La scolarité que j'entreprends Le baccalauréat professionnel GESTION ADMINISTRATION s'obtient à l'issue de 3 années en lycée professionnel en classes de SECONDE PREMIERE TERMINALE avec 22 semaines de formation en milieu professionnel Le BEP Métiers des Services Administratifs s'obtient par CERTIFICATION En enseignement professionnel, la certification se réalise à travers 2 épreuves : "EP1" Pratiques professionnelles des services administratifs Le candidat doit présenter au minimum neuf activités professionnelles distinctes, soit trois activités professionnelles à dominante technique, trois activités professionnelles à dominante organisationnelle et 3 activités professionnelles à dominante relationnelle. "EP2" Culture professionnelle Le candidat doit être capable de : présenter les organisations dans lesquelles il a effectué des périodes de formation, détailler leurs caractéristiques, décrire les activités qu'il a réalisées et leurs effets Je découvre le RAP RAP signifie Référentiel des Activités Professionnelles. C'est un document qui récapitule l'ensemble des compétences que je dois acquérir pour obtenir ma certification BEP Métiers des services administratifs. Ces compétences sont classées en 3 catégories : les compétences à caractère technique les compétences à caractère organisationnel les compétences à caractère relationnel COEF 6 EP1 9 FICHES à caractère technique, organisationnel et technique COEF 6 EP2 ENTRETIEN DE CULTURE PROFESSIONNELLE portant sur des travaux réalisés en milieu professionnel 1
Les fiches relatives à l'épreuve EP1 peuvent s'appuyer sur des travaux réalisés en classe ou en milieu professionnel. Elles doivent être rédigées en nombre suffisant afin qu'un choix puisse être réalisé. Pour l'épreuve EP2, le candidat doit être capable de détailler les caractéristiques des organisations dans lesquelles il a été accueilli, de préciser les contextes professionnels, de décrire ses missions et leurs effets. L épreuve EP2 est une épreuve orale devant un jury (2 personnes : enseignants et ou professionnels). BEP métiers des services administratifs FICHE DESCRIPTIVE D ACTIVITE PROFESSIONNELLE N ÉPREUVE EP1 : PRATIQUE PROFESSIONNELLE DES SERVICES ADMINISTRATIFS - CCF Nom et prénom du candidat : Etablissement (cachet) : Académie : REIMS INTITULE DE L ACTIVITE : Indiquer ici la tâche présentée (ex. : Réaliser un tableau avec des fonctions simples) TÂCHES PRINCIPALES du RAP concernées : Tâches à caractère technique (ex : T3 : Saisie, réalisation, mise en forme de tableaux, d états chiffrés) Tâches à caractère organisationnel (ex. : Enregistrement et sauvegarde de documents) Activité administrative à caractère Organisationnel Technique Relationnel Date, période : Octobre 2012 Activité administrative réalisée en Autonomie Seul(e) En participation 1 Le contexte de réalisation de l activité Présentation succincte du contexte (organisation, service, poste de travail) Indiquez dans cette partie le nom de la société dans laquelle se déroule l activité, son adresse, son activité principale. Rédaction à la première personne Présentez le service dans lequel vous vous situez (ex. : service comptabilité) ainsi que le poste que vous occupez (stagiaire ou employé) Tout matériel Présentation du cadre de l activité (Liaisons fonctionnelles, contraintes, ressources humaines et matérielles) sauf informatique - Lors de la réalisation de l activité, avez-vous été en relation avec des personnes : de l entreprise (avec un chef de service, les salariés)? Dans ce cas, il s'agit de liaison interne extérieures à l entreprise (des clients, des fournisseurs)? Dans ce cas, il s'agit de liaison externe Précisez pour chaque type de liaison la ou les personnes concernées (fonction) - Quelles ont été les contraintes? Ce peut être des contraintes de temps (ex. : réaliser le travail en 1 heure) ou des contraintes techniques (ex. : respecter les consignes données) - De quels outils disposiez-vous (fax, télécopieur, téléphone )? - 2
Présentation de l environnement numérique et des équipements du poste de travail De quel équipement disposez-vous pour réaliser votre activité? (description du poste informatique, en réseau ou non, logiciels utilisés, Internet) 2 Les conditions de réalisation de l activité Rédaction à la première personne Présentation de l activité : Objectif(s), démarche, tâche(s), planification et données de métier (informations, consignes, chartes, règles, normes, etc.), données concernant les acteurs (en particulier pour les activités relationnelles) - Expliquez pourquoi réaliser cette activité? Dans quel but? (ex. : Établir des statistiques des ventes annuelles, obtenir une commande ) - De quelles données disposez-vous avant de commencer votre travail? (Consignes Documents divers (papiers ou numériques) Fiches outils/modes opératoires Chartes ) - Comment vous avez procédé pour effectuer votre travail - J ai. - J ai. Résultats obtenus : Productions et/ou prestations réalisées - Résultats quantitatifs et/ou qualitatifs - Qu avez-vous obtenu? Précisez à qui le travail réalisé a été utile et pourquoi il lui a été utile. Pensez à joindre à cette fiche vos productions 3 Auto-évaluation de l activité Apprentissages en termes de Compétences, de situations professionnelles rencontrées, de techniques et de savoirs mobilisés Quelles connaissances (notions étudiées en cours) avez-vous mises en œuvre? Quelles techniques (nouvelles fonctionnalités du logiciel) avez-vous utilisées? Quelles compétences avez-vous développées (se reporter aux fiches activités administratives à caractère technique, organisationnel et relationnel)? Apport(s) professionnel(s) et personnel(s) Que vous a apporté la réalisation de cette activité? Précisez les difficultés que vous avez surmontées 4 Appréciations du professeur (ou formateur) responsable de l activité IMPORTANT : Ces appréciations doivent être suffisamment détaillées pour permettre par la suite l évaluation CCF Nom, Prénom et signature du professeur (ou formateur) sous l autorité duquel l activité a été conduite. 3
ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES À CARACTÈRE TECHNIQUE T1 Rédaction de messages et de courriers professionnels simples, liés à l activité courante de la structure T1.1 Identifier l'objet, les destinataires et le contexte de communication T1.2 Rédiger le message ou le courrier adapté à la situation de communication T1.3 Contrôler la qualité syntaxique, orthographique et grammaticale du message ou courrier rédigé T2 Saisie et mise en forme des courriers, des notes, des comptes rendus T2.1 Identifier le type de document à réaliser T2.2 Sélectionner le modèle de document adapté T2.3 Saisir et mettre en forme avec dextérité T2.4 Exploiter les fonctionnalités appropriées du logiciel utilisé T2.5 Contrôler la qualité orthographique et grammaticale du document produit T2.6 Mettre en page le document produit T3 Saisie, réalisation, mise en forme de tableaux, d états chiffrés T3.1 Identifier la nature des données à traiter T3.2 Décrire la logique du traitement à mettre en œuvre T3.3 Organiser les données dans le tableau T3.4 Exploiter les fonctionnalités appropriées du logiciel T3.5 Appliquer des jeux d'essai et contrôler les résultats T4 Renseignement de formulaires T4.1 Analyser le document à renseigner T4.2 Collecter les données nécessaires T4.3 Appliquer les instructions et procédures associées au formulaire T4.4 Contrôler les données reportées T4.5 Contrôler l'envoi du formulaire en ligne T5 Production, contrôle et codification de documents T5.1 Identifier les informations nécessaires T5.2 Rechercher et extraire les données T5.3 Compléter ou générer le document à établir T5.4 Mettre à jour les données (articles, clients, fournisseurs) T5.5 Contrôler le document commercial T5.6 Contrôler la concordance entre les documents commerciaux T5.7 Appliquer une codification T6 Traitement du courrier entrant, préparation et suivi des envois T6.1 Mettre en œuvre une procédure de réception ou d expédition du courrier T6.2 Appliquer les tarifs d affranchissement T6.3 Contrôler l acheminement et la réception T6.4 Mettre en œuvre une procédure de diffusion du courrier T6.5 Exploiter un carnet d adresses et des listes de diffusion 4
ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES À CARACTÈRE ORGANISATIONNEL O1 Suivi et approvisionnement des stocks de fournitures et de consommables O1.1 Contrôler le niveau des stocks de fournitures et de consommables O1.2 Mettre en œuvre une procédure de réapprovisionnement O1.3 Réceptionner et contrôler la livraison O2 Contribution au maintien en état de fonctionnement des équipements disponibles O2.1 Veiller au bon fonctionnement des équipements disponibles O2.2 Solliciter le service de maintenance ou la personne ressource O2.3 Contrôler la remise en état des équipements O2.4 Rendre compte O3 Mise à jour et rangement des dossiers O3.1 Identifier les pièces, les documents à classer O3.2 Exploiter un schéma de circulation des documents O3.3 Appliquer une procédure de classement O3.4 Vérifier le contenu d un dossier O4 Enregistrement et sauvegarde de documents, de dossiers numériques O4.1 Organiser une arborescence des dossiers O4.2 Identifier et modifier les propriétés d enregistrement d un fichier, d un dossier O4.3 Trier les fichiers et messages électroniques et les ranger O4.4 Appliquer une procédure de sauvegarde et de restauration O.5 Gestion du courrier électronique O.5.1 Paramétrer et mettre en œuvre un logiciel de messagerie électronique O5.2 Émettre, recevoir et filtrer du courrier O5.3 Classer et filtrer les messages O5.4 Gérer le carnet d'adresses et les listes de diffusion O5.5 Respecter les consignes et procédures de sécurité O6 Repérage de la circulation d informations, de documents au sein de la structure O6.1 Caractériser la place de la structure au sein de l organisation O6.2 Repérer les acteurs, les postes de travail concernés O6.3 Identifier les informations nécessaires O6.4 Rechercher et extraire les données O6.5 Contrôler la circulation des documents 5
ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES À CARACTÈRE RELATIONNEL R1 Recueil des consignes de travail R1.1 Prendre en notes les consignes orales R1.2 Distinguer les éléments essentiels de la demande R1.3 Hiérarchiser le travail à faire selon les priorités R1.4 Reformuler les consignes et vérifier leur interprétation R2 Transmission des informations au sein de la structure R2.1 Identifier les destinataires et le contexte de la communication R2.2 Choisir les moyens de communication adaptés R2.3 Formuler les informations à transmettre R2.4 Organiser et actualiser l'information sur les supports d affichage R2.5 Vérifier l efficacité de la communication R3 Restitution au supérieur hiérarchique du travail réalisé, des problèmes rencontrés R3.1 Sélectionner les informations et documents à transmettre R3.2 Choisir le mode de communication adapté R3.3 Rendre compte R4 Diffusion de documents internes R4.1 Identifier le document R4.2 Identifier le ou les émetteurs R4.3 Identifier le (les) destinataire(s) et son (leurs) adresse(s) TR4.4 Transmettre le document par le moyen adapté R5 Accueil de visiteurs, réception d appels téléphoniques de clients, d usagers, en français [ou dans une langue étrangère] R5.1 Identifier l interlocuteur et sa demande R5.2 Adapter le message d'accueil à l'interlocuteur R5.3 Prendre en notes un message téléphonique R5.4 Respecter la charte d accueil de l organisation R5.5 Appliquer une procédure d accueil 6
ACTIVITES ADMINISTRATIVES A CARACTERE ORGANISATIONNEL Suivi et approvisionnement des stocks de fournitures et de consommables Contribution au maintien en état de fonctionnement des équipements disponibles Mise à jour et rangement des dossiers Enregistrement et sauvegarde de documents, de dossiers numériques Gestion du courrier électronique Repérage de la circulation d'informations, de documents au sein de la structure A CARACTERE TECHNIQUE Rédaction de messages et de courriers professionnels simples, liés à l'activité courante de la structure Saisie et mise en forme des courriers, des notes, des comptes rendus Saisie, réalisation, mise en forme de tableaux, d'états chiffrés Renseignement de formulaires Production, contrôle et codification de documents Traitement du courrier entrant, préparation et suivi des envois Recueil des consignes de travail Transmission des informations au sein de la structure Restitution au supérieur hiérarchique du travail réalisé, des problèmes rencontrés Diffusion de documents internes A CARACTERE RELATIONNEL Accueil de visiteurs, réception d'appels téléphoniques de clients, d'usagers, en français (ou dans une langue étrangère)