LIVRET DES COMITÉS. Approuvé par le Conseil d'administration du 17 décembre La Santé de la Famille des chemins de fer français

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1 Approuvé par le Conseil d'administration du 17 décembre 2013 La Santé de la Famille des chemins de fer français Association reconnue d utilité publique en SIREN , avenue de Clichy, Bât. C, PARIS Tél. : Fax : Courriel : santefamille2@wanadoo.fr Site : DATE

2 Sommaire A PREAMBULE... 3 A.1 OBJET... 3 A.2 DIFFUSION ET MISE A JOUR... 3 B MISSIONS DES COMITES TERRITORIAUX... 4 B.1 REMARQUE PREALABLE... 4 B.2 ROLE DU COMITE TERRITORIAL... 4 B.3 L'APPUI DU SIEGE AUPRES DES COMITES TERRITORIAUX :... 5 B.4 FONCTIONNEMENT DU COMITE TERRITORIAL... 5 B.4.1 LE PRESIDENT DU COMITE TERRITORIAL :... 6 B.4.2 LE SECRETAIRE :... 6 B.4.3 LE TRESORIER :... 7 C DELEGATIONS PERMANENTES DONNEES AUX PRESIDENTS DE COMITE... 9 C.1 DELEGATIONS DE POUVOIRS... 9 C.2 DELEGATIONS DE SIGNATURE... 9 D GUIDES PRATIQUES (GP) décembre 2013

3 Préambule A PREAMBULE A.1 OBJET Le "Livret des Comités" se veut essentiellement une aide aux responsables de Comité Territorial afin de leur permettre d'assurer un fonctionnement harmonieux de ce comité et de développer des actions répondant aux objectifs de l'association. Ce Livret, géré et édité par le siège, accompagne un ensemble de documents de référence pour le fonctionnement de l'association : des documents généraux, institutionnels ou établissant les relations avec les principaux partenaires nationaux de l'association : o Les statuts et le règlement intérieur de l'association, o Le projet associatif, o La convention de partenariat entre la SNCF et La Santé de la Famille, o La convention de partenariat entre la SNCF, Amitié La Poste France Télécom et La Santé de la Famille, o La convention de partenariat entre la Mutuelle Entrain et La Santé de la Famille, des documents d'organisations internes : o Une note sur le rôle des administrateurs, o Le protocole relatif aux missions de la Commission de Contrôle, o Les protocoles relatifs aux missions des Commissions Accompagnement, des Etablissements, Etude et Communication, Formations, Journal, Réfléchir face aux drogues, Stratégie, o L'organigramme de l'association, Des guides pratiques édités par le siège pour aider au traitement de différents sujets touchant au fonctionnement des Comités. A.2 DIFFUSION ET MISE A JOUR Ce Livret et les documents visés ci-dessus sont mis en ligne dans l'espace "adhérents" du site internet de l'association. Seules les versions mises en ligne seront réputées être à jour. Avant d'utiliser une version papier, les responsables de comité en vérifieront la validité (les dates de mise à jour figureront sur la documentation mise en ligne). Les modifications importantes sont soumises à l'approbation du Conseil d'administration décembre 2013

4 Missions des Comités Territoriaux B MISSIONS DES COMITES TERRITORIAUX L'organisation géographique de La Santé de la Famille en Comités Territoriaux a essentiellement pour but : de rapprocher les adhérents d'une même zone géographique pour engager des actions communes, de prendre en compte les besoins régionaux et locaux, d'assurer les actions au plus près des personnes et des partenaires, dans le respect de la philosophie de l'association, et en cohérence avec les actions décidées au plan national. Les Présidents et les membres du bureau de ces Comités mettent en œuvre à leur niveau le contenu du Projet Associatif. Les préconisations ou recommandations de ce document sont à adapter en fonction de la situation propre de chaque Comité. B.1 REMARQUE PREALABLE Les règles relatives aux missions et au mode de fonctionnement des Comités Territoriaux sont exposées dans les Statuts et Règlement intérieur de l'association. Ce qui suit développe et précise autant que possible ces règles. En cas de doute ou de contradiction apparente, les Statuts, puis dans le Règlement intérieur prévalent sur tout autre document interne. B.2 ROLE DU COMITE TERRITORIAL Le Comité Territorial est le garant de la vitalité, de l'efficacité et de la pérennité de l'association à l'échelon territorial. Le Comité Territorial est attentif aux attentes : des personnes en difficulté et/ou de leur entourage, en matière d'aide et d'accompagnement ; de ses partenaires, et principalement de la SNCF (prévention, accompagnement), de ses adhérents (formations, vie associative). Le Comité recherche des activités équilibrées, privilégiant les actions d'aide et d'accompagnement lorsqu'il y a demande, sans négliger pour autant les actions de prévention et la vie associative, en relation avec ses principaux partenaires (et en premier lieu la SNCF), et en complémentarité avec eux. En fonction de ses ressources et de la disponibilité de ses adhérents, le Comité Territorial : prend les initiatives utiles pour se faire connaître des échelons régionaux et locaux de la SNCF, entretenir des contacts périodiques et proposer sa contribution aux actions de prévention de l'entreprise ; agit de même avec le service médical de la SNCF, en proposant d'assurer une présence discrète lors des consultations d'alcoologie ; 4 10 décembre 2013

5 Missions des Comités Territoriaux établit autant que possible des partenariats locaux avec les autres associations d'entraide, et notamment avec Amitié-La Poste-France-Télécom, ainsi qu'avec la Mutuelle Entrain ; inscrit son action dans le cadre des réseaux de santé locaux et régionaux, en se faisant reconnaître comme partenaire ; organise et fait connaître son offre d'aide et d'accompagnement (permanences, groupes de parole, etc.), notamment en veillant à la mise à jour des informations contenues sur la page qui lui est réservée sur le site Internet de l'association ; organise une vie associative renforçant la cohésion et la motivation des adhérents ; communique sur ses actions ; conduit des actions destinées à assurer la pérennité, voire le développement du Comité (recherche d'adhérents, relève du bureau, etc.). B.3 L'APPUI DU SIEGE AUPRES DES COMITES TERRITORIAUX : Le Siège a le souci permanent du bon fonctionnement des Comités et de leurs activités. Il les appuie et les aide sous diverses formes, notamment : par la définition et la mise en œuvre des formations utiles au renforcement des compétences des adhérents appelés à faire de l'accompagnement et de la prévention ; par la prise en compte des besoins des Comités Territoriaux dans l'organisation du travail des différentes Commissions et groupes de travail ; par la formation et l'animation des responsables de comités (journées militants, etc.) ; par l'aide au développement d'activités nouvelles (groupes de parole, etc.) ; par la conception de supports de communication (dépliants, affiches, plaquettes, etc.) ; par l'aide et le conseil dans les domaines de l'action associative et de la gestion administrative (comptabilité, etc.) ; par la coordination ou la mutualisation de certaines actions locales, l'échange d'expériences et de bonnes pratiques ; ponctuellement, par une assistance ou un soutien logistique. B.4 FONCTIONNEMENT DU COMITE TERRITORIAL Conformément aux Statuts et au Règlement intérieur de l'association, les Comités Territoriaux sont administrés par un bureau, composé d un président, d'un ou deux vice-présidents, d un secrétaire et d un trésorier. Ils peuvent comporter un secrétaire-adjoint et un trésorier-adjoint. Le travail du bureau est d'abord un travail d'équipe, où chacun fait part de ses idées, contribue au développement des projets du Comité et rend compte de ses actions. Dans le respect des textes en vigueur (lois et règlements, Statuts, Règlement Intérieur, etc.), les principales missions du président, du secrétaire et du trésorier sont exposées ci-après : 5 10 décembre 2013

6 Missions des Comités Territoriaux B.4.1 LE PRESIDENT DU COMITE TERRITORIAL : représente l association au niveau territorial, conformément aux délégations données par le président de l'association ; assure la communication ascendante et descendante entre le siège, le Bureau national, le bureau et les adhérents de son comité ; impulse le dynamisme au sein du Comité, en veillant à la bonne intégration de tous les adhérents, et tout particulièrement des nouveaux ; veille à l'animation et au bon fonctionnement du Comité, à la qualité du travail en équipe au sein du bureau et au caractère collectif des décisions ; veille à la formation des adhérents motivés pour assurer des actions dans le domaine de l'accompagnement ou de la prévention, et donne son avis sur les demandes de formation présentées ; recherche des sources de financement pour des actions correspondant aux objectifs de l'association ; assure la gestion administrative et financière du Comité, et en répond devant le Conseil d Administration et l Assemblée Générale ; en concertation avec le bureau, décide des dépenses, procède à leur règlement après vérification par le trésorier ; a délégation de signature sur les moyens de paiement ; est responsable devant le Conseil d'administration et la Commission de Contrôle de la bonne tenue des comptes du Comité ; développe le partenariat avec les échelons locaux de la SNCF, d'amitié-la Poste et de la Mutuelle Entrain, ainsi qu'avec d'autres partenaires régionaux ou locaux, pour des actions correspondant aux objectifs de l'association ; convoque et préside les réunions de Bureau et les Assemblées Territoriales, conformément au Règlement intérieur ; veille au respect des délais de réponse donnés par le siège ; rend compte immédiatement au siège de difficultés imprévues et de tout fait, incident ou accident susceptible de mettre en cause l'association et de lui porter préjudice ; veille à assurer la pérennité du Comité, notamment en contribuant à la formation d'adhérents en capacité de prendre en charge des responsabilités au bureau. B.4.2 LE SECRETAIRE : assure la gestion administrative sous la responsabilité du président ; établit les convocations aux réunions, gère les feuilles de présence, élabore les comptes - rendus et assure leur conservation ; établit le rapport annuel d activités du Comité, pour être adressé au Siège National et présenté en assemblée générale territoriale, puis nationale ; tient à jour le listing des adhérents et signale sans délai toute modification au Siège ; gère les nouvelles adhésions en collaboration avec le trésorier ; 6 10 décembre 2013

7 Missions des Comités Territoriaux en concertation avec le président, informe le siège de tout changement dans la composition du bureau ; assure la tenue des archives administratives du comité, en veillant au délai légal de conservation de certains documents (procès-verbaux d'élection, comptes-rendus de réunion, conventions, correspondances, etc..). B.4.3 LE TRESORIER : gère les aspects financiers sous la responsabilité du Président ; a délégation de signature sur les moyens de paiement ; assiste le président dans ses recherches de financements ; enregistre les recettes et les dépenses et tient régulièrement à jour la comptabilité du Comité sous la forme demandée par le siège ; veille à l encaissement des cotisations et effectue les relances nécessaires ; adresse au siège avant le 15 juillet un arrêté des comptes à fin mai ; élabore le rapport financier annuel qui doit être adressé au Siège avant la mi-janvier de l'année suivante ; élabore avec le Président et les autres membres du bureau, le budget prévisionnel annuel ; gère la part de cotisation à reverser au Siège ; assure la tenue des archives financières du Comité, en veillant au délai légal de conservation de certains documents (justificatifs de dépenses, bilans, relevés bancaires, etc.) ; informe régulièrement les membres du bureau de la situation financière, et, en concertation avec le président, rend compte immédiatement au siège de difficultés imprévues ; en concertation avec le président, répond aux demandes de la Commission de Contrôle ou du Commissaire aux Comptes. Pilotage du Comité Un modèle schématique du pilotage des activités d'un Comité figure ci-après : 7 10 décembre 2013

8 Missions des Comités Territoriaux 8 10 décembre 2013

9 Délégations permanentes données aux Présidents de Comité C DELEGATIONS PERMANENTES DONNEES AUX PRESIDENTS DE COMITE C.1 DELEGATIONS DE POUVOIRS Le président de l'association donne délégation de pouvoirs permanente aux présidents des comités territoriaux pour : engager les dépenses, approuver les factures et autorisations de paiement ; signer toute convention de partenariat pour la réalisation en commun d'actions respectant les objectifs de l'association ainsi que la philosophie et les valeurs du Projet Associatif, dans la mesure où les incidences financières de ces actions pour l'association restent dans les limites du budget du Comité, sans dépasser euros/an ; signer tout contrat de fourniture, de prestation, de location de locaux, dans les limites permises par le budget du Comité, dans la limite de euros ; échanger ou vendre tous matériels et objets mobiliers affectés au Comité ; signer toutes correspondances relatives à l objet des présents pouvoirs ; recevoir toutes lettres simples, chargées ou recommandées adressées au Comité au nom de l'association, négocier tous abonnements au téléphone, à l eau, au gaz et à l électricité. A ces effets, donner les décharges, signer les registres et listes d'émargement ; organiser des manifestations de soutien dans le respect des conditions fixées par le Conseil d'administration ; pour l ensemble des activités conduites par le Comité, représenter en tant que de besoin l'association auprès de tous tiers, et notamment de toutes administrations publiques, semipubliques ou organismes privés, de toutes collectivités locales. Les présidents de comité peuvent déléguer certains de ces pouvoirs à un membre du bureau du Comité, sous leur contrôle et leur responsabilité. Toute activité non mentionnée ci-dessus est réputée ne pas être déléguée et reste en conséquence de la compétence exclusive du président de l'association ou du bureau national. Il en est ainsi, notamment, pour l'emploi de personnel salarié sous quelque forme que ce soit (chèque emploi service, etc.) ou pour la représentation de l'association en justice. En cas de doute, les présidents de comité doivent en référer au siège. C.2 DELEGATIONS DE SIGNATURE Des délégations de signature sont données aux présidents et trésoriers de comités sur les moyens de payement (comptes bancaires, cartes, etc.). Ces délégations de signature sont personnelles et ne sont pas transmissibles décembre 2013

10 Guides pratiques (GP) D GUIDES PRATIQUES (GP) Le Siège établit et gère des "guides pratiques" afin d'aider les responsables de Comités à respecter certaines obligations relatives au fonctionnement de l'association, notamment dans ses relations avec les administrations (obligations légales et/ou fiscales, etc.). Les guides suivants sont mis en ligne : GP 1 : Guide pratique pour les trésoriers des Comités Territoriaux GP 2 : Règles à respecter pour l'organisation de manifestations de soutien GP 3 : Représentation des usagers ; convention type GP 4 : Subventions : présentation des demandes GP 5 : Utilisation des chèques congés et des facilités de circulation accordés par la SNCF GP 6 : Contrats d'assurance décembre 2013