charte véhicule FA.QXD 19/05/11 13:50 Page 1 Charte véhicule

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1 Charte véhicule

2 Préambule La Direction de France Air met à la disposition de ses collaborateurs une charte véhicule : organisation du parc automobile en fonction du statut des commerciaux ou des collaborateurs de France Air. Elle permet de préciser le cadre de la politique d attribution, les procédures d utilisation et de restitution des véhicules. Le contrat type de location défini par France Air est d une durée de 36 mois pour km. Tout renouvellement de véhicule ne peut s effectuer qu au terme du contrat en cours. L attribution d un véhicule est soumise à l approbation du Directeur des Ressources Humaines, et du Directeur des Ventes et/ou du Supérieur Hiérarchique. Compte-tenu de l évolution de la fiscalité pour les véhicules d entreprise, la politique d attribution des véhicules tient également compte de l émission du dioxyde de carbone, de la TVS et du bonus/malus. Enfin, nous devons maîtriser nos coûts et favoriser une flotte automobile plus respectueuse de l environnement.

3 Véhicule de société Un véhicule de société est attribué au personnel commercial dont l'activité nécessite des déplacements fréquents dépassant km par an. Les commerciaux ont à leur disposition 24h/24 un véhicule de société (2 places) réservé à un usage professionnel. Le gazole et l'entretien sont pris en charge par la Société, ainsi que l'assurance. Le choix des véhicules se fera selon les critères indiqués ci-dessous : 1 - Statut : VPI Véhicule Proposé : Renault Clio Société 1.5 dci 70 Ch. Equipement de base : Cache Bagages Clim et CD de série 2 - Statut : Junior Véhicule Proposé : Citroën C3 Club entreprise Renault Clio Société 1.5 dci 70 Ch. Equipement de base : Cache Bagages Clim et CD de série D autre part, les juniors sont des ATC nouvellement embauchés dans la société. Si un ATC junior doit renouveler son véhicule alors qu il a une ancienneté supérieure à 2 ans et qu il n a pas changé de statut, France Air accorde qu il puisse bénéficier des véhicules proposés au statut confirmé.

4 Véhicule de société 3 - Statut : Confirmé ou Senior Véhicule Proposé : Peugeot 308 Affaire 1.6 HDI 90 Ch. Megane 1.5 DCI - Société 90 Ch. Citroën C4 Entreprise HDI 92 Ch. Equipement de base : Cache Bagages Clim et CD de série Afin de répondre à la demande de certains salariés, et pour les commerciaux bénéficiant du statut de Confirmé ou Senior et ayant au minimum un an de présence dans la société, France Air consent à mettre à disposition de ceux qui le demandent, des véhicules d un type différent (véhicule de tourisme de même catégorie), sans déroger toutefois à sa politique actuelle en matière de véhicules et moyennant une participation. Cette dernière est la différence de coût global (loyer, entretien, assurance, consommation carburant, TVS.) entre le véhicule choisi par le collaborateur et le véhicule proposé par France Air. Cette participation sera prélevée mensuellement sur la fiche de paye du collaborateur. Si cette participation est inférieure à l avantage en nature fiscal, la différence sera ajoutée à la participation. Il est alors établi un contrat de mise à disposition d un véhicule de tourisme (cf. annexe), signé par le collaborateur et le Directeur des ventes.

5 Véhicule de fonction Un véhicule est affecté à certaines fonctions du siège social et à des fonctions d encadrement. Le véhicule est à la disposition du collaborateur 24h/24h. Le carburant et l'entretien sont pris en charge par la Société, ainsi que l'assurance et la TVS. De façon à répondre aux exigences de l URSSAF, une participation est exigée pour la mise à disposition du véhicule. Elle se traduit par un avantage en nature d un montant équivalent à 40% du montant total de la location comprenant le loyer financier, l entretien, l assurance, le carburant, plafonné à 12 % du coût d achat du véhicule. Le collaborateur peut choisir le véhicule de son choix tout en respectant un coût global établi par la Direction. La Direction de France Air a établi des règles d attribution des véhicules de fonctions selon le statut des collaborateurs : 1 - Responsable de service : Loyer financier maximum : 420 TTC par mois Emission maximum CO 2 : 140 g /km Puissance maximum 8 CV Equipements : Peinture métallisée Régulateur de vitesse ABS - ESP - Airbags Climatisation Radio CD 2 - Chef de marché et acheteur : Loyer financier maximum : 380 TTC par mois Emission maximum CO 2 : 140 g /km Puissance maximum 7 CV Equipements : Peinture métallisée Régulateur de vitesse ABS - ESP - Airbags Climatisation Radio CD

6 Carte de carburant Une ou deux cartes de carburant sont attribuées à chaque conducteur d un véhicule société et/ou de fonction. Elle sont créées en fonction de l immatriculation du véhicule et fonctionnent avec un code confidentiel. Elle doivent exclusivement être réservées au retrait de carburant et au paiement des péages de ce même véhicule. Leur usage est strictement professionnel. Ainsi, leur utilisation est interdite pendant les périodes de congés payés de l utilisateur. Rappel : le kilométrage du véhicule doit être indiqué à chaque utilisation de la carte carburant et repris sur la note de frais. Très important : la carte carburant est un moyen de paiement, vous en êtes responsable et vous devez prendre toutes les précautions pour éviter toute utilisation frauduleuse par un tiers. Pour des raisons de sécurité, ne conservez jamais le code avec la carte. Assistance Tous les salariés ayant droit à une voiture de société / fonction bénéficient de la prestation assistance 24h/24h et 7j/7j en France ou à l étranger (pays de la carte verte). ASSISTANCE 7j/7j 24h/24 La prestation assistance permet à chaque collaborateur de l entreprise de bénéficier d une solution rapide et efficace en cas d imprévu. Dépannage sur place et remorquage vers le garage le plus proche, en cas de panne mécanique ou d accident. Des garanties d assistance valables également à l étranger.

7 Prestation entretien Tous les frais d entretien et de réparation du véhicule loué sont pris en charge par le loueur, qui en assure la maîtrise. Le collaborateur est responsable de l entretien du véhicule selon les préconisations du constructeur. Cet entretien doit impérativement s effectuer dans le réseau de la marque du véhicule concerné. Chaque bénéficiaire d un véhicule de société / fonction devra se référer et se conformer au manuel utilisateur du prestataire loueur ainsi qu aux consignes du constructeur. Le dépôt et retrait du véhicule chez le garagiste seront effectués par le bénéficiaire. Le collaborateur devra présenter sa carte avant chaque intervention au garagiste qui demandera par téléphone une prise en charge directe auprès du prestataire loueur. En conséquence, aucune dépense d entretien ne sera remboursée par la société sur note de frais. La surveillance des niveaux est de la responsabilité de l utilisateur. Les appoints de lubrifiants, entre deux révisions par exemple, sont compris dans cette prestation. Par contre, cette prestation ne comprend pas les points suivants : Boîte d ampoule Bris de glace Bras d essuie glace (à ne pas confondre avec les balais qui eux sont compris)

8 Prestation entretien (suite) Jantes ou enjoliveurs Nettoyage extérieur/ intérieur Tous dommages suite à accidents, vols, dégradations, négligences Assurance La prestation entretien n inclut pas les pneumatiques et le collaborateur doit contrôler régulièrement leur pression. Il doit également vérifier périodiquement le bon état de ses pneus et procéder au remplacement en cas d usure. 1 - Les véhicules assurés : L ensemble des véhicules déclarés de la flotte automobile France Air est assuré par GROUPAMA. 2 - Qui est assuré? Le conducteur salarié de France Air. Toute autre personne conduisant le véhicule assuré avec l autorisation de France Air. La conduite accompagnée n est pas prévue dans le contrat d assurance France Air. 3 - Les garanties : Les garanties sont acquises "tous risques" à tous les véhicules, quelle que soit la catégorie. En cas de sinistre : - Les dégâts matériels du véhicule sont garantis. - Les préjudices causés à des tiers sont garantis. - La protection personnelle du conducteur est garantie.

9 Assurance (suite) Attention Ce qui n est pas garanti : Les préjudices subis par le conducteur, lorsque celui-ci : Cause ou provoque l accident de son fait intentionnel ou du fait de son suicide la charge de la preuve incombant à la compagnie, Conduit sous l emprise d un état alcoolique, lorsque cet état est en relation de causalité avec l accident, Refuse de se soumettre aux vérifications après l accident, N est pas titulaire du permis de conduire exigé par la réglementation. 4 - Déclaration des sinistres : En cas d accident (Tiers identifié ou Tiers non identifié) : Etablissez très soigneusement le constat (partie A seulement si tiers non identifié) En cas de dommages corporels, il est recommandé de faire intervenir immédiatement la police ou la gendarmerie qui doit établir un procès verbal. Envoyez le constat dans les 48 heures au siège. Important Dans tous les cas, contactez Martine Chalessin, votre interlocutrice assurance au En cas de vol, tentative de vol, vandalisme : Déposez plainte immédiatement auprès des autorités compétentes (police ou gendarmerie), lister l ensemble des effractions commises, les effets dérobés, les dégâts constatés.

10 Assurance (suite) Emettre une réserve lors du dépôt de plainte, afin de pallier les éventuels oublis. Envoyez le dépôt de plainte dans les 48 heures au siège. Quelques consignes préventives : Ne laissez jamais vos papiers, cartes carburants et autres documents importants dans votre véhicule. Soyez attentif à ne jamais laisser en évidence des objets ou vêtements. Pensez à prendre avec vous votre téléphone mobile, votre ordinateur portable

11 Permis de conduire Permis de conduire Dans tous les cas, un véhicule de société ou de fonction n est fourni qu aux salariés en possession du permis de conduire adéquat et valable sur le territoire français. Permis à points Le dirigeant de France Air décline toutes responsabilités sur la perte de points sur les permis de conduire et/ou procédure pénale pour l ensemble des collaborateurs de France Air. Chaque conducteur est responsable et s engage à remplir la déclaration de perte de points à son nom avec les références de son permis de conduire. Le salarié doit immédiatement informer sa hiérarchie et le DRH du retrait temporaire ou définitif de son permis de conduire suite à une infraction commise par lui. Celui-ci pourra perdre alors le droit à son véhicule.

12 Permis de conduire Amendes et procès verbaux Le collaborateur prend en charge les contraventions, amendes ou procès verbaux liés à l usage de son véhicule. Le collaborateur prend en charge le paiement des contraventions dans les délais fixés par le ministère public. Règles de sécurité Ne prendre aucun risque au volant et n absorber aucun produit dangereux pouvant altérer votre capacité à conduire avec vigilance et en toute sécurité. Adopter une conduite prudente et respecter scrupuleusement le code de la route. Vérifier que votre véhicule est équipé d un kit de sécurité (gilet+triangle).

13 Restitution du véhicule Une fiche "Restitution de véhicule" vous sera transmise avant l échéance de votre contrat. Ce document est à remplir avec le garagiste qui réceptionne le véhicule. Il garde un exemplaire du document avec les clés et les papiers du constructeur du véhicule. En revanche, la carte grise, les cartes carburant et un exemplaire du document de restitution sont renvoyés le jour même au siège social pour solder le contrat auprès du loueur. Chaque conducteur est tenu de rendre son véhicule dans un bon état afin de limiter la facture de restitution (intérieur, extérieur). Tout sur-kilométrage est facturé à France Air. Il est donc nécessaire de bien veiller au respect du contrat de base. Attention Vos pneumatiques ne doivent pas présenter un taux d usure supérieur à 50%. Au delà, une facturation supplémentaire pourrait être effectuée à la société. La présence de l utilisateur est indispensable lors de l examen du véhicule. C est à cette occasion, qu il rédige et signe conjointement, avec le représentant agréé, le Procès Verbal de Restitution. Cette étape est primordiale ; elle correspond au transfert de la garde juridique du véhicule et à la reconnaissance de l état du véhicule. Le PV de restitution doit impérativement : Mentionner de manière claire et précise le lieu de restitution du véhicule. Indiquer le kilométrage du véhicule au moment de la restitution. Etre tamponné du cachet du garage réceptionnaire.

14 Annexe Contrat de mise à disposition d un véhicule de tourisme Préambule Dans l exercice de leur mission, France Air met à disposition de ses collaborateurs commerciaux des véhicules commerciaux de type B (Megane II Sté ou Peugeot 308 Sté), comme cela est défini dans la "charte véhicule France Air". Toutefois, France Air consent à mettre à disposition de ceux qui le demandent des véhicules d une catégorie différente (différence de gamme, et/ou véhicule de tourisme) moyennant une participation, dans le respect de la politique définie par la "Charte". Le présent contrat a pour objet de définir les conditions dans lesquelles France Air met à disposition du collaborateur un véhicule de tourisme. Article 1 France Air met à la disposition de son collaborateur Mr... un véhicule de modèle... pour une durée de... mois à compter de la livraison du véhicule, et pour un kilométrage de... km. Le contrat de location conclu par France Air inclut la mise à disposition de deux cartes de carburants. La valeur d achat du véhicule est de.... Le loyer mensuel hors entretien s élève à... ttc. Article 2 En contrepartie, le Collaborateur rembourse à France Air, pendant toute la durée du contrat de location, les surcoûts occasionnés par la mise à disposition d un véhicule de tourisme et/ou de gamme supérieure, soit... par mois et un avantage en nature de... par mois. Les conditions de participation du collaborateur, qui sont, notamment, le résultat de la négociation commerciale avec le loueur ne pourra pas être reporté sur un autre contrat.

15 Annexe Ces surcoûts seront prélevés chaque mois sur son salaire et apparaîtront sur sa feuille de paie. Toute modification des conditions initiales du contrat (durée de location, kilométrage...) du fait du collaborateur entraînera des surcoûts pour France Air qui se réserve le droit de les répercuter au collaborateur. Le collaborateur, parfaitement informé des conditions du contrat de location du véhicule s engage à les respecter pendant toute la durée du contrat. En cas de rupture du contrat de travail du collaborateur quel qu en soit le motif (démission, licenciement, retraite, décès, invalidité), celui-ci devra restituer le véhicule selon les conditions indiquées dans la charte véhicule. Le collaborateur s engage à informer France Air, immédiatement, de tout événement affectant son permis de conduire et notamment de ses éventuels retraits de points. Le collaborateur devra veiller au bon entretien du véhicule mis à sa disposition par France Air, auprès d établissements de la marque de son véhicule. Tout sinistre devra impérativement être déclaré à France Air dans les 24 heures. Le véhicule devra être restitué à France Air en parfait état de fonctionnement et d entretien. A défaut, les frais de remise en état du véhicule pourront être à la charge du collaborateur, s ils résultent du non respect de ses obligations d entretien. Fait à Beynost, le... en deux exemplaires, (faire précéder la signature de la mention "lu et approuvé") Pour France Air Le Directeur des Ventes Fonction :... Demeurant......

16 France Air rue des Barronières - Beynost Miribel Cedex Votre contact Véronique Martinez Tél Document non contractuel