VOUS ACCOMPAGNER EN TOUTE TRANSPARENCE JUSQU À DESTINATION LE GUIDE DE LA RESTITUTION DU CHEF DE PARC We care about cars. We care about you. * * Nous prenons soin des voitures comme de vous.
L ITINÉRAIRE À SUIVRE POUR UNE RESTITUTION SANS SURPRISE La restitution d un véhicule Arval est une étape clé à ne pas négliger. Pour qu elle se passe dans les meilleures conditions, il est préférable de l anticiper. Afin de vous assurer des fins de contrats de location sans surprise, nous avons mis en place des règles simples et des outils pratiques. Ils vous aideront à vous faire une idée précise de l état des véhicules de votre flotte lors de la restitution. Et à prendre les meilleures décisions quant aux éventuelles réparations à prévoir. Pour une restitution simple et réussie, suivez le guide! UN ACCOMPAGNEMENT PERMANENT Durant toute la durée de la restitution, votre équipe commerciale est à votre écoute. N hésitez pas à la contacter. SOMMAIRE Les étapes de la restitution Les dommages constatés Le rachat de véhicule p.6 p.6 p.0
TRANSPARENCE Entre nous tout est clair. Dès le début de notre collaboration, nous vous présentons en détail ce que nous considérons comme un état de restitution normal en fin de contrat. Il est établi sur la base du SNLVLD (base commune à tous les Loueurs). LES PRINCIPES DE NOTRE LIGNE DE CONDUITE EN POINTS PRÉCISION Pour anticiper vos restitutions dans les meilleures conditions, nous vous précisons en amont tous les points de détail dont vous devez tenir compte. Le chiffrage des frais de dépréciation repose sur des règles précises basées sur des mesures, classées par type de dommages. UNITÉ Quels que soient l endroit et le moment que vos conducteurs choisiront pour restituer leur véhicule, les règles de restitution sont les mêmes : une cohérence absolue pour un maximum de fluidité. Lors du chiffrage des frais de dépréciation, nos réseaux d experts indépendants appliquent les mêmes procédures et tous les dommages sont analysés de la même façon. 5
AVANT LA RESTITUTION D une façon générale, le er conseil est d entretenir les véhicules tout au long de leur contrat de location et de les faire réparer dès qu un sinistre survient. Certaines vérifications peuvent néanmoins s avérer utiles pour maîtriser les restitutions effectuées par les conducteurs. QUELQUES VÉRIFICATIONS D USAGE, POUR ANTICIPER Récupérer les accessoires (GPS, kit main libre...) LES ÉTAPES DE LA RESTITUTION Il est inutile de faire démonter les boîtiers de télématique installés par Arval et destinés à la remontée des données du véhicule. Lors de la restitution du véhicule, la remontée des données est coupée par les services informatiques. LES ÉTAPES DE LA RESTITUTION LES CLÉS D UNE RESTITUTION SANS DÉTOUR Supprimer toutes les données personnelles enregistrées dans les GPS. Identifier ce qui est à changer ou réparer sur le véhicule et utiliser des opérations simples proposées dans les prestations hors contrat (renseignez-vous auprès de votre équipe commerciale) pour éviter des facturations en fin de contrat. Si la prestation pneumatique n a pas été souscrite chez Arval, penser à faire changer les pneumatiques usés afin d éviter les facturations en fin de contrat. Zoom sur les pneumatiques et les jantes L usure des pneumatiques est prise en compte dans l état général du véhicule. Penser à laisser les écrous anti-vol sur les jantes. En dehors de la période hivernale, pensez à faire remonter les pneumatiques été au moment de la restitution. 7
AVANT LA RESTITUTION Cas particulier des véhicules électriques Conformément aux Conditions Générales de Location appliquées aux véhicules électriques, les conducteurs de ce type de véhicule doivent effectuer un rapport Battery Management System à remettre lors de la restitution avec le PV de restitution. Ce rapport indique le nombre de cycles charge/décharge enregistrés par la batterie électrique, l état général de la batterie et sa capacité résiduelle. UNE DÉMARCHE SIMPLE POUR UNE RESTITUTION RÉUSSIE L audit de parc est une intervention faisant systématiquement l objet d un devis préalable et est facturée à l acte comme l ensemble des prestations proposées dans les Services à la Demande. Vous pouvez demander l audit de parc pour tous vos véhicules et notamment ceux que vous ne pouvez voir avant la restitution, et ce jusqu à 0 semaines avant la restitution. A minima 0 semaines avant la restitution du véhicule, vous pouvez faire une demande d intervention d audit de parc sur votre site, sur www.arval.fr/services_demande ou en contactant le Service au Conducteur 0 800 88 7. LES ÉTAPES DE LA RESTITUTION L AUDIT DE PARC, UNE ÉTAPE RECOMMANDÉE POUR MAÎTRISER LES COÛTS Bien connaître l état des véhicules avant leur restitution, c est vous garantir une meilleure gestion de votre flotte tout en optimisant les coûts. En effet, nous avons constaté que la dépréciation d un véhicule est rarement due à des dégâts importants mais très généralement à des impacts jugés «peu importants» et donc estimés comme «peu coûteux». UN SERVICE ESSENTIEL POUR Y VOIR CLAIR Un «car check» vous est immédiatement remis par l expert à l issue de l audit pour visualiser l état du véhicule. Sous 48h, vous recevez une expertise complète. Cette expertise, accompagnée d une estimation des coûts de dépréciation éventuels appliqués au véhicule est réalisée par les mêmes prestataires en charge de l expertise réalisée lors de la restitution. Ce rapport d expertise ne fera en aucun cas office de devis de restitution. Pour vous accompagner dans vos décisions quant aux éventuelles réparations à prévoir et vous permettre d avoir une vraie visibilité sur l état des véhicules à restituer, nous vous proposons un audit complet. Cette expertise est effectuée sur le site de votre entreprise sur chaque véhicule, Véhicule Particulier (VP) ou Véhicule Utilitaire (VU), et dure de 0 à 40 minutes. En connaissant l état des véhicules, vous pouvez ainsi appréhender l état réel du véhicule par rapport à l état standard. Pour les dégâts apparents sur la carrosserie, cette expertise sera accompagnée d une grille comparative entre les coûts de dépréciation et les coûts de réparation réalisés en «Smart repair» pour faciliter votre décision. UNE EXPERTISE COMPLÈTE, QUI A DE VRAIS IMPACTS Responsabiliser le conducteur sur l état de son véhicule. Arbitrer pour limiter les coûts de la restitution. Effectuer des réparations légères lorsque leur coût est inférieur à la dépréciation estimée, par vous-même ou par Arval. Choisir de restituer le véhicule en l état, sans intervention, ni réparation. 9
PENDANT LA RESTITUTION LA BONNE CONDUITE À ADOPTER La restitution requiert la présence du conducteur. LES ÉLÉMENTS À CONSERVER DANS LE VÉHICULE LE JOUR J Le jour de la restitution, le conducteur doit laisser dans le véhicule les éléments suivants : Double des clés Manuel d utilisation LES ÉTAPES DE LA RESTITUTION Elle dure entre 0 minutes et heure : demandez à vos conducteurs de prendre le temps nécessaire à cette restitution. Il y va de la qualité de la rédaction du PV de restitution, élément indispensable à l arrêt de la facturation des loyers. Carnet d entretien 4 DVD de navigation 5 Éventuels équipements fournis avec le véhicule lors de la livraison Tout élément manquant à la restitution pourra faire l objet d une facturation. LE PROCÈS-VERBAL, GARANT DE LA RESTITUTION Le procès verbal constatant l état du véhicule est établi en votre présence ou celle du conducteur par un représentant de la concession agréée par Arval qui valide et signe le procès-verbal de restitution. Ce document mentionne : le lieu, la date, l heure de la restitution le n d immatriculation du véhicule le relevé du kilométrage l état général du véhicule Choisir un garage charté Arval est gage de qualité et de sécurité quant à la rédaction du procès-verbal de restitution. LA FIN DE VOTRE ENGAGEMENT À l issue de la restitution, la responsabilité du conducteur et celle de votre entreprise ne sont plus engagées. Le véhicule peut alors être rapatrié sur un centre de stockage Arval où il sera expertisé. En cas de renouvellement, le nouveau véhicule est livré au conducteur.
APRÈS LA RESTITUTION À l issue de la restitution, le conducteur doit veiller à restituer, laisser dans le véhicule ou détruire un certain nombre d éléments. LES ÉTAPES DE LA RESTITUTION À la réception des documents, le Service fin de contrat Arval enregistre la restitution, procède au solde des loyers et facture les éventuels frais de fin de contrat. LES ÉLÉMENTS À RESTITUER SOUS 48H* Après la restitution, le conducteur dispose de 48h pour renvoyer à l APRR : son badge de télépéage, à ARVAL : le kit de restitution, composé de : CERTIFICAT D IMMATRICULATION Original du certificat d immatriculation (ou copie certifiée lorsque l original a été conservé par Arval). Procès-Verbal de restitution tamponné et signé. PROCÈS VERBAL Assurez-vous que le conducteur ait bien envoyé l ensemble des éléments en une fois à chacun des destinataires, et sous 48h pour éviter la poursuite de la facturation des loyers. LES ÉLÉMENTS À DÉTRUIRE Enfin, il est de la responsabilité de votre collaborateur de découper et jeter les éléments suivants, immédiatement après la restitution : Carte accréditive Carte verte (si prestation d assurance souscrite) Carte carburant (si prestation souscrite). Il est de votre responsabilité de veiller à la destruction de la carte carburant du véhicule restitué. En cas de renouvellement du véhicule, une autre carte carburant rattachée au nouveau véhicule lui sera délivrée. *À compter du jour de la restitution.
APRÈS LA RESTITUTION LA PHOTO-RESTITUTION OBJECTIF EFFICACITÉ! DES AVANTAGES À TOUS POINTS DE VUE Pas d évaluation aléatoire en fonction de la personne remplissant le PV. Une estimation des frais suivant un cahier des charges précis. Une véracité des frais facturés. La prise en compte de la différenciation VP / VU Fourgon. Une fiche d acheminement matérialise les éventuels dommages qui pourraient être subis par le véhicule après sa restitution. La sensibilisation possible en interne auprès de vos collaborateurs grâce aux photos. LES ÉTAPES DE LA RESTITUTION Service totalement gratuit, la photo-restitution permet de vérifier immédiatement l état du véhicule restitué en vue de chiffrer les éventuels frais de dépréciation. Dans un souci de transparence, elle est effectuée par des experts indépendants mandatés par Arval dans notre centre de stockage (hors DOM TOM et Corse). La signature du procès-verbal reste obligatoire même en cas de photo-restitution. DES PHOTOS VISIBLES EN LIGNE Rendez-vous sur www.arval.fr/fre/docs/photo-restitution.html Cliquez sur le partenaire ayant réalisé l inspection LES ÉTAPES PHARES Suite à la restitution du véhicule, un transporteur est mandaté afin de rapatrier le véhicule dans notre centre de stockage agréé. Saisissez les informations suivantes : Identifiant Mot de passe 4 5 Une fiche d acheminement (contresignée par le garage de restitution, le transporteur, puis le centre de stockage) garantit qu aucun dommage postérieur à la restitution ne sera imputé à votre entreprise. Un examen du véhicule, dit «photo-restitution», est réalisé par un prestataire spécialisé indépendant mandaté par Arval. Une évaluation des frais de dépréciation est effectuée selon le cahier des charges Arval (plus souple que le barème du SNLVLD sur certains dommages). La photo-restitution est accessible sur le site arval.fr. Elle vous permet de vérifier l état du véhicule et le bien-fondé des frais de dépréciation le cas échéant. Bien que gratuite, la photo-restitution est accessible aux clients ayant signé l avenant au Conditions Générales de Location d Arval. Dans le cas où la photo-restitution ne serait pas prévue dans les Conditions Générales Arval que vous avez signées, un avenant aux dites Conditions Générales vous sera proposé. Renseignez-vous auprès de votre commercial. Les inspections des véhicules sont effectuées selon la même procédure sur tous les véhicules. 5
LES DOMMAGES CONSTATÉS ÉVALUER LES USURES OU DÉGÂTS ACCEPTÉS PAR ARVAL ARVAL, UNE POLITIQUE DE RESTITUTION PLUS SOUPLE. Le Syndicat National des Loueurs de Véhicules Longue Durée (SNLVLD) définit l état standard du véhicule en indiquant les principaux éléments concernés et les taux d usure maximaux admissibles. Le choix d Arval : proposer un barème de restitution plus souple et plus favorable à ses clients que celui établi par le SNLVLD. Dans les pages suivantes, vous vous ferez une idée plus précise des dommages qui engendrent la facturation des frais «de dépréciation» pour votre entreprise, car non conformes à l état standard du véhicule. LES DOMMAGES CONSTATÉS 7
L ÉTAT STANDARD, SELON LA DÉFINITION DU SNLVLD Présentation générale du véhicule (y compris la peinture) : la qualité doit être normale et en fonction de l âge du véhicule et du kilométrage parcouru. Carrosserie, châssis, pare-chocs : pas de déformation et autres traces que celles dues au vieillissement normal et à l usure normale. Sellerie et garnissage : pas de trous, déchirures, ni tâches. Éléments mécaniques et de sécurité : usure conforme à celle en rapport avec le kilométrage souscrit et avec les normes d entretien du constructeur. Le véhicule doit être restitué avec tous les accessoires et éléments de sécurité (cric, roue de secours). Le démontage des accessoires pouvant appartenir au Locataire ne doit laisser aucune trace sur le véhicule. La refacturation des frais liés à l état de la carrosserie, du pare-brise et des pneumatiques est la plus courante. Ces frais sont aussi les plus faciles à éviter car ces éléments sont faciles à changer. LES DOMMAGES CONSTATÉS Si l état du véhicule restitué n est pas conforme à celui défini ci-dessus, le Locataire règlera au Loueur les frais correspondant à la moins-value du véhicule à la revente vs l état prévu selon les critères du tableau ci-après. Si l examen contradictoire montre que le véhicule a été accidenté, il sera procédé à l étude de la qualité des réparations effectuées : redressage du châssis, qualité des soudures, qualité des réparations en tôlerie, qualité et teinte des peintures, qualité des organes remplacés. Si les réparations n ont pas été faites dans les règles de l art ou sont défectueuses, pour une raison quelconque, il y sera remédié aux frais du Locataire. 9
LA RÉPARTITION DES FRAIS DE DÉPRÉCIATION ENTRE ARVAL ET L ENTREPRISE Tous les frais relatifs à la mise en conformité aux normes ci-dessus seront à la charge du Locataire et facturés selon le barème ci-dessous. LES DOMMAGES CONSTATÉS HABITACLE - SELLERIE POURCENTAGE DE PARTICIPATION DU LOCATAIRE (en cas de dépassement des dommages admis par le cahier des charges Arval) Usure normale des tapis ou éléments intérieurs, réparations effectuées selon les normes constructeurs. 00% TOLERIE (chocs, rayures, déformations) ensemble de la carrosserie châssis pare-chocs (pas de taux d usure maximal admissible) 50% SELLERIE (déchirures, tâches, brûlures) sièges tapis garnitures ROUES (déformations, chocs) jantes enjoliveurs ÉCLAIRAGE (brisés, fêlés, rayés) optiques feux divers (après application du taux d usure maximal admissible) ÉLÉMENTS MÉCANIQUES moteur transmission : embrayage boîte de vitesse, ponts, cardans ÉLÉMENTS DE SÉCURITÉ freins amortisseurs direction pneumatiques ÉQUIPEMENT ELECTRIQUES essuie-vitres, lave-vitres avertisseurs batterie Taux d usure maximal admissible 50% 80% 50% 80% 80% 50% 50% 80% 80% 00% Usure normale des sièges : tissus délavés, usure de frottement ou exposition au soleil. VP : déchirures ou éraflures à l intérieur du véhicule de plus de 5 mm SELON LE SNLVLD : pas de tolérance. VU : plus de déchirures ou éraflures de matériaux à l intérieur du véhicule de plus de 75 mm. SELON LE SNLVLD : pas de tolérance. Tâches permanentes. Pièces défectueuses, cassées, détériorées ou manquantes. 4 Trous de montage sur éléments du tableau de bord (accessoires). LES DOMMAGES CONSTATÉS PARE BRISE ET VITRES (brisés, fêlés, rayés) 4
CARROSSERIE - PEINTURE Impact de gravillons ou retouches effectuées dans les règles de l art. Rayure pouvant être atténuée et lustrable (moins de cm de long). Choc non assimilé à un sinistre, petites bosses (5 au maximum par élément) d un diamètre inférieur à 0 mm, sans retouche de peinture. PARE-CHOCS - PROTECTIONS LATÉRALES Rayures sur pare-choc ou protections latérales pouvant être lustrables. 5 Rayures ou éraflures légères sur éléments non peints. VU : bosses de plus de 60 mm de diamètre et/ou de plus de mm de profondeur. Plus de 5 petites bosses inférieures à 0 mm. Toute bosse ou éraflure avec formation de rouille. SELON LE SNLVLD : plus de petites bosses par élément de carrosserie. Plus de dégâts causés par la grêle. SELON LE SNLVLD : tous les dégâts causés par la grêle. Éraflures de plus de 00 mm ne pouvant pas être éliminées par un polissage. Plus de éraflures (sans rouille) inférieures à 00 mm. SELON LE SNLVLD : 0 mm. Pare-chocs déformés, cassés, fendus ou ayant des rayures de plus de 0 mm. Pare-chocs déformés, déchirés sur plus de 00 mm. 6 SELON LE SNLVLD : Pas de tolèrance. Écaillement de la peinture de plus de 00 mm. SELON LE SNLVLD : Pas de tolérance. VP : plus de rayures de plus de 00 mm sur éléments peints. 7 VU : plus de rayures de plus de 50 mm sur éléments peints. LES DOMMAGES CONSTATÉS Dépôt d objets étrangers et/ou autres formes de pollution qui nécessitent une nouvelle protection de peinture. Éclats dûs à des gravillons (peinture dégradée ou élément montrant des signes de corrosion liés). 5 6 7
BAGUETTES - RÉTROVISEURS - AUTRES ÉLÉMENTS EXTÉRIEURS PARE-BRISE - OPTIQUES Baguettes et moulures de protection mal fixées ou décollées. Rayures sur rétroviseurs (miroirs et corps). Baguettes et moulures de protection déformées, cassées ou fendues. SELON LE SNLVLD : les baguettes et moulures mal fixées ou décollées sont facturables. Rétroviseurs latéraux totalement ou partiellement cassés (miroir ou corps). Les mécanismes défectueux (électriques, lumineux ). Réparations non effectuées dans les règles de l art (hors défauts de peinture d aspect mineur). Éclat réparable ou petits impacts au maximum, non positionnés sur les zones de visibilité du conducteur. 4 Petits éclats sur le verre, rayures légères n entravant pas la visibilité et la sécurité. Rayures superficielles sur les feux. 5 Pare-brise cassé ou fêlé, ou tout éclat dont le diamètre est supérieur à une pièce de. Impacts situés dans les zones de visibilité du conducteur. 6 SELON LE SNLVLD : pas de tolérance Phare fêlé ou impact avec fêlure. 7 Optique avec plus de éclats réparables et/ou 4 impacts au maximum. SELON LE SNLVLD : pas de tolérance LES DOMMAGES CONSTATÉS 4 5 6 7 5
ROUES - ENJOLIVEURS ZONE DE CHARGEMENT Usure normale des pneumatiques (témoin d usure non atteint, selon la norme : supérieur à mm) et légère déformation ou rayure de la jante. Enjoliveur légèrement rayé. Pneumatiques différents des spécifications constructeurs. Absence de roue de secours et/ou dispositifs anti-crevaison et de réparation. Entailles, déchirures et corps étrangers sur le flanc des pneus. Pour les Véhicules Particuliers : profondeur des rainures des pneumatiques inférieure à mm. SELON LE SNLVLD : 4 mm Absence d enjoliveur, de cache écrous ou de clés d antivol. Jantes non conformes à celles fournies lors de la livraison. Déformation visible et importante sur plus de 70 mm. SELON LE SNLVLD : pas de tolérance Plancher légèrement abîmé ou rayé. 5 Trous sur le plancher de moins de 0 mm de diamètre. 6 Plancher tordu. 7 Dépôts d objets étrangers et/ou autres formes de pollution qui rendent nécessaire une projection de peinture. Trou de plus de 0 mm de diamètre. 8 LES DOMMAGES CONSTATÉS Pour les Véhicules Particuliers : plus de rayures par jante de plus de 70 mm de longueur et/ou de profondeur supérieure à mm sur le flanc. 4 SELON LE SNLVLD : 0 mm 5 6 4 7 8 7
BENNES - PLATEAUX RIDELLES 0M Rayures et rouille superficielles sur le plateau de chargement. Déformations mineures. Ridelles ne fermant plus, déformées ou présentant des rayures profondes sur la face extérieure. Trou ou déformation très importante du plateau de chargement ou de la cloison de séparation. 4 Rayures et rouille superficielles sur le plateau de chargement ou déformations mineures. 5 Panneau latéral présentant des rayures profondes de plus de 00 mm sur la face extérieure, un enfoncement important ou une fêlure. 6 Profil Capucine présentant une fêlure ou une rayure profonde. Pare-cycliste ou intérieur présentant un enfoncement ou une déformation importante. 7 LES DOMMAGES CONSTATÉS 5 6 4 7 9
LA REVENTE À VOS COLLABORATEURS, UNE SOLUTION SIMPLE À ENVISAGER Le rachat est une issue facile et rapide, qui met tout le monde d accord. Le conducteur d abord, car il acquiert un véhicule qui lui est familier, tout en profitant d un prix attractif et de la prise en charge du contrôle technique par Arval. L entreprise ensuite, car le rachat permet de passer outre les démarches administratives, la transaction se faisant directement entre Arval et le conducteur, sans aucune incidence fiscale. LE RACHAT DE VÉHICULE UNE VOIE RAPIDE À EMPRUNTER LA MARCHE À SUIVRE POUR UN RACHAT Les demandes de valeur de rachat peuvent être effectuées par le responsable de parc ou l utilisateur à l adresse email venteconducteur@arval.fr ou par téléphone au 0 800 88 7 Les offres de prix sont effectuées dans un délai de 48 heures et doivent être faites à 6 semaines avant la fin du contrat afin d être au plus proche de la valeur réelle de revente sur le marché de l occasion. Le prix de vente est déconnecté de la partie locative et est calculé par rapport à la valeur du marché du véhicule d occasion. LES CONDITIONS SPÉCIFIQUES ARVAL DANS LE CADRE D UN RACHAT COLLABORATEUR L offre de rachat concerne uniquement les véhicules ayant un contrat de maintenance Arval. Tout véhicule gravement accidenté ou ayant fait l objet d un passage au marbre ne pourra être revendu. Cette offre privilégiée reste soumise à l accord de principe de l entreprise Locataire. Les proches du conducteur peuvent également en bénéficier. Pour chaque revente à un collaborateur, Arval prend en charge le contrôle technique. LE RACHAT DE VÉHICULE
FAITES DES ÉCONOMIES SUR VOTRE FLOTTE GRÂCE AUX FORMATIONS ARVAL. Les formations Arval, c est une année entière de pédagogie, d outils et d accompagnement pour agir sur le comportement de conduite de vos collaborateurs et permettre ainsi une meilleure maîtrise de votre TCO*. *ensemble des coûts liés à votre flotte ÉCO CONDUITE POUR CONSOMMER MOINS EN CONDUISANT MIEUX. SÉCURITÉ ROUTIÈRE POUR MIEUX APPRÉHENDER LA ROUTE ET SES DANGERS. ECO SÉCURITÉ POUR CONCILIER MOBILITÉ, SÉCURITÉ, ÉCONOMIE ET ÉCOLOGIE. Des avantages concrets pour vos conducteurs, de réelles économies pour votre flotte. ARVAL - rue des Deux Gares - 9564 Rueil-Malmaison Cedex - Tél : 0 57 69 50 00 - Fax : 0 57 69 65 00 Arval Service Lease - SA au capital de 66 4 800-5 56 44 RCS Paris. Siège social :, boulevard Haussmann - 75009 Paris - N TVA Intracommunautaire : FR 68 5 56 44. Arval est certifié Durant toute la durée de la restitution, votre équipe commerciale est à votre disposition. Ce document est imprimé sur du papier répondant aux normes environnementales. Document non contractuel - Crédits photos : Arval - Thinkstock.- Réf 45 - We care about cars. We care about you. * * Nous prenons soin des voitures comme de vous.