1 ANNEXE AUDIOVISUELLE 2012-2013 AVENANT N 1 1) PREAMBULE : La SAEM VENDEE mandatera une Société de production audiovisuelle pour assurer les prestations techniques de production, de post-production et de distribution et renforcer l optimisation de la diffusion audiovisuelle du Vendée Globe 2012-2013 en France et à l étranger. Cette société de production audiovisuelle sera l interlocuteur opérationnel des concurrents. La SAEM VENDEE a mandaté Nefertiti Production / A.S.O. pour assurer les prestations techniques de production, de post-production et de distribution et renforcer l optimisation de la diffusion audiovisuelle du Vendée Globe 2012-2013 en France et à l étranger. Nefertiti Production / A.S.O. sont les interlocuteurs opérationnels des concurrents. Ces missions sont exécutées dans le cadre d une couverture audiovisuelle du Vendée Globe 2012-2013 non exclusive et impartiale qui met en avant la valorisation de l épreuve, de son histoire, de l éthique sportive, des concurrents, des partenaires institutionnels et privés de la course, des armateurs et des sponsors.
2 2) MOYENS MIS EN PLACE PAR L ORGANISATION : 2.2 Tournage des préparatifs du concurrent aux Sables-d Olonne. 2.2 Tournage des préparatifs des concurrents aux Sables-d Olonne entre le 20 octobre et le 10 novembre 2012 2.3 Validation du système embarqué de transmission du concurrent à partir du 1 er août 2012. 2.3 Validation du système embarqué de transmission du concurrent à partir du 1 er août 2012. Un technicien mandaté par la production audiovisuelle sera à la disposition des concurrents à partir de cette date. Les frais de déplacement et d hébergement de ce technicien sont à la charge des concurrents. Pour toutes demandes de validation du système embarqué, contact : hborde@nefertiti-prod.com. A partir du 20 octobre, la production audiovisuelle passera sur chaque bateau aux Sables d Olonne pour valider l ensemble de la chaine de production des images embarquées et réaliser les tests nécessaires. 2.6 Réception au PC Course de l ensemble des images envoyées par chaque concurrent pendant l épreuve. 2.6 Réception uniquement au PC Course de l ensemble des images envoyées par chaque concurrent pendant l épreuve. 2.13 Mise en place d un serveur de distribution gratuit à destination des médias accrédités et de chaque concurrent. 2.13 Mise en place d un serveur de distribution vidéo gratuit à destination des médias accrédités et de chaque concurrent. 2.14 Mise en place au PC Course d un service de duplication audiovisuel, destiné aux médias mais aussi aux sponsors des concurrents (afin que ces derniers puissent disposer de l ensemble des images de leur concurrent pendant l épreuve). Ce service s entend hors frais techniques et en respectant la priorité de l actualité de la course. 2.14 Mise en place au PC Course d un service de duplication audiovisuel, destiné aux médias mais aussi aux sponsors des concurrents (afin que ces derniers puissent disposer de l ensemble des images de leur concurrent pendant l épreuve). Ce service s entend hors frais techniques et en respectant la priorité de l actualité de la course. D une façon plus générale, les images vidéo tournées par l organisation seront à disposition en téléchargement sur le serveur vidéo «vendeeglobe.tv»
3 3) MOYENS DE PRODUCTION DEMANDES AUX CONCURRENTS : 3.3 Transmettre à l Organisation au plus tard le 10 octobre 2012 ces banques d images au format 16:9 HD. Il est entendu par les concurrents qu il est de l intérêt de tous (l Organisation, les concurrents, leurs partenaires et fournisseurs) que ces banques images soient réalisées et communiquées au plus vite à l Organisation 3.3 Transmettre à l Organisation au plus tard le 20 octobre 2012 ces banques d images au format 16:9 HD (pas de cassette Disque dur : fichiers HD mp4 ou.mov Codec : H264 ou DNXHD - ProRes Taille de l image : 1920x1080 Débit compris entre 35mbs et 50mbs Audio AAC/mp3 48kHz). Il est entendu par les concurrents qu il est de l intérêt de tous (l Organisation, les concurrents, leurs partenaires et fournisseurs) que ces banques images soient réalisées et communiquées au plus vite à l Organisation et dans la mesure du possible avant le 15 septembre afin que l ensemble des concurrents puissent être visuellement présent dans le teaser du Vendée Globe 2012/2013 dont la première diffusion est prévue le 26 septembre 2012. 3.8 Disposer à bord au minimum soit : D un logiciel de montage et compression d images et connaître les principes de pré-montage et d envoi d images en format compressé via le système de transmission existant à bord (point 3.9 cidessous). D un système «hard» ou «soft» permettant de tourner des séquences courtes et de les encoder afin de pouvoir les transmettre sans montage. Dans les deux cas, les images devront être transmises dans un format HD 16/9 en générant un fichier d un débit interne d un minimum de 3 Mbits/sec. 3.8 Disposer à bord au minimum soit : D un logiciel de montage et compression d images et connaître les principes de pré-montage et d envoi d images en format compressé via le système de transmission existant à bord (point 3.9 cidessous). D un système «hard» ou «soft» permettant de tourner des séquences courtes et de les encoder afin de pouvoir les transmettre sans montage. Dans les deux cas, les images devront être transmises dans un format HD 16/9 en générant un fichier d un débit interne d un minimum de 3 Mbits/sec. (Caractéristiques des fichiers demandés : mp4 Codec H264 Taille de l image : 1280 x 720 débit : 3Mbits/sec. Audio AAC/128kbs 48kHz)
4 3.11 Tester et faire valider par l Organisation avant le 27 octobre 2012, l ensemble de la chaîne tournage, montage, compression, transmission à bord de chaque bateau. Elle doit être compatible avec les différents dispositifs de réception et de traitement qui seront mis en place par l Organisation au PC Course. 3.11 Tester et faire valider par l Organisation avant le 30 octobre 2012, l ensemble de la chaîne tournage, montage, compression, transmission à bord de chaque bateau. Elle doit être compatible avec les différents dispositifs de réception et de traitement qui seront mis en place par l Organisation au PC Course (en mode fichier : serveur de réception Clipway et en mode visioconférence : logiciel clipwaymedia et livewire) 3.12 Disposer à bord d un système de visioconférence offrant au minimum 3 angles de prises de vues compatibles avec : Les moyens définis en 3.5, 3.6, 3.7 Le matériel de réception et de traitement de la production au PC Course (Clipway commercialisé par Géolink) 3.12 Disposer à bord d un système de visioconférence offrant au minimum 3 angles de prises de vues dont un extérieur compatibles avec : Les moyens définis en 3.5, 3.6, 3.7 Le matériel de réception et de traitement de la production au PC Course (Clipway et Livewire)
5 4) OBLIGATIONS DES CONCURRENTS : 4.4 Assurer des visioconférences avec le PC Course, durant les vacations, au minimum 2 fois par semaine durant la course. L autorisation est laissée au skipper d être contacté par des médias pour des visioconférences. Cette autorisation ne s applique que dans le cadre strict de sa définition : «la visioconférence est caractérisée par la capacité de transmettre en temps réel et interactivement l information visuelle et auditive (les images et le son) d un site vers un ou plusieurs sites à distance et permet une communication synchrone». Hors de ce cadre, l envoi d images rentre dans l article 4.3 et son obligation de non-exclusivité. Par exemple, une séquence d images, soit enregistrée avant transmission, soit non interactive, soit non auditive (interview du skipper) devra être envoyée exclusivement sur le serveur de l Organisation. 4.4 Assurer des visioconférences avec le PC Course, durant les vacations, au minimum 1 fois par semaine durant la course. L autorisation est laissée au skipper d être contacté par des médias pour des visioconférences. Cette autorisation ne s applique que dans le cadre strict de sa définition : «la visioconférence est caractérisée par la capacité de transmettre en temps réel et interactivement l information visuelle et auditive (les images et le son) d un site vers un ou plusieurs sites à distance et permet une communication synchrone». Hors de ce cadre, l envoi d images rentre dans l article 4.3 et son obligation de non-exclusivité. Par exemple, une séquence d images, soit enregistrée avant transmission, soit non interactive, soit non auditive (interview du skipper) devra être envoyée exclusivement sur le serveur de réception de l Organisation.
6 5 OBLIGATIONS DE L ORGANISATION : AJOUTER 5.3 Consultation du référent audiovisuel du concurrent, ou son suppléant, à chaque réception via Inmarsat et/ou Iridium au PC Course d images du concurrent. Chaque référent audiovisuel aura une porte d accès sécurisée pour visionner les images envoyées par son bateau. La validation des images aura lieu selon le protocole d accord suivant : - L Organisation avertit par tout moyen, avec confirmation mail, le référent audiovisuel ou son suppléant de l arrivée des images sur le serveur de réception. - Le référent audiovisuel a 90 minutes dans les heures ouvrables comprises entre 5 heures et 23 heures (heure française) pour visionner et valider les images. - L absence de réaction au bout de 90 minutes vaut accord de divulgation.
7 7 DROITS D EXPLOITATION DES IMAGES PAR LES CONCURRENTS : 7.3 Autre utilisations Toutes les autres utilisations faites par le concurrent et ses partenaires principaux feront l objet d une négociation avec l Organisation ou un autre concurrent, tant sur le plan financier que sur la durée de cession des droits. 7.3 Autre utilisations Toutes les autres utilisations faites par le concurrent et ses partenaires principaux feront l objet d une négociation avec l Organisation ou un autre concurrent, tant sur le plan financier que sur la durée de cession des droits. Chaque team accepte que les teasers, news et programmes produits et réalisés par la production officielle du VG avec ses images et sons mais aussi avec les images et sons produits et réalisés par chaque team (Banque images hélico et onboard, images envoyées pendant l'épreuve, vacation, etc...) puissent être exploités par chaque team participant au VG. Fait à La Roche-sur-Yon, le 24 juillet 2012 Pour l Organisation, Guillaume HENRY Directeur général de la SAEM Vendée