RÈGLEMENT RÉGISSANT LE COMPTE CLIENT

Transcription

1 RÈGLEMENT RÉGISSANT LE COMPTE CLIENT

2 Version : Dernière modification : 3 juillet 2015 Page 2 de 13

3 Table des matières MODIFICATIONS DE SECTIONS... 4 Section 1 INTRODUCTION Règlement du conseil Exigence pour ouvrir et maintenir un compte client... 7 Section 2 INTERPRÉTATION Définitions Conflit avec le Règlement administratif du Conseil... 9 Section 3 UTILISATION DES COMPTES CLIENTS Dépôts dans les comptes clients Somme d argent à être déposée dans un compte client Membre employé par une agence d immigration Un compte client ou plus Déclaration au Conseil Section 4 INTERDICTIONS D UTILISATION VISANT LE COMPTE CLIENT Sommes d argent ne devant pas être déposées dans un compte client Aucun privilège ou sûreté Section 5 RETRAIT D UNE SOMME D ARGENT D UN COMPTE CLIENT Retrait d un compte client Permission de retirer d autres sommes d argent Limite imposée sur les sommes retirées d un compte client Manière dont une somme d argent peut être retirée d un compte client Retrait par chèque Section 6 INTÉRÊT ACCUMULÉ SUR L ARGENT DANS UN OU PLUSIEURS COMPTES CLIENTS Compte client général Compte client propre à un client précis Section 7 OBLIGATION DE MAINTENIR UN SOLDE SUFFISANT DANS UN COMPTE CLIENT Section 8 OBLIGATION D EFFECTUER LE RAPPROCHEMENT DE TOUT COMPTE CLIENT CHAQUE MOIS Rapprochement des comptes clients Section 9 MEMBRES TRAVAILLANT DANS UNE PRATIQUE MULTIDISCIPLINAIRE Travail dans d autres collectivités publiques Travail dans d autres pratiques multidisciplinaires Page 3 de 13

4 MODIFICATIONS DE SECTIONS Classées par date : 30 octobre 2012 Le paragraphe 1.1 a été modifié pour inclure qu un membre peut ouvrir un compte client au nom de l entité pour laquelle il fait affaire : Tout membre du CRCIC doit tenir un compte appelé compte client à son nom, au nom de l entreprise l entité pour laquelle il fait affaire, au nom de la firme pour laquelle il fait affaire, au nom de la firme dans laquelle il est associé ou au nom des associés de la firme dans laquelle il est associé, sauf indication contraire dans ce règlement. Le paragraphe 2.1 a été modifié pour actualiser la définition d un client, remplacer entreprise avec entité (2.1.a) et ajouter la définition d une entité (2.1.f) : a. «Client» désigne une personne dont le membre accepte de servir les intérêts, moyennant des frais ou une autre forme de rétribution, ou de manière bénévole, dans le cadre d une procédure ou demande, ou une procédure ou une demande éventuelles, en vertu de la Loi sur l immigration et la protection des réfugiés. Dans le cas d avis relatifs au marché du travail, de certaines demandes présentées dans le cadre du Programme des candidats des provinces, ou d un avis sur un emploi réservé, «client» désigne l entité ou la personne pour laquelle le membre accepte de servir les intérêts, moyennant des frais ou une autre forme de rétribution, ou de manière bénévole, dans le cadre d une procédure ou demande, ou une procédure ou une demande éventuelles. f. «Entité» désigne une compagnie, entreprise, société par actions, société de personnes, institution ou toute autre organisation qui a une existence juridique distincte de ses administrateurs. L alinéa 3.1.a a été modifié pour être conforme à l alinéa 3.2.a : 3.1 Dépôts dans les comptes clients a. Un membre qui reçoit de son client une somme d argent à détenir au nom d un client pour des services à rendre, des services non facturés, un trop-payé relatif aux services facturés, TOUS les frais gouvernementaux de traitement d une demande et pour tout autre débours doit sans délai, et pas plus de quatorze (14) jours civils après l avoir reçue, la déposer dans un compte : i. désigné comme étant un compte client, ii. détenu au nom du membre, iii. dans une institution financière. Le paragraphe 3.2 a été rallongé pour préciser que les membres doivent choisir une approche pour ce qui est des comptes clients et l utiliser uniformément durant l année de vérification : 3.2 Somme d argent à être déposée dans un compte client a. Les membres doivent déposer des fonds dans un compte client chaque fois qu ils reçoivent de l argent à détenir au nom d un client pour des services à rendre non facturés, un trop-payé Page 4 de 13

5 relatif aux services facturés, TOUS les frais gouvernementaux de traitement d une demande et pour tout autre débours. Ces exigences s appliquent aux deux modèles décrits ci-dessous que les membres peuvent utiliser. b. Le Conseil accepte deux approches différentes en matière de compte client : Modèle 1 Toute somme d argent reçue d un client doit être déposée dans le compte client. Modèle 2 Les membres doivent déposer toute somme d argent non gagnée et non facturée dans le compte client. c. Les membres doivent choisir soit le modèle 1 soit le modèle 2 et l appliquer uniformément durant toute l année de vérification. Le paragraphe 3.3 a été ajouté pour donner des instructions aux membres employés par une entité : 3.3 Membre employé par une entité Un membre employé par une entité et dont le travail consiste à obtenir le statut d immigrant pour des employés potentiels ou existants de l entité travail pour lequel il reçoit un salaire n est pas tenu de déposer les fonds des clients dans un compte client. Cependant, si le membre représente des clients en dehors du cadre de l entité, il doit avoir un compte client conformément au paragraphe 1.1. Un membre employé par une agence d immigration doit déposer les fonds des clients dans un compte client conformément à l alinéa 3.1.a et au paragraphe 3.2 lorsque l agence n appartient pas à un membre ou n est pas une société de personnes composée de membres et n est donc pas sujette aux règlements dans de tels cas. 10 avril 2015 Le paragraphe 1.2 a été ajouté pour préciser les exigences requises pour l ouverture et le maintien d un compte client : 1.2 Exigence pour ouvrir et maintenir un compte client Avant d ouvrir un compte client, un membre n est pas autorisé à recevoir de l argent d un client à détenir au nom d un client pour : a. des services à rendre non facturés; b. un trop-payé relatif aux services facturés; c. des frais gouvernementaux de traitement d une demande; ou d. tout autre débours. Un membre qui s engage à ne détenir à aucun moment de l argent au nom d un client peut être exempté de l obligation d ouvrir et de maintenir un compte client s il présente une déclaration annuelle au CRCIC, en utilisant le formulaire de déclaration prescrit attestant ce fait. Cependant, si le membre décide de détenir de l argent au nom d un client après avoir signé ladite déclaration, il doit avoir un compte client conformément au paragraphe 1.1 avant de recevoir de l argent à détenir au nom d un client. Page 5 de 13

6 Les définitions de représentant en immigration autorisé et d agence d immigration ont été ajoutées au paragraphe 2.1 : l. «Représentant en immigration autorisé» désigne une personne qui peut offrir des conseils ou des services en immigration moyennant rétribution. Les représentants en immigration autorisés comprennent les personnes qui sont membres en règle d un barreau d une province ou d un territoire, de la Chambre des notaires du Québec ou du CRCIC. a. «Agence d immigration» désigne une entité dont un représentant en immigration autorisé, ou un groupe de représentants en immigration autorisés, n est pas propriétaire. Le premier alinéa du paragraphe 3.3 a été supprimé, l information est maintenant incluse au paragraphe 1.2. Le second alinéa a été raccourci étant donné que la définition d agence d immigration est maintenant donnée au paragraphe 2.1. Le titre du paragraphe a été modifié pour mieux cadrer avec l information figurant à la suite : 3.3 Membre employé par une entité agence d immigration Un membre employé par une entité et dont le travail consiste à obtenir le statut d immigrant pour des employés potentiels ou existants de l entité travail pour lequel il reçoit un salaire n est pas tenu de déposer les fonds des clients dans un compte client. Cependant, si le membre représente des clients en dehors du cadre de l entité, il doit avoir un compte client conformément au paragraphe 1.1. Un membre employé par une agence d immigration doit déposer les fonds des clients dans un compte client conformément à l alinéa 3.1.a et au paragraphe 3.2 lorsque l agence n appartient pas à un membre ou n est pas une société de personnes composée de membres et n est donc pas sujette aux règlements dans de tels cas. Le paragraphe 3.5 a été modifié pour inclure l adresse courriel à laquelle un membre peut envoyer un avis écrit d ouverture ou de fermeture du compte client : 3.5 Déclaration au Conseil Un membre fournira enverra au Conseil un avis écrit par courriel à info@iccrc-crcic.ca au sujet de chaque compte client qu il détient sans délai, et pas plus de trente (30) jours civils suivant l ouverture ou la fermeture d un compte client, et cet avis indiquera la date à laquelle le compte client a été ouvert ou fermé, le nom et l adresse de l institution financière où le compte client a été ouvert et le numéro de compte du compte client. Page 6 de 13

7 Section 1 INTRODUCTION 1.1 Règlement du Conseil Tout membre du CRCIC doit tenir un compte appelé compte client à son nom, au nom de l entité pour laquelle il fait affaire, au nom de la firme pour laquelle il fait affaire, au nom de la firme dans laquelle il est associé ou au nom des associés de la firme dans laquelle il est associé, sauf indication contraire dans ce règlement. 1.2 Exigence pour ouvrir et maintenir un compte client Avant d ouvrir un compte client, un membre n est pas autorisé à recevoir de l argent d un client à détenir au nom d un client pour : a. des services à rendre non facturés; b. trop-payé relatif aux services facturés; c. des frais gouvernementaux de traitement d une demande; ou d. tout autre débours. Un membre qui s engage à ne détenir à aucun moment de l argent au nom d un client peut être exempté de l obligation d ouvrir et de maintenir un compte client s il présente une déclaration annuelle au CRCIC, en utilisant le formulaire de déclaration prescrit attestant ce fait. Cependant, si le membre décide de détenir de l argent au nom d un client après avoir signé ladite déclaration, il doit avoir un compte client conformément au paragraphe 1.1 avant de recevoir de l argent à détenir au nom d un client. Section 2 INTERPRÉTATION 2.1 Définitions Dans ce règlement : a. «Agence d immigration» désigne une entité dont un représentant en immigration autorisé, ou un groupe de représentants en immigration autorisés, n est pas propriétaire. b. «Client» désigne une personne dont le membre accepte de servir les intérêts, moyennant des frais ou une autre forme de rétribution, ou de manière bénévole, dans le cadre d une procédure ou demande, ou une procédure ou une demande éventuelles, en vertu de la Loi sur l immigration et la protection des réfugiés. Dans le cas d études d impact sur le marché du travail ou de certaines demandes présentées dans le cadre du Programme des candidats des provinces, «client» désigne l entité ou la personne pour laquelle le membre accepte de servir les intérêts, moyennant des frais ou une autre forme de rétribution, ou de manière bénévole, dans le cadre d une procédure ou demande, ou une procédure ou une demande éventuelles. Page 7 de 13

8 c. «Collectivité publique» désigne l autorité qui assure l observation du règlement par certains groupes de personnes ou dans un territoire particulier. d. «Compte client» désigne un compte d épargne ou de chèques ouvert par un membre dans une institution financière dans lequel le membre détient des fonds reçus d un client ou plus, ou au nom d un client ou plus, et qui est désigné dans les registres du membre comme étant un compte client. e. «Conseil» désigne le Conseil de réglementation des consultants en immigration du Canada/Immigration Consultants of Canada Regulatory Council. f. «Débours» signifie les diverses dépenses encourues par un membre pendant la prestation de ses services à un client, dont les frais gouvernementaux relatifs aux demandes, et pour lesquelles le client remboursera le membre; par souci de clarté, ces débours excluent les frais pour les services rendus par le membre. g. «Entité» désigne une compagnie, entreprise, société par actions, société de personnes, institution ou toute autre organisation qui a une existence juridique distincte de ses administrateurs. h. «Groupe de membres» désigne : un partenariat de membres et tous les membres employés par ce partenariat; un membre qui est actionnaire d une société, un groupe de membres qui sont tous actionnaires d une même société et tous les membres employés par cette société; ou un membre et tous les membres employés par ce membre. i. «Institution financière» désigne : une banque à charte canadienne; une société de prêt ou de fiducie canadienne; une caisse d épargne provinciale; une coopérative d'épargne et de crédit ou fédération à laquelle la Loi de 1994 sur les caisses populaires et les credit unions s applique; ou une société de fiducie inscrite. *REMARQUE : Des exceptions sont prises en considération sur demande d un membre, qui se trouve dans une collectivité publique où il n y a pas d institution qui satisfait à cette définition ou obligation. j. «Membre» désigne toute personne qui est admise comme membre du Conseil conformément au Règlement administratif. k. «Règlement administratif» désigne le Règlement administratif du CRCIC. l. «Représentant en immigration autorisé» désigne une personne qui peut offrir des conseils ou des services en immigration moyennant rétribution. Les représentants en immigration autorisés comprennent les personnes qui sont membres en règle d un barreau d une province ou d un territoire, de la Chambre des notaires du Québec ou du CRCIC. Page 8 de 13

9 m. «Somme d argent» inclut les pièces courantes, billets émis par un gouvernement et billets de banque, chèques, lettres de change, récépissés de carte de crédit, mandats postaux, mandats express et mandats de banque. 2.2 Conflit avec le Règlement administratif du Conseil En cas de litige entre le présent règlement et le Règlement administratif du Conseil, le Règlement administratif du Conseil prévaudra. Section 3 UTILISATION DES COMPTES CLIENTS 3.1 Dépôts dans les comptes clients a. Un membre qui reçoit de son client une somme d argent à détenir au nom du client pour des services à rendre non facturés, un trop-payé relatif aux services facturés, TOUS les frais gouvernementaux de traitement d une demande et pour tout autre débours doit sans délai, et pas plus de quatorze (14) jours civils après l avoir reçue, la déposer dans un compte : i. désigné comme étant un compte client, ii. détenu au nom du membre, iii. dans une institution financière. b. Nonobstant l alinéa 3.1.a, lorsqu un client fait un transfert électronique de fonds, on tient pour acquis que l argent du client est effectivement déposé quand le membre est informé du dépôt par l institution financière. c. Les membres ne peuvent pas détenir ou déposer des fonds non afférents à l immigration. 3.2 Somme d argent à être déposée dans un compte client a. Les membres doivent déposer des fonds dans un compte client chaque fois qu ils reçoivent de l argent à détenir au nom d un client pour des services à rendre non facturés, un trop-payé relatif aux services facturés, TOUS les frais gouvernementaux de traitement d une demande et pour tout autre débours. Ces exigences s appliquent aux deux modèles décrits ci-dessous que les membres peuvent utiliser. b. Le Conseil accepte deux approches différentes en matière de compte client : Modèle 1 Toute somme d argent reçue d un client doit être déposée dans le compte client. Modèle 2 Les membres doivent déposer toute somme d argent non gagnée et non facturée dans le compte client. c. Les membres doivent choisir soit le modèle 1 soit le modèle 2 et l appliquer uniformément durant toute l année de vérification. Page 9 de 13

10 3.3 Membre employé par une agence d immigration Un membre employé par une agence d immigration doit déposer les fonds des clients dans un compte client conformément à l alinéa 3.1.a et au paragraphe Un compte client ou plus Un membre peut détenir plus d un compte client dans plus d une devise, mais il n est pas tenu de détenir un compte client distinct pour chaque client, à moins qu un client le lui demande expressément. 3.5 Déclaration au Conseil Un membre enverra au Conseil un avis écrit par courriel à info@iccrc-crcic.ca au sujet de chaque compte client qu il détient sans délai, et pas plus de trente (30) jours civils suivant l ouverture ou la fermeture d un compte client, et cet avis indiquera la date à laquelle le compte client a été ouvert ou fermé, le nom et l adresse de l institution financière où le compte client a été ouvert et le numéro de compte du compte client. Section 4 INTERDICTIONS D UTILISATION VISANT LE COMPTE CLIENT 4.1 Sommes d argent ne devant pas être déposées dans un compte client Un membre ne déposera pas dans un compte client une somme d argent qui lui appartient totalement ou à un groupe de membres dont il fait partie, autre que la somme d argent dont il est question aux alinéas 3.1.a et 3.1.b de ce règlement, sauf la somme raisonnable pour couvrir les frais administratifs (frais bancaires, frais de carte de crédit, etc.). 4.2 Aucun privilège ou sûreté Un membre ne doit pas accorder de privilège ou de sûreté sur aucun compte client, quelles que soient les circonstances, sauf celles découlant de l application d une loi. Section 5 RETRAIT D UNE SOMME D ARGENT D UN COMPTE CLIENT 5.1 Retrait d un compte client Un membre ne peut retirer des sommes d argent d un compte client que pour les raisons suivantes : a. La somme d argent requise à juste titre pour le paiement d un débours pour lequel le membre a reçu la permission écrite du client de payer la somme; b. La somme d argent requise pour rembourser le membre pour des débours encourus au nom du client pour lesquels le membre a fourni au client une facture. Si le modèle 2 est utilisé, il s agit d un cas où le règlement permet le dépôt de fonds directement au compte d affaires du membre; Page 10 de 13

11 c. La somme d argent requise pour payer les honoraires relatifs aux services rendus par le membre, ou comme avance, pour lesquels le membre a fourni une facture. Si le modèle 2 est utilisé, il s agit d un cas où le règlement permet le dépôt de fonds directement au compte d affaires du membre; d. La somme d argent qui, à la demande écrite du client, a été transférée directement dans le compte client d un autre membre, le compte en fidéicommis d un avocat (tel que le terme est défini dans le Règlement administratif) ou dans le compte en fidéicommis d un notaire du Québec (tel que le terme est défini dans le Règlement administratif); e. La somme d argent qui a été déposée dans un compte client qui, selon ce règlement, le Règlement administratif, le Code d'éthique professionnelle ou tout autre règlement ou politique du Conseil en vigueur le cas échéant, n aurait pas dû être déposée dans le compte client; f. La somme d argent servant à rembourser un client. 5.2 Permission de retirer d autres sommes d argent Un membre peut retirer d un compte client une somme d argent, autre que la somme dont il est question dans le paragraphe 5.1 de ce règlement, si ce membre a reçu l autorisation de le faire du registraire du Conseil, conformément aux politiques mises en œuvre par le Conseil le cas échéant. 5.3 Limite imposée sur les sommes retirées d un compte client Un membre ne devra à aucun moment effectuer un retrait d un compte client, en relation avec un client, d une somme plus élevée que celle détenue au nom du client dans le compte client à ce momentlà. 5.4 Manière dont une somme d argent peut être retirée d un compte client Un membre retirera une somme d argent d un compte client comme suit uniquement : a. par chèque ou; b. aux fins des alinéas 5.1.b, c) ou e) de ce règlement, par un transfert électronique à un compte bancaire détenu au nom du membre; ou c. aux fins de l alinéa 5.1.d ou du paragraphe 5.2 de ce règlement, par transfert électronique à un compte bancaire détenu au nom d un autre membre, d un avocat, d un notaire du Québec ou du client. 5.5 Retrait par chèque Un chèque tiré d un compte client ne devra pas : a. être payable à la caisse ou au porteur; ou Page 11 de 13

12 b. être signé par une personne qui n est pas un membre, sauf dans des circonstances exceptionnelles, comme l autorisation par écrit du registraire du Conseil, conformément aux politiques mises en vigueur par le Conseil le cas échéant. Section 6 INTÉRÊT ACCUMULÉ SUR L ARGENT DANS UN OU PLUSIEURS COMPTES CLIENTS 6.1 Compte client général Sous réserve du paragraphe 6.2 de ce règlement, tout intérêt accumulé sur la somme d argent détenue dans un compte client sera crédité au compte d affaires du membre. 6.2 Compte client propre à un client précis Nonobstant le paragraphe 6.1 de ce règlement, si le client demande à un membre d ouvrir un compte client spécifiquement et uniquement pour ce client, tout intérêt accumulé sur la somme d argent détenue dans le compte client sera crédité au client pour qui le compte a été ouvert. Section 7 OBLIGATION DE MAINTENIR UN SOLDE SUFFISANT DANS UN COMPTE CLIENT Malgré toute autre disposition contenue dans ce règlement, un membre doit en tout temps maintenir des soldes suffisants dans ses comptes clients pour satisfaire à toutes ses obligations relatives aux sommes d argent détenues au nom de ses clients. Section 8 OBLIGATION D EFFECTUER LE RAPPROCHEMENT DE TOUT COMPTE CLIENT CHAQUE MOIS 8.1 Rapprochement des comptes clients Un membre doit effectuer chaque mois le rapprochement des soldes de tous les comptes clients ouverts en son nom sans délai, et pas plus de quatre-vingt-dix (90) jours civils suivant la fin de chaque mois. Chaque rapprochement et les documents à l appui de chaque rapprochement (y compris, sans s y limiter, les relevés bancaires et la liste détaillée des sommes d argent détenues pour chaque client) doivent être conservés au bureau de la principale adresse d affaires canadienne du membre pendant au moins six (6) ans. Section 9 MEMBRES TRAVAILLANT DANS UNE PRATIQUE MULTIDISCIPLINAIRE 9.1 Travail dans d autres collectivités publiques Les membres qui travaillent dans d autres collectivités publiques sont tenus de se conformer aux règles ou règlements administratifs régissant les comptes clients des organismes de réglementation de la collectivité publique où ils pratiquent quand de telles règles et de tels règlements administratifs sont en vigueur, pourvu que ceux-ci ne contreviennent pas aux principes relatifs au Règlement régissant le Page 12 de 13

13 compte client du CRCIC, à moins qu une exemption soit accordée par le président-directeur général ou le registraire du Conseil. 9.2 Travail dans d autres pratiques multidisciplinaires Les membres qui travaillent en tant que personnel multidisciplinaire dans des pratiques (constituées ou non en personnes morales) autres que des pratiques en immigration sont assujettis à ce règlement, à moins qu une exemption soit accordée par le président-directeur général du Conseil ou le registraire du Conseil. Page 13 de 13