Institut des Réviseurs d Entreprises Institut royal L impact de la reforme de l audit sur les sociétés cotées
La Réforme Européenne de l Audit en quelques mots-clefs Un Règlement d application directe pour les EIP Une Directive devant être transposée en droit belge concernant tous les audits Rotation externe obligatoire des cabinets d audit après 9 ans pour les EIP Possibilité d extension à 18 ans ( si appel d offres public) et à 24 ans (en cas de Collège de commissaires) Renforcement des dispositions concernant les Services Non-Audit interdits Externalisation de la Supervision publique des Réviseurs auprès d un nouveau Collège logé au sein de la FSMA Nouveau rapport du commissaire avec, pour les EIP, l introduction des points clefs d audit Renforcement du rôle du Comité d audit à l égard du commissaire 2
Introduction La réforme européenne de l audit est maintenant devenue une réalité. Le Parlement a en effet voté le 24 novembre dernier la loi transposant en droit belge cette importante réforme voulue par l Union européenne suite à la crise financière de 2008. Cette réforme a pour objet principal de mieux gar - a n tir l indépendance et la qualité des auditeurs. Outre les modifications concernant la supervision publique de la profession, les thèmes essentiels de la réforme de l audit concernent le rôle du Comité d audit dans la procédure de nomination du commissaire, la rotation des cabinets, les services non-audit et le rapport du commissaire. Ces modifications concernent pour l essentiel les Entités d Intérêt Public (EIP), à savoir, les sociétés cotées, les établissements de crédit et les entreprises d assurance et de réassurance (cotées ou non). Le législateur vient d y ajouter les organismes de liquidation et les organismes assimilés à des organismes de liquidation. Le but de la présente brochure est de fournir un commentaire pratique sur ces modifications impactant les sociétés cotées et plus généralement l ensemble des EIP. Composition du Comité d audit Un des éléments de la réforme européenne vise à imposer une majorité d administrateurs indépendants dans chaque Comité d audit. Une dérogation est prévue par le paragraphe 5 de l article 39 de la directive «audit» lorsque le Comité d audit est composé exclusivement de membres du Conseil d administration, ce qui est le cas en Belgique. La loi qui a été récemment votée n impose donc pas que le Comité d audit soit en majorité composé d administrateurs indépendants. En ce qui concerne la composition du Comité d audit, la loi introduit deux nouveautés. Tout d abord, le président du Comité d audit doit être désigné par les membres du Comité d audit. Ensuite, les membres du Comité d audit doivent disposer d une compétence collective dans le domaine d activités de la société contrôlée,et, comme antérieurement, un membre au moins du Comité d audit doit être compétent en matière de comptabilité et d audit. Procédure générale de nomination d un nouveau commissaire Le Règlement européen renforce et encadre de manière stricte le rôle du comité d audit lors de la procédure de nomination d un commissaire. L appel d offres (tender) est obligatoire sauf dans certaines hypothèses de renouvellement de mandat. L initiative en matière de nomination d un commissaire est toujours de la compétence du conseil d administration. La décision de nomination continue à relever quant à elle de l assemblée générale des actionnaires. Toutefois, au sein des EIP, le règlement européen renforce et règlemente le rôle du Comité d audit dans le cadre de cette procédure de nomination. Sauf certaines hypothèses de renouvellement (voir infra), le Comité d audit devra soumettre une recommandation au Conseil d administration comportant au moins 2 choix possibles pour la mission d audit, avec une préférence motivée pour l un d entre eux. 3
Cette recommandation du Comité d audit est élaborée à l issue d une procédure de sélection répondant aux conditions de l article 16, 3 du Règlement européen, à savoir sur base d un dossier appel d offres (tender) permettant aux cabinets soumissionnaires de comprendre l activité de la société contrôlée et le type de contrôle légal à effectuer. Le dossier d appel d offres doit reprendre des critères de sélection transparents et non discriminatoires qui sont utilisés par l entité contrôlée pour évaluer les offres soumises. En outre, dans sa recommandation au Conseil d administration, le Comité d audit doit déclarer qu il n a pas été influencé par un tiers et qu aucune clause qui aurait pour effet de restreindre le choix de l assemblée générale en ce qui concerne la désignation du commissaire ne lui a été imposée. La société contrôlée est libre de déterminer les critères de sélection qu elle va utiliser. Toutefois, ces critères ne peuvent, en aucune manière, exclure les cabinets dont les honoraires d audit en provenance d EIP sont inférieurs à 15% du total des honoraires d audit. Ceci a pour but d interdire les clauses excluant d office les cabinets ayant une moindre activité dans les dossiers EIP. Notons encore que cette procédure d appel d offre n est pas publique, le Conseil d administration de l entité contrôlée étant libre d inviter les cabinets d audit qu elle souhaite à remettre une offre. Le Comité d audit est chargé en vertu du règlement européen de mener à bien la procédure de sélection décrite ci-dessus. Sur demande du Collège de supervision des réviseurs d entreprises, la société contrôlée doit être en mesure de démontrer que cette procédure de sélection a été organisée de manière équitable. Dans l hypothèse où il existe un conseil d entreprise, celui-ci doit, comme c est déjà le cas actuellement, délibérer sur la nomination du commissaire à l initiative du conseil d administration et statuer à la double majorité des représentants de l employeur et des travailleurs. Dans le cadre de cette délibération, la loi prévoit que le conseil d administration transmet désormais pour information au conseil d entreprise la recommandation formulée par le comité d audit ainsi que les éléments essentiels des documents ayant trait au lancement de la procédure de sélection, y compris les critères de sélection. Si la proposition du conseil d administration diffère de la recommandation du Comité d audit, une motivation est nécessaire. En cas de non-respect de la procédure de nomination du commissaire, celle-ci est nulle. Ce qu il faut retenir... - le rôle du Comité d audit est renforcé dans le cadre de la procédure de nomination du commissaire. - le Comité d audit formule une recommandation à l organe de gestion comportant au moins 2 choix possibles avec une préférence motivée pour l un d entre eux. 4
Rotation externe obligatoire Une distinction doit être faite entre la rotation externe et la rotation interne. La rotation externe obligatoire signifie qu il est requis pour une société de changer de cabinet d audit au terme d un certain délai. La rotation interne oblige le cabinet d audit à remplacer périodiquement les équipes en charge du dossier d audit. Ces 2 mesures ont pour but de réduire les risques de familiarité entre les auditeurs et l entité contrôlée afin de renforcer le «scepticisme professionnel» des auditeurs et, par tant, d améliorer la qualité des rapports d audit. Le législateur belge a opté pour le maintien des mandats d une durée de 3 ans, ce qui implique qu un mandat d audit pourra, en ce qui concerne les EIP, être renouvelé 2 fois consécutives afin de respecter la période maximale de 10 ans imposée par le Règlement européen. Au terme de cette période maximale de 9 ans, la prolongation du mandat du commissaire en place est encore autorisée pour 3 nouveaux mandats à condition qu une procédure d appel d offre «publique» soit organisée par l entité contrôlée, portant ainsi à 18 ans, soit 6 mandats au total, la période maximale de contrôle d une EIP par le même cabinet d audit. Au contraire de la procédure normale d appel d offre qui est privée, le législateur belge, se fondant sur le Réglement Européen, exige qu à l issue du 3ème mandat, l appel d offre soit public lorsque le commissaire en place est autorisé à soumissionner. Si dans ce cas, l appel d offre doit être public, il ne s agit toutefois pas d un appel d offre répondant aux exigences de la législation du 15 juin 2006 en matière de marchés publics, ni à la nouvelle loi du 17 juin 2016 sur les marchés publics Pour que l appel d offres ait un caractère public, il suffira que la société contrôlée en fasse une certaine publicité. Ainsi dans son avis du 15 juin 2016, le Conseil supérieur des Professions économiques estime qu il suffit que l entreprise contrôlée publie sur son site web que le mandat du commissaire en place arrive à échéance. Cela n implique pas que le cahier des charges soit directement accessible par le biais de cette annonce, mais que tout cabinet d audit pourra avoir l opportunité de prendre contact avec la société pour marquer son intérêt pour ce mandat et demander le cahier des charges. Le reste de la procédure de nomination du commissaire est identique à ce qui est prévu à la section précédente. Ce qu il faut retenir... Maintien des mandats d une durée de 3 ans Au maximum 2 renouvellements sont possibles sans appel d offres, ce qui permet de maintenir le même cabinet pendant 9 ans Au terme de la période de 9 ans, la prolongation du mandat du commissaire en place est encore possible : soit si la société contrôlée recourt à un appel d offres «public». Dans ce cas, 2 renouvellements sont encore ultérieurement autorisés pour couvrir une période totale de 18 ans soit en cas de collège de commissaire. Dans ce cas 4 renouvellements sont autorisés pour couvrir une période totale de 24 ans 5
Schéma dans le cas où le Conseil d administration envisage de maintenir le commissaire en place Année 0 3 6 9 12 15 18 Appel d offres privé Renouvellement sans appel d offres Renouvellement sans appel d offres Appel d offres public Renouvellement sans appel d offres Renouvellement sans appel d offres Plus de renouvellement possible Une autre méthode pour permettre l extension de la période maximale d audit au-delà de la période de 9 ans est de prévoir, à l issue de cette période, l adjonction d un autre cabinet afin de former un collège de commissaires. Dans une telle hypothèse, la période maximale d audit est portée à 24 ans, soit 8 mandats consécutifs au total. En ce qui concerne la désignation de ce second commissaire, aucune démarche n est attendue du commissaire déjà en place. Il appartiendra au Conseil d administration de la société contrôlée d initier la recherche d un cabinet d audit acceptant de travailler en collège avec le commissaire en place. La procédure de sélection de ce second commissaire devra se faire dans le respect de la procédure prévue aux pages 3 et 4 cidessus, à savoir via un appel d offres privé. Le commissaire en place n est bien évidemment pas tenu de former un collège avec un autre commissaire s il ne le souhaite pas, notamment à l aune du respect des règles déontologiques et aux obligations en matière de remise d un rapport d audit commun. Quand les termes maximum de renouvellement sont épuisés (après 18 ans ou 24 ans, selon le cas), l entité contrôlée doit désigner un nouveau commissaire, via un appel d offre privé auquel le commissaire en place ne peut pas participer. La loi prévoit, à cet égard un délai de viduité (cooling off) de 4 ans pour le commissaire en place et son réseau établi dans l Union Européenne, ce qui correspond de facto à 2 mandats d audit. Toutefois, à titre exceptionnel, même quand les délais de renouvellement maximum sont épuisés, une dérogation peut être demandée par l entité contrôlée au Collège de supervision des réviseurs d entreprises, afin de désigner le commissaire en place pour une nouvelle mission d audit. La durée de ce nouveau mandat ne dépasse pas 2 ans. Il s agit clairement d un système dérogatoire ayant un caractère exceptionnel au mandat d une durée de 3 ans prévu dans le Code des sociétés. 6
En résumé Désignation d un premier commissaire Renouvellement du mandat après 3 ans / 6 ans Au terme de 9 ans (3 mandats) - soit désignation d un nouveau commissaire sans possibilité pour le commissaire en place de participer à l appel d offres - soit désignation d un nouveau commissaire avec possibilité pour le commissaire en place de participer à l appel d offres - soit désignation d un seconde commissaire afin de former un collège Procédure d appel d offres privé Recommandation du Comité d audit Mais pas de procédure d appel d offres nécessaire Procédure d appel d offres privé on repart à zéro Procédure d appel d offres public 2 renouvellements sans appel d offres sont possibles ultérieurement pour couvrir une période maximum de 18 ans Procédure d appel d offres privé 4 renouvellements sans appel d offres sont possibles ultérieurement pour couvrir une période maximum de 24 ans 7
Rappel des différentes étapes pour la nomination d un commissaire Initiation de la procédure de nomination d un commissaire par le conseil d administration Supervision de la procédure de sélection par le comité d audit Si désignation d un nouveau commissaire Appel d offres privé Recommandation du Comité d audit comprenant 2 choix possibles avec préférence motivée Si simple renouvellement (ex: Y3,Y6, Y12 ou Y15) Recommandation du Comité d audit Si renouvellement après période maximum 9 ans: Appel d offres public Recommandation du Comité d audit comprenant 2 choix possibles avec préférence motivée Si après 9 ans, désignation d un nouveau commissaire pour former un collège Appel d offres privé Recommandation du Comité d audit comprenant 2 choix possibles avec préférence motivée Décision du Conseil d Administration de suivre ou non la recommandation du Comité d audit Si le Conseil d Administration s écarte de la recommandation du Comité d audit => motivation nécessaire Si le Conseil d entreprise Le conseil d administration transmet au Conseil d entreprise la recommandation du Comité d audit et les éléments essentiels à la procédure de sélection Si le conseil d administration s écarte de la recommandation du comité d audit => motivation nécessaire Si pas de Conseil d entreprise: le dossier est directement transmis à l assemblée générale Délibération par le Conseil d entreprise (double majorité représentant employeur et travailleurs) 8 Décision de nomination du commissaire par l assemblée générale
Rotation interne Nous connaissons déjà actuellement la rotation interne en Belgique. Celle-ci est reprise dans une norme édictée par l IRE en 2007, laquelle prévoit que dans les EIP, le commissaire est tenu de remplacer au minimum le représentant permanent du cabinet de révision, dans les 6 ans qui suivent sa nomination. Le réviseur d entreprises remplacé ne peut participer à nouveau au contrôle de l entité contrôlée qu à l issue d une période de viduité d au moins deux ans. La nouvelle législation belge introduit des règles plus strictes. Non seulement la rotation de 6 ans est confirmée, mais le délai de viduité est porté de 2 à 3 ans. En outre, le commissaire devra maintenant instaurer un mécanisme de rotation interne progressif adapté qu il appliquera aux membres du personnel les plus élevés hiérarchiquement qui participent au contrôle légal, y compris au moins les collaborateurs ayant la qualité de réviseurs d entreprises qui participent à cette mission de contrôle. La rotation interne progressive est effectuée par étapes, sur une base individuelle, et non sur la base de l équipe entière chargée de la mission. Elle est proportionnelle à la taille et à la complexité des activités du cabinet d audit. Ce qu il faut retenir... Le délai actuel de 6 ans pour la rotation interne est maintenu La période de viduité (cooling off) est portée de 2 à 3 ans Un nouveau mécanisme de rotation interne progressive est introduit Services non-audit Les services non-audit interdits Les services non-audit interdits constituent un thème particulièrement sensible. Depuis de nombreuses années, nous connaissons déjà en Belgique 7 services non-audit dont la fourniture est interdite au commissaire et à son réseau (belge et étranger). Ces 7 services non-audit sont interdits pour les commissaires tant dans les EIP que dans les autres sociétés. Le Règlement européen étend la liste de ces services non-audit interdits pour les seuls auditeurs d EIP en y incluant notamment les services fiscaux et les conseils juridiques. Toutefois, le Règlement européen donne aux Etats membres l option de permettre la fourniture de certains de ces services non-audit, si certaines conditions strictes sont remplies. Les nouvelles dispositions du Code des sociétés tentent de combiner les exigences actuelles de la législation belge et les dispositions du Règlement européen concernant les EIP, tout en assurant une cohérence entre les mandats EIP et les mandats non-eip. Désormais les 7 services non-audit suivants seront interdits à tous les commissaires (EIP et non-eip) et à leur réseau. Il s agit des services : 1. qui supposent d être associé à la gestion de la société ; 2. de tenue de la comptabilité ; 3. relatifs aux procédures de contrôle interne ou de gestion des risques qui impactent la préparation des états financiers; 4. d évaluation, notamment en cas de litige ; 5. liés à la fonction d audit interne ; 6. de négociation, de représentation ou de défense ; 7. les services de ressources humaines (recherche de candidats, restructuration, contrôle des coûts) En outre, en ce qui concerne les commissaires d EIP, les services suivants seront, en principe, interdits : 8. les services fiscaux portant sur : a. l établissement des déclarations fiscales ; b. l impôt sur les salaires ; c. les droits de douane ; d. l identification des subventions et incitants fiscaux (sauf si intervention requise par la loi); e. l assistance lors de contrôles fiscaux ; f. le calcul de l impôt direct et indirect ainsi que de l impôt différé ; g. la fourniture de conseils fiscaux ; 9. les services juridiques généraux ; 10. les services de paie ; 11.la promotion, le commerce ou la souscription de parts de la société soumise au contrôle légal ; 12. les services liés au financement, à la structure, ainsi qu à l allocation des capitaux et à la stratégie d investissement de la société soumise au contrôle légal, sauf en ce qui concerne l émission de lettres de confort et les travaux de Due diligence. 9
Toutefois, les services d évaluation et certains services fiscaux (points 8,a, d, e, f, et g) ne sont pas interdits au commissaire d une EIP pour autant que les conditions suivantes soient réunies : Ces services n ont pas d effet direct, ou un effet direct peu significatif sur les comptes annuels contrôlés ; L appréciation de cet effet est documentée dans le rapport complémentaire destiné au comité d audit ; Les principes généraux en matière d indépendance sont respectés ; Le Comité d audit a marqué son accord (le cas échéant, le Comité d audit peut émettre des lignes directrices en cette matière) Ce qu il faut retenir... Les 7 services interdits jusqu à présent à tous les commissaires demeurent interdits En ce qui concerne les EIP, d autres services non audit (entre autres les conseils fiscaux) sont, en principe, interdits Toutefois, sous certaines conditions, ces services interdits peuvent être autorisés Les services non-audit autorisés Quand un service «non-audit» n est pas interdit, il peut en principe être fourni par le commissaire pour autant que les règles relatives à l indépendance soient respectées et que les limitations quantitatives suivantes ne soient pas dépassées. Pour les EIP, les honoraires rémunérant les services «non-audit» ne peuvent pas dépasser 70 % des honoraires d audit. Le calcul se fait sur 3 exercices comptables, c est-à-dire la durée légale du mandat de commissaire. Pour effectuer cette comparaison, il y a lieu de prendre en considération, d une part, les honoraires d audit et d autre part, les honoraires pour les services non-audit facturés par le commissaire à la société contrôlée, à sa société mère et aux filiales de la société contrôlée, où qu elles se situent. Il est à noter que seuls les services prestés par le commissaire, c est-à-dire, le cabinet d audit établi en Belgique, sont pris en considération pour le calcul. Les services non-audit éventuellement prestés par le réseau du commissaire (qu il s agisse du réseau belge ou étranger) n interviennent pas dans ce calcul. La loi prévoit également qu à la demande du commissaire, le Collège de supervision des réviseurs d entreprises peut, à titre exceptionnel, lui permettre de ne pas respecter cette règle des 70% pour une période maximale de 2 exercices comptables. En ce qui concerne les non-eip, la limitation quantitative est un peu moins stricte. Il s agit de la règle dite du «One-to-One» (100% au lieu de 70%) qui s applique uniquement pour les sociétés faisant partie d un groupe qui établit et publie des comptes consolidés. De plus, pour ces sociétés, les dérogations sont un peu plus larges. Outre, la dérogation pour 2 ans maximum à accorder par le Collège (comme pour les EIP), il est en effet possible de déroger à la règle du «one-to-one» sur avis favorable du comité d audit ou en cas de collège de commissaires. 10
Schéma décisionnel relatif aux services non-audit Rapport du commissaire Service de non-audit La modification essentielle pour le rapport du commissaire est l introduction des KAM (Key Audit Matters) Oui pour tous les commissaires (EIP et non-eip) Sans exception possible Le service ne peut pas être presté non non Interdits? Oui pour les EIP (en principe interdits) Mais exceptions possibles -Impact peu significatif -Documentation -Accord du Comité d audit oui Respect des principes généraux en matière d indépendance oui Non le service n est pas interdit La dernière modification importante introduite par la réforme de l audit concerne le rapport du commissaire lequel devra, en ce qui concerne les EIP, contenir une description des risques jugés les plus importants d anomalies significatives, y compris les risques d anomalies significatives dues à une fraude, une synthèse des réponses du commissaire face à ces risques, et le cas échéant, les principales observations relatives à ces risques. Il s agit de ce que l on appelle communément en anglais les KAM (Key Audit Matters). Cette disposition s applique aux rapports d audit concernant les exercices commencés à partir du 17 juin 2016, date d entrée en vigueur du Règlement européen. Pour les sociétés clôturant par année civile, les premiers rapports contenant ces KAM seront donc publiés en 2018. Respect des limitations quantitatives Sauf pour les services de non-audit prescrit par loi Si non-eip Si EIP Si la société ne fait pas partie d un groupe tenu de publier des comptes consolidés Si la société fait partie d un groupe tenu de publier des comptes consolidés Pas de limitations quantitatives Règles One to One Exceptions: - Comité d audit - Co-commissariat - A titre exceptionnel par le Collège de supervision pour 2 ans max NB: exclusion des audits d acquisition et des due diligences Règle des 70% Exceptions - A titre exceptionnel par le Collège de supervision pour 2 ans max NB: pas d exclusion pour les audits d acquisition et les due diligences + rapport annuel au Comité d audit 11
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