Dynamics Portage Salarial

Une solution transversale dédiée au métier du portage salarial Gestion rapide, complète et centralisée de vos consultants Organisation sans faille - Enormes gains de productivité Dynamics Portage Salarial est une application transversale (un ERP) dédiée au métier du portage salarial et des coopératives d entrepreneurs. Cette application a été développée en collaboration étroite avec des professionnels du secteur. L automatisation des processus permet des gains de productivité énormes et un retour sur investissement rapide. Tous les besoins sont couverts par l ERP : de la prospection des consultants aux fonctions opérationnelles jusqu à la finance en passant par la préparation des payes et la gestion des frais. Les contrats sont générés automatiquement depuis vos modèles. Toute l application repose sur une plateforme collaborative permettant de distribuer les responsabilités entre administratifs, responsables d agence et consultants. L ERP Dynamics Portage Salarial est très paramétrable pour prendre en compte les particularités de chaque structure de portage salarial. L application dispose également de nombreuses options. Pour des besoins encore plus spécifiques nous sommes à votre disposition pour développer un autre add-on. L interface utilisateur est disponible aussi bien sur Windows en en mode Web. L application peut être installée aussi bien dans le Cloud qu en entreprise. Une version limitée de Dynamics portage salarial est également en mode SaaS (Software as a Service, en français, le logiciel en tant que service). Ce mode dispense l entreprise de portage salarial d acheter une licence logicielle. Dans ce cas, elle paie un abonnement mensuel. Dynamics Portage Salarial a été construit sur l ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 et, en conséquent, bénéficie de toutes ses fonctionnalités standards de ce produit : finance, analytique, décisionnel etc

Le contexte

Le portage salarial Le métier du portage Salarial Le portage salarial est une activité encore peu connue du grand public c'est la raison pour laquelle il peut être utile de rappeler les concepts de base. Le portage salarial permet à leurs membres de développer leur activité comme consultant ou prestataire de service salarié. Le portage leur permet de se concentrer sur leur développement commercial et d'accéder à un accompagnement ad hoc tout en s'affranchissant de la gestion administrative. Ils ont un vrai statut de salarié avec la garantie accident du travail, les indemnités maladie-maternité, les prestations du Pôle Emploi. Ils bénéficient d'une excellente couverture en responsabilité civile professionnelle. Ils évoluent au sein d'un réseau de consultants indépendants, ce qui leur permet de multiplier leur potentiel de missions. Les entreprises de portage salarial sont représentées par un syndicat : le PEPS Le PEPS a été créé le 13 novembre 2012, il est issu de la FeNPS et du SNEPS. Le PEPS (Professionnels de l Emploi en Portage Salarial) est le fruit d une négociation productive entre la grande majorité des acteurs d un secteur en pleine croissance, le PEPS se positionne comme interlocuteur incontournable pour les discussions paritaires qui doivent avoir lieu dans les mois qui viennent. Il se compose d une structure élue, avec un Conseil d Administration de 20 membres et de 9 commissions permanentes. Il regroupe désormais une grande partie des sociétés de portage salarial inscrites.

Notre légitimité Europe Tech Group Europe Tech Group est une société de services en ingénierie informatique spécialisée dans l informatique de gestion et de production, et en particulier dans le déploiement des solutions Microsoft Dynamics. Forte de ses 17 années d expérience sur Microsoft Dynamics NAV, l équipe de 15 collaborateurs composant Europe Tech Group a acquis une culture fonctionnelle et une technique forte, de nombreuses applications verticales ont vu le jour ainsi qu une multitude d adaptations spécifiques aux besoins de nos clients. Dynamics Portage Salarial Nous avons développé la première version de Dynamics Portage salarial en 2007 en collaboration avec des professionnels du métier, en vérifiant les aspects légaux et contractuels. Au fil du temps, nous l'avons fait évoluer au contact des différents clients que nous avons équipés en intégrant toutes leurs demandes spécifiques dès lors qu'elles pouvaient intéresser le plus grand nombre. Dynamics portage salarial est aujourd'hui en version 4.0, comporte de très nombreuses fonctionnalités et dispose de pléthore options. Conseil Nous avons aujourd'hui un recul sur le métier du portage salarial ce qui nous permet, modestement, d'être force de proposition et de vous conseiller y compris sur des aspects dépassant le système d'information.

Microsoft Dynamics NAV Microsoft Dynamics NAV 2015 Dynamics-Portage-Salarial a été construit sur Microsoft Dynamics NAV 2015. Ce qui permet de bénéficier de toute la flexibilité et des fonctionnalités standard de l ERP en termes de finance, de comptabilité générale et auxiliaire, de l analytique, de la business intelligence, etc Concevoir un avenir pour votre entreprise est pour vous un investissement de tous les jours. Voyez loin grâce à Microsoft Dynamics NAV. Parce qu elle offre un meilleur contrôle et une visibilité accrue sur ce qui se passe dans votre entreprise, notre solution vous aidera à prendre les bonnes décisions afin d accroître vos marges et d améliorer vos flux de trésorerie, contribuant ainsi à la croissance de votre entreprise. Aujourd hui, plus de 350 000 clients, répartis dans 42 pays, utilisent des solutions Microsoft Dynamics adaptées aux spécificités locales et réglementaires de leurs marchés pour accompagner leur développement et garder une longueur d avance sur leurs concurrents. L interface Orientée Rôle Microsoft Dynamics NAV apporte à chacun les informations propres à son rôle dans l entreprise. Les collaborateurs peuvent ainsi mieux s organiser, se concentrer sur leurs priorités et gagner immédiatement en productivité.

Une solution éprouvée pour votre entreprise Depuis 1983, Microsoft Dynamics propose à de nombreuses entreprises dans le monde richesse fonctionnelle, performance et facilité d utilisation afin de répondre à la diversité de leurs besoins métiers. Un ensemble très complet de fonctions facilite l adaptation et la connexion à des solutions provenant d éditeurs de logiciels indépendants, à d autres applications métier ainsi qu aux outils Microsoft que vous utilisez déjà dans votre organisation. Notre réseau mondial de partenaires Microsoft propose une expertise de proximité, à la fois technique, sectorielle et métier et contribue ainsi à ce que vous disposiez bien de la meilleure solution pour satisfaire les besoins uniques de votre entreprise. Microsoft Dynamics NAV est conçue pour simplifier et rationaliser les processus métier à travers toute votre organisation, vous aidant ainsi à acquérir un meilleur contrôle, à accroître vos marges et à soutenir une croissance durable. Gagner en contrôle, c est être en mesure de piloter la performance de votre entreprise. C est donc aussi pouvoir compter sur votre système d information pour prendre les bonnes décisions et rendre vos collaborateurs plus proactifs et productifs. Microsoft Dynamics NAV garantit que les bonnes personnes prennent les bonnes décisions. Gérez vos activités à l international. Utilisez les fonctions multi-pays et multidevises afin de maintenir votre comptabilité générale en plusieurs devises. Déterminez les règles d imputation et les arrondis des transactions pour toutes vos devises. Et enfin gérez les comptes clients et fournisseurs dans la devise appropriée.

Environnement technique Environnement technique La plateforme applicative peut aussi bien être installée dans les locaux du client ou dans le Cloud. La solution Cloud présente beaucoup d'avantages et représente aujourd'hui 80% des installations. Nous avons des baies de serveurs hébergées chez OVH et chez ONLINE.NET. Nos serveurs hôtes sont équipés de vsphère (VMWare) et hébergent les serveurs virtuels nécessaires. Un environnement client est généralement composé de 2 à 4 serveurs virtuels : Un serveur Windows 2012R2 contrôleur de domaine (ActiveDirectory) Un serveur Windows 2012R2 équipé de MSSQL server, Microsoft Dynamics NAV et Internet Information server Un serveur Windows 2012R2 Terminal services (si applicable) Un serveur Windows 2012R2 équipé de MSExchange et/ou MSLync (si applicable) Des sauvegardes sont effectuées toutes les nuits : une sauvegarde SQL et une sauvegarde complète des machines virtuelles à l'aide de VEEAM Backup & Restore. Dynamics Portage Salarial est accessible de différentes manières. Il existe un client full Web permet une utilisation multi système d exploitation multi navigateurs. Pour les utilisateurs qui préfèrent une version Windows, l application est utilisée via un bureau à distance connecté un serveur terminal services. En termes de sécurité, la version Web repose sur une connexion HTTPS. La version Windows est protégée également par le protocole SSL. La base de données utilisée est Microsoft SQL server 2014. De ce fait, un très grand volume de données peut être géré. Les seules limitations sont celles de l infrastructure supportant l ensemble. S agissant de serveurs virtuels, leur capacité peut être ajustée à tout moment. Dynamics NAV est conçu pour supporter un très grand nombre d'utilisateurs simultanés Votre parc de machine ne nécessite aucun investissement ni en terme de matériel, ni en terme de logiciel local.

Language de développement L essentiel de l application est développée directement dans le cœur de l ERP dans le langage natif de Microsoft Dynamics NAV. Les quelques composants externes nécessaires sont développés en technologie.net (C#). Ces derniers communiquent avec l ERP à travers les webservices. Tout ceci est complètement transparent pour les utilisateurs qui trouvent toutes les options au menu de leur ERP. Sécurité Sécurité des comptes : Comptes Active Directory avec mot de passe "forts" Sécurité des accès : Toutes les connexions sont protégées par SSL Sécurité des données : Double sauvegarde toutes les nuits (base de données et machines virtuelles complètes) Sécurité des documents : Les documents sensibles sont signés à l'aide d'un certificat.

Nos prestations Un engagement qualité Europe Tech Group est certifié Microsoft SPA (Solution Provider Agreement), contrat qui est obligatoire pour chaque partenaire vendant des licences ERP Microsoft Dynamics en France (incluant les filiales d'un groupe étranger ayant déjà un SPA) et qui est renouvelé chaque année avec Microsoft EOC (European Operations Center). Nous sommes également partenaire Microsoft de niveau SILVER. Dans ce processus, nous comptons aujourd hui chez Europe Tech Group des consultants fonctionnels certifiés, des consultants techniques certifiés, des développeurs certifiés, des formateurs certifiés (MCT). Les niveaux de compétence couvrent utilisateurs professionnels, administrateurs, développeurs, formateurs et architectes système. Les certifications sont pour les clients, un gage de valeur tant au niveau des compétences techniques que dans la gestion globale de projets. Nos procédures de travail sont calquées sur la démarche ISO 9001 même si nous ne sommes pas encore certifiés. Notre système qualité nous permet de nous engager sur : Le respect des délais et des coûts de mise en œuvre La bonne prise en compte et compréhension du projet La satisfaction des clients et des partenaires de l entreprise Notre stratégie de mise en œuvre Pour piloter la mise en place d un ERP, il est important d intégrer la vision à moyen et long terme de la direction de l entreprise. Nous mettons un accent tout particulier sur cet aspect. Dans la même logique, nous tenons à accompagner nos clients dans leur business développement. Méthodologie de déploiement Un projet de déploiement n est pas purement informatique, un ERP a un impact sur les processus de l'entreprise et donc sur le quotidien des utilisateurs. Un projet ERP est découpé en phases et chacune de ces phases fait appel à des compétences spécifiques : Phase de préparation et cadrage, Expression du besoin fonctionnel (révision des règles de gestion, formalisation des spécifications), Développement et paramétrages, La formation des utilisateurs et leur accompagnement, La bascule vers le nouvel ERP.

La formation : DYNAMICS ACADEMY Une formation de qualité est une des pierres angulaires d un bon déploiement d un ERP. Nous avons créé un département spécialisé à cet effet : la «DYNAMICS ACADEMY» http://www.dynamicsacademy.fr. C est un gage d une bonne maîtrise de votre ERP. La maintenance et l'accompagnement : ZEN SERVICE Pour une maintenance efficace et structurée nous avons mis au point un service que nous avons appelé «ZEN SERVICE». Il s'agit d'une gestion de maintenance/assistance informatique au ticket. Vous trouverez plus d'informations sur le site dédié http://www.zen-service.fr. Nous assurons un service de proximité grâce aux outils communications modernes : SKYPE pour les échanges avec les utilisateurs (audio, vidéo, partage d'écran) et la télémaintenance pour les interventions.

Les processus

Les processus commerciaux Le principe Le processus commercial concerne essentiellement les responsables d agences, commerciaux ou manager en fonction de la terminologie employée dans la structure de portage salarial. Il traite toute la démarche commerciale jusqu au suivi des actions qu il mène. La communication vers les consultants Une communication est ciblée et effectuée à travers le site internet, les réseaux sociaux et des emailings type newsletter. Une prospection active se fait auprès des Institutionnels, acteurs de l emploi et de la création d entreprise à travers des réunions d informations et des salons (emploi et création).

La base contacts Un objectif crucial est la constitution d'une base de consultants qui sera qualifiée et enrichie au fur et à mesure des échanges. Le premier stade est "Suspect". La personne est détectée par : La cooptation Une présentation lors d'un salon, Le marketing numérique (site Internet, réseau social) Une information d'un partenaire Envoyé par le pôle emploi ou l'apec On va enregistrer sur sa fiche: La typologie du consultant Son secteur de prédilection Son domaine d'expertise L'étape suivante peut être initiée par le consultant s'il s'inscrit spontanément à des réunions d information ou des entretiens individuels. Mais souvent les actions commerciales sont initiées par les commerciaux. Toutes les démarches sont consignées sous la forme "actions commerciales" pour un suivi méthodique et des relances à dates. Les entretiens individuels fréquents des porteurs de projets sont essentiels permettent de les qualifier en prospects et estiment le degré de maturité de leur projet. A ce stade, la personne devient "Prospect". On va enrichir son dossier de toutes les informations le concernant : Référencement de toutes ses compétences Référencement de ses leads Référencement de ses actions pour détecter des missions Référencement de ses formations internes Référencement des outils mis à sa disposition (carte de visite, plaquette, email, etc ) Sauvegarder son CV et documents annexes dans le système

Le dossier consultant permet également de conserver les mails, notes, échanges divers. Enfin il devient "Porté", il signe une convention de portage, on enclenche les processus opérationnels. Toutefois même en activité, les processus commerciaux ne s'arrêtent pas à ce stade. Un calcul régulier de ratios de rentabilité des différents consultants est effectué. Les commerciaux peuvent ainsi gérer des actions de motivation des troupes. La communication vers les entreprises Même si une entreprise de portage salarial n'est pas sensée déontologiquement de contacter des entreprises clientes, rares sont celles qui ne le font pas. Une communication est ciblée, peut là aussi être effectuée à travers le site internet, les réseaux sociaux et des emailings type newsletter. La mise sur "la place du marché" de la CV thèque est aussi un vecteur de communication La base entreprises A l'instar des consultants les entreprises sont cataloguées et leur fiche sera enrichie au fur et à mesure des échanges. Une gestion fine des secteurs d'activité et du profil des collaborateurs recherchés est effectuée. Tous les échanges sont enregistrés sous forme d' "actions commerciales". Les opportunités Une détection des opportunités consiste à trouver des entreprises à la recherche de profils et des consultants ayant les compétences requises.

Les processus opérationnels La création du consultant Lors de l'adhésion du consultant porté, sa fiche porté est créée à partir de la fiche contact de la CRM et enrichie de toutes les informations administratives et sociales. Une dizaine de documents tels que l'attestation carte vitale, la pièce d'identité, le permis de conduire, la carte grise du véhicule sont chargés dans la GED. (La liste des documents obligatoires paramétrable). Un pack de bienvenue lui est remis : un livret d'accueil, des fiches informatives, le mode d'emploi du site collaboratif. Le compte utilisateur du consultant est créé ainsi que sa boite mail (@societedeportage.fr) La convention de portage Une convention de portage est générée par le système et stockée dans le GED. Le document est envoyé au consultant ou signé sur place. Le document signé, scanné, et uploadé dans la GED. La création du client du consultant et les contacts chez le client Dès que le porté a détecté une mission potentielle, son client est qualifié et créé, on enregistre en même temps les contacts chez le client. Le contact indispensable est le contact de facturation qui va être destinataire de tous les courriers et mails de facturation. Le client peut être créé par le consultant mais sera qualifié et validé par l'administratif avant établissement d'un contrat commercial.

Les propositions commerciales du consultant ou devis Le consultant établit des propositions commerciales personnalisables via la plateforme collaborative. La proposition peut contenir tout document créé sur la plateforme ou uploadé précédemment. Le logo peut être au choix celui de la structure de portage ou un logo du consultant. Le document est stocké dans la GED à l'édition. Une fois signé il est scanné et uploadé dans la GED. Le contrat commercial - le contrat de prestation de service - la convention de formation En fonction de la stratégie de la société de portage, une fois la proposition commerciale acceptée, le consultant fait soit une demande de mission ou génère lui-même son contrat commercial (prestation ou formation) sur la plateforme. Il remplit toutes les informations utiles. Il peut joindre des pièces au format de son choix. Ce contrat commercial est soumis à validation par l'administratif. Une fois accepté, il est généré par le système, stocké dans la GED et envoyé au client. Une fois signé il est scanné et uploadé dans la GED. Le contrat commercial validé alimente un chiffre d affaires prévisionnel. Le contrat de travail Avant de créer le contrat commercial, les services administratifs disposent d'un outil de simulation afin de déterminer le meilleur compromis. Cette simulation est conservée, enregistrée dans la GED, après accord du consultant, le contrat de travail est créé sur la base des éléments de la simulation il est édité et stocké dans le GED. Une fois signé il est scanné et uploadé dans la GED. Pendant la mission, des avenants au contrat de travail peuvent être créés en respectant le cadre légal (durée max du CDD 18mois ). Les avenants sont bien sûr également stockés dans la GED. Le compte rendu d'activité (ou time sheet) Le compte rendu d'activité est généré par le consultant à partir du contrat commercial, à tout moment mais le plus souvent en principe mensuellement. Il va déterminer le nombre d'heures/de jours déjà effectués sur le nombre de heures du contrat. Le document est généré et stocké dans la GED. Une fois signé par le client il est scanné et uploadé dans la GED. Le compte rendu d'activité est la base de la facture.

Les frais professionnels En fonction de la stratégie de la structure de portage salarial, le consultant peut établir une note de frais sur un formulaire ou il peut directement les saisir dans l'application, dans la foulée il va joindre les justificatifs scannés ou pris en photo. Le format de la pièce est normalisé au cours de l'upload. Il signe sa note de frais en ligne. Il fait une demande de validation (1 clic) lorsqu'il a fini de saisir. Il doit cependant envoyer l'original du justificatif. La fiche de frais est analysée par le système (frais kilométriques au taux DGI avec recalcul annuel pour prendre en compte les paliers, frais téléphoniques et internet rembourses à X% du montant, pourcentage des frais < X% du CA, ). Après contrôle automatique, elle est validée par l'administratif. En fonction de la notation du consultant on peut au non accorder un paiement avant contrôle des justificatifs papiers. Le remboursement des frais peut soit par virement séparé ou être inclus dans la paie. Avant remboursement le solde du compte d'activité est vérifié pour vérifier la provision. La sous-traitance Un consultant peut sous-traiter une partie de sa mission sous à un autre consultant hébergé soit à l'extérieur. La facture de sous-traitance peut être prise en charge par le consultant sur son propre chiffre d'affaire soit refacturer le montant de la sous-traitance à son client. La facturation Depuis le compte rendu d'activité, sur un simple clic les frais professionnels refacturables sont ajoutés automatiquement ainsi que les factures de sous-traitance. La facture est validée par l'administratif est stocké dans la GED. La facture est assemblée avec divers documents tels que les conditions générales de vente un état récapitulatifs des frais annexes et les justificatifs en question. La liasse constituée est de nouveau stocké dans la GED. La facture est envoyée par mail ou par courrier au contact de facturation du client. Les frais de gestion Une part du chiffre d affaires est prélevée au titre des honoraires de la structure de portage salarial. Il est fixé en début de relation avec le consultant. Les critères de détermination du montant peuvent être multiples : pourcentage, pourcentage plafonné, pourcentage par palier de CA, forfait, au nombre d'actes, et des combinaisons entre les critères. On peut aussi affecter un taux fixe ou un montant. L'assiette des frais de gestion est la plupart du temps la facturation mais il est aussi possible d'utiliser la paie. Les frais de gestion sont déduits du compte d'activité. La déclaration d activité salarié Un état des contrats de travails qui arrivent à échéance est disponible. Cet état permet de préparer les reconductions de contrats. Chaque consultant ayant un contrat de travail actif doit faire une déclaration d activité. Un formulaire pré rempli alimentée par les contrats de travail et avenants. Les éléments saisis ou complétés servent de base au traitement de la préparation paie.

La préparation de la paie Un traitement génère la préparation de la paie sur la base du compte d'activité et des élément de la déclaration d'activité salariée, le consultant peut apporter certaines modifications dans le cadre des droits accordés. Le service administratif opère une validation finale puis les éléments sont exportés vers le logiciel de paie. Les opérations diverses Des demandes d'opérations diverses peuvent être faites à tous moments : au crédit du consultant : Apport d affaires, Parrainages, au débit du consultant : Investissements, achats pour le compte du consultant. Une fois les opérations validées. Elles alimentent : la comptabilité et le compte d'activité.

Les flux comptables et financiers Les opérations comptables Elles accompagnent tous les processus opérationnels (facturations, règlements, sous-traitance, frais de gestion, note de frais, paies, opérations diverses, etc ) Dans un ERP, elles sont souvent transparentes pour les utilisateurs parce que générées automatiquement par le système. Elles sont toutes visibles de l'administratif, les consultants peuvent voir leurs propres écritures dans la limite des droits qui leur sont accordés par la structure de portage salarial. Toutes les écritures sont générées avec l'analytique (jusqu'à 8 niveaux en standard). L'analytique a une triple fonction : d'une part l'analyse de l'exploitation, la possibilité de servir de base à l'établissement d'un intéressement des commerciaux ou chef d'agence mais aussi de servir de "filtre" pour l'affichage des informations des différents profils de l'entreprise. Les paies sont importées depuis différents progiciels, validées en comptabilité et ventilées en analytique selon un paramétrage multicritères préétabli. En plus de la comptabilité générale l'on dispose de 3 comptabilités auxiliaires : clients fournisseurs et banques qui sont alimentées automatiquement par les processus opérationnels. Les déclarations de TVA, d'échanges de biens et de services sont gérées en standard. A côté de cela toutes les opérations pouvant être attribuées à un consultant se retrouvent dans le compte d'activité de ce dernier, on retrouve ainsi : les factures, les avoirs, la sous-traitance, les règlements, les frais professionnels, les remboursements de frais professionnels, les frais de gestion, les paies, les avances de paie, les opérations diverses. Tout ceci permet d'avoir en temps réel le solde disponible. Les opérations financières La gestion du compte client bénéficie de toutes les fonctions d'un ERP : lettrage avancé et partiel, règlements en devise avec gain/perte de change, les relances multi niveaux entièrement paramétrables, la facturation automatique d'intérêts de retard. Un rapprochement bancaire est disponible en standard, nous sommes allés un peu plus loin dans l'automatisation par le développement du module assistants bancaire décrit un peu plus loin, toujours dans un souci de gains de productivité. Les différents tableaux Tous les éléments comptabilisés sont visibles dans différents tableaux qui permettent de naviguer dans le système et de présenter toutes les pièces justificatives : la comptabilité clients ou fournisseurs (encours, factures ouvertes ), les notes de frais du global aux détails, la trésorerie, etc

L analyse de l exploitation Quelques états disponibles Chaque structure de portage salarial a des besoins différents en terme d'analyse, c'est la raison pour laquelle elles sont souvent réalisées à la demande, toutefois vous trouverez quelques-unes ci-dessous. L analyse du Chiffre d affaires prévisionnel : un état qui reprend l ensemble du CA prévisionnel (contrats commerciaux, contrats de prestation de service ou convention de formation / période (en cours / mois / année) et par client ou tous. Gestion budgétaire : état pour suivre l évolution du notre chiffre d affaires, de la marge brute, des dépenses comparées par rapport au budget. Plusieurs versions de budgets sont possibles. L analyse du Chiffre d affaires réalisé : état qui reprend l ensemble du CA / période (en cours / mois / année) et par client ou tous. Suivi de l activité commerciale : état qui permet de suivre tous les mois - le chiffre d affaires (Prestation, frais facturés), les frais (total facturés et non facturés), la marge brute, le solde du Compte d Activité, les engagements (Consultant, période, flux de consultants entrées-sorties). Contrôle des opérations : état de contrôle de cohérence avec vérification de la paie et calculé par rapport aux consignes des consultants. Enquêtes sociales : état qui permet de répondre à des enquêtes qui portent sur le nombre de salariés exprimé en ETP ou nombre, le salaire brut ou les frais et le chiffre d affaires et les frais facturés, suivant différents critères concernant : le consultant (sexe, métiers, etc), les clients, les périodes, etc... Enquêtes Syntec : état qui permet de répondre à des questions du type - Secteur d'activité des entreprises, Effectif total de l'entreprise en ETP aujourd'hui, Part de cet effectif dans les différents secteurs d'activité, nombre de salariés à temps partiel CDD/CDI, Moyenne d'âge, Nombre d'embauches en telle année, etc Bilan pédagogique : état préparatoire au bilan pédagogique - Répartition du CA en fonction du type de contrat, Personnes dispensant des heures de formation, Origine des produits, actions de préformation et de préparation à la vie professionnelle, actions permettant de réaliser un bilan de compétences, actions d'accompagnement, d'information et de conseil dispensées aux créateurs ou repreneurs d'entreprises.

La gestion des tâches Tableaux récapitulatifs de demandes Les différents profils ont un tableau de bord récapitulatif des demandes de renseignement ou de validation des documents permettant un travail collaboratif avancé. Ainsi on va trouver les contrats commerciaux en attente de validation, les contrats de travail en attente de signature, les notes de frais en attente de justificatif papier, ou en attente de validation, les comptes rendus d activité en attente de retour client, les factures à valider, ainsi de suite. Tout ceci permet une gestion précise et efficiente. En option une gestion qualité (ISO) peut être greffée sur l ensemble. Une notification de retour est effectuée à chaque opération pour informer le demandeur (email et/ou tableau de bord). Suivi des tâches programmées Différents traitements périodiques peuvent être programmés tels que la préparation de la paie, des intégrations de saisies externes, des statistiques. Pour automatiser complètement ces tâches, nous avons conçu le module Scheduler décrit un peu plus loin. Un écran de contrôle de tous ces traitements est disponible aussi sur le tableau de bord de l'administratif.

Lexique ACT Avenant au Contrat de Travail DFC Demande de Facture client CA Convention d'adhésion DM Demande de Mission CC Contrat commercial FC Facture client CF Convention de Formation FR Fiche de Renseignement CI Compte individuel NDF Note de Frais CPS Contrat de prestation de service CRA Compte rendu d'activité OD ST Opération diverse Sous-traitance CT Contrat de Travail DAS Déclaration d'activité DCT Demande de Contrat de travail DEV Devis DF Demande de formation

L application

Les fonctionnalités - choisissez votre version Une version pour chaque taille de structure Dynamics Portage Salarial est de part ses fonctionnalités, son architecture et son intégration à Microsoft Dynamics NAV 2015 conçu pour répondre à tous les besoins de structures de portage salarial de grande taille, nationales et internationales. Son installation se fait aussi bien sur site que dans le Cloud. Mais il nous a semblé important de pouvoir répondre également aux besoins des entreprises de portage salarial ayant des besoins et un budget plus limité. Nous avons créé pour eux une version SAAS (Software as a Service, en français, le logiciel en tant que service). Ce mode dispense l entreprise de portage salarial d acheter une licence logicielle. Dans ce cas, elle paie un abonnement mensuel. Votre structure s agrandit : ce n est pas un problème La version SAAS repose sur le même modèle de données que la version complète, ceci permet à tout moment de basculer d une version à l autre. Consultez notre comparateur de versions N hésitez pas à nous consulter pour de plus amples informations.

Ergonomique et facile à utiliser Une application ergonomique Une étude d ergonomie a été menée en collaboration avec un consultant spécialiste de la question. Dynamics portage salarial est manipulé par des consultants qui ne sont souvent ni des administratifs, ni des comptables et encore moins des informaticiens. Nous avons mis un accent tout particulier sur l ergonomie de manière à rendre l application la plus intuitive possible. Une application très facile à utiliser : des assistants intelligents Une application très évoluée comme Dynamics portage salarial véhicule forcément une quantité importante d informations dans chaque entité et chaque processus pour couvrir toutes les finesses et particularités du métier. Mais l application est pour autant très facile à utiliser. Pour permettre à tout un chacun de saisir ses informations, de permettre à n importe quel consultant d utiliser l application, une série «d assistants intelligents» va accompagner toutes les saisies. Il va déduire certaines valeurs à partir de la saisie de certaines autres, et remplir automatiquement toutes les informations pouvant l être. Un contrôle de cohérence avancé Chaque entité de l application bénéficie d un contrôle de cohérence avancé. Les différentes informations sont contrôlées individuellement mais aussi entre elles, de manière à assurer une base de données la plus complète et fiable possible. Chaque entité est contrôlée et validée après chaque saisie. Une liste des erreurs et incohérences est affichée. Les erreurs peuvent être uniquement informatives ou bloquantes. Aussi longtemps qu une erreur bloquante n est pas résolue, le processus ne peut continuer. De cette manière, l application vous assure là aussi une justesse des données et un gain de productivité énorme.

Un progiciel transversal (ERP) Périmètre fonctionnel L'ERP (Enterprise Resource Planning) couvre absolument tous les besoins de l'entreprise de portage salarial : Les processus commerciaux Tous les processus opérationnels Les flux comptables et financiers Les besoins collaboratifs La gestion électronique de documents ++++ Bref : c'est un véritable couteau suisse qui accompagne tous les profils, tous les utilisateurs de l'entreprise dans toutes les opérations.

Pourquoi un ERP? L'avantage de l'erp est d'éviter les double voire triple saisies des mêmes informations dans des systèmes d information distincts, au mieux, l entreprise faisait développer des interfaces informatiques entre différents logiciels. Globalement, les bénéfices d un ERP pour l entreprise sont les suivants : Eviter la redondance d informations entre différents SI de l entreprise. Disposer d un outil multilingue et multidevises (très adapté aux structures d'une certaine taille) Eviter des restitutions d informations divergentes entre différents services Une meilleure coordination des services et du coup un meilleur suivi des processus Une normalisation de la gestion des Ressources Humaines L ERP peut-t-il s adapter aux règles de gestion de mon entreprise? Les ERP ont des fonctions standards qui s adaptent aux principales règles de gestion standards (achats, ventes, comptabilité, décisionnel, ). La partie "métier" est développée par des partenaires spécialistes des métiers en question et de ses contraintes. Un développement ultra spécifique peut compléter l'ensemble pour gérer le "mouton à cinq pattes". Les couches logicielles sont empilées sans que l'utilisateur final puisse le ressentir. Les différents modules sont complètement intégrés car l'ensemble est développé avec les outils natifs de l'erp. L'ensemble est très homogène, l'utilisateur final est incapable de distinguer les fonctionnalités natives de l'erp et les fonctionnalités qui ont été rajoutées. L'ERP apparait comme le meilleur compromis possible. L'intégrateur ne réinvente pas l'eau chaude mais se concentre et met toute son énergie sur les développements métiers.

La prospection commerciale (CRM) Les avantages fonctionnels La gestion de la relation client et consultants (CRM) spécialisée pour le service permet aux entreprises de portage salarial de fournir un service pertinent, réactif et personnalisé en reliant les questions des clients et consultants aux bonnes réponses, au bon moment, via le canal de leur choix. Vos conseillers bénéficieront d'une expérience unique et unifiée, et fourniront à vos clients un service exceptionnel dans un contexte multicanal. Grâce à cette prospection commerciale évoluée, connectez vos conseillers avec la bonne personne, afin qu'ils obtiennent les bonnes informations au bon moment, et puissent répondre aux besoins des clients et consultants qui demandent une assistance en libre-service ou par le biais du centre d'appels. Fournissez des contenus riches, comprenant des images, des vidéos, et des blogs et flux en temps réel avec nos modules disponibles en option. Offrez un service client sur les réseaux sociaux. Ecoutez et analysez les interactions. Créez des dossiers en fonctions des interactions sociales, et utilisez les informations telles que l opinion des consultants pour déclencher des actions (workflow, collaborations). Les consultants Vos consultants n ont jamais été mieux informés. Votre équipe de commerciaux peut ainsi bâtir des relations plus étroites avec les clients et consultants en personnalisant chaque interaction. Les missions La collecte des missions n'a jamais été aussi efficace. Une fois qualifiées avec soins, elles sont pourvues rapidement et efficacement.. Le suivi Vous atteindrez plus rapidement vos objectifs en rendant chaque action et entretien plus pertinent, riche et productif. Vous serez plus perspicaces, plus informés et plus confiants en ce qui concerne votre pipeline.

Les accélérateurs de business De quoi s agit-il? Les accélérateurs de business sont nés de la constatation que la force commerciale est la plupart du temps concentrée sur la "chasse" aux nouveaux consultants et aux nouvelles entreprises pouvant proposer des missions. C'est bien sûr essentiel et nous avons beaucoup d'outils disponibles en option pour effectuer cette tâche. Toutefois on oublie souvent de bien travailler le fichier dont on dispose déjà. Les accélérateurs de business sont conçus pour exploiter au mieux la mine d'or sur laquelle on est assis Dynamisation des consultants Les consultants prospects comme les consultants actifs sont "notés" d'après plusieurs critères, non pas dans un but répressif mais pour optimiser leur activité. On détecte aussi les fins de missions ou les missions qui ont tendance à s'épuiser. Ce module permet de générer des listes d'actions à mener en fonction de carences détectées des consultants : Coaching marketing et technique Recherche de nouvelles missions ou missions complémentaires Travailler les CV et les entretiens en entreprise Communication autour du profil Formations et certifications produits Etc Détecteur d'opportunités Si la politique de la structure de portage salarial est également de "collecter" les missions potentielles proposées par les entreprises, celles-ci sont qualifiées finement selon de multiples critères. Le détecteur d'opportunité parcourt l'ensemble du fichier consultant pour trouver tous les couples missionsconsultants possibles et pertinents. Le module prend en compte les plannings et disponibilités des uns et des autres.

La gestion opérationnelle Dynamics portage salarial Dynamics Portage salarial est un progiciel de gestion intégré proposant des outils particulièrement efficaces pour permettre aux entreprises d accroître leur performance. Dynamics Portage Salarial est une solution informatique transversale indispensable pour aider les entreprises de portage salarial à gagner en réactivité et à devenir proactives dans un contexte économique très concurrentiel. Dynamics Portage salarial comporte toutes les fonctions correspondantes aux processus opérationnels détaillés dans la rubrique précédente. De plus la solution est personnalisable pour intégrer les nuances fonctionnelles des différentes structures de portage salarial et états spécifiques. Les entreprises ont besoin d'avoir une parfaite visibilité à court et long terme et de solutions informatiques efficaces pour un véritable pilotage de leur activité. Pour aider les entreprises à atteindre cet objectif, Dynamics portage salarial propose de nombreuses améliorations et de nouvelles fonctionnalités en matière de prévision de trésorerie, de comptabilité analytique, de gestion de production et des services, d accès aux informations ainsi que des outils d analyse et de pilotage toujours plus performants. Les nombreuses améliorations Les nombreuses améliorations permettent ainsi un meilleur contrôle des opérations et processus, et participent à l'amélioration des marges, de la trésorerie et de la croissance de l entreprise. Les salariés travaillent plus efficacement et de manière plus productive grâce à de nombreux outils collaboratifs et son interface web. Les outils d'analyse, les tableaux de bord, la gestion de projet permettent aux collaborateurs de l entreprise de prendre les bonnes décisions et de s'investir pleinement dans l'entreprise.

Le compte d activité Le compte d'activité est un des points forts de cette solution Toutes les actions/événements, entrées ou sorties financières sont comptabilisées dans le compte d'activité : les factures, avoirs, règlements, sous-traitances, frais de gestion, salaires, frais de déplacement, parrainages, autres frais, remboursements, solde. A la manière d un compte bancaire, toutes les actions sont retranscrites par ordre chronologique, qu elles génèrent ou non un transfert d argent. En cliquant sur une ligne du compta d'activité, on affiche le document au format PDF qui a généré cette écriture : facture, avoir, facture sous-traitant, fiche de frais, fiche de paie etc D'un seul coup d'œil on a une vision à 360 de l'activité du consultant. Découvrez un aperçu du compte d activité ci-dessous :

Dynamics Portage propose différentes vues permettant de trier les lignes et de visualiser de manière plus classique les informations du compte d'activité, telles que : les factures soldées, les factures ouvertes, les frais ou encore les salaires et charges. Les factures soldées représentent toutes les factures qui ont été payées. Une colonne indique le montant de la facture, une autre les frais de gestion et enfin une autre le montant disponible. Les factures ouvertes regroupent toutes les factures impayées mais également les avoirs. Le tableau Mes frais reprend mensuellement les demandes de frais, leur montant, la somme remboursée et le cumul. Et enfin, le tableau Mes salaires et charges répertorie toutes les fiches de salaires qui ont été éditées. En bout de tableau on retrouve également la balance du porté.

Le collaboratif Une gestion par rôle Dynamics Portage Salarial dispose d'une interface par rôle. En standard on dénombre 5 rôles mais ceci est entièrement paramétrable pour correspondre au mieux à la structure de portage salarial. Chaque interface est dotée de fonctionnalités propres. Les menus et les droits de chaque profil peuvent être configurés de manière très fine. Le filtrage des informations par rôle est assuré par les axes analytiques (8 axes disponibles par défaut dans Dynamics NAV). Les rôles de base sont les suivants : L'administrateur du système est un super utilisateur qui a des responsabilités avancées sur le système. Il a tous les droits. Le personnel administratif, comptables et responsables ressources humaines. Ils peuvent gérer l'ensemble des dossiers. Le responsable d'agence, le commercial ou le manager (la dénomination change d'une structure de portage salarial à une autre). Il n'accède qu'aux informations des consultants sous sa responsabilité. Le leader est un consultant responsable d'un ou de plusieurs collaborateurs consultants comme lui (c'est le cas d'une mini entreprise hébergée en totalité au sein de la structure de portage salarial). Etant donné qu'il peut être intéressé par leur chiffre d'affaire, il a un droit de regard sur les comptes de sa petite équipe. Le consultant ne voit bien évidemment que ses propres informations. Le niveau d'implication du consultant : Le consultant peut être un simple "spectateur", ne visionner les données gérées par le personnel administratif. Il dispose à ce moment de formulaires de demande pour les différentes opérations liées à son compte. Le consultant peut aussi saisir lui-même toutes les données de son compte : clients, contrat commercial, compte rendu d'activité, les frais Dans ce cas, le personnel administratif se contente de valider les saisies des consultants. Toutes les nuances intermédiaires sont possibles. Tout ceci dépend bien évidemment de la stratégie de la structure de portage salarial.