REGLEMENT INTERIEUR DE LA FNARS ALSACE

1 Fédération Nationale des Associations d accueil et de Réinsertion Sociale ALSACE 18 Rue du 22 Novembre 67 000 STRASBOURG 03.88.51 00 23 fnars-alsace@wanadoo.fr REGLEMENT INTERIEUR DE LA FNARS ALSACE Version votée à l Assemblée générale du

Le présent règlement intérieur est établi en application de l article 23 des statuts de la FNARS ALSACE du dont il doit respecter et compléter en toutes choses utiles les dispositions. Il précise les règles et procédures à suivre pour faire fonctionner les différentes instances statutaires. Le règlement intérieur est arrêté et modifié par le Conseil d Administration puis soumis à l approbation de l Assemblée Générale ordinaire. En conséquence, le règlement intérieur a la même force obligatoire à l endroit des membres de l association, que les statuts. Article de référence dans les statuts : article 23 2 TITRE 1 LA FEDERATION I LES CONDITIONS D ADHESION Article de référence dans les statuts : article 7 Pour adhérer, les associations ou organismes qui en manifestent la volonté doivent le faire par une déclaration écrite motivée accompagnée d un dossier comprenant : - tous les documents statutaires de l association ou de l organisme - la liste des personnes juridiquement responsables et des dirigeants (membres du Bureau et du Conseil d Administration) en cours - le rapport d activité, le compte d exploitation et le bilan du dernier exercice clos, le budget de l année en cours - le projet de l association ou de l organisme en termes d action sociale - l engagement d adhérer aux valeurs FNARS - l engagement de payer la cotisation pour tous les établissements ou services qui relèvent du champ de la FNARS conformément à l article 2 des statuts - l engagement de participer à la vie de l association régionale - l identité des services pour lesquels l association ou l organisme sollicite son adhésion Ce dossier est adressé par une personne dûment mandatée par le demandeur à la Fédération Nationale qui en prend connaissance et sollicite l avis de la FNARS Alsace avant de soumettre cette candidature d adhésion à la décision du Conseil d Administration national. Pour rendre son avis, la FNARS Alsace rencontre un représentant dûment mandaté de l association ou organisme demandeur pour un échange sur l opportunité de cette adhésion, avant de transmettre son avis au siège national, selon les modalités suivantes : - composition de la délégation qui rencontre l association ou l organisme demandeur : le (la) Président(e), et/ou les déléguées départementaux du département où se trouve le siège de l association ou organisme demandeur et le (la) délégué(e) régional(e). - composition de la délégation représentant l organisme demandeur : au moins deux personnes dûment mandatées (désignées en son sein selon les modalités qui lui sont propres) : un salarié et un administrateur. - La délégation émet un avis qui sera soumis au Bureau puis validé par le Conseil d Administration :

Si l avis du Conseil d Administration est négatif, celui-ci doit être adressé motivé à l association ou organisme demandeur. Ce dernier dispose d un délai d un mois à compter de la date de réception pour répondre avant transmission à la Fédération Nationale. Si l avis du Conseil d Administration est positif, celui-ci accompagné du dossier est transmis à la Fédération Nationale par le (la) Président(e) ou par le siège régional par délégation du (de la) Président(e) ; en attendant la réponse définitive de la fédération, l association ou organisme demandeur est invité à participer aux travaux de la FNARS Alsace. Les adhérents transmettent au (à la) délégué(e) régional(e) de la FNARS Alsace les documents suivants, chaque année, à l issue de leur Assemblée Générale : rapport d activité, comptes approuvés, liste des administrateurs, statuts de l association en cas de changement. 3 II LES COTISATIONS Article de référence dans les statuts : article 8 En application de l article 8 des statuts de l association régionale FNARS Alsace, les financements à prendre en compte pour le calcul de la cotisation sont ceux de tous les établissements ou services d association ou organisme adhérent relevant d actions correspondant à l objet et aux buts de la fédération nationale, quelle que soit leur nature. Toutes cotisations doivent être payées au plus tard le 31 décembre de l année sur la base de l année n-1. Une procédure de radiation pourra être mise en œuvre après cette date en cas de non versement de la cotisation. Le cas échéant, le Conseil d Administration se rapprochera de l association ou organisme concerné afin d étudier sa situation. L association régionale peut décider d une dispense partielle ou totale de son paiement en cas de difficulté sérieuse et dûment démontrée d un adhérent. Celui-ci devra toutefois s acquitter de la cotisation «personne morale». Elle en informe le bureau fédéral, qui statue en cas de litige. La décision finale est prise par le Conseil d Administration de l association régionale FNARS Alsace. Le Conseil d Administration peut soumettre à l Assemblée Générale la proposition d une contribution régionale dont elle détermine l assiette, le taux, et la durée. Cette contribution permet de financer une partie du fonctionnement du siège régional, principalement dans ses missions d animation de réseau et de représentations non financées par les partenaires publics ou privés. III INSCRIPTION PAR COLLEGE Une personne ne peut représenter qu'une seule association et ne peut faire partie que d un seul collège. Tout représentant d une association adhérente s inscrit dans l un ou l autre de ces collèges : Collège «administrateurs bénévoles», Collège «administrateurs salariés», Collège «administrateurs personnes accompagnées»

4 Cette option ne peut être modifiée que si la situation personnelle du représentant a changé. Lors d un vote, un adhérent ne peut avoir qu un représentant par collège. TITRE II ADMINITRATION ET FONCTIONNEMENT I LES ASSEMBLEES GENERALES : DISPOSIONS COMMUNES Article de référence dans les statuts : article 15, 16 et 17 1 - Constitution L Assemblée Générale est composée de tous les adhérents (membres actifs et associés) de l année concernée par l Assemblée Générale. Chaque adhérent sera informé de sa situation à la date de la convocation de l Assemblée Générale. Il dispose alors d un délai de sept jours pour régulariser sa situation. A titre exceptionnel, la mise à jour de la cotisation d un membre peut être validée par le (la) Président(e) le jour même de l Assemblée Générale. Un nouvel adhérent n ayant pas encore cotisé est considéré comme à jour si son adhésion a été validée à la date de l Assemblée Générale. La liste des membres présents et non autorisés à voter est mentionnée sur le compte-rendu de l Assemblée Générale. Rappel : On entend par adhérent uniquement la personne morale (association ou organisme), même lorsque celle-ci dispose de plusieurs établissements ou services pour lesquels elle verse une cotisation. Conformément à l article 15, «seuls ont le droit de vote les membres actifs». En conséquence, les bulletins de vote ne seront distribués qu aux membres actifs à jour de leur cotisation de l année n-1. Sont membres actifs les adhérents qui disposent du statut associatif ; sont membres associés, les adhérents qui ont un autre statut, public (CCAS, établissement public ) ou privé (SA, SARL ). Seuls les membres actifs sont électeurs et éligibles. 2 Fonctionnement Sont soumis au vote (hors élection des membres du Conseil d Administration) : - des résolutions inscrites à l ordre du jour - les rapports annuels (activités, financier, moral) - l affectation du résultat du dernier exercice clos - le budget de l année en cours Déroulement du vote : - les représentants de chaque membre actif votent à mains levées ; un quart des membres présents ou représentés peut demander le déroulement du vote à bulletins secrets. - les résultats sont proclamés par le (la) Président(e) de séance. Conformément aux statuts, l Assemblée Générale ordinaire est réunie une fois par an, durant le 2 ème trimestre.

Les convocations accompagnées de l ordre du jour sont adressées au moins 3 semaines avant la date de l Assemblée, par courrier électronique au siège de chaque adhérent, à l adresse communiquée par lui (sauf demande expresse de l un des membres à son endroit). L ordre du jour est établi par le Bureau. Les membres actifs absents peuvent donner pouvoir (à un autre membre actif) ou mandat (à une personne en interne de leur association ou organisme) pour se faire représenter, en respectant l appartenance à un collège. Un adhérent ne peut disposer de plus de trois pouvoirs ou mandats. 5 II LE CONSEIL D ADMINISTRATION Article de référence dans les statuts : article 10, 11, 12 et 13 1 - Constitution L association régionale est dirigée par un Conseil d Administration composé : De membres élus à l Assemblée Générale, élus au scrutin secret pour 3 ans, renouvelables par tiers chaque année, et par collège. Chaque association peut proposer une candidature pour chaque collège «administrateurs bénévoles», «administrateurs salariés» et «administrateurs personnes accompagnées». Il ne peut y avoir deux administrateurs représentant la même association dans un même collège. 2 Election des membres du CA Conformément à l article 10 des statuts : «est éligible au Conseil d'administration toute personne, administrateur, salarié ou personne accompagnée ou l ayant été depuis moins de deux ans, âgée de 18 ans au moins au jour de l'élection et relevant d'une association à jour de ses cotisations.» Chaque adhérent peut proposer la candidature d un seul représentant par collège. Une personne ne peut se présenter qu au nom d un seul adhérent et uniquement dans un seul collège. Chaque candidat doit être mandaté par sa structure qui, en cas d élection, s engage à assurer le suivi de cette représentation. Peuvent se déclarer le jour même de l Assemblée Générale des candidats présents en cas de carence de candidatures. Ceux-ci doivent être obligatoirement mandatés par leur structure. Déroulement de l élection : - les représentants de chaque collège, présents ou représentés, votent pour les candidats de leur collège, à bulletin secret, selon un scrutin pluri - nominal à un tour : sont élus les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix par ordre d arrivée, au nombre de sièges à pourvoir. En cas d égalité pour un siège, un second tour est organisé entre les candidats arrivés à égalité. - les résultats sont proclamés par le (la) Président(e) de séance L élection du Conseil d Administration s effectue chaque année à l occasion de l Assemblée Générale ordinaire. Le Conseil d Administration a obligation d élire parmi ses membres, au scrutin secret, les membres du Bureau, même à titre provisoire.

6 3 Fonctionnement Conformément à l article 11 des statuts, le Conseil d Administration se réunit au moins 4 fois par an en session ordinaire ou sur demande d un tiers de ses membres. Le calendrier annuel des réunions est arrêté par le Bureau. Les convocations accompagnées de l ordre du jour sont adressées au moins 10 jours avant la date de la réunion. L ordre du jour est établi par le Bureau sur proposition du (de la) Président(e). Tout membre du Conseil d Administration peut, au moins 2 semaines à l avance, demander au (à la) Président(e) l examen d un point particulier. Tout membre du Conseil d Administration qui aura manqué sans excuse trois séances consécutives sera considéré comme démissionnaire, après contact préalable par le Président avec lui. Les administrateurs absents peuvent donner pouvoir à un autre administrateur présent du même collège. Un administrateur ne peut disposer de plus de deux pouvoirs. Le quorum est atteint à la moitié des administrateurs présents ou dûment représentés, plus un. Le compte-rendu de chaque séance est soumis à l approbation du Conseil d Administration lors de la séance suivante. Le Conseil d Administration peut s adjoindre, à titre consultatif, de manière permanente ou ponctuelle, des personnes susceptibles de l éclairer particulièrement sur un ou plusieurs sujets mis à l ordre du jour sur décision du (de la) Président(e). Ces personnes ne disposent du droit de vote. Le (la) délégué(e) régional(e) participe de droit aux réunions du Conseil d Administration et du Bureau, avec voix consultative. Sur proposition d un de ses membres, le Conseil d Administration peut prendre la décision de coopter une personne extérieure et accepter sa participation à ses réunions. La personne cooptée doit obligatoirement présenter sa candidature à l élection suivante si elle souhaite poursuivre sa participation aux séances. Les convocations, pouvoirs, ordre du jour et comptes-rendus sont envoyés par courrier électronique, sauf demande expresse de l un des membres à son endroit. 4 Les délégués départementaux Les délégués départementaux, au nombre de un par département, sont élus pour une durée d un an, par le Conseil d Administration. Ils sont membres du Bureau, avec voix délibérative. Ils ont pour mission de contribuer à la gouvernance régionale, de représenter la FNARS Alsace au sein de leur département et de contribuer au développement des adhésions. 5 Représentations Les mandats de représentation sont octroyées par le Conseil d Administration ou par le (la) Président(e) en cas d urgence. Ils peuvent porter soit sur une mission ponctuelle dont

l objectif et la durée sont définis avec précision ; soit sur une représentation dont la durée correspond à la durée du mandat délégataire, soit 1 an. Dans tous les cas ces délégations font l objet d un écrit et obligent le mandataire à produire des comptes-rendus des actions concernées. Elles sont réétudiées et/ou approuvées lors du Conseil d Administration qui succède à l Assemblée Générale. Nul membre du Conseil d Administration ne peut s autoriser une intervention publique ou une initiative engageant la FNARS Alsace sans l accord du (de la) Président(e). 7 6 Les modalités de mise en œuvre du nouveau Conseil d Administration Un tirage au sort aura lieu pour répartir les sièges d un même collège pour la durée du premier mandat. Pour permettre un renouvellement le plus régulier possible dans le temps, et en privilégiant des durées de poste plus favorables, la répartition se fera comme suit : Pour chaque collège, 1/3 renouvelable après un an, 1/3 renouvelable après deux ans et 1/3 renouvelable après trois ans. III LE BUREAU Article de référence dans les statuts : article 14 1 Réunions et compétences Le Bureau est habilité à prendre toutes les initiatives et mesures nécessaires pour réaliser les résolutions adoptées par les Assemblées Générales et les directives prises par le Conseil d Administration. Il instruit les dossiers à soumettre au Conseil d Administration, donne l impulsion au travail dans les commissions et groupes de travail, et en assure le suivi au moyen de comptes rendus périodiques qu il se fait rendre. Le bureau valide toutes décisions sur la réponse d appel à projet ou de prestation de services selon ce qu il estime être de sa compétence. A défaut, la décision relèvera de la compétence du Conseil d'administration. Le Bureau se réunit a minima 5 fois par an et chaque fois que nécessaire, sur convocation du (de la) Président(e). Le calendrier annuel des réunions est arrêté suite à l Assemblée Générale par le Bureau avec celui du Conseil d Administration et de l Assemblée Générale. Le projet d ordre du jour est arrêté par le (la) Président(e). Cet ordre du jour inclut des débats relatifs aux mandats de chacun, aux activités des missions et commissions / groupes de travail ainsi que les questions relatives au budget et aux ressources humaines de l association régionale. Les administrateurs absents peuvent donner pouvoir à un autre administrateur présent. Un administrateur ne peut disposer de plus d un pouvoir. Le quorum est atteint à la moitié des administrateurs présents ou dûment représentés, plus un.

Le compte-rendu de chaque session est soumis à l approbation du Bureau lors de la session suivante. Il est diffusé à l ensemble des administrateurs de l association régionale. La convocation et les documents sont transmis au moins 10 jours avant la date de la réunion, par courrier électronique, sauf demande expresse de l un des membres. 8 2 Les attributions des membres du Bureau Le Bureau est constitué de 4 à 10 membres. Le (la) Président(e) Le (la) Président(e) peut déléguer tout ou partie de ses attributions en fonction de ses disponibilités ou en cas de force majeure. Le (la) Vice-Président(e) Il (elle) seconde le (la) Président(e), le (la) représente éventuellement, le (la) remplace en cas d empêchement. Il (elle) peut se voir confier, de manière permanente, un secteur d activité défini d un commun accord. Le (la) Trésorier(ère) Le (la) Trésorier(ère) établit les budgets, les comptes d exploitation et gère la trésorerie et le patrimoine. Il (elle) présente le budget de l association régionale ainsi que le rapport financier au vote du Conseil d Administration, puis à l Assemblée Générale. Il (elle) peut s adjoindre d un (une) trésorier(ère) adjoint(e). Le (la) Secrétaire Le (la) Secrétaire Général(e) est garant du respect des dispositions statutaires. Il (elle) veille à la bonne organisation et au bon fonctionnement des instances de la fédération. Il (elle) peut s adjoindre d un (une) secrétaire adjoint(e). Le (la) délégué(e) départemental(e) Les autres membres du Bureau Le Conseil d Administration peut décider que le Bureau s adjoigne d autres administrateurs investis d une mission particulière. Le Bureau peut être composé de 10 membres maximum. IV LES COMMISSIONS Les commissions et groupes de travail sont des lieux de rencontre privilégiés de tous les acteurs de l association régionale. Ils sont les relais du Bureau, préparant et prolongeant ses travaux, mandatés et contrôlés par lui. Leur création ou reconduction fait l objet, chaque année, d une décision du Bureau. Commissions régionales : Une commission régionale est un ensemble restreint de personnes compétentes dans un domaine, acceptant de s engager dans une recherche, une action sur l un des thèmes

9 relevant du domaine d intervention de la FNARS Alsace. Animées par un membre du Conseil d Administration ou par une personne qualifiée désignée par le Bureau, elles peuvent se faire assister d un référent salarié du siège régional (désigné par le Bureau) ; chaque commission définit, en lien avec le Bureau et le siège régional, ses priorités et méthodes de travail. Elles peuvent notamment créer des groupes, ponctuels ou permanents, dont elles déclenchent, suivent, synthétisent et évaluent les travaux. Elles n ont pas vocation au cours de leurs réunions à traiter tous les thèmes de leur champ d intervention mais définissent les questions prioritaires et en tirent des conclusions. Elles proposent chaque année au Bureau leur plan de travail (objectifs et calendrier). Elles établissent des comptes-rendus de réunion qui sont diffusés au Bureau. Chaque commission se voit désigner un «référent salarié du siège régional». Celui-ci est chargé d apporter l appui du siège régional à la commission dans les limites définies par le Bureau en termes de disponibilité liées aux ressources de l association. La composition des commissions est laissée à la discrétion de son (sa) Président(e). Elle est renouvelée tous les ans. La participation d une association ou d un organisme non adhérent doit être validée par le (la) Président(e) qui en informe le Bureau. Les commissions se réunissent à leur convenance sur convocation du (de la) président(e) de la commission concernée. Les Présidents de commissions régionales établissent, chaque année, au plus tard 2 mois avant l Assemblée Générale, un rapport présenté à l Assemblée Générale. TITRE III LES MOYENS I LE SIEGE REGIONAL La FNARS Alsace dispose d un siège. Il peut être transféré à l intérieur de la région sur décision du Conseil d Administration. Il est doté de moyens en personnel et en matériel jugés nécessaires à l exécution des missions qui lui sont dévolues et pour assurer le bon fonctionnement de l association régionale. II L EQUIPE SALARIEE Un (une) délégué(e) régional(e) dirige les services du siège régional. Un document unique de délégation est établi entre le (la) délégué(e) et le (la) Président(e). Il vise à définir les éléments relatifs à la délégation de pouvoir permettant d assurer le fonctionnement de l association. Les salariés du siège régional sont chargés de contribuer à son animation, sa gestion et sa représentation. Pour cela, ils collaborent avec les élus régionaux, les adhérents, les élus et salariés de la fédération nationale et des autres associations régionales.

10 III LA PRISE EN CHARGE DES FRAIS Le Président et les administrateurs du collège «personnes accompagnées»peuvent demander le remboursement des frais engagés pour la réalisation de leurs missions (déplacements, restauration, hébergement), selon un barème validé chaque année par le Bureau et dans le respect des orientations budgétaires définies par le Conseil d Administration. Pour les autres cas, un accord préalable sera à solliciter auprès du Bureau, et en fonction du barème validé.