État du transfert de fichiers en 2011

État du transfert de fichiers en 2011 OpenText Connectivity Solutions Group Décembre 2011 Résumé Le présent document détaille les conclusions d une étude réalisée cette année par OpenText sur le processus de transfert de fichiers utilisé par nos clients. Le rapport examine les résultats à l échelle internationale et régionale (États-Unis, Canada, Royaume-Uni, France et Allemagne) en répondant aux questions par des informations détaillées et une représentation graphique, combinées à une synthèse générale des comportements habituels des clients et des fonctions idéales qu ils recherchent dans une solution MFT. ENSEMBLE, NOUS SOMMES LES EXPERTS DU CONTENU RAPPORT

Table des matières Méthodologie... 3 Objectif de l enquête...3 Réalisation de l enquête...3 Représentation organisationnelle...4 Question 1 : Fréquence d envoi de fichiers à des tiers... 7 Question 2 : Fréquence de taille des fichiers... 10 Question 3 : Fréquence de type de fichier envoyé... 11 Question 4 : Problèmes rencontrés lors des transferts de fichiers volumineux... 14 Question 5 : Fonctions attendues dans une solution de gestion du transfert de fichiers... 18 Conclusion... 19 Gestion du transfert de fichiers (MFT) d OpenText... 20 À propos d OpenText... 24 ENSEMBLE, NOUS SOMMES LES EXPERTS DU CONTENU RAPPORT 2

Méthodologie Objectif de l enquête Chez OpenText, nous avons commencé à interroger nos clients sur leurs pratiques de transfert des fichiers volumineux afin de préparer notre nouvelle solution MFT. L objectif de cette enquête était d identifier les pratiques de nos clients en matière de transfert de fichiers. L enquête étudie tous les aspects du processus de transfert, y compris : les moyens utilisés pour transférer des fichiers, le type et la taille des fichiers transférés et les problèmes rencontrés par la plupart des participants. Réalisation de l enquête Cette enquête a été réalisée d août à octobre 2011, dans plusieurs régions et notamment en Amérique du Nord, au Royaume-Uni, en France et en Allemagne. Elle a été réalisée simultanément par téléphone par une société de télémarketing tierce et via une campagne directe par courrier électronique. Au total, 1 565 questionnaires ont été réunis. Surveys per Country 137 117 145 156 1010 US Canada UK France Germany ENSEMBLE, NOUS SOMMES LES EXPERTS DU CONTENU RAPPORT 3

Représentation organisationnelle Les participants à cette enquête sont issus d un large éventail de départements et de fonctions. Les groupes les plus représentés sont les services informatiques et d ingénierie, l accent étant mis en grande partie sur les fonctions de niveau moyen à élevé d une entreprise. Département Nombre de participants Informatique 584 Divers 293 Ingénierie et conception 126 Qualité, recherche et développement 85 Support technique (systèmes et réseau) 65 Ressources humaines et services commerciaux 64 Exploitation 62 Marketing et ventes 39 Gestion et administration 26 Approvisionnement et achats 16 Finances 15 ENSEMBLE, NOUS SOMMES LES EXPERTS DU CONTENU RAPPORT 4

Juridique 8 ENSEMBLE, NOUS SOMMES LES EXPERTS DU CONTENU RAPPORT 5

Représentation de la taille des entreprises La taille des entreprises va des petites aux très grandes organisations (de 1 à 1 000 employés à 10 000 et plus), toutes les tailles étant représentées de façon égale. Afin de dresser un portrait précis des diverses méthodes utilisées pour échanger et partager des informations, le rapport étudie les différentes habitudes de transfert de fichiers au niveau régional. ENSEMBLE, NOUS SOMMES LES EXPERTS DU CONTENU RAPPORT 6

Question 1 : Fréquence d envoi de fichiers à des tiers Toutes les études portant sur les méthodes de transfert montrent que la tendance est la même dans toutes les régions. Les disparités observées entre les zones géographiques et les tendances cumulées sont minimes et ne sont pas particulièrement significatives. La fréquence d envoi de fichiers par rapport à celle de l utilisation globale des méthodes les plus utilisées est toutefois une tendance intéressante. Si, de façon générale, les clés USB représentent la méthode la plus populaire, au quotidien les participants montrent une préférence pour les protocoles de transfert de type FTP, SSH, NFS et Partage de fichiers Windows (bien que cette dernière solution soit exclusivement réservée à une utilisation interne). Les participants ont tout d abord été interrogés sur la méthode qu ils utilisaient pour partager des fichiers. Ils disposaient pour cela d une liste d options à classer par ordre de fréquence d utilisation. L échelle de fréquence allait de «Plusieurs fois par jour» à «Une fois par mois». La liste des options comprenait : Courrier électronique, USB, CD ou DVD, Disque dur externe, solution d échange de type Cloud, Partage de fichiers Windows, FTP, SSH et NFS. Les graphiques suivants illustrent les diverses méthodes de transfert utilisées par les participants selon les régions. ENSEMBLE, NOUS SOMMES LES EXPERTS DU CONTENU RAPPORT 7

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En deuxième place derrière le courrier électronique, le fait que les protocoles de transfert en ligne tels que FTP, SSH et NFS soient fréquemment utilisés n est pas étonnant étant donné leur côté pratique et la vitesse offerte. Les transferts physiques sont incroyablement lents et manquent de souplesse, tandis que le retour sur investissement d un service de coursier n est pas comparable à celui des méthodes en ligne. Toutefois, et en dépit des capacités accrues des méthodes de transfert en ligne, les protocoles comme FTP démontrent également un faible retour sur investissement comparés à la simplicité, à la sécurité et à la vitesse des solutions MFT. Le concept de calcul du Retour sur investissement d une méthode de transfert de fichiers est traité plus en détail dans le livre blanc OpenText intitulé : Building Your Business Case for Managed File Transfer. ENSEMBLE, NOUS SOMMES LES EXPERTS DU CONTENU RAPPORT 9

Question 2 : Fréquence de taille des fichiers Les deux questions suivantes portaient sur la taille et le type des fichiers transférés par les participants. Ces derniers étaient interrogés sur la fréquence à laquelle ils envoyaient des fichiers et avaient le choix entre un certain nombre de plages. Les plages de tailles allaient de réduites (0 Mo à 10 Mo) à extrêmement volumineuses (plusieurs téraoctets). Dans toutes les enquêtes, la taille des fichiers était proportionnellement la même qu au niveau régional. La taille des fichiers envoyés par la majorité des utilisateurs était comprise entre 100 et 500 Mo. La taille des fichiers suggère que la grande majorité des participants sont obligés de trouver une autre solution que le courrier électronique pour les fichiers volumineux régulièrement envoyés dans le cadre de leur travail. Le volume de fichiers envoyés dépassant 10 Mo est une tendance significative, compte tenu du fait que la majorité des systèmes de messagerie des entreprises limitent la taille des courriers à 5 ou 10 Mo. Les réponses des participants démontrant qu ils se tournent fréquemment vers des protocoles comme FTP, au quotidien ou même plusieurs fois par jour pour envoyer des fichiers, il est important de tenir compte de ce point. Cette tendance laisse entendre que les participants de toutes les régions choisissent le protocole FTP comme solution de transfert des fichiers volumineux, ce qui génère des risques de conformité et freine la productivité. Contrairement à ce que l on peut penser, le protocole FTP n est pas ENSEMBLE, NOUS SOMMES LES EXPERTS DU CONTENU RAPPORT 10

sécurisé, extrêmement lent et peu fiable. Si l on étudie les réponses relatives à la taille et à la méthode favorite choisie à la place du courrier électronique, cette enquête suggère que le protocole FTP est utilisé au quotidien dans la plupart des entreprises, ce qui génère chaque jour des risques de sécurité et de conformité. Question 3 : Fréquence de type de fichier envoyé La question suivante demandait aux participants d identifier les différents types de fichiers envoyés dans le cadre de leurs tâches quotidiennes. Ils disposaient pour cela d un certain nombre de choix possibles : Documents Office (Word, Excel), présentations PowerPoint, photos, vidéos, fichiers audio, fichiers de conception (conception électronique, CAO/FAO), jeux de données (exportations de base de données), images ISO sur CD ou DVD et fichiers exécutables. Les types de fichiers couramment envoyés sont les documents Microsoft Office, les présentations PowerPoint et les images. Remarque : Résultats extraits de 1 559 questionnaires ENSEMBLE, NOUS SOMMES LES EXPERTS DU CONTENU RAPPORT 11

Note: Résultats extraits de 381 réponses Indubitablement, en Amérique du Nord et en Europe, les utilisateurs envoient constamment des documents Office, en interne ou à l extérieur de l entreprise. La plupart collaborent avec les différents départements de leur entreprise, ce qui implique de vérifier et de modifier des documents volumineux. La taille de ces documents surpasse les tailles de fichiers habituelles, en particulier dans les départements tels que les services juridiques, les opérations, les ressources humaines ou le marketing. Les manuels de formation, les rapports financiers, les fichiers techniques et les dossiers juridiques sont très volumineux par nature et contiennent des informations sensibles et hautement confidentielles qui doivent être chiffrées et sécurisées. La plupart des gens utilisent aveuglement la solution FTP alors que les noms d utilisateur, les mots de passe et les fichiers sont distribués en texte clair et que les fichiers chargés et téléchargés ne sont pas chiffrés, ce qui permet éventuellement à un tiers d intercepter les informations stratégiques de l entreprise. D autres envoient des documents Office avec un compte de messagerie personnel tel que Yahoo ou Hotmail, processus qui génère des problèmes à la fois pour l expéditeur et le destinataire. Lorsque la taille du fichier dépasse la limite autorisée, l expéditeur ne peut pas envoyer le message et le destinataire ne reçoit pas la pièce jointe. ENSEMBLE, NOUS SOMMES LES EXPERTS DU CONTENU RAPPORT 12

Cette méthode va à l encontre des règles de conformité et des exigences d audit que toute entreprise doit respecter. ENSEMBLE, NOUS SOMMES LES EXPERTS DU CONTENU RAPPORT 13

Question 4 : Problèmes rencontrés lors des transferts de fichiers volumineux Les participants ont été invités à identifier les problèmes rencontrés lors des transferts de fichiers volumineux en faisant leur choix dans la liste de problèmes proposée. Cette liste comprenait les éléments suivants : longs délais de transfert, processus complexes, processus laborieux, impossibilité d utiliser la messagerie électronique, manque de sécurité, manque de fiabilité, absence de transparence et absence de fonction d arrêt et de reprise. Les problèmes couramment rencontrés sont très différents selon les régions. Remarque : Résultats extraits de 2 216 réponses Le faible niveau d intérêt que suscite la conformité est particulièrement intéressant étant donné les diverses normes établies et l histoire de la conformité à l échelle de la planète. En Europe, les politiques et règlementations relatives à la conformité sont bien plus strictes et enracinées dans les processus métier. Il est possible que la sévérité des politiques établies par les pays européens traduise une plus grande prise de conscience quant à l importance de la conformité. En Amérique du Nord, le problème du non respect de la conformité n est devenu essentiel que récemment. Il est par conséquent possible que ENSEMBLE, NOUS SOMMES LES EXPERTS DU CONTENU RAPPORT 14

la conformité soit ressentie comme un problème de sécurité (troisième problème par ordre d importance), ce qui expliquerait le manque de préoccupation pour ce sujet. Remarque : Résultats extraits de 1 405 réponses ENSEMBLE, NOUS SOMMES LES EXPERTS DU CONTENU RAPPORT 15

Remarque : Résultats extraits de 214 réponses Remarque : Résultats extraits de 273 réponses ENSEMBLE, NOUS SOMMES LES EXPERTS DU CONTENU RAPPORT 16

Remarque : Résultats extraits de 323 réponses Quel que soit le niveau de classement de la conformité, cette attitude est alarmante. Le type, la taille et les matériaux transférés sont similaires dans tous les pays et, en tant que tel, ces derniers courent tous le même risque. Bien que les participants du Royaume-Uni aient davantage conscience des règlementations relatives à la conformité, cela ne se traduit pas par une plus grande conformité des solutions utilisées. En Amérique du Nord, ces dernières années ont révélé les plus gros scandales de l histoire en matière de conformité alors que cette région réunit les sièges sociaux de la plupart des entreprises internationales. Considérant ces faits, et connaissant les solutions utilisées dans ces régions (par exemple FTP), la transparence et la conformité devraient être le problème numéro un en matière de solutions de transfert de fichiers. ENSEMBLE, NOUS SOMMES LES EXPERTS DU CONTENU RAPPORT 17

Question 5 : Fonctions attendues dans une solution de gestion du transfert de fichiers Les participants ont été interrogés sur les fonctions qu une solution de transfert des fichiers volumineux devrait selon eux proposer. Dans la liste des dix fonctions favorites, la majorité d entre eux choisissent une solution plus rapide, plus simple à utiliser et plus sûre. Mais la liste ne s arrête pas là. En définitive, ces besoins révèlent ce que tous ressentent réellement, où qu ils soient. Bien que de nombreuses similarités existent quels que soient les fonctions, les services ou les régions, chaque entreprise a pour finir des besoins distincts, et une solution de transfert des fichiers volumineux doit pouvoir résoudre les problèmes de chaque individu. Dans un monde où la messagerie électronique ne suffit plus du fait de ses propres limites, la majorité des participants fait appel à des méthodes finalement peu fiables, telles que le protocole FTP et la livraison physique par le biais des clés USB, des DVD et des CD. En matière de transfert de fichiers, la plupart des décisions sont prises au niveau individuel, alors que les entreprises sont mal informées et ne parviennent pas à effectuer le suivi, ni à garantir la conformité de ces méthodes. ENSEMBLE, NOUS SOMMES LES EXPERTS DU CONTENU RAPPORT 18

Pour finir, les utilisateurs choisissent une méthode qui leur permet d envoyer les fichiers mais qui n autorise pas de suivi, parce qu ils le peuvent. Avec la recrudescence des incidents de non respect de la conformité et les réglementations strictes qui, en Amérique du Nord et en Europe, obligent les dirigeants de toutes les entreprises à les respecter, la nécessité d une solution de gestion du transfert des fichiers est capitale, aujourd hui plus que jamais. Conclusion Cette enquête révèle une perception générale vis-à-vis du manque de conformité des solutions de transfert de fichiers volumineux. Au quotidien, la méthode la plus utilisée par les participants est le protocole FTP, un protocole qui remonte déjà à 40 ans et qu un pirate informatique de niveau moyen n a aucun mal à pénétrer. Cette question démontre le caractère indispensable d une méthode de transfert de fichiers efficace basée sur la messagerie électronique et, plus important encore, qui garantisse la conformité. Une conformité totale est essentielle, car, à l évidence, les risques liés à l utilisation des solutions non conformes ne sont pas réellement compris. La plupart des utilisateurs sont soit conditionnés pour faire systématiquement appel au service informatique, les ressources de l entreprise étant alors inutilement monopolisées pour le transfert de fichiers, soit pour les ignorer, ce qui à son tour compromet l audit et la conformité. Les solutions MFT sont aujourd hui en position de réduire la pression qui pèse sur les ressources informatiques tout en respectant les règles établies par l entreprise. L utilisateur lambda n a pas le temps de chercher une autre méthode de transfert de fichiers que celles dont il dispose. L entreprise doit donc nécessairement faire appel au service informatique pour trouver une solution qui aille au-delà du protocole FTP et des méthodes physiques traditionnelles. Cette enquête établit qu une solution MFT est à même de garantir les éléments suivants : vitesse, simplicité d utilisation et sécurité. Le tout en renforçant la souplesse de l entreprise, en s intégrant à l infrastructure informatique existante, en garantissant des possibilités d audit et la conformité, donc en réduisant les risques encourus par l entreprise. Des solutions sur mesure destinées à la messagerie sont actuellement disponibles sur le marché et s intègrent aisément à Microsoft Outlook ou à un client Web. ENSEMBLE, NOUS SOMMES LES EXPERTS DU CONTENU RAPPORT 19

Gestion du transfert de fichiers (MFT) d OpenText La solution Gestion du transfert de fichiers (MFT) d OpenText permet aux organisations de réduire les délais d échange des fichiers volumineux de quelques jours à quelques secondes. Cela leur permet d augmenter leur productivité et leur agilité et de respecter les règles de conformité afin de réduire les risques encourus. Un fichier n est qu un fichier, n est-ce pas? Pas exactement. Vos fichiers sont le résultat de vos transactions commerciales, qui doivent être gérées dans le respect de vos politiques et de vos processus. Que vos objectifs soient d améliorer votre service client, de réduire vos coûts d exploitation, d optimiser votre efficacité ou d adhérer aux règles de conformité, votre entreprise a besoin d une solution à hautes performances, qui soit capable de valoriser votre travail. ENSEMBLE, NOUS SOMMES LES EXPERTS DU CONTENU RAPPORT 20

Accélérer le rythme de vos activités Vos données méritent de se déplacer plus rapidement. http://connectivity.opentext.com/common/images/articles/ OTMFT_Benchmark_Web.png N attendez plus des heures, voire des jours, pour que vos fichiers urgents atteignent leur destination. Grâce à la nouvelle technologie d accélération développée par OpenText, vous serez en mesure de déplacer des fichiers en quelques secondes. Fini l époque où vous dépendiez d anciennes technologies de transfert, telles que FTP, ou de services de coursier peu fiables, non sécurisés et sujets aux retards. Désormais, faites confiance à la solution Gestion du transfert de fichiers d OpenText pour déplacer vos fichiers à un rythme qui convienne à vos activités. Intégration à Microsoft Outlook Fini les contraintes de taille des fichiers! Dans votre travail quotidien, la messagerie est indispensable. Il s agit de l outil que nous utilisons non seulement pour envoyer de brefs messages, mais également pour échanger des fichiers volumineux et sensibles. Malheureusement, les coupes budgétaires imposées aux infrastructures réseau vous empêchent d envoyer cette présentation PowerPoint de 50 Mo à votre supérieur ou de partager avec votre agence publicitaire externe le nouveau spot TV en Haute Définition qui pèse plusieurs Go. Cessez de vous inquiéter : la solution Gestion du transfert de fichiers d OpenText dynamise votre client Microsoft Outlook et les fichiers volumineux peuvent être livrés à toute personne au sein ou à l extérieur de votre organisation sans aucune limite de taille. ENSEMBLE, NOUS SOMMES LES EXPERTS DU CONTENU RAPPORT 21

Suivi d audit Des rapports sur toutes les activités d échange de fichiers http://connectivity.opentext.com/common/images/articles/otmft_aud it.png Avec FTP, la messagerie et les sites publics de partage de fichiers, le problème est que vous ne savez jamais quelles quantités de vos données et de vos précieuses propriétés intellectuelles sont en circulation, stockées dans un site FTP non géré ou dans une solution Cloud tierce, hors de portée de la politique de sécurité de votre réseau. Pourtant, votre entreprise est régie par des règlementations gouvernementales et industrielles qui exigent transparence et contrôle. La solution Gestion du transfert de fichiers d OpenText peut résoudre ces problèmes. Elle conserve un enregistrement de chaque transaction de messagerie, de chaque fichier transféré et de chaque individu qui envoie et reçoit ces fichiers. Ces enregistrements peuvent être consultés dans les rapports d audit. Grâce à un transfert de données sécurisé par la cryptographie FIPS 140-2, la solution MFT d OpenText vous aide à vous conformer à des règlementations telles que PCI-DSS, HIPAA, GLBA, et d autres, qui exigent beaucoup de contrôle et de visibilité concernant le déplacement des données sensibles. Tableau de bord des activités Transfert de fichiers en quelques clics http://connectivity.opentext.com/common/images/articles/otmft_web_transfer.png Le Tableau de bord des activités est un portail Web centralisé qui permet de gérer les transferts de fichiers entrants et sortants. Ce client Web permet aux utilisateurs d envoyer et de récupérer des fichiers avec une visibilité complète de chaque échange. Grâce à différentes vues basées sur les rôles, le Tableau de bord des activités agit également comme une station de surveillance dont se sert l administrateur pour les audits et les rapports. Ces fonctionnalités reposant sur la technologie Web, les utilisateurs Windows, UNIX et Mac OS X sont pris en charge, ainsi que leurs navigateurs modernes. ENSEMBLE, NOUS SOMMES LES EXPERTS DU CONTENU RAPPORT 22

Garantie de livraison Aucun échec de transfert Combien de temps avez-vous perdu à tenter de transférer le même fichier encore et encore car, à chaque échec, vous deviez recommencer depuis le début? Combien de temps avez-vous perdu à attendre un accusé de réception ou à contacter le destinataire pour savoir si le fichier lui était bien parvenu? La solution MFT d OpenText vous fournit les fonctions automatisées Redémarrage des points de contrôle et Notifications pour résoudre ces problèmes. Qu un transfert de fichiers ait été mis en pause à cause d une défaillance du réseau ou parce que vous l avez interrompu pour assister au récital de votre fille, vous pouvez le reprendre là où vous en étiez. La solution MFT d OpenText vous tient au courant de chaque étape de la transaction via des e-mails de notification et vous indique quand vos pièces jointes volumineuses ont bien été chargées, ou vous signale qu un destinataire a bien téléchargé un ou plusieurs fichiers. Grâce à la solution MFT d OpenText, la croissance de votre entreprise peut se poursuivre. Modèles juridiques Protection supplémentaire Chaque pièce jointe téléchargée via la solution MFT d OpenText peut être accompagnée d une clause d exclusion de responsabilité, d un contrat de niveau de service, d un accord de confidentialité ou d une simple notice. Cette fonction est importante car vous communiquez non seulement avec votre personnel interne, mais également avec des personnes externes : partenaires, fournisseurs, sous-traitants et clients. Leur accès à vos précieuses données professionnelles doit être protégé par des moyens légaux ET techniques. La solution MFT d OpenText répond à ces deux exigences. Elle prend en charge plusieurs modèles juridiques afin de respecter les contrats de niveau de service conclus avec les entreprises des destinataires, ainsi que leurs exigences en matière d audit et de sécurité. Tout accord juridique approuvé est stocké dans l enregistrement d audit. ENSEMBLE, NOUS SOMMES LES EXPERTS DU CONTENU RAPPORT 23

À propos d OpenText OpenText est le plus important fournisseur indépendant au monde de logiciels de gestion de contenu d entreprise (ECM). Les solutions de la société gèrent le contenu pour tous les types et secteurs d activité et les exigences de conformité des plus grandes entreprises internationales, des organismes gouvernementaux et des prestataires de services professionnels. OpenText prend en charge environ 46 000 clients et des millions d utilisateurs dans 114 pays et 12 langues. Pour plus d informations à propos d OpenText, visitez le site www.opentext.com. http://connectivity.opentext.com Service commercial connsales@opentext.com +1 905 762 6400 1 877 359 4866 Support technique connsupport@opentext.com +1 905 762 6400 1 800 486 0095 ENSEMBLE, NOUS SOMMES LES EXPERTS DU CONTENU RAPPORT 24 Pour plus d informations sur les solutions OpenText, consultez le site online.opentext.com. OpenText est une société cotée sur les marchés d échange NASDAQ (OTEX) et TSX (OTC). Copyright 2010 OpenText Corporation Marques commerciales ou déposées d OpenText Corporation. Cette liste n est pas exhaustive. Toutes les autres marques ou marques déposées appartiennent à leurs propriétaires respectifs. Tous droits réservés. SKU_EN