Référentiel d'évaluation du système de contrôle interne auprès des établissements de crédit

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1 Annexe Circulaire _2009_19-1 du 8 mai 2009 Référentiel d'évaluation du système de contrôle interne auprès des établissements de crédit Champ d'application: Commissaires agréés. Réglementation de base Table des matières A. Système de contrôle interne B. Processus de reporting financier C. Fonctionnement opérationnel, activités, processus de contrôle interne significatifs de l'établissement 1. Organisation générale 1.1. Bonne gouvernance 1.2. Détention d'actions 1.3. Actionnaires et dirigeants 1.4. Agents 2. Fonctions de support 3. Fonctions de contrôle 4. Activités 3.1. Fonction d'audit interne 3.2. Fonction de compliance 3.3. Fonction de gestion des risques - général D. Gestion générale des risques 1. Cadre général 2. Structure financière 3. Risques généraux 3.1. Risques financiers (général, risques de taux, de marché, de liquidité et de crédit) 3.2. Risques opérationnels (général, externalisation, BCP/DRP, transferts de fonds, services financiers sur Internet)

2 _2009_19-1 du 8 mai / Risque de stratégie et de réputation E. Domaines spécifiques ayant trait à la compliance et à la protection des investisseurs 1. Politique d'intégrité 1.1. Blanchiment 1.2. Mécanismes particuliers 2. Règles de conduite et de protection spécifiques : conflits d'intérêts, transactions personnelles 3. Protection des avoirs des clients 3.1. Administration d'instruments financiers et dématérialisation RÉGLEMENTATION DE BASE - Législation et réglementation belges Loi du 22 mars 1993 relative au statut et au contrôle des établissements de crédit Loi du 2 août 2002 relative à la surveillance du secteur financier et aux services financiers (en particulier les articles 3 à 43) Loi du 6 avril 1995 relative au statut des entreprises d'investissement et à leur contrôle (voir l'article 45) AR du 3 juin 2007 portant les règles et modalités visant à transposer la directive concernant les marchés d instruments financiers AR du 21 novembre 2005 organisant la surveillance complémentaire des établissements de crédit, des entreprises d assurances, des entreprises d investissement et des sociétés de gestion d organismes de placement collectif, faisant partie d un groupe de services financiers, et modifiant l arrêté royal du 22 février 1991 portant règlement général relatif au contrôle des entreprises d assurances et l arrêté royal du 12 août 1994 relatif au contrôle sur base consolidée des établissements de crédit AR du 12 août 1994 relatif au contrôle sur base consolidée des établissements de crédit, des entreprises d'investissement et des sociétés de gestion d'organismes de placement collectif - Circulaires D1 99/ Instructions aux commissaires agréés - Documents de référence européens Directive (d'exécution) 2006/73/CE de la Commission du 10 août 2006 portant mesures d'exécution de la directive 2004/39/CE du Parlement européen et du Conseil en ce qui concerne les exigences organisationnelles et les conditions d'exercice applicables aux entreprises d'investissement et la définition de certains termes aux fins de ladite directive Directive (CRD) 2006/48/CE du Parlement européen et du Conseil du 14 juin 2006 concernant l'accès à l'activité des établissements de crédit et son exercice Directive 2006/49/CE du Parlement européen et du Conseil du 14 juin 2006 sur l'adéquation des fonds propres des entreprises d'investissement et des établissements de crédit (refonte) Directive (MiFID) 2004/39/CE du Parlement européen et du Conseil du 21 avril 2004 concernant les marchés d'instruments financiers Directive 2002/87/CE du Parlement européen et du Conseil du 16 décembre 2002 relative à la surveillance complémentaire des établissements de crédit, des entreprises d'assurance et des entreprises d'investissement appartenant à un conglomérat financier

3 _2009_19-1 du 8 mai / 9 A. SYSTÈME DE CONTROLE INTERNE particulier les articles 20 et 20bis) D1 97/ Audit interne et contrôle interne (+ annexe) _2008_ Rapport de la direction effective concernant l'évaluation du système de contrôle interne et déclaration de la direction effective concernant le reporting prudentiel périodique Framework for internal control systems in banking organizations, septembre 1998 B. PROCESSUS DE REPORTING FINANCIER (comptes annuels, reporting financier périodique) - Législation et réglementation belges particulier les articles 20, 3, 44-45, 50-55, 71-74, 81-83) AR du 23 septembre 1992 relatif aux comptes annuels des établissements de crédit AR du 23 septembre 1992 relatif aux comptes consolidés des établissements de crédit, des entreprises d'investissement et des sociétés de gestion d'organismes de placement collectif AR du 23 septembre 1992 relatif aux informations comptables à publier concernant les succursales établies en Belgique par les établissements de crédit de droit étranger - Circulaires Schéma A Coordination officieuse au des modalités de reporting périodique prudentiel - Livre I er : Informations sur base sociale et territoriale (mise à jour 30 janvier 2008) - Livre II : Informations sur base consolidée (mise à jour 30 janvier 2008 valable à partir du 1 er juillet 2008) PPB CPB Schéma de rapport relatif à la solvabilité dans le cadre de II Piliers 1 et 2 (annexe : arrêté de la du 29 janvier 2007 relatif aux informations périodiques à communiquer à la BNB et à la par les établissements concernant le respect des exigences en fonds propres) D1/ Contrats internes asymétriques - Documents de référence européens et internationaux Directive 86/635/CEE du Conseil du 8 décembre 1986 concernant les comptes annuels et les comptes consolidés des banques et autres établissements financiers Supervisory guidance on the use of the fair value option for financial instruments by banks, juin 2006 C. FONCTIONNEMENT OPERATIONNEL, ACTIVITES, PROCESSUS DE CONTRÔLE INTERNE SIGNIFICATIFS DE L'ÉTABLISSEMENT C.1. Organisation générale (sur la base du mémorandum de gouvernance) (Structure du groupe, Organes d'administration et de direction, Organigramme) C.1.1. Bonne gouvernance particulier les articles 18, 19, 20, 20bis, 24, 26bis, 27, 49 et 49bis) PPB CPB-CPA Attente prudentielles de la en matière de bonne gouvernance des établissements financiers Enhancing corporate governance for banking organisations, février 2006 CEBS Guidelines on Internal Governance (chapitre des Guidelines on Application of the Supervisory Review Process under Pillar 2,

4 _2009_19-1 du 8 mai / 9 janvier 2006) Voir aussi : Externalisation: Services financiers sur Internet: BCP/DRP: sous-partie D.3.2. sous-partie D.3.2. sous-partie D.3.2. C.1.2. Détention d'actions particulier l'article 32) B 94/ Détention d'actions (texte coordonné des circulaires B 94/2 du 27 juin 1994 et B 93/7 du 18 novembre 1993) C.1.3. Actionnaires et dirigeants particulier les articles 17-19, 20-20bis, 24, 26-29) Règlement du 9 juillet 2002 concernant l'exercice de fonctions extérieures par les dirigeants d entreprises réglementées PPB CPB-CPA Exercice de fonctions extérieures par les dirigeants d'entreprises réglementées D1 94/ Prêts à des dirigeants/sociétés B Lettre-circulaire actionnariat C.1.4. Agents particulier l'article 20) Loi du 22 mars 2006 relative l'intermédiation en services bancaires et en services d'investissement et à la distribution d'instruments financiers B 93/ Agents délégués C.2. Fonctions de support (Operations, Finance, IT, Legal, HRM) particulier les articles 20 et 20bis) C.3. Fonctions de contrôle C.3.1. Fonction d'audit interne particulier les articles 20 et 20bis) Règlement du 5 juin 2007 relatif aux règles organisationnelles applicables aux établissements fournissant des services d investissement (en particulier les articles 14 et 15) D1 97/ Audit interne et contrôle interne D1 99/ Synergie - réviseurs - audit interne : Internal audit in banks and the supervisor s relationship with auditors, août 2001 C.3.2. Fonction de compliance particulier les articles 20 et 20bis) Loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme (coordination officieuse : 05/ voir en particulier l'article 10) Règlement du 5 juin 2007 relatif aux règles organisationnelles applicables aux établissements fournissant des services d investissement (en particulier les articles 8-10)

5 _2009_19-1 du 8 mai / 9 D1 2001/ Circulaire aux établissements de crédit sur la fonction de compliance Compliance and the compliance function in banks, avril 2005 Voir également : PPB 2004/ Circulaire relative aux devoirs de diligence au sujet de la clientèle et à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme (version coordonnée en date du 12 juillet 2005) D1 97/ Mécanismes particuliers D1 97/ Politique de prévention en matière de mécanismes particuliers C.3.3. Fonction de gestion des risques général C.4. Activités particulier les articles 20, 20bis et 43) Règlement du 5 juin 2007 relatif aux règles organisationnelles applicables aux établissements fournissant des services d investissement (en particulier les articles 11-13) Arrêté de la du 17 octobre 2006 concernant le règlement relatif aux fonds propres des établissements de crédit et des entreprises d investissement ( II) (Titre XII) (VOIR EGALEMENT LA SOUS-PARTIE D. GESTION GÉNÉRALE DES RISQUES) (Octroi de crédits ; réception de dépôts ; activités de marché ; gestion de portefeuille et conseil en investissement ; réception, transmission et exécution d ordres portant sur des instruments financiers ; conservation et administration d instruments financiers ; compensation et liquidation ; corporate finance ; autres) (partie descriptive) D. GESTION GÉNÉRALE DES RISQUES D.1. Cadre général (Voir sous-partie C.3, Fonction de gestion des risques) D.2. Structure financière (Solvabilité, rentabilité, liquidité) - Législation et réglementation belges particulier les articles 16, 23 et 43) Arrêté de la du 17 octobre 2006 concernant le règlement relatif aux fonds propres des établissements de crédit et des entreprises d investissement ( II) - Circulaires : PPB CPB Règlement relatif aux fonds propres : banques multilatérales de développement PPB CPB Arrêté de la du 17 octobre 2006 concernant le règlement relatif aux fonds propres des établissements de crédit et des entreprises d investissement (règlement dit "nouveau règlement fonds propres", version coordonnée transposant les directives 2006/48/CE et 2006/49/CE et les normes internationales dites II) D1/2002/ Règlement relatif aux fonds propres (extension de la liste des indices boursiers largement diversifiés) (complément à la circulaire D1 96/6) D1/2002/ Modèles pour les risques de marché

6 _2009_19-1 du 8 mai / 9 D1 96/ Règlement fonds propres (définitions de certaines notions contenues dans le règlement) B 94/ Détention d'actions (texte coordonné B 93/7 et B 94/2) - Documents de référence européens et internationaux Directive (CRD) 2006/48/CE du Parlement européen et du Conseil du 14 juin 2006 concernant l'accès à l'activité des établissements de crédit et son exercice Directive (CRD) 2006/49/CE du Parlement européen et du Conseil du 14 juin 2006 sur l'adéquation des fonds propres des entreprises d'investissement et des établissements de crédit II International Convergence of Capital Measurement and Capital Standards: a Revised framework, Comprehensive Version, juin 2006 D.3. Risques généraux D.3.1. Risques financiers GÉNÉRAL particulier les articles 20 et 43) Arrêté de la du 17 octobre 2006 concernant le règlement relatif aux fonds propres des établissements de crédit et des entreprises d investissement ( II) PPB CPB Gestion du risque de taux d'intérêt lié aux activités autres que celles de négociation ; gestion du risque de liquidité ; gestion du risque de concentration sectorielle RISQUE DE TAUX PPB CPB Gestion du risque de taux d'intérêt lié aux activités autres que celles de négociation ; gestion du risque de liquidité ; gestion du risque de concentration sectorielle Directive (CRD) 2006/48/CE du 14 juin 2006 (articles 22, et annexe V) International Convergence of Capital Measurement and Capital Standards, A Revised Framework, Comprehensive Version, juin 2006 ( ) Principles for the Management and Supervision of Interest Rate Risk, juillet 2004 CEBS Technical aspects of the management of interest rate risk arising from non-trading activities under the supervisory review process, 3 octobre 2006 RISQUE DE MARCHÉ D1 2002/ Modèles pour les risques de marché D1 2001/ Opérations monétaires et de change (clarification de certains principes) D1 94/ Risk Management Guidelines for Derivatives (directives du Comité de ) B Opérations monétaires et de change (précisions relatives à l'article 16 de l'ar du ) B 92/ Opérations monétaires et de change (adaptation des normes) B 90/ Opérations monétaires et de change (texte coordonné des normes relatives à l'organisation et au contrôle des opérations en devises) RISQUE DE LIQUIDITÉ PPB CPB Gestion du risque de taux d'intérêt lié aux activités autres que celles de négociation ; gestion du risque de liquidité ; gestion du risque de concentration sectorielle Directive (CRD) 2006/48/CE du 14 juin 2006 (articles 22, 41, et annexes V et XI) CEBS Technical aspects of stress-testing under the supervisory review process CP 12, 14 décembre 2006 (section III.4 liquidity stress-testing)

7 _2009_19-1 du 8 mai / 9 The management of liquidity risk in financial groups, mai 2006 (Joint Forum) Sound Practices for Managing Liquidity in Banking Organizations, février 2000 (actuellement en cours de révision) Internal Convergence of Capital Measurement and Capital Standards, A Revised Framework, Comprehensive Version, juin 2006 ( 741) RISQUE DE CRÉDIT PPB CPB Reconnaissance des organismes externes d'évaluation du crédit (OEEC) (mise à jour 11 septembre 2007) D1 94/ Risk Management Guidelines for Derivatives (instructions du Comité de ) Directive (CRD) 2006/48/CE du 14 juin 2006 Cross-sectoral review of group-wide identification and management of risk concentrations, avril 2008 (Joint Forum) Supervisory guidance on the use of the fair value option for financial instruments by banks, juin 2006 Principles for the Management of Credit Risk, septembre 2000 CEBS Guidelines on the implementation, validation and assessment of AMA and IRB approaches, 4 avril 2006 D.3.2. Risques opérationnels GÉNÉRAL Directive 2006/48/CE du 14 juin 2006 (articles 22, et 155, annexes V et X) Directive 2006/49/CE du 14 juin 2006 (articles et 44) CEBS Report on Principles for home-host supervisory cooperation and allocation mechanisms in the context of Advanced Measurement Approaches (AMA), novembre 2007 International Convergence of Capital Measurement and Capital Standards, A Revised Framework, Comprehensive Version, juin 2006 ( , annexes 8 et 9) Sound Practices for the Management and Supervision of Operational Risk, février 2003 Guidelines on the implementation, validation and assessment of AMA and IRB approaches, 4 avril 2006 EXTERNALISATION particulier l'article 20bis, 4) Règlement du 5 juin 2007 relatif aux règles organisationnelles applicables aux établissements fournissant des services d investissement (en particulier les articles 17-23) PPB 2004/ Saines pratiques de gestion en matière de soustraitance par des établissements de crédit et des entreprises d'investissement CEBS Guidelines on Outsourcing, décembre 2006 Outsourcing in Financial Services, février 2005 (Joint Forum) BUSINESS CONTINUITY PLANNING/DISASTER RECOVERY PLANNING (BCP/DRP): particulier l'article 20bis, 3) PPB-2005/ Saines pratiques de gestion visant à assurer la continuité des activités des institutions financières Comité de stabilité financière Recommandations, 20 octobre 2004 High-level principles for business continuity, août 2006 (Joint Forum)

8 _2009_19-1 du 8 mai / 9 TRANSFERTS DE FONDS Loi du 6 avril 1995 relative au statut des entreprises d'investissement et à leur contrôle (en particulier l'article 139bis) B 82/ Transfert de revenus Règlement (CE) n 1781/2006 du Parlement européen et du Conseil du 15 novembre 2006 relatif aux informations concernant le donneur d'ordre accompagnant les virements de fonds SERVICES FINANCIERS SUR INTERNET D1 2000/ D.3.3. Risque de stratégie et de réputation Services financiers sur Internet : exigences prudentielles (Voir notamment la sous-partie C.3, fonction de compliance E. DOMAINES SPÉCIFIQUES AYANT TRAIT À LA COMPLIANCE ET À LA PROTECTION DES INVESTISSEURS E.1. Politique d'intégrité E.1.1. Blanchiment - Législation et réglementation belges Loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme (coordination officieuse : 05/2007) Règlement du 27 juillet 2004 concernant la prévention du blanchiment des capitaux et du financement du terrorisme - Circulaires PPB 2005/ PPB 2004/ Modification de la circulaire PPB 2004/8 et D. 250 de la du 22 novembre 2004 relative aux devoirs de diligence au sujet de la clientèle et à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme (12 juillet 2005) Circulaire relative aux devoirs de diligence au sujet de la clientèle et à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme (version coordonnée en date du 12 juillet 2005) - Documents de référence européens et internationaux Directive 2006/70/CE de la Commission du 1 er août 2006 portant mesures de mise en œuvre de la directive 2005/60/CE du Parlement européen et du Conseil pour ce qui concerne la définition des «personnes politiquement exposées» et les conditions techniques de l application d obligations simplifiées de vigilance à l'égard de la clientèle ainsi que de l'exemption au motif d une activité financière exercée à titre occasionnel ou à une échelle très limitée Directive 2005/60/CE du Parlement européen et du Conseil du 26 octobre 2005 relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme Consolidated KYC Risk Management, octobre 2004 Customer due diligence for banks, octobre 2001 GAFI 40 Recommendations + 9 Special Recommendations E.1.2. Mécanismes particuliers particulier les articles 20 et 57, 3) D1 97/ Politique de prévention en matière de mécanismes particuliers

9 _2009_19-1 du 8 mai / 9 D1 97/ Liste de "mécanismes particuliers" E.2. Règles de conduite et de protection spécifiques : conflits d'intérêts, transactions personnelles particulier l'article 20bis, 1 er et 2) AR du 3 juin 2007 portant les règles et modalités visant à transposer la directive concernant les marchés d instruments financiers E.3. Protection des avoirs des clients E.3.1. Administration d'instruments financiers et dématérialisation Loi du 14 décembre 2005 portant suppression des titres au porteur particulier l'article 20) Loi du 2 janvier 1991 relative au marché des titres de la dette publique et aux instruments de la politique monétaire AR du 12 janvier 2006 relatif aux titres dématérialisés de sociétés (en particulier l'article 4, 2-4) AR du 23 janvier 1991 relatif aux titres de la dette de l'état PPB CPB Administration d'instruments financiers