Règlements CIGM GMREB By-laws

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1 Règlements CIGM GMREB By-laws Adopté le 2 mai 2013 Adopted on May 2, 2013

2 Table de matières Table of Contents Objectifs Objectives 4 Article 1 Définitions Section 1 Definitions 4 Article 2 Nom et siège social Section 2 Name and head office 6 Article 3 Membres Section 3 Membership 6 Article 4 Frais d'adhésion, frais administratifs, cotisations annuelles et cotisations spéciales Section 4 Membership fees, administration fees, annual dues and assessments 10 Article 5 Suspension, expulsion et démission Section 5 Suspension, expulsion and resignation 13 Article 6 Assemblées des membres Section 6 Meetings of members 14 Article 7 Conseil d'administration Section 7 Board of directors 16 Article 8 Officiers Section 8 Officers 24 Article 9 Comité exécutif Section 9 Executive committee 26 Abrogé le 31 janvier 2002 Article 10 Comités permanents et regroupements Section 10 Standing and group committees 26 Article 11 Comité S.I.A. /MLS Section 11 S.I.A. /MLS Committee 29 Abrogé le 27 mars 2003

3 Article 12 Autres comités Section 12 Other committees 29 Article 13 Règlements de conciliation et d arbitrage et règlements de collaboration provinciale Section 13 Conciliation and Arbitration and Provincial Collaboration 29 Article 14 Propriété intellectuelle et industrielle Section 14 Intellectual and industrial property 30 Article 15 Discipline Section 15 Discipline 35 Article 16 Exercice financier et vérification Section 16 Fiscal year and auditors 35 Article 17 Les contrats, lettres de change et affaires bancaires Section 17 Contracts, cheques, bills of exchange and bank accounts 36 Article 18 Déclaration Section 18 Declarations 36 Article 19 Avis Section 19 Notices 37 Article 20 Modifications des règlements Section 20 Amendments to the by-laws 37 Article 21 Pouvoirs d'emprunt Section 21 Borrowing 38

4 CHAMBRE IMMOBILIÈRE DU GRAND MONTRÉAL (incorporée en 1954) RÈGLEMENTS OBJECTIFS Les objectifs pour lesquels la Chambre immobilière du Grand Montréal a été incorporée apparaissent aux lettres patentes. Sous ces réserves, les objectifs sont les suivants : 1. Regrouper les agences, les courtiers et les professionnels liés au secteur de l immobilier, œuvrant au Québec, afin de leur fournir des services, assurer la qualité de leur travail, défendre et promouvoir leurs intérêts; 2. Protéger et promouvoir le commerce de l'immobilier et encourager l'accès à la propriété; 3. Offrir de la formation et du perfectionnement dans le domaine immobilier afin d assurer et de garantir le professionnalisme de l industrie; 4. Faciliter la cueillette et la dissémination de l information immobilière à ses membres, leur permettant de mieux servir le public. (modifié et adopté par le conseil le 27 mars 2003) BY-LAWS OBJECTIVES GREATER MONTRÉAL REAL ESTATE BOARD (incorporated in 1954) The objectives for which the Greater Montréal Real Estate Board was incorporated appear in its letters patent. Subject thereto, they are the following: 1. To group agencies, brokers and professionals related to the real estate sector and practicing in Québec for the purpose of providing services to them, ensuring the quality of their work, defending and promoting their interests; 2. To protect and promote the real estate business and real estate ownership in general; 3. To offer training in the field of real estate to ensure the professionalism of the industry; 4. To facilitate the gathering and dissemination of real estate information to members, enabling them to serve the public. March 27, 2003) ARTICLE 1 SECTION 1 DÉFINITIONS DEFINITIONS 1.1 L ACI : L acronyme «L ACI» désigne L Association canadienne de l immeuble. 1.2 AGENCE IMMOBILIÈRE : Les mots «agence immobilière» désignent la personne qui se livre à une opération de courtage immobilier par l entremise d un courtier titulaire d un permis délivré par l Organisme d autoréglementation du courtage immobilier du Québec. 1.3 Abrogé 1.1 CREA: The acronym "CREA" designates The Canadian Real Estate Association. 1.2 REAL ESTATE AGENCY: The term "real estate agency" designates the person that engages in a brokerage transaction through the intermediary of a broker who holds a licence issued by the Organisme d autoréglementation du courtage immobilier du Québec. 1.3 Repealed 4

5 1.4 Abrogé 1.5 CHAMBRE : Le mot «Chambre» désigne la Chambre immobilière du Grand Montréal. 1.6 Abrogé 1.7 CONSEIL : Le mot «conseil» désigne le conseil d'administration de la Chambre. 1.8 COURTIER : Le mot «courtier» désigne une personne qui détient un permis de courtier immobilier ou hypothécaire délivré par l Organisme d autoréglementation du courtage immobilier du Québec en vertu de la Loi sur le courtage immobilier. 1.9 FCIQ : L acronyme «FCIQ» désigne la Fédération des chambres immobilières du Québec DÉLAI : À chaque fois qu'il est fait référence au mot «jour» aux présents Règlements, aux fins de compilation de délais, il s'agit de jours de calendrier MEMBRE : Le mot «membre» désigne les membres de la Chambre ou telles catégories de membres telles qu'autrement définies par les Règlements OACIQ : L acronyme «OACIQ» désigne l Organisme d autoréglementation du courtage immobilier du Québec PERMIS : Le mot «permis» désigne le permis d agence ou de courtier émis par l OACIQ, l autorisant à pratiquer l activité de courtage immobilier telle que déterminée à la Loi sur le courtage immobilier. 1.4 Repealed 1.5 BOARD: The term "Board" designates the. 1.6 Repealed January 31,2002) 1.7 BOARD OF DIRECTORS: The term "Board of Directors" designates the Board's Board of Directors. 1.8 BROKER: The term "broker" designates an individual holding a real estate or mortgage broker's licence issued by the Organisme d autoréglementation du courtage immobilier du Québec under the Québec Real Estate Brokerage Act. 1.9 QFREB: The acronym "QFREB" designates the "Québec Federation of Real Estate Boards" DELAY: Every time a reference is made to the word "day" in the present By-laws, in view of computing delays, the word "day" is to be taken as meaning a calendar day MEMBER: The term "member" designates a member of the Board or such class of members as otherwise defined in the present By-laws OACIQ: The acronym OACIQ designates the Organisme d autoréglementation du courtage immobilier du Québec LICENCE: The term licence designates the licence held by a real estate agency or broker issued by the OACIQ, authorizing the practice of real estate brokerage activities as determined by the Québec Real Estate Brokerage Act. 5

6 1.14 PRÉSIDENT : Le mot «président» désigne le président du conseil de la Chambre. La Loi d'interprétation (L.R.Q., c. I-16) s'applique aux présents Règlements. Dans tous les cas où les Règlements de la Chambre prévoient la tenue d'assemblées, à moins de dispositions contraires des Règlements, les règles apparaissant à la dernière édition des «Procédures des assemblées délibérantes» de Me Victor Morin s'appliquent PRESIDENT: The term "President" designates the President of the Board of Directors. The Interpretation Act (R.S.Q., c. I-16) shall apply to the present By-laws. In all cases where the Board s By-laws provide for meetings to be held, the rules in the latest edition of "Procédures des assemblées délibérantes" by Me Victor Morin shall apply, unless the By-laws provide otherwise. ARTICLE 2 SECTION 2 NOM ET SIÈGE SOCIAL NAME AND HEAD OFFICE 2.1 NOM : Le nom de la corporation est : CHAMBRE IMMOBILIÈRE DU GRAND MONTRÉAL GREATER MONTRÉAL REAL ESTATE BOARD 2.2 SIÈGE SOCIAL : La Chambre a son siège social dans la région du Grand Montréal, à tel endroit déterminé de temps à autre par le conseil. 2.1 NAME: The name of the corporation is: GREATER MONTRÉAL REAL ESTATE BOARD CHAMBRE IMMOBILIÈRE DU GRAND MONTRÉAL 2.2 HEAD OFFICE: The Board's head office is located in the Greater Montréal region, at such place as determined from time to time by the Board of Directors. ARTICLE 3 SECTION 3 MEMBRES MEMBERSHIP 3.1 CATÉGORIES DE MEMBRES : Les membres de la Chambre appartiennent à l'une ou l'autre des catégories suivantes, à savoir : membres actifs, membres associés et membres honoraires. Par leur appartenance à la Chambre, à l'exception des membres honoraires, les membres sont également membres de L ACI et de la FCIQ. 3.2 MEMBRES ACTIFS : Les membres actifs sont des agences immobilières ou des courtiers agissant à leur compte ayant un établissement au Québec. 3.1 CLASSES OF MEMBERSHIP: The members of the Board belong to one or the other of the following classes: active members, associate members and honorary members. Through their membership with the Board, the members, with the exception of honorary members, are also members of CREA and the QFREB. 3.2 ACTIVE MEMBERS: Active members are real estate agencies or real estate brokers acting on their own account having a place of business in Québec. 6

7 Tous les détenteurs d'un permis de courtier au service d'un membre actif doivent être membres de la Chambre. Il y a exception à cette obligation dans le cas des membres actifs qui sont membres d une autre chambre immobilière au Québec. (modifié et adopté par le conseil le 1 er février 2001) Le dirigeant d une agence qui est membre actif de la Chambre doit être un membre associé de la Chambre. Il est présumé représenter le membre actif pour lequel il travaille, notamment aux fins du Règlement de conciliation et d arbitrage Chaque membre actif qui est une agence doit avoir un dirigeant d agence, lequel doit être dûment qualifié conformément à la loi pour agir comme tel. 3.3 MEMBRES ASSOCIÉS : Les membres associés sont des personnes physiques, détentrices d un permis de courtier, qui ne se qualifient pas comme membres actifs. 3.4 Abrogé 3.5 MEMBRES HONORAIRES : Les membres honoraires sont des personnes qui, détenant ou non un permis, sont invitées par la Chambre à participer à ses activités et à poursuivre ses objectifs, sans avoir à payer de cotisation à ce titre. Toute telle cotisation sera défrayée par la Chambre. Tous les anciens présidents de la Chambre se qualifient comme membres honoraires. 3.6 REPRÉSENTANTS OFFICIELS D UNE AGENCE IMMOBILIÈRE : Une agence immobilière membre de la Chambre doit indiquer par écrit à la Chambre le nom de son dirigeant d agence All holders of a broker s licence working for an active member must be members of the Board. An exception to this obligation applies in the case of active members who are members of another Board in the province of Québec. February 1, 2001) The executive officer of an agency who is an active member of the Board must be an associate member of the Board. He is presumed to represent the active member for which he works, notably for the purpose of the Conciliation and Arbitration By-law Each agency that is an active member must have an executive officer, who must be adequately qualified under the law to act as such. 3.3 ASSOCIATE MEMBERS: Associate members shall be individuals who hold a broker s licence and who do not qualify as active members. 3.4 Repealed 3.5 HONORARY MEMBERS: Honorary members shall be persons who, whether holding a licence or not, are invited by the Board to take part in its activities and pursue its objectives without being required to pay dues. All such dues shall be met by the Board. All former Board chairmen shall qualify as honorary members. 3.6 OFFICIAL REPRESENTATIVES OF A REAL ESTATE AGENCY: A real estate agency member of the Board must designate to the Board, in writing, the name of its executive officer. 7

8 Le dirigeant d agence doit posséder les qualifications pour agir à ce titre. Il exerce de plus les droits de l agence membre de la Chambre Le dirigeant d agence n'a pas d'autre cotisation à payer à la Chambre que celle que paie l agence DEMANDE D'ADHÉSION : La demande d'adhésion est adressée à la Chambre en suivant la procédure prescrite de temps à autre par le conseil. Telle demande doit être accompagnée du paiement des frais d adhésion. (modifié et adopté par le conseil le 1 er février 2001) Abrogé (modifié et adopté par le conseil le 23 mars 2000) Toute demande d'adhésion doit être accompagnée d'un engagement écrit du requérant, selon les formules annexées aux présents Règlements ou toute formule aux mêmes effets, par laquelle le requérant s'engage : à respecter les objectifs, les Règlements et les règles de la Chambre, en autant que ces dispositions leur sont applicables; à n'utiliser, sauf lorsque le client l'exige ou lorsqu'il n'existe pas de telles formules, que le texte des formules normalisées de la Chambre, de l'oaciq, de la FCIQ ou de L ACI À défaut pour le membre actif d'informer la Chambre dans les trente (30) jours du changement survenu quant à un membre associé à son service, ledit membre actif pourra pour chaque cas de défaut être passible d'une pénalité dont le montant sera fixé de temps à autre par le conseil The executive officer must be adequately qualified under the law to act as such. He or she shall also exercise the rights of the agency that is a member of the Board The executive officer shall have no other dues to pay to the Board than those paid by the agency. 3.7 APPLICATION FOR MEMBERSHIP: Applications for membership must be submitted to the Board in such manner and form as prescribed from time to time by the Board of Directors. Such application must be accompanied by the payment of the membership fees. February 1, 2001) Repealed March 23, 2000) All applications for membership must be accompanied by a written commitment from the applicant, in accordance with the forms attached hereto or any other forms of similar content, whereby the applicant agrees: to abide by the objectives, By-laws and regulations of the Board, insofar as such provisions apply; (modified and adopted by the Board of Directors on to only use, unless otherwise requested by the client or when the said form is non-existent, the approved text of the most recent edition of the standard forms of the Board, the OACIQ, the QFREB or CREA. (modified and adopted by the Board of Directors on Should the active member fail to notify the Board within thirty (30) days of any change in the status of an associate member, the said active member shall be liable, for each failure, to a penalty in such amount as determined from time to time by the Board of Directors. 8

9 Le chef de la direction de la Chambre, ou toute personne spécifiquement désignée par lui à cet effet, peut, s'il est satisfait que toutes les formalités prévues ont été respectées et que le candidat est qualifié selon les dispositions des Règlements de la Chambre, accepter l'adhésion de tel nouveau membre The Chief Executive Officer of the Board, or any other person specifically designated by him/her for this purpose, may, if satisfied that all the requirements have been met and that the applicant is qualified according to the provisions of the Board's By-laws, accept the applicant's request for membership. 3.8 QUALIFICATIONS GÉNÉRALES 3.8 GENERAL QUALIFICATIONS QUALIFICATIONS GÉNÉRALES DU MEMBRE ACTIF ET DU MEMBRE ASSOCIÉ : Afin de se qualifier comme membre actif ou associé de la Chambre, le candidat ou le membre doit en tout temps, en plus de remplir les conditions autrement énumérées dans les présents Règlements : (modifié et adopté par le conseil le 1 er février 2001) a) Ne pas avoir été déclaré coupable par un tribunal d une infraction ou d un acte qui a un lien avec l exercice des activités de courtier ou d agence ou s être reconnu coupable d une telle infraction ou d un tel acte et pour lequel il n'a pas obtenu son pardon; (modifié et adopté par le conseil le 21 avril 2011) b) Ne pas être l'objet d'une radiation ou suspension (dont le terme n'est pas écoulé) de la Chambre ou de toute autre chambre immobilière; c) Avoir une situation financière jugée acceptable; d) Maintenir dans ses relations avec sa clientèle et le public en général des normes de compétence et d'intégrité requises pour l'exercice de la profession; e) À ne jamais utiliser ou permettre que soit utilisée en son nom une publicité interdite par la loi ou par les Règlements de la Chambre Abrogé (modifié et adopté par le conseil le 1 er février 2001) GENERAL QUALIFICATIONS FOR ACTIVE MEMBERSHIP AND ASSOCIATE MEMBER: In order to qualify as an active or associate member of the Board, in addition to fulfilling the conditions otherwise set out herein, the candidate or member must at all times: February 1, 2001) a) Not have been convicted by a court of a criminal offence or act that is connected to the practice of a broker s or agency s activities, or not pleaded guilty to such a criminal offence or act and for which he has not been pardoned; (modified and adopted by the Board of Directors on April 21,2011) b) Not have been struck out or suspended (for a period not yet ended) from the Board or any other real estate board; (modified and adopted by the Board of Directors on c) Have a financial situation deemed acceptable; d) Maintain in his/her dealings with his/her clientele and the with general public the standards of competency and integrity required by the profession; e) Never use or permit the use of any advertising prohibited by law or by the Board's By-laws in his/her name Repealed February 1, 2001) 9

10 3.9 MODIFICATIONS APPORTÉES PAR UNE PERSONNE MORALE OU SOCIÉTÉ MEMBRE DE LA CHAMBRE AU SEIN DE SON ORGANISATION : À chaque fois qu'une modification importante survient au sein d'une personne morale ou d'une société membre, soit par un changement d'actionnaires principaux ou d'associés, par la mise en place de nouvelles structures corporatives ou autrement, ayant pour effet de modifier les faits qui ont été pris en considération lors de l'adhésion de cette personne morale ou de cette société comme membre de la Chambre, toutes telles modifications doivent être soumises au chef de la direction ou à toute personne spécifiquement désignée par lui, lequel peut refuser que tel membre continue à faire partie de la Chambre si, de l'avis de ce dernier, il ne se qualifie plus selon les dispositions des présents Règlements Tout nouveau membre actif ou membre associé de la Chambre peut être requis de suivre un cours d'orientation offert par la Chambre à ses nouveaux membres, si telle est la décision du conseil de temps à autre La durée et le contenu de ce cours sont définis par le conseil Le membre qui est muté d'une catégorie de membre à une autre est exempt de suivre le cours d'orientation. 3.9 MODIFICATIONS WITHIN A LEGAL PERSON OR PARTNERSHIP WHICH IS A MEMBER OF THE BOARD: Whenever any major change takes place within a legal person or partnership which is a member of the Board by way of change of principal shareholders or partners, or any other alteration to its structure or otherwise that alters facts that have been taken into account for such legal person or partnership to become a member of the Board, such modifications shall be submitted to the Chief Executive Officer or any other person specifically designated by him/her, who can accept to maintain the member within the Board if, in his/her opinion, such member no longer qualifies under the provisions herein All new active members or associate members of the Board may be required to attend the orientation course offered by the Board to its new members, if so directed by the Board of Directors from time to time The duration and content of the course are determined by the Board of Directors Members transferred to another class of membership are exempted from attending the orientation course. ARTICLE 4 SECTION 4 FRAIS D'ADHÉSION, FRAIS ADMINISTRATIFS, COTISATIONS ANNUELLES ET COTISATIONS SPÉCIALES MEMBERSHIP FEES, ADMINISTRATION FEES, ANNUAL DUES AND ASSESSMENTS 4.1 FRAIS D'ADHÉSION, FRAIS ADMINISTRATIFS ET COTISATIONS ANNUELLES : Le montant, le mode et l'échéance de paiement des frais d'adhésion, frais administratifs, cotisations, frais de transfert et toutes autres sommes payables à la Chambre sont fixés de temps à autres par le conseil. Ces frais et cotisations peuvent inclure les cotisations payables à L ACI et la FCIQ. 4.1 ENTRANCE FEES, ADMINISTRATION FEES AND ANNUAL DUES: The amount set for entrance fees, administration fees, dues, transfer fees and any other amounts payable to the Board shall be set by the Board of Directors from time to time. These fees and dues may include all dues payable to CREA and the QFREB. 10

11 4.2 PAIEMENT DES FRAIS D'ADHÉSION ET DE COTISATIONS ANNUELLES : Les frais d'adhésion sont acquittés au moment de la demande d'adhésion. De plus, le membre doit, lorsque sa demande d'adhésion est acceptée, acquitter en entier la cotisation annuelle payable par les membres pour l'exercice financier en cours. Ces cotisations peuvent être réduites, selon la date d'adhésion, conformément aux dispositions adoptées à cet effet de temps à autre par le conseil. 4.3 COTISATIONS SPÉCIALES : Le conseil peut imposer une cotisation spéciale à une ou plusieurs catégories de membres pour tel montant qu'il juge approprié. Telle cotisation est imposée proportionnellement aux cotisations annuelles payables par chacune des catégories de membres et est payable dans les trente (30) jours de la date de l'état de compte soumis à ce sujet Le conseil peut imposer une cotisation spéciale à un membre actif pour chacune de ses places d'affaires à laquelle sont attachés cinq (5) courtiers ou moins, incluant le dirigeant d agence de ladite place d'affaires. 4.4 ARRÉRAGES : Tout arrérage de paiement dû à la Chambre trente (30) jours après la date de la facturation qui lui est soumise à cet effet, porte intérêt à un taux fixé de temps à autre par le conseil Dans de tels cas, le conseil peut également décréter la suspension des droits et privilèges de tout membre qui est en défaut de quelque montant que ce soit à la Chambre. Sur réception du paiement de tous les arrérages, intérêts et frais administratifs, le conseil peut réintégrer le membre dans ses droits et privilèges Le conseil peut suspendre pour une (1) année tout membre de la Chambre qui est suspendu à plus d'une reprise pour nonpaiement d'arrérages. Tel membre ne peut être réintégré dans ses droits et privilèges que sur paiement à la Chambre de tous les arrérages, intérêts et frais administratifs dus et après écoulement de l'année de suspension. 4.2 PAYMENT OF ENTRANCE FEES AND ANNUAL DUES: Entrance fees shall be payable at the time the application for membership is submitted. Furthermore, the member must remit upon acceptance of the application the full annual dues payable by the members for the current fiscal year. These dues may, depending on the date of acceptance, be reduced in accordance with any provisions adopted from time to time by the Board of Directors to that effect. 4.3 SPECIAL ASSESSMENTS: The Board of Directors may levy a special assessment upon one or more classes of membership in such amount it deems appropriate. Such assessments, to be proportional to the annual dues payable by each class of membership, shall be payable within thirty (30) days from the date of invoicing The Board of Directors may impose a special assessment to an active member for each of his/her places of business that have five (5) brokers or less, including the executive officer of the said place of business. 4.4 ARREARS: All payment arrears due to the Board thirty (30) days after the date of invoice shall bear interest at such rate as determined from time to time by the Board of Directors In such cases, the Board of Directors may also suspend all rights and privileges of any member who fails to pay any amount whatsoever owing to the Board. Upon reception of the payment of all arrears, interest and administration fees, the Board of Directors may restore the said member's rights and privileges The Board of Directors may suspend for one (1) year any member of the Board who has been suspended more than once for failure to pay arrears. Such a member can only have his/her rights and privileges restored upon payment to the Board of all arrears, interest and administration fees due, and only at the end of the suspension year. 11

12 Le conseil peut déléguer à toute personne qu'il désigne les droits et pouvoirs qu'il peut exercer en vertu du présent article Lorsque le conseil décrète la suspension ou l expulsion d un membre associé, il doit en prévenir le membre actif qui l emploie ou l autorise à agir pour lui. Ce dernier doit alors lui-même se départir des services de ce membre associé jusqu à ce qu il ait réintégré la Chambre, afin de se conformer aux dispositions de l article des présents Règlements. (modifié et adopté par le conseil le 23 mars 2000) 4.5 RESPONSABILITÉ DU MEMBRE ACTIF RELATIVEMENT AUX MEMBRES ASSOCIÉS En plus des obligations imposées par l'article ci-dessus, tout membre actif est en tout temps responsable du paiement à la Chambre de toutes cotisations qui sont dues à la Chambre par les membres associés qui sont à son service, lesquels incluent tous ses employés qui détiennent un permis; il en est de même pour toute personne autorisée à agir pour lui ou sous son nom. Les membres associés sont seuls responsables des amendes, frais et contributions qu ils peuvent devoir à la Chambre, comprenant le paiement des frais résultant des services de la Chambre qu ils utilisent. (modifié et adopté par le conseil le 23 mars 2000) Le membre associé a, conjointement et solidairement avec le membre actif dont il est employé, les mêmes obligations que ce dernier pour l'application du présent article ainsi que pour l'application de l'article des présents Règlements. The Board of Directors can delegate, to any person it designates, the power it exercises under the present Section When the Board of Directors suspends or expels the rights and privileges of an associate member, it must advise the active member for which the associate member works or is authorized to act. The active member must then dismiss this associate member until his rights and privileges are restored with the Board, in order to comply with Section of the present By-laws. March 23, 2000) 4.5 ACTIVE MEMBER'S LIABILITY TOWARDS ASSOCIATE MEMBERS Further to the obligations imposed in Section , all active members are at all times responsible for the payment of any dues owed to the Board by the associate members who are at his/her service, including any and all employees holding a licence; the same applies to any person authorized to act on his/her behalf or in his/her name. Associate members are fully responsible for the payment of any dues, penalties, fees and contributions owed to the Board, including the payment of any fees for services they may use at the Board. March 23, 2000) The associate member is solidarily responsible with the active member with whom he is employed, for all obligations relative to the application of the present Section as well as for the application of Section hereunder. 12

13 ARTICLE 5 SECTION 5 SUSPENSION, EXPULSION ET DÉMISSION 5.1 EFFET DE LA SUSPENSION OU DE L'EXPULSION Tout membre suspendu en vertu des présents Règlements demeure responsable, pendant toute la période de sa suspension, du paiement de toutes cotisations ou autre montant qu'il aurait à payer à la Chambre s'il n'avait été suspendu, mais il n'a droit à aucun des droits et privilèges des membres pendant cette période. Tout membre suspendu à plus d'une reprise peut devoir payer une pénalité spéciale fixée par le conseil Tout membre expulsé perd aussitôt tous ses privilèges de membre, mais il demeure responsable de tout montant qu'il peut devoir à la Chambre à la date de son expulsion. 5.2 DÉMISSION : Tout membre en règle peut cesser d'être membre de la Chambre sur simple avis écrit à ce sujet. Il demeure toutefois responsable de toute somme d'argent qu'il peut devoir à la Chambre à la date de la réception par la Chambre de son avis de démission. 5.3 REMBOURSEMENT DES COTISATIONS : Tout membre qui n'est plus membre de la Chambre suite à une suspension, une expulsion, une démission ou autrement, n'a droit à aucun remboursement de quelque cotisation ou paiement que ce soit qu'il a pu verser à la Chambre. Il demeure responsable du paiement de toutes créances impayées mentionnées aux articles précédents. 5.4 RÉINTÉGRATION D'UN MEMBRE : Tout membre qui a cessé d'être membre de la Chambre depuis moins de douze (12) mois, pour quelque cause que ce soit, sauf en cas d'expulsion, peut demander sa réintégration comme membre. Si le membre a été expulsé ou s'il n'est plus membre de la Chambre depuis plus de douze (12) mois, il doit, pour être réintégré, présenter une nouvelle demande d'adhésion. Le candidat peut bénéficier d'une réduction des frais d'adhésion d'un montant fixé de temps à autre par le conseil. SUSPENSION, EXPULSION AND RESIGNATION 5.1 EFFECT OF SUSPENSION OR EXPULSION Any member suspended under the provisions of the present By-laws shall, during the period of his suspension, remain liable for the payment of any dues or other amounts for which he would otherwise be liable if he were not suspended, but he shall have no rights as a member during this period. Any member who has been suspended more than once may be liable to a special fine to be determined by the Board of Directors Any person expelled from membership shall thereupon cease to have any rights as a member, but shall remain liable for all amounts payable to the Board on the date of his/her expulsion. 5.2 RESIGNATION: Any member in good standing may cease to be a member of the Board upon simple written notification to this effect. However, he shall remain liable for all amounts payable to the Board on the date of the reception by the Board of his/her notice of resignation. 5.3 REIMBURSEMENT OF DUES: Any member who has ceased to be a member due to suspension, expulsion, resignation or otherwise, shall not be entitled to a reimbursement of any dues or payment whatsoever which he may have paid to the Board. He shall remain liable for any and all unpaid debts as provided in the foregoing sections. 5.4 REINSTATEMENT OF A MEMBER: Any member who has ceased to be a member of the Board for a period of less than twelve (12) months, for whatever reason except expulsion, may request his/her reinstatement as a member. If the member has been expelled or has ceased to be a member for a period of more than twelve (12) months, he must, in order to be reinstated, submit a new application for membership. The applicant may be granted a reduction in membership fees as determined from time to time by the Board of Directors. 13

14 ARTICLE 6 SECTION 6 ASSEMBLÉES DES MEMBRES L'assemblée annuelle a pour objet la présentation du rapport du président du conseil, l'examen et l'approbation des états financiers et du rapport des vérificateurs, la nomination des vérificateurs et l'étude de toutes autres affaires soumises à l'assemblée. 6.1 ASSEMBLÉE ANNUELLE: L'assemblée annuelle des membres a lieu dans les six mois suivant la fin de l exercice financier, à tel endroit et à telles date et heure que le conseil peut choisir, à l'intérieur du territoire de la Chambre. (modifié et adopté par le conseil le 28 juin 2001) 6.2 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE : Une assemblée générale spéciale des membres peut être convoquée à n'importe quelle date, au siège social de la Chambre ou à tel endroit convenable, à telles date et heure mentionnées à l'avis de convocation. Telle assemblée ne peut être convoquée : a. qu'à la demande du président du conseil ou de la majorité des administrateurs de la Chambre, ou b. qu'à la demande d un pour cent (1 %) des membres actifs ou membres associés, représentant au moins vingt-cinq (25) agences immobilières ou courtiers agissant à son compte différents; et c. qu'en mentionnant expressément les objets de l'assemblée. 6.3 ASSEMBLÉE POUR L ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS : L élection des administrateurs se déroule en fonction de la politique numéro 7 - Procédure de votes adoptée de temps à autres par le conseil d administration. (modifié et adopté par le conseil le 28 juin 2001) (modifié et adopté par le conseil le 31 janvier 2005) MEETINGS OF MEMBERS The business of the Annual Meeting shall be to receive the report of the President of the Board of Directors, to examine and approve the financial statements and report of the auditors, to appoint auditors and for the consideration of any other business that may properly come before the meeting. January 31, 2002) 6.1 ANNUAL MEETING: The Annual Meeting of the members shall be held within six (6) months following the end of the fiscal year, at such place, date and time as the Board of Directors may choose, within the Board's territory. June 28, 2001) 6.2 SPECIAL GENERAL MEETING: A Special General Meeting of the members may be called at any time, at the Board's head office or at such place deemed appropriate and at such date and time as stated on the notice of the meeting. Such a meeting may only be called: a. at the request of the President of the Board of Directors or of a majority of the directors, or b. at the request of one per cent (1%) of active or associate members representing at least twenty-five (25) different real estate agencies or brokers acting on their own account; and c. by expressly stating the purpose of the meeting. 6.3 ANNUAL ELECTION MEETING: Election of directors shall be done according to policy number 7 Voting Procedure, adopted by the Board of Directors from time to time. June 28, 2001) January 31, 2005) 14

15 6.4 AVIS DE CONVOCATION : Les avis de convocation des assemblées des membres doivent indiquer l'endroit, le jour et l'heure de chaque assemblée et énumérer brièvement les objets de l'assemblée Les avis doivent être adressés aux membres par tout mode de communication jugé efficace, incluant un moyen électronique, à l'adresse d'affaires ou courriel de tels membres telle qu'elle apparaît aux registres de la Chambre, au moins quatorze (14) jours avant la date fixée pour l'assemblée. (modifié et adopté par le conseil le 21 avril 2011) Les avis adressés aux membres associés peuvent être adressés ou remis à leur employeur à l'endroit où travaillent habituellement ces membres associés, tel que cela apparaît aux registres de la Chambre. L'employeur doit obligatoirement distribuer lesdits avis aux membres associés à son service Tout membre peut renoncer à un avis de convocation. L'omission accidentelle de la transmission d'un avis de convocation ou le fait qu'un ou plusieurs membres n'aient pas reçu tel avis n'invalide pas les résolutions et règlements adoptés à l'assemblée mentionnés audit avis ou les délibérations qui y ont pris place. 6.5 LE PRÉSIDENT D'ASSEMBLÉE : Le président du conseil préside toute assemblée des membres et du conseil. Advenant que le président du conseil n'assiste pas à une assemblée ou qu'il refuse d'agir, le viceprésident le remplace. Advenant que ce dernier n assiste pas à l assemblée ou qu il refuse d agir, les membres présents, ayant droit de vote, pourront élire un président d assemblée parmi les membres du conseil. (modifié et adopté par le conseil le 28 juin 2001) 6.6 LE SECRÉTAIRE D'ASSEMBLÉE : Le chef de la direction de la Chambre agit comme secrétaire de l'assemblée. En son absence ou advenant son refus d'agir, les membres présents à l'assemblée ayant droit de vote élisent un secrétaire d'assemblée. Le secrétaire est responsable de la tenue du procès-verbal de l'assemblée. 6.4 NOTICE OF MEETING: Notices of meetings of members shall include the place, date and time at which each meeting is to be held and specify the purpose of the meeting Such notice shall be communicated by whatever mean deemed efficient to the members, including an electronic mean, at their business address or their address as it appears on the books of the Board at least fourteen (14) days prior to the scheduled date of the meeting. April 21, 2011) Notices addressed to associate members may be addressed or given to their employer at the place where these associate members usually work, as reflected in the Board's registry. The employer must distribute the said notices to the associate members in its service It is permitted for a member to waive such notice of meeting. The accidental omission to transmit any notice of meeting or failure by any member or members to receive such notice shall not invalidate any resolution, regulation or by-law passed or any proceedings having taken place at such meetings. 6.5 CHAIRMAN: The President of the Board of Directors shall act as chairman at all meetings of the members and of the Board of Directors. If the President is not present or declines to act at a meeting, the Vice-President shall replace him. If the latter is not present or declines to act at the meeting, the members in attendance entitled to vote may elect someone else to act as chairman amongst the directors. June 28, 2001) 6.6 SECRETARY: The Chief Executive Officer of the Board acts as the meeting secretary. If the latter is not present or declines to act, the members in attendance entitled to vote may elect someone else to act as secretary. The Secretary is responsible for keeping the minutes of the meeting. 15

16 6.7 VOTE : À moins d'une disposition contraire des présents Règlements, chaque membre actif ou associé de la Chambre, présent et en règle, détient un vote Aux fins d'application du présent article 6, les membres en règle sont ceux qui ont acquitté dans les délais prescrits toute dette qu'ils peuvent avoir envers la Chambre et qui ne sont pas suspendus, expulsés, ou qui n'ont pas démissionné Les autres membres de la Chambre ont le droit d'assister à toute assemblée et y ont droit de parole, mais ils n'ont pas le droit de vote Le vote se prend à main levée à moins qu'un vote par scrutin secret ne soit demandé par résolution adoptée à la majorité simple des membres présents ayants droit de vote. 6.8 QUORUM ET AJOURNEMENT : À toute assemblée des membres de la Chambre, un total d un pour cent (1 %) des membres actifs ou associés, en règle, constitue le quorum exigé. S'il n'y a pas quorum lors d'une assemblée des membres ou si les membres présents et ayant droit de vote décident d'ajourner l'assemblée de temps à autre, l'assemblée est ajournée à tels endroits, date et heure fixés par les membres présents et aucun nouvel avis de convocation n'est alors nécessaire, sauf l'annonce qui en est faite à l'assemblée. Les membres présents à l'assemblée qui est ajournée constituent le quorum requis. ARTICLE 7 SECTION 7 CONSEIL D'ADMINISTRATION 6.7 VOTE: Except as otherwise provided in these By-laws, each active or associate member who is present and in good standing shall have one vote For the purpose of this Section 6, members in good standing are those who have paid within the stipulated delays all debts to the Board and who are not suspended or expelled or have not resigned Other members of the Board are entitled to attend and to speak at any meeting but shall not have the right to vote Voting shall be by show of hands unless a secret ballot vote is called for by resolution adopted by a relative majority of voting members present. 6.8 QUORUM AND ADJOURNMENT: One per cent (1%) of active or associate members in good standing shall constitute the quorum at any meeting of members. Should quorum not be achieved at any meeting of members or if the members who are present and have the right to vote decide to adjourn the meeting from time to time, the meeting shall then be adjourned to such place, date and time as determined by the members present and no new notice of meeting shall be required except the announcement made at the meeting. The members present at such adjourned meeting shall then constitute the required quorum. BOARD OF DIRECTORS 7.1 LE NOMBRE : Le conseil d'administration de la Chambre se compose d un minimum de dix (10) administrateurs et d un maximum de quinze (15) administrateurs, dont le président du conseil, conformément aux résultats des élections en fonction de l article Ceux-ci sont élus pour un mandat de deux (2) années. (modifié et adopté par le conseil le 29 janvier 2004) (modifié et adopté par le conseil le 31 janvier 2005) 7.1 NUMBER OF DIRECTORS: The Board of Directors is composed of a minimum of ten (10) directors and a maximum of fifteen (15) directors, including the President of the Board, in accordance with the results of the election, as provided for in section They are elected for a two (2) year term. January 29, 2004) January 31, 2005) 16

17 7.2 REPRÉSENTATION : ABROGÉ (modifié et adopté par le conseil le 31 janvier 2005) 7.3 POUVOIRS DU CONSEIL : Le conseil dirige les affaires de la Chambre, conduit exclusivement ses finances, adopte toutes les mesures jugées appropriées pour son fonctionnement et sa gestion et le respect de ses Règlements. 7.4 QUALIFICATIONS : Tous les administrateurs de la Chambre doivent être membres actifs ou associés à la date de leur élection. Ils doivent continuer à être membres de la Chambre pendant toute la durée de leur mandat. (modifié et adopté par le conseil le 31 janvier 2005) Pas plus de quatre (4) personnes provenant d une bannière ne peuvent siéger au conseil d'administration. Sont considérées comme bannières aux fins des présents Règlements toutes les bannières comportant plus de cinq pour cent (5 %) des membres. Aux fins du présent article, l ensemble des membres non représentés sous une bannière sont regroupés dans le groupe des indépendants et sont sujets aux mêmes règles de représentation que les bannières. De plus, pour être élu, un membre doit avoir obtenu les votes d un minimum de un pour cent (1 %) des membres lors du décompte des votes. Pour être reconnu valide, un bulletin de vote ne peut contenir plus de vote que le nombre de postes disponibles et au moins autant de votes que les deux tiers (2/3) des postes disponibles. Les membres auxquels il est référé ne comprennent que des membres en règle de la Chambre au 1 er janvier précédant une élection. (modifié et adopté par le conseil le 31 janvier 2005) 7.2 REPRESENTATION: REPEALED January 31, 2005) 7.3 POWERS OF THE BOARD OF DIRECTORS: The Board of Directors manages the Board's affairs, has exclusive authority on its finances and can adopt any measures it considers necessary for the Board's proper functioning and management and for the enforcement of the Board s By-laws. 7.4 QUALIFICATIONS: All directors of the Board must be active or associate members when they are elected. Furthermore, they must maintain their status throughout their term. January 31, 2005) No more than four (4) people from one banner can sit on the Board of Directors. All banners composed of at least five per cent (5%) of all members are considered banners under these By-laws. Again under these By-laws, all members who do not belong to a banner are grouped as independents and are subject to the same representation rules as the banners. Also, to be declared elected, a member must have received votes from at least one per cent (1%) of all members when the votes are counted. To be considered valid, a ballot cannot indicate more votes than the number of vacant positions and must indicate at least as many votes as two-thirds (2/3) of the vacant positions. Above-mentioned members must be members in good standing of the Board as of January 1 prior to the election. January 31, 2005) 17

18 Lorsque pendant la durée de son terme, un administrateur change de catégorie de membre, qu'il cesse de représenter la bannière qu'il représentait lors de son élection ou qu'il devient employé d'un employeur différent de celui dont il était à l'emploi lors de son élection, il demeure qualifié pour conserver son poste pendant la durée de son terme, sauf s'il contrevient aux dispositions de l'article ou , dans lequel cas il est considéré comme ayant démissionné de son poste. (modifié et adopté par le conseil le 31 janvier 2005) Un membre ne peut pas être élu administrateur ou le demeurer s il occupe un poste d administrateur, ou d employé cadre d un franchiseur immobilier ou encore un poste rémunéré au sein de la Chambre ou s il siège au conseil d administration de l OACIQ. (modifié et adopté par le conseil le 15 décembre2004) 7.5 DESTITUTION D'UN ADMINISTRATEUR : Tout administrateur peut être démis de son poste, sur simple résolution du conseil, dans les cas suivants : (modifié et adopté par le conseil le 1er février 2001) a. S'il cesse d'être membre en règle de la Chambre comme membre actif ou membre associé, s'il en a été suspendu ou s'il contrevient aux Règlements de la Chambre ou commet une infraction au Code de déontologie de la Loi sur le courtage immobilier du Québec; (modifié et adopté par le conseil le 27 mars 2003) Should a director change membership category during his term of office, cease to represent the banner that he was representing at the time of his election, or become employed by a different employer than the one for whom he worked at the time of his election, the said director shall remain qualified to hold his office during the remainder of his term provided he complies with the provisions of Sections and Should the said director fail to comply with the provisions of Sections and as a result of such changes, he shall be deemed to have resigned from office. January 31, 2005) A member cannot be elected or remain director if he occupies a director or management position with a real estate franchisor, a paid position with the Board or if he sits on the Board of Directors of the OACIQ. December 15, 2004) 7.5 DISMISSAL OF A DIRECTOR: A director may be dismissed from office by resolution of the Board of Directors under the following circumstances: a. If he ceases to be a member in good standing of the Board as an active or associate member, if he is suspended therefrom or if he fails to comply with the By-laws of the Board or contravenes the Code of Ethics of the Québec Real Estate Brokerage Act; Marc 27, 2003) b. S'il devient juridiquement incompétent; b. If he becomes legally incompetent; c. S'il est en faillite ou fait cession de ses biens; c. If he becomes bankrupt or he makes an assignment of his/her assets in bankruptcy; d. S'il est trouvé coupable d'un acte criminel; d. If he is convicted of a criminal offence; e. Si de l'avis du conseil, sans justification raisonnable, il ne remplit pas les fonctions qu'il a acceptées au sein de la Chambre, ou si, par sa conduite, il ne manifeste pas envers la Chambre l'allégeance que l'acceptation de sa fonction lui impose; e. If, in the opinion of the Board of Directors and without reasonable justification, he fails to carry out the duties which he has undertaken within the Board, or if, by his/her conduct, he does not show to the Board the proper allegiance which his/her functions command; 18

19 f. S il n agit pas avec prudence et diligence, avec honnêteté et loyauté dans l intérêt de la Chambre; g. S il cherche à profiter indûment d avantages personnels prioritairement à ceux de la Chambre ou s il confond les biens de la Chambre avec les siens, qu il utilise à son profit ou au profit d un tiers les biens de la Chambre ou l information qu il obtient en raison de ses fonctions, à moins qu il ne soit autorisé à le faire par le conseil; h. S il se place dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d administrateur, sans avoir préalablement dénoncé tout intérêt qu il a dans une entreprise ou une association susceptible de le placer en situation de conflit d intérêts, ainsi que les droits qu il peut faire valoir contre la Chambre, en indiquant, le cas échéant, leur nature et leur valeur. Cette dénonciation d intérêt doit être consignée au procès-verbal des délibérations du conseil ou à ce qui en tient lieu; i. Si après avoir été élu membre du conseil, il accepte d'agir à un poste rémunéré au sein de la Chambre, poste qu'il n'occupait pas précédemment; j. S il ne respecte pas quelque autre obligation que la loi impose aux administrateurs. 7.6 MISE EN NOMINATION : 7.6 NOMINATIONS: Au plus tard dans les soixante (60) jours précédant le début de la période d élection des administrateurs, le conseil nomme les membres d un comité électoral selon l article (modifié et adopté par le conseil le 31 janvier 2005) Ce comité électoral s assure de l éligibilité des membres pour mise en nomination en fonction de la procédure établie dans la politique numéro 7. Cette liste est signée par le président du comité. (modifié et adopté par le conseil le 31 janvier 2005) (modifié et adopté par le conseil le 4 décembre 2012) 19 f. If he does not act with prudence and diligence, honesty and loyalty in the interest of the Board; g. If he seeks personal benefits above benefits to the Board or if he confounds assets of the Board with his/her own, if he uses the Board s assets or information obtained as a result of his/her duties to his/her own profit or to a third party s profit, unless so authorized by the Board of Directors; h. If he places him/herself in a conflictual situation between his/her personal interest and his/her obligations as a director without having given prior notification of such interest in a business or association which may put him/her in a conflict of interest or rights he may have against the Board, indicating in such a case the nature and value of same. This notification of interest must be recorded in the minutes of the Board of Directors meetings or any document in replacement thereof; i. If, once having been elected member of the Board of Directors, he accepts a paid position with the Board, a position which he did not occupy previously; j. If he does not abide by any other director s obligation imposed by law No later than sixty (60) days prior to the start of the election period for directors, the Board of Directors appoints the members of an Election Committee in accordance with Section January 31, 2005) The Election Committee ensures that members suggested for nomination are eligible, in keeping with the procedure detailed in policy number 7. This list is signed by the Chairman of the committee. January 31, 2005) December 4, 2012)

20 7.6.2 La liste des candidats, dressée en vertu de l'article est transmise aux membres de la Chambre au moins vingt (20) jours avant la tenue des élections de la manière prévue à l'article 7.7. (modifié et adopté par le conseil le 31 janvier 2005) Tout candidat doit avoir les qualifications exigées par l article 7.4. (modifié et adopté par le conseil le 31 janvier 2005) 7.7 PROCÉDURE D'ÉLECTION : S'il y a plus de candidats que le nombre de postes disponibles, une élection est tenue dans la forme et selon les procédures prévues aux politiques et procédures de la Chambre, politique numéro 7. (modifié et adopté par le conseil le 15 novembre 2004) 7.8 MANDAT : Les administrateurs élus ne commencent leur terme d'office qu'après la clôture de l'assemblée annuelle qui suit leur élection. (modifié et adopté par le conseil le 26 février 2004) Rien aux présents Règlements n'empêche un administrateur sortant d'être réélu comme administrateur s'il satisfait aux qualifications requises À la première réunion suivant l assemblée générale annuelle des membres, le nouveau conseil d administration désigne ceux d entre eux qui occuperont les postes d officiers de la Chambre, selon l article 8.2. Dans les 60 jours suivant l assemblée générale annuelle des membres, le nouveau conseil d administration désigne également le nom des présidents des comités permanents. (modifié et adopté par le conseil le 21 avril 2011) The list of candidates, drawn up in accordance with Section , is forwarded to the members of the Board at least twenty (20) days prior to the date set for the election as provided for in Section 7.7. January 31, 2005) Any candidate must have the proper qualifications required under Section 7.4. January 31, 2005) 7.7 ELECTION PROCEDURES: Should there be more candidates than the number of vacant positions, an election shall be held as provided for in the Board s policies and procedures, policy number 7. November 15, 2004) 7.8 MANDATE: Elected Directors only begin their term of office after the Annual General Meeting following their election. February 26, 2004) Nothing in the present By-laws should be construed as preventing a past director from being re-elected as director, providing he fulfills the required qualifications At the first meeting following the Annual General Meeting for members, the new Board of Directors designates those among them who will assume the functions of officers of the Board, in accordance with Section 8.2. In the 60 days following the Annual General Meeting for members, the new Board of Directors shall also designate the chairmen of all standing committees. April 21, 2011) 20

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