SECRETARIAT GENERAL Paris, le 10 juin 2004 DIRECTION DE LA MODERNISATION ET DE L ACTION TERRITORIALE SOUS-DIRECTION DU CORPS PREFECTORAL ET DES ADMINISTRATEURS CIVILS Bureau de la gestion du corps préfectoral et des administrateurs civils NOR INT A 04 00072 C Le ministre de l'intérieur, de la sécurité intérieure et des libertés locales à Mesdames et Messieurs les préfets (Métropole) Objet : Suppléance et intérim des fonctions préfectorales Absences et congés des préfets et des sous-préfets Référence : Décret n 2004-374 du 29 avril 2004 Annexes : 3 Résumé : Le décret n 2004-374 du 29 avril 2004 clarifie les règles de suppléance du préfet lorsqu il est absent ou empêché, et les modalités de son intérim en cas de vacance de son poste. Il assouplit les règles de suppléance des préfets de région et de zone, respectivement fixées en 1982 et 2002. La présente circulaire abroge et remplace la circulaire du 21 août 2000 sur les absences et les congés des membres du corps préfectoral dont les principes sont actualisés au regard des nouvelles dispositions réglementaires. Pour permettre l application des règles de suppléance, elle prescrit une programmation concertée des absences et des congés, à l initiative des préfets de région et de zone. En plusieurs occasions, le Conseil d Etat avait souhaité une refonte des textes pour que la permanence de la représentation territoriale de l Etat soit exercée dans des conditions de sécurité juridique accrue. Le décret n 2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à l'organisation et à l'action des services de l'etat dans les régions et les départements clarifie le régime juridique de la suppléance et de l intérim des fonctions de préfet de département, de région et de zone de défense, ainsi que celles du préfet de police. La présente circulaire précise les modalités d'application des nouvelles dispositions. Elle en tire les conséquences en matière d absences et de congés, qui constituent les situations de suppléance les plus fréquemment rencontrées.
2 I REGIME JURIDIQUE DE L INTERIM ET DE LA SUPPLEANCE Les règles de suppléance et d intérim des fonctions préfectorales étaient fixées, jusqu à la publication du décret du 29 avril 2004, par des dispositions aujourd hui abrogées (décrets n 50-722 du 24 juin 1950 et n 82-390 du 10 mai 1982) ou modifiées (décret n 2002-84 du 16 janvier 2002). Ces textes considéraient de façon indistincte les notions de suppléance et d intérim ainsi que les situations d absence, d empêchement ou de vacance, aux conséquences juridiques pourtant différentes. Sont désormais clairement distinguées : la suppléance, lorsque qu un préfet, régulièrement nommé et installé, est absent ou empêché (mission, congé annuel ou de maladie) ; l intérim lorsqu il n y a plus de préfet en poste en raison d un décès ou plus habituellement lorsque le préfet a été nommé et installé dans d autres fonctions sans que son successeur ait été installé sur le poste territorial concerné 1. En cas de suppléance, les délégations accordées par le préfet titulaire du poste demeurent valables. En revanche, dans le cas de l intérim, les délégations de signature étant accordées intuitu personnae, elles tombent dès lors que le déléguant n est plus en fonction. L intérimaire est donc nécessairement conduit à reprendre des arrêtés de délégation de signature en son nom propre. II SUPPLEANCES ET INTERIM DES DIFFERENTES FONCTIONS PREFECTORALES II.1 Les préfets de département (décret du 29 avril 2004 art. 45) a) La suppléance du préfet de département peut être confiée à différents membres du corps préfectoral, selon les cas : Dans le département chef-lieu d une zone de défense, le préfet délégué pour la sécurité et la défense est de droit le suppléant du préfet, dans ses fonctions départementales. En Corse, la suppléance du préfet de Corse-du-Sud ou du préfet de Haute-Corse est assurée de droit par le préfet adjoint pour la sécurité. Les arrêtés de délégation de signature des préfets des départements concernés au profit des préfets délégués ou du préfet adjoint prévoiront donc un champ élargi pour cette circonstance. Dans ces départements, c est en cas d absence ou d empêchement du préfet délégué ou du préfet adjoint que le secrétaire général (ou qu un autre sous-préfet expressément désigné à cette fin) pourra assurer la suppléance du préfet dans ses responsabilités départementales. Dès lors que l absence ou l empêchement du préfet délégué ou du préfet adjoint cesse, l exercice de la suppléance lui revient de droit. 1 Note : Selon la jurisprudence du Conseil d Etat (27 avril 1973, Demoiselle Serre), un préfet nommé hors cadre garde compétence pour prendre toutes mesures entrant dans ses précédentes attributions, aussi longtemps que son successeur n a pas été installé dans ses nouvelles fonctions, que lui-même ne l'a pas été non plus et qu aucune décision de l autorité supérieure ne l a invité à cesser ses fonctions
Dans les autres départements, le préfet désigne un des sous-préfets 2 en fonction pour assurer sa suppléance. L arrêté de délégation de signature prévoira donc un champ élargi pour cette circonstance. Si le préfet n a pris aucune disposition particulière, la suppléance est de droit exercée par le secrétaire général, dont la délégation de signature couvre normalement un champ qui permet d exercer pleinement cette responsabilité. Il conviendra de le vérifier. b) L intérim du préfet de département, qui résulte de la vacance du poste (décès, préfet installé dans d autres fonctions sans que le successeur ait lui-même été installé, quand bien même il aurait été nommé), est exercé dans les conditions suivantes : Dans les départements chef-lieu d une zone de défense, en Corse-du-Sud et en Haute-Corse, l intérim est obligatoirement assuré par le préfet délégué ou le préfet adjoint, selon les cas. C est en cas d absence ou d empêchement de ces derniers que les secrétaires généraux et eux seuls peuvent assurer l intérim. Dès la fin de l empêchement ou de l absence, l intérim revient de droit au préfet délégué ou au préfet adjoint. Dans les autres départements, l intérim est exclusivement assuré par le secrétaire général de la préfecture. Dans tous les cas, les délégations de signatures prévues à l article 43 du décret sont caduques et doivent être reprises par le membre du corps préfectoral chargé de l intérim. 3 II.2 Les préfets de région (décret du 29 avril 2004 art. 39) Contrairement au préfet de département, le préfet de région n a pas la faculté de désigner un membre du corps préfectoral de son choix : le fonctionnaire chargé de son intérim ou de sa suppléance est le préfet de département de rang le plus élevé dans la région. Cependant, le texte prévoit un assouplissement du principe en cas de suppléance. a) La suppléance est exercée de droit par le préfet de rang le plus élevé 3 parmi les préfets effectivement présents dans la région au début de l absence ou de l empêchement. Cette disposition dispense de rappeler le préfet de rang le plus élevé en fonction dans la région s il est absent. Elle permet de confier la suppléance à un autre préfet qui l exercera tout au long de l absence ou de l empêchement du préfet de région suppléé, quand bien même le préfet de rang le plus élevé, absent dans un premier temps, regagnerait son département avant le terme de la suppléance exercée par son collègue. Les délégations de signature du préfet de région demeurent valables. Dès lors que tout préfet de département peut être amené à assurer sa suppléance, il convient que le préfet de région organise ses délégations de signature de façon à permettre la continuité de la fonction. 2 Remarque importante concernant les SGAR : même lorsqu ils sont issus du corps des sous-préfets, les SGAR sont détachés sur un statut d emploi fonctionnel et ne sont pas sous-préfets. Ils ne peuvent donc assurer la suppléance du préfet du département chef-lieu de la région et encore moins celle du préfet de région pas plus qu ils ne peuvent porter l uniforme. En revanche, comme tout fonctionnaire bénéficiant d une délégation de signature adaptée, ils peuvent assurer le service des permanences. 3 Note : Le «rang le plus élevé» s analyse en considération de la date de première nomination dans le grade de préfet et non au regard du critère démographique du département.
4 b) L intérim du préfet de région est assuré par le préfet du rang le plus élevé en fonction dans la région. Cette disposition est d interprétation stricte : en cas d absence du préfet de rang le plus élevé en fonction dans la région, celui-ci sera rappelé pour prendre, a minima, les dispositions nécessaires en matière de délégation de signature (les précédentes étant devenues caduques), conformément à l article 38 du décret du 29 avril 2004. II.3 Les préfets de zone (décret du 16 janvier 2002 art. 15 modifié par l art. 86 du décret du 29 avril 2004) En aucun cas la suppléance ou l intérim du préfet de zone n est assuré par le préfet délégué pour la sécurité et la défense. L article 15 mentionné ci-dessus reprend, dans leur principe et en les adaptant à l échelon zonal, les règles applicables à l intérim et à la suppléance des préfets de région. Les commentaires précédents concernant la notion de «rang le plus élevé» sont donc transposables, en matière d intérim (interprétation stricte) comme en cas de suppléance (seuls sont pris en considération les préfets de région effectivement présents dans la zone au début de l absence ou de l empêchement pour déterminer le suppléant). Il en est de même pour les délégations de signature accordées en application des dispositions des articles 3 et 4 du décret n 2002-917 du 30 mai 2002 relatif aux préfets délégués pour la sécurité et la défense auprès des préfets de zone. II.4 Le préfet de police Les dispositions qui précèdent ne sont pas applicables au préfet de police dont les règles de suppléance et d intérim sont fixées par l article 78 du décret du 29 avril 2004. III LES CONSEQUENCES EN MATIERE DE CONGES DES PREFETS S il est nécessaire d abroger la circulaire NOR INT A 0000197 C du 21 août 2000 sur le régime des absences et des congés du corps préfectoral afin de prendre en compte les clarifications et assouplissements apportés par le décret du 29 avril 2004, les principes posés alors sont maintenus. III.1 Les déplacements en France a) Absences du département hors périodes de congés Toute absence du département à titre professionnel donne lieu à une déclaration de votre part. En dehors des périodes de congés, toute absence du département à titre privé (week-ends et jours fériés) fait l'objet d'une demande d'autorisation. Cette déclaration ou cette demande d'autorisation m'est transmise, au moins 24 heures à l'avance, exclusivement par la messagerie électronique du ministère à l'adresse suivante : SG DMAT Prefets Directeurs (SG DMAT SDCPAC) La déclaration ou la demande d autorisation comporte le motif de votre absence (raisons professionnelles ou privées), la présentation succincte du but de ce déplacement lorsqu'il est de nature professionnelle, votre destination et la durée de votre absence, le nom du membre du corps préfectoral qui effectue votre suppléance, les coordonnées des téléphones fixes ou mobiles auxquelles il sera possible de vous joindre.
5 Je me réserve la possibilité de vous demander, à réception de votre message, pour des raisons que vous n'auriez pu apprécier localement, de renoncer à un déplacement ou, ultérieurement, de regagner votre poste avant l'échéance prévue. Ne sont pas soumis : à déclaration (déplacement professionnel) ou à autorisation (déplacement privé) les déplacements que vous effectuez dans un département de votre région ou dans un département limitrophe du vôtre. Votre cabinet doit cependant être en mesure de vous joindre en permanence. à déclaration les déplacements que vous effectuez à Paris, sur mon instruction, pour participer aux réunions traditionnelles de préfets. Tout autre déplacement à Paris, y compris pour des rendez-vous ou réunions au ministère de l'intérieur, fait l'objet d'une déclaration. b) Congés Conformément au droit commun de la fonction publique, les congés sont soumis à autorisation. Vous transmettrez, par messagerie électronique à l'adresse précitée, une demande dans laquelle figurent le ou les lieux de votre congé, la durée précise de votre absence, le ou les numéros de téléphone fixe et mobile permettant de vous joindre à tout moment ainsi que le nom du membre du corps préfectoral qui assure la suppléance de vos fonctions. Cette demande donne lieu à une réponse par la messagerie électronique. Vous ne devez pas partir en congé avant de l'avoir reçue. III.2 Les déplacements à l étranger Les déplacements à l'étranger, qu'ils soient effectués à titre professionnel ou à titre personnel, sont soumis à autorisation délivrée dans les mêmes conditions que ci-dessus. Sont seuls soumis au régime de la déclaration les déplacements de moins de 24 heures effectués par les préfets des départements frontaliers dans les pays limitrophes, quand ils sont effectués à titre professionnel. III.3 Maintien en poste des préfets D'application générale sur le territoire, le maintien en poste est institué lors de circonstances particulières (périodes électorales, application du plan Vigipirate, etc.). Sauf instruction contraire, il n'interdit pas les déplacements dans les départements limitrophes, ou dans ceux de la région. Si, dans ces circonstances, vous souhaitez quitter le département pour un motif impérieux d'ordre personnel, vous adresserez une demande d'autorisation d'absence. Les déplacements pour motif professionnel, notamment dans le cas où votre participation à une réunion est requise, sont également soumis à autorisation d'absence. Si vous êtes absent du département au moment où vous parvient l'avis de maintien en poste, vous devrez regagner votre poste dans les délais les plus brefs (si vous êtes en métropole) ou consulter le cabinet du secrétaire général du ministère sur la décision à prendre (dans le cas contraire).
6 III.4 Coordination des congés à l initiative des préfets de zone et de région La permanence des fonctions préfectorales implique qu une attention particulière soit portée à la coordination des congés des préfets au sein d une même région et d une même zone de défense, en concertation à votre initiative. Je serai amené à refuser l autorisation de congé à un préfet de région lorsqu il sera constaté qu en son absence, la suppléance du préfet de zone ne peut être normalement assurée. Dans les mêmes conditions, le congé d un préfet de département ne sera pas autorisé s il s avère que son absence rend impossible l organisation de la suppléance du préfet de région. Des dérogations pourront être accordées pour la suppléance des préfets de zone, au cas par cas et pour des périodes limitées, à la double condition que le préfet délégué à la sécurité et la défense soit présent et que l un des préfets de région soit en mesure de rejoindre le chef-lieu de la zone dans la journée, sur demande du secrétaire général du ministère. De la même manière, des dérogations pourront être accordées pour la suppléance des préfets de région, au cas par cas et pour des périodes limitées, à la double condition que le SGAR soit présent et que l un des préfets soit en mesure de regagner le chef-lieu de la région dans la journée. En Corse, l absence simultanée des deux préfets et du préfet adjoint pour la sécurité ne sera pas autorisée. IV LES SOUS-PREFETS IV.1 Suppléance et intérim des sous-préfets L article 45 du décret du 29 avril 2004 évoque l absence ou l empêchement d un sous-préfet ou du secrétaire général de la préfecture. Dans tous les cas, c est le préfet qui, par arrêté, désigne parmi les autres sous-préfets en fonction dans le département celui qui sera chargé de la suppléance, sans omettre de compléter la délégation de signature qui lui a été accordée. En cas de vacance d un poste, et bien que le texte ne traite pas expressément de ce cas, les mêmes principes s appliquent, le préfet désignant le sous-préfet appelé à exercer l intérim du poste dans l attente de l installation d un nouveau titulaire. Depuis l arrêté du 7 février 2003, l indemnité de responsabilité du corps préfectoral (IRCP) afférente à un poste de sous-préfet est reversée prorata temporis au sous-préfet qui assure l intérim ou la suppléance de ce poste dès lors que sa durée atteint au moins 30 jours. Ce principe a été repris à l article 3 de l arrêté du 12 janvier 2004. IV.2 Congés des sous-préfets Les modalités d octroi des congés des sous-préfets ne sont pas modifiées : il vous appartient donc d'accorder congés et autorisations d'absence de vos collaborateurs sous-préfets ou directeurs des services du cabinet. Ce régime d'autorisation vaut pour les déplacements effectués en métropole, outre-mer et à l'étranger. Il vous appartient d'apprécier, au vu des circonstances locales, si les instructions de maintien en poste doivent leur être appliquées. * * * Vous tiendrez informé le secrétaire général du ministère des éventuelles difficultés que vous pourriez rencontrer dans l application de la présente instruction. Dominique de VILLEPIN
7 ANNEXE 1 SUPPLEANCE ET INTERIM DES PREFETS Préfet de département Préfet Préfet Département Chef-lieu de zone de défense, Corse-du-Sud et Haute Corse Autres départements de région de zone Suppléance (préfet absent ou empêché) Préfet délégué ou P.A.S. Si ce dernier est absent ou empêché, et pour le temps de son absence ou de son empêchement, le sous-préfet spécialement désigné par le préfet du département ou à défaut le secrétaire général de la préfecture Vérifier le champ des délégations de signature accordées et l élargir si nécessaire Le sous-préfet spécialement désigné par le préfet du département ou à défaut le secrétaire général de la préfecture Vérifier le champ des délégations de signature accordées et l élargir si nécessaire Le préfet de département de rang le plus élevé présent dans la région au début de l absence ou de l empêchement Veiller aux délégations de signature Le préfet de région de rang le plus élevé présent dans la zone au début de l absence ou de l empêchement. Veiller aux délégations de signature Intérim (poste du préfet vacant, successeur non installé) Préfet délégué ou P.A.S. Si ce dernier est absent ou empêché, et pour le temps de son absence ou de son empêchement, le secrétaire général de la préfecture Délégations de signatures caduques. Les reprendre au nom de l intérimaire Le secrétaire général de la préfecture _ Délégations de signatures caduques. Les reprendre au nom de l intérimaire Le préfet de département de rang le plus élevé dans la région Délégations de signatures caduques. Les reprendre au nom de l intérimaire Le préfet de région de rang le plus élevé dans la zone Délégations de signatures caduques. Les reprendre au nom de l intérimaire
ANNEXE 2 8 ABSENCES ET CONGES DES PREFETS FRANCE ETRANGER Département de la région ou limitrophe Autres départements Pays limitrophe d un département frontalier Autres pays ABSENCE A TITRE PROFESSIONNEL ABSENCE A TITRE PRIVE HORS CONGE (week-end, jours fériés) Libre Mais votre cabinet doit être en mesure de vous joindre Déclaration (sauf pour les réunions périodiques de préfets au ministère) Demande d autorisation Déclaration (pour les absences de moins de 24 heures) Demande d autorisation Demande d autorisation CONGES Demande d autorisation Règles de suppléance : L assouplissement des règles de suppléance des préfets de zone et des préfets de région permet désormais à tout préfet de région d assurer la suppléance du préfet de zone et à tout préfet de département d assurer la suppléance du préfet de région (ce n est que si plusieurs d entre eux sont présents dans la zone ou la région au moment de l absence ou de l empêchement du préfet à suppléer qu intervient désormais la notion de «rang le plus élevé»). Les absences ou congés pourront ne pas être accordés si dans une zone de défense, aucun préfet de région n est présent ou si, dans une région, aucun préfet de département n est présent. Dérogations éventuelles pour des périodes de courte durée : les préfets de région d une même zone pourront être autorisés exceptionnellement à s absenter au même moment si le préfet délégué est présent et si l un des préfets de région est en mesure de rejoindre le chef-lieu de la zone dans la journée. Dans le même esprit, pour des périodes de courte durée, les préfets de département d une même région pourront être autorisés exceptionnellement à s absenter au même moment si le SGAR est présent et si l un des préfets de département est en mesure de rejoindre le chef-lieu de la région dans la journée.
ANNEXE 3 9 TEXTES REGLEMENTAIRES Préfets de département Décret n 2004-374 du 29 avril 2004 - Art. 45 : I. - En cas d'absence ou d'empêchement du préfet, sans que ce dernier ait désigné par arrêté un des sous-préfets en fonction dans le département pour assurer sa suppléance, celle-ci est exercée de droit par le secrétaire général de la préfecture. En cas de vacance momentanée du poste de préfet, l'intérim est assuré par le secrétaire général de la préfecture. Dans les départements où est institué un préfet pour la sécurité et la défense ou un préfet adjoint pour la sécurité, ce dernier assure de droit la suppléance ou l'intérim. S'il est lui-même absent ou empêché, les dispositions des alinéas précédents s'appliquent. Préfets de région Décret n 2004-374 du 29 avril 2004 - Art. 39 : En cas d'absence ou d'empêchement, le préfet de région est suppléé de droit par le préfet du rang le plus élevé parmi les préfets de département effectivement présents dans la région au début de l'absence ou de l'empêchement. En cas de vacance momentanée du poste de préfet de région, le préfet du rang le plus élevé en fonction dans la région assure l'intérim. Préfets de zone Décret n 2002-84 du 16 janvier 2002 - Art. 15 : (modifié par le II de l article 86 du décret n 2004-374 du 29 avril 2004) En cas d'absence ou d'empêchement, le préfet de zone est suppléé de droit par le préfet du rang le plus élevé parmi les préfets de région effectivement présents dans la zone de défense au début de l'absence ou de l'empêchement. En cas de vacance momentanée du poste de préfet de zone, l intérim est assuré par le préfet de région du rang le plus élevé en fonction dans la zone de défense. Préfets de police Décret n 2004-374 du 29 avril 2004 - Art. 78 : En cas d'absence ou d'empêchement du préfet de police ou de vacance momentanée du poste de préfet de police, le directeur du cabinet assure la suppléance ou l'intérim. En cas d'absence ou d'empêchement du directeur du cabinet, sans que le préfet de police ait ment désigné le préfet habilité à exercer la suppléance ou l'intérim, le préfet en poste à la préfecture de police qui a le rang le plus élevé assure l'une ou l'autre