2011 L e s D o s s i e r s d e l a D o c 1. Principe Le dossier individuel Sommaire Mis à jour septembre 2011 2. Contenu du dossier individuel Actes à verser au dossier individuel Mentions interdites 3. Tenue du dossier individuel Dossier dématérialisé Dossier papier : règles de classement Particularité du dossier médical 4. Modification du dossier individuel Sanctions disciplinaires effacées ou amnistiées Droit de rectification de l agent 5. Communication du dossier individuel Principe Droit d accès au titre de l accès aux documents administratifs Droit d accès au titre d une mesure prise en considération de la personne Droit d accès au titre des garanties disciplinaires Cas particulier de l abandon de poste Refus de communication et recours Communication aux tiers 6. Mobilité et dossier individuel Mutation Détachement Intégration directe Disponibilité Mise à disposition Admission à la retraite, démission, décès Particularité du dossier dématérialisé 7. Conservation et archivage du dossier individuel Références : Article 65 de la loi du 22 avril 1905, Loi n 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires, Loi n 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale, Loi n 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, Loi n 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public et diverses dispositions d'ordre administratif, social et fiscal, Décret n 2011-675 du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et à sa gestion sur support électronique, Circulaire ministérielle FP/1430 du 5 octobre 1981 portant application aux agents de l Etat des dispositions de la loi n 78-753, instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 relative au tri et à la conservation des archives produites par les services communs à l ensemble des collectivités territoriales. Repères documentaires : Modèles d actes : Pas de modèle d acte sur ce thème. N 11-09-04
1. PRINCIPE Le dossier individuel de l agent public, qui est unique, est composé des documents qui intéressent sa situation administrative, notamment ceux qui permettent de suivre son évolution professionnelle. Article 1 er du décret n 2011-675 du 15 juin 2011 Elément indispensable à la gestion du personnel d une collectivité, le dossier individuel est par ailleurs un moyen de protection de l agent public puisqu il constitue une garantie pour les agents qui peuvent à tout moment exercer leur droit à communication et connaître les éléments dont dispose à leur égard l autorité territoriale. «Le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l'intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité. Il ne peut être fait état dans le dossier d'un fonctionnaire, de même que dans tout document administratif, des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l'intéressé. Tout fonctionnaire a accès à son dossier individuel dans les conditions définies par la loi. Dans des conditions fixées par décret en Conseil d'etat pris après avis de la Commission nationale de l'informatique et des libertés, le dossier du fonctionnaire peut être géré sur support électronique s'il présente les garanties prévues par les alinéas précédents». Article 18 de la loi n 83-634 du 13 juillet 1983 L obligation de constituer un dossier individuel concerne également les agents stagiaires et les agents non titulaires de droit public. Outil de gestion destiné à suivre l agent tout au long de sa carrière, le dossier individuel doit respecter un certain nombre de règles de fond et de forme. 2. CONTENU DU DOSSIER INDIVIDUEL Le dossier individuel doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l agent, depuis son recrutement jusqu à sa radiation des cadres. Ce dossier se compose d éléments permanents qui ont vocation à demeurer dans le dossier et d éléments temporaires au regard de la situation administrative de l agent. Actes à verser au dossier individuel La composition du dossier individuel n est pas établie par une disposition légale. Tous les documents qui se rapportent à la situation administrative de l agent, et ceux-ci seulement, doivent s y trouver, à l exception de certains documents médicaux. Le décret n 85-643 du 26 juin 1985 relatif aux centres de gestion institués par la loi n 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relative à la fonction publique territoriale apporte des précisions utiles sur le contenu du dossier conservé par eux pour les collectivités affiliées. L article 40 de ce décret dispose, en effet, que : «Le centre de gestion constitue et tient à jour un dossier individuel par fonctionnaire, y compris les stagiaires, indépendamment du dossier prévu à l'article 18 de la loi n 83-634 du 13 juillet 1983 Service juridique 2 Le dossier individuel
portant droits et obligations des fonctionnaires tenu par la collectivité ou l'établissement public administratif. Le dossier comporte une copie de celles des pièces figurant dans le dossier principal de l'intéressé qui retracent sa carrière et notamment : 1 Les décisions de nomination ou de titularisation ; 2 Les décisions d'avancement d'échelon et de grade ; 3 Les décisions concernant la mise à disposition, le détachement, la position hors cadre, la disponibilité, la position d'accomplissement du service national, la mise en congé parental, la mise en congé de longue durée ou de longue maladie, l'acceptation de démission, la mise à la retraite ou la radiation des cadres pour quelque motif que ce soit, ainsi que le licenciement pour insuffisance professionnelle ; 4 Les décisions d'affectation ou de mutation ; 5 Les sanctions disciplinaires autres que celles du premier groupe, ainsi que les avis des organismes siégeant en conseil de discipline ; 6 Les décisions individuelles intervenues en matière de formation ainsi que celles qui se rapportent aux périodes de formation suivies par l'intéressé. L'autorité territoriale transmet au centre de gestion la copie de chacune de ces décisions dans un délai de deux mois. Pour l'application des dispositions du présent article, le centre de gestion peut substituer aux documents précités des fichiers informatiques dans la mesure où ces derniers font apparaître de manière individualisée, pour chaque agent intéressé, le contenu, la date d'intervention et la date de prise d'effet des décisions énumérées ci-dessus». La circulaire ministérielle du 5 octobre 1981 établit une distinction entre les éléments permanents et les éléments temporaires du dossier. Les pièces ayant un caractère permanent intéressent la situation administrative de l agent et sont essentielles au suivi de sa carrière tandis que ont un caractère temporaire les pièces qui n intéressent la situation administrative de l agent que dans un délai limité et ne justifient pas leur conservation dans le dossier (ex : demande d ASA ) A titre indicatif, le dossier individuel doit comporter : les arrêtés relatifs aux situations suivantes : recrutement, avancement d échelon ou de grade, temps partiel, sanctions disciplinaires (à l exclusion de l avertissement), mise à disposition, mutation, détachement, disponibilité, congé parental, cessation de fonctions : démission, licenciement, admission à la retraite, congé de maladie, les fiches annuelles de notation, Article 6 du décret n 86-473 du 14 mars 1986 les attestations de formation établies par le CNFPT ou tout autre organisme de formation, Article 5 du décret n 2008-512 du 29 mai 2008 Service juridique 3 Le dossier individuel
Un certain nombre de documents préparatoires peuvent également être versés au dossier comme par exemple : diplômes, pièces d état civil, extrait de procès verbal de jury de concours, demande de temps partiel, de congé parental. demande de congés annuels, de congé de formation, demande de mutation, de détachement.. demande d admission à la retraite Mentions interdites Il ne peut être fait état dans le dossier du fonctionnaire des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l intéressé. Article 18 de la loi n 83-634 du 13 juillet 1983 L interdiction de ces mentions résulte des principes de neutralité, de laïcité, de non discrimination et d égal accès aux emplois publics. Cependant, pour la gestion quotidienne de la situation de l agent et afin de pouvoir prendre les décisions nécessaires aux vus des justificatifs adéquats, peuvent figurer au dossier à titre temporaire : les autorisations d absences liées à un mandat syndical, les autorisations d absences liées à un engagement politique, les autorisations d absences liées à des fêtes religieuses, les décharges d activité de service. Dans ces cas là, c est l agent lui-même qui fait état de ses opinions ou activités politiques, syndicales ou religieuses d où l aménagement du principe. L agent, ayant lui-même sollicité ces autorisations, donne son accord implicite pour que les pièces justificatives soient temporairement portées à son dossier. Ces documents ne doivent cependant en aucun cas nuire à la carrière de l agent ou être pris en compte à l occasion d une sanction disciplinaire. La jurisprudence a également reconnue à l agent le droit d obtenir le retrait des pièces présentant un caractère injurieux ou diffamatoire et de nature à lui porter préjudice. CAA Nancy n 99NC02449 10 novembre 2004 3. TENUE DU DOSSIER INDIVIDUEL Le dossier individuel doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité. Article 18 de la loi n 83-634 du 13 juillet 1983 Le dossier de l agent peut être géré : sous format papier, sous forme dématérialisée. Dossier dématérialisé Service juridique 4 Le dossier individuel
Le dossier individuel peut être crée et géré, en tout ou partie, sur support électronique, soit à partir de documents établis sur support papier et numérisés, soit à partir de documents produits directement sous forme électronique. Article 2 du décret n 2011-675 du 15 juin 2011 Chaque document est classé par référence à une nomenclature cadre établie par arrêté du ministre chargé de la fonction publique (texte non publié). En cas de coexistence de supports électroniques et papiers, toute pièce versée au dossier ne peut être conservée que sur l un des deux supports, selon le mode de gestion choisi par l autorité territoriale. Les modalités de la dématérialisation doivent être fixées par décision de l autorité territoriale, après avis du comité technique, qui doit être informé des systèmes d information et procédés utilisés. La décision de l autorité territoriale doit fixer : la liste des documents et les catégories de personnels concernés, le calendrier de mise en œuvre de la dématérialisation, les règles de gestion des habilitations, le délai dans lequel le dossier électronique doit être détruit le cas échéant. L autorité territoriale doit délivrer une habilitation à chaque agent chargé de la gestion des dossiers dématérialisés, en précisant la durée ainsi que les documents et les types d opérations autorisés. Article 6 du décret n 2011-675 du 15 juin 2011 Dossier papier : règles de classement Il n existe aucune règle relative à la tenue des dossiers : en conséquence il revient à chaque service gestionnaire de déterminer les modalités de classement des dossiers individuels à mettre en œuvre. Pour les dossiers individuels gérés sur support papier, le classement peut être opéré par ordre chronologique, mais rien n interdit : de scinder le dossier en plusieurs sous-parties (carrière, congés, discipline.), de distinguer entre le corps du dossier et ses annexes, de séparer les éléments essentiels au suivi de la carrière (recrutement, notation, avancement..) et les documents à caractère temporaire (certificats médicaux, demande de congés..). Dans ce cas, les documents à caractère temporaire font l objet d une numérotation par année (circulaires ministérielles du 5 octobre 1981 et du 1 er mars 1982). L enregistrement ne concerne que les pièces permanentes du dossier. La numérotation consiste à donner aux pièces permanentes du dossier un numéro de classement afin d éviter la perte ou la subtilisation de documents lors de la consultation du dossier. Dans tous les cas, chaque document doit être numéroté par ordre d introduction dans le dossier, puis classé éventuellement dans l une de ses parties. Un bordereau listant dans l ordre chronologique la totalité des documents composant le dossier, associés chacun à un numéro de pièce peut figurer en tête du dossier. Les éléments temporaires du dossier peuvent faire l objet d une élimination périodique. Service juridique 5 Le dossier individuel
La circonstance que des pièces du dossier administratif ne soient pas classées et numérotées sans discontinuité n est pas, par elle-même, de nature à entacher d irrégularité une procédure disciplinaire, s il n est pas établi qu une pièce pouvant avoir une influence sur le cours de cette procédure aurait été soustraite du dossier avant sa communication à l intéressé. CE n 132477 12 mai 1997 Particularité du dossier médical Le dossier médical doit être divisé en deux parties en raison des règles de communication des documents administratifs à caractère médical : une partie figure au dossier individuel et comprend les documents fournis par le fonctionnaire lui-même (arrêt maladie, certificat de grossesse, conclusions administratives..), une autre partie demeure sous la garde du médecin de prévention. Lorsque cela n est pas possible, elle est classée à part. Cette partie comprend les documents établis par le médecin de prévention ou par un médecin agréé (examens, expertises.). Circulaire ministérielle du 5 octobre 1981 4. MODIFICATION DU DOSSIER INDIVIDUEL Dans certains cas, le dossier individuel de l agent peut et même doit être modifié, qu il s agisse de l effacement ou de l amnistie d une sanction disciplinaire ou de l exercice de son droit de rectification par l agent. Sanctions disciplinaires effacées ou amnistiées Il convient tout d abord de rappeler que l avertissement, sanction disciplinaire du 1 er groupe, n est pas inscrit au dossier individuel de l agent. Par ailleurs, et concernant les autres sanctions du 1 er groupe, blâme et exclusion temporaire de fonctions pour une durée maximale de 3 jours, elles doivent être effacées automatiquement du dossier individuel de l agent si au bout de trois ans de date à date aucune autre sanction disciplinaire n est intervenue sur la période. Article 89 de la loi n 84-53 du 26 janvier 1984 Pour ce qui concerne les sanctions du 2 ème et 3 ème groupe, le fonctionnaire peut, après 10 années de services effectifs à compter de la date de la sanction disciplinaire, introduire auprès de l autorité territoriale dont il relève une demande tendant à ce qu aucune trace de la sanction ne subsiste dans son dossier. Si par son comportement général, le fonctionnaire a donné toute satisfaction depuis la sanction dont il a fait l objet, il est fait droit à sa demande. L autorité territoriale statue, après avis du Conseil de discipline. Le dossier du fonctionnaire est reconstitué dans sa nouvelle composition sous le contrôle du président du Conseil de discipline. Article 31 du décret n 89-677 du 18 septembre 1989 L effacement de la sanction n a pas pour effet d en supprimer les conséquences sur la carrière de l agent. Service juridique 6 Le dossier individuel
Par ailleurs, la loi n 2002-1062 du 6 août 2002 a amnistié les sanctions disciplinaires reposant sur des faits commis avant le 17 mai 2002. L'amnistie fait disparaître le caractère répréhensible des faits mais n'efface pas les faits eux-mêmes qui peuvent motiver des décisions administratives autres que des sanctions. Si l amnistie a pour effet l effacement de la mention de la sanction au dossier de l agent, elle ne donne pas droit pour autant à réintégration ni à reconstitution de carrière. Articles 15 et 26 de la loi n 2002-1062 du 6 août 2002 Droit de rectification de l agent La loi n 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés accorde à toute personne le droit de connaître les informations contenues dans un document administratif dont les conclusions lui sont opposées. A la demande de l agent, ses observations à l égard de ces conclusions sont obligatoirement consignées en annexe du document concerné. Article 3 de la loi n 78-17 du 6 janvier 1978 L agent peut joindre toute pièce ou commentaire personnel en annexe d un document portant une appréciation sur lui ou pouvant avoir une conséquence sur son avancement ou sa carrière. Circulaire ministérielle du 5 octobre 1981 Lorsque le dossier est géré sur support électronique, l agent adresse toute demande de rectification, de retrait ou d ajout d un document à l autorité territoriale, soit lors de la consultation du dossier, soit ultérieurement. Sur sa demande, ses observations sont consignées en annexe au document concerné. Article 13 du décret n 2011-675 du 15 juin 2011 Par ailleurs, la jurisprudence a reconnu que dès lors qu un agent a été irrégulièrement sanctionné et que la sanction est annulée par le juge, l agent peut demander au juge d enjoindre à l administration de supprimer toute mention de la sanction annulée de son dossier. CE n 180495 1 octobre 1997 5. COMMUNICATION DU DOSSIER INDIVIDUEL Principe Tout agent a le droit d accéder à son dossier individuel : au titre de l accès aux documents administratifs, dans le cadre d une mesure prise en considération de la personne, au titre des garanties disciplinaires. Ce principe du droit d accès au dossier individuel est antérieur à la loi n 83-634 du 13 juillet 1983 et constitue l une des garanties essentielles du fonctionnaire en cas de procédure disciplinaire et, plus généralement, de toute mesure prise en considération de la personne. Le droit à communication ne s applique qu à des documents achevés. Il ne concerne pas les documents préparatoires à une décision administrative en cours d élaboration. Service juridique 7 Le dossier individuel
Droit d accès au titre de l accès aux documents administratifs La communication du dossier individuel obéit aux règles de communication des documents administratifs à caractère nominatif. Elle est ainsi subordonnée à une demande écrite, qui n a pas à être motivée, adressée à l autorité hiérarchique qui transmet au service compétent. La demande de communication peut porter sur tout ou partie du dossier individuel. Le droit à communication peut être exercé à tout moment, et de manière répétée. Les demandes abusives pourront être rejetées en l absence de tout nouveau document versé au dossier, sous le contrôle du juge administratif. La communication du dossier individuel s effectue selon les modalités prévues pour tout document administratif : consultation sur place ou envoi de photocopies aux frais de l agent, communication à l intéressé ou à son mandataire. Il convient néanmoins de noter que le bulletin n 2 du casier judiciaire, qui est délivré aux seules administrations, peut être consulté mais pas reproduit. Par ailleurs, depuis la loi du 4 mars 2002, les documents médicaux concernant un agent peuvent lui être communiqués, selon son choix, soit directement, soit par l intermédiaire d un médecin qu il désigne. Articles L 1111-2 et L 1111-7 du Code de la santé publique Les agents dont le dossier est géré sur support électronique doivent être informés des modalités pratiques d exercice de leur droit concernant le traitement des données de leur dossier. Les coordonnées de l autorité administrative ou territoriale auprès de laquelle ils peuvent exercer leurs droits d accès et de rectification doivent leur être communiquées. Article 11 du décret n 2011-675 du 15 juin 2011 En cas de coexistence d un support électronique avec un support papier, la demande d accès et de rectification est valable pour l ensemble du dossier, quel qu en soit le support. La consultation du dossier électronique a lieu par affichage sur écran des documents. Un sommaire doit être établi pour en faciliter la consultation. Article 12 du décret n 2011-675 du 15 juin 2011 A sa demande, l agent peut obtenir une copie de tout ou partie des éléments de son dossier électronique : soit par transmission des documents à son adresse électronique professionnelle ou par remise d un support numérique, soit par remise d une copie papier conforme à l original. Article 14 du décret n 2011-675 du 15 juin 2011 Droit d accès au titre d une mesure prise en considération de la personne Pour toute mesure prise en considération de la personne, l agent doit être mis à même d obtenir communication de son dossier individuel. Article 65 de la loi du 22 avril 1905 Service juridique 8 Le dossier individuel
Entrent dans la catégorie des décisions prises en considération de la personne : le licenciement pour inaptitude physique, la fin de détachement sur emploi fonctionnel, la décision mettant fin au détachement par anticipation, la décision de non renouvellement du détachement, la mutation,. En dehors de la problématique particulière de la procédure disciplinaire, les modalités de communication du dossier individuel ne sont pas précisées. Droit d accès au titre des garanties disciplinaires Le fonctionnaire à l'encontre duquel une procédure disciplinaire est engagée a droit à la communication de l'intégralité de son dossier individuel et de tous les documents annexes et à l'assistance de défenseurs de son choix. L'administration doit informer le fonctionnaire de son droit à communication du dossier. Article 19 de la loi n 83-634 du 13 juillet 1983 La collectivité doit informer l agent de son droit à communication et lui en préciser les modalités pratiques d exercice (endroit, dates, heures..). Cependant, elle n est pas tenue de communiquer spontanément le dossier : l agent doit en faire la demande. CAA Nancy - n 98NC02555-19 décembre 2002 La communication doit porter sur l intégralité du dossier et sur tous les documents annexes relatifs aux faits qui ont provoqué l ouverture de la procédure disciplinaire. En effet, le juge administratif sanctionne l absence de communication de documents en rapport avec la procédure disciplinaire. CE - Quesnel - 13 juillet 1963 Afin de prévenir toute contestation, il peut être envisagé de faire émarger aux agents la liste des pièces communiquées. Le droit à communication est exercé par l agent lui-même ou par ses défenseurs. CE Marcoulet 30 octobre 1959 L agent doit disposer d un délai suffisant pour prendre connaissance de son dossier. Ce délai doit être modulé en fonction de la particularité de chaque cas : complexité du dossier, lieu de résidence de l agent. Le juge administratif sanctionne les délais trop brefs laissés aux agents pour consulter leur dossier individuel et préparer leur défense. CE n 110472 du 27 février 1995 CAA Nantes n 98NT00622 19 avril 2001 CAA Paris n 98PA01178 11 décembre 2002 Le droit à communication se double d un droit à copie, aux frais de l agent, dans les mêmes conditions que pour les documents administratifs. Service juridique 9 Le dossier individuel
Par ailleurs, une mesure de suspension, puisqu elle n a pas le caractère de sanction disciplinaire, n a pas à être précédée de la communication du dossier de l agent. Cas particulier de l abandon de poste Un agent est en situation d abandon de poste lorsqu il s absente de manière injustifiée de son travail et ne remplit plus ses obligations de service alors qu il a été valablement mis en demeure de reprendre son service sous peine d être radié des cadres. Le juge considère que l agent en situation d abandon de poste se met de lui-même hors du champ du statut et par voie de conséquence de ses garanties statutaires. Ainsi, la radiation des cadres pour abandon de poste peut être prononcée sans respect des droits de la défense et donc du droit à communication du dossier individuel. Refus de communication et recours Le refus de communication du dossier individuel n emporte pas les mêmes effets et n ouvre pas les mêmes possibilités de recours selon le cas auquel il se rapporte. Dans le cadre des règles d accès aux documents administratifs, tout refus de communication doit être notifié par décision écrite motivée. Article 7 de la loi n 78-753 du 17 juillet 1978 Le silence gardé pendant plus d un mois vaut rejet de la demande. En cas de refus de communication, explicite ou tacite, l agent peut saisir la Commission d accès aux documents administratifs (CADA) et, au terme de la procédure, s il n a toujours pas obtenu satisfaction, déposer un recours devant le tribunal administratif. La saisine de la CADA est un préalable obligatoire au recours contentieux. Dans le cadre d une procédure disciplinaire ou d une mesure prise en considération de la personne, l absence ou la communication irrégulière du dossier (délais trop brefs, communication incomplète..) constituent des vices de forme susceptibles d entraîner l annulation de la sanction ou de la mesure en cas de recours contentieux. Cependant, ce vice de forme ne peut être soulevé qu à l appui d un recours contentieux dirigé contre la décision elle-même. En effet, la communication du dossier individuel n est qu une mesure préparatoire à la décision, non détachable de la procédure disciplinaire, et le refus de communication ne peut être attaqué directement par un recours pour excès de pouvoir. CE n 29738 27 janvier 1982 Par ailleurs, le refus de communication n est pas un moyen d ordre public : cela signifie qu il ne peut être soulevé d office par le juge. Il ne peut l être que par l une des parties et ne peut être invoqué pour la première fois en appel. CE n 60721 23 avril 1965 Communication aux tiers «-Ne sont communicables qu'à l'intéressé les documents administratifs : -dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, au secret médical et au secret en matière commerciale et industrielle ; Service juridique 10 Le dossier individuel
-portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable ; -faisant apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice». Article 6 II de la loi n 78-753 du 17 juillet 1978 Dans certains cas, la communication aux tiers d éléments tirés du dossier individuel de l agent est possible, dérogeant à l article 6 II de la loi n 78-753. Ces cas de communications aux tiers sont limités. Ils concernent notamment : les agents gestionnaires des dossiers individuels : par nécessité ces agents ont accès aux dossiers mais ils sont tenus au secret professionnel, les membres de la commission administrative paritaire, les membres du Conseil de discipline, l élu en charge du personnel par délégation du maire, et uniquement lui, En cas de doute sur la communicabilité d un document, l autorité territoriale peut saisir la : Commission d accès aux documents administratifs (CADA) 35 rue Saint-Dominique 75 700 PARIS 07 SP Tel : 01 42 75 79 99 Fax : 01 42 75 80 70 cada@cada.fr Par ailleurs, des fiches thématiques sont disponibles sur le site internet : http://www.cada.fr 6. MOBILITE ET DOSSIER INDIVIDUEL Le dossier individuel est un outil de gestion administrative de la carrière de l agent puisqu il rassemble l ensemble des étapes de celle-ci. Dès lors, et en application du principe de la carrière unique, le dossier de l agent l accompagnera tout au long de sa carrière, y compris en cas de mobilité. Pour les agents non titulaires, et à défaut de dispositions prévoyant la transmission entre employeurs publics, un nouveau dossier sera créé en cas de changement d autorité territoriale. Mutation «Il est tenu pour chaque agent soumis aux dispositions du présent titre [emplois permanents à temps complet] un dossier individuel qui doit contenir toutes les pièces qui intéressent sa situation administrative. Ces pièces sont enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité. Le dossier suit l'intéressé lorsque celui-ci prend un emploi dans une autre commune». Article R 411-1 du Code des communes Ainsi, en cas de mutation, le dossier de l agent fonctionnaire doit être transmis dans son intégralité à la collectivité d accueil par la collectivité d origine. Cette obligation de transmission découle du principe de la carrière unique : l agent n a qu une seule carrière et donc qu un seul dossier individuel qui le suivra en cas de changement d employeur. Service juridique 11 Le dossier individuel
Aucune disposition légale n impose à l administration d origine de conserver une copie du dossier transmis. Cependant, à titre de précaution rien n empêche la collectivité de le faire, même si, en tout état de cause, les décisions importantes ont pris la forme d arrêté et subsistent donc dans le registre des arrêtés pris par l autorité territoriale. En cas de changement d'affectation de l'intéressé plaçant celui-ci en dehors de la compétence du centre de gestion, le dossier individuel est transmis soit au nouveau centre de gestion compétent, soit, à défaut d'affiliation à un centre, à l'autorité territoriale de la nouvelle affectation. Article 41 du décret n 85-643 du 26 juin 1985 Détachement Pendant une période de détachement, l agent continue d avancer d échelon dans sa carrière d origine. A ce titre, la collectivité d origine conserve le dossier individuel de l agent. La collectivité ou administration d accueil constituera un dossier pendant la durée du détachement. Lorsque le détachement est suivi d une intégration, la collectivité d origine transmet le dossier à la collectivité ou administration d accueil. En revanche, si au terme ou en cours de détachement l agent réintègre sa collectivité d origine, il revient à la collectivité ou administration d accueil de transmettre à la collectivité d origine les éléments du dossier constitué pendant la période de détachement. Intégration directe En cas d intégration directe, il convient de faire suivre le dossier individuel de l agent. Disponibilité L agent placé en disponibilité, quelque soit la nature de cette dernière, continue d appartenir aux effectifs de la collectivité. A ce titre, son dossier doit être conservé. Mise à disposition Là encore, l agent mis à disposition continue de faire partie des effectifs de sa collectivité. Son dossier individuel est donc conservé par sa collectivité d origine. Admission à la retraite, démission ou décès, Le dossier est conservé par la collectivité puis archivé (voir partie sur la conservation du dossier). L agent retraité converse le droit d accès à son dossier administratif et la possibilité d en demander copie. Particularité du dossier dématérialisé En cas de mobilité de l agent, le dossier sur support électronique reste géré par l autorité territoriale d origine. Cependant, lorsque le lien statutaire avec celle-ci est rompu, le dossier sur Service juridique 12 Le dossier individuel
support électronique est transféré à l autorité territoriale d accueil. Lorsque cette dernière ne gère pas le dossier individuel de ses agents sous forme électronique, l autorité territoriale d origine est tenue de créer sur support papier une copie conforme du dossier individuel électronique de l agent concerné et de la transmettre à l autorité territoriale d accueil. Le dossier électronique est détruit dans le délai fixé par la décision de l autorité territoriale. Article 8 du décret n 2011-675 du 15 juin 2011 7. CONSERVATION ET ARCHIVAGE DU DOSSIER INDIVIDUEL Les collectivités ne sont pas tenues de conserver les documents à caractère purement temporaire, dès lors que ceux-ci ne présentent plus d intérêt pour la situation administrative de l agent concerné. Sous réserve qu ils fassent l objet d un classement et d une numérotation séparée dans le dossier individuel, ils peuvent être versés aux archives ou éliminés selon le cas. Circulaire ministérielle du 5 octobre 1981 Au terme de sa durée d utilité administrative, le dossier géré sur support électronique fait l objet d un archivage dans un service public d archives au titre des archives définitives ou est éliminé sous le contrôle scientifique et technique de l Etat sur les archives. Article 10 du décret n 2011-675 du 15 juin 2011 La conservation du dossier est une obligation pour l administration soumise à des règles d archivage et de délai de conservation. Ces documents une fois archivés, seront communicables dans les conditions prévues par le Code du patrimoine. D une manière générale, l obligation de conservation du dossier individuel est déterminée en fonction de sa durée d utilité administrative. Pour plus de détails sur cette problématique, vous pouvez : consulter l instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 relative au tri et à la conservation des archives produites par les services communs à l ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales : http://www.circulaires.gouv.fr/pdf/2009/09/cir_29574.pdf prendre attache avec le service Archives du Centre de gestion (site internet : accès adhérent/services/archives pour plus de renseignements). Service juridique 13 Le dossier individuel