Accord créant le Sanctuaire pour les mammifères marins en Méditerranée Accordo per la costituzione del Santuario per i mammiferi marini nel Mediterraneo COP3_Doc01 Distribution le 12/03/07 français RÈGLEMENT INTÉRIEUR DE LA RÉUNION DES PARTIES À L'ACCORD RELATIF À LA CREATION EN MEDITERRANEE D'UN SANCTUAIRE POUR LES MAMMIFERES MARINS Adopté lors de la deuxième réunion des Parties le 16 septembre 2004. Article 1 : Objet Chapitre I : Objet du règlement 1. Le présent règlement met en place les divers organes et procédures nécessaires au bon fonctionnement de l'accord relatif à la création en Méditerranée d un sanctuaire pour les mammifères marins, ci-après désigné par l Accord. 2. Le règlement s applique à toutes les réunions des Parties prévues à l article 12 de l'accord et aux structures et organes décrits dans les chapitres IV et V du présent règlement. 3. Sauf disposition contraire, le règlement s'applique également à toute autre réunion organisée dans le cadre de l'accord. Article 2 : Réunions Chapitre II : Organisation des réunions des Parties 1. Les réunions des Parties contractantes, ci-après désignées par «Parties», auront lieu, tous les deux ans en session ordinaire, par rotation entre elles, sur la base d une invitation officielle. 2. En l absence d une telle invitation, la réunion des Parties se tient au pays siège du Secrétariat de l Accord, à moins que ce dernier ne trouve d autres arrangements plus appropriés. 3. Des sessions extraordinaires des réunions des Parties peuvent être convoquées par le Secrétariat sur demande écrite d au moins deux Parties. 4. Le coût de la réunion est pris en charge par le budget de l Accord à l exception des frais de location de salle qui sont pris en charge par le pays hôte. 5. Chaque Partie prend en charge le coût de la participation de sa délégation. 6. En tant que de besoin, une contribution financière pourra être demandée aux observateurs non gouvernementaux sous forme d un droit d inscription. Santuario Pelagos Palazzo Ducale Piazza Matteotti, 9 16123 GENOVA Tel: +39 010 570 22 01 Email: secretariat@sanctuaire-pelagos.org - Web: www.sanctuaire-pelagos.org
Article 3 : Représentants 1. Les Parties sont représentées à la réunion des Parties par une délégation composée d un chef et de cinq membres maximum auxquels peuvent se joindre, en tant que de besoin, tout expert de leur choix. 2. Sans préjudice des dispositions prévues aux paragraphes concernant la présidence, le Chef de Délégation exerce les droits de vote de la Partie. En son absence, ou lorsqu'il exerce la présidence, un suppléant mandaté au sein de la délégation le remplace dans toutes ses fonctions. Présidence 1. La présidence de la réunion des Parties est assurée, à tour de rôle pour deux ans, par le Chef de la Délégation du pays hôte, du début d une session ordinaire au début de la session ordinaire suivante. 2. Dans l exercice de ses fonctions, le Président ne peut en même temps représenter une Partie. 3. En cas d empêchement ou d'impossibilité de remplir ses fonctions, le Président est remplacé pour la durée du mandat restant par un autre représentant de la Partie exerçant la présidence. Article 4 : Observateurs 1. Sauf décision contraire prise par les Chefs de Délégation, les réunions des Parties contractantes sont ouvertes aux observateurs. 2. L'Organisation des Nations unies, ses institutions spécialisées, les accords expressément visés dans le préambule de l'accord ainsi que tout État ou organisation de coopération régionale non Partie à l Accord, peuvent être représentés à la réunion des Parties par des observateurs. 3. Sont également admis à se faire représenter en qualité d observateurs, sauf avis contraire d une des Parties, les organismes et institutions agissant dans le domaine de la conservation des cétacés et ou gérant des activités susceptibles d avoir un impact sur l'état de conservation des mammifères marins dans la zone d application de l Accord, soit : a) une institution ou un organisme intergouvernemental ; b) une institution ou un organisme international non gouvernemental, ou une institution ou un organisme national gouvernemental ; c) une institution ou un organisme national non gouvernemental reconnu par l'état sur le territoire duquel il est établi. 4. Des contraintes d ordre logistique ou autres peuvent entraîner la limitation du nombre d observateurs prévus supra. Lors d une réunion, le Secrétariat informe les Parties, les observateurs et tous autres participants de telles limitations lors de la diffusion des invitations à la réunion au moment de l envoi des invitations. Article 5 : Ordre du Jour 1. Le Secrétariat prépare l ordre du jour provisoire de chaque réunion des parties. 2. L ordre du jour provisoire de chaque réunion comprend : - les questions issues de l Accord et de sa mise en œuvre ; 2
- les questions, dont l'insertion a été décidée à la réunion précédente ou qui émanent des décisions prises à la réunion précédente ; - les questions se référant au paragraphe 6 du présent article ; - toute question à l ordre du jour proposée par les Parties, le Comité scientifique et technique ou le Secrétariat. 3. La réunion des Parties examine l ordre du jour provisoire. Au moment de l adopter, elle peut ajouter, effacer, différer ou modifier les questions à l ordre du jour. 4. L ordre du jour provisoire d une réunion extraordinaire des Parties ne peut porter que sur des questions proposées à l examen de cette session. L ordre du jour provisoire et tous documents supplémentaires nécessaires sont distribués aux Parties, en même temps que l invitation à la session extraordinaire. 5. L examen des questions restant à traiter l issue d une session ordinaire de la réunion des Parties est automatiquement renvoyé à la session suivante, à moins qu il n en soit décidé autrement par la réunion des Parties. Article 6 : Documents En tenant compte des propositions reçues des Parties, les documents destinés à la réunion des Parties sont distribués dans les deux langues de travail, par le Secrétariat au moins 60 jours avant l ouverture de la réunion. Sauf dispositions particulières, ces documents sont communiqués aux observateurs ayant manifesté leur intention de participer à la réunion. Article 7 : Quorum Le quorum requis pour la tenue d une réunion des Parties est atteint lorsque les trois représentants des Parties sont présents. Aucune session plénière ne peut avoir lieu si le quorum n'est pas atteint. Article 8 : Procédure de décision Toutes les décisions lors des réunions des Parties sont prises à l'unanimité, l abstention d une Partie ne fait pas obstacle à la décision. Article 9 : Secrétariat de la réunion des Parties 1. Le Secrétaire permanent de l Accord assure le secrétariat de la réunion des Parties. 2. Le Secrétariat est notamment chargé de : - assurer ou de faire assurer l interprétariat lors de la réunion ; - préparer, recevoir, traduire, reproduire et distribuer les documents qui serviront pendant la réunion ; - préparer le compte-rendu de la séance soumis à l approbation des Parties, cette approbation pouvant, pour des raisons pratiques, être différée dans le temps ; - faire le nécessaire pour l archivage et la bonne conservation des documents de la réunion ; - publier et diffuser les documents officiels qui résultent de la réunion ; - et en règle générale, assurer toute autre tâche nécessaire à la tenue de la réunion des Parties. 3
Chapitre III : Langues et Comptes-rendus Articles 10 : Langues officielles et langues de travail 1. Le français et l'italien sont les langues officielles et les langues de travail des réunions. 2. Les documents officiels de la réunion sont distribués dans ces deux langues. 3. Les interventions effectuées dans l'une des langues de travail sont traduites dans l autre langue. Article 11 : Rapport 1. Le rapport de la réunion est adressé dans les deux mois aux Chefs de Délégation des trois Parties qui disposent d un délai de deux mois pour adresser leur approbation ou leur demande de modifications à la présidence. 2. Les comités et les groupes de travail décident de la forme sous laquelle leurs rapports seront présentés. Article 12 : Comité scientifique et technique Chapitre IV Autres dispositions institutionnelles 1. Il est créé un Comité Scientifique et Technique désigné ci-après par «le Comité», dont les avis sont formulés de manière consensuelle. Il collabore avec le Secrétariat permanent et apporte aux Parties ses avis et conseils pertinents pour la mise en œuvre de l'accord. 2. Chaque Partie contractante y est représentée par une délégation composée d un maximum de cinq membres accompagnée d experts, conduite par un Chef de Délégation. Chaque Partie notifie la composition de sa délégation au Secrétariat permanent qui en informe les autres Parties. La diversité des expertises primera sur l'équilibre numérique entre les délégations. Le Comité appuie le Secrétariat permanent dans la préparation des résolutions, recommandations, lignes directrices, programmes de travail, priorités internationales et budgets que le Secrétariat propose à l'adoption, par les Parties contractantes. - Il fournit des conseils scientifiques et techniques aux Parties contractantes, examine les évaluations de l état de conservation des mammifères marins dans la zone de l Accord, fait des propositions aux Parties concernant la mise en œuvre de l Accord. - Le Comité se réunit au moins une fois par an au siège du Secrétariat ou en tout autre lieu si les délégations en conviennent. - Le Comité présente ses travaux à chaque réunion des Parties contractantes. - En tant que de besoin et selon les ressources disponibles, le Comité peut créer des groupes de travail thématiques dont il fixe le mandat, la composition et la durée en relation étroite avec le Secrétariat permanent. - Les réunions du Comité ne sont pas ouvertes aux observateurs. - Dans des circonstances particulières, le Président du Comité peut inviter tout expert à y participer. - Le Comité adopte son règlement intérieur lors de sa première session. Ce document est soumis à la réunion des Parties suivante pour approbation. - Le Comité élit son Président conformément à son règlement intérieur. Cette élection est approuvée par les Points focaux. 4
Article 13: Points focaux nationaux Chaque Partie désigne un Point focal national chargé de faire le lien avec le Secrétariat permanent et les Parties. Entre les sessions de la réunion des Parties, et en son nom, les Points focaux : - mènent à bien les activités intérimaires, en particulier celles urgentes, en tenant informé leur Chef de Délégation, - et exécutent des mandats confiés par la réunion des Parties. Article 14 : Secrétariat permanent 1. Le Secrétariat permanent est constitué de deux personnes au maximum, dont l une est le Secrétaire exécutif, chef du Secrétariat permanent. Pour les besoins de l Accord, ses fonctions sont les suivantes : - organiser et assurer le secrétariat de la réunion des Parties, du Comité et, le cas échéant, des éventuels groupes de travail ; - assurer la liaison et faciliter la coopération entre les Parties contractantes et les organisations internationales pertinentes, gouvernementales et non gouvernementales ; - assister les Parties dans l'application de l'accord ; - préparer les réunions des Parties ; - appeler l'attention de la réunion des Parties sur toute question relative aux objectifs de l'accord ; - présenter à chaque session ordinaire de la réunion des Parties un rapport sur ses travaux ainsi que sur l'application de l'accord ; - préparer et gérer le budget de l'accord; - assurer la diffusion des informations sur l'accord et sur sa mise en œuvre ; - exécuter toute autre mission qui lui serait confiée par la réunion des Parties ou par les Points focaux, et notamment sur mandat des Parties, ou des Points focaux ; - assurer la représentation de l Accord dans les instances pertinentes pour assurer le rayonnement de celui-ci. 2. Le Secrétariat peut accueillir du personnel mis à disposition par les Parties en vue de l'assister pour des missions d'ordre général ou particulier. Article 15 : Budget 1. Le budget du présent Accord est préparé par le Secrétariat permanent et communiqué pour avis au Comité avant d être présenté aux Parties pour approbation, à l'occasion de leurs réunions. 2 Le budget du présent Accord est constitué par : - les contributions ordinaires des Parties dont le montant est arrêté par la réunion des Parties ; - les contributions volontaires dont l'acceptation est approuvée par la réunion des Parties ou les Points focaux nationaux. 6. Les dépenses d'intérêt commun, y compris celles liées au Secrétariat permanent, sont imputables au budget de l Accord. Les règles de répartition de ces charges font l objet d une annexe financière jointe au présent règlement intérieur. 7. Chaque Partie supporte les frais de sa représentation au sein de la réunion des Parties, du Comité et des groupes de travail. 5
Chapitre V Dispositions finales Article 16 : Le présent règlement et son annexe financière peuvent être modifiés par la réunion des Parties à l unanimité. 6
ANNEXE FINANCIERE Article 1 Le budget fait l objet de contributions réparties entre les Parties contractantes selon un barème qu elles adoptent. Article 2 Le Secrétaire exécutif prépare un budget prévisionnel devant être approuvé par la réunion des Parties. Ce budget porte sur la période de deux ans comprise entre deux réunions des Parties, qui constitue l exercice financier, et est exprimé en euros. Il est soumis au moins 60 jours avant la réunion des Parties. Article 3 L exercice financier de l Accord commence le 1 er janvier de la première année et se termine le 31 décembre de la seconde année de l exercice financier. Article 4 Le budget comprend un fonds de roulement correspondant à un trimestre correspondant aux salaires et charges du personnel du Secrétariat du budget approuvé par la réunion des Parties. Article 5 Le budget est réparti en chapitres. En cas de besoin particulier le secrétaire exécutif peut, après accord de la Partie exerçant la Présidence, ou des Points focaux, procéder à des virements entre chapitres. Cette faculté n est pas ouverte pour les chapitres relatifs aux rémunérations. Article 6 Il est constitué un fonds général où sont accumulés les excédents des recettes par rapport aux dépenses. Les Parties conviennent de l utilisation de ces fonds. Article 7 La réunion des Parties donne quitus au Secrétaire pour sa mise en œuvre du budget au cours de l exercice financier. 7