A Q U I L A Société anonyme à Directoire et Conseil de Surveillance au capital de 375. 375,- Euros Siège social : Z.I. de Courtine 135, rue A.Paquelin 84000 AVIGNON R.C.S. AVIGNON B 390 265 734 (93 B 134) SIRET : 390 265 734 000 58 -------------------- RAPPORT DU PRESIDENT DU CONSEIL DE SURVEILLANCE SUR LE FONCTIONNEMENT DU CONSEIL ET LE CONTROLE INTERNE EXERCICE CLOS LE 31 DECEMBRE 2006 Chers actionnaires, En application des dispositions de l article L.225-37, alinéa 6 du Code de commerce, j ai le plaisir de vous rendre compte, aux termes du présent rapport, des conditions de préparation et d organisation des travaux de votre Conseil de surveillance ainsi que des procédures de contrôle interne mises en place par la Société. 1. Conditions de préparation et d organisation des travaux du Conseil 1.1. Présentation du Conseil de surveillance Au 31 décembre 2006, le Conseil de surveillance était composé de cinq (5) membres : Monsieur Lucio CECCOTTI Président du Conseil de surveillance En dehors de son mandat de Président du Conseil de surveillance de la Société, Monsieur Lucio CECCOTTI est Président de la société FISECO SAS, Président de la société LUNAIMMO SAS, gérant des SCI LUCE, LURENA, LUPA. Madame Paule CECCOTTI Vice présidente du Conseil de surveillance En dehors de son mandat de Vice président du Conseil de surveillance de la Société, Madame Paule CECCOTTI est Administratrice de la société AQUIMEDIA SA et gérante de la SCI MONSER. Mademoiselle Claire JOUBERT Membre du Conseil de surveillance En dehors de son mandat de Vice président du Conseil de surveillance de la Société, Mademoiselle Claire JOUBERT est Administratrice et Président du Conseil d Administration de la société AQUIMEDIA SA. Monsieur Philippe RAMBAUD Membre du Conseil de surveillance Mademoiselle Nadia CECCOTTI Membre du Conseil de surveillance En dehors de son mandat de membre du Conseil de surveillance de la Société, Mademoiselle Nadia CECCOTTI est Administratrice de la société AQUIMEDIA SA.
Monsieur Lucio CECCOTTI, Madame Paule CECCOTTI, Mademoiselle Claire JOUBERT et Mademoiselle Nadia CECCOTTI ont été renouvelés en Assemblée générale le 17 mars 2006 pour trois (3) années consécutives. Monsieur Philippe RAMBAUD a été nommé en Assemblée générale le 21 juillet 2005 pour trois (3) années consécutives. Aucun membre du Conseil n est élu par les salariés. Il n a été procédé à la nomination d aucun censeur. 1.2. Conditions de préparation des travaux du Conseil de surveillance Le Conseil de surveillance est convoqué par le Président conformément aux statuts. Le Président organise les travaux du Conseil dont le fonctionnement n est régi par aucun règlement intérieur ou charte. Le Président veille à ce que les membres du Conseil dispose des informations nécessaires à l accomplissement de leur mission et présente les documents préparés par le Directoire. Le Président dirige les travaux du Conseil et soumet les décisions à l ordre du jour en ayant soin que chaque décision puisse faire l objet d un débat avant de passer au vote. Les débats achevés et l ordre du jour étant épuisé, le Président lève la séance. L ensemble des points susceptibles d avoir des répercussions sur la vie de la Société qu ils soient d ordre économique, financiers, stratégiques, sont abordés lors des séances du Conseil. Aucun comité spécifique n a été mis en place. 1.3. Conditions d organisation des travaux du Conseil 1.3.1. Réunions du Conseil Le Conseil de surveillance se réunit autant de fois que nécessaire à la bonne marche des affaires, les convocations étant faites conformément aux statuts. Au cours de l exercice clos le 31 décembre 2006, le Conseil s est réuni 7 fois. le 2 janvier 2006 le 27 janvier 2006 le 17 mars 2006 le 31 mai 2006 le 26 juillet 2006 le 10 novembre 2006 le 12 décembre 2006
Le Commissaire aux comptes a été convoqué aux réunions du Conseil qui ont examiné et arrêté les comptes annuels. Les réunions du Conseil ont été présidées par le Président du Conseil. - la réunion du 2 janvier 2006 portait sur les autorisations préalables et les conventions visées à l article L.225-86 et L.225-90 du Code de commerce. - la réunion du 27 janvier 2006, portait sur l examen des comptes annuels arrêtés par le Directoire, et le renouvellement du mandat des membres du Directoire. - la réunion du 17 mars, à l issue de l Assemblée générale mixte, portait sur la constitution du bureau du Conseil de surveillance et la répartition des jetons de présence - la réunion du 31 mai 2006 portait sur le rapport du Directoire pour le 1 er trimestre 2006 et l attribution de primes exceptionnelles aux membres du Directoire. - la réunion du 26 juillet 2006 portait sur le rapport du Directoire pour le 2 ème trimestre 2006, la répartition des jetons de présence et l autorisation d une convention visée à l article L.225-86 du Code de commerce. - La réunion du 10 novembre 2006 portait sur le rapport du Directoire pour le 3 ème trimestre 2006. - La réunion du 12 décembre 2006 portait sur : Présentation des résultats approchés au 31 décembre 2006 ; Présentation du budget 2007 ; Présentation des premières impressions sur l activité de l exercice 2006 par le Président du Directoire ; Discussion sur le mode de Direction à adopter pour la Société, renforcement du Conseil de Surveillance ; Avenir d AQUIMEDIA ; Autorisations préalables de conventions réglementées ; Rémunération des membres du Directoire ; Jetons de présence. 1.3.2. Procès-verbaux des réunions du Conseil Les procès-verbaux des réunions du Conseil s ont établis à l issue de chaque réunion et communiqués dans les meilleurs délais à tous les membres du Conseil. Ils sont retranscrits dans le registre de la Société après signature par le Président et les membres du Conseil de surveillance présents.
2. Procédures de contrôle interne 2.1. Objectifs du contrôle interne Le système de contrôle interne est destiné à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs suivants : - réalisation des opérations de la Société, dans le respect des orientations et des politiques définies par le Conseil d administration et la direction de la Société ; - fiabilité et sincérité des informations comptables, financières et de gestion de la Société communiquées en interne ou en externe ; - conformité des activités de la Société avec les lois et règlements qui lui sont applicables. Un ensemble de règles d organisation, de procédures et de dispositifs ou d organes d évaluation et de contrôle contribuent au contrôle interne de la Société. L'un des objectifs du contrôle interne est de prévenir et maîtriser les risques résultant de l'activité de l'entreprise et les risques d'erreur ou de fraude, en particulier dans les domaines comptables et financiers. Comme tout système, il ne peut cependant garantir que ces risques sont totalement éliminés. Les risques liés aux activités et au secteur industriel de la Société sont décrits dans le Document de base déposé par la Société auprès de l AMF dans le cadre de l admission de ses titres sur le marché Alternext le 19 mai 2006. 2.2. Organisation générale des procédures de contrôle interne L activité de notre Société consiste à avoir des prescripteurs (télésurveilleurs, installateurs, grands comptes), qui ont des sites équipés d un système d alarme et des besoins de levées de doutes physiques (interventions, rondes, gardiennage). Le prescripteur nous confie des sites à prendre en compte que nous confions à une société d intervention, membre de notre réseau, présente sur le secteur. Les procédures de contrôle interne s inscrivent dans le cadre général de la politique définie par le Directoire et sont mises en oeuvre sous la responsabilité directe des différents services de notre Société : - Pôle développement, en charge de la politique de commercialisation et des relations clients (prescripteurs, grands comptes, abonnés individuels directs) - Pôle relation réseau, composé d Experts Qualités, en charge de la sélection et de la certification du réseau de sous-traitants (sociétés d intervention) - Pôle Administration et Ressources, comprenant o l Administration, fonction support et transversale, qui regroupe à la fois la mise en œuvre des procédures, la vérification de leur application rigoureuse ainsi que la réalisation régulière et rapprochée d indicateurs de qualité, y compris sur le plan de l outil informatique et du recouvrement. Le Secrétariat général est en charge de ces fonctions ; o les Ressources qui regroupent la comptabilité, la facturation, le contrôle des achats et les ressources humaines.
Pour la conduite de ses opérations, la Société s est dotée d un système d information développé par un prestataire informatique (DIGIFRANCE) sur la base d un cahier des charges définit par AQUILA, qui est propriétaire du code source du logiciel. L organisation des contrôles, outre l intervention du Commissaire aux comptes sur les comptes annuels, repose essentiellement sur le contrôle des opérations par la hiérarchie (Secrétariat Général et Président du Directoire). La Société couvre les risques inhérents à son exploitation et à ses opérations par des assurances spécifiques, avec des niveaux de garantie et de capitaux suffisants pour assumer les risques identifiés dans le cadre de son exploitation. Dans le cadre de l évolution des activités, ces garanties sont régulièrement analysées et adaptées en fonction des besoins. Le suivi juridique d AQUILA est assuré par des cabinets d avocats spécialisés (droit des sociétés et droit du travail). Au quotidien, le Secrétariat Général assure la centralisation et le suivi des litiges afin de les traiter le plus possible en amont et limiter les risques de contentieux. 2.3. Organisation du contrôle interne comptable et financier 2.3.1. Procédures comptables Les procédures de contrôle interne mises en place par la Société et destinées à contrôler les activités visent à garantir que les actes de gestion et opérations d AQUILA, ainsi que les comportements des personnels, s inscrivent dans le cadre des orientations données aux activités de la Société par son Directoire. Elles portent sur les principaux cycles composants l activité (procédure ventes, achats, paye, trésorerie). Le responsable du service comptable est rattaché directement au Président du Directoire et au Secrétaire Général. Il coordonne et supervise l organisation de son service comptable et contrôle la tenue régulière de la comptabilité. Le service comptable assure également la gestion de la paye et de la trésorerie de la Société. Le logiciel comptable utilisé est logiciel standard du marché pour la comptabilité et la paye, et des sauvegardes journalières sont réalisées. Pour la facturation, le contrôle des achats, la base client et la gestion des intervenants, AQUILA utilise le logiciel spécifique développé par la société DIGIFRANCE. Les données financières de ce système sont régulièrement rapprochées de la comptabilité. Ces données sont également sauvegardées quotidiennement. Les écritures sont enregistrées par le personnel comptable, sous la supervision du responsable comptable, à partir de pièces originales, à l exception de la facturation client qui est interfacée avec le système de gestion de l activité décrit ci avant.
Les comptes sont analysés lors de l établissement du bilan et de la situation intermédiaire, et sont revus par un cabinet d experts-comptables à l occasion de l établissement des situations semestrielles et des comptes annuels. 2.3.2. Procédures de suivi de l activité Pour s assurer du respect de l exhaustivité, de la qualité et de la fiabilité des informations comptables et financière, la Société établit : - annuellement, un budget ; - mensuellement, un reporting issu de la comptabilité, et analysé par rapport au budget et au mois précédent. Ce reporting est préparé par le responsable comptable, et analysé avec le Secrétaire Général et le Président du Directoire. Ainsi, le chiffre d affaires et la marge brute par type de prestation et de client sont analysés mensuellement par la Direction de la Société. Un contrôle comptable mensuel est effectué sur les quantités de prestations achetées et les quantités vendues afin de s assurer de l exhaustivité et de la cohérence des achats et des ventes. Le risque de crédit client est suivi par l analyse périodique de la balance âgée. 2.4. Evaluation des procédures de contrôle interne La Société souhaite poursuivre et accentuer les mesures de contrôle interne au cours des exercices à venir.