GUIDE DE FONCTIONNEMENT DES COMITES DE SELECTION

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1 DRH - Service du personnel enseignant 31 Mars 2009 GUIDE DE FONCTIONNEMENT DES COMITES DE SELECTION Avec la loi LRU, les modalités de recrutement des enseignants-chercheurs changent. Les commissions de spécialistes laissent la place aux comités de sélection, dont la mission est de donner un avis sur les candidats. Le présent guide, conçu à l attention des présidents de comité de sélection, rappelle les conditions et les formalités de mise en place de ces comités, ainsi que leurs modalités de fonctionnement. LES TEXTES DE REFERENCE (joints en annexe) Loi n du 10 août 2007 relative aux libertés et aux responsabilités des universités. Décret n du 10 avril 2008 relatif aux comités de sélection des enseignants-chercheurs. Arrêté du 17 novembre 2008 fixant les modalités de recours aux moyens de télécommunication pour le fonctionnement des comités de sélection. Circulaire ministérielle DGRH A1-2 n du 23 avril 2008 relative aux comités de sélection des enseignants-chercheurs. Délibération du Conseil d Administration de l université du Maine du 8 janvier 2009 relative à la mise en place des comités de sélection à l université du Maine LES REGLES DE MISE EN PLACE Établissements concernés - Les universités ; - Les autres établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel ; - Les établissements publics dans lesquels sont affectés des enseignantschercheurs relevant de l Enseignement supérieur. Création des comités de sélection Un comité de sélection doit être institué pour chaque poste d enseignantchercheur à pourvoir, créé ou déclaré vacant, par voie de recrutement, de détachement ou de mutation. Exception : la première affectation des personnels recrutés par concours national 1

2 d agrégation (dans les disciplines juridiques, politiques, économiques et de gestion) de l enseignement supérieur n est pas concernée par ce type de comité. Le comité de sélection est dissous lorsque le recrutement est terminé. En revanche, sa composition peut être reprise lors de recrutements ultérieurs pour des emplois de même nature. L application en ligne Galaxie permet aux universités de publier la fiche de poste détaillée de chaque emploi vacant et aux candidats d avoir une vision d ensemble des emplois publiés tout au long de l année. Rôle du conseil d administration Un comité de sélection est créé par délibération du conseil d administration siégeant en formation restreinte aux représentants élus des enseignantschercheurs, des chercheurs et des personnels assimilés. La délibération doit indiquer le nombre total de membres du comité, le nombre de membres choisis dans la discipline du poste à pourvoir et le nombre de membres extérieurs à l établissement. LA COMPOSITION DU COMITE Spécialistes et membres extérieurs Nombre total de membres : entre huit et seize. Seuls peuvent siéger au comité les enseignants-chercheurs et personnels assimilés d un rang au moins égal à celui du poste à pourvoir. Au moins la moitié des membres doivent être extérieurs à l établissement. Universitaires et chercheurs d institutions étrangères peuvent siéger au comité, à condition qu ils soient d un rang au moins égal à celui du poste à pourvoir. Les membres sont choisis en majorité parmi des spécialistes de la discipline dont relève le poste à pourvoir. Si le poste à pourvoir est celui de maître de conférences, le comité doit être composé à parts égales de professeurs des universités (et assimilés) et de maîtres de conférences (et assimilés). Si le poste à pourvoir est celui de professeur des universités, le comité doit être composé uniquement de professeur des universités (et assimilés). Nul ne peut appartenir simultanément à des comités de sélection en activité dans plus de trois établissements. Sont considérés comme membres extérieurs les enseignants-chercheurs et personnels assimilés qui n ont pas la qualité d électeur pour les élections au conseil d administration de l établissement dans lequel l emploi est à pourvoir. A l université du Maine : 2

3 Il a été mis en place des Commissions Consultatives d Etablissement (CCE) ayant pour rôle d'assister le CS, le CA et le Président dans la constitution des comités de sélection. Ces CCE sont attachées à une section du CNU, ou, à chaque fois que c est possible, à un groupe de sections (voir document en annexe). Chaque CCE élit en son sein un ou plusieurs animateurs. Chaque CCE est sollicitée pour constituer un vivier de membres potentiels extérieurs à l'um pour les comités de sélection. Les membres d un comité de sélection mis en place pour le recrutement d un enseignant-chercheur sur un poste publié dans une section donnée du CNU peuvent être choisis parmi les membres de la CCE concernée et du vivier d extérieurs associé. Pour les postes aux interfaces relevant de deux CCE, un panachage doit être proposé au CS par les CCE. Proposition du Président d université Le président de l université du Maine propose une liste de membres au conseil d administration en formation restreinte, après avis du conseil scientifique. Cet avis doit être rendu sous quinze jours. Passé ce délai, son avis est considéré comme favorable. Le conseil d administration en formation restreinte désigne par un vote les membres du comité de sélection et son président. La composition du comité de sélection est rendue publique avant le début des travaux. Seuls les professeurs des universités (et assimilés) peuvent prendre part au vote concernant un membre du comité relevant de ce grade. A l université du Maine : Pour chaque poste à pourvoir et à l initiative des animateurs de CCE une concertation préparatoire à la constitution du comité de sélection est menée par le ou les animateurs de la CCE concernée, le directeur de la composante et le directeur de laboratoire. Ils proposent conjointement une liste nominative de membres de l'établissement et de membres extérieurs incluant le nom du président du Comité de Sélection et éventuellement d un Vice Président, en conformité avec la répartition votée par le CA. Le Président s'appuie sur cette proposition pour soumettre la liste des membres du comité de sélection au CS et au CA restreints. Le Président du comité de sélection doit relever de l une des section du CNU dans laquelle est publié le poste. Il ne doit pas être membre du CA. LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT Réception et transmission des dossiers II appartient au service du personnel enseignant de vérifier la recevabilité administrative des dossiers, préalablement à leur transmission au président du comité de sélection. Dans le cas où un candidat aurait transmis par erreur son 3

4 dossier au président du comité de sélection ou au directeur de la composante concernée, il appartient alors à ces derniers de les transmettre au service du personnel enseignant sans délai. A l'issue de la période de candidature, le service du personnel enseignant met à disposition du Président du comité de sélection l'ensemble des dossiers recevables. Les dossiers des candidats qui se présentent dans le cadre d une mutation ou d un détachement sont transmis par le service du personnel enseignant au conseil scientifique restreint qui émet un avis sur chaque candidature. Répartition des dossiers La répartition des dossiers des candidats entre les membres du comité relève de la compétence de son Président. Cependant, lorsque le Président est extérieur à l université du Maine, il est aidé dans sa tâche par le Vice Président. Pour chaque candidature, le président du comité de sélection désigne deux rapporteurs au sein du comité de sélection (le recours à des rapporteurs extérieurs n est pas autorisé). Chaque candidature fait l objet de deux rapports. Convocation des membres du comité Le président du comité de sélection fixe le calendrier (date, lieu de réunion) des deux réunions du comité de sélection (réunion fixant la liste des candidats à auditionner et réunion d audition et de délibération). Il convoque tous les membres et fixe l ordre du jour de la réunion, au minimum une semaine à l avance. Cette convocation peut être envoyée par tous les moyens (courrier, télécopie, courrier électronique). Le quorum Pour que le comité siège valablement, la moitié au moins des membres doit être présente et, parmi eux, la moitié doit être extérieure à l établissement. Cette règle de quorum doit être respectée à l ouverture de chaque séance et tout au long de la séance. Si le quorum n est pas atteint à l ouverture de la séance, une seconde réunion peut être convoquée. Lors de cette seconde réunion, le quorum est nécessaire. Si les membres de l Université du Maine sont plus nombreux le jour de la réunion, tous ne pourront pas siéger, ce qui peut poser des problèmes de préséance. Une réflexion devra avoir été menée en amont sur la manière de procéder si le cas se présente. Aucune disposition législative ou réglementaire ne prévoit de suppléance au sein du comité de sélection. Remarque : le Décret n du 10 avril 2008 relatif aux comités de sélection des enseignants-chercheurs prévoit que les membres du comité de sélection peuvent participer aux réunions par tous moyens de télécommunication 4

5 permettant leur identification et garantissant leur participation effective, selon des modalités précisées par arrêté du ministre chargé de l enseignement supérieur en date du 17 novembre L établissement ne pouvant assurer techniquement le bon déroulement de réunion par visioconférence conformément à ces modalités, cette disposition ne sera pas mise en œuvre à l université du Maine en Examen des candidatures Lors de la convocation du comité de sélection, il convient d'être particulièrement attentif au respect du principe d'impartialité. Les membres du comité ne peuvent pas prendre part à la séance si leur impartialité n'est pas garantie. Par exemple : les parents, frères, soeurs, et alliés de toute sorte des candidats ne doivent pas prendre part aux réunions du comité. Le comité doit examiner les candidatures au recrutement en siégeant dans la même formation : si un membre n est pas présent lors de la première réunion, il ne peut pas assister aux réunions suivantes. Préalable aux travaux des comités de sélection Les dossiers des candidats qui se présentent par la voie d'une mutation ou d'un détachement sont préalablement transmis, par le service du personnel enseignant, au conseil scientifique siégeant en formation restreinte aux enseignants-chercheurs qui émet un avis sur chaque candidature (favorable ou défavorable). Cet avis est communiqué au comité de sélection préalablement à l audition des candidats. Déroulement de la procédure d examen des candidatures Le comité de sélection examine toutes les candidatures déclarées recevables quel que soit le type de recrutement : par concours, par mutation ou détachement. Pour chaque candidature à la mutation ou détachement il dispose de l avis du CS restreint (qui est indicatif). Rappel : chaque candidature fait l objet de 2 rapports Lors de la première réunion du comité de sélection, après examen des dossiers et au vu des deux rapports établis sur chaque candidat, le comité établit la liste des candidats qu'il souhaite auditionner. Le président du comité anime les débats, propose les votes. Il peut procéder à des votes indicatifs si nécessaire. La liste des candidats retenus pour l'audition, la liste d'émargement de la première réunion, signée par l'ensemble des membres présents lors de la réunion du comité qui doit préciser clairement la qualité de ceux-ci (membres appartenant à l université du Maine, membres extérieurs, discipline enseignée ou de recherche) et les rapports sur les candidats non auditionnés sont communiqués sans délai au service du personnel enseignant. 5

6 Les candidats n ayant pas été auditionnés peuvent connaître les motifs pour lesquels leur candidature n a pas été retenue, à l issue de la procédure. Ils doivent en faire la demande par écrit en s adressant au président du comité de sélection. A réception d une demande d un candidat qui souhaite connaître les motifs du rejet de sa candidature, le président du comité de sélection communique la demande à la DRH. Il adresse une réponse au candidat par écrit, la réponse précisant les modalités d examen de son dossier et les conclusions le concernant, à l aune des éléments figurant dans la fiche du poste. Le président du comité de sélection conserve une trace de tous les échanges et des moyens de transmission de la réponse écrite au candidat. Ces éléments devront être communiqués à l appui de la défense de l université en cas de contentieux. Le président du comité de sélection peut utilement prendre l attache de la DRH et du service des affaires générales et juridiques pour préparer sa réponse. Audition des candidats II appartient au président du comité de sélection de prendre les dispositions nécessaires pour faire connaître aux candidats qui seront auditionnés la date, le lieu et les autres modalités de l'audition. Un délai raisonnable (de l'ordre de 15 jours) doit être respecté, afin de permettre aux candidats de prendre leurs dispositions pour se rendre á l'audition. La durée de l'audition doit être identique pour tous les candidats auditionnés en vue de pourvoir un emploi donné, afin de respecter l'égalité entre ceux-ci. L établissement ne pouvant assurer techniquement le bon déroulement de réunion par visioconférence conformément aux modalités précisées par l arrêté du 17 novembre 2008, les candidats ne pourront pas être entendus par le comité de sélection par ce moyen de télécommunication. Procès-verbal et rapport de délibération Après avoir procédé aux auditions, le comité de sélection délibère globalement sur l'ensemble des candidatures (qu elles aient donné lieu ou non à audition). Il émet un avis motivé sur chaque candidature et, le cas échéant, sur le classement retenu. Le comité de sélection se prononce à la majorité des voix des membres présents. Tous les membres participent au vote. En cas de partage des voix, le président du comité a voix prépondérante. Les votes par procuration ou par correspondance ne sont pas pris en compte. Après transmission des avis, il est mis fin à l'activité du comité de sélection. II est rappelé que le rôle du comité de sélection est de donner un avis sur le recrutement des candidats. II ne constitue pas une formation de jury. Ce rôle est exercé par le conseil d'administration siégeant en formation restreinte. 6

7 Le procès-verbal des travaux du comité doit être accompagné d une liste d émargement, signée par l'ensemble des membres présents lors de la réunion du comité qui doit préciser clairement la qualité de ceux-ci (membres appartenant à l université du Maine, membres extérieurs, discipline enseignée ou de recherche). Les avis motivés sur chaque candidature, le nom du candidat ou la liste ordonnée retenue, le procès-verbal de la réunion du comité et la liste d'émargement de cette seconde réunion sont transmis, sans délai - dans le calendrier fixé au service du personnel enseignant pour transmission au conseil d'administration restreint. Les candidats n ayant pas été retenus peuvent connaître les motifs pour lesquels leur candidature a été rejetée. Ils doivent en faire la demande par écrit en s adressant au président du comité de sélection. Pièces á transmettre à l issue des auditions au service du personnel enseignant, en vue de la délibération du conseil d'administration restreint *Pièces concernant la réunion conseil scientifique sur les candidatures à la mutation ou au détachement : - l'avis du conseil scientifique siégeant en formation restreinte aux enseignants-chercheurs sur les candidatures présentées dans le cadre de la mutation ou du détachement. *Pièces concernant la première réunion : - la liste des candidats retenus pour l audition (PV de la 1 ère réunion); - la liste d'émargement de cette réunion ; - les deux rapports sur les candidats les avis motivés sur chaque candidature, faisant état du résultat des votes correspondants (favorable défavorable). *Pièces concernant la deuxième réunion : - les avis motivés sur chaque candidat auditionné, faisant état du résultat des votes correspondants (favorable défavorable). - le nom ou la liste de classement retenue avec le cas échéant un avis motivé - un procès-verbal des travaux du comité de sélection accompagné de la liste d'émargement de la seconde réunion du comité. Les divers documents type sont en ligne sur le site intranet de l université Ces documents type seront de plus remis par le service du personnel enseignant au Président du comité de sélection lors de la remise des dossiers de candidature. Finalisation du recrutement Règles d éthique à observer : 7

8 Le conseil d'administration restreint constituant une formation de jury, il convient d'être particulièrement attentif au respect du principe d impartialité. Les membres du conseil ne peuvent pas prendre part à la séance si leur impartialité n'est pas garantie et notamment dans le cas où des liens familiaux existent entre eux et un candidat. Une fois que le comité de sélection s'est prononcé, le Président de l'université inscrit ce point á l'ordre du jour du prochain conseil d'administration restreint. Au vu de l'avis motivé émis du comité de sélection et après avoir auditionné le président du comité de sélection, le Conseil d'administration siégeant en formation restreinte aux enseignants-chercheurs et personnels assimilés, de rang au moins égal á celui auquel il est postulé, propose le nom du candidat sélectionné ou, le cas échéant, une liste de candidats classés par ordre de préférence. Le Conseil d'administration siège en formation restreinte selon les règles de quorum et de majorité fixées par les statuts de l'établissement. Sauf dans le cas où il émet un avis défavorable motivé, le Président communique au Ministre chargé de l'enseignement supérieur le nom du candidat sélectionné ou, le cas échéant, une liste de candidats classés par ordre de préférence. Le Président peut prononcer un avis défavorable sur un recrutement après classement émis par le conseil d'administration restreint. En aucun cas, il ne peut modifier l'ordre de la liste de classement proposée par le conseil d'administration siégeant en formation restreinte. Dans le cas où l'emploi à pourvoir relève d'un institut ou d'une école faisant partie de l'université au sens de l'article L du code de l'éducation, le Président, avant de transmettre au Ministre chargé de l'enseignement supérieur le nom du candidat sélectionné ou, le cas échéant, une liste de candidats classés par ordre de préférence, doit consulter le Directeur de l'institut ou de l'école. Celui-ci dispose d un délai de quinze jours suivant la réunion du Conseil d'administration siégeant en formation restreinte pour faire connaître son avis (favorable ou défavorable motivé) sur ce recrutement ou, le cas échéant, sur la mutation. A cet effet, le Président transmet au Directeur l'ensemble des pièces relatives à la procédure en cours. Passé ce délai, cet avis est réputé favorable. Pour cette année, compte tenu des délais, il est demandé aux directeurs d institut ou d école de faire connaître leurs avis avant le 16 juin 16h. Ils seront informés de la décision du Conseil d Administration restreint dès la fin de la réunion de celui-ci. Le Président ne peut pas transmettre au ministère un nom ou une liste si le Directeur de l'institut ou de l'école dans lequel l emploi est à pourvoir émet un avis défavorable motivé sur le recrutement. 8