Union Départementale des Sapeurs-Pompiers de la Charente-Maritime REGLEMENT INTERIEUR Modification n 12 SOMMAIRE TITRE 1 : ADMINISTRATION page 2 TITRE 2 : RECETTES page 4 TITRE 3 : DEPENSES page 5 TITRE 4 : OBSEQUES page 5 TITRE 5 : CEREMONIES DU CONGRES DEPARTEMENTAL page 6 TITRE 6 : RECOMPENSES page 6 TITRE 7 : LA FRATERNELLE page 7 TITRE 8 : CAISSE COMPLEMENTAIRE D ALLOCATION DE VETERANCE page 8 TITRE 9 : FONDS DE SOLIDARITE page 9 TITRE 10 : ASSURANCES DECES TOUTES CAUSES page 9 TITRE 11 : ASSURANCES HORS SERVICE page 10 TITRE 12 : ASSURANCES GARANTIE DES BIENS page 10 TITRE 13 : DELEGATION page 10 LISTE DES ANNEXES page 12 Page 1/12
Le présent règlement intérieur est établi conformément aux statuts de l'union Départementale des Sapeurs-Pompiers de Charente Maritime. Il ne peut être modifié que sur proposition du Conseil d'administration. TITRE 1 : ADMINISTRATION Article 1 : Le renouvellement des membres sortants du Conseil d'administration se fait chaque année dans le mois qui suit la réunion des Présidents d'amicales. Article 2 : Les membres du Conseil d'administration sont au nombre de 23, dont 21 sont élus pour 3 ans et renouvelables par tiers à raison de 3 à l'échelon départemental, de 4 à l'échelon des secteurs, un représentant de l'association Départementale des Jeunes Sapeurs-Pompiers et un représentant de l Association Départementale des Anciens Sapeurs-pompiers de la Charente- Maritime, désignes par leur association respective. Les secteurs sont définis en annexe. En cas de déficience de candidature d un secteur, il pourra être accepté les candidatures du secteur le plus proche. Les membres du Conseil d'administration ayant fait valoir leurs droits à cessation d'activité, terminent leur mandat en cours. Sur proposition du président de l UDSP 17 et après avis du comité exécutif, les membres du conseil d administration en exercice ayant dépassé la limite d âge et dont le mandat restant est en cours, peuvent solliciter un renouvellement de mandat. Article 3 : Les membres du Conseil d'administration qui, sans motif reconnu valable par le comité exécutif, ont été absents au cours d'une année à trois réunions du Conseil, sont considérés comme démissionnaires d'office. Un courrier sera adressé à l administrateur dès la seconde absence. Il sera remplacé l année suivante lors de nouvelles élections. Sa durée de mandat correspondra au temps restant de l administrateur qu il remplace. Article 4 : Les commissions. Sept Commissions, présidées respectivement par le Président, les Vice-présidents ou les membres du bureau exécutif sont formées au sein du Conseil d'administration. Elles se nomment : Les commissions spécialisées : - 1 ère Commission: FINANCES, AFFAIRES GÉNÉRALES, RÉCOMPENSES. Commission chargée de la gestion des biens et du secourisme, des affaires générales, de l attribution des récompenses, engage les finances et le fonctionnement de l Union Départementale. - 2ème Commission: ASSURANCES, AFFAIRES SOCIALES, ODP. Commission chargée du suivi des dossiers d assurances, de l étude de toutes affaires liées aux anciens sapeurs-pompiers, des dossiers sociaux et de toutes les affaires Page 2/12
relatives à l œuvre des pupilles des sapeurs-pompiers. - 3 ème Commission : ACTIVITES SPORTIVES ET LOISIRS. Commission Chargée de la préparation et du suivi des manifestations à caractère sportives et de loisirs sur le plan départemental, régional et national pour les membres de l Union. - 4 ème Commission: MANIFESTATIONS ET CONGRES. Commission Chargée de la préparation et du suivi des congrès, des assemblées générales et de toutes autres manifestations sur le plan départemental, régional et national pour les membres de l Union. - 5 ème Commission: FORMATIONS. Commission chargée de la gestion administrative, technique et pédagogique de l enseignement. La gestion financière est assurée par la commission finances. - 6 ème Commission: COMMUNICATION. Commission chargée des relations entre l UDSP 17, les amicales, les correspondants, le SDIS 17 et les services extérieurs. La commission catégorielle : - 7 ème Commission: REPRESENTATIVITE DES MEMBRES DE L UDSP 17. Commission chargée de la représentativité des Sapeurs Pompiers volontaires aux diverses instances du SDIS (CCDSPV CASDIS CATSIS Groupe de travail, etc...), des relations entre les partenaires sociaux des sapeurs-pompiers professionnels et des AATS ainsi que des relations avec l'association départementale des Anciens et de l A.D.J.S.P. Article 5 : Les réunions. Quatre réunions trimestrielles du Conseil d Administration sont prévues par an. Elles sont précédées d une réunion du comité exécutif. Une cinquième réunion se déroulera dans le mois qui suit l Assemblée Générale afin d installer le nouveau Conseil d Administration. A l issue de chaque réunion, un compte-rendu est communiqué aux Amicales. Article 6 : Les élections. Le déroulement des élections se réalise selon les étapes suivantes : - La liste électorale est arrêtée au premier janvier de l année, - L appel à candidatures se déroule courant janvier avec date limite de dépôt au 31 janvier, - Le matériel électoral est transmis aux amicales courant février, - Le retour des votes doit se faire au plus tard le jour de l Assemblée Générale, - Les dépouillements sont réalisés par les membres du Conseil d Administration en place sous l autorité du Président de l UDSP 17 en poste dans le mois qui suit l assemblée générale. Page 3/12
Les candidats qui recueillent le nombre de votes le plus élevé, selon la catégorie (Secteur ou Département) sur laquelle ils se présentent (En fonction du nombre de places ouvertes) sont déclarés élus. - la constitution du Conseil d administration s effectuera à l issue du dépouillement. TITRE 2 : RECETTES. La cotisation annuelle à l UDSP 17. La cotisation annuelle des membres de l Union Départementale des Sapeurs-Pompiers de la Charente-Maritime fait partie des recettes identifiées dans les statuts. Article 7 : La cotisation annuelle est versée chaque année avant le 28 février par chaque Amicale, l ADJSP (Association Départementale des Jeunes Sapeurs-Pompiers), l ADASP (Association Départementale des Anciens sapeurs-pompiers) et par le C.O.S.(Comité des Œuvres Sociales du SDIS17). L état nominatif fourni par l UDSP 17 doit accompagner obligatoirement le versement annuel, signé par le Président de l Amicale ou son représentant. Le principe de cotisation individuelle n est pas autorisé, sauf dérogation accordée par le comité exécutif de l UDSP 17. Toute Amicale qui ne sera pas à jour du versement de ses cotisations au 28 février ne pourra pas prétendre aux versements des prestations au titre de l année en cours. Le montant de la cotisation est fonction des différentes prestations. Ces prestations se décomposent de la façon suivante ; adhésion: - à l UDSP 17, - à l Union Régionale de Poitou-Charentes (URPC), - à la Fédération Nationale des Sapeurs-Pompiers de France (FNSPF), - à la Fraternelle, - à la caisse complémentaire d allocation vétérance, - aux Fonds de Solidarité, - à la M.N.S.P, - aux décès toutes causes, - à l assurance hors services, - à la garantie des biens, - aux abonnements aux revues, - à toute autre prestation optionnelle répondant aux buts de l association mentionnés dans l article 1 des statuts. Les recettes de l UDSP 17 reposent sur l appel à cotisations des Amicales adhérentes. Le montant de ces cotisations est fixé chaque année par le Conseil d Administration. Il varie selon la formule des prestations que chaque amicale choisie (comme précisé au précédent paragraphe). Les cotisations perçues sont affectées aux prestations souscrites par les amicales. Page 4/12
Toutefois, une fois par an, après avis favorable du conseil d administration et information lors l Assemblée Générale, une réaffectation des produits entre les différentes sections pourra être réalisée sous réserve de maintenir le paiement des prestations aux bénéficiaires. Tout changement d affectation apparaîtra dans le bilan financier de l année concernée. Dans le cas où la section ne pourrait pas faire face à la dépense prévue, cette dernière sera pourvue par le compte courant. Article 8 :Toute nouvelle adhésion liée à un engagement ou à une mutation postérieure au 28 février de l année, ne pourra pas prétendre aux versements des garanties décès souscrites par l UDSP 17. TITRE 3 : DEPENSES Article 9 : Les frais de déplacement des membres désignés pour représenter l'union, sont pris en charge par l'union Départementale selon le barème en vigueur au sein de la Fonction Publique Territoriale. Article 10 : Les membres du Conseil d'administration sont remboursés (trajet, hébergement et repas) lors de leur déplacement pour représenter l'union Départementale des Sapeurs- Pompiers de Charente-Maritime, selon le barème en vigueur au sein de la Fonction Publique Territoriale. Article 11 : En outre pourront être pris en charge les frais de repas des personnalités invitées aux manifestations organisées par l'union Départementale. Ces personnalités seront identifiées par le comité exécutif lorsque cela sera nécessaire. Article 12 : Les frais de séjour et le déplacement des membres du Conseil d'administration désignés pour assister aux travaux du congrès national des sapeurs-pompiers, sont pris en charge selon les conditions fixées par le comité exécutif. Les membres du conseil d'administration qui participent au congrès national, doivent assister au moins à une réunion des commissions. Un résumé devra être présenté lors de la séance du conseil d'administration qui suivra le congrès national. Article 13 : Les autres dépenses sont mentionnées à l article 8 des statuts. TITRE 4 : OBSEQUES Article 14 : Le drapeau de l'union Départementale se déplacera pour le décès : - de tout sapeur-pompier actif, Jeune Sapeur-pompier et AATS adhérent à l UDSP 17, - d'un membre ou d un ancien membre du Conseil d'administration de l'union Départementale. Page 5/12
Le drapeau ne sortira pas du département, sauf cas exceptionnel et après avis du comité exécutif ou sur demande des autorités pour d'autres manifestations. Article 15 : La garde du drapeau est constituée par : - 1 porte drapeau (de préférence un sous-officier, le plus décoré, décorations pendantes), - 2 gardes d'honneur (tenue : SPF1, plastron rouge, gants et ceinturons blancs, crispins, casque acier, guêtres et bottes à lacets blancs) pour tout décès en service commandé et pour toutes cérémonies officielles. Article 16 : Le chef de centre du lieu du décès devra récupérer le drapeau et organiser la garde. Le drapeau est stocké au bureau du siège de l USDP 17 situé au Centre de Commandement. Article 17 : Une gerbe de l'union Départementale des Sapeurs-Pompiers de la Charente- Maritime est attribuée à tous les Sapeurs-Pompiers membres actifs, membres d honneur et les membres associés en activité. Elle sera également attribuée à toute autre personne, sur décision du président de l'union Départementale. La valeur de la gerbe est fixée à 15 vacations de sous-officiers de l'année en cours. Un ruban tricolore avec l Intitulé «U.D.S.P.- Charente-Maritime» sera apposé sur la gerbe. Article 18 : La palme est remise à tout cotisant de l'union Départementale. TITRE 5 : CEREMONIES DU CONGRES DEPARTEMENTAL Article 19 : Une gerbe de fleurs avec ruban tricolore intitulé «UDSP Charente-Maritime» sera déposée par le Président de l UDSP 17. Article 20 : La représentation des drapeaux des amicales. Les amicales possédant un drapeau pourront, si elles le désirent, défiler au Congrès de l Union Départementale des Sapeurs-Pompiers de la Charente-Maritime. Les conditions seront identiques à celles définies à l article 15 du présent règlement. TITRE 6 : RECOMPENSES Article 20 : La plaquette "Sapeurs-Pompiers Charente-Maritime" : Page 6/12
Son attribution à titre honorifique (plaquette) sera décidée par le Président de l'union Départementale, après avis du Conseil d'administration. Elle sera attribuée automatiquement à tout membre du conseil d'administration ayant effectué au moins trois mandats à sa cessation de fonction au sein de l U.D.S.P. 17. Article 21 : La médaille de l UDSP 17. Cette médaille comporte 2 classes, ARGENT et OR. Elle présente les caractéristiques suivantes : - diamètre 58 mm, - fond : cercle métal à 5 pointes, - plan supérieur : étoile à 5 branches avec au centre, pentagone avec hippocampe, - bélière boule, - inscriptions: Sapeurs-Pompiers Charente-Maritime et devise " COUM INE ELOESE ", - ruban : 35 mm vert et bleu. Conditions d'attribution : - Aux membres du Conseil d'administration : 1 - CLASSE ARGENT: aussitôt après la 2 ème élection au Conseil d Administration, 2 - CLASSE OR : aussitôt après la 5 ème élection au Conseil d'administration. - Autres Personnes : CLASSE ARGENT attribuée automatiquement au Chef de Centre et au Président de l amicale organisateurs du Congrès Départemental ou Régional, ainsi qu à tout autre membre après accord du comité exécutif. TITRE 7 : LA FRATERNELLE Article 22 : La caisse " FRATERNELLE " a pour but unique, le versement d'un secours au décès de chaque membre adhérent sous réserve que son adhésion soit enregistrée dans l'année qui suit son incorporation. Après cette date, les adhésions ne pourront être admises qu'à condition que les intéressés s'acquittent des années antérieures non cotisées (depuis l incorporation). Article 23 : En est bénéficiaire, toute personne désignée par le membre adhérent décédé. A défaut de personne désignée, le secours sera versé à son ou ses ayants droits directs. Article 24 : La cotisation annuelle est fixée à une vacation de sous-officier de l'année écoulée. Elle est réglée par l'amicale en même temps que celle de l'union, avant le 28 février. Article 25 : Le montant du secours est fixé à 100 vacations de sous-officier de l'année passée. Article 26 : En cas de décès, le Président d'amicale adresse le formulaire de déclaration directement à l'union Départementale, accompagné d'un bulletin de décès. Page 7/12
Article 27 : Le montant du secours est adressé, par chèque, à l'amicale, qui doit en assurer le versement au bénéficiaire ou à ses ayants droits directs. Le justificatif émargé par le président de l amicale sera remis à l UDSP 17 dans les meilleurs délais. TITRE 8 : CAISSE COMPLEMENTAIRE D ALLOCATION DE VETERANCE Article 29 : L'Union Départementale a créé une Caisse Complémentaire d'allocation de Vétérance (C.C.A.V) qui a pour but d'apporter une aide supplémentaire aux anciens Sapeurs- Pompiers Volontaires du Département, déjà bénéficiaires de l'allocation de Vétérance Départementale accordée par le S.D.I.S. L'allocation de vétérance a été remplacée par la "Prestation de Fidélisation et de Reconnaissance" accordée aux Sapeurs pompiers Volontaires ayant cessé leur activité à partir du 1er janvier 2005. Les bénéficiaires de L'allocation complémentaire de Vétérance seront ceux qui auront cessé leur activité avant le 1er janvier 2005. Article 30 : La gestion de cette caisse est assurée par le Conseil d'administration. L'allocation Complémentaire de Vétérance est versée en fin d'année. Article 31 : La Caisse Complémentaire d'allocation de Vétérance est alimentée par une participation individuelle annuelle de l'ensemble des Sapeurs-Pompiers Volontaires en activité de chaque Amicale adhérente. Article 32 : Le montant individuel de l Allocation de Vétérance Complémentaire est de 6 vacations d officiers de l année précédente. Article 33 : Les anciens Sapeurs-Pompiers Volontaires de la Charente-Maritime ont droit à l'allocation Complémentaire de Vétérance, s ils remplissent les conditions suivantes : - être adhérent à l'union Départementale, - être déjà bénéficiaire de l'allocation de Vétérance ou de l'allocation de fidélité accordée par le SDIS, - avoir cotisé depuis son incorporation, - avoir cessé son activité avant le 1er janvier 2005, - être âgé au minimum de 55 ans au moment de la cessation d activité. Le montant du secours est adressé, par chèque, à l'amicale, qui doit en assurer le versement au bénéficiaire ou à ses ayants droits directs. Le justificatif émargé sera remis l UDSP 17 dans les meilleurs délais. Page 8/12
TITRE 9 : FONDS DE SOLIDARITE Article 34 : Il est créé au sein de l'union Départementale des Sapeurs Pompiers de la Charente-Maritime un fonds de solidarité destiné à venir en aide aux familles des Sapeurs- Pompiers volontaires, professionnels, AATS et anciens sapeurs-pompiers du département, victimes d'événements entraînant des difficultés financières graves, sous réserve que son adhésion soit enregistrée dans l'année qui suit son incorporation. Après cette date, les adhésions ne pourront être admises qu'à la condition que les intéressés s'acquittent des années antérieures non cotisées (depuis l incorporation). Article 35 : Sont membres du fond de solidarité tous les Sapeurs-Pompiers du département, professionnels, volontaires et AATS adhérents à l'union Départementale, qui s'acquittent annuellement d'une cotisation individuelle égale au montant d'une vacation de sous-officier, ainsi que tous les anciens Sapeurs-Pompiers volontaires, professionnels, et AATS membres de l'union Départementale, ayant cessé leurs fonctions atteints par la limite d'âge ou pour raison de santé, et sous réserve qu'ils aient cotisé au Fonds de Solidarité jusqu'à leur radiation des cadres. Article 36 : Les demandes de secours accompagnées de toutes les justifications nécessaires, sont adressées au siège de l UDSP. Chaque demande est examinée en particulier par la commission des affaires sociales. Celle-ci, propose compte tenu des éléments du dossier, au conseil d administration, de refuser ou d'accorder un secours. Article 37 : Le montant du premier secours est fixé à 100 vacations de sous-officiers de l'année passée. Ce premier secours pourra être renouvelé, sur décision du Conseil d'administration après avis de la commission sociale qui proposera le montant. En cas de décès d un adhérent en activité, le secours de 100 vacations de sous-officiers de l'année passée, est attribué automatiquement à ses ayant-droits. TITRE 10 : ASSURANCES DECES TOUTES CAUSES Article 38 : Les assurances de groupe «Décès Toutes Causes» sont contractées par l'union Départementale des Sapeurs-Pompiers de Charente-Maritime auprès de compagnies d Assurances. Article 39 : Pour qu'une Amicale adhère à l'assurance «Décès Toutes Causes», tous les membres doivent adhérer jusqu à 75 ans. Article 40 : Les garanties sont définies de manière contractuelle. Page 9/12
TITRE 11 : ASSURANCES HORS SERVICE Article 41 : Une assurance de groupe Hors Service Commandé est contractée par l'union Départementale des Sapeurs-Pompiers de Charente-Maritime auprès d'une société d'assurances. Article 42 : Pour qu'une Amicale adhère à l'assurance Hors Service, tous les membres doivent adhérer. Les anciens Sapeurs-Pompiers participant aux activités de l Amicale doivent contracter cette assurance. TITRE 12 : ASSURANCES GARANTIE DES BIENS Article 43 : Une assurance de groupe Garantie des biens est contractée par l'union Départementale des Sapeurs-Pompiers de Charente-Maritime auprès d'une société d'assurances, dans les conditions fixées par le contrat. Article 44 : Les dommages causés par les biens propriétés de l'amicale, sont couverts par l'assurance souscrite par l UDSP 17, sous réserve que l'amicale y soit adhérente. TITRE 13 : DELEGATION Article 45 : Les membres du comité exécutif de l UDSP 17 peuvent représenter l UDSP 17 au sein de l Union Régionale Poitou-Charentes (URPC). Il s'agit des membres du Conseil d'administration suivants : - Le Président, - Le 1 er Vice-président, - Le 2 ème Vice-président, - Le 3ème Vice-président, - Le 4ème Vice-président, - Le Trésorier Général ou son adjoint, - Le Secrétaire Général ou son adjoint, ainsi que : - Le Directeur Départemental des Services d'incendies et de Secours ou son représentant, - Le médecin Chef du Service Départemental d'incendie et de Secours ou son représentant. Article 46 : Un délégué social est désigné par le Conseil d Administration après proposition par la Commission des affaires sociales. Il a pour mission de représenter l UDSP 17 auprès des instances régionales et nationales. Page 10/12
Article 47 : Un délégué à l'œuvre des Pupilles est désigné par le Conseil d Administration après proposition par la Commission des affaires sociales. Il a pour mission de représenter l UDSP 17 auprès des instances régionales et nationales. Article 48 : Le contrôle des compte de l Union Départementale est confiée à un commissaire aux comptes agrée. Dans le cas où l Union Départementale n adhèrerait pas à un organisme de contrôle de ses comptes, il sera crée, au sein de l UDSP 17 une commission de contrôle. Cette commission est chargée de vérifier chaque année le compte rendu financier présenté par le Trésorier Général de l'association avant chaque assemblée générale. Cette commission comprend un commissaire aux comptes élu pour trois ans lors de l'assemblée générale des Présidents d'amicales. Chaque membre apposera sa signature au bas du compte rendu financier et mentionnera ses éventuelles remarques. Fait à Saintes, lors du conseil d administration du 27 septembre 2011. Le Président Jean-Jack AUBOYER Page 11/12
ANNEXES du règlement intérieur ANNEXE n 1 : La demande de véhicule. Dernière mise à jour le 14 septembre 2011 ANNEXE n 2 : Le règlement de l élaboration de la Sirène. Dernière mise à jour le 14 sept 2011 ANNEXE n 3 : La charte sportive. Dernière mise à jour le 13 sept 2011 ANNEXE n 4 : Le règlement de la commission formation et les annexes. Dernière mise à jour le 12 sept 2011 ANNEXE n 5 : La procédure de préparation des travaux des réunions. Dernière mise à jour le 15 sept 2011 ANNEXE n 6 : La note de frais. Dernière mise à jour le 14 septembre 2011 ANNEXE n 7 : Le secteur des élections. Dernière mise à jour le 8 décembre 2011 Page 12/12