Guide d accompagnement à l intention des entreprises de services monétaires Demande de permis d exploitation

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1 Guide d accompagnement à l intention des entreprises de services monétaires Demande de permis d exploitation Février 2015

2 Table des matières INTRODUCTION 5 À qui s adresse ce guide? 5 Encadrement des entreprises de services monétaires 5 LA DEMANDE DE PERMIS EN 7 ÉTAPES 8 ÉTAPE 1 NOMMER UN RÉPONDANT 9 Notion de répondant 9 Rôle du répondant 9 ÉTAPE 2 TRANSMETTRE LE FORMULAIRE D ACCÈS 9 Partie 1 Identification des catégories de permis demandées 10 Partie 2 Identification et coordonnées de l entreprise 10 Partie 3 Informations sur le répondant 10 Partie 4 Déclaration de l entreprise de services monétaires 11 Partie 5 Droits 11 Partie 6 Documents à fournir 11 Déclaration du répondant 12 Transmission du formulaire à l Autorité 13 Réception et analyse du formulaire par l Autorité 13 ÉTAPE 3(A) INSCRIPTION À CLICSÉQUR 13 ÉTAPE 3(B) INSCRIPTION AUX SERVICES EN LIGNE DE L AUTORITÉ 15 S inscrire aux services en ligne de l Autorité 15 Gérer les utilisateurs de l entreprise et leurs droits d accès 15 ÉTAPE 4(A) ACCÉDER AUX SERVICES EN LIGNE DE L AUTORITÉ 16 Objectifs 16 Comment accéder aux services en ligne 16 ÉTAPE 4(B) DIVULGUER LES LIENS D AFFAIRES 21 Informations générales 21 Information spécifique à chaque type de lien 30 Divulguer un administrateur 30 Divulguer un associé 30 Divulguer un dirigeant de l entreprise de services monétaires 31 Divulguer un dirigeant de mandataire 31 Divulguer un dirigeant de succursale 31 2

3 Divulguer un employé ayant des fonctions en services monétaires 31 Divulguer un employé n ayant aucune fonction liée aux services monétaires 32 Divulguer les établissements et succursales de l entreprise de services monétaires 32 Divulguer une institution financière 34 Divulguer un mandataire 35 Divulguer les succursales des mandataires 35 Divulguer une personne ayant, directement ou indirectement, la propriété ou le contrôle de l entreprise 36 Divulguer un prêteur 37 Divulguer un dirigeant, administrateur ou associé d un prêteur 37 Divulgations spécifiques à l exploitation de guichets automatiques privés 38 Divulguer un responsable d approvisionnement 38 Fournir les informations sur les guichets automatiques 39 Fonctionnalités communes 46 Gestion des liens divulgués 50 ÉTAPE 5 VALIDATION DES INFORMATIONS SAISIES PAR L ESM 53 Accéder à la page de validation des données et lancer la validation 53 Quelles sont les validations effectuées? 54 Validation des données Messages d erreur soulevés 55 Validation des données Aucun message d erreur n est soulevé 56 ÉTAPE 6 TRANSMETTRE LA DEMANDE D AJOUT/ MODIFICATION DES LIENS D AFFAIRES 57 Étape 1 de 4 Identification et description de la demande 57 Étape 2 de 4 Sommaire des liens d affaires déclarés 58 Étape 3 de 4 Transmission 58 Étape 4 de 4 Confirmation de transmission 59 Produire les bons de numérisation 59 Informations sur les documents à transmettre 61 Suivi de la demande 63 ÉTAPE 7 - ACQUITTER LA FACTURE À LA DÉLIVRANCE DES RAPPORTS D HABILITATION SÉCURITAIRE ET À L EXPLOITATION DE GUICHETS AUTOMATIQUES 64 Rapports d habilitation sécuritaire 64 Guichets automatiques 65 Comment acquitter la facture 65 ANALYSE DE LA DEMANDE DE PERMIS PAR L AUTORITÉ 65 Accès à l application de gestion des liens d affaires une fois la demande soumise 66 Délais de traitement de la demande de permis 66 Décision relative à la délivrance du permis 66 APRÈS LA DÉLIVRANCE DU PERMIS 66 Apporter des modifications aux informations fournies 66 3

4 Comment apporter des modifications 66 Types de modifications pour lesquelles l ESM doit aviser l Autorité 67 Délais pour informer l Autorité des changements 70 FOIRE AUX QUESTIONS 70 ANNEXE I RÉSUMÉ DES INFORMATIONS À TRANSMETTRE POUR CHAQUE TYPE DE LIEN 73 ANNEXE II PRINCIPALES INSTITUTIONS FINANCIÈRES AU CANADA 75 4

5 Introduction À qui s adresse ce guide? Le présent guide se veut un complément d aide aux entreprises qui, à la suite de l adoption de la Loi sur les entreprises de services monétaires (L.R.Q. c, E ) (la «LESM»), doivent divulguer des informations à l Autorité des marchés financiers (l Autorité) dans le but d obtenir un permis d exploitation. Ce guide fournit des explications détaillées sur toutes les étapes pour obtenir un permis d exploitation, mais il met particulièrement l accent sur l utilisation des services en ligne spécialement destinés à la divulgation électronique des informations concernant les personnes liées à l entreprise qui demande un permis, ainsi que ses guichets automatiques, le cas échéant. Certaines sections du Règlement d application de la Loi sur les entreprises de services monétaires, du Règlement sur les droits et tarifs en vertu de la Loi sur les entreprises de services monétaires et de l Instruction générale relative à la Loi sur les entreprises de services monétaires se trouvent dans ce guide. Cependant, comme ils n y sont pas repris intégralement, il est conseillé de lire ces trois documents afin de prendre connaissance de la totalité des obligations légales et règlementaires des entreprises visées par la LESM. Il est aussi conseillé de lire la LESM. Encadrement des entreprises de services monétaires Contexte Mise en vigueur le 1 er avril 2012, à l exception du volet d encadrement des guichets automatiques privés, la LESM impose désormais à toute personne ou entité qui exploite, contre rémunération, une entreprise de services monétaires (ESM) l obligation d être titulaire d un permis d exploitation délivré par l Autorité. Quant aux dispositions de la LESM qui touchent l exploitation de guichets automatiques, elles entrées en vigueur le 1 er janvier Entreprises visées par la loi Toute entreprise qui offre des services monétaires contre rémunération est visée par la LESM, peu importe que les services monétaires qu elle offre soient accessoires ou non à d autres activités. Par ailleurs, aucun seuil monétaire ou volume de transactions minimum n a à être satisfait pour que la personne ou l entité soit considérée comme exploitant une entreprise de services monétaires. Les commerces (personne ou entité) offrant les services monétaires suivants doivent détenir un permis d exploitation : 1. Change de devises : Le change de devises consiste à échanger, moyennant un taux de change, une devise ou une unité monétaire contre une autre. L échange peut être la vente ou l achat de devises, ou les deux. 5

6 2. Transfert de fonds : Le transfert de fonds consiste en un mouvement d argent d un endroit à un autre ou d une personne à une autre par l intermédiaire d une personne, d une entité ou d un réseau. 3. Émission ou rachat de chèques de voyage, de mandats ou de traites : Le chèque de voyage est un chèque d un montant fixé et payé à l avance, qui permet à la personne qui l achète et le signe de payer un tiers. Le chèque de voyage peut être émis dans plusieurs devises. Comme le chèque de voyage, le mandat est un effet négociable prépayé dont le montant et le paiement à un tiers sont garantis par celui qui l émet. Par contre, contrairement au chèque de voyage, le mandat indique un bénéficiaire. Une traite, aussi appelée lettre de change, est un effet de commerce par lequel une personne ordonne à une autre de remettre une somme d'argent précise, à vue, sur demande ou à une certaine date, à un tiers bénéficiaire, à l'ordre de ce dernier ou au porteur. 4. Encaissement de chèques : L encaissement de chèques est le fait d échanger un chèque contre de l argent comptant ou de rendre disponible un montant d argent correspondant à la valeur du chèque ou à un montant négocié entre les parties. 5. Exploitation de guichets automatiques : L exploitation de guichets automatiques consiste à mettre à la disposition du public un moyen de retirer de l argent comptant à partir d un distributeur automatisé, sans l intervention d une personne physique. Délais pour soumettre une demande de permis d exploitation Entreprises déjà en activités au 1 er avril 2012 Une entreprise de services monétaires qui exerçait des activités à la date d entrée en vigueur de la LESM, soit le 1 er avril 2012, avait six mois à compter de cette date pour présenter à l Autorité tous les documents nécessaires à l analyse de sa demande de permis d exploitation. Lorsque l ESM soumettait sa demande à l intérieur de ce délai, elle pouvait continuer à exercer ses activités jusqu à ce que l Autorité rende une décision sur la délivrance du permis d exploitation. Nouvelles entreprises Toute entreprise de services monétaires s établissant au Québec après le 1 er avril 2012 doit détenir un permis d exploitation pour exercer ses activités. Ainsi, l entreprise doit présenter sa demande de permis d exploitation et attendre la décision de l Autorité à ce sujet avant de pouvoir offrir quelque service monétaire que ce soit. Guichets automatiques Les dispositions de la LESM qui touchent l exploitation de guichets automatiques sont entrées en vigueur le 1 er janvier Les entreprises qui exploitent des guichets à cette date avaient six mois pour soumettre une demande de permis. Documents à consulter avant de demander un permis d exploitation Loi sur les entreprises de services monétaires Consulter la LESM pour obtenir des informations détaillées sur : Le champ d application et d interprétation de la Loi; La délivrance d un permis d exploitation; 6

7 Les décisions relatives au permis; Les obligations générales des entreprises de services monétaires; L arrêt des activités; Les fonctions et pouvoirs de l Autorité; Les dispositions pénales, etc. Règlement d application de la Loi sur les entreprises de services monétaires Consulter le Règlement d application pour obtenir des informations détaillées sur : Les renseignements et documents obligatoires à fournir pour qu une demande de permis d exploitation soit jugée recevable et complète; Les délais prescrits pour aviser l Autorité de toute modification apportée aux renseignements fournis lors de chaque étape de la demande de permis; Les informations détaillées sur l obligation des entreprises de services monétaires de vérifier l identité de leurs clients; La nature des livres et registres à tenir à jour ou à rendre disponible pour vérification; La conservation de ces livres et registres. Règlement sur les droits et tarifs en vertu de la Loi sur les entreprises de services monétaires Consulter ce règlement pour obtenir des informations détaillées sur : Les droits exigibles lors du dépôt d une demande de permis d exploitation; Les droits exigibles pour la délivrance d un rapport d habilitation sécuritaire; Les droits exigibles annuellement; Les frais liés aux inspections; Les frais liés aux enquêtes; L indexation des droits et frais. Instruction générale relative à la Loi sur les entreprises de services monétaires Consulter l instruction générale pour obtenir des informations détaillées sur : Les activités de services monétaires nécessitant un permis d exploitation; Les catégories de permis; La nomination du répondant et les fonctions de celui-ci; Le processus de changement de répondant; Les personnes ou entités qui doivent être divulguées à l Autorité, car elles ont la propriété ou le contrôle de votre entreprise; Les documents à transmettre illustrant la structure juridique et corporative de l entreprise; Les notions de mandataire, de prêteur et d institution financière; Les activités des employés qui sont considérées comme étant des fonctions se rapportant à l offre de services monétaires; Les rapports d habilitation sécuritaire; Les délais pour apporter des modifications aux renseignements déjà fournis; L ajout d un employé après la délivrance d un permis d exploitation; La vérification de l identité des clients; La vérification de l identité des cocontractants. 7

8 La demande de permis en 7 étapes Voici les étapes que l ESM doit suivre pour s assurer que l Autorité a en main toutes les informations et tous les documents nécessaires à l analyse d une demande de permis d exploitation. Chaque étape est expliquée en détail dans les sections suivantes du guide. Étape 1 Étape 2 Étape 3 Nommer un répondant. Transmettre à l Autorité le formulaire d accès aux services en ligne, accompagné des documents requis. a) Adhésion à clicséqur. b) Inscription aux services en ligne de l Autorité Étape 4 a) Accéder aux services en ligne de l Autorité b) Divulguer les liens d affaires et les informations sur les guichets automatiques (s il y a lieu) Étape 5 Étape 6 Étape 7 Validation, par l ESM, des informations saisies dans les services en ligne. Transmission électronique de la demande d ajout/modification des liens d affaires Paiement des droits et frais relatifs aux guichets automatiques et à la délivrance des rapports d habilitation sécuritaire 8

9 Étape 1 Nommer un répondant Notion de répondant Le formulaire d accès à la demande de permis doit être présenté par le répondant de l entreprise de services monétaires. Pour une entreprise qui a son siège ou des établissements au Québec, le répondant doit être un dirigeant, un administrateur ou un associé de cette entreprise. Pour une entreprise qui n est pas constituée en vertu d une loi du Québec et n a pas son siège ni aucun établissement au Québec, le répondant n a pas besoin d exercer l une des fonctions précédemment mentionnées. Il doit cependant satisfaire aux conditions prévues par la LESM, notamment avoir un domicile, une place d affaires ou un lieu de travail au Québec. L ESM doit donner à ce répondant l accès, à son siège et dans tout établissement, aux renseignements et documents servant à l accomplissement de ses fonctions. Les informations concernant le répondant devront être fournies à l étape 2. Rôle du répondant Le répondant est la personne autorisée à transmettre les documents permettant à l ESM de répondre à ses obligations légales et réglementaires (demande de permis, modification des renseignements, etc.). Tout au long du processus de demande de permis, et tant que l entreprise de services monétaires détiendra un permis d exploitation, le répondant sera la personne avec qui l Autorité communiquera lorsque cela s avèrera nécessaire. Changement de répondant Consulter la section «Apporter des modifications aux renseignements fournis» pour savoir comment changer le répondant de l ESM. Étape 2 Transmettre le formulaire d accès Pour avoir accès aux services en ligne de l Autorité et ainsi divulguer les informations nécessaires à la demande de permis, le répondant doit d abord remplir et transmettre le formulaire d accès aux services en ligne. Ce formulaire est disponible en ligne, à la section «Entreprises de services monétaires Permis Processus de la demande de permis» du site Web de l Autorité. Ce formulaire constitue le début du processus pour obtenir un permis d exploitation et ne peut à lui seul être considéré comme une demande complète. Sauf avis contraire, tous les champs du formulaire d accès doivent être remplis. Voici les informations à fournir dans ce formulaire. 9

10 Partie 1 Identification des catégories de permis demandées Cocher toutes les catégories pour lesquelles l entreprise désire obtenir un permis d exploitation. Ainsi, un seul formulaire d accès doit être présenté, peu importe le nombre de catégories demandées. Partie 2 Identification et coordonnées de l entreprise Noms Indiquer le nom principal utilisé par l entreprise ainsi que tous les autres noms utilisés au Québec dans le cadre de l offre de services monétaires. Les informations fournies dans le formulaire doivent correspondre aux informations inscrites au Registraire des entreprises du Québec. Adresses et langue de correspondance Indiquer à la section 2.4 l adresse du siège de l entreprise, qu il soit situé au Québec, ailleurs au Canada ou dans un autre pays. Il est important d indiquer si des services monétaires sont offerts à cette adresse. Si le siège de l entreprise est situé à l extérieur du Québec, remplir également la section 2.5 du formulaire et indiquer si l entreprise a des établissements au Québec. Si oui, fournir l adresse principale de l entreprise au Québec. À la section 2.6, indiquer l adresse de correspondance de l entreprise, si celle-ci est différente de l adresse du siège. Toutes les communications qui ne seront pas transmises électroniquement seront envoyées à cette adresse. Finalement, indiquer s il est préférable que ces communications soient faites en français ou en anglais. Il est important de prendre en considération que l Autorité communiquera presque exclusivement avec le répondant de l ESM. La langue de correspondance inscrite doit donc refléter la préférence du répondant. Noter toutefois que toutes les décisions officielles émises par l Autorité le seront en français uniquement. Description des activités Fournir une description détaillée des activités de l entreprise. Si l espace prévu à cet effet est insuffisant, joindre un document séparé lors de la transmission du formulaire. Partie 3 Informations sur le répondant Identification du répondant Indiquer dans cette section le nom, le prénom et l adresse courriel de la personne nommée à titre de répondant. Bien que l adresse courriel soit optionnelle, il est fortement suggéré d en inscrire une afin de faciliter les échanges entre l Autorité et l ESM. Fonctions du répondant Si l ESM a des établissements au Québec, le répondant doit obligatoirement être un dirigeant, un administrateur ou un associé de cette ESM. Cocher la ou les fonctions exercées par le répondant. 10

11 Si l ESM n a aucun établissement au Québec, indiquer plutôt le lien du répondant avec cette ESM (ex. : fondé de pouvoir, avocat, etc.). Partie 4 Déclaration de l entreprise de services monétaires Une réponse doit être donnée pour chacune des questions se trouvant à la partie 4. Si une de ces questions est laissée sans réponse, le formulaire sera retourné à l ESM. Si l ESM répond «oui» à l une de ces questions, il est suggéré de transmettre, sur une feuille jointe au formulaire d accès, des informations supplémentaires concernant l infraction ou des détails sur les raisons ayant mené à la suspension ou à la révocation d un droit d exploitation. Voici un exemple des détails à fournir : Numéro du dossier de cour; Causes et circonstances des évènements entourant l infraction; Date de l infraction; Est-ce que la peine a été purgée?; Toute autre information pertinente à l analyse du dossier. Partie 5 Droits Pour être considéré comme recevable, le formulaire d accès doit obligatoirement être accompagné des droits prévus, soit 626 $ par catégorie d inscription demandée. Ce montant ne s applique pas si la seule catégorie demandée est l exploitation de guichets automatiques. Un montant de 208 $ par guichet exploité sera ultérieurement facturé à l entreprise. Par exemple, si l ESM demande un permis d exploitation dans les catégories de change de devises et de transfert de fonds, un montant de $ devra être joint au formulaire d accès. Les droits peuvent être acquittés par chèque ou par carte de crédit. Indiquer le mode de paiement choisi à la partie 5 du formulaire. Si les droits sont payés par carte de crédit, fournir dans cette section les informations concernant la carte à utiliser. Pour acquitter les droits par chèque, il faut joindre le chèque (libellé à l ordre de l Autorité des marchés financiers) au formulaire d accès lors de sa transmission à l Autorité. Veuillez noter que l Autorité n accepte pas les formulaires de paiement par courriel ou par télécopieur. Ces droits ne sont pas remboursables. Partie 6 Documents à fournir Le formulaire d accès doit être accompagné des documents suivants : 11

12 Plan d affaires Si l ESM exerçait des activités au 1 er avril 2012, le formulaire d accès n a pas à être accompagné d un plan d affaires. L ESM qui demande un permis d exploitation exclusivement dans la catégorie «Exploitation de guichets automatiques» n a pas à fournir le plan d affaires. États financiers Le formulaire doit obligatoirement être accompagné des états financiers du dernier exercice complété, s il y a lieu. L ESM qui demande un permis d exploitation exclusivement dans la catégorie «Exploitation de guichets automatiques» n a pas à fournir les états financiers. Document indiquant la structure juridique de l entreprise Un document constatant la forme juridique de l ESM doit être joint au formulaire d accès. Il peut s agir d une copie de la déclaration d immatriculation déposée auprès du Registraire des entreprises du Québec, d une copie de l acte constitutif de l entreprise ou d une copie du contrat de société, selon le cas. Document confirmant la nomination du répondant à ce titre Ce document doit obligatoirement accompagner le formulaire d accès. Il peut prendre la forme notamment d une résolution du conseil d administration ou des actionnaires, d un mandat ou d une procuration du propriétaire unique de l ESM. Document indiquant la structure corporative de l entreprise (organigramme) Pour obtenir un permis d exploitation, l ESM doit fournir un organigramme des propriétaires de l entreprise. Cet organigramme doit indiquer les pourcentages de l entreprise détenus par chaque propriétaire. S il y a lieu, l organigramme doit également indiquer si l entreprise a des filiales, une société mère et si cette société mère a des filiales. Si l entreprise n a aucune société mère ni filiale, le mentionner sur l organigramme. Les informations contenues dans ce document ou cet organigramme peuvent se limiter au Canada. Déclaration du répondant Le répondant doit remplir la déclaration et fournir une copie d une pièce d identité valide. Ces deux documents doivent accompagner le formulaire d accès. Les seules pièces d identité acceptées sont celles qui répondent à TOUS les critères suivants : Pièce d identité avec photo; Délivrée par un gouvernement (ou l un de ses ministères ou organismes); Contient le nom et la date de naissance de la personne devant fournir la pièce d identité. Par exemple, un permis de conduire ou une carte d assurance maladie sont considérés comme des pièces d identité recevables. 12

13 L entreprise doit veiller à ce que les informations se trouvant sur la pièce d identité transmise soient lisibles (date d expiration, nom, date de naissance, etc.) et que la personne soit identifiable sur la photo. Transmission du formulaire à l Autorité Lorsque le formulaire d accès est rempli, le transmettre par courrier, accompagné du paiement et des documents requis, à l adresse suivante : Autorité des marchés financiers Direction des contrats publics et des entreprises de services monétaires Place de la Cité Tour Cominar 2640, boul. Laurier, bureau 400 Québec (Québec) G1V 5C1 Veuillez noter que l Autorité n accepte pas les formulaires de paiement par courriel ou par télécopieur. L ESM doit conserver une copie de tous les documents qu elle transmet à l Autorité. Réception et analyse du formulaire par l Autorité Si, à la suite de l analyse du formulaire, l Autorité constate que certaines informations sont inexactes, incomplètes ou manquantes, elle communiquera avec le répondant afin que ce dernier puisse apporter les corrections nécessaires. Lorsque toutes les informations requises auront été transmises à l Autorité, cette dernière fera parvenir une communication sur l adhésion à clicséqur au répondant, première étape pour pouvoir accéder aux services en ligne de l Autorité et divulguer la suite des informations nécessaires à l analyse d une demande de permis. Étape 3(a) Inscription à clicséqur L authentification aux services en ligne se fait par le biais de clicséqur entreprise. ClicSÉQUR est un service qui permet l authentification de l entreprise auprès des ministères et des organismes avec lesquels elle effectue des transactions en ligne. Cet outil est utilisé chez Revenu Québec pour les transactions concernant les déclarations d impôts. L entreprise doit posséder un compte clicséqur avant de pouvoir s inscrire aux services en ligne de l Autorité. Si elle possède déjà un compte clicséqur, passer à l étape 3b. 13

14 ATTENTION : Si l entreprise n est pas en mesure de poursuivre le processus de la demande de permis d exploitation par le biais des services en ligne, le répondant doit communiquer rapidement avec nous au poste 4848 ou par courriel à l'adresse [email protected] afin que nous puissions lui transmettre les instructions pour compléter la demande en format papier. Pour accéder à clicséqur à partir du site Web de l Autorité et pour obtenir plus d informations sur la création d un compte clicséqur, suivre les étapes suivantes : 1. Se rendre sur le site Web de l Autorité ( et accéder à la section «Contrats publics et ESM». Figure 1 2. Dans le haut de l écran, cliquer sur l icône Services en ligne. Figure 2 3. Suivre les instructions fournies pour procéder à la création d un compte clicséqur. Lors de l inscription, c est clicséqur qui vous soutient dans votre démarche et non l Autorité. Vous pouvez obtenir de l aide de leur part au Une fois l inscription terminée, noter le code d utilisateur et le mot de passe attribués. Ces informations permettront d accéder aux services en ligne de l Autorité ultérieurement. 5. Une fois le code d utilisateur et le mot de passe obtenus, retourner sur le site Web de l Autorité ( 14

15 Étape 3(b) Inscription aux services en ligne de l Autorité Noter que pour s inscrire aux services en ligne de l Autorité, l entreprise aura besoin de son numéro de client attribué par l Autorité. Ce numéro à 10 chiffres se trouve sur la confirmation de transmission et sur l accusé de réception qui lui a été transmis par l Autorité lors de la soumission de son formulaire d accès aux services en ligne. C est la personne désignée comme responsable des services électroniques (RSE) auprès de ClicSÉQUR qui doit inscrire l entreprise aux services en ligne de l Autorité. S inscrire aux services en ligne de l Autorité Pour s inscrire aux services en ligne de l Autorité, le RSE doit suivre les étapes suivantes : 1. Se rendre sur le site Web de l Autorité ( 2. Dans le haut de l écran, cliquer sur l icône Services en ligne. Figure 3 3. Une nouvelle page s affiche. Suivre les étapes décrites pour effectuer votre inscription aux services en ligne. Gérer les utilisateurs de l entreprise et leurs droits d accès Lorsque l inscription aux services en ligne de l Autorité aura été activée, le RSE devra accéder au compte clicséqur et déterminer les blocs fonctionnels à attribuer. 1. À partir du menu «Administrateur», dans la section «Dossiers des utilisateurs», sélectionner «Création du dossier d un utilisateur» pour chacun des utilisateurs qui aura accès aux services en ligne, en suivant les instructions. 2. Dans la section Gestion des accès (clicséqur seulement), à la ligne «Gestion des procurations», créer les procurations des utilisateurs en fonction des accès aux services de l Autorité à donner à chacun d eux à l aide du bouton «Ajouter». 3. Dans la section Gestion des accès (clicséqur seulement), à la ligne «Gestion des procurations», assigner les procurations créées à chacun des utilisateurs à l aide du bouton «Assigner». 15

16 Se référer au tableau suivant pour obtenir plus d informations sur le choix des blocs fonctionnels à attribuer : RÔLES BLOCS FONCTIONNELS 001 Communications sécurisées 005 Demandes d information et autres demandes Répondant 007 Suivi des demandes 008 État de compte - Paiement 013 Services monétaires Permis et droits 014 Services monétaires Liens d affaires Employé de l entreprise demandant un permis ou une personne exerçant à l extérieur de l entreprise, par exemple un comptable 014 Services monétaires Liens d affaires Étape 4(a) Accéder aux services en ligne de l Autorité Objectifs Les services en ligne mis à la disposition de l ESM ont comme objectif de l aider à répondre aux obligations de la LESM. L entreprise qui demande un permis d exploitation à titre d entreprise de services monétaires doit notamment fournir la liste des personnes morales ou physiques avec qui elle entretient divers types de liens d affaires. Un lien d affaires exprime une relation avec l entreprise de services monétaires. L ESM doit également fournir la liste de ses établissements ainsi que celle des établissements de ses mandataires, le cas échéant. Les renseignements détaillés sur les informations à fournir pour chaque type de lien d affaires se trouvent à la section «Page détaillée de chaque type de lien d affaires à divulguer» de l étape 4(b) du présent guide. Comment accéder aux services en ligne Après avoir créé son compte chez clicséqur et s être inscrite aux services en ligne de l Autorité, l entreprise pourra poursuivre la divulgation des informations requises à l analyse de la demande de permis à titre d entreprise de services monétaires. 16

17 1. Se rendre sur le site Web de l Autorité ( et cliquer sur le bouton «Entrez» de la section «Contrats publics- Entreprises de services monétaires». Figure 4 2. Une nouvelle page s affiche. Cliquer sur le bouton «Services en ligne». Figure 5 3. Une nouvelle page s affiche. Cliquer sur l icône «Entreprises». 4. Une nouvelle page s affiche, soit la page d authentification de l utilisateur de clicséqur. Page d authentification À cet endroit, le répondant doit inscrire le code d utilisateur et le mot de passe obtenus lors de l inscription à clicséqur : 17

18 Figure 6 Lorsque le code d utilisateur et le mot de passe sont saisis, cliquer sur «Continuer» pour accéder aux services en ligne de l Autorité. L ESM peut désigner plusieurs personnes pour divulguer ses liens d affaires. Pour ce faire, le responsable des services électronique (RSE) désigné lors de l adhésion à clicséqur doit attribuer le bloc fonctionnel 14 à toute personne ayant l autorisation de divulguer des liens d affaires. Page d accueil des services en ligne Figure 7 1. Dans cette section se trouve le menu des actions possibles à l aide des services en ligne 18

19 En cliquant sur l onglet Services monétaires, deux choix sont disponibles : Gestion des liens d affaires o Liens à divulguer : permet d ajouter, de supprimer ou de modifier des informations sur les personnes liées à votre entreprise; o Guichets automatiques : permet d ajouter, de supprimer ou de modifier des informations sur vos guichets automatiques; o Valider et terminer la saisie : permet de lancer la validation des informations saisies avant de les transmettre à l Autorité. Permis o Ajout/modification des liens : permet de notifier l Autorité de toute modification apportée à l entité «Liens à divulguer»; o Ajout de catégorie : Permet d ajouter une catégorie de service monétaire au permis d exploitation de l entreprise. Voir figure 5 pour plus de détails sur le menu. 2. Les liens qui se trouvent dans cette section permettent d obtenir de l aide en ligne, de changer la langue d affichage du site ou de se déconnecter du compte. 3. Cette section affiche le nom de l ESM qui accède aux services en ligne. Si ce n est pas le cas, procéder à la déconnexion et communiquer avec l Autorité. 4. Cette section affiche la date du dernier accès de l ESM aux services en ligne. 5. Pour toute question concernant les services en ligne et les informations à fournir, communiquer avec l Autorité en cliquant sur l hyperlien «Demande d information», ou par téléphone au numéro indiqué dans cette section. Aide en ligne L aide en ligne est indiquée par l icône suivante : Cliquer sur un de ces points d interrogation qui se trouvent à toutes les pages des services en ligne pour accéder à des informations et des explications pouvant être utiles lors de l utilisation du système. Par exemple, la fonction de chaque bouton et le format à respecter des champs à remplir font partie des informations fournies dans l aide en ligne. Déconnexion automatique Après une période prolongée d inactivité, le système procédera à la déconnexion automatique de l utilisateur. Celui-ci devra saisir de nouveau son code d utilisateur et son mot de passe pour accéder aux services en ligne. Toutes les informations non sauvegardées seront perdues lors d une déconnexion automatique. Pour commencer la divulgation des liens d affaires de l ESM, cliquer sur «Liens à divulguer» du menu Services monétaires Gestion des liens d affaires (voir figure 5). 19

20 Figure 7 Page d accueil des liens d affaires à divulguer Lors du premier accès aux services en ligne et à l application de gestion des liens d affaires, la page suivante s affichera. Figure 8 En fonction des informations divulguées dans le formulaire d accès précédemment envoyé, certains liens d affaires s afficheront, comme celui de «Répondant», par exemple. 20

21 Étape 4(b) Divulguer les liens d affaires Informations générales Quoi divulguer L ESM doit fournir des informations sur toutes les personnes physiques ou morales avec qui elle entretient des liens d affaires ainsi que sur ses établissements et ceux de ses mandataires. Elle doit également divulguer toutes les institutions financières avec lesquelles elle fait affaire. Ainsi, pour toute personne ou entité qui exerce l une des fonctions suivantes auprès de l ESM, cette dernière doit divulguer le lien d affaires approprié : Dirigeant; Administrateur; Associé; Dirigeant de succursale; Toute personne ou entité ayant, directement ou indirectement, la propriété ou le contrôle de l entreprise; Employé travaillant au Québec; Responsable de l approvisionnement d un guichet automatique; Mandataire; Dirigeant de mandataire; Institution financière; Prêteur (autre qu une institution financière); Dirigeant, administrateur ou associé d un prêteur. L ESM doit entre autres fournir le nom, la date de naissance (s il y a lieu), l adresse et le numéro de téléphone de chaque personne avec qui elle entretient un lien d affaires devant être divulgué. Des mises en situation sont fournies à l annexe III du guide. Ces mises en situation présentent un résumé des informations à fournir en fonction du type d entreprise qui doit divulguer ses liens d affaires. L annexe III contient également un tableau que l ESM peut utiliser pour organiser les informations qu elle doit transmettre électroniquement à l Autorité. Pour obtenir des renseignements détaillés sur les informations à fournir pour chaque type de lien d affaires, consulter la partie «Information détaillée sur chaque type de lien d affaires à divulguer» de la présente section du guide. À noter qu un rapport d habilitation sécuritaire devra être délivré (aux frais de l ESM qui présente la demande de permis) pour chacune de ces personnes. Consulter la section «Rapports d habilitation sécuritaire» du présent guide pour obtenir plus d information sur la délivrance des rapports d habilitation sécuritaire et les frais qui y sont associés. Tous les types de lien d affaires qui s appliquent à une même personne doivent être divulgués. 21

22 Exemple Un administrateur de l ESM en est également le dirigeant et il offre lui-même le service monétaire à sa clientèle. Trois types de lien d affaires doivent être divulgués pour cette personne, soit : Dirigeant de l entreprise de services monétaires; Administrateur; Employé ayant des fonctions liées aux services monétaires. Son nom figurera donc trois fois dans la liste des liens divulgués. Divulgations obligatoires Les liens d affaires suivants doivent obligatoirement se trouver dans la liste des liens divulgués : Pour toute entreprise : Dirigeant de l entreprise de services monétaires; Administrateur OU Associé Selon la structure juridique de l entreprise. Ces informations doivent concorder avec celles présentes au Registraire des entreprises; Propriété ou contrôle de l entreprise (personne morale ou physique) Au moins un lien d affaires de ce type doit être divulgué; Institutions financières Toutes les institutions financières avec lesquelles l entreprise fait affaire doivent être divulguées. Comme l'entreprise à l obligation de tenir un registre de compte et des rapports de conciliation bancaire, il est obligatoire de divulguer au moins une institution financière. Pour chaque institution financière, divulguer le nom (s il y a lieu) et l adresse de la succursale, le nom du détenteur du compte et le numéro du compte. Pour une entreprise qui a au moins une succursale au Québec Établissement/Succursale/Succursale de mandataire Divulguer les adresses de tous les établissements ou succursales de l entreprise; Employé ayant des fonctions liées à l offre de services monétaires Au moins un employé par succursale doit être divulgué; Dirigeant de succursale Un dirigeant de succursale doit être divulgué pour chaque succursale de l entreprise. Pour une entreprise qui exploite des guichets automatiques Responsable d approvisionnement (personne morale ou physique) Au moins un responsable doit être divulgué; Guichet automatique Au moins un guichet doit être divulgué. Dans le cadre de l exploitation de guichets automatiques privés, toute personne employée par l entreprise et exécutant notamment au moins l une des fonctions suivantes, doit être divulguée à titre d employé ayant des fonctions en services monétaires: Elle a accès au contenu et aux fonctions d un guichet automatique; Elle prend part aux activités de comptabilité ou à des tâches administratives; Elle prend part à l élaboration des dossiers et registres prévus à la Loi et aux règlements pris pour son application. 22

23 Voir la section «Divulgations spécifiques à l exploitation de guichets automatiques privés» pour plus d information sur la divulgation des informations concernant les guichets automatiques. Avant de commencer la saisie des liens d affaires à divulguer Pour chaque lien à divulguer, une adresse résidentielle ou d affaires doit être fournie en utilisant une fonctionnalité spécialement désignée à cet effet. Pour savoir comment utiliser cette fonction, consulter la section «Fonctionnalités communes Saisir les adresses» du présent guide. Dans chaque lien à divulguer, une fonction permet de récupérer rapidement les informations nominatives d une personne divulguée pour qui un autre type de lien d affaires a déjà été divulgué. Ceci peut s avérer utile si une personne détient plusieurs liens d affaires auprès d une même ESM, puisqu elle permet d éviter de saisir de nouveau des informations. Pour savoir comment utiliser cette fonction, consulter la section «Fonctionnalités communes Sélectionner une personne déjà divulguée» du présent guide. Comment ajouter un lien d affaires Pour divulguer un : Administrateur; Associé (personne physique ou morale); Dirigeant de l'entreprise; Employé n ayant aucune fonction liée à l offre de services monétaires; Établissement ou une succursale de l'entreprise; Mandataire (personne physique ou morale); Institution financière; Personne physique ou morale ayant, directement ou indirectement, la propriété ou le contrôle de l entreprise; Prêteur (personne physique ou morale); Responsable d approvisionnement (personne physique ou morale. 1. Sélectionner ce lien dans la liste déroulante et cliquer sur «Ajouter». 23

24 Pour divulguer un : Dirigeant de succursale; Dirigeant de mandataire; Dirigeant, administrateur ou associé d un prêteur; Employé ayant des fonctions liées à l offre de services monétaires; Succursale de mandataire. 1. Repérer, dans le tableau des liens divulgués, la personne morale à qui doit être associé ce lien, soit : La succursale où travaille l employé ou le dirigeant de succursale; Le mandataire à qui appartient une succursale ou un dirigeant de mandataire; Le prêteur à qui appartient le dirigeant ou l administrateur. 2. Cliquer sur le bouton «Ajouter» se trouvant sous ce lien. Figure 9 3. Sélectionner le type de lien à ajouter dans la liste déroulante et cliquer sur «Ajouter». Figure 10 24

25 Une page semblable à celle-ci s affichera 1. Figure 11 Remplir tous les des champs marqués d une étoile rouge (*) ou d une croix bleue (+) de la page «Détails du lien»; Joindre l annexe demandée et enregistrer les informations. 1 La page qui s affichera sera modifiée en fonction du type de lien sélectionné. Des champs seront supprimés ou ajoutés et les informations à fournir ne seront pas toujours les mêmes. La figure 21 donne cependant un aperçu des informations de base présentes dans tous les liens concernant des personnes physiques. 25

26 Signification des étoiles rouges (*) et des croix bleues (+) placées devant les champs La plupart des champs sont précédés d une étoile rouge (*) ou d une croix bleue (+). Champs précédés d une étoile rouge (*) Ces champs doivent obligatoirement être remplis pour pouvoir enregistrer une page. Si certains de ces champs sont laissés vides, le système avertira que ces champs sont obligatoires. Il ne sera pas possible d enregistrer les informations saisies tant que tous les champs * ne seront pas remplis. Champs précédés d une croix bleue (+) Il est possible d enregistrer une page même si des champs précédés d une croix bleue (+) sont laissés vides. Cependant, lors de l exécution de la validation des liens divulgués (voir section 8 du présent guide), un message de validation présentera tous les champs (+) non remplis. Il ne sera pas possible de compléter le processus de divulgation tant que tous les champs (+) ne seront pas complétés. Enregistrement d un lien Chaque type de lien d affaires présente, au bas de la page, les trois boutons suivants : En cliquant sur ce bouton, les renseignements détaillés saisis sont enregistrés et la page «Liens à divulguer» s affiche. En cliquant sur ce bouton, les renseignements détaillés saisis sont enregistrés et une nouvelle page s affiche pour le même type de lien d affaires. Par conséquent, les champs sont réinitialisés. Ce bouton permet de retourner à la page «Liens à divulguer» sans enregistrer les renseignements saisis. Une confirmation est demandée avant de retourner à la page «Liens à divulguer». Section «Pièces justificatives» Pièce justificative à transmettre Annexes Pour chaque lien divulgué, une annexe doit être transmise. Pour une personne physique, l annexe doit être dûment remplie, signée et accompagnée d une pièce d identité. Pour une personne morale, l annexe doit être dûment remplie et signée. Ces annexes se trouvent à la section «Entreprises de services monétaires Processus de la demande» du site Web de l Autorité. 26

27 La section «Documents à transmettre» du présent guide fournit des renseignements détaillés sur les annexes et les documents à joindre. Documents constatant l emprunt Pour chaque lien d affaires de type «Prêteur», les documents constatant l emprunt doivent être joints dans cette section. Autre document Il n est pas nécessaire de fournir un document dans la section «Autre document». Cependant, cette section peut servir pour transmettre des documents supplémentaires si requis (par exemple, si la pièce d identité est sur une page séparée de l annexe, elle peut être transmise par le biais de la section «Autre document».) Transmission des pièces justificatives L application de gestion des liens d affaires permet à l'entreprise, si elle le désire, de transmettre ces pièces électroniquement. Voici comment joindre des pièces justificatives de manière électronique : 1. Cocher l annexe à joindre. Pour chaque lien d affaires divulgué (sauf institution financière et établissement/succursale), une seule annexe est requise. Figure 12 L annexe minimalement requise est celle qui est la plus éloignée de «A». Donc, pour un employé, il est possible de transmettre uniquement l Annexe C. Figure 13 27

28 Cocher le bouton radio associé au mode de transmission choisi, soit «papier» ou «électronique». Si le bouton «papier» est coché, l annexe devra être transmise à l Autorité par la poste. Lors de la transmission de la demande, vous devrez imprimer des bons de numérisation à joindre à votre envoi postal. Voir Étape 6 Transmission de la demande d ajout/modification des liens d affaires pour plus d information sur les bons de numérisation. Figure 14 Si le bouton «électronique» est coché, cliquer ensuite sur «Joindre» pour parcourir les fichiers présents sur l ordinateur. Figure 15 Sélectionner le bon fichier et cliquer sur «Ouvrir». Il est fortement conseillé d inclure le nom de la personne visée par l annexe dans le nom du fichier. 28

29 Figure 16 Le fichier sera alors ajouté à la page de divulgation du lien. Figure 17 Si le mauvais fichier a été ajouté, il sera possible de le supprimer en cliquant sur le lien «Supprimer». Si la personne physique ou morale divulguée dans le lien a déjà été divulguée dans un lien d affaires précédent qui requérait une annexe plus près de A, il n est pas requis de fournir une seconde Annexe. Exemple : Monsieur Côté est administrateur de l entreprise de services monétaires, il a donc été divulgué dans un lien de type «Administrateur». Pour ce type de lien d affaires, une seule annexe peut être fournie, soit l annexe A. 29

30 Figure 18 Monsieur Côté est également employé de l entreprise. Comme une Annexe A a déjà été incluse, aucune autre annexe présente dans cette section n est requise. Le système reconnaît qu une annexe a déjà été fournie pour cette personne, et elle est affichée également dans le lien d affaires «Employé». Figure 19 Information spécifique à chaque type de lien Divulguer un administrateur L ESM doit divulguer tous ses administrateurs. Les administrateurs divulgués à l Autorité doivent correspondre à ceux divulgués au Registraire des entreprises du Québec (REQ). Divulguer un associé Si l entreprise de services monétaires est une société, tous les associés doivent être divulgués. Le système ne permet pas de divulguer un seul associé, car si une entreprise a des associés, elle doit obligatoirement en avoir au moins deux. Il existe deux liens d affaires de type «Associé». Un lien pour un associé qui est une personne morale et l autre pour un associé qui est une personne physique. Ne divulguer aucun lien d affaires de type «Associé» si l entreprise n est pas une société, donc, si le NEQ de l entreprise débute par 11 et non 33). 30

31 Divulguer un dirigeant de l entreprise de services monétaires Un dirigeant doit obligatoirement être divulgué pour l entreprise de services monétaires. Il peut y avoir plus d un dirigeant. Divulguer un dirigeant de mandataire Pour chaque mandataire (personne morale) de l ESM (voir section «Divulguer un mandataire»), tous les dirigeants du mandataire qui sont responsables de l offre de services monétaires doivent obligatoirement être divulgués. L ESM doit divulguer au moins un dirigeant de mandataire pour chacun de ses mandataires. Préalable : Avant de divulguer un dirigeant de mandataire, le mandataire dont il est le dirigeant doit avoir été divulgué dans un lien de type «Mandataire (personne morale)». Divulguer un dirigeant de succursale Pour chacune des succursales de l ESM divulguées (voir section «Divulguer un établissement ou une succursale de l ESM»), tous les dirigeants de succursale qui sont responsables de l offre de services monétaires doivent obligatoirement être divulgués. L ESM doit divulguer au moins un dirigeant de succursale pour chacune de ses succursales. Noter que si l ESM a déclaré, dans le formulaire d accès à la demande de permis, que des services monétaires sont offerts au siège de l entreprise, un dirigeant de succursale doit être divulgué pour cette adresse. Préalable : Avant de divulguer un dirigeant de succursale, la succursale qu il dirige doit avoir été divulguée dans un lien de type Établissement / Succursale / Succursale de mandataire. Dans l éventualité où une personne physique est la dirigeante de plusieurs succursales de l ESM, il faut créer un lien d affaires «Dirigeant de succursale» pour chaque succursale dont cette personne est le dirigeant. Divulguer un employé ayant des fonctions en services monétaires L ESM doit divulguer tous ses employés travaillant au Québec dont les fonctions se rapportent à l offre de services monétaires. Dans l Instruction générale, la section «II-Permis d exploitation Employé dont les fonctions se rapportent à l offre de services monétaires» contient plusieurs exemples de fonctions pouvant être considérées comme liées à l offre de services monétaires. Pour la catégorie «Exploitation de guichets automatiques privés», est considéré comme un employé ayant des fonctions en services monétaires tout employé de l entreprise qui, notamment : 31

32 A accès au contenu et aux fonctions d un guichet automatique; Prend part aux activités de comptabilité ou à des tâches administratives; Prend part à l élaboration des dossiers et registres prévus à la Loi et aux règlements pris pour son application. Préalable : Avant de divulguer un employé ayant des fonctions en services monétaires, son lieu de travail doit avoir été divulgué dans un lien de type «Établissement / Succursale». Les fonctions des employés devront être décrites dans la page détaillée du lien d affaires : Divulguer un employé n ayant aucune fonction liée aux services monétaires L ESM doit divulguer tous ses employés travaillant au Québec, même ceux dont les fonctions ne se rapportent pas à l offre de services monétaires. L entreprise qui demande un permis d exploitation uniquement dans la catégorie «Exploitation de guichets automatiques privés» n a pas à divulguer la liste de ses employés dont les fonctions ne sont pas liées à l offre de services monétaires ou à l exploitation du guichet. Les fonctions des employés devront être décrites dans la page détaillée du lien d affaires : Figure 20 Divulguer les établissements et succursales de l entreprise de services monétaires L ESM doit fournir l adresse et le numéro de téléphone de tous ses établissements, que des services monétaires soient offerts à cet endroit ou non. 32

33 Si les services monétaires suivants sont offerts dans l établissement divulgué, celui-ci devient une succursale : Change de devises; Émission ou rachat de chèques de voyage, de mandats ou de traites; Encaissement de chèques; Transfert de fonds. Pour divulguer un établissement où l entreprise n offre aucun service monétaire ou n offre que des services relatifs à l exploitation de guichets automatiques: 1. Nommer l établissement en suivant le gabarit suivant : Ét. + Nom de la rue où il est situé + (nom de l ESM entre parenthèses). Voir l exemple suivant : Figure Ne pas cocher «Des services monétaires sont offerts à cette adresse». Figure 22 Pour divulguer une succursale, c est-à-dire un établissement où l entreprise offre des services monétaires autres que l exploitation de guichets automatiques : 1. Nommer la succursale en suivant le gabarit suivant : Succ. + Nom de la rue où elle est située + (nom de l ESM entre parenthèses). Voir exemple ci-dessous : Figure 23 33

34 2. Cocher «Des services monétaires sont offerts à cette adresse». Figure 24 À noter : Au moins un dirigeant de succursale doit être nommé pour chaque succursale divulguée. Voir la section «Divulguer un dirigeant de succursale» du présent guide. Divulguer une institution financière L ESM doit fournir la liste des institutions financières avec lesquelles elle fait affaire. Les institutions financières devant être divulguées sont celles qui procurent des services bancaires ou financiers à l entreprise. Par exemple, l ESM doit divulguer les institutions financières auprès desquelles elle détient un compte ou un prêt. L ESM doit spécifier le nom (le cas échéant) et l adresse des succursales de ces institutions financières avec lesquelles elle fait affaire. 1. Inscrire le nom de l institution financière dans la section «Nom». L annexe II du guide contient une liste des principales institutions financières au Canada. Si l ESM fait affaire avec l une de ces institutions, le nom à inscrire dans la section «Nom» est le nom présenté dans la colonne «Nom» de l annexe II. 2. Inscrire l adresse de la succursale avec laquelle l ESM fait affaire dans la section «Succursale de l institution financière». Si cette succursale possède un nom qui lui est propre, l indiquer dans ce champ. 3. Indiquer le numéro du compte détenu auprès de cette institution financière, ainsi que le nom de la personne détenant le compte. Il peut s agir d un individu ou d une entreprise. Figure 25 34

35 Divulguer un mandataire L ESM doit divulguer tous ses mandataires. Un mandataire est une personne qui effectue un ou plusieurs services monétaires au nom et pour le compte d une ESM. Consulter la section «Mandataire» de l Instruction générale pour obtenir plus d information sur la notion de mandataire. Il existe deux liens d affaires de type «Mandataire». Un lien pour un mandataire qui est une personne morale et l autre pour un mandataire qui est une personne physique. Mandataire (personne morale) Si le mandataire est une compagnie ou une société inscrite au Registraire des entreprises (NEQ débutant par 11 ou 33), il doit être divulgué en tant que mandataire personne morale. Pour chaque mandataire (personne morale) divulgué, l ESM doit également divulguer tous les dirigeants de mandataires qui sont responsables de l offre de services monétaires. Consulter la section «Divulguer un dirigeant de mandataire» du présent guide. Mandataire (personne physique) Si le mandataire est une entreprise individuelle inscrite au Registraire des entreprises (NEQ débutant par 22) ou une personne physique non inscrite au Registraire des entreprises, il doit être divulgué en tant que mandataire personne physique. Divulguer les succursales des mandataires Si un mandataire offre des services monétaires au nom de l ESM à une autre adresse que celle fournie dans la page détaillée de ce mandataire (voir «Divulguer un mandataire»), tout autre endroit où sont offerts les services monétaires doit être divulgué à titre de succursale de mandataire. Préalable : Pour divulguer la succursale d un mandataire, le mandataire à qui appartient la succursale doit avoir été divulgué dans un lien de type «Mandataire». Nommer la succursale de mandataire en suivant le gabarit suivant : Succ. Mand. + Nom de la rue où elle est située + (nom de l ESM entre parenthèses). Voir exemple ci-dessous : Figure 26 35

36 Divulguer une personne ayant, directement ou indirectement, la propriété ou le contrôle de l entreprise L ESM doit divulguer toute personne ou entité qui a, directement ou indirectement, la propriété ou le contrôle de l entreprise. Les renseignements à fournir sur ces personnes peuvent se limiter au Canada. Voici quelques précisions sur les notions de propriété et de contrôle. Personne ou entité qui a la propriété de l entreprise Aux fins de l application de la LESM, la personne ou entité qui a la propriété de l entreprise s entend : Du propriétaire des titres d une ESM, que ce soit une action, une obligation ou tout autre titre de créance; Du titulaire du véritable pouvoir de décision sur les titres d une ESM; De la personne ou de l entité qui détient des titres inscrits au nom d un intermédiaire qui agit, notamment comme prête-nom, fiduciaire ou mandataire. L ESM qui est une société publique doit divulguer les personnes ou entités ayant 20 % ou plus des titres, car l Autorité considère, pour l application de la LESM, que seules ces personnes ont la propriété directe ou indirecte de l ESM. Personne ou entité qui a le contrôle de l entreprise Aux fins de l application de la LESM, la personne ou entité qui a le contrôle de l entreprise s entend : De la personne ou entité qui détient un nombre suffisant de droits de vote rattachés à l ensemble des titres avec droit de vote en circulation d une ESM pour influer de façon importante sur le contrôle de celle-ci : Si une personne, seule ou agissant de concert avec d autres en vertu d une convention, détient plus de 20 % des droits de vote, elle est présumée en détenir un nombre suffisant pour influer de façon importante sur le contrôle de l ESM; Une influence est importante lorsqu elle participe aux décisions relatives aux orientations de l ESM. De la personne ou entité propriétaire de titres lui permettant en tout état de cause d élire la majorité des administrateurs de l ESM; De la personne ou entité qui possède le contrôle effectif de l administration ou des activités de l ESM, que ce droit ou ce pouvoir s exerce par un contrat de gestion ou autrement. Il existe deux liens d affaires de type «Propriété ou contrôle de l entreprise» pour divulguer une personne ayant, directement ou indirectement, la propriété ou le contrôle de l ESM. Un lien pour les personnes morales ou les entités, soit «Propriété ou contrôle de l entreprise (personne morale)» et l autre pour les personnes physiques, soit «Propriété ou contrôle de l entreprise (personne physique)». 36

37 Au moins un lien d affaires de type «Propriété ou contrôle» doit être divulgué. Fournir une description détaillée du type de propriété ou de contrôle exercé par la personne morale ou physique. Figure 27 Fiducie Si l entreprise est contrôlée par une fiducie, divulguer son ou ses fiduciaires et constituants comme personnes ayant la propriété de l entreprise. Dans le champ «Description de la propriété ou du contrôle» (voir ci-dessus), indiquer le rôle de la personne (fiduciaire ou constituant), le nom de la fiducie ainsi que la description de la propriété ou du contrôle de cette dernière (la fiducie) sur l entreprise demandant le permis d exploitation. Exemple : Diane Tremblay Fiduciaire de la Fiducie Tremblay qui est l unique propriétaire et actionnaire de «Entreprise guichets-devises inc.». Divulguer un prêteur L ESM doit divulguer les personnes avec qui elle conclut un contrat de prêt d argent ou de biens. Il existe deux liens d affaires de type «Prêteur». Un lien pour un prêteur qui est une personne morale et l autre pour un prêteur qui est une personne physique. Important : Si le contrat de prêt a été conclu entre l ESM et une institution financière, cette institution doit être divulguée dans un lien d affaires de type «Institution financière», et non dans un lien d affaires de type «Prêteur». Divulguer un dirigeant, administrateur ou associé d un prêteur Pour chaque prêteur (personne morale) de l ESM (voir section «Divulguer un mandataire»), tous les dirigeants, administrateurs ou associés de ce prêteur doivent être divulgués. L ESM doit divulguer au moins un dirigeant pour chacun de ses prêteurs (personnes morales). Préalable : Avant de divulguer un dirigeant de prêteur, le prêteur dont il est le dirigeant doit avoir été divulgué dans un lien de type «Prêteur (personne morale)». 37

38 Divulgations spécifiques à l exploitation de guichets automatiques privés En plus des liens obligatoires mentionnés à la section «Informations générales» de l Étape 4(b), les entreprises qui demandent un permis d exploitation dans la catégorie «Exploitation de guichets automatiques privés» doivent également divulguer les informations concernant les personnes responsables d approvisionner les guichets en argent. L entreprise doit également divulguer des informations sur chacun des guichets qu elle exploite. Divulguer un responsable d approvisionnement Pour chaque guichet automatique exploité par l entreprise, toutes les personnes, physiques ou morales, responsables de son approvisionnement en argent doivent être divulguées. Pour divulguer une personne physique responsable d approvisionner un guichet : 1. Sélectionner «Responsable de l approvisionnement d un guichet (personne physique)» dans la liste déroulante de la page «Liens à divulguer». 2. Cliquer sur «Ajouter». Figure Remplir les trois blocs communs de la page «Détails du lien». 4. Inclure l Annexe C et enregistrer les informations. 38

39 Pour divulguer une personne morale responsable d approvisionner un guichet : 1. Sélectionner «Responsable d approvisionnement d un guichet (personne morale)» dans la liste déroulante de la page «Liens à divulguer» et cliquer sur «Ajouter». 2. Remplir les trois blocs communs de la page «Détails du lien» et enregistrer les informations. Pièce justificative à transmettre Par défaut, aucune pièce justificative n est requise pour un responsable d approvisionnement qui est une personne morale. Noter cependant que l Autorité pourrait, dans certaines circonstances, demander de l information supplémentaire. Paiement pour la délivrance d un rapport d habilitation sécuritaire Si le responsable d approvisionnement (personne morale) détient un permis valide délivré par le bureau de la sécurité privé, aucun rapport d habilitation sécuritaire ne sera effectué sur ce responsable. Dans le cas contraire, les frais relatifs à la délivrance d un rapport d habilitation sécuritaire seront ultérieurement facturés. Voir la section «Rapports d habilitation sécuritaire» du présent guide pour plus d information. Fournir les informations sur les guichets automatiques Pour accéder à la page d accueil, cliquer sur l onglet «Services monétaires», et, dans le menu «Gestion des liens d affaires», sélectionner «Guichets automatiques». Figure 29 39

40 La page suivante s affichera. Figure 30 Pour ajouter un guichet, cliquer sur le bouton «Ajouter» se trouvant au bas de la page. La page des détails du guichet automatique s affichera. Section «Identification du guichet» Figure 31 Fournir les informations suivantes : Numéro de série du guichet Information obligatoire Marque et modèle Information obligatoire Montant maximal que le guichet peut contenir Information obligatoire. Doit correspondre au montant en dollar que le guichet peut contenir, et non à la quantité de billets. Ne pas inclure le signe de dollar ($). 40

41 Section «Localisation du guichet» Figure 32 Mobilité Fixe : À cocher si le guichet est installé à un emplacement de manière permanente (dépanneur, restaurant, etc.). Mobile : À cocher si le guichet est installé à un emplacement de manière temporaire et qu il sera éventuellement déplacé (festival, foire, exposition, etc.). En cochant la case «Mobile», le champ «précisez jusqu à quand la localisation ci-dessous est valide» devient actif et doit être renseigné. Pour ce faire, cliquer dans le champ et fournir une date à l aide du calendrier : Figure 33 Type d emplacement Cliquer sur la flèche afin d accéder à la liste déroulante. Figure 34 41

42 Choisir le type d emplacement le plus approprié à la situation. Si aucun choix ne semble pertinent, sélectionner l option «Autre». Autre type Figure 35 Si le type d emplacement sélectionné à l étape précédente est «Autre», le champ «Autre type» s activera et devra être renseigné. Décrire le type d emplacement de manière générale (ex : hôtel, université, salon de quilles, etc.). Détails de l emplacement Au besoin, fournir des renseignements supplémentaires à propos de l emplacement du guichet automatique. Ce champ n est pas obligatoire, mais l Autorité pourrait tout de même exiger qu il soit rempli dans certaines situations. Par exemple : Si le guichet est situé dans un centre commercial, indiquer quelle entrée ou quelles boutiques se trouvent près du guichet. Si le guichet est situé sur le site d un évènement, indiquer le nom de cet évènement. Adresse Indiquer l adresse où se situe le guichet. Dans un établissement appartenant à l entreprise S il est situé dans un établissement appartenant à l entreprise de services monétaire qui présente la demande cet établissement doit avoir été antérieurement divulgué dans un lien de type «Établissement / Succursale de l entreprise». L ESM pourra alors cocher la case «Établissement déjà déclaré» et cliquer ensuite sur «Sélectionner». Figure 36 Une fenêtre incluant tous les établissements précédemment déclarés s affichera. 42

43 Figure 37 Cliquer sur l établissement où se trouve le guichet et le champ «Établissement déjà déclaré» se remplira automatiquement. Dans un lieu n appartenant pas à l entreprise Si l endroit où se trouve le guichet n est pas un établissement qui appartient à l entreprise présentant la demande, cette adresse ne doit pas avoir été divulguée dans un lien de type «Établissement / Succursale». Pour fournir l'adresse du guichet, il faut alors sélectionner «Autre adresse». Le bouton «Obtenir une adresse» sera ensuite accessible. Cliquer sur ce bouton pour saisir l'adresse de l emplacement du guichet. Figure 38 43

44 Section «Espace commercial en location» Figure 39 Dans cette section, l entreprise doit fournir les informations concernant la personne morale ou physique de qui elle loue un espace afin d y installer un guichet automatique. Êtes-vous locataire de cet espace commercial? Non De manière générale, si, à la section précédente (adresse du guichet), l entreprise a coché «Établissement déjà déclaré», la réponse à la question «Êtes-vous locataire de cet espace commercial?» sera «Non». Cela signifie que l endroit où est situé le guichet appartient à l entreprise. Si tel est le cas, cocher «Non» et passer à la section suivante. Oui Si, à la section précédente (adresse du guichet), l entreprise a coché «Autre établissement», la réponse à la question «Êtes-vous locataire de cet espace commercial?» sera fort probablement «Oui». Cela signifie que l endroit où est situé le guichet n appartient à l entreprise qui présente la demande de permis. Si tel est le cas, cocher «Oui». Les autres champs de cette section deviendront actifs et devront être renseignés. Figure 40 44

45 Nom ou raison sociale du locateur Indiquer le nom de la personne morale ou physique de qui l ESM loue un emplacement pour son guichet automatique. Adresse À l aide du bouton «Obtenir une adresse», saisir l adresse principale du locateur de l'espace commercial. Inscrire également son principal numéro de téléphone. Section «Approvisionnement» Figure 41 IMPORTANT : Tous les responsables d approvisionnement doivent avoir été précédemment divulgués dans un lien de type «Responsable d approvisionnement du guichet». Voir page 66 pour plus d information. Responsables d approvisionnement déclarés Cliquer sur la flèche afin d accéder à la liste des personnes physiques ou morales déjà déclarées à titre de responsables d approvisionnement. Figure 42 45

46 Sélectionner la personne à ajouter comme responsable d approvisionnement pour le guichet en cours de divulgation et cliquer sur «Ajouter». Figure 43 Le nom de la personne sélectionnée s affichera alors dans la liste des responsables d approvisionnement. Figure 44 Répéter l opération pour toutes les personnes responsables d approvisionner le guichet en cours de divulgation. Au besoin, il est possible de supprimer des personnes en cliquant sur le bouton colonne de droite du tableau. situé dans la Figure 45 Lorsque tous les champs ont été remplis, enregistrer la page en cliquant sur pour retourner à la page d accueil de la gestion des guichets automatiques. En cliquant sur une nouvelle page de guichet automatique s affichera, permettant ainsi la divulgation d un guichet supplémentaire. Tous les guichets divulgués s affichent à la page d accueil de la gestion des guichets. Au besoin, il est possible de supprimer des guichets divulgués en cliquant sur le bouton colonne de droite du tableau. situé dans la Fonctionnalités communes Les fonctionnalités suivantes sont mises à la disposition de l ESM pour faciliter la saisie des informations à divulguer. 46

47 Saisir les adresses Lors de la saisie d une adresse résidentielle ou d affaires, il n est pas possible de remplir manuellement les champs de la section «Adresse». Pour saisir une adresse au Canada, suivre la procédure suivante : 1. Dans la page du lien d affaires à divulguer, cliquer sur «Obtenir une adresse». Figure La fenêtre «Obtenir une adresse» s affichera; 3. Dans la section «Recherche», saisir le code postal dans le champ prévu à cet effet, et cliquer sur le bouton «Rechercher». Figure 47 Figure Les champs de la section «Adresse» de la fenêtre se rempliront automatiquement, à l exception du numéro d immeuble ou de case postale. 5. Si la rue inscrite dans le champ «Rue» n est pas celle recherchée, cliquer sur la flèche pour afficher le menu déroulant. Ce menu affiche toutes les rues correspondant au code postal indiqué. 47

48 Figure Inscrire ensuite le numéro d immeuble dans le champ prévu à cet effet et cliquer sur «OK». 7. La fenêtre «Obtenir une adresse» se fermera et les champs de la section «Adresse» de la page de détails d un lien seront automatiquement remplis. Figure 49 Pour saisir une adresse à l extérieur du Canada, sélectionner «États-Unis» ou «Autre pays» et inscrire les informations requises. Pour saisir une adresse au Canada dont le code postal ne semble pas exister dans la base de données (ex. : nouveau développement), inscrire manuellement cette adresse dans la section «Autre pays». Figure 50 Sélectionner une personne dont les informations ont déjà été divulguées Si plusieurs liens d affaires différents doivent être divulgués pour une même personne physique ou personne morale, utiliser la fonction «Sélection d une personne physique/morale». Cette fonction permet de récupérer toutes les informations nominatives fournies pour une personne physique ou morale donnée. 48

49 Pour récupérer des informations déjà divulguées sur une personne morale ou physique : 1. Cliquer sur le bouton «Sélectionner» dans la page de détail du lien d affaires à divulguer concernant une personne possédant déjà un ou plusieurs autres types de liens d affaires; Figure Une fenêtre affichant les noms, prénoms et dates de naissance des personnes physiques pour qui des informations ont déjà été divulguées s ouvrira. Cliquer sur le nom de la personne pour qui un nouveau lien d affaires doit être divulgué. Figure Les champs contenant les informations nominatives sur cette personne se rempliront automatiquement (soit les champs des sections «Identification», «Adresse résidentielle» et «Références téléphoniques». 4. Si une modification est apportée à ces informations nominatives, elle se reflètera partout où la personne a été sélectionnée. 5. Pour les personnes morales, la fenêtre de sélection présente le nom et le numéro d entreprise de la personne. Figure 53 49

50 6. Si la personne morale ou physique recherchée ne se trouve pas dans la liste, fermer la fenêtre en cliquant sur «Fermer» et saisir les informations dans les champs. 7. En cliquant sur «Nouvelle personne», toutes les informations saisies dans les sections «Identification», «Adresse résidentielle» et «Références téléphoniques» s effaceront. De nouvelles données peuvent alors être saisies. Figure 54 Gestion des liens divulgués Page Liens à divulguer Tous les liens divulgués par l ESM sont présentés sous forme de tableau à la page «Liens à divulguer». Les liens sont triés par ordre alphabétique en fonction du type de lien. Figure 55 50

51 Si une personne (physique ou morale) a été divulguée plus d une fois, pour des types de liens différents, cette personne sera présentée une fois par type de lien divulgué. Figure 56 Le nombre total de liens divulgués est affiché en bas à droite de la page. Le système présente 10 liens par page. Pour accéder aux 10 liens suivants, cliquer sur la flèche figurant en bas à gauche de la page ou directement sur le numéro de page à atteindre. Figure 57 Colonne «Lié à» La colonne «Lié à» présente la personne morale à qui est directement lié chacun des liens divulgués. Figure 58 51

52 Dans la majorité des cas, c est le nom de l ESM qui divulgue les liens qui se trouvera dans la colonne «Lié à». Il y a cependant quelques exceptions. Le tableau suivant présente chaque type de lien ainsi que l information qui se trouvera dans la colonne «Lié à» : Type de lien d affaires Nom figurant dans la colonne «Lié à» Administrateur Associé (personne physique ou morale» Dirigeant de l ESM Dirigeant de mandataire Dirigeant de succursale Employé ayant des fonctions en services monétaires Employé n ayant aucune fonction liée aux services monétaires Établissement / Succursale / Succursale de mandataire Institution financière Mandataire (personne physique ou morale) Prêteur (personne physique ou morale) Propriété ou contrôle de l ESM (personne physique ou morale) Responsable d approvisionnement du guichet (personne physique ou morale) ESM ayant divulgué le lien ESM ayant divulgué le lien ESM ayant divulgué le lien Mandataire dont il est le dirigeant Succursale dont il est le dirigeant Succursale où travaille l employé ESM ayant divulgué le lien ESM ayant divulgué le lien ESM ayant divulgué le lien ESM ayant divulgué le lien ESM ayant divulgué le lien ESM ayant divulgué le lien ESM ayant divulgué le lien Modification d un lien/compléter les données Pour accéder à un lien précédemment divulgué afin de modifier des données erronées ou de compléter certains champs laissés vides lors de la saisie initiale, cliquer sur le nom de la personne physique ou morale dont le lien est à modifier ou sur le bouton colonne. figurant dans la dernière Figure 59 Noter que dans le cas des mandataires, le bouton «Sélectionner», figurant à la page détaillée du lien et permettant de sélectionner une personne déjà divulguée, ne sera plus disponible après le premier enregistrement du lien. 52

53 Supprimer un lien Pour supprimer un lien déjà divulgué, cliquer sur le bouton figurant dans la dernière colonne. Figure 60 Suppression d une succursale La suppression d une succursale entraîne automatiquement la suppression des dirigeants de succursale et des employés qui y sont liés. Pour éviter que ces personnes soient supprimées, il est essentiel de leur attribuer une nouvelle succursale avant la suppression. Pour ce faire, accéder à la page détaillée de chacun de ces liens et changer la succursale à l aide de la liste déroulante. Suppression d un mandataire La suppression d un mandataire entraîne automatiquement la suppression des dirigeants de mandataire qui y sont liés. Il est impossible de supprimer un mandataire si des succursales lui sont associées. Il faut donc supprimer les succursales du mandataire avant de supprimer celui-ci. Étape 5 Validation des informations saisies par l ESM Lorsque l ESM a terminé la saisie de tous les liens qu elle devait divulguer, elle doit lancer la validation des données saisies afin de s assurer que ces dernières respectent certaines règles. Accéder à la page de validation des données et lancer la validation Pour accéder à la page de validation des données, cliquer sur «Valider et terminer la saisie» dans le menu déroulant «Services monétaires» : Figure 61 53

54 La page suivante s affichera : Figure 62 Pour lancer la validation, cliquer sur le bouton «Valider», placé en bas à droite de l écran. Figure 63 Quelles sont les validations effectuées? Lors de la validation des données, le système effectue les vérifications suivantes : Champs obligatoires Si des champs obligatoires (marqués par une croix bleue) ne sont pas remplis pour un ou plusieurs liens au moment de lancer la validation, le message suivant s affichera à la fin de la validation : Des informations sont manquantes pour le lien de type (nom du lien) concernant (nom de la personne physique ou morale) : Liste des champs à compléter. Exemple Des informations sont manquantes pour le lien de type «Administrateur» concernant Michel Boivin : Date de naissance; Adresse résidentielle. Dirigeant de l ESM et propriété ou contrôle de l ESM Ces deux types de liens d affaires sont obligatoires pour la transmission d une demande de permis. Si un de ces types de lien ne fait pas partie de la liste des liens divulgués par l ESM, le message suivant s affichera à la fin de la validation : Vous devez ajouter un lien de type «Dirigeant» et/ou un lien de type «Personne ayant le contrôle» à la liste de vos liens divulgués. Ces deux types de liens sont obligatoires pour pouvoir compléter votre demande. Dirigeant de succursale Pour chaque établissement dans lequel l ESM a indiqué offrir des services monétaires, un dirigeant de succursale doit être nommé. Si aucun dirigeant n a été nommé pour une succursale, le message suivant s affichera à la fin de la validation : 54

55 Vous devez déclarer un dirigeant de succursale pour chaque établissement dans lequel des services monétaires sont offerts. Mandataire et dirigeant de mandataire Pour chaque mandataire divulgué par l ESM, au moins un dirigeant de mandataire doit être nommé. Si aucun dirigeant n est nommé pour un mandataire, le message suivant s affichera à la fin de la validation : Vous devez déclarer un dirigeant pour chacun de vos mandataires. Associés Si l ESM déclare avoir des associés, elle doit en divulguer au moins deux. L ESM ne peut avoir qu un seul associé. Si un seul lien de type «Associé» (personne morale ou physique) est divulgué, le message suivant s affichera à la fin de la validation. Vous devez déclarer un deuxième associé. Validation des données Messages d erreur soulevés Voici un exemple de la page qui s affichera si un ou des messages d erreurs sont soulevés par la validation : Figure 64 Si des messages d erreur ont été soulevés lors de la validation, l ESM doit apporter les corrections nécessaires avant de pouvoir transmettre sa demande de permis à l Autorité. Si plusieurs messages sont soulevés, il est suggéré d imprimer la page de validation afin de faciliter l étape de correction des données. Pour ce faire, sélectionner le texte en rouge, cliquer sur le bouton droit de la souris et sélectionner «Imprimer» dans le menu qui s affiche. À la page des propriétés de l impression, sélectionner «Imprimer la sélection» avant de lancer l impression. La transmission électronique de la demande ne sera pas possible si des messages d erreurs sont soulevés lors de la validation. Il est impératif d apporter tous les correctifs demandés avant de poursuivre. 55

56 Validation des données Aucun message d erreur n est soulevé Si aucun message d erreur n est soulevé lors de la validation des données, la page suivante s affichera. Figure 65 Si l ESM a terminé de saisir tous les liens qu elle doit divulguer, elle doit empêcher toute modification sur ces liens avant de transmettre la demande à l Autorité. Pour ce faire, le répondant doit cliquer sur «Terminer la saisie». Figure 66 Une fenêtre s ouvre, confirmant que la saisie des liens d affaires est terminée et que le répondant peut maintenant transmettre la demande d ajout/modification de liens à l Autorité. Si le répondant est prêt à transmettre votre demande, cliquer sur le bouton «Oui». Pour soumettre la demande plus tard, cliquer sur le bouton «Non», il sera alors possible de réactiver la saisie des liens en cliquant sur «Reprendre la saisie». 56

57 Figure 67 Pour soumettre une demande d ajout/modification de liens à partir du menu des services en ligne, accéder à l onglet «Services monétaires», sélectionner «Permis», puis «Ajout/modification des liens d affaires». Figure 68 Étape 6 Transmettre la demande d ajout/ modification des liens d affaires Cette demande comporte 4 étapes et permet de transférer l information saisie dans les liens d affaires à l Autorité pour analyse. Si la demande d ajout/modification de liens d affaires n est pas transmise, l Autorité ne sera pas avisée des modifications (incluant ajouts et suppressions) apportées à la liste des liens d affaires et ne pourra pas analyser ces modifications. Pour tout ajout, modification ou suppression d un lien d affaires, l Autorité considère que la date de réception des informations est la date de transmission de la demande d ajout/modification de liens d affaires et non pas la date à laquelle ces modifications ont été effectuées dans l application de gestion des liens d affaires. Étape 1 de 4 Identification et description de la demande Les informations contenues dans cette section sont précomplétées par le système. L adresse de correspondance de l entreprise faisant la demande devrait être affichée. 57

58 Figure 69 Étape 2 de 4 Sommaire des liens d affaires déclarés Cette étape permet de consulter le sommaire des liens d affaires sur le point d être transmis à l Autorité. Figure 70 Étape 3 de 4 Transmission S assurer que toute l information requise a été divulguée dans les liens d affaires. Lorsque la demande sera soumise, il sera impossible de l annuler ou de la modifier. Cocher ensuite la case «Je déclare que les renseignements contenus dans la présente demande sont véridiques» avant de passer à l étape suivante. 58

59 Figure 71 Étape 4 de 4 Confirmation de transmission Cette étape confirme la transmission de la demande à l Autorité. Le système indique le numéro de client et le numéro de demande. Imprimer ces informations et les conserver puisqu elles seront utiles pour communiquer avec l Autorité en cas de besoin. Figure 72 Produire les bons de numérisation Pour transmettre des pièces justificatives en format papier (case «papier» cochée dans un ou plusieurs liens d affaires), des bons de numérisation seront inclus dans l accusé de réception qui sera envoyé dans la boîte courriel sécurisée de l entreprise. Il est essentiel d imprimer ces bons et de les joindre aux annexes qui seront transmises en format papier : Pour consulter l accusé de réception et imprimer les bons de numérisation : 1. Dans le menu «Dossier client», sélectionner «Communications sécurisées» 59

60 Figure La liste des communications transmises à l ESM s affichera. Sélectionner l accusé de réception afin de l afficher. Figure Cliquer sur l hyperlien «Accusé de réception.pdf», au bas de la page, pour le consulter. Figure Les bons de numérisation sont les pages qui contiennent une image ressemblant à ceci: 60

61 Figure Imprimer l accusé de réception et joindre les bons aux annexes en format papier à transmettre à l Autorité. Ne pas agrafer les documents Noter que si plus de 10 documents doivent être envoyés en format papier, les bons de numérisation ne seront pas produits ou inclus dans l accusé de réception. Le répondant doit transmettre ces documents sans les bons de numérisation. Envoyer les annexes en format papier et les bons de numérisation Lorsque la demande électronique d ajout/modification est transmise et que l ESM doit faire parvenir des documents en format papier, rassembler tous les documents à joindre (annexes et bons de numérisation) et transmettre le tout à l adresse suivante : Autorité des marchés financiers Direction des contrats publics et des entreprises de services monétaires Place de la Cité Tour Cominar 2640, boul. Laurier, bureau 400 Québec (Québec) G1V 5C1 L ESM doit conserver une copie de tous les documents qu elle transmet à l Autorité. Informations sur les documents à transmettre Annexes A à E-3 Les annexes suivantes doivent être jointes à la demande, que ce soit en format électronique ou en format papier. Si une même personne physique détient plusieurs liens d affaires auprès d une ESM, l ESM peut fournir une seule annexe pour cette personne, soit la première qui vient dans l ordre alphabétique. 61

62 Exemple : Une personne physique a le contrôle de l ESM (annexe B-1) et lui prête des fonds (annexe E-1). L ESM peut fournir seulement l annexe B-1. Annexe A Déclaration du dirigeant, de l administrateur, de l associé ou du dirigeant de succursale Doit être jointe à la demande de permis pour chaque dirigeant, administrateur, associé et dirigeant de succursale divulgués dans les liens d affaires de l ESM. L annexe doit être signée par la personne visée et accompagnée d une copie d une pièce d identité. Annexe B-1 Déclaration de la personne physique ayant, directement ou indirectement, la propriété ou le contrôle de l entreprise de services monétaires Doit être jointe à la demande de permis pour chaque personne physique ayant la propriété ou le contrôle divulguée dans les liens d affaires de l ESM. L annexe doit être signée par la personne visée et accompagnée d une copie d une pièce d identité. Annexe B-2 Déclaration de la personne morale ayant, directement ou indirectement, la propriété ou le contrôle de l entreprise de services monétaires Doit être jointe à la demande de permis pour chaque personne morale ayant la propriété ou le contrôle divulguée dans les liens d affaires de l ESM. L annexe doit être signée par le dirigeant de la personne morale visée. Annexe C Déclaration l employé travaillant au Québec Doit être jointe à la demande de permis pour chaque employé divulgué dans les liens d affaires de l ESM, qu il ait des fonctions liées aux services monétaires ou non. L employé dont les fonctions ne se rapportent pas à l offre de services monétaires n a pas à répondre aux questions 2 et 3 de cette annexe. L annexe doit être signée par la personne visée et accompagnée d une copie d une pièce d identité. Annexe D-1 Identification des mandataires Personnes physiques Doit être jointe à la demande de permis pour chaque mandataire (personne physique) divulgué dans les liens d affaires de l ESM. L annexe doit être signée par la personne visée et accompagnée d une copie d une pièce d identité. Annexe D-2 Identification des mandataires Personnes morales Doit être jointe à la demande de permis pour chaque mandataire (personne morale) divulgué dans les liens d affaires de l ESM. L annexe doit être signée par le dirigeant du mandataire. Annexe D-3 Identification des dirigeants des mandataires Doit être jointe à la demande de permis pour chaque dirigeant de mandataire divulgué dans les liens d affaires de l ESM. L annexe doit être signée par la personne visée et accompagnée d une copie d une pièce d identité. Annexe E-1 Renseignements sur le prêteur Personnes physiques Doit être jointe à la demande de permis pour chaque prêteur (personne physique) divulgué dans les liens d affaires de l ESM. 62

63 L annexe doit être signée par la personne visée et accompagnée d une copie d une pièce d identité. Annexe E-2 Renseignements sur le prêteur Personnes morales Doit être jointe à la demande de permis pour chaque prêteur (personne morale) divulgué dans les liens d affaires de l ESM. L annexe doit être signée par le dirigeant du prêteur. Annexe E-3 Renseignements sur les dirigeants, administrateurs et associés des prêteurs Pour chaque prêteur (personne morale) divulgué dans les liens d affaires de l ESM, cette annexe doit être jointe à la demande pour chacun des dirigeants, administrateurs et associés de ce prêteur. L annexe doit être accompagnée d une copie d une pièce d identité. Pièces d identité Les seules pièces d identité acceptées sont celles qui répondent à TOUS les critères suivants : Pièce d identité avec photo; Délivrée par un gouvernement (ou l un de ses ministères ou organismes); Contient le nom et la date de naissance de la personne devant fournir une pièce d identité. Par exemple, un permis de conduite ou une carte d assurance maladie sont considérés comme des pièces d identité recevables. Chaque annexe contient un espace prévu pour fournir la pièce d identité requise pour chaque personne. Il est suggéré d apposer l original de la pièce d identité dans l espace prévu et de photocopier l annexe, pour ensuite remplir la photocopie. Il est également possible de fournir une copie de la pièce d identité sur une feuille séparée. Documents constatant l emprunt Pour chaque prêteur divulgué dans les liens de l ESM, celle-ci doit obligatoirement fournir une copie des documents constatant l emprunt. Suivi de la demande Pour consulter l ensemble des informations transmises dans la demande d ajout/modification des liens d affaires, et pour effectuer le suivi de la demande, le répondant peut sélectionner «Suivi des demandes» dans le menu «Dossier client». 63

64 Figure 77 La page suivante s affichera. Télécharger le document présent dans la dernière colonne du tableau pour consulter les informations transmises lors de la demande d ajout/modification. Figure 78 Étape 7 - Acquitter la facture à la délivrance des rapports d habilitation sécuritaire et à l exploitation de guichets automatiques Rapports d habilitation sécuritaire L Autorité demandera à la Sûreté du Québec de délivrer un rapport d habilitation sécuritaire pour l entreprise de services monétaires qui demande un permis d exploitation et pour chaque personne physique ou morale divulguée dans les liens d affaires de cette entreprise. Ainsi, un rapport d habilitation sera délivré pour chaque personne, physique ou morale, détenant l une des fonctions suivantes : Entreprise de services monétaires; Répondant; Dirigeant; Administrateur; Associé; Dirigeant de succursale; Toute personne ou entité ayant, directement ou indirectement, la propriété ou le contrôle de l entreprise; Employés travaillant au Québec; Mandataire; 64

65 Dirigeant de mandataire; Prêteur (autre qu une institution financière). Les frais sont de 116 $ par personne, physique ou morale, nécessitant la délivrance d un rapport d habilitation sécuritaire. Noter que si une personne détient plusieurs liens d affaires auprès d une même ESM, un seul montant de 116 $ sera facturé pour la délivrance d un rapport d habilitation sécuritaire. Une facture sera déposée dans la boîte de messagerie sécurisée de l entreprise une fois que l Autorité aura terminé l analyse des liens d affaires. Aucun permis ne sera délivré tant que les frais n auront pas été acquittés. Ces frais ne sont pas remboursables. Guichets automatiques Un montant de 208 $ par guichet exploiter doit également être acquitté. Ce montant sera additionné à la facture relative à la délivrance des rapports d habilitation sécuritaire Comment acquitter la facture Sur réception d un courriel ou d une lettre indiquant que la facture des rapports d habilitation sécuritaire et des guichets a été produite, cette dernière doit être acquittée dans les plus brefs délais. Pour ce faire, l ESM peut accéder aux services en ligne afin de consulter son état de compte et effectuer son paiement. Accéder à l état de compte : Figure 79 La section «Consultation» permet à l entreprise de consulter son état de compte, tandis que la section «Paiement» permet d acquitter une facture en cours. Il est également possible de consulter les factures et les paiements antérieurs. Analyse de la demande de permis par l Autorité 65

66 Accès à l application de gestion des liens d affaires une fois la demande soumise Pendant que l Autorité analyse la demande, l application de gestion de liens sera accessible en lecture seule. Il est donc possible de consulter les informations qui ont été divulguées, mais il ne sera pas permis d y apporter des modifications. À la suite de l analyse de la demande d ajout/modification de liens d affaires, si l Autorité constate que certaines informations sont inexactes, incomplètes ou manquantes, elle communiquera avec le répondant afin que ce dernier puisse apporter les corrections nécessaires à sa demande. À cette fin, l Autorité annulera la première demande d ajout/modification soumise par l entreprise afin que le répondant puisse apporter les corrections demandées avant de soumettre de nouveau la demande. Noter que le fait d annuler une demande n a aucun impact sur les liens précédemment divulgués. Délais de traitement de la demande de permis L ESM qui soumet une demande de permis doit s attendre à ce qu il s écoule un minimum de 45 jours entre la réception de sa demande d ajout/modification des liens d affaires (Étape 6) par l Autorité et la délivrance de son permis d exploitation. Décision relative à la délivrance du permis Lorsque l Autorité aura déterminé qu il n existe aucun motif de refus à la délivrance du permis d exploitation, l ESM concernée recevra, par la poste, son permis d exploitation. Si l entreprise exploite des guichets automatiques, elle recevra également des vignettes autocollantes qu elle devra apposer sur ses guichets. Des instructions additionnelles seront fournies dans l envoi. Si, au cours de son analyse, des motifs empêchent l Autorité de délivrer un permis d exploitation, ces motifs seront communiqués au répondant de l ESM, qui aura alors 10 jours pour présenter ses observations par écrit ou fournir d autres documents pour compléter son dossier. Après la délivrance du permis Apporter des modifications aux informations fournies L ESM a l obligation d aviser l Autorité de toute modification concernant les renseignements qu elle lui a fournis, que ses renseignements aient été fournis sur le formulaire d accès aux services en ligne, par le biais des services en ligne ou sur les documents accompagnant la demande. Comment apporter des modifications Les informations précédemment fournies à l aide des services en ligne pourront également être modifiées en utilisant ces services. Répéter les étapes 4, 5 et 6 du présent guide afin d aviser l Autorité de tout changement. Consulter la section «Gestion des liens divulgués» pour savoir comment supprimer ou modifier un lien d affaires. 66

67 Types de modifications pour lesquelles l ESM doit aviser l Autorité Ajout d un lien d affaires L ESM doit aviser l Autorité si une nouvelle personne (physique ou morale) est désormais visée par un lien d affaires mentionné à l Étape 4(b) du présent guide. Suivre les étapes 4 à 6 pour savoir comment procéder. Cette demande d ajout doit toujours être accompagnée de l annexe A à E-3 appropriée, en format électronique ou papier. Des frais de 116 $ pour la délivrance du rapport d habilitation sécuritaire de cette nouvelle personne seront facturés à l entreprise. L ESM doit également aviser l Autorité de tout ajout d établissement ou de succursale, qu il s agisse des siens ou de ceux d un de ses mandataires. Elle doit également aviser l Autorité de toute nouvelle institution financière avec laquelle elle fait affaire. Ces ajouts se font en suivant les étapes 4 à 6 du présent guide. Ajout d une catégorie Si l ESM désire ajouter une catégorie à son permis d exploitation, elle doit transmettre électroniquement à l Autorité la demande «Ajout de catégorie». 1. Accéder aux services en ligne de l Autorité et accéder à la demande «Ajout de catégories» : Figure Sélectionner la catégorie à ajouter. Figure Suivre les étapes indiquées dans la demande, acquitter les droits (si requis) et soumettre la demande. 67

68 Figure 82 Retrait de catégorie ou cessation des activités Si l ESM désire retirer une catégorie de son permis d exploitation ou si elle désire abandonner complètement son permis, elle doit transmettre électroniquement à l Autorité la demande «Retrait de catégorie». 1. Accéder aux services en ligne de l Autorité et accéder à la section «Autres demandes» : Figure Sélectionner «Demande de retrait de catégorie d une ESM. 68

69 Figure Fournir dans le champ «Détails» les informations demandées dans le champ «Instructions». Figure Transmettre la demande en suivant les étapes indiquées. Retrait d une personne physique ou morale Si une personne visée par un lien d affaires précédemment divulgué n est plus liée à l ESM, cette dernière doit en aviser l Autorité. Si cette personne détenait plusieurs liens d affaires auprès de cette ESM, cette dernière doit préciser lesquels de ces liens doivent être désactivés. Il est possible de ne pas désactiver tous les liens d affaires d une personne. Consulter les étapes 4 à 6 ainsi que la section «Gestion des liens divulgués» pour obtenir plus d information. Modification à la propriété ou au contrôle de l entreprise L ESM doit transmettre à l Autorité tout changement relatif aux personnes ou entités qui ont, directement ou indirectement, la propriété ou le contrôle de l entreprise. 69

70 L ESM peut transmettre à l Autorité un préavis de changement à venir relatif à ces personnes ou entités. Ce préavis pourra faciliter le traitement de la demande et permettre à l ESM de savoir plus rapidement si ces modifications peuvent entraîner des conséquences sur la validité de son permis. Changement de répondant Si le répondant n est momentanément pas en mesure d exercer ses fonctions adéquatement, mais que l ESM estime qu il n est pas nécessaire de nommer un autre répondant, elle doit aviser l Autorité que les responsabilités du répondant sont temporairement déléguées à un dirigeant, un administrateur ou un associé de l entreprise. Si le répondant n est plus en mesure d exercer ses fonctions de manière prolongée ou définitive, l ESM doit sans délai nommer un nouveau répondant et en aviser l Autorité en lui transmettant un document officiel constatant la nomination du nouveau répondant ainsi que les frais nécessaires à la délivrance d un rapport d habilitation sécuritaire. Délais pour informer l Autorité des changements L ESM doit aviser sans délai l Autorité de tout changement pouvant affecter la validité de son permis. Cependant, pour tout retrait de personnes physiques ou modifications des renseignements les concernant, l ESM doit en aviser l Autorité au plus tard 15 jours suivant la fin du mois précédent, pour les modifications survenues pendant ce mois. Exemple : Un employé quitte l ESM le 6 mars. L ESM a jusqu au 15 avril pour aviser l Autorité de ce fait. Noter toutefois que toute modification (incluant ajout et retrait) concernant un employé dont les fonctions ne sont pas liées à l offre de services monétaires peut être transmise à l Autorité au plus tard le 31 mars de chaque année. Foire aux questions Quels sont les droits et frais associés à la demande d un permis d exploitation? Droits liés aux catégories Lors de la transmission du formulaire d accès, l ESM doit acquitter des droits de 626 $ par catégorie de permis demandée, à l exception de la catégorie «Exploitation de guichets automatiques privés». Si l ESM demande à obtenir un permis d exploitation dans trois catégories de services monétaires, les droits à payer seront de $. Droits liés aux guichets automatiques Pour chaque guichet automatique privé exploité par l entreprise, l ESM doit acquitter des droits de 208 $. Si l ESM exploite 4 guichets automatiques, les droits à payer seront de 832 $ 70

71 Frais liés à la délivrance des rapports d habilitation sécuritaire Lors de la transmission de la demande de permis, l ESM doit payer des frais de 116 $ pour chaque rapport d habilitation sécuritaire que l Autorité devra demander à la Sûreté du Québec de délivrer. Un rapport doit être délivré pour chaque personne physique ou morale entretenant un lien d affaires avec l ESM (voir section 7). Un rapport doit également être délivré pour l ESM elle-même ainsi que son répondant. Je suis le propriétaire unique de mon entreprise, dois-je quand même divulguer des liens d affaires? Oui. En tant que propriétaire unique, vous devez minimalement divulguer les liens d affaires suivants : Dirigeant de l ESM; Administrateur (si votre NEQ commence par 11); Propriété ou contrôle (personne physique); Dirigeant de succursale (lié à votre siège social, si des services monétaires y sont offerts); Employé ayant des fonctions en services monétaires; Institution financière. Si vous demandez un permis dans la catégorie «Exploitation de guichets automatiques», les liens suivants sont obligatoires : Dirigeant de l ESM; Administrateur (si votre NEQ commence par 11); Propriété ou contrôle (personne physique); Employé ayant des fonctions en services monétaires; Responsable d approvisionnement; Institution financière; Guichet automatique. Comme vous êtes la personne visée par tous ces liens d affaires, utilisez la fonction «Saisir une personne déjà divulguée», décrite à la section «Fonctionnalités communes» du présent guide, pour divulguer rapidement vos liens. Une personne physique détient plusieurs liens d affaires différents au sein de mon entreprise. Puis-je en divulguer seulement un? Non. Vous devez divulguer tous les liens d affaires s appliquant à une même personne. Pour divulguer rapidement tous ses liens, utilisez la fonction «Saisir une personne déjà divulguée», décrite à la section «Fonctionnalités communes» du présent guide. 71

72 Vous pouvez cependant transmettre une seule annexe pour cette personne, soit celle qui est, alphabétiquement, la plus proche de A. Également, un seul frais de 116 $ s applique pour la délivrance d un rapport d habilitation sécuritaire. Je n arrive pas à saisir d adresse dans les champs prévus à cet effet. Il n est pas possible de modifier manuellement les champs de la section «Adresse». Pour saisir une adresse, il faut cliquer sur le bouton fournies à la section «Saisir une adresse» du présent guide. et suivre les instructions 72

73 Annexe I Résumé des informations à transmettre pour chaque type de lien Type de lien d affaires Particularités Annexe ou document à transmettre Administrateur Associé (personne morale) Pièce d identité À joindre? Aucune Annexe A Oui Oui Si elle a des associés, l ESM doit en divulguer au moins deux Annexe A Associé (personne physique) Oui Oui Non Inclure 116 $ pour la délivrance d un rapport d habilitation sécuritaire? Oui Dirigeant de l ESM L ESM doit divulguer au moins un dirigeant Annexe A Oui Oui Dirigeant de mandataire L ESM doit divulguer au moins un dirigeant de mandataire pour chacun de ses mandataires (personnes morales) Divulguer le mandataire avant son dirigeant Annexe D-3 Oui Oui Dirigeant / Administrateur / Associé de prêteur L ESM doit divulguer au moins un dirigeant de prêteur pour chacun de ses prêteurs (personnes morales) Annexe E-3 Oui Non Dirigeant de succursale L ESM doit divulguer au moins un dirigeant de succursale pour chacun de ses établissements ou elle offre des services monétaires Divulguer la succursale avant son dirigeant Annexe A Oui Oui Employé fonctions ESM Avant de divulguer un employé ayant des fonctions liées aux services monétaires, l ESM doit divulguer, dans un lien de type «Établissement», la succursale où il travaille. Annexe C Oui Oui Employé fonctions non ESM Établissement / Succursale / Succursale de mandataire Aucune La suppression d une succursale entraîne la suppression des dirigeants et des employés qui y sont liés. Annexe C Oui Non Aucune Non Non 73

74 Type de lien d affaires Particularités Annexe ou document à transmettre Pièce d identité à joindre? Institution financière Aucune Aucune Non Non Mandataire (personne morale) Mandataire (personne physique) Prêteur (personne morale) Un dirigeant de mandataire devra être divulgué pour chaque mandataire Annexe D-2 Non Oui Aucune Annexe D-1 Oui Oui Annexe E-2 Non Inclure 116 $ pour la délivrance d un rapport d habilitation sécuritaire? Oui Aucune Annexe E-3 pour chaque dirigeant, administrateur, associé Oui Non Documents constatant l emprunt Non Non Prêteur (personne physique) Propriété ou contrôle de l entreprise (personne morale) Propriété ou contrôle de l entreprise (personne physique) Responsable de l approvisionnement du guichet (personne physique) Responsable de l approvisionnement du guichet (personne morale) Aucune L ESM doit divulguer au moins un lien de type «Propriété ou contrôle de l entreprise» L ESM qui demande un permis dans la catégorie «Exploitation de guichets automatiques privés» doit divulguer au moins un lien de type «Responsable d approvisionnement» Annexe E-1 - Documents constatant l emprunt Oui Oui Annexe B-2 Non Oui Annexe B-1 Oui Oui Annexe C Oui Oui Annexe C sur demande de l Autorité Non Sur demande de l Autorité 74

75 Annexe II Principales institutions financières au Canada Institutions financières canadiennes Banque Nationale Nom à inscrire dans le champ «Nom» du lien «Institution financière» Banque Nationale du Canada Banque Nationale du Canada National Bank of Canada Desjardins Fédération des caisses Desjardins du Québec Caisses populaires Desjardins Fédération des Caisses Desjardins du Québec Banque Royale Banque Royale du Canada RBC Royal Bank of Canada Banque de Montréal Banque de Montréal Bank of Montreal BMO Banque Laurentienne Banque ING Banque Laurentienne du Canada Banque ING du Canada ING Banque de Nouvelle-Écosse Banque de Nouvelle-Écosse Banque Scotia Scotia Bank Banque CIBC Banque Canadienne Impériale de Commerce CIBC Banque TD La Banque Toronto-Dominion TD Bank 75