Section 3 : Préparation à l inspection et gestion des documents. 3.3 Enregistrement des demandes d inspection et des certificats d inspection

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1 Section 3 : Préparation à l inspection et gestion des documents 3.1 Objectif de la section Demande d inspection 3.3 Enregistrement des demandes d inspection et des certificats d inspection 3.4 Suivi des demandes d inspection Ordre de priorité des inspections Équipement requis pour les inspections Procédures à suivre à l arrivée au site d inspection 3.5 Paiement pour l inspection Paiement à partir d un compte Autres méthodes de paiement Aucun frais pour l annulation d une inspection Paiement pour lots non conformes 3.6 Annulation et correction d un certificat 3.7 Gestion des certificats Certificat Qui peut obtenir un exemplaire d un certificat?

2 Section 3 : Préparation à l inspection et gestion des documents 3.1 Objectif de la section 3 La présente section explique la marche à suivre pour enregistrer les demandes d inspection et y donner suite, d une part, et pour assurer le paiement des services d inspection, d autre part. Elle indique également comment l on procède pour corriger et annuler les certificats. 3.2 Demande d inspection Toute personne ayant un intérêt financier dans un lot de produits qui sont exportés ou qui font l objet d un commerce interprovincial, ou demandant une inspection aux fins de dédouanement de pommes, d oignons ou de pommes de terre - il peut s agir notamment d agriculteurs, d emballeurs, d expéditeurs, d intermédiaires, de camionneurs, ou de réceptionnaires dans le cas d inspection aux fins de dédouanement - peut présenter une demande d inspection auprès d un bureau d inspection. Tous les demandeurs doivent remplir un formulaire de Demande d inspection - fruits et légumes frais qui, une fois rempli, donne l information requise pour enregistrer la demande. Le demandeur peut demander une inspection verbalement ou par téléphone, mais il doit quand même soit remettre à l inspecteur un formulaire de Demande d inspection - fruits et légumes frais lorsque celui-ci arrive sur le lieu de l inspection, soit transmettre ce formulaire par télécopieur au bureau d inspection. Une inspection ne doit jamais être commencée avant qu un formulaire de demande dûment rempli soit présenté. 3.3 Enregistrement des demandes d inspection et des certificats d inspection Toutes les demandes ou annulations d inspection doivent être enregistrées par les bureaux d inspection qui les reçoivent. Lorsque l inspection est terminée, un exemplaire du formulaire de Demande d inspection - fruits et légumes frais, sur lequel le numéro du certificat d inspection et le nom de l inspecteur sont notés, doit être versé aux dossiers du bureau d inspection. Le formulaire rempli doit être conservé pendant au moins trois ans. L enregistrement de la date et de l heure de présentation de la demande revêt une importance particulière. On peut utiliser un registre pour l enregistrement des demandes d inspection. Cependant, toute autre méthode de classement efficace permettant de retracer facilement les demandes et les certificats d inspection est acceptable. Si l on n utilise pas de registre, le système employé doit permettre non seulement de retracer la date et l heure de présentation de la demande, le nom du demandeur, le produit à inspecter, mais aussi de faire un lien entre ces renseignements et un certificat d inspection donné. De plus, si une demande d inspection est annulée, le demandeur doit fournir un exemplaire de la demande, qu il a signé, dont le recto comporte la mention annulée. Cet exemplaire doit être conservé avec la demande d inspection

3 originale. Toute annulation de demande d inspection, ainsi que la date et l heure, doit être notée au registre, s il y lieu. 3.4 Suivi des demandes d inspection Ordre de priorité des inspections La priorité relative des différents types d inspection que prévoit le programme des fruits et légumes frais est indiquée au tableau des priorités du programme, que l on peut consulter à la section 1.3 Priorités du programme du présent manuel. L efficacité et la justesse des inspections ainsi que le traitement de toutes les demandes en temps opportun reposent sur la créativité, l expérience et le bon jugement des inspecteurs, des coordonnateurs et des superviseurs Équipement requis pour les inspections Chaque bureau d inspection doit disposer d un équipement d inspection qui convient au nombre d inspecteurs qui y travaillent et au type d inspection qu ils réalisent. Chaque inspecteur doit avoir reçu l équipement d inspection nécessaire à l exercice de ses fonctions. Cet équipement doit être maintenu en bon état. L équipement doit autant que possible porter la signature de l ACIA. L inspecteur doit avoir en tout temps avec lui l équipement ci-après : Mallette ou serviette pour l équipement Ordinateur portable Marqueur à encre indélébile Thermomètres (gradués de -40 C à plus que +100 C, précis à 1 C près voir l annexe IV Étalonnage d un thermomètre) Règle en métal (12 po, unités métriques et canadiennes) Couteau Calculatrice Vernier (petit, 4-6 po) Ouvre caisses Anneaux de calibrage (ensemble officiel portant la signature de l ACIA) Carte d évaluation de la surface totale atteinte Balances Exemplaire de la Loi et du Règlement Manuels d inspection Rapports de non-conformité Sceaux de l ACIA Ruban à sceller officiel de l ACIA et

4 Formulaires de rétention Ruban de rétention Étiquettes de rétention supplémentaires Formulaires de dédouanement Sceaux officiels Certificats vierges et feuilles de travail supplémentaires en cas de pannes informatiques Équipement de sécurité approprié (selon le barème d attribution - Santé et sécurité au travail) L équipement suivant doit se trouver dans le bureau d inspection local et être accessible à l inspecteur lorsqu il en a besoin : Colorimètre Pressuromètre Photomètre Ensemble de poids homologués pour la vérification des balances (certification officielle tous les deux ans) Appareil photo numérique Procédure à suivre à l arrivée au site d inspection a) L inspecteur peut appeler le demandeur à l avance (par exemple une demi-heure) pour l informer de son heure d arrivée approximative et lui demander que l on commence à rendre le lot accessible. Aux fins de l inspection, accessible signifie qu il est facile de choisir des échantillons au hasard. Si le produit se trouve dans un camion, le chargement doit être suffisamment accessible pour qu il soit possible d obtenir un bon échantillon représentatif du lot. Si le produit se trouve dans l entrepôt, il doit être rendu complètement accessible, à la satisfaction de l inspecteur. b) L inspecteur doit avertir le demandeur ou son représentant de son arrivée. Avant l inspection, l inspecteur doit avoir obtenu du demandeur (par télécopieur, le cas échéant) un exemplaire (il peut s agir de l original) du formulaire de Demande d inspection - fruits et légumes frais. L inspecteur doit s assurer que le lot présenté pour l inspection correspond au produit décrit sur la Demande d inspection - fruits et légumes frais (p. ex. variété, marque, grosseur, etc.). Il peut demander des documents se rapportant au lot (p. ex. factures, connaissements, formulaires de confirmation de vente, inspections précédentes, enregistrements de la température). c) Le demandeur doit rendre le produit accessible en temps opportun. Dans des circonstances normales, un délai de quinze minutes est raisonnable. Si le demandeur n a pas commencé à rendre le produit accessible à l intérieur de ce délai, l inspecteur peut informer le directeur de l entrepôt qu il quitte le lieu et il peut exiger la présentation d une nouvelle demande

5 d inspection. Ensuite, l inspecteur doit soit quitter les lieux, soit rester et procéder à une inspection restreinte ou complète si le demandeur accède immédiatement à sa demande. Il doit immédiatement informer son superviseur de la situation. 3.5 Paiement pour l inspection Il y a diverses façons de payer pour une inspection. Avant l inspection, les inspecteurs doivent déterminer la méthode de facturation qu ils utiliseront. Une facture est remise au demandeur à la suite de l inspection Paiement à partir d un compte La plupart des demandeurs ont un compte avec l ACIA. L inspecteur doit vérifier le numéro de compte si un nouveau demandeur ou un demandeur inconnu demande une inspection. La vérification du numéro de compte est effectuée par le Système de gestion des clients (SGC). On doit encourager les clients réguliers à demander un compte. Pour les demandeurs dont les comptes ont été révoqués, les inspections sont effectuées sur la base d un paiement à l avance en espèces, par carte de crédit (Visa, MasterCard ou American Express) ou par chèque (chèque certifié si un chèque sans provision a déjà été émis). Ces demandeurs sont désignés comme devant payer uniquement comptant, sous la rubrique numéro de compte de leur dossier client. Les inspecteurs peuvent contacter le Centre de service pour les comptes débiteurs pour toute question concernant les privilèges de crédit à l ACIA Autres méthodes de paiement Les demandeurs qui n ont pas de numéro de compte valide doivent payer par carte de crédit (Visa, MasterCard ou American Express), en espèces ou par chèque. Les chèques doivent être établis à l ordre du Receveur général du Canada. Le bureau des inspections doit vérifier le mode de paiement du service d inspection avant la conduite de l inspection Aucuns frais pour l annulation d une inspection Aucuns frais ne sont facturés au client pour une inspection annulée si celle-ci n est pas commencée. Une inspection est commencée à partir du moment où l inspecteur a choisi des échantillons ou entré des renseignements dans l application du Programme d'activités multisectorielles (PAM). Si une inspection

6 est annulée après qu elle a débuté, le demandeur reçoit une facture pour la totalité des coûts, que l inspection ait été complétée ou non Paiement pour lots non conformes Si un lot entier de produits ne satisfait pas aux exigences du Règlement sur les fruits et les légumes frais (RFLF), il faut facturer les frais d inspection appropriés au demandeur et délivrer un certificat attestant que le produit «ne satisfait pas aux exigences du Règlement sur les fruits et les légumes frais». Au point d expédition, si seule une partie du lot ne satisfait pas aux exigences du RFLF, deux certificats sont délivrés, et des frais sont facturés pour chaque certificat. 3.6 Annulation et correction d un certificat Lorsqu il doit annuler ou modifier un certificat, l inspecteur doit suivre les lignes directrices énoncées dans le manuel de l utilisateur du PAM. 3.7 Gestion des certificats Certificat Tous les certificats d inspection sont des documents légaux et peuvent être acceptés en preuve par un tribunal. Leur délivrance et leur gestion sont donc essentielles à la crédibilité du système d inspection Qui peut obtenir un exemplaire d un certificat? Un exemplaire d un certificat peut être transmis à toute personne ayant un intérêt financier dans un lot ou un chargement donné. Une personne autre que le demandeur qui souhaite obtenir un exemplaire d un certificat doit fournir une demande écrite faisant état de son intérêt à l égard d un chargement et de la raison pour laquelle elle souhaite obtenir un exemplaire d un certificat. Tous les exemplaires officiels, dont ceux devant être soumis en preuve devant un tribunal, doivent être certifiés par un énoncé confirmant leur authenticité. Un exemplaire officiel doit être demandé à l administration centrale. Aucuns frais ne s appliquent à la délivrance d un exemplaire.