CONSEIL DE L'INFORMATIQUE (Adopté par le Conseil d'administration en sa séance du 24 février 2014) I. Préambule Le système d information 1 de l ULB a trait à la conception, au déploiement et à la gestion : 1) des infrastructures matérielles et logicielles informatiques de l institution (réseaux informatiques, parcs informatiques - serveurs, PCs, périphériques) ; 2) des grandes applications institutionnelles liées à la gestion des activités de l Université (enseignement, recherche, services à la communauté) ainsi que de celles des services supports (administration, bibliothèques, infrastructures immobilières ) ; 3) des site web et portails de l ULB ; 4) des données informatiques liées aux activités au sein de l institution ; 5) des services aux utilisateurs du système. L ULB peut être amenée à utiliser les services d entités extérieures ou liées à l ULB pour rencontrer les besoins de son système d information. En particulier, l ULB partage avec la VUB des infrastructures et services informatiques au sein d une entité commune : le Centre de calcul / Rekencentrum. II. Le Groupe de concertation des informaticiens (GCI) Le Groupe de concertation des informaticiens regroupe des informaticiens facultaires, des départements administratifs, des responsables du Département informatique et des responsables des administrations facultaires. Il effectue un travail de concertation et de coordination entre les équipes du Département informatique et les facultés pour mener à bien des projets d infrastructures informatiques ou applicatifs, soit globaux, soit qui concernent les facultés. Ses travaux sont de nature opérationnelle. Il interagit avec le Conseil de l informatique pour les aspects stratégiques de gestion du système d information. Le Président et le Vice-Président du Groupe de concertation des informaticiens sont désignés par le Conseil de l informatique pour une période de 2 ans. Le Groupe de concertation des informaticiens gère les échanges avec les utilisateurs (questions, demandes, plaintes ). Si certains points ne peuvent être résolus par des décisions impliquant principalement des aspects opérationnels, mais demandent des décisions stratégiques, le Groupe de concertation des informaticiens, via son Président, peut demander de mettre des points à l ordre du jour du Conseil de l informatique. 1 Un système d'information est un ensemble organisé de ressources (matériels, logiciels, personnel, données et procédures) qui permet de collecter, regrouper, classifier, traiter et diffuser de l'information dans un environnement donné (De Courcy R., Les systèmes d'information en réadaptation, Québec, Réseau international CIDIH et facteurs environnementaux, 1992, no 5 vol. 1-2 P. 7-10). CHANCELLERIE GREFFE REGLEMENT DU CONSEIL DE L INFORMATIQUE 1
III. Missions Les missions du Conseil de l informatique consistent à formuler des propositions ou à donner des avis au Conseil d administration et au Conseil académique de l Université libre de Bruxelles quant à la gouvernance de son système d information. Le Conseil de l'informatique a un pouvoir d'avis et d'initiative ; il rend compte au Conseil d'administration et au Conseil académique. Il propose au Conseil d'administration et au Conseil académique des orientations, des choix technologiques, des priorités dans le calendrier des travaux et dans les options budgétaires ; il rend des avis sur des projets ou activités en cours relatifs à la gestion ou aux grandes infrastructures informatiques de l Université. En particulier le Conseil de l informatique doit : A. En termes de stratégie informatique 1) Approuver annuellement le plan directeur du Département informatique (DI) élaboré par son Directeur avant sa validation par le Conseil d administration ; 2) Etre informé régulièrement par ce même Directeur du suivi de l exécution de ce plan et valider ses éventuelles modifications ; 3) Assurer la veille technologique et proposer, le cas échéant, de nouvelles orientations stratégiques en matière informatique à soumettre au Conseil d administration ou au Conseil académique ; 4) Proposer au Conseil d administration ou au Conseil académique des choix technologiques stratégiques au niveau des systèmes et des applications de gestion informatique pour l institution ; 5) Proposer les priorités parmi les projets informatiques à mener ; 6) Rendre compte périodiquement au Conseil d administration et au Conseil académique de tous ces éléments stratégiques ; 7) Evaluer l impact en matière informatique de la mise en œuvre de décisions politiques stratégiques pour l institution. B. En termes de budgets informatiques 8) Guider la politique budgétaire en faisant des propositions lors de l élaboration des budgets annuels et en s assurant du respect des budgets votés par le Conseil d administration en cours d année en matière informatique, en étroite collaboration avec les différentes parties prenantes dans l exécution ; 9) Donner un avis au Conseil d administration sur les budgets annuels du Département informatique et du Centre de calcul et sur les budgets informatiques des autres entités administratives ou facultaires de l Université ou des projets institutionnels ; CHANCELLERIE GREFFE REGLEMENT DU CONSEIL DE L INFORMATIQUE 2
10) Donner un avis au Conseil d administration sur les impacts budgétaires des modifications de la configuration informatique (matériels, logiciels ou ressources humaines). C. En termes de gestion de projets 11) Instruire et faire des propositions au Conseil d administration en matière de gestion politique des grands projets informatiques de l institution. Dans le cas des projets transversaux qui impliquent différents départements de l administration générale et/ou facultaires, le Conseil d administration peut décider de mettre en place un comité spécifique de pilotage transversal pour gérer le projet. Dans ce cas, le Conseil de l informatique émettra un avis aux différentes étapes du projet (de sa naissance à sa finalisation) qui ont des implications sur le versant informatique ; 12) S assurer que les règlementations et bonnes pratiques en matière de sécurité et de confidentialité sont bien suivies ; 13) Contrôler le fonctionnement, le planning, la conformité et la qualité des projets du Département informatique et des grands projets transversaux. D. En termes d interaction avec les utilisateurs, le Centre de calcul, le Groupe de concertation des informaticiens ou d autres départements 14) Recueillir et discuter des avis des utilisateurs sur les services informatiques fournis ; 15) Déléguer des représentants dans tous les organes transversaux compétents au niveau interuniversitaire et au Centre de calcul ; 16) Interagir avec le Groupe de concertation des informaticiens pour traiter de points stratégiques soulevés par ce dernier ; 17) Demander au Groupe de concertation des informaticiens d exécuter les décisions stratégiques prises par le Conseil d administration et le Conseil académique et assurer le suivi de ces demandes selon un calendrier établi en concertation ; 18) Discuter des interactions avec d autres départements administratifs en matière de gestion de projets ou de services qui demandent l implication de l informatique. IV. Fonctionnement Le Conseil de l'informatique se réunit minimum 5 fois par an et autant de fois que nécessaire à l'initiative de son Président selon un calendrier de base arrêté par le Conseil d'administration et repris au calendrier académique. L'ordre du jour et les annexes sont transmis aux membres par son Président au moins une semaine avant la séance, après consultation du Président du Conseil d administration, du Recteur, du Conseiller pour l informatique et du Directeur du Département informatique. Chaque membre du Conseil de l'informatique peut demander l'inscription d'un point à l'ordre du jour via un écrit CHANCELLERIE GREFFE REGLEMENT DU CONSEIL DE L INFORMATIQUE 3
explicitant et/ou circonstanciant sa demande et adressé au Président deux semaines avant la séance. Dans la mesure du possible, les points récurrents à mettre à l ordre du jour des différentes sessions du Conseil de l informatique (discussion du budget, du plan directeur, suivi récurrent de projets ) seront planifiés 6 mois à l avance par leurs responsables respectifs. Le Conseil délibère à la majorité simple des membres à voix délibérative présents. La voix de son Président est prépondérante en cas de parité. V. Composition Le Conseil de l'informatique comprend des membres ayant voix délibérative et des membres ayant voix consultative. Les mandats sont de deux ans et sont renouvelables. A. Membres avec voix délibérative 1) Le Directeur général qui préside ; 2) Le Conseiller des Autorités en matière informatique (il supplée le Directeur général en son absence) ; 3) Un expert interne ou externe à l Université en matière de gestion de budget pour l informatique ; 4) Un expert interne ou externe à l Université en matière de gestion de projets informatiques ; 5) Un expert interne ou externe à l Université en matière d infrastructures informatiques matérielles et logicielles et en réseaux informatiques ; 6) Un expert interne ou externe à l Université en matière d infrastructures applicatives et de sécurité informatique ; 7) Sept représentants des utilisateurs dont au moins un représentant de chaque corps, un représentant de chaque campus principal, un représentant des facultés de sciences exactes et un représentant des facultés de sciences humaines ; au moins 2 de ces 7 représentants doivent être membres du Conseil d administration ; les représentants des facultés doivent être Doyens ou Responsables d administration facultaire. Chaque représentant peut avoir un suppléant. B. Membres avec voix consultative 8) Le Directeur du Département informatique (DI) ; 9) Le Conseiller des Autorités en matière de sécurité de l'information ; 10) Le Président ou le Vice-Président ULB du Conseil d administration du Centre de calcul ; 11) Le Directeur du Département de supports aux activités académiques ou son représentant ; 12) Le Directeur du Département de l administration financière ou son représentant ; CHANCELLERIE GREFFE REGLEMENT DU CONSEIL DE L INFORMATIQUE 4
13) Le Directeur du Département des ressources humaines ou son représentant ; 14) Le Directeur du Département des infrastructures ou son représentant ; 15) Le Directeur de la Chancellerie ou son représentant ; 16) Le Responsable du Service statistiques et études prospectives (STEP) ou son représentant. C. Membres invités Le Président du Conseil de l informatique peut inviter tout expert qu il jugera utile pour éclairer les débats. Cette personne peut être interne ou externe à l ULB, selon les besoins. L expert invité n a pas de voix délibérative lors des votes. La composition du Conseil de l informatique (y compris les suppléants) est établie par le Conseil d administration pour lui permettre de mener à bien ses missions. Les membres sont choisis en fonction de leurs compétences, leur capacité de prise de décision et leur motivation dans un ou plusieurs domaines sur lesquels le Conseil de l informatique doit émettre des avis (stratégie informatique, budget informatique, interaction avec le Centre de calcul ou d autres départements, avec la VUB et la Brussels University Alliance, gestion de projets). La participation au Conseil de l informatique et aux groupes de travail qui en dépendent est primordiale. Hormis le Directeur général, si un membre ne participe pas à au moins deux tiers des séances et des travaux d une année académique, il doit être remplacé. VI. Les groupes de travail Le Conseil de l informatique peut créer des groupes de travail afin d élaborer les dossiers qui seront présentés en séance plénière. 1) Les membres du Conseil participeront à l élaboration des dossiers avant présentation et avis au Conseil. Pour cela, chaque membre aura clairement annoncé ses compétences pour les quatre types de missions discutées au sein du Conseil de l informatique (stratégie informatique, budget informatique, interaction avec le Centre de calcul ou d autres départements, avec la VUB et la Brussels University Alliance, gestion de projets). Dans la mesure du possible ou en fonction des nécessités, chaque dossier géré au Conseil de l informatique sera «instruit» par un groupe de travail, sous-groupe des membres du Conseil de l informatique ; ce sous-groupe remettra un rapport éclairant le Conseil de l informatique sur les propositions à faire. Pour chaque dossier, la composition des sous-groupes qui travaillent dessus devra être définie lors d une séance du Conseil de l informatique. 2) Pour chaque dossier à traiter, le Conseil de l informatique devra s assurer que les compétences existent en son sein ; si ce n est pas le cas, il doit faire appel à un ou plusieurs experts pour éclairer les décisions à prendre. *** CHANCELLERIE GREFFE REGLEMENT DU CONSEIL DE L INFORMATIQUE 5