Des risques en forte croissance

Des risques en forte croissance Dans le cadre d une informatique maîtrisée, la sauvegarde de vos données doit reposer sur une stratégie préventive et vitale à votre activité professionnelle. Cette note a 4 objectifs : - Prendre conscience des risques inhérents à une sauvegarde défaillante - Comprendre les différents niveaux de sauvegarde - Les systèmes à proscrire - Présenter une stratégie de sauvegarde cohérente L ordinateur est aujourd hui un outil incontournable à toute activité professionnelle et la constante évolution de l environnement technologique lui confère des fonctions vitales. Une défaillance de machine, une perte ou altération des données, l attaque d un virus peuvent provoquer un véritable séisme au sein de l entreprise. Plus l entreprise possède un haut niveau d équipement, plus elle est à la merci de la technologie donc plus elle est vulnérable. Les traditionnels risques (vol, vandalisme, incendie, inondation) sont des risques à ne pas négliger puisque malheureusement fréquents. Pour toutes ces raisons, aucun système, aucune organisation n est infaillible mais il existe une parade sûre et efficace à presque 100% : une stratégie de sauvegarde. Nous profitons de cette note pour tordre le cou à une idée reçue : Les clauses prévues dans les principaux contrats d assurance pour «frais de reconstitution des médias et archives» ne vous garantissent aucunement une indemnisation à la hauteur du préjudice subi. En effet, très souvent ces frais sont plafonnés et sont destinés à la remise en service des machines. Mais il est important de préciser qu ils ne couvrent que la période allant de la dernière sauvegarde à la date du sinistre (qui ne doit pas dépasser 2 à 5 jours en fonction des contrats). Quelles préventions, pour quels risques? Il convient à chaque entreprise de déterminer son niveau de sécurité en fonction de ses exigences. L arrêt d exploitation d une application monoposte mono produit n a pas les mêmes conséquences que l interruption de services d un serveur 10 postes qui centralise l intégralité du système d information de l entreprise. Quels sont ces incidents? La panne électrique Câble tiré accidentellement, panne d électricité ou variation électrique trop importante, peuvent entraîner l arrêt du système informatique. Cet incident provoque un arrêt brutal sans possibilité d enregistrer les données. Cette défaillance peut être prévenue par l adjonction d un onduleur. Il existe sur le marché, une gamme étendue d onduleurs. Il convient de choisir un onduleur adapté à l ordinateur à protéger en sachant qu il doit répondre à 2 exigences : - Fonction de lissage de la tension électrique pour éviter les variations de tension et les micro-coupures - Fonction de batterie de secours en cas de panne pendant une durée de 15 à 30 minutes. - Temps nécessaire à la détection de la panne et à l arrêt normal des services. Le modèle d onduleur adapté à votre besoin est à étudier avec votre revendeur informatique en fonction des caractéristiques électriques de votre ordinateur. Il est à noter qu un onduleur possède des batteries dont la durée de vie est limitée (de 1 à 3 ans), il convient d en vérifier périodiquement l opérationnalité. La panne «logicielle» Le logiciel quitte anormalement ou l application se fige. Dans cette perspective, l enregistrement des données n a pu être que partiel et il est possible que ces données soient endommagées. Une telle anomalie peut obliger la restauration de la dernière sauvegarde. Réf. : 0371-09/05/2006-1/6

La panne d un disque dur Le disque dur est un support magnétique doté d une mécanique. Il peut subir 2 type d altération : La panne mécanique Le disque dur est hors d usage. Deux parades sont envisageables : - La parade préventive. Il est possible d équiper l ordinateur d un système RAID. Cette technologie permet d écrire la même information sur plusieurs disques. Ainsi, la défaillance d un disque n empêche pas l opérationnalité du système. En fonction de son niveau d exigence, on choisit un système RAID adapté (RAID 1, RAID 5, RAID 5 avec disque de secours). - La parade curative. Il suffit de changer le disque défaillant et de restaurer la dernière sauvegarde. Ce système suppose que l on tolère un délai d inactivité (temps nécessaire à la réparation et à la restauration), plus ou moins important en fonction des termes du contrat de maintenance «matériel». La panne logique Les données sont enregistrées sur un disque dur qui est un support magnétique altérable et fragile. Il est fréquent qu une piste ou un secteur du disque dur s altère. Des outils intégrés aux systèmes d exploitation permettent de détecter/réparer ces anomalies mais les conséquences peuvent être catastrophiques. Le fichier contenant les données devient inexploitable. L anomalie peut ne pas être détectée immédiatement ; c est un risque majeur. En effet, il est possible qu une infime partie des données soit endommagée : 1 octet sur 100 millions peut suffire à rendre l application inexploitable et le risque est de ne s en rendre compte qu à la sollicitation de cet octet (soit plusieurs jours après l existence de cette anomalie). Dans ce scénario catastrophe, il existe certains outils de manipulation de données qui peuvent permettre, dans certains cas, de reconstruire les octets perdus. Mais cette démarche est toujours aléatoire et risquée. La seule parade est donc de recourir à des sauvegardes multiples qui permettent de remonter le temps à rebours, à 1 jour, 2 jours, 1 semaine, 2 semaines, 1 mois.) et ce, jusqu à retrouver de manière empirique une situation stable. L attaque d un virus Les conséquences et remèdes contre l attaque d un virus sont les mêmes que ceux décrits en cas de panne de disque dur avec la nécessité de désinfecter avant restauration. Vol, vandalisme, inondation, incendie Les conséquences et remèdes contre ces points sont les mêmes que ceux décrits en cas de panne de disque dur. De plus, il est peut-être nécessaire, dans ce cas, de faire appel à des sauvegardes qui auraient été stockées en dehors de l entreprise. Fausse manipulation Une fausse manipulation nécessite impérativement de repartir de la dernière sauvegarde que l on souhaitera la moins ancienne possible. Comprendre les différents niveaux de sauvegarde L enregistrement des données L enregistrement des données consiste à enregistrer le travail en cours. Cette fonction est complètement prise en charge par LSC automatiquement. - en mono-poste : lorsque vous quittez LSC - en multi-postes : lorsque vous quittez le serveur ou avec le logiciel 4D backup La sauvegarde des données La sauvegarde des données consiste à effectuer des copies conformes aux fichiers enregistrés. En cas de défaillance, on utilise ces copies pour restaurer un état des données conforme à l original. La sauvegarde doit permettre une reprise d activité normale après restauration des données. La sauvegarde a une durée de vie limitée et est écrasée périodiquement par une nouvelle sauvegarde. L archive L archive est une copie complète des données et des applicatifs permettant d accéder aux données. L archive doit pouvoir être exploitée dans le temps et doit être effectuée sur un support inaltérable dans le temps. Contrairement à la sauvegarde qui doit permettre une reprise d activité, l archive est utilisée en consultation uniquement et doit répondre à des problématiques de type : «quelle était la situation, il y a 2 ans?» Réf. : 0371-09/05/2006-2/6

Les systèmes à proscrire Ces systèmes de sauvegarde sont déconseillés dans le cadre d une activité professionnelle. Ils n apportent pas de garantie suffisante et sont inadaptés. Sauvegarde sur disquettes Le support disquette est peu fiable et altérable dans le temps. Son volume est limité. Et inadapté aux volumes à traiter. Le temps nécessaire pour sauvegarder 100 Mo (taille d un petit fichier de données) est excessif (environ 100 disquettes) et rend le système inutilisable. Sauvegarde sur un autre ordinateur (ou sur un autre disque externe) Ce système est rapide mais ne répond pas à plusieurs impératifs : pas de multiplicité des sauvegardes et pas de délocalisation de sauvegarde. Il ne peut constituer qu un système d appoint ou de complément à une véritable sauvegarde. Sauvegarde via Internet La sauvegarde sur Internet travaille de manière incrémentale en ne sauvegardant que les modifications. Cette technique est inapplicable à LSC car pratiquement toutes les informations sont enregistrées dans un fichier unique : le fichier des données. En conséquence, ce fichier est modifié tous les jours et une sauvegarde nécessite la copie de l intégralité du fichier. Pour un fichier de 500 Mo (hors courriers et photos), il faudrait entre 5 et 20 heures en haut débit (ADSL) pour sauvegarder et autant de temps pour restaurer! Les volumes et l impossibilité d effectuer des sauvegardes incrémentales excluent ce système. Une bonne stratégie de sauvegarde Compte tenu des risques évoqués, une sauvegarde doit impérativement - Etre fréquente : quotidienne ou bi-quotidienne - Etre redondante : il est impératif d avoir une multiplicité des supports de sauvegarde et certains supports doivent être stockés en dehors de l entreprise - Etre sécurisée : il est indispensable d utiliser un logiciel de sauvegarde qui automatise et surtout s assure que la sauvegarde est conforme à l original. Ce point est essentiel et trop fréquemment l utilisateur est confronté à des sauvegardes vides ou à des supports endommagés, celui-ci ayant pourtant consciencieusement et quotidiennement réalisé sa sauvegarde manuelle. - Etre intelligente. Et, heureusement, l intelligence ne peut-être que le résultat de l intervention humaine. C est pourquoi, nous vous conseillons - de tenir un cahier des sauvegardes (détaillé page 7) - d effectuer périodiquement, et au moins 1 fois par trimestre, des essais de restauration de sauvegarde pour vous assurer que l architecture mise en place est efficace. 4D Backup, un complément nécessaire en multi-postes! 4D Backup est le logiciel fourni en standard dans les applications Crypto multipostes. Il est important de préciser que 4D Backup n est pas un logiciel de sauvegarde contrairement à l idée faussement reçue. 4D Backup permet de réaliser une copie des données sans quitter l application ServeurCrypto. 4D Backup effectue simplement une copie des données sous la forme d un fichier BACKUP (extension.4bk) C est ce fichier BACKUP que vous devez sauvegarder. En effet, la sauvegarde de vos données, serveur lancé, serait inexploitable. Mettre en place une sauvegarde ne se borne pas à paramétrer 4D Backup, il vous faut, une fois ce paramétrage effectué, mettre en place une stratégie de sauvegarde ayant pour but de dupliquer ce fichier. Quel matériel choisir? Il convient de choisir un support adapté à ses volumes. Un support doit permettre de contenir l intégralité des données. L estimation des volumes n est pas simple car elle dépend essentiellement des données non quantifiables (nombre de courriers x poids moyen de chaque courrier, nombre de photos x poids moyen des photos, de la taille des données applicatives (chiffrable avec une règle de calcul). Il convient de faire une estimation des volumes à 3 ans et de prévoir une taille double à l estimation réalisée. En fonction du calcul, vous estimerez une taille appropriée. En fonction de cette taille, il existe différents supports : - ZIP : 100 Mo, 250 Mo, 750 Mo - DAT : 4 Go, 8 Go, 12 Go et 24 Go - CD ré-inscripible, DVD/ram Réf. : 0371-09/05/2006-3/6

- Streamer : 60 Go à 120 Go - Peerless : 20 Go - DLT, LTO, SDLT, etc. En fonction du volume, les coûts d un système de sauvegarde varient grandement. Lorsque vous calculerez le coût de votre système de sauvegarde, incluez toujours : - le coût du périphérique de sauvegarde - le coût des supports. En effet, une bonne stratégie de sauvegarde s appuie sur un minimum de 11 supports (à renouveler périodiquement) - coût du logiciel de sauvegarde. Il n est pas possible de préconiser le système optimum adapté à tous les cas de figure. Ce point est à déterminer en relation avec votre revendeur informatique en fonction de vos besoins et de vos particularités. Voici simplement quelques exemples utilisés chez nos clients (liste non exhaustive) - Matériel : ZIP 250 Mo, ZIP 750 Mo, DAT 12 à 24 Mo - Logiciels sur mac : Retrospect, Tribackup - Logiciels sur PC : StepBackup, BackupRetriever, Arcserve PS : Si vous devez transmettre à Crypto, une sauvegarde ou une archive, sachez que nous n acceptons que certains supports standards : ZIP 100, 250, 750, CDRom ou DVD Il n est cependant pas indispensable que votre système soit compatible avec nos équipements ; En revanche, il est peut-être utile de vous équiper d un graveur CDRom ou DVD pour permettre un éventuel échange sur un support normalisé. Que faut-il sauvegarder? En configuration mono-poste Les seuls fichiers qu il est nécessaire de sauvegarder sont le fichier de données (nommé «*.4dd» sur PC et «*.data» sur Mac) et le fichier de ressources (.4DR). En effet, les autres éléments contenus dans le dossier (outre les documents personnels que vous auriez pu y mettre), sont des fichiers facilement ré-importables à partir du CD La Solution Crypto. En configuration multi-postes Comme nous l avons vu précédemment, La Solution Crypto dans sa version multiposte dispose du logiciel 4D Backup, permettant de faire une copie du fichier de données sans quitter l application. Vous obtenez un fichier 4D Backup par jour. Le nombre d archives à conserver est programmable. Par défaut, la rotation est prévue sur 3 jeux ce qui signifie que le 4 ème fichier effacera le 1 er. Le dossier des fichiers archivés se nomme SAUVCRYPTO. C est ce dossier que vous devez sauvegarder. De plus, si l option d archivage des événements est activée sur La Solution Crypto, vous devez également sauvegarder le dossier ARCHIVES. Pour plus de simplicité, vous pouvez allouer un segment complet de votre disque dur au dossier SAUVCRYPTO et au dossier ARCHIVES. Ainsi, vous paramétrez votre sauvegarde sur toute cette partie du disque. Pour le paramétrage de 4DBackup, nous vous conseillons de contacter notre service hot-line ou de vous reporter à la documentation correspondante. De plus, vous devez paramétrer La Solution Crypto de manière à interrompre tous les traitements durant la période de Backup et durant votre sauvegarde. Ce paramètre est à définir au niveau de l onglet «Internet et Fax» des paramètres de l application Quand, où, comment sauvegarder? Pour optimiser la sécurité de votre dispositif informatique, il convient de définir le nombre de supports de sauvegarde à utiliser, la fréquence et l endroit de conservation de ces sauvegardes. Nous proposons l organisation suivante. Réf. : 0371-09/05/2006-4/6

Nom du support Périodicité Lieu de stockage Lundi Tous les lundis Dans l entreprise Mardi Tous les mardis Dans l entreprise Mercredi Tous les mercredis Dans l entreprise Jeudi Tous les jeudis Dans l entreprise Semaine Tous les vendredis En dehors de l entreprise Lieu 1 Mois A Mois B Mois C ARCHIVE Vendredi chaque fin du premier mois de chaque trimestre Vendredi chaque fin du second mois de chaque trimestre Vendredi chaque fin du troisième mois de chaque trimestre UNIQUE A conserver 10 ans En dehors de l entreprise Lieu 2 En dehors de l entreprise Lieu 2 En dehors de l entreprise Lieu 2 Dans l entreprise et en dehors de l entreprise ARCHIVES n est pas à proprement parler une Sauvegarde mais une archive. C est à dire qu il vous faut pouvoir relire ce fichier de n importe quel ordinateur avec uniquement votre support. Nous conseillons donc d y intégrer les éléments suivants : - Votre fichier de données (fichier «*.4dd» sur PC et «*.data» sur Mac) et son fichier de ressources (.4 DR) - L installeur de LSC monoposte (disponible sur le CD ROM d installation ou de mise à jour) - Les éventuels dossiers «ARCHIVES» d événements Si vous disposez d un DAT nécessitant un logiciel spécifique pour l extraction des données, nous vous conseillons de réaliser vos archives sur un autre type de support (exemple, un CDROM ou DVD). En effet, il est peu probable que le poste que vous aurez pour consulter vos archives soit pourvu du même lecteur DAT et du même logiciel de sauvegarde que votre serveur Cette méthodologie impose un minimum de 11 supports différents pour conserver 3 mois de sauvegarde : - 4 du lundi à jeudi - 4 pour les vendredis - 3 pour les derniers vendredis du mois La logistique à prévoir Vous êtes équipé du périphérique adapté, du logiciel et des 11 supports amovibles. Il convient de : - Programmer le logiciel de sauvegarde en fonction de la stratégie retenue et éventuellement de formater les différents supports. - Préparer un cahier des sauvegardes qui permettra de répertorier pour chaque jour : Nom du support utilisé - Etat de la sauvegarde : complète, partielle ou non effectuée - Vos commentaires Malgré toutes les précautions prises, il est habituel qu un grain de sable enraye la mécanique et lorsqu il sera nécessaire de restaurer une sauvegarde, vous apprécierez l efficacité d un «document historique» précis. - Désigner un «responsable» des sauvegardes. La sauvegarde est vitale et aucune ambiguïté ne doit être possible sur son rôle. Il doit effectuer les rotations de supports, s assurer chaque jour de la bonne fin de la sauvegarde, reporter dans le cahier les mentions nécessaires et s assurer du stockage des supports externes à l entreprise. De plus, ce responsable doit impérativement être capable de restaurer une sauvegarde en cas de besoin. Réf. : 0371-09/05/2006-5/6

Le plan rouge Afin d être certain de pouvoir récupérer vos informations en toutes circonstances, il convient de réaliser régulièrement (au minimum une fois par trimestre) des simulations de restauration de sauvegarde ou PLAN ROUGE Le but de ces simulations est de tester la validité de vos sauvegardes et votre capacité à les restaurer. Conclusion Ces quelques lignes ne doivent pas vous alarmer mais simplement vous sensibiliser au fait que la stratégie de sauvegarde est primordiale à une informatisation réussie. Bon courage. Réf. : 0371-09/05/2006-6/6