAGE Déclarez l outillage en votre possession et figurant dans la liste du matériel obligatoire et uniquement celui-ci :

8 Liste des équipements obligatoires : CATÉGORIES d activités OUTILLAGE OBLIGATOIRE (arrêté du 30 juin 2008) Catégorie I Station de charge et de récupération conforme à la norme NF E 35421. Bouteilles de récupération par type de fluide. Détecteur de fuites conforme à la norme NF EN 14624. Raccords flexibles avec obturateurs. Manomètres, thermomètre électronique et balance de précision 5 %. Matériel de marquage. Catégorie II Station de charge et de récupération conforme à la norme NF E 35421. Bouteilles de récupération par type de fluide. Détecteur de fuites conforme à la norme NF EN 14624. Raccords flexibles avec obturateurs. Manomètres, thermomètre électronique et balance de précision 5 %. Matériel de marquage. Catégorie III Station de charge et de récupération conforme à la norme NF E 35421. Bouteilles de récupération par type de fluide. Manomètres et balance de précision 5 %. Catégorie IV Détecteur de fuites conforme à la norme NF EN 14624. Manomètres, thermomètre. Catégorie V Station de charge et de récupération compacte ou en éléments séparés. Matériel de détection des fuites adapté aux systèmes de climatisation de véhicules. Thermomètre et balance de précision 5 %. Tableau mis à jour des charges en fluide et en huile des véhicules. Télécharger les éléments suivants : Preuves de détention du matériel : Les factures. (Une photographie avec numéro de série visible ou un contrat de maintenance peut être accepté en l absence de facture) Maintenance : Votre procédure de vérification interne pour les stations de récupération. le détecteur de fuites, le thermomètre, la balance (si non intégrée à la station). Traçabilité : Si les tableaux des charges en fluide par type de véhicule sont accessibles uniquement via internet, télécharger un document décrivant les modalités d accès au site concerné.

9 ETAPE 4 : ETABLISSEZ VOTRE DOSSIER DE DEMANDE D ATTESTATION ET METTEZ EN PLACE VOTRE TRAÇABILITE DES FLUIDES (MISE EN PLACE DE FICHE D INTERVENTION) Assurer la traçabilité des fluides que vous manipulez et en assurer le bon confinement : c est l objectif de la réglementation, en demandant une attestation vous vous engagez à assurer la traçabilité des fluides manipulés en mettant en place une comptabilité des achats et des flux manipulés. Pour établir votre demande, vous devez déclarer l établissement concerné par la demande même s il s agit du même établissement que celui déclaré dans les informations générales de votre entreprise. Vérifier que le numéro de SIRET, nom et adresse sont bien exacts car ils figureront sur votre future attestation. Affectez à votre établissement, le personnel qui figure dans le registre que vous avez complété à l étape 2.

10 Affectez à votre établissement, les outillages qui figurent dans l inventaire que vous avez complété à l étape 3. Pour les demandes multi sites, vous pouvez affecter à chaque établissement une subdivision pour les regrouper. Ne pas omettre d affecter le personnel et l outillage Décrivez les modalités mises en place pour assurer la traçabilité des fluides, sélectionner les éléments mis en place (fiches d intervention, certificat de recherche de fuites ). Téléchargez les documents concernés au format pdf ou jpg. Si vous ne disposez pas encore de modèle de fiche d intervention, de certificat de contrôle d étanchéité ou de modèles de marquage, vous pouvez télécharger des exemples sur www.cemafroid.fr rubrique fluides frigorigènes.

11 LORSQUE VOUS JUGEZ VOTRE DEMANDE COMPLETE TRANSMETTEZ-LA EN CLIQUANT SUR L ICONE DE VOTRE TABLEAU DE SUIVI Cette étape est impérative pour que le CEMAFROID débute l évaluation de votre dossier.

12 ETAPE 5 : DECLAREZ VOTRE BILAN FLUIDE ANNUEL Vous devrez déclarer votre bilan de l année en cours avant le 31 janvier de l année suivante. La déclaration sera ouverte à la saisie en fin d année en cours. Ex : le bilan 2012 est à déclarer au plus tard le 31 janvier 2013 Pour préparer votre bilan annuel, une notice particulière vous sera adressée. Lorsque vous jugez votre déclaration complète et sincère, cliquez sur Validez bilan. Cette étape est impérative pour que le CEMAFROID visualise et évalue votre déclaration. Etablissez l état de vos stocks de fluides dès la mise en place des fiches d intervention, conservez les tickets émis par les stations de charge et mettez en place un registre pour enregistrer les flux.

13 VOTRE ATTESTATION DE CAPACITE Votre attestation de capacité sera délivrée dans un délai maximal de deux mois. Le processus de traitement de votre demande est le suivant : Dès que vous disposerez de l attestation de capacité Cemafroid, vous pourrez utiliser le logo ci-dessus sur vos documents commerciaux (devis, plaquettes ).

14 ANNEXE 1 : INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES RELATIVES AU SUIVI ET A LA MAINTENANCE DES OUTILLAGES Préambule : L objectif de la réglementation applicable à la manipulation des fluides frigorigènes est la démonstration du bon confinement des gaz halogénés et la prévention des fuites sur les installations contenant ces gaz. Dans ce cadre, le bon confinement des gaz repose sur une exigence de traçabilité des flux de gaz manipulés qui passe par des mesurages de masse, de température et les caractéristiques des dispositifs de récupération. La prévention des fuites passe par un contrôle tierce partie périodique des installations dont l efficacité dépend du matériel de détection. La réglementation Française précise la liste de l outillage à détenir et spécifie des exigences de conformité du matériel. Le présent document fait un point sur les dispositions que l on peut raisonnablement mettre en place du point de vue économique pour atteindre les objectifs fixés par la réglementation à savoir : - Permettre d établir un bilan global des flux et stocks de fluides à l échelle du pays sur la base des déclarations des opérateurs - Assurer une bonne prévention des fuites par des recherches périodiques avec du matériel approprié. 1- Le rôle des outillages obligatoires : L arrêté du 30 juin 2008 fixe les outillages obligatoires dont la liste est rappelé à la suite et dépend de l activité concernée. Parmi ces outillages figurent des instruments de mesure ou des dispositifs qui vont directement influencer la détermination des quantités de fluides manipulés. Il s agit : - Des balances dont la justesse impacte directement les masses de fluides mesurées au regard des exigences de la réglementation applicable aux fluides frigorigènes mais qui sert aussi dans certains cas à facturer le fluide à un client ; - Les stations de récupération qui ne permettent pas de récupérer 100% des fluides et contribuent donc, par leur qualité, à limiter la quantité de fluides récupérés sur une installation ; - Les thermomètres et manomètres. Rappelons que le thermomètre a, selon le type d activité (cat I ou V), plusieurs usages. Pour la catégorie I, il permet de mesurer la surchauffe à l évaporateur des machines frigorifiques afin de s assurer que la quantité de fluide réintroduite est suffisante pour assurer le bon fonctionnement de la production de froid (quantité optimale de fluides délivrée à l évaporateur par le détendeur thermostatique). Cette démarche permet de palier à une défaillance d indication de la charge de fluide nominale prévue par le constructeur en déterminant la charge nécessaire et suffisante lors de la réintroduction de fluide. La quantité de fluide est estimée comme adéquate lorsque la température mesurée par le thermomètre à l évaporateur est 5 K supérieure à la température de pression saturante du gaz considéré pour la pression lue sur le manomètre. Dans ce cas, le thermomètre influe directement sur la quantité de gaz nécessaire pour assurer le bon fonctionnement de la machine frigorifique. Le graphique suivant décrit un système frigorifique et les différences de température aux différents points du circuit.

15 A B : désurchauffe C : température de condensation C D : sous refroidissement E : température d évaporation E F : surchauffe à l évaporateur E G : surchauffe à l aspiration A G : échauffement dû à la compression Pour la catégorie 5, le thermomètre permet de vérifier le bon fonctionnement de la climatisation des véhicule en mesurant la température dans l habitable, fonctionnement qu à l extrême limite on peut vérifier sans thermomètre. Les manomètres sont des indicateurs importants de l état des fluides dans le circuit ( HP ou BP) et intervient dans la détermination de la surchauffe. Les détecteurs (ou mesureurs) de fuites quant à eux permettent comme leur nom l indique de détecter les fuites et donc de les prévenir. 2- Le contrôle du bon fonctionnement des outillages et des moyens de mesure La réglementation fait appel à deux concepts qui imposent des vérifications des outillages et moyens de mesure : o La conformité à des normes du modèle ou du type d outillage o L exigence de bon fonctionnement des outillages et moyens de mesure une fois en service. 2.1 Cas des balances La réglementation fluides n impose pas de conformité aux normes pour les balances et se limite donc à la vérification du bon fonctionnement des instruments de pesage pour atteindre une «précision de 5 %». Il résulte de cette exigence que les flux de fluides manipulés ne pourront pas être déterminés globalement avec une incertitude meilleure que 5 % ce qui fixe un critère assez souple sur les contrôle à réaliser.

16 Masse connue L usage de la balance étant nécessairement limité à des mesures de variation de masse d une bouteille contenant plus ou moins de fluide, le critère des 5 % peut facilement être respecté par un contrôle interne réalisé avec des masses étalons représentant les charges maximales de fluide manipulé lors des récupérations ou des charges. Bien entendu, lors de ces vérifications, on s assurera que l instrument de pesage dispose d une tare représentant la masse conventionnelle d une bouteille de fluide vide. La comparaison de l affichage de l instrument de pesage (taré avec la bouteille) et de la valeur de la masse étalon fournit un moyen de vérification suffisant. Classiquement les vérifications des instruments de pesage sont réalisées tous les deux ans. Une question est souvent posée à juste titre : Les balances utilisées dans le domaine des fluides frigorigènes relèvent elle de la métrologie légale? Du point de vue de l attente de l Etat pour le domaine des fluides, la réponse est non, même si le décret du 3 mai 2001 mentionne que les mesurages réalisés dans le domaine d une réglementation dépendent de la métrologie légale. En effet, les attentes en termes de justesse des mesures (5%) n imposent pas l application des exigences propres à la métrologie légale pour ce domaine réglementé. Cependant, comme il est dit plus haut, les balances sont aussi utilisées pour facturer dans certains cas des clients des opérateurs. Dans ce cadre, les transactions sont, dans les faits, couverts par la directive 90/384/CEE et le décret français relatif au contrôle en service des IPFNA. Cela signifie que le client de la transaction peut légitimement demander que la balance soit d un modèle approuvé et fasse l objet d une vérification périodique par un organisme agréé. Cette pratique n est cependant pas observée dans ce secteur. 2.2 Cas des stations de récupération La réglementation prévoie que les stations de récupération soient pour la catégorie I conformes à la norme E 35 421. Cette exigence nécessite d être interprétée car la norme E 35 421 est une norme d essais qui ne précise aucune spécification technique à vérifier. Cette norme décrit les essais à réaliser (par exemple pour déterminer le taux et le temps de récupération). Il résulte de ces considérations qu un matériel de récupération doit avoir été testé selon les essais de la norme pour définir à minima les deux paramètres qui impactent la qualité de la récupération des fluides, à savoir le taux et le temps de récupération. Les organismes agréés travaillent actuellement sur le recensement du matériel pour proposer un taux minimal de récupération. Compte tenu de la justesse des mesures de masse (5% près), il ne serait pas illégitime de fixer un taux de récupération minimal de l ordre de 95 %... Du point de vue des opérateurs, il est donc demandé de se procurer les rapports d essais des stations de récupération auprès de leurs fournisseurs permettant de connaitre le taux et le temps de récupération, le protocole des essais étant celui de la norme E 35 421. Ces essais ne sont à réaliser que sur un exemplaire représentatif du modèle ou du type de station (essais de type). En conséquence, le Cemafroid a été chargé par le ministère de recenser le matériel pour mutualiser ces données auprès de l ensemble des organismes agréés pour le bénéfice de tous les opérateurs attestés. Dans le cas de stations de récupération développées en interne pour des besoins spécifiques, les essais permettant de déterminer les taux et temps de récupération doivent être réalisés souvent sur site en respectant au mieux la norme de référence.

17 Outre, ces essais de type, il convient de mettre en place une maintenance périodique permettant de justifier du bon fonctionnement de ces stations. Enfin, l opérateur doit s assurer que le temps de récupération de ses stations est bien compatible avec son processus industriel et que le protocole de récupération est bien réalisé complètement par ses intervenants. Ce point est vérifié par les organismes agréés lors de leurs audits qui jugent de la bonne adaptation des moyens à l activité concernée. 2.3 Cas des thermomètres Comme il est dit plus haut, l usage du thermomètre et son impact sur le bon usage et le bon confinement des fluides frigorigènes dépend de l activité. D une manière générale, le thermomètre sert au mieux à définir une température qui sera utilisée pour calculer un écart de l ordre de 5 K. Il en découle qu une justesse estimée à 1 C est suffisante. Le contrôle de la qualité des thermomètres ne nécessite donc pas un étalonnage externe systématique mais un minimum de vérification périodique (tous les ans par exemple) pour s assurer du respect de ce critère. En thermométrie de contact, un moyen simple de contrôler un thermomètre est de réaliser un point de glace fondante. Le point de glace fondante est réalisé à partir d un mélange équivalent en volume d eau et de glace pillée. Le critère caractéristique d un point de glace fondante est la couleur grise que prend ce mélange et qui matérialise une température de 0 C avec une excellente incertitude. Cette méthode peu couteuse est suffisante pour vérifier la qualité des thermomètres de contact notamment les thermomètres à résistance dont on sait que la principale cause de dérive peut être identifiée par un contrôle en un point (à 0 C). Il est à souligner que les pyromètres (thermométrie optique) sont plus complexe à vérifier et que les mesures sont très sensibles à la nature des surfaces visées en raison des facteurs variables d émissivité des dites surfaces. 2.4 Cas des manomètres Les manomètres interviennent de manière importante dans les relations pression-température des fluides frigorigènes dont les caractéristiques de changement de phases sont la base du caractère frigorigènes des fluides. Il convient donc de s assurer de leur bon réglage par, au minimum, une intercomparaison de plusieurs de ces équipements. Par ailleurs, les manomètres pouvant intervenir sur la détermination de la surchauffe à l évaporateur, une erreur de la mesure de pression implique une erreur sur la détermination de la température ayant un impact sur la quantité optimale de fluides déterminé par cette méthode. 2.5 Cas des détecteurs de fuites La réglementation prévoie que les détecteurs ou mesureurs de fuites soient pour la catégorie I conforme à la norme EN 14 624. Cette exigence nécessite d être interprétée car la norme EN 14 624 est une norme d essais qui ne précise aucune spécification technique à vérifier. Cette norme décrit les essais à réaliser par exemple pour déterminer les taux de détection minimaux pour certains gaz en position fixe ou en mouvement. Par contre et à la différence des stations de récupération, la réglementation prévoit aussi un seuil de sensibilité minimal fixé à 5 g/an pour les recherches de fuite. Ce critère s applique aux détecteurs utilisés pour la recherche de fuites dans le cadre des dispositions de l arrêté du 7 mai 2007. Il en résulte que l opérateur doit demander à son fournisseur : - Soit un certificat de conformité déclarant que le seuil de sensibilité du détecteur est inférieur à 5 g/an (critère de l arrêté du 7 mai 2007), ce seuil étant déterminé conformément à la norme EN 14 624. - Soit un rapport d essais réalisé selon la norme EN 14 624. Le seuil ainsi déterminé devant être comparé par l opérateur lui-même au seuil réglementaire des 5 g/an. Les organismes agréés recueillent actuellement les données relatives aux détecteurs de fuites du marché pour établir une liste de matériel conforme. En ce qui concerne le contrôle de leur bon fonctionnement en service, plusieurs possibilités sont offertes :

18 - L étalonnage par le LNE qui a mis en place un banc de référence dans ce domaine en coopération avec l école des Mines de Paris : cette méthode a l inconvénient majeur de nécessiter l envoi des instruments au LNE et des frais important lié à une prestation de haut niveau métrologique. - La vérification interne nez à nez avec une fuite calibrée : cette méthode est la mieux adaptée pour un parc important de détecteur car elle se limite à acquérir une fuite calibrée, les vérifications étant réalisées en interne. Faut-il étalonner une fuite calibrée? Dans l absolu, oui car une fuite calibrée sans certificat d étalonnage n assure pas la traçabilité aux étalons nationaux. Cependant, il peut être admis pendant une période transitoire qu une fuite calibrée ne disposant pas d un certificat d étalonnage COFRAC constitue un moyen reproductible de comparaison des détecteurs de fuite et permet au moins de s assurer de l absence de dérive des instruments concernés. 3. Synthèse Le tableau suivant donne une rapide synthèse des contrôles à mettre en place : Balance Moyen Références Périodicité Procédure Masses étalons Tous les ans Comparaison avec une équivalente à la charge tare représentant une maximale de fluide bouteille manipulée Station de récupération Essais normatif pour déterminer le taux et le temps de récupération Tous les ans Maintenance annuelle Thermomètres Point de glace fondante Tous les ans Comparaison directe Manomètres Un manomètre de référence est souhaitable Tous les ans Intercomparaison sur une ligne de pression Détecteur ou mesureur de fuites Fuite calibrée si possible étalonnée périodiquement Tous les ans Comparaison nez à nez