ANNEXE I DE L APPEL D OFFRES

ANNEXE I DE L APPEL D OFFRES CAHIER DES CHARGES Réservation de services d hôtellerie, de restauration et de transport local pour l accueil de groupes au centre des visiteurs de la Commission européenne à Bruxelles APPEL D OFFRES OUVERT PO/2014-20/C4

Table des matières 1. Intitulé de l appel d offres...3 2. Objectif et contexte...3 3. Objet du marché...3 3.1. Services requis...3 3.1.1 Listes de prix...4 a) Hôtels...4 b) Restaurants...5 c) Transport local...5 3.1.2 Gestion de la prestation, réservation et paiement des services d hôtellerie, de restauration et de transport...6 3.2. Rapports...7 4. Volume du marché...7 5. Cadre contractuel...8 6. Soumission des offres...8 7. Offre technique...8 8. Offre financière...9 9. Critères d exclusion...9 9.1. Déclaration sur l honneur et documents justificatifs...9 9.2. Offres présentées par un consortium Offres prévoyant le recours à la sous-traitance...10 10. Critères de sélection...10 10.1. Capacité du soumissionnaire...10 10.2. Exigences supplémentaires pour les offres conjointes...12 10.3. Exigences supplémentaires pour les offres prévoyant le recours à la sous-traitance...13 11. Critères d attribution...13 11.1. Évaluation technique...14 11.2. Évaluation financière...14 11.3. Attribution des marchés...14 2

1. INTITULE DE L APPEL D OFFRES Appel d offres ouvert pour la réservation de services d hôtellerie, de restauration et de transport local pour l accueil de groupes au centre des visiteurs de la Commission européenne à Bruxelles (réf. PO/2014-20/C4). 2. OBJECTIF ET CONTEXTE Le centre des visiteurs de la direction générale de la communication offre la possibilité aux citoyens des États membres de l Union comme de pays tiers de visiter la Commission européenne à Bruxelles. Il a pour but de permettre à ces visiteurs de mieux comprendre le travail et le fonctionnement de la Commission européenne et d expliquer ses politiques et ses programmes au travers de visites informatives adaptées à leurs intérêts. Les visites de groupes composés d au moins 15 personnes âgées de 15 ans et plus (notamment des élèves) vont de visites d information générale d une durée de 90 minutes à des visites informatives personnalisées d une durée maximale d un jour et demi pour des groupes de haut niveau et des relais d information importants. En 2013, le centre des visiteurs a accueilli environ 1 700 groupes de visiteurs, avec plus de 50 000 visiteurs au total. L objectif du présent marché est de fournir un appui logistique efficace dans le domaine de la réservation de services d hôtellerie, de restauration et de transport local pour l accueil de groupes prioritaires au centre de visiteurs de la Commission européenne. En 2013, plus de 350 groupes, représentant quelque 9 000 participants, ont eu besoin soit d un hébergement, de services de restauration ou de transports locaux, soit de ces trois services combinés. La taille des groupes varie de 15 à 60 personnes, avec en moyenne 15 personnes par groupe. Une équipe compétente composée de 12 organisateurs de visites informatives personnalisées est chargée de faire appel à des services de réservation individuels pour les groupes de visiteurs, ce qui suppose une étroite collaboration avec le contractant. Afin de donner une image positive de la Commission, il est donc essentiel que la qualité des prestations proposées et les compétences organisationnelles du contractant sélectionné soient d un niveau constamment élevé tout au long de la durée du marché. 3. OBJET DU MARCHE 3.1. Services requis Le contractant réservera des chambres d hôtel, des restaurants et des moyens de transport locaux pour les groupes de visiteurs en fonction des demandes particulières formulées par l équipe d organisateurs de visites. Il devra garantir au personnel du centre des visiteurs une assistance sans faille en ce qui concerne les diverses prestations à fournir dans différents immeubles et sites de la région de Bruxelles, y compris l aéroport de Bruxelles (Zaventem) et, occasionnellement, l aéroport de Charleroi. Au moins un membre de l équipe du contractant devra fournir une assistance permanente pendant les heures de travail et être joignable par téléphone en dehors des heures de travail, afin de régler les éventuels problèmes 3

rencontrés avec les prestataires de services. Il est essentiel que le contractant respecte les délais de confirmation de commande, réagisse aux modifications de dernière minute, assure le suivi complet des problèmes et réponde aux demandes. 3.1.1 Listes de prix Le soumissionnaire présentera la liste des hôtels, restaurants et sociétés de transport avec lesquels il a négocié les meilleurs tarifs (voir l annexe VI Offre de prix, partie II, Listes de prix). Les hôtels et les restaurants figurant sur cette liste doivent être facilement accessibles (en maximum 15 minutes ou 30 minutes aux heures de pointe) par autocar depuis les bâtiments de la Commission à Bruxelles, notamment le centre des visiteurs situé 170 rue de la Loi, 1040 Bruxelles. a) Hôtels Les hôtels proposés devront être classés dans les trois catégories suivantes: 5 étoiles, 4 étoiles et 3 étoiles (voir les dispositions régissant la classification des établissements hôteliers à Bruxelles «Arrêté de l exécutif du 24 décembre 1990» 1 et le Ministerieel besluit tot bepaling van classificatienormen inzake comfort voor een vergund toeristisch logies 27 novembre 2009 2 ). Un choix d au moins quatre hôtels 5 étoiles, sept hôtels 4 étoiles et sept hôtels 3 étoiles est requis. Les listes indiqueront le prix pour une chambre d hôtel (uniquement double ou simple) pendant la semaine et le week-end, avec petit-déjeuner compris et hors services supplémentaires. Dans des conditions normales, les hôtels doivent garantir la réservation de 15 à 60 chambres, moyennant un délai de réservation de cinq semaines donné par le contractant. Les listes préciseront si les hôtels peuvent garantir lesdites réservations dans un délai plus court ainsi que la durée minimale du délai requis, y compris en cas de modification du nombre de chambres demandé. Les hôtels doivent également garantir l acceptation, sans frais, de toute annulation reçue au plus tard deux semaines avant la date d arrivée. Les listes devront indiquer si les hôtels sont disposés à accepter des annulations dans un délai plus court ainsi que le délai minimum requis. À titre d information, la Commission estime ses besoins à environ 6 000 nuitées par an, ce chiffre pouvant varier à la hausse comme à la baisse en fonction des disponibilités budgétaires et de la stratégie adoptée par le pouvoir adjudicateur. Le nombre de nuitées à réserver pour les visites nécessitant un hébergement hôtelier varie d 1 à 3 nuits pour un groupe de participants. 1 http://www.cocof.be/index.php/hotellerie 2 http://www.vlaanderen.be 4

b) Restaurants Le soumissionnaire fournira une liste de 10 à 20 restaurants de différents types, situés dans une fourchette de prix comprise entre 10 et 80 euros par personne. La liste devra indiquer le prix garanti au contractant pour des déjeuners et des dîners de trois plats, incluant également les boissons (vins, bières, jus de fruits, eaux minérales, cafés et thés) prises pendant le repas. Outre les menus traditionnels, les restaurants devront être en mesure de proposer des plats végétariens ou correspondant à d autres régimes alimentaires particuliers. Étant donné que le centre des visiteurs entend également utiliser les restaurants de la Commission, la liste doit inclure les tarifs des prestataires externes de ces restaurants au titre du contrat-cadre OIB.DR.2/PC/2012/117/558/CO lots 1, 2 et 3 (adresse de contact: oibselfs-restaurants-cafeterias@ec.europa.eu), qui couvre l ensemble de leurs services de restauration, y compris la fourniture de déjeuners légers à base de sandwiches dans les salles de réunion. Les soumissionnaires indiqueront par ailleurs le prix des services complémentaires tels que la mise à disposition par les restaurants de microphones, estrades, etc. À titre d information, la Commission estime ses besoins à environ 9 000 repas par an pour ses visiteurs, ce chiffre pouvant varier à la hausse comme à la baisse en fonction des disponibilités budgétaires et de la stratégie adoptée par le pouvoir adjudicateur. Les restaurants doivent être en mesure de garantir entre 15 et 100 déjeuners ou dîners par groupe, moyennant un délai de réservation de 2 semaines. Les listes doivent indiquer si les restaurants sont disposés à garantir des réservations dans un délai plus court ainsi que le délai minimum requis. Les restaurants doivent également garantir l acceptation, sans frais, de toute annulation reçue au plus tard une semaine avant la date prévue. Les listes devront indiquer si les restaurants sont disposés à accepter des annulations dans un délai plus court ainsi que le délai minimum requis. Les restaurants doivent garantir qu ils peuvent s accommoder d une augmentation de 10 % au plus du nombre de places réservées pour autant qu ils soient avertis 24 heures à l avance. c) Transport local Le soumissionnaire fournira une liste d au moins trois sociétés de transport, en indiquant le prix garanti au contractant pour le transport de groupes de 15 à 60 personnes dans des véhicules répondant aux normes de sécurité en vigueur. Au moins une de ces sociétés devra garantir un accès en fauteuil roulant et accepter de garder les valises des visiteurs dans le véhicule si nécessaire. Les véhicules doivent être classés au moins dans la catégorie 3 étoiles (voir les dispositions relatives à la classification 5

en matière de contrôle de qualité appliquées par la Fédération belge des exploitants d autobus et d autocars et des organisateurs de voyages 3. L offre doit comprendre un éventail de véhicules de différentes catégories. Elle doit également indiquer le prix moyen pour un groupe de 25 personnes, sachant que ce prix servira de base à l évaluation financière des offres. Le transport par autocar impliquera généralement d aller chercher et de déposer les visiteurs aux aéroports de Bruxelles (Zaventem) ou de Charleroi ainsi qu aux principales gares ferroviaires de Bruxelles (voir l annexe III Listes de prix). Les sociétés de transport doivent être en mesure de garantir la disponibilité de moyens de transport pour des groupes de 15 à 100 personnes, moyennant un délai de réservation de 5 semaines. Les listes indiqueront si les sociétés de transport sont disposées à garantir des réservations dans un délai plus court ainsi que le délai minimum requis. Les sociétés de transport doivent également garantir l acceptation, sans frais, de toute annulation reçue au plus tard une semaine avant la date prévue. Les listes devront indiquer si les sociétés de transport sont disposées à accepter des annulations dans un délai plus court ainsi que le délai minimum requis. À titre d information, la Commission estime ses besoins à environ 400 transports locaux de groupes de visiteurs, ce chiffre pouvant varier à la hausse comme à la baisse en fonction des disponibilités budgétaires et de la stratégie adoptée par le pouvoir adjudicateur. 3.1.2 Gestion de la prestation, de la réservation et du paiement des services d hôtellerie, de restauration et de transport Le contractant devra fournir une assistance sans faille en ce qui concerne les diverses prestations requises et être joignable en dehors des heures de travail pour régler les éventuels problèmes rencontrés avec les prestataires de services (voir le paragraphe 3.1). Le contractant retenu aura accès aux outils informatiques spécifiques du centre des visiteurs pour la gestion et le traitement de toutes les demandes de réservation. La procédure de réservation comprendra les étapes suivantes: au moins six semaines avant la date de la prestation pour les hôtels et le transport et trois semaines pour les restaurants, la Commission demandera les prestations requises au moyen d un bon de réservation électronique (voir l annexe III du projet de contratcadre de services) en indiquant le nom du groupe, le numéro de référence de la visite, le nombre de participants, leur pays d origine, ainsi que l organisateur de visites chargé du programme de visites; 3 http://www.fbaa.be/fr/default.asp?id1=80&id2=102&id3=124&id4=0&title=contrôle%20de%20qualité# 6

le contractant assurera seul la responsabilité de contacter les prestataires de services concernés afin de s assurer de la disponibilité des prestations requises lors de chaque visite. Il renverra le bon de réservation dans les cinq jours ouvrables en indiquant les prestations proposées et en offrant le meilleur rapport qualité-prix dans la zone souhaitée et à la ou aux dates demandées. Les tarifs seront automatiquement ceux appliqués à la date de la demande initiale de la ou des prestations par la Commission. Les tarifs proposés par les prestataires de services qui, pour quelque raison que ce soit, sont supérieurs aux tarifs appliqués devront être approuvés par écrit par le pouvoir adjudicateur; après acceptation par la Commission du bon de réservation, le contractant confirmera les prestations proposées au prestataire de services; le bon de commande des prestations confirmées sera signé électroniquement par la Commission à la date de la visite ou à une date antérieure; toute modification des demandes du groupe de visiteurs devra être communiquée au contractant le plus rapidement possible par l intermédiaire de l outil informatique. Le contractant devra alors s assurer que la prestation modifiée est exécutée aussi efficacement que possible et au meilleur coût possible. Le contractant sera chargé de régler toutes les factures des hôtels, restaurants et sociétés de transport concernées pour les prestations réservées sur les bons de commande signés. 3.2. Rapports Après la réception et le paiement de l ensemble des factures des prestataires de services se rapportant à un mois donné, le contractant adressera pour commentaire à la Commission, avant l envoi de la facture mensuelle définitive, un rapport détaillé succinct sur les prestations fournies lors du mois en question pour chaque bon de commande. Il sera accompagné de copies numérisées des factures adressées par les prestataires. 4. VOLUME DU MARCHE Le nombre exact de prestations requises ainsi que leurs dates précises ne peuvent être spécifiés. Les commandes seront passées en précisant les dates et le détail des prestations relatives aux demandes de réservations hôtelières, de restauration et de transport local. Le budget maximal pour le présent appel d offres est de 5 500 000 EUR sur quatre ans, hors TVA. 7

En vertu de l article 134, paragraphe 1, point f), et de l article 134, paragraphe 3, du règlement délégué (UE) n 1268/2012 de la Commission du 29 octobre 2012 relatif aux règles d application du règlement (UE, Euratom) n 966/2012 du Parlement européen et du Conseil relatif aux règles financières applicables au budget général de l Union, le pouvoir adjudicateur peut recourir à une procédure négociée pour l attribution de nouveaux services consistant en la répétition de services similaires confiés au titulaire du marché initial. Cette procédure ne peut être appliquée que pendant les trois ans qui suivent la conclusion du marché initial. 5. CADRE CONTRACTUEL Les services décrits ci-dessus feront l objet d un contrat-cadre de services signé entre la Commission européenne (unité COMM C4) et l attributaire du marché. Le projet de contrat est joint en annexe II de l appel d offres. Dans son offre, le soumissionnaire tiendra compte des dispositions de ce projet de contrat, et notamment des points suivants: I.4 Modalités de paiement et exécution du contrat-cadre II.15 Établissement des rapports et paiements 6. SOUMISSION DES OFFRES L offre du soumissionnaire doit comprendre: la déclaration sur l honneur relative aux critères d exclusion, dûment signée et complétée, à l aide du formulaire figurant à l annexe III; tous les documents relatifs aux critères de sélection énumérés au point 10; pour ces documents, le soumissionnaire complétera les tableaux figurant aux annexes IV et V; l offre technique, telle que spécifiée au point 7, conformément aux dispositions du point 3; l offre financière visée au point 8 pour l ensemble du cahier des charges, présentée à l aide des tableaux de l annexe VI, qui doivent être complétés et signés par le soumissionnaire. 7. OFFRE TECHNIQUE Les soumissionnaires incluront dans leur dossier une offre technique détaillant la manière dont ils entendent exécuter les tâches qui font l objet du marché, en respectant toutes les obligations imposées par le cahier des charges. La structure de l offre technique doit suivre celle de l objet du marché (voir point 3), en indiquant notamment: - une connaissance des prestations à fournir: une description détaillée de l approche suivie pour la sélection de chaque prestataire de services en garantissant une qualité constante au meilleur prix; 8

- un plan de gestion exposant en détail l organisation du travail et l équipe proposée: capacité à fournir des réservations de manière efficace et en temps voulu et à gérer les contacts avec les prestataires de services et le personnel de la Commission; - des mécanismes permettant d assurer la continuité, le contrôle de la qualité et l analyse des risques. L offre technique ne doit contenir aucun des documents mentionnés dans les critères d exclusion ou de sélection, ni traiter de sujets déjà couverts par ces critères. L offre technique sera évaluée en fonction des critères d attribution relatifs à la qualité exposés au point 11 du présent cahier des charges. 8. OFFRE FINANCIERE L offre financière doit être présentée à l aide du formulaire joint en annexe VI, qui doit être dûment daté et signé. Le prix indiqué doit être forfaitaire et couvrir tous les coûts liés à l exécution du marché décrit ci-dessus. L offre doit également inclure les trois tableaux de prix complétés des prestataires de services pour les hôtels, les restaurants et les services de transport local (tableaux 2, 3 et 4 de l annexe VI). 9. CRITERES D EXCLUSION Les offres présentées par les soumissionnaires remplissant les critères d exclusion énoncés aux articles 106 et 107 du règlement financier 4 ne seront pas évaluées. 9.1. Déclaration sur l honneur et documents justificatifs Les soumissionnaires fournissent une déclaration sur l honneur, dûment datée et signée, attestant qu ils ne se trouvent pas dans l une des situations d exclusion, à l aide du formulaire figurant à l annexe III de l invitation à soumissionner. Le soumissionnaire qui sera proposé pour l attribution du marché fournira, dans un délai défini par le pouvoir adjudicateur et avant la signature du contrat, les preuves nécessaires à l appui de sa déclaration. Ces documents justificatifs doivent être valides à la date limite de soumission des offres, et en tout état de cause, ils doivent avoir été délivrés moins de 12 mois avant cette date. Suivant la législation nationale du pays d établissement du soumissionnaire, les justificatifs nécessaires concernent les personnes 4 http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=oj:l:2012:298:0001:0096:fr:pdf 9

morales et/ou les personnes physiques, y compris, lorsque le pouvoir adjudicateur l estime nécessaire, les chefs d entreprise ou toute personne ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle du soumissionnaire. Si ces preuves ont déjà été présentées aux fins d une autre procédure de passation de marché et, pour autant que les documents en question ne datent pas de plus d un an auparavant et qu ils soient toujours valables, le soumissionnaire déclare sur l honneur que les preuves documentaires ont déjà été fournies lors d une procédure de passation de marché antérieure et qu aucun changement n est intervenu dans sa situation. 9.2. Offres présentées par un consortium Offres prévoyant le recours à la sous-traitance Pour les offres présentées par des consortiums ou des groupes de prestataires de services, chaque opérateur économique participant à l offre doit apporter la preuve qu il ne se trouve dans aucun des cas d exclusion de la participation ou de l attribution mentionnés ci-dessus en fournissant une déclaration sur l honneur, dûment datée et signée (voir l annexe III). Le soumissionnaire auquel le marché est attribué doit fournir, dans le délai défini par le pouvoir adjudicateur et avant la signature du contrat, les moyens de preuve indiqués ci-dessus confirmant la déclaration sur l honneur, pour chacun des membres du consortium ou du groupe de prestataires de services. Si l offre prévoit un recours à la sous-traitance, le soumissionnaire présente, sur demande du pouvoir adjudicateur, une déclaration sur l honneur émanant du sous-traitant envisagé certifiant qu il ne se trouve pas dans l une des situations visées aux articles 106 et 107 du règlement financier. En cas de doute concernant cette déclaration sur l honneur, le pouvoir adjudicateur exigera les preuves mentionnées aux paragraphes 3 et 4 de l article 143 des règles d application. Le cas échéant, le paragraphe 5 de ce même article s applique. 10. CRITERES DE SELECTION 10.1. Capacité du soumissionnaire Le soumissionnaire doit démontrer qu il dispose de capacités économiques, financières, techniques et professionnelles suffisantes pour exécuter les tâches décrites au point 3 du présent cahier des charges. Un opérateur économique peut, si nécessaire et pour un marché déterminé, recourir aux capacités d autres entités pour atteindre le niveau exigé de capacité économique, financière et technique, quelle que soit la nature juridique de ses rapports avec elles (sous-traitant, société mère, tiers). Dans ce cas, il doit prouver au pouvoir adjudicateur qu il disposera des moyens nécessaires à l exécution du marché, par exemple en produisant un engagement de ces entités à mettre leurs ressources à sa disposition (voir points 10.2 et 10.3 ci-dessous). 10

Lorsque la capacité financière est assurée dans son ensemble ou en grande partie par un tiers, le pouvoir adjudicateur peut demander à cette entité de signer le contrat ou de lui fournir une cautionnement solidaire à première demande si le marché est attribué à cette offre. Le soumissionnaire doit apporter la preuve de ses capacités en joignant à son offre les informations et documents ci-après. Le pouvoir adjudicateur peut exonérer un soumissionnaire de l obligation de produire les preuves documentaires visées aux paragraphes 10.1.a) à 10.1.c) si de telles preuves ont déjà été présentées aux fins d une autre procédure de passation de marché et pour autant que les documents en question satisfassent toujours aux dispositions du point 10.1. a) Capacité juridique et coordonnées bancaires Le soumissionnaire fournira un formulaire «Entité légale» (FEL) et un formulaire «Compte bancaire» (FCB) dûment complétés et signés, accompagnés des annexes requises. Ces formulaires sont disponibles aux adresses suivantes: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities /legal_entities_fr.cfm http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/fi nancial_id_fr.cfm b) Capacité financière et économique La preuve de la capacité économique et financière doit être apportée au moyen des documents suivants: bilans ou extraits de bilan des trois derniers exercices clos, si la publication des bilans est prescrite par le droit des sociétés du pays où l opérateur économique est établi; les tableaux I et II figurant à l annexe V dûment complétés, datés et signés, accompagnés des données correspondantes extraites des bilans (en euros). Ces tableaux doivent également être fournis sur CD/DVD/clé USB.. Si, pour une raison exceptionnelle que le pouvoir adjudicateur estime justifiée, le soumissionnaire n est pas en mesure de produire les références demandées, il est autorisé à prouver sa capacité économique et financière par tout autre moyen jugé approprié par le pouvoir adjudicateur (garantie bancaire, attestation d assurance couvrant les risques professionnels, etc.). c) Capacité technique et professionnelle Le soumissionnaire doit démontrer de manière convaincante qu il a la capacité nécessaire pour entreprendre les tâches requises en apportant la preuve des éléments suivants: Expérience professionnelle pour des services analogues: 11

- le soumissionnaire doit prouver qu il dispose d une expérience dans la fourniture des prestations requises (avec une valeur minimale de 500 000 EUR pour chaque projet); En guise de preuve, il fournira une liste de prestations pertinentes (au moins trois) effectuées au cours des trois dernières années, avec indication des montants approximatifs, des dates et des bénéficiaires, ainsi que des lettres de référence rédigées par le pouvoir adjudicateur; - une description des mesures employées pour s assurer de la qualité des services; Ressources humaines nécessaires pour exécuter le marché, conformément aux bonnes pratiques professionnelles: - personnel qualifié dans la fourniture des prestations requises (voir le paragraphe 3.1.1); - compétences linguistiques nécessaires pour fournir les prestations requises. Les contacts entre le contractant et la Commission européenne auront lieu en français et en anglais, sachant que la pratique du néerlandais sera également nécessaire pour les contacts avec les prestataires de services. En guise de preuve, le soumissionnaire précisera les niveaux d éducation et les qualifications des personnes qui fourniront les services dans le cadre de l offre (CV au format Europass: http://europass.cedefop.europa.eu/fr/home), y compris pour le personnel d encadrement. Chaque CV joint doit mentionner la fonction envisagée aux fins de la prestation des services. 10.2. Exigences supplémentaires pour les offres conjointes Dans le cas d une offre soumise par un consortium, chacun des membres doit apporter la preuve de sa capacité économique et financière [voir point 10.1.b)]. Par ailleurs, les éléments suivants doivent également être joints à l offre: un document sur lequel figurent le nom de la société désignée pour représenter le consortium et les références de la personne désignée pour signer le contrat et/ou pour assurer les contacts avec la Commission au nom du consortium; un document indiquant clairement la composition et la structure du groupement ou de l entité assimilée (société, association momentanée, etc.), ainsi que la forme juridique que revêtira leur coopération s ils remportent le marché et si la modification de leur forme juridique s avère nécessaire pour la bonne exécution du marché; une lettre signée par chacun des membres confirmant son engagement à exécuter les services demandés dans l offre et indiquant clairement son rôle, ses qualifications et son expérience. 12

10.3. Exigences supplémentaires pour les offres prévoyant le recours à la sous-traitance Si l offre prévoit le recours à des sous-traitants, le soumissionnaire doit apporter la preuve de la capacité économique et financière [voir le point 10.1.b)] de chaque sous-traitant dont les tâches représentent plus de 20 % de la valeur du marché. Par ailleurs, les éléments suivants doivent également être joints à l offre: un document indiquant clairement l identité, les rôles, les activités et les responsabilités du ou des sous-traitants et précisant le volume ou la proportion des tâches confiées au (à chaque) sous-traitant, ainsi qu une description des mesures de contrôle de la qualité prévues pour les tâches qui seront réalisées par le sous-traitant ou chacun des soustraitants; une déclaration d intention du (de chaque) sous-traitant, affirmant clairement son intention de collaborer avec le soumissionnaire si celui-ci remporte le marché et précisant les moyens qu il mettra à sa disposition pour l exécution du marché. En l absence de sous-traitance, le soumissionnaire doit fournir un document certifiant qu il ne compte pas faire appel à des sous-traitants et qu il informera la Commission de tout changement dans cette situation. La Commission se réserve le droit d apprécier si un tel changement est acceptable. Tout soumissionnaire présentant un conflit d intérêt professionnel qui risquerait d influencer l exécution du contrat peut être exclu au motif qu il ne satisfait pas aux critères de sélection relatifs à la capacité professionnelle. 11. CRITERES D ATTRIBUTION Les offres présentées par des soumissionnaires ne remplissant pas les conditions au regard des critères d exclusion ou de sélection ne seront pas prises en considération pour l attribution du marché. Le marché sera attribué à l offre économiquement la plus avantageuse, compte tenu des critères exposés ci-dessous. Qualité a) la méthodologie proposée eu égard aux prestations requises (pondération x 30 %); b) la qualité du plan de gestion du soumissionnaire détaillant comment l objectif doit être atteint: organisation du travail, calendrier, répartition des tâches entre les membres du personnel, mesures de contrôle de la qualité, analyse des risques (pondération x 40 %); c) la qualité, la cohérence et l exhaustivité de la prestation proposée (pondération x 30 %). 13

Prix 11.1. Évaluation technique L offre technique qui doit figurer dans la soumission (voir point 7) sera évaluée sur la base des critères de qualité a), b) et c). Le résultat de l évaluation technique est la somme des points obtenus lors de l évaluation de chaque critère. Seules les offres ayant obtenu au moins 60 % pour chaque critère et un score total d au moins 70 points seront prises en considération pour l attribution du marché. 11.2. Évaluation financière Aux fins de l évaluation financière, le soumissionnaire doit utiliser les tableaux types figurant à l annexe VI (Coûts administratifs, Hôtels, Restaurants, Transport). Toute omission ou modification apportée à ces tableaux types entraînera la nullité de l offre. Aux fins de l évaluation et de la comparaison des offres financières, la Commission utilise un prix de référence (voir le tableau 2 de l annexe VI) basé sur: - le prix forfaitaire mensuel fixe pour les frais administratifs x 30 % - + la somme des prix moyens en semaine pour des chambres simples et doubles dans des hôtels 3, 4 et 5 étoiles x 30 % + prix moyen des repas x 30 % + prix moyen du transport local de 25 personnes x 10 % 11.3. Attribution du marché Le marché sera attribué à l offre qui obtiendra le score le plus élevé en appliquant la formule suivante: Note l offre X de = Prix le moins élevé Prix de l offre X * Note qualitative globale (sur 100) pour l ensemble des critères de l offre X 14