Dans la série Les tutoriels libres présentés par le site FRAMASOFT Listes déroulantes Automatisation d'une Facture Première Tache Partie n 1 : Liste Déroulante «En-tête Client» Logiciel: Version: Licence: Site: OpenOffice.org Calc : Classeur 1.1.4 sur WindowsXP; 1.1.3 sur Linux GNU-LGPL http://www.openoffice.org/ Par Jean-Yves Lucca version du 15 avril 2005 Framasoft «Partir de Windows pour découvrir le libre...» http://www.framasoft.net
Table des matières 1.1. INTRODUCTION......3 1.1.1.1. Licence de ce document...3 1.2.1.2. Objectifs...3 1.2.11.2.1 Première tâche:...3 1.2.21.2.2 Deuxième tâche :...3 1.2.31.2.3 Troisième tâche :...3 1.3.1.3. Typographie...3 2.2. Première Tâche La Liste déroulante......4 2.1.2.1. Premier objectif:...4 2.2.2.2. Création d'une plage de cellules reliée à la liste déroulante...4 2.3.2.3. Création du bouton «Zone de Liste»...5 2.3.12.3.1 L'icône «Formulaire» de la barre de «Fonctions de Formulaire»...6 2.3.22.3.2 Boutons Activer le mode Conception et Zone de liste...6 2.3.32.3.3 Création du Bouton Liste Déroulante...7 2.4.2.4. Paramétrage du Bouton...8 2.4.12.4.1 Propriétés Zone de Liste...9 2.4.22.4.2 Contrôle du fonctionnement...11 2.5.2.5. Pour corriger ou faire des expériences,...11 2.5.12.5.1 Première méthode:...11 2.5.22.5.2 Méthode utilisant le Navigateur de Formulaire...12 3.3. Utilisation de la liste déroulante......13 3.1.3.1. La Fonction INDEX...13 3.1.13.1.1 Les attributs la fonction INDEX:...13 3.1.23.1.2 Les Formules contenant la fonction INDEX...14 3.1.33.1.3 Nécessité de Nommer une Plage de cellules...14 3.2.3.2. Utilisation de l'autopilote de fonctions...15 3.2.13.2.1 L'AutoPilote de fonctions...16 3.2.23.2.2 Choisir la fonction INDEX...16 3.2.33.2.3 Renseigner les Attributs de la fonction INDEX...17 3.2.43.2.4 Création des autres formules...19 2/20
1. INTRODUCTION 1.1. Licence de ce document. L'auteur de ce document est Jean-Yves Lucca. Ce document est sous licence GNU F.D.L. (Licence de Documentation Libre GNU).Vous êtes libre de le reproduire, le recopier, le réutiliser, l'améliorer, le modifier et le distribuer à condition de lui attribuer les mêmes libertés. 1.2. Objectifs. Automatisation de documents par la création de formulaires interactifs. 1.2.1 Première tâche: Installer dans un document un Bouton sous forme de Liste déroulante qui permettra d'entrer automatiquement l'en-tête complète d'une personne en cliquant sur son nom. Quatre étapes sont nécessaires ➊ Une plage de cellules contenant les informations qui apparaîtront dans la liste. ➋ Le dessin du bouton liste déroulante appelé «Zone de liste». ➌ Le paramétrage de la Zone de liste qui indique : que la Zone de liste est Déroulante la plage de cellules définies une cellule liée où sera envoyé le choix fait dans la liste déroulante. ➍ Une formule de calcul qui exploitera le résultat du choix contenu dans la cellule liée. 1.2.2 Deuxième tâche : Automatiser la saisie des Articles à facturer au client. 1.2.3 Troisième tâche : Automatiser la saisie des taux de remises en fonctions de critères simples. 1.3. Typographie Le vocabulaire employé par la feuille calque Ooo est signalé par les couleurs suivantes: Nom d'une fenêtre d'ooo comme "Fonctions de Formulaire" ou "AutoPilote de fonctions". Icônes Bouton comme "Zone de texte" ou "Formulaire". Onglet dans une fenêtre comme "Données" ou "Fonctions". Liste de choix dans un cadre ouvert par un onglet comme "Catégories", "Format" etc. Menu Format> Cellule...> indique d'ouvrir un des menus de la barre des Menus. Les données à taper au clavier sont indiquées sans quottes (guillemets) en gras pour éviter les confusions avec les chaînes de caractères: Tapez : Clients, «00000». 3/20
2. Première Tâche La Liste déroulante 2.1. Premier objectif: Réaliser une liste déroulante affichant 5 noms de «Clients»parmi l'ensemble des clients Un clic ici et la liste déroulante présente 5 noms 2.2. Création d'une plage de cellules reliée à la liste déroulante. Il est préférable de créer la plage de cellules sur une feuille de calcul séparée. Cette feuille sera nommée «Clients». Aide. Ouvrez un nouveau classeur et Menu Fichier Enregistrez sous... Automatisation_exercice_1 Pour nommer une feuille: Cliquer droit sur l'onglet Feuille1 > Renommer la feuille...> Taper : Clients OK Placez vous en A1 et remplissez les données par un copier-coller du document suivant, à moins que vous ne vouliez les rentrer vous-même. NOM Prénom Civilité Adresse1 Code Ville ABEILLE Paul Monsieur 41, Rue Jules Ferry 06330 ANTIBES AUROX Patrick Monsieur 6, Chemin des Colporteurs 04400 BARCELONETTE BERGES Henri Monsieur 21, Avenue Victor Hugo 06000 NICE DARPAS Annie Madame 16, Avenue de Navarre 32000 AUCH DEBIAN Jerémy Monsieur 15, rue Emile Zola 33000 BORDEAUX FABRE Nicolette Mademoiselle 22, Avenue Jean Monnet 12000 RODEZ LEBELL Philippe Monsieur 5, Avenue du Jeu de ballon 06130 GRASSE MANDRAKE Julien Monsieur 3, Place Henri Dunant 13004 MARSEILLE MORIN Benjamine Madame 13, rue Jean-Jacques Rousseau 75001 PARIS 4/20
Ajustez les colonnes et formatez la colonne des Codes postaux. 2.3. Création du bouton «Zone de Liste» Le Bouton en forme de liste déroulante est appelé par OpenOffice "Zone de liste". Le schéma de notre travail se présente sous cette forme: Barre d'instruments Liste déroulante et sa Cellule liée Icône Formulaire Nommez la feuille2 : Facture Sur la feuille qui va contenir la trame de la facture à imprimer, le Bouton doit être créé à l'intérieur d'une Zone de travail à droite. Sélectionnez la feuille2 en cliquant sur l'onglet, cliquez droit et Nommez-la Facture 5/20
2.3.1 L'icône «Formulaire» de la barre de «Fonctions de Formulaire» Cliquez sur l'icône Formulaire. Dans la Barre d' Outils verticale à gauche appelée par Ooo "Barre d'instruments", Aide : Si la barre verticale gauche n'apparaît pas : Menu Affichage>Barre d'outils> Cliquez sur "Barre d'instruments" pour la cocher. L'icône Formulaire ouvre une barre détachable contenant des éléments et des fonctions pour la création d'un formulaire interactif. Un clic prolongé sur l'icône Formulaire permet d'ouvrir la barre d'instruments flottante. Un clic bref active toujours le champ de contrôle qui a été inséré en dernier et qui est affiché sous forme d'icône. Déplacez cette barre flottante "Fonctions de Formulaires" vers le bas (par cliquer-déplacer le curseur flèche sur la barre de son titre ). 2.3.2 Boutons Activer le mode Conception et Zone de liste " (Dés)activer le mode Conception ": Active ou désactive le mode "Conception". Ce bouton permet de passer rapidement du mode "Conception" au mode Utilisateur. En mode "Conception", vous pouvez créer, définir sa mise en page et son paramétrage Si le mode n'est pas actif, les éléments de contrôle du formulaire ne peuvent pas être édités ( modifiés). 6/20
"Zone de liste ": Ce bouton crée une Zone de liste. Il va nous permettre de créer la liste déroulante" 2.3.3 Création du Bouton Liste Déroulante La facture devant remplir les Colonnes de A à F, la zone de travail se fera sur les Colonnes de G,à L, nous allons donc créer le Bouton au dessus de G2:H3. Cliquez sur le bouton: (Dés)activer le mode Conception Cliquez sur le bouton: Zone de liste Le pointeur de la souris (curseur) prend la forme d'une petite croix fine (d'un réticule). Amenez le curseur à l'endroit désiré : Appuyez vous sur l'angle de la cellule, tout en sachant que le bouton sera flottant et réglable à volonté. Tracez un rectangle en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé Lâchez. Le bouton a cet aspect Un rectangle avec ses 8 poignées vertes de réglage. 7/20
La fenêtre "AutoPilote de de zone de liste.données" apparaît : Désactiver les AutoPilotes: Nota : Si le formulaire est lié à une base de données et que la connexion à la base de données est active, "l'autopilote de zone de liste " s'affiche automatiquement après insertion de la zone de liste dans le document. L'AutoPilote devrait aider à créer la zone de liste. On peut désactiver les AutoPilotes en cliquant sur l'icône (Dés)activer les AutoPilotes. Cela ne nous concerne pas ici. Cliquez sur Annuler Lorsque le curseur passe à l'intérieur, il se transforme en croix fléchée, signe que nous sommes en mode Conception. 2.4. Paramétrage du Bouton. Cliquez bouton droit de la souris dans le rectangle: Un menu contextuel s'affiche > Cliquez sur Contrôle... > La fenêtre "Propriétés : Zone de liste." apparaît. 8/20
2.4.1 Propriétés Zone de Liste >Onglet Général : Onglets Général et Données Zone de texte ou Cadre de Saisie ou Cadre de choix Bouton d'ouverture de liste de choix ici 3D ou Plat Bouton d'ouverture de liste de choix ici OUI ou NON Changer le contenu du cadre en face de "Déroulante" en >OUI. Le reste sans changement, sauf si vous voulez changer le "Nombre de lignes" (les noms qui apparaîtront dans la liste déroulante); 5 est la valeur par défaut. Le "Cadre" peut être changé en >Plat au lieu de 3D. "Entrées de liste" se remplira automatiquement une fois rempli l'onglet "Données". 9/20
Cliquez sur l'onglet" Données." Tapez de suite au clavier la référence de la Cellule liée: I2 ( I comme Iris) Tapez Entrée. Le "Contenu de la cellule liée..." est alors activé, et propose deux options: Choisissez > "Position de l'entrée sélectionnée"pour exploiter la liste déroulante: Le résultat du choix affichera dans la cellule liée (I2) un nombre: celui de la position du nom choisi dans la liste déroulante. Par défaut, "L'entrée sélectionnée", affichera dans la cellule liée le nom choisi parmi ceux de la liste déroulante A11 ) Nota: Contrairement à Excel, on ne peut cliquer sur une autre feuille et sélectionner une plage de données, il faut donc rentrer au clavier «nom de la feuille<point>plage de cellules 10/20
Fermez la fenêtre "Propriétés : Zone de Liste" en cliquant le bouton de fermeture de la fenêtre active (x angle droit haut). Les propriétés sont modifiées. Cliquez sur le bouton: (Dés)activer le mode Conception Enregistrez votre travail 2.4.2 Contrôle du fonctionnement Cliquez à l'intérieur de la Zone de liste: apparaissent les 5 premiers noms. Faites déroulez la liste, les 11 noms de clients défilent. Si vous choisissez MANDRAKE, le nombre 8 est affiché dans la cellule liée I2 car c'est le 8ème nom de la liste. Cliquez sur AUROX, votre choix s'affiche dans la cellule liée I2:Le nombre 2 s'inscrit dans la cellule liée. Si le nom de votre choix s'affiche dans la cellule liée, I2 c'est que vous avez choisi l'option "L'entrée sélectionnée" dans les Propriétés : Zone de liste.> Données 2.5. Pour corriger ou faire des expériences, 2.5.1 Première méthode: Cliquez sur le bouton de la barre flottante Fonction de Formulaire >(Dés)activer le mode Conception" Sélectionnez la Liste déroulante (en cliquant bouton gauche (apparaissent les 8 poignées vertes) Cliquez droit à l'intérieur > Contrôle...> La fenêtre Propriétés : Zone de liste" apparaît. 11/20
2.5.2 Méthode utilisant le Navigateur de Formulaire. Dans la barre flottante Fonction de Formulaire, cliquez sur le bouton >(Dés)activer le mode Conception" Sélectionner la liste Déroulante (apparaissent les 8 poignées vertes) Cliquez sur l'icône juste à gauche : "Navigateur de Formulaire" Le "Navigateur" s'ouvre: Cliquez bouton droit de la souris sur ListBox > Dans le menu contextuel, choisir > Propriétés. S'ouvre la fenêtre "Propriétés : Zone de Liste." Note: Vous pouvez observer que maintenant le cadre "Entrées de liste"est renseigné mais en grisé (inactif). "ABEILLE";"AUROX"; "BERGES"... 12/20
3. Utilisation de la liste déroulante. On peut utiliser la liste déroulante pour afficher directement un nom dans une cellule. On choisit alors comme cellule liée celle qui lui correspond et l'option "Contenu de la cellule liée" en "L'entrée sélectionnée". Ce n'est pas l'objectif de ce tutoriel. Rappel du but : En choisissant un nom dans la liste déroulante, l'en-tête client de la facture (Nom, Prénom, Adresse etc.) doit s'afficher automatiquement. Pour cela, on utilise la fonction INDEX qui, à partir du nombre indiqué dans la cellule liée va chercher les renseignements nécessaires dans la plage de données pour les afficher. 3.1. La Fonction INDEX Dans une cellule choisie pour l'affichage, on utilise la fonction INDEX. =INDEX(Référence;Ligne;Colonne;Plage) 3.1.1 Les attributs la fonction INDEX: "Référence" est la plage de cellules sur laquelle se porte la recherche, ici c'est la plage de la feuille Clients. "Ligne" est le numéro de la ligne de ce tableau où se trouve l'information désirée, ici c'est le nombre désigné dans la cellule liée I2 ou mieux en référence absolue:$i$2 Note : En cliquant sur (Maj) (F4) simultanément, sur une référence relative sélectionnée, elle se transforme en absolue et vice versa. ( Voir Aide> Sommaire> Référence Absolue/relative) "Colonne" est le numéro de colonne de ce tableau où se trouve l'information désiré. "Plage" est facultatif (c'est l'indice de la section de la plage s'il s'agit d'une plage multiple). INDEX Référence Ligne Colonne Plage des cellules N indiquée par la cellule liée en fonction du choix N d'ordre de la colonne contenant les Noms, ou les Prénoms etc. Feuille: Clients On désigne la cellule liée 1 Plage: A2:F11 $I$2 2, 3 etc. 13/20
3.1.2 Les Formules contenant la fonction INDEX Conseil: mettez ce petit tableau(copier-coller sur un bloc-note en haut de votre écran pour avoir sous les yeux le numéro des différentes colonnes de la plage Clients. Nom de A B C D E F colonne Titre NOM Prénom Civilité Adresse1 Code Ville Exemple Abeille Paul Monsieur 41, rue Jules Ferry 6330 ANTIBES N colonne 1 2 3 4 5 6 d'où les formules : Pour le NOM : pour le Prénom : pour la Civilité : pour l'adresse1: pour le Code Postal : pour la Ville : =INDEX(Clients.A2:F11;$I$2;1) =INDEX(Clients.A2:F11;$I$2;2) =INDEX(Clients.A2:F11;$I$2;3) =INDEX(Clients.A2:F11;$I$2;4) =INDEX(Clients.A2:F11;$I$2;5) =INDEX(Clients.A2:F11;$I$2;6) 3.1.3 Nécessité de Nommer une Plage de cellules Par commodité, il serait bon de nommer la plage de cellules A2:F11 afin de pouvoir l'étendre sans être obligé ultérieurement de changer le contenu des formules si le nombre de clients augmente.. Pour cela, allez sur la feuille "Client", sélectionnez la plage de cellules désirées de A2 à F5 par exemple. Puis Menu Insertion>Noms>Définir Tapez : Clientèle puis OK. 14/20
Nota: Pour le tutoriel, j'ai préféré d'abord travailler avec le nom de la feuille et la désignation A2:F11 de la plage de cellules pour mieux montrer ce qui se passe. Il est bien sûr préférable d'utiliser des «noms» de cellules ou de plage dans un classeur. Autre remarque: Si vous devez exporter vos classeurs à l'étranger, prenez un soin particulier pour choisir les «noms» en évitant les accents. Dans une formule le nom «Clientèle» devenant Clientele, n'est guère agréable à l'oeil francophone. Les formules deviennent: Pour le NOM : pour le Prénom : pour la Civilité : pour l'adresse1: pour le Code Postal: pour la Ville : =INDEX(Clientèle;$I$2;1) =INDEX(Clientèle;$I$2;2) =INDEX(Clientèle;$I$2;3) =INDEX(Clientèle;$I$2;4) =INDEX(Clientèle;$I$2;5) =INDEX(Clientèle;$I$2;6) 3.2. Utilisation de l'autopilote de fonctions. Vous pourriez copier-coller mes formules où les taper directement dans la Barre de Formule (le cadre à droite du = de la Barre d'outil Barre de Calcul appelé aussi Ligne de saisie ) mais utilisons l'autopilote. Sélectionnez la cellule C7 qui sera le début de l'en- Tête Client de la facture Cliquez sur ƒ(x), qui lance la fenêtre AutoPilote de fonctions. 15/20
3.2.1 L'AutoPilote de fonctions Onglet Fonctions Liste déroulante Catégorie une seule entrée affichée Liste déroulante Fonction: 15 fonctions affichées Attention. Dans la version 1.1.3, en déroulant la liste catégorie, l'ascenseur est par défaut tout en bas. Pour faire apparaître «Les dernières formules utilisées», il faut remonter l'ascenseur. 3.2.2 Choisir la fonction INDEX Onglet Fonctions. Sélectionnez INDEX dans la liste des Fonctions ( Catégorie: Feuille de Calcul) Il apparaîtra aussi ensuite dans la Catégorie «Les dernières utilisées» 16/20
Cliquez sur le bouton Suivant>> (ou Double clic sur INDEX sélectionné dans la liste) 3.2.3 Renseigner les Attributs de la fonction INDEX Tapez au clavier Clientèle dans le cadre de saisie face à Référence Un résultat partiel doit s'afficher, sinon vous avez fait une faute de frappe. 17/20
Cliquez dans le cadre en dessous: le curseur texte clignote dans le cadre Ligne. Pas de panique Err : 511 est normal l'autopilote est en attente quand on change de cadre... Tapez : $I$2 Je préfère taper directement avec les $, même s'il faut faire attention à la touche majuscule pour le I et le 5. Note: En utilisant ce bouton et sa fenêtre attachée, vous pouvez cliquer sur la cellule liée de la feuille (Facture) I2 et cliquez de nouveau sur ce même bouton Note: Le raccourci clavier (Maj) (F4)ne fonctionne pas dans l'autopilote mais seulement dans la Barre de Formule (Future amélioration?) Cliquez dans le cadre suivant Colonne: le curseur texte clignote dans le cadre Colonne : tapez 1 ( c'est le numéro de la colonne des Noms). Laissez Plage vide (Note :1 convient). Cliquez sur le bouton OK Cliquez sur ce sacré bouton : (Dés)activer le mode Conception Choisissez un autre NOM dans votre liste déroulante, ça marche! 18/20
Enregistrez votre travail. 3.2.4 Création des autres formules Créez les autres formules par Copier-glisser En utilisant la poignée de recopie. Recopiez la cellule C7 vers le bas de C7 en C9 > Entrée Recopiez de C9 en D9 > Entrée. Les modifications se font dans la Barre de Fonction (Ligne de saisie) Nous avions sélectionné C7 pour le NOM. Nous allons créer les autres formules dans les cellules C8 pour l'adresse1, C9 pour le Code Postal D9 pour la Ville Cliquez en C8 La formule apparaît dans la Barre de Fonction (Ligne de saisie) =INDEX(Clientèle;$I$2;1) Changez le 1 par 4 pour l'adresse1 : =INDEX(Clientèle;$I$2;4) Attention après chaque modification dans la formule, faites Entrée!!! Cliquez en C9 =INDEX(Clientèle;$I$2;1) Changez le 1 par 5 pour le Code Postal : =INDEX(Clientèle;$I$2;5) Tabulation car on va dans la cellule à droite Cliquez en D9 =INDEX(Clientèle;$I$2;1) Changez le 1 par 6 pour la Ville : =INDEX(Clientèle;$I$2;6) Entrée. 19/20
Oui, je sais ce n'est pas beau. Mais vous avez réussi et sans doute compris le principe... Maintenant nous allons améliorer la présentation en modifiant les formules. Passez à la deuxième partie de la Tache 1. 20/20