Liste des documents qualitatifs

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1 Annexe Circulaire _2009_21-1 du 20 mai 2009 Liste des documents qualitatifs Champ d'application: Etablissements de crédit (les établissements de monnaie électronique inclus), entreprises d'investissement, sociétés de gestion d', organismes de liquidation et organismes assimilés à des organismes de liquidation, succursales établies en Belgique d'établissements susmentionnés étrangers (EEE et non-eee), compagnies financières de droit belge et groupes de services financiers. Remarque importante L'attention des établissements est attirée sur le fait que, outre les documents repris dans la présente annexe, seront également transmis à la par le biais de la plateforme ecorporate, des documents qualitatifs ponctuels demandés exceptionnellement dans l'une ou l'autre circulaire ou communication de la. De par leur caractère temporaire, rapidement obsolète, ces rapports, caractérisés par une fréquence "once", ne sont pas repris dans la présente annexe mais apparaissent provisoirement sur la fiche de reporting de l'établissement concerné jusqu'au terme du délai prévu pour leur transmission. A. DOCUMENTS À TRANSMETTRE PAR LES ÉTABLISSEMENTS 1 1. DOCUMENTS AV UNE PÉRIODICITÉ FIXE 1 Ces documents n'étaient initialement visibles dans ecorporate que par les établissements et la. À présent ces documents sont également visibles dans ecorporate par le reviseur agréé de l'établissement concerné.

2 _2009_21-1 du 20 mai / DOCUMENTS DONT LA TRANSMISSION EST ÉVENTUELLEMENT DOUBLE POUR UNE MÊME PÉRIODE (SUR UNE BASE SOCIALE ET/OU CONSIDÉE) 2 NOM FREQUENCE COMMENTAIRE STATUT CONCERNÉ 3 REPORTING ANNUEL ICAAP AU PLUS TARD 2 MOIS ET DEMI APRÈS LA DATE DE RÉFÉRENCE CHOISIE ("YREF") DÉCLARATION DE LA DIRTION EFFTIVE CONCERNANT LE REPORTING PRUDENTIEL PÉRIODIQUE AU PLUS TARD 3 MOIS APRÈS LA PÉRIODE DE RAPPORT CONCERNÉE RAPPORT DE GESTION AU PLUS TARD 1 MOIS APRÈS L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE DES ACTIONNAIRES REPORTING INTERNE RELATIF AUX CONCENTRATIONS SUR LES STEURS ÉCONOMIQUES AU PLUS TARD DEUX MOIS ET DEMI APRÈS LA FIN DE L'EXERCICE COMPTABLE 4 OA SUCC N-EEE 5 CF OA SUCC EEE SUCC EEE SUCC N-EEE CF OA CF OA SUCC N-EEE CF Dans ecorporate ces rapports sont de type "documents financiers" (ou "financial topic" dans l'écran de recherche d'un document au sein du "control panel"). CF - COMPAGNIE FINANCIÈRE D'UN ÉTABLISSEMENT DE CRÉDIT - COMPAGNIE FINANCIÈRE D'UNE ENTREPRISE D'INVESTISSEMENT - ÉTABLISSEMENT DE CRÉDIT DE DROIT BELGE (Y COMPRIS LES ÉTABLISSEMENTS DE MONNAIE ÉLTRONIQUE NON- EXEMPTÉS) ELMI LIGHT - ÉTABLISSEMENT DE MONNAIE ÉLTRONIQUE EXEMPTÉ - SOCIÉTÉ DE GESTION DE PORTEFEUILLE ET DE CONSEIL EN INVESTISSEMENT - GROUPE DE SERVICES FINANCIERS OA - ORGANISME ASSIMILÉ À UN ORGANISME DE LIQUIDATION - ORGANISME DE LIQUIDATION - SOCIÉTÉ DE GESTION D' - SOCIÉTÉ DE BOURSE SUCC EEE - SUCCURSALE D'UN ÉTABLISSEMENT DE CRÉDIT DE DROIT EEE SUCC N-EEE - SUCCURSALE D'UN ÉTABLISSEMENT DE CRÉDIT DE DROIT NON-EEE - SUCCURSALE D'UNE ENTREPRISE D'INVESTISSEMENT DE DROIT EEE SUCC EEE - SUCCURSALE D'UNE SOCIÉTÉ DE GESTION D' DE DROIT EEE Ne concerne pas les établissements de monnaie électronique non-exemptés. Uniquement les succursales qui ne sont pas exemptées de Bâle II, Pilier I.

3 _2009_21-1 du 20 mai / 8 DONNÉES COMPTABLES ET FINANCIÈRES DES SOCIÉTÉS DE BOURSE (SOCIALE) ET LE CAS ÉCHÉANT (CONSIDÉE) SOCIAL :AU PLUS TARD LE 25E JOUR CALENDRIER DU MOIS SUIVANT (OU LE DERNIER JOUR CALENDRIER DU MOIS SUIVANT SI LA DATE DU RAPPORT CORRESPOND À LA DATE DE LA FIN DE L'EXERCICE COMPTABLE) CONSIDÉ: AU PLUS TARD 3 MOIS APRÈS LA DATE DU RAPPORT ÉTATS COMPTABLES DES SOCIÉTÉS DE GESTION DE PORTEFEUILLE ET DE CONSEIL EN INVESTISSEMENT (SOCIALE) ET, LE CAS ÉCHÉANT, (CONSIDÉE) DANS LES 6 SEMAINES QUI SUIVENT LA DATE DE RAPPORT DONNÉES COMPTABLES ET FINANCIÈRES DES SUCCURSALES D'ENTREPRISES D'INVESTISSEMENT AU PLUS TARD LE 25E JOUR CALENDRIER DU MOIS SUIVANT (OU LE DERNIER JOUR CALENDRIER DU MOIS SUIVANT SI LA DATE DE RAPPORT CORRESPOND À LA DATE DE FIN D'EXERCICE) DONNÉES COMPTABLES ET FINANCIÈRES DES SOCIÉTÉS DE GESTION D' (SOCIALE) ET, LE CAS ÉCHÉANT, (CONSIDÉE) DANS LES SIX SEMAINES QUI SUIVENT LA DATE DE RAPPORT DONNÉES FINANCIÈRES DES SUCCURSALES DE SOCIÉTÉS DE GESTION D' AU PLUS TARD LE 25E JOUR CALENDRIER DU MOIS SUIVANT (OU LE DERNIER JOUR CALENDRIER DU MOIS SUIVANT SI LA DATE DE RAPPORT CORRESPOND À LA DATE DE FIN D'EXERCICE) SUCC EEE DONNÉES FINANCIÈRES DES ORGANISMES DE LIQUIDATION ET ASSIMILÉS (SOCIALE) ET LE CAS ÉCHÉANT (CONSIDÉE) SOCIAL :AU PLUS TARD LE 25E JOUR CALENDRIER DU MOIS SUIVANT) CONSIDÉ: AU PLUS TARD DEUX MOIS ET DEMI APRÈS LA DATE DE RAPPORT OA DONNÉES FINANCIÈRES DES COMPAGNIES FINANCIÈRES AU PLUS TARD DEUX MOIS ET DEMI APRÈS LA DATE DE RAPPORT CF DONNÉES FINANCIÈRES DES GROUPES DE SERVICES FINANCIERS AU PLUS TARD DEUX MOIS ET DEMI APRÈS LA DATE DE RAPPORT ACTIF NET EN SUR LA BELGIQUE AU PLUS TARD UN MOIS APRÈS LA DATE DE RAPPORT SUCC N-EEE 6 6 Uniquement les succursales qui ne sont pas exemptées de Bâle II, Pilier I.

4 _2009_21-1 du 20 mai / DOCUMENTS DONT LA TRANSMISSION EST UNIQUE POUR UNE MÊME PÉRIODE (PAS DE DIMENSION SOCIALE OU CONSIDÉE) 7 NOM FREQUENCE COMMENTAIRE STATUT CONCERNÉ 8 DÉCLARATION PRÊTS AUX DIRIGEANTS ETAT ET COMPOSITION DU CAPITAL AU PLUS TARD FIN FÉVRIER SUIVANT L'ANNÉE DE RAPPORT DE LA DÉCLARATION AU PLUS TARD UN MOIS APRÈS L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE DES ACTIONNAIRES RAPPORT D'ACTIVITÉS AU PLUS TARD 7 MOIS APRÈS LA CLÔTURE DE L'EXERCICE DÉCLARATION DE LA DIRTION EFFTIVE CONCERNANT L'ÉVALUATION DU SYSTÈME DE CONTRÔLE INTERNE TRANSMISSION DU RAPPORT DE BLANCHIMENT AU PLUS TARD UN MOIS APRÈS LA CLÔTURE DE L'EXERCICE AU PLUS TARD LE 30 JUIN SUIVANT L'ANNÉE DE LA PÉRIODE DE RAPPORT CONCERNÉE 9 SUCC N-EEE CF CF OA ELMI LIGHT SUCC N-EEE OA CF SUCC EEE ELMI LIGHT SUCC EEE SUCC N-EEE Dans ecorporate ces rapports sont de type "documents financiers" (ou "financial topic" dans l'écran de recherche d'un document au sein du "control panel"). CF - COMPAGNIE FINANCIÈRE D'UN ÉTABLISSEMENT DE CRÉDIT - COMPAGNIE FINANCIÈRE D'UNE ENTREPRISE D'INVESTISSEMENT - ÉTABLISSEMENT DE CRÉDIT DE DROIT BELGE (Y COMPRIS LES ÉTABLISSEMENTS DE MONNAIE ÉLTRONIQUE NON- EXEMPTÉS) ELMI LIGHT - ÉTABLISSEMENT DE MONNAIE ÉLTRONIQUE EXEMPTÉ - SOCIÉTÉ DE GESTION DE PORTEFEUILLE ET DE CONSEIL EN INVESTISSEMENT - GROUPE DE SERVICES FINANCIERS OA - ORGANISME ASSIMILÉ À UN ORGANISME DE LIQUIDATION - ORGANISME DE LIQUIDATION - SOCIÉTÉ DE GESTION D' - SOCIÉTÉ DE BOURSE SUCC EEE - SUCCURSALE D'UN ÉTABLISSEMENT DE CRÉDIT DE DROIT EEE SUCC N-EEE - SUCCURSALE D'UN ÉTABLISSEMENT DE CRÉDIT DE DROIT NON-EEE - SUCCURSALE D'UNE ENTREPRISE D'INVESTISSEMENT DE DROIT EEE SUCC EEE - SUCCURSALE D'UNE SOCIÉTÉ DE GESTION D' DE DROIT EEE Ne concerne pas les établissements de monnaie électronique non-exemptés.

5 _2009_21-1 du 20 mai / 8 TRANSMISSION DU RAPPORT COMPLIANCE AU PLUS TARD LE 30 JUIN SUIVANT L'ANNÉE DE LA PÉRIODE DE RAPPORT CONCERNÉE SUCC N-EEE OA 2. DOCUMENTS SANS PÉRIODICITÉ FIXE NOM FRÉQUENCE COMMENTAIRE STATUT CONCERNÉ 10 ADAPTATIONS/ MODIFICATIONS AU MÉMORANDUM INTERNAL GOVERNANCE VERSION COORDONNÉE ET ACTUALISÉE DES STATUTS VERSION ACTUALISÉE DE L'ORGANIGRAMME ONGOING 11 ONGOING ONGOING LA MISE À JOUR DU DOCUMENT DOIT ÊTRE IMMÉDIATEMENT RAPPORTÉE À LA CF SUCC N-EEE OA CF OA SUCC N-EEE CF OA CF - COMPAGNIE FINANCIÈRE D'UN ÉTABLISSEMENT DE CRÉDIT - COMPAGNIE FINANCIÈRE D'UNE ENTREPRISE D'INVESTISSEMENT - ÉTABLISSEMENT DE CRÉDIT DE DROIT BELGE (Y COMPRIS LES ÉTABLISSEMENTS DE MONNAIE ÉLTRONIQUE NON- EXEMPTÉS) ELMI LIGHT - ÉTABLISSEMENT DE MONNAIE ÉLTRONIQUE EXEMPTÉ - SOCIÉTÉ DE GESTION DE PORTEFEUILLE ET DE CONSEIL EN INVESTISSEMENT - GROUPE DE SERVICES FINANCIERS OA - ORGANISME ASSIMILÉ À UN ORGANISME DE LIQUIDATION - ORGANISME DE LIQUIDATION - SOCIÉTÉ DE GESTION D' - SOCIÉTÉ DE BOURSE SUCC EEE - SUCCURSALE D'UN ÉTABLISSEMENT DE CRÉDIT DE DROIT EEE SUCC N-EEE - SUCCURSALE D'UN ÉTABLISSEMENT DE CRÉDIT DE DROIT NON-EEE - SUCCURSALE D'UNE ENTREPRISE D'INVESTISSEMENT DE DROIT EEE SUCC EEE - SUCCURSALE D'UNE SOCIÉTÉ DE GESTION D' DE DROIT EEE En ce qui concerne cette fréquence, l'établissement devra uploader la dernière version du document existant lors de la première utilisation d'ecorporate parce qu'il s'agit d'un document qui devra être à la disposition de la en permanence.

6 _2009_21-1 du 20 mai / 8 RÈGLES INTERNES "RÉGIME D'INCOMPATIBILITÉS" ONGOING SUCC N-EEE CF OA ANALYSE DELTA ET PLANNING CONCERNANT LA FOURNITURE DE SERVICES FINANCIERS PAR INTERNET ONGOING SUCC N-EEE TRANSMISSION NOTIFICATION DÉTENTION D'ACTIONS SUCC N-EEE 12 DEMANDE DE MODIFICATION DE L'AGRÉMENT SUCC N-EEE OA ADAPTATION DU PROGRAMME D'ACTIVITÉS DEMANDE D'UN PASSEPORT EUROPÉEN POUR L'OUVERTURE D'UNE SUCCURSALE DEMANDE D'UNE AUTORISATION POUR L'OUVERTURE D'UNE SUCCURSALE HORS EEE LE DOCUMENT DOIT ÊTRE TRANSMIS EN CAS DE SURVENANCE D UN ÉVÉNEMENT À PORTER À LA CONNAISSANCE DE LA OA OA DEMANDE D'UN PASSEPORT EUROPÉEN DANS LE CADRE DE LA LIBRE PRESTATION DE SERVICES OA DEMANDE D'UNE AUTORISATION POUR EXERCER DES ACTIVITÉS HORS EEE OA DEMANDE D'UNE AUTORISATION POUR L'OUVERTURE D'UN BUREAU DE REPRÉSENTATION À L'ÉTRANGER ELMI LIGHT OA 12 Ne concerne pas les établissements de monnaie électronique non-exemptés.

7 _2009_21-1 du 20 mai / 8 MODIFICATION DE L'ETAT ET DE LA COMPOSITION DU CAPITAL CF OA 3. DOCUMENTS À TRANSMETTRE PAR LE RÉVISEUR DOCUMENTS AV UNE PÉRIODICITÉ FIXE NOM FRÉQUENCE COMMENTAIRE STATUT CONCERNÉ 14 RAPPORT DU RÉVISEUR AGRÉÉ SUR LES ÉTATS PÉRIODIQUES EN FIN D'EXERCICE RAPPORT DU RÉVISEUR AGRÉÉ SUR LES ÉTATS PÉRIODIQUES À LA FIN DU PREMIER SEMESTRE COMPTABLE AU PLUS TARD 15 JOURS OUVRABLES AVANT LA DATE DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE DES ACTIONNAIRES AU PLUS TARD 3 MOIS APRÈS LA FIN DE L'EXERCICE AU PLUS TARD 3 MOIS APRÈS LA FIN DU PREMIER SEMESTRE COMPTABLE CF OA SUCC EEE SUCC N-EEE SUCC EEE SUCC EEE SUCC N-EEE SUCC EEE OA CF Ces documents ne sont pas mis à la disposition des établissements et ne sont visibles dans ecorporate que pour le réviseur et la. CF - COMPAGNIE FINANCIÈRE D'UN ÉTABLISSEMENT DE CRÉDIT - COMPAGNIE FINANCIÈRE D'UNE ENTREPRISE D'INVESTISSEMENT - ÉTABLISSEMENT DE CRÉDIT DE DROIT BELGE (Y COMPRIS LES ÉTABLISSEMENTS DE MONNAIE ÉLTRONIQUE NON- EXEMPTÉS) ELMI LIGHT - ÉTABLISSEMENT DE MONNAIE ÉLTRONIQUE EXEMPTÉ - SOCIÉTÉ DE GESTION DE PORTEFEUILLE ET DE CONSEIL EN INVESTISSEMENT - GROUPE DE SERVICES FINANCIERS OA - ORGANISME ASSIMILÉ À UN ORGANISME DE LIQUIDATION - ORGANISME DE LIQUIDATION - SOCIÉTÉ DE GESTION D' - SOCIÉTÉ DE BOURSE SUCC EEE - SUCCURSALE D'UN ÉTABLISSEMENT DE CRÉDIT DE DROIT EEE SUCC N-EEE - SUCCURSALE D'UN ÉTABLISSEMENT DE CRÉDIT DE DROIT NON-EEE - SUCCURSALE D'UNE ENTREPRISE D'INVESTISSEMENT DE DROIT EEE SUCC EEE - SUCCURSALE D'UNE SOCIÉTÉ DE GESTION D' DE DROIT EEE

8 _2009_21-1 du 20 mai / 8 RAPPORT DU RÉVISEUR AGRÉÉ CONCERNANT L'ÉVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE AU PLUS TARD 15 JOURS OUVRABLES AVANT LA DATE DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE DES ACTIONNAIRES AU PLUS TARD 3 MOIS APRÈS LA FIN DE L'EXERCICE CF OA SUCC EEE SUCC N-EEE SUCC EEE 3.2. DOCUMENTS SANS PÉRIODICITÉ FIXE RAPPORT SPÉCIAL DU RÉVISEUR AGRÉÉ SUR L'ORGANISATION, LES ACTIVITÉS ET LA STRUCTURE FINANCIÈRE RAPPORT DU RÉVISEUR AGRÉÉ DANS LE CADRE DE LA FONCTION DE SIGNAL LE DOCUMENT EST TRANSMIS SUITE À LA DEMANDE DE LA DANS LE DÉLAI CONVENU AV LE RÉVISEUR LE DOCUMENT EST TRANSMIS À L'INITIATIVE DU RÉVISEUR SUCC EEE SUCC N-EEE SUCC EEE OA CF SUCC EEE SUCC N-EEE SUCC EEE OA CF