PAIE. Organisation du temps de travail

Transcription

1 PAIE Organisation du temps de travail Modifié le 16/06/2011

2 SOMMAIRE GÉNÉRALITÉS RAPPEL DES TERMES UTILISÉS RAPPEL DE LA SEMAINE DE 39 HEURES LA LOI AUBRY I (LOI N ) LA LOI AUBRY II (LOI N ) LA LOI DU 20 AOÛT MÉTHODES D AMÉNAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL AVANT DE COMPRENDRE LES DIFFÉRENTS CONTRATS LES CONTRATS À HORAIRE CONSTANT a. Le contrat à horaire hebdomadaire constant à temps complet b. Le contrat à horaire hebdomadaire constant à temps partiel LES CONTRATS LIÉS À L ANNUALISATION DU TEMPS DE TRAVAIL a. Le contrat de modulation à temps complet b. Le contrat de modulation «28-35» c. Le contrat de modulation à temps partiel d. Le contrat annualisé à temps partiel e. Le contrat intermittent LES AUTRES AMÉNAGEMENTS a. Le contrat à temps complet avec jours de repos supplémentaires b. Le contrat à temps partiel avec jours de repos supplémentaires LES ÉLÉMENTS À RETENIR SUR LES DIFFÉRENTS CONTRATS RAPPEL DES DURÉES ANNUELLES DE TRAVAIL POUR UN TEMPS COMPLET LES COMPOSANTS D UN CALENDRIER LE PARAMÉTRAGE DE L ANNUALISATION LES PÉRIODES «AUTOMATIQUES» LES PÉRIODES DÉPENDANT D UNE ENTREPRISE OU D UN ÉTABLISSEMENT LES PÉRIODES DÉPENDANT D UN SERVICE LES PÉRIODES DÉPENDANT D UN SALARIÉ LA MISE EN PLACE D UN CALENDRIER AVEC LA PAIE APLON VB POUR UN SALARIÉ À TEMPS COMPLET a. Mise en place de l horaire annuel prévu au contrat b. Mise en place des périodes travaillées c. Mise en place des périodes non travaillées POUR UN SALARIÉ À TEMPS PARTIEL ARRIVÉE DU SALARIÉ EN COURS DE PÉRIODE D ANNUALISATION DÉPART DU SALARIÉ EN COURS DE PÉRIODE D ANNUALISATION LES ÉLÉMENTS QUI INFLUENT SUR LE CALENDIER LES ABSENCES RÉMUNÉRÉES LES HEURES COMPLÉMENTAIRES ET SUPPLÉMENTAIRES a. Les heures supplémentaires b. Les heures complémentaires c. Dans le cadre d un contrat à horaire constant à temps complet d. Dans Le cadre d un contrat à horaire constant à temps partiel e. Dans le cadre d un contrat de modulation à temps complet f. Dans le cadre d un contrat de modulation «28-35» g. Dans le cadre d un contrat de modulation à temps partiel h. Dans le cadre d un contrat annualisé à temps partiel i. Dans le cadre d un contrat à temps complet avec jours de RTT j. La gestion du surcroît de travail sur le calendrier dans la paie APLON VB LE REPOS COMPENSATEUR LES DOCUMENTS PERMETTANT LA GESTION DU TEMPS DE TRAVAIL RAPPEL DES LIENS ENTRE CALENDRIER ET BULLETIN DE PAIE... 44

3 GT35 : LA GESTION DU TEMPS ADAPTÉE AUX 35 HEURES GÉNÉRALITÉS SUR L APPLICATION APLON GT LE PARAMÉTRAGE DE GT a. Généralités b. Mise en place des liens «Paie APLON VB» / «GT35» c. Mise en place des répertoires des documents d. Gestion de la charte de couleurs e. Paramétrage lié à la gestion des calendriers LA MISE EN PLACE DES COMPOSANTS ET DES SALARIÉS DANS GT LES DIFFÉRENTS COMPOSANTS D UN CALENDRIER SOUS GT a. Jour férié, jour de fermeture, congé scolaire b. Jour de travail, congé payé, jour de RTT ou de «semaine à 0 heure» LA GESTION DES SALARIÉS a. L import des données de la paie APLON VB b. La mise en place des autres dictionnaires de GT c. La fiche du salarié dans GT LA MISE EN PLACE D UN CALENDRIER AVEC GT L AFFECTATION DES JOURS TRAVAILLÉS L AFFECTATION DES JOURS DE CONGÉ PAYÉ L AFFECTATION DES JOURS DE RÉCUPÉRATION LA GESTION DES TYPES DE JOUR (PÉRIODES «HAUTE», «BASSE» ) LES DIFFÉRENTES MÉTHODES DE «COPIER/COLLER» DANS LE CALENDRIER a. Le «Coller sur sélection» b. Le «Coller sur même intitulé sélectionné» c. Le «Coller sur même type sélectionné» d. Le «Coller sur même intitulé et même type sélectionné» e. Le «Coller aux mêmes dates» f. Le «Coller sur une autre année» LES ÉLÉMENTS QUI INFLUENT SUR LE CALENDIER DE GT LES ABSENCES RÉMUNÉRÉES LE SURCROÎT DE TRAVAIL LE TRAVAIL DE NUIT SAISIE DES HEURES COEFFICIENTÉES SUR LE CALENDRIER GT RAPPELS SUR L AFFICHAGE DES JOURS DANS LE CALENDRIER LES ÉDITIONS DANS GT LES ÉDITIONS LIÉES AUX SALARIÉS a. La fiche b. Les tâches c. Les fiches de pointage d. Les grilles de modulation LES ÉDITIONS LIÉES AUX SERVICES a. La modulation annuelle b. Les listes d anomalies c. Les tableaux de présence L EXPORTATION DES CALENDRIERS VERS LA PAIE APLON VB SAUVEGARDE DES DONNÉES DE PAIE ET DE GT Page 3

4 GÉNÉRALITÉS 1. RAPPEL DES TERMES UTILISÉS Durée légale du travail (art. L 212-1) La durée légale du travail est fixée à 35 heures par semaine civile par le Code du travail ; une convention collective ou un accord d entreprise peut prévoir une durée inférieure à la durée légale, voire supérieure mais sous réserve dans ce cas de respecter la législation concernant les heures supplémentaires et la durée maximale hebdomadaire. Temps de travail effectif (art. L 212-4) Il s agit du temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l employeur et doit se conformer à ses directives sans pouvoir vaquer à des occupations personnelles. Il peut être décompté de deux façons : Heures travaillées Il s agit du temps de travail effectif pris dans son sens le plus strict, c est-à-dire en ne tenant compte que des heures réellement travaillées. Heures rémunérées Il s agit du temps de travail effectif pris dans son sens le plus large, c est-à-dire en tenant compte des heures réellement travaillées ainsi que celles assimilées à du travail effectif ; en effet, la loi, les conventions collectives ou les usages peuvent assimiler certaines périodes non travaillées à du temps de travail effectif (heures de délégation des représentants du personnel, temps de formation, repos compensateur, jours fériés chômés, jours de congé payé, absences prises en charge par l employeur ) Heures contractuelles Il s agit de l horaire fixé par le contrat de travail ; il peut être exprimé sur une base hebdomadaire ou mensuelle. Dans le cadre de l annualisation du temps de travail, cet horaire doit être indiqué sur une base annuelle. Sur le contrat de travail, on n oubliera de préciser, toujours dans le cadre de l annualisation, si le total d heures à faire sur l année tient compte des jours fériés inclus ou exclus. Horaire lissé ou lissage de la rémunération C est une opération qui consiste à présenter la rémunération du salarié selon un horaire contractuel moyen mensuel (horaire annuel incluant les congés payés divisé par 12 mois) ; la rémunération mensuelle du salarié devient donc indépendante de l horaire réel. Heures complémentaires Il s agit des heures effectuées en plus des heures contractuelles dans la limite de la durée légale du travail (soit 35 heures par semaine) ; les heures complémentaires sont toujours calculées par rapport à la semaine civile. Ces heures sont limitées à 1/10 ème de l horaire contractuel (voire 1/3 de l horaire contractuel si la convention collective le permet et avec l accord du salarié) Heures supplémentaires Il s agit des heures effectuées au-delà de la durée légale ou conventionnelle du travail ; là encore, ces heures sont contingentées dans l année (le nombre d heures contingentées varie selon le type de contrat établi). Elles ouvrent droit à une majoration différente selon le nombre d heures supplémentaires effectuées dans la semaine civile ; cette majoration peut être rémunérée ou prise sous forme de repos compensateur de remplacement. Les heures complémentaires et supplémentaires sont toujours effectuées à la demande de l employeur. Contingent C est le nombre limite d heures supplémentaires par an et par salarié. Avant l entrée en vigueur de la loi du 20 août 2008 ce contingent ne pouvait être dépassé qu avec l accord de l Inspecteur du travail ; désormais, le contingent d heures supplémentaires peut être dépassé sans l autorisation de l Inspecteur du travail. Les heures supplémentaires effectuées au-delà du contingent d heures fixé par la loi ou par un accord de branche ou d entreprise ouvrent droit pour le salarié au repos compensateur obligatoire. Page 4

5 Salarié à temps plein et salarié à temps partiel Un salarié à temps plein est un salarié dont l horaire contractuel est égal à la durée légale ou conventionnelle du travail (quand cette dernière est inférieure à la durée légale du travail) ; un salarié à temps partiel est un salarié dont l horaire contractuel est inférieur à la durée légale ou conventionnelle du travail. Note importante C est la loi n du 19 janvier 2000 (appelée loi Aubry II), applicable à partir du 1 er février 2000, qui a imposé cette nouvelle règle à la définition du travail à temps plein et donc du travail à temps partiel ; avant cette loi, les salariés à temps plein étaient ceux dont l horaire contractuel était supérieur ou égal à 80 % de la durée légale ou conventionnelle du travail (ceux dont l horaire était inférieur à 80 % de la durée légale ou conventionnelle du travail étant définis comme des salariés à temps partiel) Cadres Il n existe pas de véritable définition du salarié cadre ; placé dans une position hiérarchique importante dans l entreprise, il cotise à l AGIRC, a une durée de préavis plus longue qu un salarié non cadre et peut avoir décompte du temps de travail différent. Le code du travail distingue toutefois 3 groupes relevant de règles différentes : Cadres dirigeant Ce sont les salariés cadres auxquels sont confiés des responsabilités réclamant une grande indépendance dans l organisation de leur emploi du temps, qui sont habilités à prendre des décisions de façon largement autonome, qui perçoivent une rémunération parmi les plus élevées de l entreprise (dans l enseignement privé, il s agit entre autres des chefs d établissements du 1 er degré et du 2 nd degré) Ils sont exclus des dispositions légales et réglementaires concernant la durée du travail (y compris pour les durées maximales quotidienne et hebdomadaire), le travail de nuit, les repos quotidien et hebdomadaire, les jours fériés et la journée de solidarité ; l entreprise n est pas tenue de décompter leur temps de travail. Cadres «intégrés» Il s agit des salariés cadres (au sens de la convention collective ou de la convention des retraites de cadres) dont la nature des fonctions les conduit à suivre l horaire collectif de travail applicable au sein du service auquel ils sont intégrés ; dans ce cas, la durée du travail peut globalement être connue au début de la semaine. Ils relèvent de l ensemble des dispositions concernant la durée de travail, le travail de nuit, les repos quotidien et hebdomadaire, les jours fériés et la journée de solidarité. Cadres «autonomes» Ce sont les autres salariés cadres qui sont dans la situation intermédiaire entre les deux groupes déjà cités. La loi leur permet d adopter une mesure forfaitaire du temps de travail en jours ou en heures. Ainsi, le salarié au forfait annuel en heures relève des dispositions sur la durée du travail (notamment les durées maximales hebdomadaire et journalière), le travail de nuit, les repos quotidien et hebdomadaire, les jours fériés, la journée de solidarité, le compte épargne-temps. Il a droit aussi aux majorations pour heures supplémentaires mais est exclu par contre du champ du contingent d heures supplémentaires et donc du repos compensateur obligatoire. Le salarié au forfait annuel en jours n est pas concerné par la durée légale hebdomadaire du travail et est exclu des dispositions relatives aux heures supplémentaires et aux durées maximales quotidienne et hebdomadaire. Il bénéficie en revanche des repos quotidien et hebdomadaire, ainsi que du compte épargnetemps. Il reste assujetti à la journée de solidarité. Contrat à durée indéterminée (CDI) Il s agit d un contrat de droit commun, c est-à-dire que tout employeur envisageant une embauche doit en principe recourir au contrat à durée indéterminée. Il est conclu pour un temps dont les parties n ont pas fixé le terme. Contrat à durée déterminée (CDD) Il s agit d un contrat dérogatoire au droit commun et soumis à des règles spécifiques ; il ne peut être conclu que dans les cas suivants : remplacement d un salarié en cas d absence, départ définitif d un salarié avant la suppression de son poste, attente de l entrée en service d un nouveau salarié, accroissement temporaire de l activité de l entreprise, contrats dits «aidés» (contrats conclus dans le cadre de mesures pour l emploi ou pour assurer une formation professionnelle) Page 5

6 Le contrat à durée déterminée est conclu pour un temps auquel les parties ont fixé un terme qui peut être : précisé par une date ; on appelle cela le contrat à durée déterminée de date à date, non précisé, donc conditionné par un événement (retour d un salarié absent, fin de la réalisation d une tâche particulière) ; on appelle cela le contrat à durée déterminée sans terme précis (ce contrat doit quand même préciser une durée minimale) Mensualisation et annualisation La mensualisation permet au salarié d effectuer un horaire régulier tous les mois ou toutes les semaines (en dehors des périodes de congé payé) ; les contrats de ce type sont les contrats à durée constante. L annualisation permet au salarié de moduler son horaire de travail tout au long de l année, en fonction des périodes intenses d activité, ou, à l inverse, des périodes de moindre intensité. L horaire du salarié varie donc d un mois sur l autre en fonction des périodes travaillées ; les contrats de ce type sont les contrats de modulation et les contrats annualisés ou d intermittence. Durée maximale du travail (art. L et D ) La durée quotidienne du travail ne peut excéder 10 heures par salarié ; la durée hebdomadaire du travail ne peut pas dépasser : 44 heures sur une période quelconque de 12 semaines consécutives, 48 heures (au-delà il faut l autorisation de l Inspecteur du Travail) Les travailleurs de nuit sont soumis à des limites maximales quotidienne et hebdomadaire différentes. Repos quotidien et hebdomadaire Chaque salarié bénéficie, entre deux périodes journalières de travail, d un repos d une durée minimale de 11 heures consécutives. Le salarié a aussi droit à un repos hebdomadaire d une durée minimale de 35 heures consécutives incluant normalement le dimanche ; toutefois, les personnels d internat et de gardiennage peuvent se voir substituer un autre dispositif. Pauses Tout travail effectif d une durée continue de 6 heures doit être interrompu par une pause de 20 minutes au moins. Les pauses n entrent pas dans le décompte du temps de travail et ne sont donc pas rémunérées sauf dans le cas où le salarié ne peut s éloigner de son poste en raison des contraintes de celui-ci. Repos compensateur Les heures supplémentaires ouvrent droit à repos compensateur dans certains cas. On distingue deux types de repos compensateur : Repos compensateur de remplacement La majoration de l heure supplémentaire est prise sous forme de repos et non sous forme financière (exemple : au lieu d être rémunérée à 125 %, l heure sera payée à taux normal et le salarié gagnera à la place un repos compensateur de remplacement équivalent à 25 % d une heure, soit 1/4 d heure) Repos compensateur obligatoire Les heures supplémentaires effectuées au-delà du contingent autorisé ouvrent droit à un repos compensateur obligatoire d une durée différente selon l effectif de l entreprise (le salarié bénéficie du paiement de l heure supplémentaire, de sa majoration financière et d un repos compensateur) Compte épargne-temps Le compte épargne-temps permet au salarié d épargner des temps de repos (congés, jours de repos ) et des sommes d argent (primes conventionnelles, 13 ème mois, prime d intéressement ) en vue d une utilisation ultérieure. Les droits épargnés sur le compte peuvent être utilisés ensuite par le salarié sous forme monétaire ou pour compenser en tout ou partie une période de congé sans solde (congé parental, congé sabbatique ), un passage à temps partiel ou une cessation progressive d activité. L utilisation sous forme monétaire permet au salarié : de compléter sa rémunération, d alimenter un plan d épargne entreprise (PEE) ou interentreprises (PEI), ou un plan d épargne retraite collectif (PERCO), de contribuer au financement de prestations de retraites à caractère collectif ou obligatoire, de procéder au rachat des cotisations d assurance vieillesse. Page 6

7 Travail de nuit Tout travail effectué sur une période entre 21 heures et 6 heures est considéré comme du travail de nuit ; par convention ou accord collectif ou par accord d entreprise, il est possible de prévoir une autre période de 9 heures comprise entre 21 heures et 7 heures mais incluant forcément l intervalle allant de minuit à 5 heures. C est ainsi que l accord de branche sur le travail de nuit pour les établissements catholiques d enseignement agricole relevant de l article L du code rural prévoit une période différente allant de 22 heures à 7 heures. Travailleur de nuit Est considéré comme travailleur de nuit toute personne qui : soit accomplit, au moins deux jours par semaine, selon son horaire habituel, au moins 3 heures de travail de nuit. soit accomplit, au cours d une période annuelle de référence (fixée par l accord sur la réduction du temps et l aménagement du temps de travail), un nombre minimum d heures de travail de nuit effectif ou de présence fixé par accord (330 heures de travail de nuit effectif pour les établissements catholiques d enseignement agricole relevant de l article L du code rural, 264 heures de présence de nuit ou 224 heures effectives de travail de nuit pour les établissements de l enseignement privé sous contrat) Nous repréciserons tous ces éléments ainsi que les durées maximales de travail quotidienne et hebdomadaire lorsque nous aborderons le chapitre consacré au travail de nuit. Horaires d équivalence Compte tenu des spécificités liées aux fonctions de certains personnels, notamment les personnels chargés de la surveillance nocturne des internats qui sont autorisés à dormir dans une chambre individuelle mise à leur disposition à cet effet, certaines heures de nuit sont coefficientées selon un horaire d équivalence fixé par accord. On distinguera alors l heure de présence qui compte pour une heure réelle (elle n est pas coefficientée) et l heure de travail effectif qui subira cet horaire d équivalence (elle est donc coefficientée). Les heures de nuit coefficientées sont fixées selon une plage horaire définie à l intérieur de la période de travail de nuit ; elle correspond généralement à la période de veillée en chambre, comprise entre le coucher et le lever des élèves. L amplitude de cette plage est fixée par accord. 2. RAPPEL DE LA SEMAINE DE 39 HEURES Avant l application des différentes lois Aubry I et Aubry II, ainsi que tous les accords de branche et d entreprise qu elles ont engendrées, la durée légale du travail était fixée à 39 heures par semaine, 169 heures par mois. La loi Aubry I a visé à abaisser la durée légale du travail en entreprise, de 39 heures à 35 heures par semaine, tout en permettant au salarié de conserver sa rémunération initiale, c est-à-dire celle basée sur les 39 heures. De nouveaux aménagement du temps de travail ont vu le jour, avec de nouvelles règles fixées par différents accords de branche qu il est nécessaire de connaître puisqu ils modifient la notion de temps de travail. Enseignement privé sous contrat accord de branche relatif à la réduction de la durée effective et à l aménagement du temps de travail du 15 juin 1999 étendu par un arrêté ministériel du 23 décembre 1999, accord de branche relatif au travail de nuit du 2 juillet 2002 modifié le 31 janvier 2007, accord de branche sur les équivalences de nuit du 31 janvier 2007 et décret n du 3 août Enseignement catholique agricole relevant de l article L du code rural accord de branche relatif à la réduction de la durée effective et à l aménagement du temps de travail du 11 mars 1999 modifié par l avenant n 1 du 18 mai 1999, modifié par l avenant n 2 du 28 juin 2001, modifié par l accord de branche sur les équivalences de nuit de 7 juin 2007, accord de branche sur le travail de nuit du 27 novembre Ces accords, et tous les autres signés dans les différentes branches d activité, ont eu pour objectif de redéfinir la durée conventionnelle du travail selon les différentes catégories de salarié, ainsi que la période au cours de laquelle elle s évalue (semaine, mois, année) Page 7

8 3. LA LOI AUBRY I (LOI N ) La loi Aubry I du 13 juin 1998 définit une nouvelle durée légale du travail ; elle doit entrer en application, au plus tard, au 1 er janvier 2000 pour les entreprises de 20 salariés ou plus, et au 1 er janvier 2002 pour tous les autres établissements. L enseignement privé sous contrat ayant étendu son accord de branche au 23 décembre 1999, tous les établissements de l enseignement privé sous contrat sont donc concernés par cette nouvelle durée légale à partir du 1 er janvier 2000 (quel que soit l effectif de l établissement) pour leurs personnels non enseignants. L enseignement catholique agricole relevant de l article L du code rural ayant étendu son accord courant 1999, tous les établissements agricoles relevant de cette branche sont aussi concernés par la nouvelle durée légale à partir du 1 er septembre 1999 (quel que soit l effectif de l établissement) pour les personnels administratifs et techniques (PAT), les personnels de vie scolaire (PVS), les formateurs en formation continue ou en apprentissage et les documentalistes. La nouvelle durée légale du travail passe donc à 35 heures par semaine ou 151,67 heures par mois pour les contrats mensualisés, et à 1600 heures pour les contrats annualisés (ce nombre ne tient pas compte de la journée de solidarité) ; pour organiser la répartition de la durée de travail sur l année, il faut un accord de branche ou un accord d entreprise. Attention, les différents accords prévoient des durées conventionnelles annuelles du travail différentes, le nombre de jours de congés conventionnels attribués aux salariés différant d une catégorie à l autre (le nombre de semaines de congés payés légaux étant de 5 semaines) Pour les salariés à temps complet (nous vous rappelons qu à cette époque il s agit de ceux dont l horaire contractuel est supérieur ou égal à 80 % de la durée légale du travail, soit les salariés dont l horaire hebdomadaire moyen est compris entre 28 heures et 35 heures), la réduction du temps de travail peut être effectuée : en réduisant la durée quotidienne du travail (exemple : journée de 7h48mn qui passe à 7h 5 jours de 7 heures = 35 heures pour la semaine), en réduisant la durée hebdomadaire du travail (exemple : le salarié ne travaille plus le vendredi aprèsmidi et conserve sa durée de travail quotidienne pour les autres journées), en réduisant la durée mensuelle du travail (exemple : le salarié ne travaille plus le vendredi une semaine sur deux), en réduisant la durée annuelle de travail par l octroi de jours de repos sur l année, en aménageant la durée du travail sur l année selon une amplitude dépendant de l activité dans l établissement ; c est la modulation. Période de modulation Il s agit de la période au cours de laquelle est mise en œuvre la modulation du temps de travail ; cette période s apprécie sur 12 mois et est fixée par l accord de branche sur la réduction de la durée effective et l aménagement du temps de travail. Pour un contrat de travail inférieur à 12 mois, on ne peut pas appliquer de modulation. Dans l enseignement privé sous contrat ou dans l enseignement catholique agricole, cette période correspond à une année scolaire (de septembre à août) ; cette période peut toutefois changer par accord d entreprise. Pour les salariés à temps partiel (nous vous rappelons qu à cette époque il s agit de ceux dont l horaire contractuel est inférieur à 80 % de la durée légale du travail, soit les salariés dont l horaire hebdomadaire moyen est inférieur à 28 heures), la réduction du temps de travail peut être effectuée : en réduisant la durée quotidienne du travail, en gardant la durée de travail précédente mais en augmentant proportionnellement la rémunération brute, en panachant les deux méthodes ci-dessus, en aménageant la durée du travail sur l année par une alternance de périodes travaillées et non travaillées ; c est le temps partiel annualisé ou l intermittence. Période d annualisation Ces deux nouvelles méthodes d aménagement du temps de travail s apprécie sur la même période de temps que celle liée à la modulation. Les modalités retenues doivent avoir pour effet de favoriser l emploi par la création d heures ou le maintien de l horaire des salariés à temps partiels qui le souhaitent. Page 8

9 4. LA LOI AUBRY II (LOI N ) La loi Aubry II du 19 janvier 2000 modifie la notion de temps complet et de temps partiel en s alignant sur la définition européenne du temps complet ; elle entre en application le 1 er février Désormais, un salarié à temps complet est un salarié dont l horaire de travail effectif correspond à la durée légale ou conventionnelle du travail (et non plus 80% ou plus de la durée légale ou conventionnelle du travail) ; un salarié à temps partiel est, dès lors, un salarié dont l horaire de travail effectif est inférieur à la durée légale ou conventionnelle du travail. Cette nouvelle définition remet en cause le contrat de modulation à temps complet utilisé pour les salariés dont l horaire de travail hebdomadaire moyen sur l année était compris entre 28 heures et 35 heures car considérés jusqu alors comme des salariés à temps complet et devenus depuis des salariés à temps partiel. La loi Aubry II permet un nouveau type de contrat : le temps partiel modulé. Les contrats conclus précédemment ne sont pas forcément remis en cause par tous les accords de branche, les signataires de ces accords ne les ayant pas jugés moins avantageux pour le salarié que les nouveaux contrats. Il en résulte donc les différents contrats suivants : Enseignement privé sous contrat pour les salariés à temps complet : o contrat à horaire hebdomadaire constant de 35 heures, o contrat de modulation à temps complet, o réduction du temps de travail sous forme de jours de repos. pour les salariés à temps partiel : o contrat à horaire hebdomadaire constant, o contrat de modulation à temps complet (salariés travaillant entre 28 et 35 heures en moyenne sur l année), o contrat à temps partiel annualisé (salariés dont le temps de travail est inférieur en moyenne sur l année à 28 heures), o réduction du temps de travail sous forme de jours de repos. Le contrat de modulation à temps partiel tel que défini par la loi Aubry II ne peut être conclu que par un accord d entreprise. Enseignement catholique agricole relevant de l article L du code rural pour les salariés à temps complet : o contrat à horaire hebdomadaire constant de 35 heures, o contrat de modulation à temps complet, o réduction du temps de travail sous forme de jours de repos. pour les salariés à temps partiel : o contrat à horaire hebdomadaire constant, o contrat de modulation à temps partiel (salariés dont le temps de travail mensuel moyen sur l année est supérieur ou égal à 60 heures OU salariés dont le temps de travail hebdomadaire moyen sur l année est supérieur ou égal à 15 heures), o contrat d intermittence (certains salariés relevant de la catégorie des PAT et dont l horaire de travail effectif annuel est supérieur ou égal à 779 heures), o réduction du temps de travail sous forme de jours de repos. 5. LA LOI DU 20 AOÛT 2008 Le dispositif de modulation du temps de travail a été abrogé par la loi du 20 août 2008 laquelle ne remet pas en cause les accords conclus sous l emprise du droit antérieur. Les entreprises peuvent toutefois négocier un aménagement du temps de travail dans le cadre nouveau de cette loi qui permet un mode unique d aménagement du temps du travail qui se substitue à quatre modes établis par les lois précédentes (cycles, modulation, jours de repos supplémentaires JRTT, temps partiel modulé) L article L du code du travail instaure, en matière d aménagement du temps de travail, la primauté à l accord d entreprise ou d établissement par rapport à l accord de branche. Page 9

10 En résumé : Mensualisation Annualisation Autres modes d aménagement fixe un horaire régulier au salarié sur le contrat de travail, l horaire de travail est exprimé à la semaine ou au mois si un calendrier est tenu (pas obligatoire), il comprend des périodes travaillées et des périodes de congé payé le nombre de jours fériés/chômés de l année n a aucune incidence sur l horaire de travail du salarié pas de semaine à 0 heure et pas de RTT dans ce type de contrat durée légale hebdomadaire : 35 h durée légale mensuelle : 151,67 h contrats possibles : o contrat à horaire hebdomadaire constant à temps complet o contrat à horaire hebdomadaire constant à temps partiel fixe un horaire qui varie selon une amplitude définie et en fonction de l intensité du travail dans l établissement sur le contrat de travail, l horaire de travail est exprimé à l année (en précisant si cet horaire tient compte ou non des jours fériés/chômés) la tenue d un calendrier est obligatoire ; il contient des périodes travaillées, des périodes de congés payés et éventuellement des semaines à 0 heure le nombre de jours fériés/chômés de l année a une incidence sur le calendrier dans la mesure où les barèmes ont été définis par rapport à un nombre de jours fériés/chômés moyen qui peut différer du nombre de jours fériés/chômés de l année il peut y avoir des RTT dans ces contrats même si ce n est pas courant durée légale année : 1600 h (sans tenir compte de la journée de solidarité) durée conventionnelle année : selon les catégories de salariés (voir accords) contrats possibles : o contrat de modulation à temps complet o contrat de modulation à temps partiel o contrat à temps partiel annualisé o contrat d intermittence fixe un horaire hebdomadaire réel au salarié supérieur à l horaire hebdomadaire moyen du contrat ; le temps au-delà de l horaire hebdomadaire moyen du contrat est ainsi capitalisé et peut ensuite être pris sous forme de journée ou ½ journées de repos le contrat indique l horaire de travail réel hebdomadaire ou mensuel, l horaire de travail moyen rémunéré et le nombre de jours de repos RTT la tenue d un calendrier est importante dans la mesure où le salarié n acquiert des jours de RTT qu après les avoir capitalisés ; il contient des périodes travaillées, des périodes de congé payé et des jours RTT le nombre de jours fériés/chômés de l année n a aucune incidence sur l horaire de travail du salarié pas de semaine à 0 heure mais des jours de RTT dans ce type de contrat nombre de jours de RTT dépendant du nombre d heures effectuées au-delà de l horaire hebdomadaire moyen du contrat contrats possibles : o contrat à temps complet avec jours de repos supplémentaires o contrat de travail à temps partiel avec jours de repos supplémentaires Page 10

11 MÉTHODES D AMÉNAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL 1. AVANT DE COMPRENDRE LES DIFFÉRENTS CONTRATS Les différents accords liés à la réduction de la durée légale du travail et à l aménagement du temps de travail ont conduit à la mise en place de nouveaux contrats que l on peut scinder en deux grandes familles différentes : les contrats liés à la mensualisation ; ce sont les contrats «classiques» qui permettent au salarié de travailler selon le même horaire toutes les semaines de l année, exception faite des périodes de congés payés. Le temps de travail est alors fixé hebdomadairement ou mensuellement, les contrats liés à l annualisation ; ce sont les contrats qui permettent au salarié de faire varier son rythme de travail d une semaine à l autre en fonction de l activité de l entreprise, exception faite des périodes de congés payés. Le temps de travail est alors fixé annuellement sur une période de 12 mois appelée période de modulation ou d annualisation. Nous vous rappelons que les contrats liés à l annualisation doivent être prévus par un accord de branche ou d entreprise fixant les modalités de ces aménagements ; on y retrouvera entre autres : les conditions et délais de prévenance des changements de durée ou d horaire de travail, les limites pour le décompte des heures supplémentaires, les conditions de prise en compte, pour la rémunération des salariés, des absences ainsi que des arrivées et départs en cours de période, les modalités de communication et de modification de la répartition de la durée et des horaires de travail lorsque l accord concerne les salariés à temps partiel. Afin de permettre au salarié de bénéficier d une rémunération stable quel que soit l horaire de travail effectué, l accord peut permettre que la rémunération mensuelle des salariés concernés par l une des méthodes liées à l annualisation soit indépendante de l horaire réel ; dans ce cas, la rémunération peut être lissée sur l année selon les conditions fixées par l accord. 2. LES CONTRATS À HORAIRE CONSTANT Définition C est le contrat «classique» dont l horaire hebdomadaire est le même toute l année, pour toutes les semaines travaillées ; l horaire est donc constant et les seules périodes non travaillées sont les périodes de congé payé. Contrat de travail La durée du travail indiquée sur le contrat fait référence à un horaire hebdomadaire ou mensuel (151,67 heures) ; dans ce type de contrat, l horaire ne doit surtout pas être indiqué annuellement puisque nous sommes ici dans un contrat mensualisé. Jours fériés Les salariés ayant ce type de contrat bénéficient de la totalité des jours fériés dans les conditions de droit commun. Calendrier Le calendrier n est pas obligatoire ; il permet toutefois de repérer les plages de congé payé. Dans la mesure où le calendrier est tenu pour le salarié, il ne doit pas comporter de nombre annuel d heures à effectuer (on laissera donc zéro) A. LE CONTRAT À HORAIRE HEBDOMADAIRE CONSTANT À TEMPS COMPLET Dans ce type de contrat, le salarié effectue 35 heures toutes les semaines de l année, exception faite des périodes de congé payé ; il n y a pas de semaine à 0 heure ni de jour de repos supplémentaire. Limite des 35 heures Les heures effectuées en plus de celles fixées par contrat sont des heures supplémentaires. Semaine de travail Page 11

12 B. LE CONTRAT À HORAIRE HEBDOMADAIRE CONSTANT À TEMPS PARTIEL Le salarié effectue un temps de travail hebdomadaire inférieur à 35 heures, mais restant identique toute l année exception faite des périodes de congé payé ; là encore, il n y a pas de semaine à 0 heure ni de jour de repos supplémentaire. Limite des 35 heures Les heures effectuées en plus de celles fixées par contrat sont des heures complémentaires. Semaine de travail 3. LES CONTRATS LIÉS À L ANNUALISATION DU TEMPS DE TRAVAIL Définition D une semaine à l autre, l activité de l entreprise peut être irrégulière, du fait de son caractère saisonnier, de certaines catégories de salariés qui ne peuvent travailler que quand les élèves sont présents. Pour adapter le rythme de travail des salariés à celui de l activité, et éviter ainsi les heures supplémentaires dans les périodes de haute activité ou le chômage partiel dans les périodes de basse activité, l entreprise peut répartir la durée du travail sur une période égale à l année. Une seule condition est toutefois nécessaire : une convention ou un accord collectif doit l y autoriser et en prévoir les modalités. Contrat de travail La durée du travail indiquée sur le contrat est fixée dans un cadre annuel et non plus hebdomadaire. Elle est indiquée en excluant les jours fériés. Sur le bulletin, il peut être indiqué un horaire hebdomadaire moyen lissé qui permet au salarié de percevoir une rémunération brute constante tous les mois (hors primes et indemnités exceptionnelles) ; le salarié aura donc sur son bulletin de salaire un horaire mensuel moyen qui ne reflète pas son temps de travail mensuel réel. Nous vous rappelons trois éléments importants liés à l annualisation du temps : 1. pour établir un contrat de travail annualisé il faut un accord collectif (qu ils soient de branche, d entreprise ou d établissement), 2. la loi du 20 août 2008 donne la primauté à l accord d entreprise ou d établissement par rapport à l accord de branche, 3. la durée du contrat doit au moins être égale à douze mois. Les contrats liés à l annualisation se répartissent en deux catégories : 1. les contrats qui relèvent de la modulation, 2. les contrats qui ne relèvent pas de la modulation. Tous les contrats liés à l annualisation reflètent le même esprit puisqu il s agit de répartir le temps de travail du salarié sur l année ; dans un contrat de modulation, la semaine travaillée ne peut pas dépasser une limite haute ni descendre en-dessous d une limite basse (celles-ci sont fixées par l accord collectif) Jours fériés Le temps de travail annualisé reste constant quelles que soient les variations liées au calendrier (années bissextiles, place des jours fériés sur le calendrier ) ; la durée annuelle de travail ne doit donc pas être recalculée chaque année en fonction de ces variations (lors du calcul des durées annuelles de travail, les accords collectifs ont tenu compte d un nombre moyen de jours fériés sur l année : 10 jours dans l enseignement privé sous contrat) Calendrier Le calendrier est obligatoire ; il doit être remis au salarié au démarrage de la période de modulation, ainsi qu à chaque modification. Lorsque le calendrier est établi, il doit indiquer toutes les heures de travail ; il est interdit de constituer des «réserves d heures». Sur le calendrier, on trouve les périodes travaillées avec leur horaire, les périodes de congé payé, les semaines à 0 heure, voire les jours de repos supplémentaires. Page 12

13 Les contrats présentés dans les pages suivantes sont ceux qui résultent des accords de branche relatifs à la réduction de la durée effective et à l aménagement du temps de travail de l enseignement privé sous contrat et de l enseignement catholique agricole relevant de l article L du code rural ; pour les entreprises relevant d autres accords, nous vous conseillons de prendre connaissance de ces autres accords. A. LE CONTRAT DE MODULATION À TEMPS COMPLET Ce type de contrat concerne les salariés à temps complet, c est-à-dire ceux dont l horaire de travail hebdomadaire est égal à 35 heures en moyenne sur l année (hormis les périodes de congé payé) ; en réalité le salarié va avoir un rythme de travail lié à l activité de l entreprise et il va donc effectuer un horaire de travail hebdomadaire effectif qui va varier d une semaine à l autre avec des semaines où le temps de travail va dépasser les 35 heures et sera compensé par d autres semaines où il va travailler moins, voire pas du tout : ce sont les semaines à 0 heure. C est l exemple du surveillant à temps complet des établissements scolaires dont le travail est lié à la présence des élèves ; comme les périodes de congés payés ne correspondent pas à la totalité des vacances scolaires, les semaines à 0 heures viennent en complément pour former les périodes non travaillées par le salarié ; en compensation, celui-ci effectue des semaines qui dépassent les 35 heures. Le nombre de semaines de congé payé et de semaines à 0 heure sont fixés par convention collective. Ce type de contrat est toujours en vigueur dans l enseignement privé sous contrat et dans l enseignement catholique agricole. Dans ce type de contrat, le temps de travail varie d une semaine à l autre (sur les périodes dites travaillées, c est-à-dire hors périodes de congé payé et semaines à 0 heure) selon une amplitude qui ne peut dépasser une limite haute et une limite basse fixées par accord. Dans ce type de contrat on trouve donc des semaines à 0 heure qui sont placées dans le planning du salarié en début de période Limite haute de modulation ; ces périodes sont immuables. Les heures effectuées en plus de celles fixées par contrat sont Limite des 35 heures des heures supplémentaires. Limite basse Semaine de travail B. LE CONTRAT DE MODULATION «28-35» Ce type de contrat concerne les salariés dont l horaire de travail hebdomadaire moyen sur l année (hormis les périodes de congé payé) est compris entre 28 heures et 35 heures ; en réalité le salarié va avoir un rythme de travail lié à l activité de l entreprise et il va donc effectuer un horaire de travail hebdomadaire effectif qui va varier d une semaine à l autre avec des semaines où le temps de travail va dépasser les 35 heures et sera compensé par d autres semaines où il va travailler moins, voire pas du tout : ce sont les semaines à 0 heure. Ce type de contrat est toujours en vigueur dans l enseignement privé sous contrat car il résulte du même accord que le contrat de modulation à temps complet, les salariés concernés étant à l époque de la signature de l accord considérés comme des salariés à temps complet. Depuis, du fait de la loi AUBRY II, ces salariés sont devenus des salariés à temps partiel mais cette méthode a été maintenue pour eux dans l enseignement privé sous contrat alors que l enseignement catholique agricole a modifié son accord pour prévoir à la place le contrat de modulation à temps partiel. Dans ce type de contrat, le temps de travail varie d une semaine à l autre (sur les périodes dites travaillées, c est-à-dire hors périodes de congé payé et semaines à 0 heure) selon une amplitude qui ne peut dépasser une limite haute et une limite basse fixées par accord. Page 13

14 Dans ce type de contrat on trouve donc des semaines à 0 heure qui sont placées dans le planning du salarié en début de période de modulation ; ces périodes sont immuables. Les heures effectuées en plus de celles fixées par contrat sont des heures complémentaires ou des heures supplémentaires selon les semaines où elles sont faites. Limite haute Limite des 35 heures Limite basse Semaine de travail C. LE CONTRAT DE MODULATION À TEMPS PARTIEL Ce type de contrat n existe pas dans l accord de branche de l enseignement privé sous contrat, il faut donc un accord d entreprise pour l autoriser. L accord de branche de l enseignement catholique agricole permet ce type d aménagement pour les contrats de travail à temps partiel d une durée hebdomadaire moyenne sur l année (hormis les périodes de congé payé) supérieure ou égale à 15 heures ou d une durée mensuelle moyenne supérieure ou égale à 60 heures. Dans ce type de contrat, le temps de travail varie d une semaine à l autre (sur les périodes dites travaillées, c est-à-dire hors périodes de congé payé et semaines à 0 heure) selon une variation qui ne peut dépasser le tiers de la durée hebdomadaire moyenne prévue au contrat. De plus, la limite haute hebdomadaire ne peut jamais atteindre la limite des 35 heures. Dans ce type de contrat on trouve donc des semaines à 0 heure qui sont placées dans le planning du salarié en début de période de modulation ; ces périodes sont immuables. Avec ce type de contrat il ne peut y avoir ni heure complémentaire ni heure supplémentaire ; les heures effectuées en plus de celles définies au contrat sont réintégrées dans le contrat de travail. Limite haute : +1/3 horaire hebdomadaire moyen prévu au contrat Semaine de travail Limite des 35 heures Limite basse : -1/3 horaire hebdomadaire moyen prévu au contrat D. LE CONTRAT ANNUALISÉ À TEMPS PARTIEL Ce type de contrat concerne les salariés dont l horaire de travail hebdomadaire moyen sur l année (hormis les périodes de congé payé) est inférieur à 28 heures ; là-encore le salarié va avoir un rythme de travail lié à l activité de l entreprise et il va donc effectuer un horaire de travail hebdomadaire effectif qui va varier d une semaine à l autre avec des semaines où le temps de travail peut dépasser les 35 heures et sera compensé par d autres semaines où il va travailler moins, voire pas du tout : ce sont les semaines non travaillées. Ce type de contrat est toujours en vigueur dans l enseignement privé sous contrat ; l accord de l enseignement catholique agricole prévoit plutôt le contrat intermittent ou le contrat de modulation à temps partiel. Dans ce type de contrat, le temps de travail varie d une semaine à l autre (sur les périodes dites travaillées, c est-à-dire hors périodes de congé payé et semaines non travaillées) sans les limites haute et basse imposées par la modulation. Dans ce type de contrat on trouve donc des semaines non travaillées qui sont placées dans le planning du salarié en début de période de modulation ; ces périodes sont immuables. Les heures effectuées en plus de celles fixées par contrat sont Limite des 35 heures des heures complémentaires, mais le salarié peut aussi se voir rémunérer des heures supplémentaires dans certains cas. Semaine de travail Page 14

15 E. LE CONTRAT INTERMITTENT Avec le contrat intermittent, le salarié alterne des périodes travaillées et des périodes non travaillées. Le contrat de travail intermittent donne lieu au versement d une indemnité d intermittence. L accord de branche de l enseignement privé sous contrat ayant mis en place un système au moins comparable à celui de l intermittence (temps partiel annualisé), le contrat d intermittence n existe pas dans cet accord. Dans l enseignement catholique agricole relevant de l article L du code rural, l accord autorise le contrat de travail intermittent mais dans les conditions suivantes : le contrat de travail doit être à durée indéterminée, il ne concerne que certains salariés de la catégorie des personnels administratifs et techniques (PAT) que sont les secrétaires bureautique et secrétaires comptables, les agents administratifs, les techniciens comptables, les agents de service d entretien, les agents d entretien polyvalents, les agents et techniciens de laboratoire, les infirmiers, les assistants sanitaires, les chauffeurs de car, les agents de service de cuisine restauration, les agents de restauration, les cuisiniers et chefs de cuisine et enfin les chefs de restauration, le contrat doit être conclu sur la base annuelle minimale correspondant à un mi-temps, soit 779 heures. La rémunération du salarié est calculée sur la base de son horaire de travail effectif (plus les périodes de congés payés) ; l indemnité d intermittence est calculée sur la base de 15 % de la rémunération que le salarié aurait touchée s il avait travaillé pendant les périodes d inactivité. Les heures effectuées en plus de celles fixées par contrat sont des heures complémentaires. 4. LES AUTRES AMÉNAGEMENTS D autres possibilités sont prévues par les accords de branche, permettant un aménagement «hybride» entre la mensualisation et l annualisation du temps de travail ; c est par exemple le cas des contrats à temps complet ou à temps partiel avec jours de repos supplémentaires. Ceux-ci peuvent être pris séparément, ou de façon regroupée, tout au long de l année dans les conditions fixées par l accord. Ils doivent être pris avant la fin de la période d annualisation ; ils ne peuvent pas être reportés sur la période d annualisation suivante. Définition Ce type d aménagement permet au salarié de travailler sur un horaire hebdomadaire effectif supérieur à son horaire de travail moyen rémunéré, en compensation de jours de repos supplémentaires que le salarié acquiert pour toutes les heures effectuées au-delà de cet horaire moyen. Contrat de travail La durée du travail indiquée sur le contrat est dans un cadre hebdomadaire ou mensuel. L horaire effectif hebdomadaire peut alors dépasser la limite des 35 heures tout en étant inférieur ou égal à celle des 39 heures. Il peut être indiqué un horaire hebdomadaire moyen lissé qui permet au salarié un salaire constant tous les mois (hors primes et indemnités exceptionnelles) ; le salarié aura donc sur son bulletin de salaire un horaire mensuel moyen qui ne reflète pas son temps de travail mensuel réel. Jours fériés Les salariés ayant ce type de contrat bénéficient de la totalité des jours fériés dans les conditions de droit commun. Calendrier Le calendrier est important ; il permet de valoriser et d enregistrer les jours de repos supplémentaires. Ceux-ci ne sont pas assimilables à des périodes de congé payé ni à des semaines à 0 heure ; leur nombre est lié au total d heures effectuées au-delà de la durée hebdomadaire moyenne du contrat. Il en résulte que les absences de tous ordres, sauf lorsque la durée de ces périodes est assimilée à du travail effectif au regard de la durée du travail, réduisent à due proportion le nombre de jours de repos supplémentaires. Page 15

16 A. LE CONTRAT À TEMPS COMPLET AVEC JOURS DE REPOS SUPPLÉMENTAIRES Ce type de contrat concerne les salariés à temps complet qui ont conservé leur horaire hebdomadaire au-delà des 35 heures ; le temps de travail est alors réduit par l attribution de jours ou demi-journées de repos supplémentaires, dont le nombre est calculé sur la base des heures effectuées au-delà de la limite hebdomadaire des 35 heures. Cette méthode n est possible que pour des contrats d une durée supérieure ou égale à douze mois. Les heures effectuées en plus de celles fixées par contrat sont des heures supplémentaires. De plus, les jours de repos supplémentaires non pris sont convertis en heures supplémentaires depuis la loi sur le rachat des RTT. Limite des 35 heures Heures capitalisées en jours de repos supplémentaires Semaine de travail B. LE CONTRAT À TEMPS PARTIEL AVEC JOURS DE REPOS SUPPLÉMENTAIRES Ce type de contrat concerne les salariés à temps partiel dont l horaire hebdomadaire moyen effectif est inférieur à la limite hebdomadaire des 35 heures ; le temps de travail est alors réduit par l attribution de jours ou demi-journées de repos supplémentaires, dont le nombre est calculé sur la base des heures effectuées au-delà de la limite hebdomadaire moyenne du contrat. Cette méthode n est possible que pour des contrats d une durée supérieure ou égale à douze mois. Limite des 35 heures Heures capitalisées en jours de repos supplémentaires Horaire hebdomadaire moyen Semaine de travail Page 16

17 5. LES ÉLÉMENTS À RETENIR SUR LES DIFFÉRENTS CONTRATS Nous venons de voir que plusieurs méthodes liées à l annualisation du temps de travail sont possibles ; toutefois, il est important de bien comprendre les différences qui existent entre la modulation et les autres méthodes liées à l annualisation du temps de travail. En ce qui concerne l intendance à déployer dans la construction d un calendrier, toutes les méthodes liées à l annualisation du temps de travail se ressemblent. Le calendrier n est en fait qu une alternance de périodes travaillées et non travaillées (période de congé payé, semaine à 0 heure, jours de RTT, période non travaillée) et la rémunération peut être lissée aussi bien pour un salarié à temps complet que pour un salarié à temps partiel (avec l accord du salarié) Dans le cadre de la modulation, que ce soit pour un temps complet modulé ou un temps partiel modulé, le temps de travail hebdomadaire varie selon les semaines travaillées à l intérieur d une plage horaire fixant la durée hebdomadaire minimale et maximale. Enseignement privé sous contrat Pour un contrat modulé à temps complet durée minimale hebdomadaire : 18 heures durée maximale hebdomadaire : 40 heures le nombre de semaines consécutives à 40 heures ne peut pas excéder 12 (le risque est limité du fait des vacances scolaires et des semaines à 0 heure) Pour un contrat modulé à temps partiel ne s applique pas dans le cadre de cet accord de branche Enseignement catholique agricole relevant de l article L du code rural Pour un contrat modulé à temps complet durée minimale hebdomadaire : 0 heures durée maximale hebdomadaire : 42 heures le nombre de semaines consécutives dépassant 39 heures ne peut pas excéder 12 (le risque est limité du fait des vacances scolaires et des semaines à 0 heure) Pour un contrat modulé à temps partiel durée minimale hebdomadaire : - 1/3 de l horaire contractuel moyen hebdomadaire * durée maximale hebdomadaire : + 1/3 de l horaire contractuel moyen hebdomadaire sans toutefois atteindre la limite de 35 heures Pour les autres dispositifs liés à l annualisation (temps partiel annualisé et intermittence), les limites hebdomadaires maximale et minimale n existent pas. Toutes les méthodes liées à la réduction ou à l aménagement de la durée du travail sont différentes ; nous le verrons dès lors que seront abordées les heures complémentaires et supplémentaires, ainsi que les absences. Il est donc important de bien les assimiler et de bien vérifier que le salarié remplit les conditions pour en bénéficier. Pour une surveillance accrue des différents horaires de travail, un outil de gestion est indispensable : le calendrier. Il permet de fixer l horaire de travail du salarié jour par jour, ses périodes de congés, éventuellement les semaines à 0 h ou les jours de repos supplémentaires appelés jours de RTT. Lorsque l horaire du salarié est annualisé, le calendrier annuel devient obligatoire pour le salarié ; il doit lui être remis en début de période d annualisation et doit comporter les éléments suivants : les semaines travaillées avec leur horaire de travail, les périodes de congés payés, les semaines à 0 heure ou les périodes non travaillées, l horaire effectif total annuel à réaliser (sans tenir compte des jours fériés) Le rôle du calendrier pour l employeur est de vérifier que le salarié a bien accompli son horaire de travail annuel, de recenser les différentes absences du salarié et enfin de pouvoir justifier des heures complémentaires et supplémentaires et notamment du dispositif TEPA lié à ces heures. * La durée de travail effectif quotidienne ne peut pas être inférieure à 2 heures. Page 17

18 6. RAPPEL DES DURÉES ANNUELLES DE TRAVAIL POUR UN TEMPS COMPLET Nous avons vu que la durée légale annuelle pour un temps complet est fixée à 1600 heures (sans tenir compte de la journée de solidarité) ; cette durée peut être différente selon les conventions collectives. Il en est ainsi pour l enseignement privé sous contrat Catégories de salariés semaines de congés PSAE (hors ASEM) 6 (36 jours ouvrables) PSAE (ASEM) 8,5 (51 jours ouvrables) horaire annuel (jours fériés inclus) (52-6 x 35) = 1610 (52-8,5) x 35 = 1520 horaire annuel (jours fériés exclus) (52-7,5) x 35 = 1558 (52-10) x 35 = 1470 semaines à 0 heure 3,5 (obligatoire) * (21 jours ouvrables) Personnels d éducation (catégories 1, 2 et 3) 9,67 (58 jours ouvrables) (52-9,67) x 35 = 1482 (52-11,17) x 35 = ,33 (obligatoire) * (20 jours ouvrables) Personnels d éducation (catégorie 4) Personnels d éducation (catégorie 5) 6,33 (38 jours ouvrables) 6 (36 jours ouvrables) Documentalistes 7,5 (45 jours ouvrables) (52-6,33) x 35 = 1596 (52-6) x 35 = 1610 (52-7,5) x 35 = 1558 (52-7,83) x 35 = 1546 (52-7,5) x 35 = 1558 (52-9) x 35 = ,67 (obligatoire) * (22 jours ouvrables) 3,5 (obligatoire) * (21 jours ouvrables) Attention : la convention collective des PSAEE (version de décembre 2010, suite à la reclassification des PSAEE) a fait disparaître toute référence aux anciennes catégories (AES, ASEM, personnels d éducation ) ; les salariés en poste avant le 1 er janvier 2011 gardent les barèmes qui figurent sur leur contrat de travail tant que la convention collective n a pas révisé ceux-ci ; pour les salariés embauchés depuis le 1 er janvier 2011, nous vous conseillons de prendre contact auprès des organisations représentatives de l Enseignement privé sous contrat afin de connaître les horaires à appliquer. et pour l enseignement catholique agricole : Catégories de salariés PAT Formateurs en formation continue et apprentissage semaines de congés 6 (36 jours ouvrables) 7 (42 jours ouvrables) horaire annuel (jours fériés inclus) (52-6) x 35 = 1610 (52-7) x 35 = 1575 horaire annuel (jours fériés exclus) (52-7,5) x 35 = 1558 (52-8,5) x 35 = 1523 semaines à 0 heure PVS (responsables de la vie scolaire) 7 (42 jours ouvrables) (52-7) x 35 = 1575 (52-8,5) x 35 = 1523 PVS (éducateurs de la vie scolaire) PVS (assistants éducateurs de la vie scolaire) Documentalistes 10 (60 jours ouvrables) 10 (60 jours ouvrables) 11 (66 jours ouvrables) (52-10) x 35 = 1470 (52-10) x 35 = 1470 (52 11) x 35 = 1435 (52-11,5) x 35 = 1418 (52-11,5) x 35 = 1418 (52-12,5) x 35 = 1383 * Prévues par convention collective. Page 18

19 LES COMPOSANTS D UN CALENDRIER Nous allons maintenant découvrir les différents éléments qui composent un calendrier : certains vont servir de repère permettant de placer par la suite, selon chaque salarié, des périodes travaillées ou des périodes non travaillées (congé payé, semaine à 0 heure, jour de RTT) ; ces composants vont donc permettre de bâtir le calendrier de travail, les autres composants vont concerner directement le salarié (jour travaillé, jour de congé payé, jour de RTT ou semaine à 0 heure) ; ils permettent au salarié de savoir quel jour il travaille et quel jour il est au repos. Ces éléments seront renseignés directement dans le calendrier du salarié, calendrier qui, au départ, est la réplique du calendrier de travail. Il va donc falloir remplir un calendrier, vide au départ, selon des plages de couleur identifiant ces composants. 1. LE PARAMÉTRAGE DE L ANNUALISATION Avant de se lancer dans la création du calendrier de travail, nous avons vu qu il était important de positionner la période de modulation ou d annualisation. Elle va permettre d indiquer sur quelle période de 12 mois les horaires de travail annualisés vont être gérés. C est l accord de branche ou l accord d entreprise qui permet de définir cet élément ; pour cette raison, notre paramétrage va s effectuer dans la fiche de chaque société. Dans le logiciel de paie APLON VB, ce paramétrage est effectué à partir du menu Structures _ Société _ onglet «Divers» Dans la zone «Mois de début de la période de modulation» nous allons positionner 1 pour janvier si nous voulons une gestion sur l année civile, ou 9 pour septembre si nous voulons gérer l annualisation sur une année scolaire. Page 19

20 2. LES PÉRIODES «AUTOMATIQUES» Il s agit des périodes qui sont identiques à tous les salariés de toutes les entreprises ; ce sont les dimanches et les jours fériés. Pour le salarié, ces plages sont le plus souvent des périodes sans horaire. Dans le logiciel de paie APLON VB, ces périodes sont renseignées à partir du menu Dictionnaires _ Jours fériés / Vacances scolaires Pour accéder au calendrier il faut cliquer sur le bouton «Atteindre le détail». On peut remarquer que les dimanches sont positionnés automatiquement. Ils sont repérés par leur couleur gris foncé. Le calendrier de travail est toujours présenté sur une année civile ; à ce niveau d exploitation cela n est pas très gênant même pour les employeurs gérant une période d annualisation liée à l année scolaire. Il est très important de laisser le mois de début sur «janv.» afin de ne pas décaler l automatisme de recherche des jours fériés. Si l on exploite une année différente de l année civile, il faut alors mettre à jour les deux années civiles concernées (pour l année scolaire 2011/2012, on devra mettre à jour les éléments de l année civile 2011 et ceux de l année civile 2012 en basculant sur l année suivante par la flèche ). L année exploitée par défaut est toujours celle correspondant au mois de paie sur lequel on est positionné pour l entreprise traitée. Pour lancer l automatisme de recherche des jours fériés il faut cliquer sur le bouton «Calcul automatique». Les jours de congés payés sont positionnés en gris clair. Pour gérer les jours fériés manuellement (par exemple pour effacer un jour férié ou en rajouter d autres) on se reportera au paragraphe suivant. Page 20

21 3. LES PÉRIODES DÉPENDANT D UNE ENTREPRISE OU D UN ÉTABLISSEMENT Il s agit des périodes qui sont identiques à tous les salariés d une même entreprise ou d un même établissement ; ce sont les jours de fermeture et les périodes de congés scolaires. Pour le salarié, ces périodes sont le plus souvent des plages dans lesquelles seront positionnés les congés payés, les semaines à 0 heures ou certains jours de repos supplémentaires (jours de RTT) L application de paie APLON VB ne gère pas les jours de fermeture d établissement ou d entreprise ; nous verrons plus tard ce composant avec l outil GT35. Pour gérer les périodes de congés scolaires dans la paie APLON VB, il faut utiliser le même menu que celui permettant de placer les jours fériés (voir page précédente) Dans notre calendrier de travail sur lequel figure les dimanches et les jours fériés, nous allons maintenant apprendre à placer les périodes de congés scolaires. Comme exemple, nous allons définir la période des vacances de Toussaint en 2011 qui va du samedi 22 octobre jusqu au mercredi 2 novembre 2011 inclus. La 1 ère étape consiste à sélectionner la plage à traiter, à savoir les jours de début et de fin de cette période (si la période tient sur 2 années civiles distinctes, alors il faudra découper cette période par année civile comme c est le cas des vacances de Noël) Pour cela, il faut repérer le jour qui fixe la borne de départ (ce n est pas toujours facile car le repère du mois en haut et du jour à gauche ne sont pas forcément à côté) ; une astuce toutefois : en laissant le curseur de la souris positionné sur le type de jour (L pour lundi, M pour mardi ) on obtient une info-bulle qui contient la date en clair. Une fois que ce jour est repéré, il faut cliquer dessus avec le bouton gauche de la souris ; la case apparaît alors avec un fond de couleur différent. Nous allons procéder de la même manière avec le jour de fin de période (le mercredi 3 novembre pour notre exemple) mais pour que l application tienne compte aussi des jours intermédiaires situés entre ces deux «bornes», nous allons maintenir la touche du clavier enfoncée pendant que l on appuie sur le bouton gauche de la souris pour sélectionner le jour de fin de la période. Il ne nous reste plus qu à indiquer de quel type est cette période (jour férié, congés scolaires) ; pour cela, il faut cliquer sur le bouton droit de la souris alors que le curseur de celle-ci est toujours situé dans la zone de couleur rose. Une fois le menu apparu, il faut sélectionner l option choisie (congés scolaires dans notre cas) avec le bouton gauche de la souris. Les cases situées à droite de la période sélectionnée deviennent de couleur verte (gris clair si le choix s était porté sur jours férié). Page 21

22 Il est important de noter que certaines cases, déjà colorées, restent dans leur couleur (gris foncé pour les dimanches et gris clair pour les jours fériés) ; c est la règle des priorités. Un dimanche est prioritaire sur un jour férié qui est prioritaire sur un jour de congé scolaire. Cette règle ne peut pas être modifiée, dans la paie APLON VB. Pour effacer une période (jour férié ou congés scolaires) positionnée par erreur, on sélectionnera la zone renseignée par erreur de la même façon et choisira l option «Effacer période choisie». Quand une période n est constituée que d un seul jour (comme c est le cas des jours fériés) alors on clique sur le jour correspondant avec le bouton gauche de la souris, puis on clique avec le bouton droit de la souris en veillant à garder le curseur de la souris sur la zone en rose et on choisit l option correspondant à ce que l on veut faire (positionner ou effacer). Exercice 1 : Mise en place du calendrier de travail Positionnez le calendrier de travail sur 2012 et placez-y les jours fériés ; ensuite, vous placerez les périodes de congés scolaires suivantes : Toussaint : du 22 octobre au 2 novembre Hiver : du 18 février au 4 mars Noël : du 17 décembre au 2 janvier 2012 Printemps : du 14 au 29 avril Été : du 6 juillet au 31 août 4. LES PÉRIODES DÉPENDANT D UN SERVICE Il s agit des périodes qui sont identiques à tous les salariés d un même service, dans une entreprise ou un établissement ; ce sont les périodes hautes et basses pour les salariés dont le contrat de travail est annualisé. Ces plages permettent de rendre visible les semaines ou l horaire du salarié sera le plus élevé (période haute) et celles, à l inverse, où le salarié aura un horaire de travail plus faible (période basse) Il est à noter que selon les établissements, on pourra générer aussi des périodes «intermédiaires». L usage de ce composant n est pas indispensable ; il peut permettre dans une gestion de planning «pointue» de positionner, par service et par période haute, basse et intermédiaire, une alerte minimale en effectif (chiffrée en nombre minimal de personnes pour assurer le service à cette période) ou en temps de travail (chiffrée en nombre minimal d heures pour assurer le service à cette période) L application de paie APLON VB ne gère pas les périodes hautes, basses et intermédiaires ; nous verrons plus tard ce composant avec l outil GT LES PÉRIODES DÉPENDANT D UN SALARIÉ Il s agit des périodes qui vont composer le calendrier de travail du salarié ; on y retrouve les trois éléments que nous avons évoqués dans les différents contrats de travail : les jours travaillés, les périodes de congé payé, les semaines à 0 heure (ou les jours ou ½ journées de RTT pour les salariés dont le contrat de travail permet l octroi de jours de repos supplémentaires) Ces composants ne sont plus là pour identifier des repères sur le calendrier, mais vont plutôt permettre de valoriser l activité réelle de travail du salarié sur l année. À ce niveau de saisie, nous allons laisser le calendrier de travail (déjà constitué dans les paragraphes précédents) et utiliser, à la place, le calendrier de chacun des salariés concernés par l annualisation. Page 22

23 LA MISE EN PLACE D UN CALENDRIER AVEC LA PAIE APLON VB Nous allons maintenant apprendre à construire un calendrier pour un salarié à temps complet, puis pour un salarié à temps partiel ; dans ce dernier cas, nous allons évaluer l horaire hebdomadaire lissé en fonction de l horaire annuel effectif. Nous évoquerons enfin toute la problématique qui se pose dès lors que le salarié quitte l entreprise avant la fin de la période d annualisation et les modifications à apporter au calendrier. 1. POUR UN SALARIÉ À TEMPS COMPLET Dans le logiciel de paie APLON VB, on trouve le calendrier des salariés au niveau de leur fiche, à partir du menu Salariés _ sélection du salarié _ bouton «Calendrier» ; on peut aussi passer par le bulletin de paie du salarié en activant le menu Tableau de bord _ sélection du salarié _ bouton «Calendrier». On peut déjà constater les éléments suivants : le calendrier du salarié n est pas présenté sur l'année civile, comme pour le calendrier de travail, mais plutôt selon le paramétrage indiqué dans la fiche de la société (ici, l année scolaire), le calendrier affiché par défaut correspond au calendrier de travail ; toute modification apportée par la suite au calendrier de travail sera reportée automatiquement sur le calendrier du salarié, la période affichée (ici 2010/2011) est l année de modulation correspondant au mois dont la paie est en cours, les flèches gauche et droite situées de part et d autre du début de la période d annualisation permettent de visualiser le calendrier du salarié pour l année qui précède (flèche gauche) et de préparer le calendrier du salarié pour l année faisant suite à l année en cours (flèche droite) IMPORTANT : L année qui précède ne peut plus qu être visualisée ; il y a donc intérêt à terminer les modifications à apporter aux calendriers des salariés avant de clôturer le mois permettant de passer à une nouvelle période d annualisation (pour un établissement scolaire, après la clôture d août, on ne pourra plus apporter de modifications à ces calendriers) À l inverse, les modifications peuvent toujours être apportées aux calendriers de la période d annualisation en cours ou à venir. En bas du calendrier, nous trouvons les compteurs qui vont se mettre à jour automatiquement en fonction des divers composants qui seront placés sur le calendrier. On y trouve aussi le total d heures que le salarié doit faire sur la période de modulation ou d annualisation. A. MISE EN PLACE DE L HORAIRE ANNUEL PRÉVU AU CONTRAT Il consiste à indiquer l horaire annuel effectif qui figure sur le contrat de travail du salarié, jours fériés exclus. On peut aussi trouver cet horaire sur la convention collective dont le salarié dépend. Pour notre exemple, nous allons prendre un salarié à temps complet (M. GALLET Alain) faisant partie du personnel d éducation de catégorie 4 ; d après les éléments de la page 18, sa durée de travail effective annuelle est fixée à 1546 heures (jours fériés exclus) nous l indiquons dans le compteur situé au bas de son calendrier et réservé à cet effet ; il nous servira de repère. Page 23

24 B. MISE EN PLACE DES PÉRIODES TRAVAILLÉES Nous allons maintenant valoriser la semaine de travail du salarié ; celle-ci est aussi un des éléments qui figurent sur le contrat de travail. On la retrouve généralement sous la formulation suivante * : «La répartition des heures pendant les périodes travaillées sera la suivante : - Lundi : de h à h et de h à h soit h mn - Mardi : de h à h et de h à h soit h mn - Mercredi : de h à h et de h à h soit h mn - Jeudi : de h à h et de h à h soit h mn - Vendredi : de h à h et de h à h soit h mn - Samedi : de h à h et de h à h soit h mn» La partie qui nous intéresse est celle que nous avons mise en pointillés. Dans l application de paie APLON VB, elle devra être chiffrée non pas en heures et en minutes mais en heures et en centièmes d heure. Dans notre exemple, l horaire du salarié est de 8h30mn les lundis, mardis, mercredis et vendredis et de 4h les jeudis. Nous allons donc remplir la première semaine du calendrier. Attention : il faut impérativement remplir une semaine de 7 jours, même si celle-ci ne commence pas par un lundi. Vous pouvez aussi constater que l horaire est indiqué en centièmes d heure et non en minutes. Il nous faut maintenant dupliquer cette semaine sur toute la période d annualisation. Pour cela, nous allons procéder à cette opération par la méthode du «copier/coller». En premier lieu, il nous faut sélectionner la semaine de référence. Pour cela, nous allons utiliser la même méthode que celle qui nous a servi à positionner les périodes de congés scolaires : on clique avec le bouton gauche de la souris sur le type du jour figurant le début de la semaine (ici le J de jeudi), on clique avec le bouton gauche de la souris sur le type du jour figurant la fin de notre semaine de référence (ici le M de mercredi) tout en gardant enfoncée la touche du clavier. La semaine de référence est alors représentée sur un fond de couleur rose. Il suffit alors de cliquer avec le bouton droit de la souris alors que le curseur est positionné sur la partie en rose pour que s ouvre un menu. L option à choisir est «Copier période choisie» ; on la sélectionne en cliquant avec le bouton gauche de la souris. Avant de dupliquer ces éléments, il faut sélectionner le reste de l année. Pour cela, on agira selon la même méthode que ci-dessus, à savoir : on clique avec le bouton gauche de la souris sur le type du jour figurant le début de la période sur laquelle on va procéder à la recopie (ici le J du jeudi 8 septembre), on clique avec le bouton gauche de la souris sur le type du jour figurant la fin de notre période de recopie (ici le V du vendredi 31 août) tout en gardant enfoncée la touche du clavier. * Il peut y avoir deux semaines «type» dans l année ; celles-ci seront donc définies sur le contrat de travail et il faudra préciser sur quelles périodes de l année on les retrouve. Page 24

25 Il suffit alors de cliquer avec le bouton droit de la souris alors que le curseur est positionné sur la partie en rose pour que s ouvre le menu des options. L option à choisir, ici, est «Coller sur période choisie» ; on la sélectionne en cliquant avec le bouton gauche de la souris. La semaine de référence est désormais recopiée sur toutes les semaines de la période liée à l annualisation ; de ce fait, tous les compteurs au bas du calendrier sont automatiquement réévalués. Heures trav. Il s agit du total des heures indiquées dans les différentes cases du calendrier. Ce compteur évolue à chaque fois qu un horaire est modifié dans une des cases du calendrier. Lorsque le calendrier est finalisé, cet horaire doit être égal à celui du contrat de travail, nombre renseigné dans le compteur «Heures à faire». Heures à faire Ce nombre représente la durée de travail effective annuelle du salarié ; elle figure sur son contrat de travail. Attention, dans le cas où le temps de travail du salarié est indiqué sur un cycle hebdomadaire ou mensuel, dans son contrat de travail, il est important d indiquer 0 ici pour signifier que le salarié n a pas d horaire de travail annualisé. Ecart Il s agit de l écart entre les deux paramètres précédents ; il permet de vérifier si l horaire réel du salarié reflète bien l horaire prévu à son contrat de travail Quand ce paramètre est affiché sur fond rose, cela signifie que le salarié a effectué un horaire de travail réel supérieur à son horaire prévisionnel ; ainsi : un écart différent de zéro et sur fond blanc signifie que le salarié n a pas atteint son horaire prévisionnel (horaire du contrat de travail) ; en fin de période d annualisation cet écart signifiera une absence en heures sur le bulletin de paie (non automatisée), un écart différent de zéro et sur fond rose signifie que le salarié a réalisé un horaire supérieur à son horaire prévisionnel (horaire du contrat de travail) ; en fin de période d annualisation cet écart signifiera le versement d heures supplémentaires pour un salarié à temps complet (non automatisé) Page 25

26 C. MISE EN PLACE DES PÉRIODES NON TRAVAILLÉES Pour faire baisser le nombre d heures travaillées qui est largement supérieur à l horaire prévisionnel, il nous faut maintenant renseigner les périodes non travaillées ; nous allons commencer par celles qui dépendent de la loi ou de la convention collective : les congés payés. Toujours dans notre exemple, notre salarié bénéficie de 6,33 semaines de congé payé dont 4 semaines consécutives au moins à prendre pendant les congés scolaires d été, soit 38 jours ouvrables (6,33 semaines x 6 jours ouvrables = 38 jours ouvrables) dont 24 jours à prendre pendant les congés d été (4 semaines x 6 jours ouvrables = 24 jours ouvrables) Il prendra ses congés payés aux périodes suivantes : du 19 décembre 2011 au 2 janvier 2012 soit 13 jours ouvrables, du 16 juillet au 13 août 2012 soit 25 jours ouvrables. Nous allons placer chaque période de la même façon que nous avons positionné les périodes de congés scolaires, soit : on clique avec le bouton gauche de la souris sur le type du jour figurant le début de la période de congé payé, on clique avec le bouton gauche de la souris sur le type du jour figurant la fin de notre période de congé payé tout en gardant enfoncée la touche du clavier ; la période de congé payé est alors représentée sur un fond de couleur rose, il suffit alors de cliquer avec le bouton droit de la souris alors que le curseur est positionné sur la partie en rose pour que s ouvre le menu des options ; celle à choisir est «Période choisie -> Congés payés» ; on la sélectionne en cliquant avec le bouton gauche de la souris. Page 26

27 Il ne nous reste plus qu à placer les autres périodes non travaillées, à savoir, pour notre exemple, les semaines à 0 heure. Toujours dans notre exemple, notre salarié bénéficie de 3,67 semaines à 0 heure à placer sur les congés scolaires, soit 22 jours ouvrables (3,67 semaines x 6 jours ouvrables = 22 jours ouvrables) Il prendra ses «semaines à 0 heure» aux périodes suivantes : du 20 au 26 février 2012 soit 6 jours ouvrables, du 23 au 29 avril 2012 soit 6 jours ouvrables, du 14 au 24 août 2012 soit 10 jours ouvrables. Il nous suffit d appliquer le même principe que pour les congés payés, mais en prenant cette fois-ci l option «Période choisie -> Semaine à 0». Celles-ci apparaîtront alors sur fond jaune pour les différencier des périodes de congé payé. Après avoir positionné les périodes non travaillées, le calendrier du salarié est presque prêt. Nous pouvons remarquer que nos compteurs respectent bien le nombre de journées attribuées à chacune des périodes non travaillées, soit : 38 jours de congés payés 22 jours de «semaines à 0 heure» Seul le compteur des heures travaillées est erroné ; il devrait effectivement être égal à celui des heures à faire et il présente un écart de 1,00 heure qui peut être expliqué par plusieurs raisons : le nombre de jours fériés pris en compte dans l accord de branche pour évaluer la durée de travail effective sur l année est de 10 jours ; or, comme nous pouvons le constater au niveau des compteurs, seuls 9 jours sont réellement pris en compte sur l année 2011/2012 car certains jours fériés tels les 25 décembre et 1 er janvier «tombent» un dimanche (cela joue donc sur les décomptes de temps contrairement à un contrat à horaire constant), certains jours fériés se présentent un mercredi et le salarié n a pas le même horaire de travail ce jour-là par rapport à un autre jour de la semaine, 2012 est une année bissextile ; elle compte donc une journée de plus. Il nous faut quand même aligner les deux compteurs car l annualisation implique que l on ne doit pas faire de «réserve d heures» ; pour cela, nous allons ajouter 1,00 heure dans les périodes travaillées. Le 12 juillet 2012, l horaire de travail de 4,00 heures passera à 5,00 heures. Page 27

28 Nos compteurs sont désormais corrects, mais qu en est-il de chaque semaine? Nous ne devons pas oublier que la modulation (ce qui est le cas dans notre exemple puisque le salarié effectue un temps complet et a des semaines à 0 heure) implique des limites haute et basse pour chaque semaine travaillée ; sont-elles respectées? Pour cela, nous allons éditer le calendrier grâce aux boutons positionnés en bas à droite. Plusieurs questions sont alors posées : Répondre «Oui» provoque l édition du calendrier du salarié sans les périodes travaillées (par contre, les périodes de congé payé et les semaines à 0 heure sont bien représentées) ; cela permet d élaborer le calendrier du salarié sur papier ; cette possibilité, à nos yeux, n offre pas la souplesse de la réalisation directement sur l ordinateur. Le verrouillage du calendrier doit être fait dès lors que le salarié a accepté et signé son calendrier, au démarrage de la période d annualisation. Ce verrouillage n empêche pas la modification du calendrier, par la suite ; il prend simplement une image du calendrier au moment du verrouillage pour permettre d afficher en caractères gras toutes les modifications effectuées ultérieurement. Cela est intéressant pour repérer, par la suite, les semaines où le salarié a effectué des heures en plus. Page 28

29 Qu a, l édition du calendrier, de plus que la préparation du calendrier que nous venons de voir? Le total effectif des heures par semaine de travail (elles apparaissent en rouge). Ceci est important pour vérifier que les semaines entièrement travaillées ne sont pas supérieures à 40 heures et inférieures à 18 heures pour les salariés de l enseignement privé sous contrat, et pas supérieures à 42 heures dans l enseignement catholique agricole. Il est important de vérifier cela, la modulation imposant de rester dans les limites fixées par l accord (hormis les semaines incluant des congés payés ou des bouts de «semaines à 0 heure») On pourra aussi constater que même si l horaire mensuel lissé indiqué sur le bulletin indique 151,67 heures, l horaire réel mensuel varie d un mois sur l autre en fonction des périodes non travaillées. Cette variation est présentée en bas du calendrier ; on la retrouve aussi lors de la préparation du calendrier. Page 29

30 2. POUR UN SALARIÉ À TEMPS PARTIEL Dans le cas d un salarié à temps partiel pour lequel le temps de travail est annualisé, le principe de mise en place du calendrier ne change pas. Il est toutefois important de comprendre comment passer d un horaire de travail annualisé à un horaire hebdomadaire moyen lissé. Nous avons vu que les composants qui influent sur l horaire annuel du salarié sont les congés payés. Un salarié à temps partiel bénéficie du même nombre de jours de congés payés que le salarié à temps complet de la même catégorie de travail. Reprenons l exemple précédent du temps complet : Horaire annuel hors jours fériés : 1546 heures. Nombre de jours de congés : 38 jours (6,33 semaines) Nombre de jours fériés moyen prévu par l accord : 10 jours (1,5 semaine) Nombre de semaines à 0 heure : 22 jours (3,67 semaines) Son horaire hebdomadaire lissé est de 1546 heures / (52 6,33 1,5 semaines) = 35 heures Son horaire hebdomadaire moyen sur les périodes travaillées sera de 1546 / (52 6,33 1,5 3,67) = 38,17 h Prenons un salarié de la même catégorie de travail à temps partiel : Horaire annuel hors jours fériés : 1237 heures. Nombre de jours de congés : 38 jours (6,3 semaines) Nombre de jours fériés moyen prévu par l accord : 10 jours (1,5 semaine) Nombre de semaines à 0 heure : 22 jours (3,67 semaines) Son horaire hebdomadaire lissé est de 1237 heures / (52 6,33 1,5 semaines) = 28 heures Ceci est logique car 1237 heures représentent 80% de 1546 heures (soit du temps complet) ; l horaire hebdomadaire lissé est donc de 35 heures x 80% soit 28 heures. Son horaire hebdomadaire moyen sur les périodes travaillées sera de 1237 / (52 6,33 1,5 3,67) = 30,54 h Exercice 2 : Mise en place du calendrier d un salarié à temps partiel Dans cet exercice, les stagiaires provenant d un établissement dépendant de l enseignement privé agricole prendront les valeurs en rouge, les autres prendront les valeurs en vert. Mettez en place le calendrier de ALLIBERT Marc ; ce salarié fait partie du personnel d éducation de catég. 1 PVS. Il bénéficie de 9,67 10 semaines de congé payé (58 60 jours ouvrables) et de 3,33 semaines de «semaines à 0 heure» (20 jours ouvrables) L horaire effectif annuel du salarié est de heures (jours fériés exclus) ; son horaire hebdomadaire moyen lissé est de 22 heures. Le temps de travail du salarié est réparti sur la semaine de façon suivante : lundi : 4,50 h / mardi : 6,00 h / mercredi : 3,00 h / jeudi : 6,00 h / vendredi : 4,50 h Les congés payés sont pris aux périodes suivantes : Les semaines à 0 h correspondent aux périodes : du lundi 19 décembre 2011 au lundi 2 janvier 2012 du lundi 24 octobre au mercredi 2 novembre 2011 du lundi 9 vendredi 6 juillet au vendredi 31 août 2012 du lundi 20 au samedi 25 février 2012 du lundi 23 au samedi 28 avril 2012 Pour cadrer avec l horaire annuel de heures, le 1 er septembre 2011, le salarié travaillera 7 heures 4,5 heures au lieu des 6 prévues. Page 30

31 3. ARRIVÉE DU SALARIÉ EN COURS DE PÉRIODE D ANNUALISATION Lorsque le salarié bénéficie d un contrat annualisé à durée indéterminée, celui-ci contient des éléments évalués sur une période de modulation complète. Dès lors que la première année n est pas complète suite à une arrivée dans l entreprise au cours de l année d annualisation, il faut indiquer une clause particulière au contrat de travail afin de quantifier les éléments qui vont servir à la mise en place du calendrier de l année d arrivée. Cette clause permet de déterminer, pour la période qui va de la date d embauche du salarié à la date de fin de période d annualisation (le 31 août pour les accords de branche que nous avons vu jusqu ici), les éléments suivants : le temps de travail à accomplir sur cette période transitoire (semaines travaillées), les congés payés acquis sur cette période, la rémunération correspondante incluant les périodes de travail et de congé payé. Le contrat de travail anticipe donc cet aléa qu est l arrivée du salarié en cours de période d annualisation. 4. DÉPART DU SALARIÉ EN COURS DE PÉRIODE D ANNUALISATION Ce que le contrat ne prévoit pas, par contre, c est le départ du salarié avant la fin de la période d annualisation. Dans ce cas, la rémunération du salarié doit être régularisée sur la base du temps de travail réellement effectué au cours de la période d annualisation par rapport à l horaire hebdomadaire ou mensuel lissé qui figure sur le bulletin de paie. Pour cela, on peut suivre les démarches suivantes : a. évaluer l horaire effectif du salarié à partir de son calendrier (il s agit d un horaire hors jours fériés), b. convertir cet horaire jours fériés inclus (il suffit d appliquer à l horaire trouvé un ratio calculé de la façon suivantes : horaire annuel temps plein jours fériés inclus / horaire annuel temps plein jours fériés exclus) * cet horaire ne tient donc pas compte des périodes de congés payés, c. totaliser les heures payées qui figurent sur le bulletin de paie du salarié depuis le début de la période d annualisation jusqu au mois précédent le départ du salarié tout en n oubliant pas d enlever les heures liées aux congés payés, d. par différence on trouve les heures à payer sur le mois de départ du salarié ; par rapport à l horaire mensuel lissé on réajuste en plus ou en moins, e. verser en plus l indemnité de congés payés en prenant le % adéquat (variable selon la catégorie du salarié) des rémunérations depuis le début de la période moins les salaires déjà rémunérés au titre des congés payés. Exemple : le salarié fait partie des AES et il bénéficie d un contrat à temps partiel annualisé ; il démissionne le 20 février a. sur le calendrier du salarié, après avoir effacé les heures à partir du 21 février 2011, on constate un total d heures travaillées de 450 heures (ce compteur ne tient pas compte des jours fériés), b. afin de rajouter les jours fériés, on va appliquer au nombre d heures ci-dessus le ratio suivant : 1610 / 1558 (horaire annuel pour AES jours fériés inclus / horaire annuel pour AES jours fériés exclus) ; cela nous donne donc : 450 x 1610 / 1558 soit 465 heures, c. sur son contrat de travail, le salarié a été rémunéré sur un horaire mensuel régulier de 80 heures de septembre à janvier, et de 59 heures sur février (soit un total de 459 heures) et il n a pas pris de congé payé sur cette période, d. nous trouvons un écart de 465 heures 459 heures, soit 6 heures que l on doit rémunérer au salarié ; l horaire mensuel rémunéré de février sera donc : 59 heures + 6 heures, soit 65 heures. * Nous vous rappelons que ces horaires ont été donnés page 16. Page 31

32 LES ÉLÉMENTS QUI INFLUENT SUR LE CALENDIER 1. LES ABSENCES RÉMUNÉRÉES Dans le cadre de la modulation, les absences rémunérées ou indemnisées selon les dispositions légales ou conventionnelles ne sont en aucun cas récupérables par un salarié, et ce quelle que soit la période au cours de laquelle elles interviennent ; il en résulte qu un salarié absent pendant une semaine à 0 heure n a pas à récupérer cette absence sur une autre semaine travaillée. À l inverse, un salarié absent pendant une semaine normalement travaillée ne récupère pas les heures non effectuées sur une autre période. Lorsque la réduction du temps de travail prend la forme de jours de repos supplémentaires (jours de RTT), l absence a un autre effet car les jours de RTT sont capitalisés en fonction des heures réellement travaillées et dépassant l horaire hebdomadaire moyen. Si le salarié a été absent pour maladie, maternité ou accident du travail pendant une semaine où il devait acquérir des droits à repos, il n a pas acquis ce droit à repos pendant la durée de l absence. De la même façon, s il est absent sur une journée de repos supplémentaire acquise avant son absence, il conserve alors ce droit à repos qui sera pris ultérieurement. Dans la paie APLON VB, les périodes d absences archivées dans l historique du salarié sont automatiquement reportées sur son calendrier, en fond de couleur rouge ; celles-ci n annulent pas les heures positionnées sur ces journées. 2. LES HEURES COMPLÉMENTAIRES ET SUPPLÉMENTAIRES Les heures complémentaires et supplémentaires correspondent à un surcroît de travail pour le salarié ; elles viennent en ajout des heures effectuées au contrat de travail (qui figurent sur le calendrier du salarié dans la mesure où celui-ci en a un) Les heures complémentaires et supplémentaires demeurent soumises à autorisation de l employeur ; elles doivent donc être accomplies à la demande de l employeur. Les heures complémentaires et supplémentaires sont toujours définies par rapport à la semaine civile. A. LES HEURES SUPPLÉMENTAIRES Les heures supplémentaires sont les heures effectuées au-delà de la limite hebdomadaire des 35 heures ; dans le cadre de la modulation, ce sont les heures effectuées au-delà de la limite haute hebdomadaire ou en dépassement de la durée annuelle légale ou conventionnelle du travail. Dans le cadre de la réduction du temps de travail par l octroi de jours de repos supplémentaires (jours de RTT), les heures supplémentaires sont les heures effectuées au-delà de la limite hebdomadaire de 39 heures. On peut ainsi constater que les heures supplémentaires sont le plus souvent effectuées par des salariés à temps complet ; nous verrons toutefois que l annualisation peut aussi permettre au salarié à temps partiel de bénéficier d heures supplémentaires. Les heures supplémentaires sont majorées de 25 % pour les 8 premières heures effectuées dans la semaine et de 50 % pour toutes les autres effectuées dans le respect de la durée maximale de travail hebdomadaire. Les heures supplémentaires sont contingentées sur l année : Pour l enseignement privé sous contrat : 90 heures dans le cadre de la modulation, 220 heures hors cadre de la modulation. Pour l enseignement catholique agricole : 90 heures dans le cadre de la modulation, 130 heures hors cadre de la modulation. Désormais, il n y a plus besoin de recourir à l accord de l Inspecteur du Travail pour dépasser le contingent autorisé ; les heures effectuées au-delà du contingent fixé sont soumises à repos compensateur obligatoire. Page 32

33 B. LES HEURES COMPLÉMENTAIRES Les heures complémentaires sont les heures effectuées en plus de celles fixées au contrat du salarié et en-deçà de la limite hebdomadaire des 35 heures, sans pouvoir atteindre cette limite. Les heures complémentaires sont donc effectuées par des salariés à temps partiel ; elles ne peuvent donc pas avoir pour effet de porter la durée du travail effectuée par un salarié au niveau de la durée légale ou conventionnelle du travail. Les heures complémentaires sont limitées au 1/10 ème de l horaire contractuel hebdomadaire dans le cadre d un contrat à durée constante, et au 1/10 ème de l horaire contractuel annuel dans le cadre des contrats annualisés. Cette limite peut être portée à 1/3 de l horaire contractuel hebdomadaire ou annuel si la convention collective le permet (ce qui est le cas pour l enseignement privé sous contrat et pour l enseignement catholique agricole) et avec l accord du salarié. Les heures complémentaires effectuées jusqu à la limite du 1/10 ème sont rémunérées à taux normal ; celles effectuées entre les limites du 1/10 ème et du 1/3 de l horaire contractuel sont majorées de 25 % Les heures complémentaires ne peuvent pas être faites au-delà de 12 semaines consécutives, sous peine d être réintégrées dans le contrat de travail. 8 premières 150% 125% Heures supplémentaires Durée maximale de travail hebdomadaire Limite des 35 heures Heures contractuelles Heures complémentaires Heures contractuelles 125% 100% 1/3 horaire contractuel 1/10 ème horaire contractuel Salarié à temps complet Salarié à temps partiel Nous allons voir, dans les pages suivantes, que l annualisation du temps de travail peut modifier les règles concernant les heures complémentaires et supplémentaires. Depuis le 1 er octobre 2007, la loi TEPA (Travail, Emploi et Pouvoir d Achat) a modifié le régime social et fiscal des heures complémentaires et supplémentaires ; ainsi : les heures complémentaires et supplémentaires ne sont plus imposables (sous condition), les heures complémentaires et supplémentaires entraînent une réduction de cotisations pour le salarié, les heures supplémentaires entraînent une déduction forfaitaire de cotisations pour l employeur. Nous verrons donc aussi, au vu des différents contrats dont nous avons pris connaissance au cours des chapitres précédents, ce qui relève ou non du dispositif TEPA concernant les heures complémentaires et supplémentaires. Page 33

34 C. DANS LE CADRE D UN CONTRAT À HORAIRE CONSTANT À TEMPS COMPLET Dans ce type de contrat, le salarié effectue 35 heures toutes les semaines de l année, exception faite des périodes de congé payé ; le surcroît de travail entraîne donc le versement d heures supplémentaires puisque ces heures dépassent la limite des 35 heures. Les 8 premières heures audelà de la limite des 35 heures sont majorées de 25 % et les suivantes de 50 %. En aucun cas le salarié ne peut dépasser la durée maximale de travail hebdomadaire et quotidienne. Ces heures supplémentaires sont rémunérées dans le mois où elles sont faites ; elles entrent dans le dispositif TEPA concernant les heures complémentaires et supplémentaires. Ces heures s imputent sur le contingent annuel des heures supplémentaires. Durée maximale de travail hebdomadaire 8 premières 150% 125% Heures supplémentaires Limite des 35 heures Heures contractuelles D. DANS LE CADRE D UN CONTRAT À HORAIRE CONSTANT À TEMPS PARTIEL Le salarié effectue un temps de travail hebdomadaire inférieur à 35 heures, mais restant identique toute l année exception faite des périodes de congé payé ; le surcroît de travail entraîne donc le versement d heures complémentaires puisque ces heures effectuées en plus ne dépassent pas la limite des 35 heures. Le nombre d heures effectuées en plus ne peut pas représenter plus d 1/3 de l horaire hebdomadaire contractuel (car les conventions collectives de l enseignement privé sous contrat et de l enseignement catholique agricole permettent cette possibilité) et ne peut en aucun cas atteindre la limite des 35 heures (on s arrêtera à la ½ heure précédente, soit 34,50 heures) Les heures effectuées en plus de l horaire contractuel, dans la limite du 1/10 ème de l horaire hebdomadaire contractuel sont payées à taux normal (sans majoration) ; les heures effectuées entre les limites du 1/10 ème et du 1/3 de l horaire hebdomadaire contractuel sont majorées de 25 %. Ces heures complémentaires sont rémunérées dans le mois où elles sont faites ; elles entrent dans le dispositif TEPA concernant les heures complémentaires et supplémentaires. Durée maximale de travail hebdomadaire Limite des 35 heures Heures complémentaires 125% 100% 1/3 horaire hebdomadaire contractuel 1/10 ème horaire hebdomadaire contractuel Heures contractuelles Page 34

35 E. DANS LE CADRE D UN CONTRAT DE MODULATION À TEMPS COMPLET Ce type de contrat concerne les salariés à temps complet, c est-à-dire ceux dont l horaire de travail hebdomadaire est égal à 35 heures en moyenne sur l année (hormis les périodes de congé payé) ; en réalité le salarié va avoir un horaire hebdomadaire réel qui varie entre une limite haute et une limite basse pendant les semaines réellement travaillées (c est le principe de la modulation) ; pour l enseignement privé sous contrat les limites haute et basse sont respectivement 40 h et 18 h et pour l enseignement catholique agricole elles sont de 42 h et 0 h. Le salarié va pouvoir ainsi alterner des semaines de travail dépassant la limite des 35 heures (sans dépasser toutefois la limite haute de modulation) et, sur d autres semaines avoir un horaire de travail inférieur à la limite des 35 heures mais supérieur ou égal toutefois à la limite basse de modulation. Dans les accords concernant la modulation, les heures supplémentaires sont les heures dépassant la limite haute de modulation ainsi que celles dépassant l horaire annuel légal ou conventionnel. Les heures supplémentaires effectuées au-delà de la limite haute de modulation sont rémunérées le mois où elles sont faites ; elles sont majorées de 25 % pour les 8 premières heures effectuées audelà de cette limite et ne peuvent pas dépasser la durée maximale de travail hebdomadaire. Elles entrent dans le dispositif TEPA concernant les heures complémentaires et supplémentaires. Ces heures s imputent sur le contingent annuel des heures supplémentaires. Les heures effectuées en plus de l horaire contractuel et en-deçà de la limite haute de modulation ne donnent pas lieu à comptabilisation en heures supplémentaires ; il faut attendre la fin de la période de modulation pour décider si celles-ci dépassent alors la durée annuelle légale ou conventionnelle (déduction faite des heures supplémentaires déjà rémunérées au cours de l année : celles définies ci-dessus) Dans ce cas, elles deviennent des heures supplémentaires et ne sont rémunérées qu à la fin de la période de modulation ; elles sont majorées de 25 % ou de 50 % selon les heures supplémentaires déjà rémunérées pour cette semaine (celles au-dessus de la limite haute de modulation) La durée annuelle légale de travail et les différentes durées annuelles conventionnelles (liées aux catégories de salariés) étant différentes, seules les heures supplémentaires dépassant la durée annuelle légale de travail (1600 heures sans tenir compte de la journée de solidarité) entrent dans le dispositif TEPA concernant les heures complémentaires et supplémentaires. Toutes ces heures supplémentaires s imputent sur le contingent annuel des heures supplémentaires. Durée maximale de travail hebdomadaire Limite haute de modulation 40 h enseignement privé sous contrat 42h enseignement catholique agricole Limite des 35 heures Heures contractuelles Heures contractuelles Limite basse de modulation 18 h enseignement privé sous contrat 0 h enseignement catholique agricole Heures supplémentaires rémunérées dans le mois Heures supplémentaires rémunérées en fin de période de modulation dès lors qu elles dépassent la durée annuelle conventionnelle de travail Page 35

36 F. DANS LE CADRE D UN CONTRAT DE MODULATION «28-35» Heures supplémentaires Ce type de contrat concerne les salariés dont l horaire de travail hebdomadaire moyen sur l année (hormis les périodes de congé payé) est compris entre 28 heures et 35 heures ; en réalité le salarié va avoir un rythme de travail qui va varier d une semaine travaillée à l autre entre 40 heures et 18 heures (ce contrat n existe pas dans l enseignement catholique agricole) Le salarié va pouvoir ainsi alterner des semaines de travail égalant la limite haute des 40 heures, des semaines comprises entre la limite des 35 heures et la limite haute de la modulation ou inférieure à la limite des 35 heures mais supérieur ou égal toutefois à la limite basse de modulation. Dans les accords concernant la modulation, les heures supplémentaires sont les heures dépassant la limite haute de modulation ainsi que celles dépassant l horaire annuel légal ou conventionnel ; ce dernier cas ne peut pas se produire, car le salarié est à temps partiel et il ne peut donc égaler le temps complet, même avec le surcroît de travail amené par les heures en plus. Les heures supplémentaires sont donc les heures effectuées au-delà de la limite haute de la modulation qui est de 40 heures (nous vous rappelons que ce type d aménagement n existe pas dans l enseignement catholique agricole) ; elles sont rémunérées le mois où elles sont faites et sont majorées de 25 % pour les 8 premières heures effectuées au-delà de cette limite et ne peuvent pas dépasser la durée maximale de travail hebdomadaire. Elles entrent dans le dispositif TEPA concernant les heures complémentaires et supplémentaires. Ces heures s imputent sur le contingent annuel des heures supplémentaires. Les heures complémentaires sont les heures effectuées en plus des heures du contrat de travail, dans la limite des 35 heures sans l atteindre. Seules sont autorisées les heures effectuées dans la limite du 1/3 de l horaire annuel contractuel. À partir de cet horaire annuel, il va donc falloir établir les seuils de 1/10 ème et de 1/3 de l horaire contractuel ; il en découle le nombre d heures complémentaires que l on pourra demander au salarié sur l année jusqu à la limite du seuil du 1/10 ème (ces heures seront rémunérées au taux normal) et quand ce nombre sera épuisé, il faudra alors se rabattre sur le deuxième seuil, celui des heures complémentaires possibles entre la limite du 1/10 ème et du 1/3 de l horaire contractuel annuel (ces heures seront majorées de 25 %) Attention : nous rappelons une fois encore que les heures complémentaires ne peuvent amener le salarié à dépasser hebdomadairement la limite des 35 heures, voire à l égaler (on s arrêtera à la ½ heure précédente, soit 34,50 heures) Ces heures complémentaires (majorées ou non) sont rémunérées dans le mois où elles sont faites et entrent dans le dispositif TEPA concernant les heures complémentaires et supplémentaires. Durée maximale de travail hebdomadaire Limite haute de modulation 40 h enseignement privé sous contrat Heures contractuelles Heures contractuelles Heures complémentaires Heures contractuelles Limite des 35 heures Limite basse de modulation 18 h enseignement privé sous contrat Nous pouvons ici résumer le surcroît de travail de la façon suivante : si la durée de travail du salarié, dans la semaine, est égale à 40 heures, alors l employeur peut lui demander d effectuer des heures supplémentaires, si la durée de travail du salarié, dans la semaine, est égale à 35 heures et inférieure à 40 heures, alors il ne peut y avoir aucun surcroît de travail sur cette semaine, si la durée de travail du salarié, dans la semaine, est inférieure à 35 heures, alors l employeur peut lui demander d effectuer des heures complémentaires dans une certaine limite. Page 36

37 G. DANS LE CADRE D UN CONTRAT DE MODULATION À TEMPS PARTIEL Ce type de contrat n existe pas dans l accord de branche de l enseignement privé sous contrat, il faut donc un accord d entreprise pour l autoriser. L accord de branche de l enseignement catholique agricole permet ce type d aménagement pour les contrats de travail à temps partiel d une durée hebdomadaire moyenne sur l année (hormis les périodes de congé payé) supérieure ou égale à 15 heures ou d une durée mensuelle moyenne supérieure ou égale à 60 heures. Dans ce type de contrat, la semaine travaillée varie dans des limites ne pouvant dépasser 1/3 de l horaire de travail hebdomadaire moyen et sans atteindre la limite des 35 heures. Les heures effectuées en plus sont intégrées au contrat de travail ; il ne peut donc y avoir ni heure complémentaire, ni heure supplémentaire, ni loi TEPA. Durée maximale de travail hebdomadaire Limite des 35 heures Heures en plus Heures contractuelles Horaire hebdomadaire moyen Limite haute de modulation +1/3 horaire hebdomadaire moyen Limite basse de modulation -1/3 horaire hebdomadaire moyen Page 37

38 H. DANS LE CADRE D UN CONTRAT ANNUALISÉ À TEMPS PARTIEL Ce type de contrat résulte de l accord de branche de l enseignement privé sous contrat ; il concerne les salariés dont l horaire de travail hebdomadaire moyen sur l année (hormis les périodes de congé payé) est inférieur à 28 heures. En réalité, le salarié va avoir un rythme de travail qui va varier d une semaine travaillée à l autre sans les règles de la modulation (donc sans les limites haute et basse) Le salarié va pouvoir ainsi alterner des semaines de travail dépassant ou égalant la limite des 35 heures (dans le respect de la durée maximale hebdomadaire de travail) et des semaines où l horaire de travail sera inférieur à la limite des 35 heures. Lorsque le contrat de travail prévoit par avance une semaine de travail supérieure à la durée légale de travail hebdomadaire (limite des 35 heures) alors ces heures deviennent des heures supplémentaires et il n est pas possible à l employeur de recourir au surcroît de travail sur cette semaine, pour ce salarié. Ces heures sont majorées de 25 % pour les 8 premières et 50 % au-delà. Elles entrent dans le dispositif TEPA concernant les heures complémentaires et supplémentaires. Ces heures restent toutefois des heures contractuelles au niveau du temps de travail et elles ne s imputent pas sur le contingent annuel des heures supplémentaires. Les heures complémentaires sont les heures effectuées en plus des heures du contrat de travail, dans la limite des 35 heures sans l atteindre. Seules sont autorisées les heures effectuées dans la limite du 1/3 de l horaire annuel contractuel. À partir de cet horaire annuel, il va donc falloir établir les seuils de 1/10 ème et de 1/3 de l horaire contractuel ; il en découle le nombre d heures complémentaires que l on pourra demander au salarié sur l année jusqu à la limite du seuil du 1/10 ème (ces heures seront rémunérées au taux normal) et quand ce nombre sera épuisé, il faudra alors se rabattre sur le deuxième seuil, celui des heures complémentaires possibles entre la limite du 1/10 ème et du 1/3 de l horaire contractuel annuel (ces heures seront majorées de 25 %) Attention : nous rappelons une fois encore que les heures complémentaires ne peuvent amener le salarié à dépasser hebdomadairement la limite des 35 heures, voire à l égaler (on s arrêtera à la ½ heure précédente, soit 34,50 heures) Ces heures complémentaires (majorées ou non) sont rémunérées dans le mois où elles sont faites et entrent dans le dispositif TEPA concernant les heures complémentaires et supplémentaires. Durée maximale de travail hebdomadaire deviennent des heures supplémentaires Limite des 35 heures Heures contractuelles Heures complémentaires Heures contractuelles Nous pouvons ici résumer le surcroît de travail de la façon suivante : si la durée de travail du salarié, dans la semaine, est supérieure ou égale à 35 heures, alors l employeur ne peut lui demander d effectuer des heures en plus ; les heures contractuelles effectuées au-delà de la durée légale hebdomadaire des 35 heures deviennent des heures supplémentaires mais ne s imputent pas sur le contingent annuel des heures supplémentaires, si la durée de travail du salarié, dans la semaine, est inférieure à 35 heures, alors l employeur peut lui demander d effectuer des heures complémentaires dans une certaine limite. Page 38

39 I. DANS LE CADRE D UN CONTRAT À TEMPS COMPLET AVEC JOURS DE RTT Ce type de contrat concerne les salariés à temps complet qui ont conservé leur horaire hebdomadaire au-delà des 35 heures ; le temps de travail est alors réduit par l attribution de jours ou demi-journées de repos supplémentaires, dont le nombre est calculé sur la base des heures effectuées au-delà de la durée légale hebdomadaire de 35 heures. Dans ce type de contrat, les heures supplémentaires sont les heures effectuées au-delà de l horaire de travail hebdomadaire existant avant les lois AUBRY, soit 39 heures. Ces heures supplémentaires sont rémunérées dans le mois où elles sont faites ; elles entrent dans le dispositif TEPA concernant les heures complémentaires et supplémentaires. Ces heures s imputent sur le contingent annuel des heures supplémentaires. 8 premières 150% 125% Heures supplémentaires Durée maximale de travail hebdomadaire Limite des 39 heures Limite des 35 heures Heures contractuelles Nous vous rappelons qu un autre des dispositifs de la loi TEPA permet de rémunérer les jours de RTT non pris ; il s agit du dispositif lié au rachat des jours de RTT. J. LA GESTION DU SURCROÎT DE TRAVAIL SUR LE CALENDRIER DANS LA PAIE APLON VB Au vu des différents contrats, nous avons qu il est important de bien séparer les heures en plus qui sont payées dans le mois, de celles qui ne sont rémunérées qu à la fin de la période d annualisation (cela permet ainsi d éviter de payer à nouveau en fin d année, les heures qui sont déjà rémunérées au moment où elles sont faites) C est le rôle de la barre «H.Pay» figurant en-dessous de la ligne représentant le total des heures effectives par mois. Page 39

40 Lorsqu un salarié effectue des heures en plus, celles-ci doivent être intégrées dans le calendrier ; pour cela, il faut modifier le nombre d heures travaillées sur les jours concernés. Attention, les heures supplémentaires doivent être effectuées dans le respect des durées maximales de travail hebdomadaire (48 heures) et quotidienne (10 heures) + 1h + 1h + 1h + 1h Comme le calendrier est déjà verrouillé depuis le début de la période de modulation (date à laquelle le salarié signe son calendrier) les modifications apparaissent en caractères gras. Les modifications sont automatiquement répercutées dans les compteurs situés au bas du calendrier. Dans notre exemple, le salarié bénéficie d un contrat de modulation à temps complet ; nous avons vu que les heures supplémentaires, pour ce type de contrat, sont les heures effectuées au-delà de la limite des 40 heures (nous sommes ici sur un personnel lié à la convention de l enseignement privé sous contrat). Sur cette semaine, le salarié effectue désormais 44,00 heures, soit 4,00 heures au-delà de la limite haute de modulation. Ces heures sont des heures supplémentaires à payer dans le mois (et majorées de 25 % puisqu elles font partie des 8 premières heures) ; ces heures sont aussi des heures TEPA. Pour indiquer que ces heures sont payées dans le mois, et donc les différencier des autres heures effectuées en plus (les 2 heures situées entre 38 heures et 40 heures) nous allons indiquer dans le compteur des heures payées en plus («H.Pay») ces 4,00 heures, dans la colonne représentant le mois où elles sont payées (octobre 2010 dans notre exemple) Nous avons manuellement ajouté les 4 heures dans la colonne «octobre» de la ligne «H.Pay» ; ceci entraîne une fois encore un changement au niveau des compteurs du bas du calendrier. Les 4 heures sont maintenant stockées dans le compteur des heures payées en plus, ce qui diminue d autant l écart représentant les heures qu il faudra payer en fin de période de modulation (si elles ne sont pas récupérées par le salarié, d ici là) À la fin de la période de modulation, ces 2 heures qui restent deviendront alors des heures supplémentaires non TEPA car en dépassement de l horaire annuel (1546 heures dans notre exemple) mais en-dessous de la durée légale de travail annuelle (1600 heures) ; elles seront alors rémunérées de la façon suivante : 2 heures majorées de 25 % (car sur cette semaine 4,00 heures ont déjà été payées à 125 % en octobre, elles ne permettent donc pas de dépasser les 8 premières heures de la semaine). Page 40

41 La valorisation des heures en fin d année semble difficile car il faut rapprocher ces heures payées en fin d année de celles payées le mois où les heures ont été faites. Notre conseil : référez-vous aux plages qui sont en caractères gras ; elles concernent les semaines : où il y a eu un changement de planning (un calendrier reste toujours modifiable même après avoir été verrouillé, en respectant toutefois les délais de prévenance fixés par l accord) où il y a eu un surcroît de travail. Exercice 3 : Enregistrement du surcroît de travail dans le calendrier d un salarié en modulation GALLET Alain a effectué des heures en plus en mai 2011 : + 1 h le lundi 9, + 5 h le mercredi 11, + 3 h le jeudi 12, + 1 h le lundi 16, + 2 h le jeudi 19 et + 1 h le vendredi 20. Modifiez le calendrier du salarié en conséquence et répondez ensuite aux questions suivantes : - Nombre d h. payées sur mai 2011? h.suppl.125% / h.suppl.150% / h.compl.100% / h.compl.125% - Ces heures entrent elles dans le dispositif TEPA? Oui / Non Observations : - Nombre d h. payées en fin d année scolaire? h.suppl.125% / h.suppl.150% / h.compl.100% / h.compl.125% - Ces heures entreront elles dans le dispositif TEPA? Oui / Non Observations : 3. LE REPOS COMPENSATEUR Il existe deux sortes de repos compensateur dans la paie : le repos compensateur de remplacement, le repos compensateur obligatoire. Le repos compensateur de remplacement permet au salarié de remplacer la majoration financière des heures supplémentaires, par un repos équivalent. Ce remplacement n est possible que par accord d entreprise. Ainsi, il est possible de convertir la majoration financière par un repos équivalent, de la façon suivante : soit l heure reste payée au taux normal et seule la majoration financière est remplacée par un repos équivalent (une heure majorée à 25 % sera donc payée à taux normal et le salarié récupérera un repos de 25 % d une heure, soit ¼ heure), soit l heure est remplacée par un repos équivalent d une heure et seule la majoration financière (25 %) demeure, soit la totalité heure+majoration est remplacée par un repos équivalent (l heure n est plus rémunérée mais le salarié récupère un repos de 1 heure et 15 minutes) Nous vous rappelons que les heures supplémentaires intégralement compensées par un repos équivalent ne sont plus imputables sur le contingent d heures supplémentaires. Le repos compensateur obligatoire ne fonctionne aussi qu avec les heures supplémentaires ; il permet au salarié, en plus de la majoration financière, de récupérer un repos sur les heures supplémentaires effectuées au-delà du contingent annuel autorisé. Dans le cadre de la modulation, nous rappelons que le contingent annuel des heures supplémentaires est fixé à 90 heures (enseignement privé hors contrat et enseignement catholique agricole) ; pour chaque heure supplémentaire effectuée au-delà, le repos compensateur est de : 1 h, dans les entreprises dont l effectif (calculé en équivalent temps plein) est supérieur à 20 salariés, ½ h, dans les entreprises dont l effectif est inférieur ou égal à 20 salariés. Hors cadre de la modulation, nous rappelons que le contingent annuel des heures supplémentaires est fixé à 220 heures dans l enseignement privé hors contrat et à 130 heures dans l enseignement catholique agricole ; pour chaque heure supplémentaire effectuée au-delà, le repos compensateur est de : 1 h, dans les entreprises dont l effectif (calculé en équivalent temps plein) est supérieur à 20 salariés, ½ h, dans les entreprises dont l effectif est inférieur ou égal à 20 salariés. Page 41

42 LES DOCUMENTS PERMETTANT LA GESTION DU TEMPS DE TRAVAIL Plusieurs documents permettent de mieux gérer et de contrôler le temps de travail des salariés. Le 1 er document, le plus important, est le calendrier lui-même ; nous avons vu que ce calendrier peut être édité à partir de l outil qui permet de le mettre en place : soit par la fiche du salarié via le menu Salariés _ sélection du salarié _ bouton «Calendrier», soit par son bulletin de paie via le menu Tableau de bord _ sélection du salarié _ bouton «Calendrier». Cette édition, toutefois, ne peut être effectuée que salarié par salarié ce qui n est pas très pratique ; on peut aussi éditer les calendriers des salariés «en masse», c est-à-dire tous les calendriers sans les sélectionner les uns après les autres. Pour cela, il faut activer le menu Listes standards _ Salarié _ Calendrier _ Edition en masse. Filtrer Permet de créer une requête qui va sélectionner les salariés dont on veut éditer le calendrier (exemple : tous les personnels d éducation) Tout Permet de sélectionner TOUS les salariés affichés sur la liste. Rien Permet de désélectionner TOUS les salariés ; il n y a donc plus de salarié sélectionné dans la liste. Les salariés affichés dans cette liste sont ceux pour lesquels des heures travaillées ou un nombre d heures annuel à faire ont été positionnés au niveau du calendrier ; ainsi, on ne retrouve pas les salariés qui ne sont pas concernés par la gestion d un calendrier. On peut aussi sélectionner les salariés manuellement en cliquant sur leur nom tout en gardant la touche Ctrl du clavier enfoncée. En plus des éléments que nous avons déjà recensés au cours des chapitres précédents, nous trouvons les emplacements qui permettent à l employeur et au salarié d apposer leur signature. Page 42

43 Le 2 ème outil, facilitant la gestion des calendriers, permet de vérifier l alignement entre le compteur des heures travaillées et celui des heures à faire ; l utilisateur a ainsi la possibilité de vérifier si le salarié est en-deçà de son horaire prévu ou, au contraire, au-delà. C est la synthèse des calendriers. À la fin de la période de modulation, un horaire en-deçà de celui prévu entraîne une absence en heures (non automatisée) ; de même, un horaire au-delà de l horaire prévu entraîne le versement d heures complémentaires ou supplémentaires selon les cas (non automatisé) Ce document est donc un tableau de bord qui permet d attirer l attention sur les calendriers où figure un écart d horaire en le prévisionnel et le réalisé. On trouve ce document par l intermédiaire du menu Listes standards _ Salarié _ Calendrier _ État synthèse. Pour sélectionner les salariés, on utilisera la même méthode que pour éditer les calendriers en masse («Filtrer», «Tout», «Rien» ou sélection manuelle par clic gauche souris + touche Ctrl clavier enfoncée) Les salariés pour lesquels le nombre d heures annuel n est pas renseigné ne figurent pas dans ce tableau de contrôle ; pour eux en effet il n y a pas d horaire à l année. On surveillera donc TOUTES les lignes pour lesquelles l écart n est pas à zéro. Le 3 ème et dernier outil de gestion du temps à la disposition de l employeur consiste à récupérer les plages travaillées et non travaillées de tout ou partie du personnel, sur une période de l année (mois civil) ; il permet au responsable d un service de vérifier si tel ou tel jour du mois ses salariés sont présents et le nombre d heures qu ils doivent travailler, ou alors, s ils sont en période non travaillée (jour de congé payé, jour férié ou jour de semaine à 0 heure). Ce document est le planning par salarié. On trouve ce document par l intermédiaire du menu Listes standards _ Salarié _ Calendrier _ Planning par salarié. Il faut indiquer le mois que l on veut prendre en compte et l édition permet de retracer, pour ce mois, TOUS les composants concernant les salariés qui sont sélectionnés (on peut affiner la sélection par une requête en appuyant sur le bouton «Filtrer»). Page 43

44 RAPPEL DES LIENS ENTRE CALENDRIER ET BULLETIN DE PAIE Le calendrier et le bulletin de paie du salarié sont complémentaires ; ils reflètent tous les deux l horaire du salarié mais d une façon différente : sur le bulletin on retrouve un horaire moyen «lissé» rémunéré incluant les périodes non travaillées (congé payé, jour férié, semaine à 0 heure, jour de RTT), sur le calendrier on retrouve l horaire travaillé réel du salarié (sans les congés payés, les jours fériés, les semaines à 0 heure, les jours de RTT) Ces deux documents sont toutefois liés par deux automatismes : les absences positionnées sur le bulletin de paie sont envoyées dans l historique du salarié lors de la clôture du mois de paie ; cet historique permet de retrouver les absences automatiquement sur le calendrier du salarié (l horaire du calendrier n est pas effacé pour autant mais la période d absence est signalée par un fond de couleur rouge sauf si une période plus prioritaire _ congé payé, RTT, jour férié _ la recouvre), les périodes de congé payé, renseignées, cette fois-ci à partir du calendrier du salarié, sont automatiquement affectées au bulletin de paie dès lors qu elles concernent le mois de paie ouvert ; on peut donc utiliser un calendrier seulement pour gérer les plages de congé payé. Page 44

45 GT35 : LA GESTION DU TEMPS ADAPTÉE AUX 35 HEURES 1. GÉNÉRALITÉS SUR L APPLICATION APLON GT35 GT35 (ou la gestion du temps liée aux 35 heures) est une application qui ne permet que de gérer le temps de travail des salariés d un établissement ; c est donc un produit ciblé «gestion du temps» contrairement à la paie APLON VB qui gère le temps de travail en plus de la gestion de la paie, des charges sociales, du personnel qui est donc une application plus généraliste. La gestion du temps dans GT35 est plus riche que dans la paie APLON VB, au détriment d une ergonomie plus contraignante que celle liée à la paie APLON VB (obtenir plus d informations nécessite d avoir à saisir ces informations en plus) ; GT35 et la paie APLON VB ne sont donc pas des produits concurrents mais plutôt complémentaires. Un établissement n ayant pas une gestion du temps très «pointue» s orientera donc vers le produit de paie APLON VB pour la paie ET la gestion du temps ; un employeur qui voudra gérer le temps de travail de façon extrêmement précise, quitte à mettre du personnel spécialement dédié à cette gestion, devra plutôt s orienter vers l application de paie APLON VB pour la gestion de la paie et du personnel, et vers GT35 pour la seule gestion du temps. L application GT35 possède donc des atouts supplémentaires par rapport à la gestion du temps de la paie APLON VB ; la question est de savoir si ces atouts supplémentaires sont importants pour l employeur. Dans les «plus» de GT35, nous pouvons recenser les éléments suivants : gestion de la répartition des heures au cours de la journée ; la partie en pointillés ci-contre est saisie dans la paie APLON VB alors que la partie en rouge relève de GT35, GT35 permet d identifier les périodes de fermeture d établissement, pas la paie APLON VB, GT35 permet de gérer le travail de nuit (important quand l employeur doit gérer un internat) et la gestion des heures coefficientées qui en découle, GT35 permet d affecter plus facilement les heures travaillées en fonction de périodes haute, basse et intermédiaires, définies par service, GT35 permet aussi la gestion de sites géographiquement distincts. D un point de vue sécuritaire, GT35 étant une application sortie du contexte de la paie, elle permet à un utilisateur de gérer le temps de travail sans avoir accès toutefois aux informations «confidentielles» de la paie (éléments de la rémunération, informations bancaires ) Tout ceci ne se fait pas sans contraintes ; l application étant plus riche, elle a besoin de plus d espace de travail. Pour cela, un écran 16 pouces est le minimum (résolution minimale de 1024 x 768 points *, ce qui ne permet le travail sur un écran 15 pouces) et si possible en 16/10 ème ou 16/9 ème (ce qui représente le rapport entre la largeur et la hauteur de l écran) plutôt qu en 4/3 ; ainsi, la surface de travail sera plus importante en largeur écran avec une surface écran avec une surface en 16/10 ème en 4/3 L imprimante doit impérativement être en couleur ; notre conseil est l imprimante laser couleur pour ses coûts d impression moins élevés que ceux de l imprimante jet d encre couleur. * Pour afficher la résolution de l écran il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur l image de fond d écran du «Bureau», à un endroit où il n y a pas d icône. Il faut ensuite choisir l onglet «Paramètres» ou «Paramètres d affichage». Page 45

46 2. LE PARAMÉTRAGE DE GT35 A. GÉNÉRALITÉS Avant de démarrer l utilisation de GT35, il est bon de fixer un certain nombre de règles qui vont avoir des répercussions sur les différents calendriers (période d annualisation, définition d une journée ) ; pour cela, il faut sélectionner une application invisible à partir du menu car donnant accès à des paramètres vitaux pour le bon fonctionnement de l application. Une combinaison de touches à partir du clavier, dans l application GT35, permet astucieusement d ouvrir ce paramétrage sans avoir à rechercher dans les différents dossiers du disque de travail. Vous devez donc : 1. accéder à l application GT35 en double cliquant sur l icône appropriée du menu général des applications APLON, 2. valider vos coordonnées d accès à l application GT35, 3. appuyer sur la touche Ctrl du clavier, puis sur la touche Alt (en maintenant la touche Ctrl enfoncée), puis cliquer avec le bouton droit de la souris sur la zone grisée à gauche (en maintenant enfoncées les touches Ctrl et Alt) touches Ctrl et Alt enfoncées + clic sur bouton droit Chemins de base : permet d associer la base de données de GT35 aux bases de données de paie (on peut effectivement associer plusieurs dossiers de paie à une même base GT35), Chemin de répertoires : permet de définir les répertoires affectés aux différents courriers et listes créées à partir de GT35, Page 46

47 Utilisateurs GT35 : permet de créer les différents utilisateurs de GT35 et leurs codes d accès à l application, Droits d accès : permet de définir les droits d accès des utilisateurs créés (quelle application de GT35 est accessible, pour quels salariés ), Couleurs : permet de définir la charte de couleurs utilisée selon l activité des salariés (jour férié, jour travaillé, congé payé, semaine à 0 heure ), Informations diverses : définit quelle est la période d annualisation en cours, la limite horaire séparant le matin de l après-midi ) Le paramétrage est défini au démarrage de GT35 ; on n a plus à y revenir par la suite sauf cas particulier (modification dans l accord de branche ou d entreprise, changement d année ) Comme pour la paie APLON VB, les différentes périodes d annualisation cohabitent de la façon suivante : Période précédente Période en cours Période suivante Période en cours Cette période est définie lors du paramétrage de l application : «Paramétrage GT35» _ «Informations diverses» pour GT35 (il faut indiquer l année et le mois de début de période) et «Structures» _ «Sociétés» pour la paie APLON VB (il faut indiquer le mois de début, l année étant fixée en fonction de la paie en cours) Le changement de période est effectué manuellement pour GT35 (il suffit de modifier l année de début de période dans «Paramétrage GT35» _ «Informations diverses») et automatiquement pour la paie APLON VB dès lors que l on clôture le mois de fin de période (un message est alors affiché, avant d effectuer la clôture, informant l utilisateur des conséquences de la clôture de fin de période d annualisation) Période précédente Les calendriers, concernant la période précédente, peuvent toujours être visualisés ; ils ne peuvent en aucun cas être modifiés. La visualisation n est toutefois possible que pour l année n-1 ; au-delà (n-2, n-3 ) on ne garde plus la trace des éléments. Le basculement d une période vers l autre étant automatique dans la paie APLON VB, un message est alors affiché lors de la clôture du mois qui effectue le «basculement». Période suivante La préparation des calendriers prenant du temps, il est nécessaire de préparer l année suivante avant le démarrage réel de cette période ; pour cela, il est possible à tout moment de basculer sur l année qui suit afin de mettre en place les éléments de l année n+1. Là encore, on ne peut pas aller au-delà (n+2, n+3 ), ce qui ne présente de toute façon aucun intérêt. Dans la paie APLON VB, on peut aller au-delà de l année n+1, mais, comme nous l avons dit, cela ne représente aucun intérêt. B. MISE EN PLACE DES LIENS «PAIE APLON VB» / «GT35» Cette étape est obligatoire dès lors qu il y a des échanges entre la paie APLON VB et GT35, bien que GT35 puisse aussi être utilisé indépendamment de la paie (cette étape n est alors plus nécessaire) ; pour lancer l opération, il faut choisir «Chemin des bases». L opération consiste à indiquer le chemin de la base de GT35 et celui de la base de paie ; le bouton «Tester» permet de vérifier si la connexion est établie ou non. Page 47

48 C. MISE EN PLACE DES RÉPERTOIRES DES DOCUMENTS Cette étape permet d affecter les répertoires qui vont contenir les différents documents créés à partir de GT35 : courriers, listes. On l obtient en choisissant l option «Chemins de répertoire». Il est nécessaire de créer deux répertoires bien distincts : un pour le «Fourre tout» public, contenant tous les documents de GT35 «partagés», donc accessibles à tous les utilisateurs de GT35, un pour le «Fourre tout» privé, contenant tous les documents de GT35 «non partagés» et donc accessibles uniquement à l utilisateur qui les a créés (on choisira donc pour cela le disque dur de l utilisateur et non le disque réseau) Les documents non partagés ne sont pas sauvegardés par les sauvegardes classiques (sauvegarde automatique de nuit, sauvegarde manuelle GT35) D. GESTION DE LA CHARTE DE COULEURS Cette étape permet de donner des codes couleurs aux différents types de jour, pour permettre un aspect plus visuel du calendrier. On lance cette opération par l option «Couleurs standards». Deux catégories de journées sont concernées ici : les périodes affectées au calendrier «type», notre calendrier de travail, les périodes affectées au calendrier du salarié. La colonne «Priorité» ne concerne que les périodes affectées au calendrier «type» ; elles permettent de décider quelle est la couleur qui est prioritaire quand une journée est de deux types distincts (exemple : un jour férié qui tombe pendant des congés scolaires ; c est l information «jour férié» qui est plus importante que le fait de savoir que c est une période scolaire) Nous avons choisi ici les couleurs qui sont proches de celles utilisées par la paie APLON VB (dans la paie APLON VB les couleurs sont imposées et ne peuvent pas être modifiées) exception faite des jours de fermeture, paramètre n existant pas dans la paie APLON VB. E. PARAMÉTRAGE LIÉ À LA GESTION DES CALENDRIERS Cette étape permet de définir des éléments importants pour la gestion des calendriers ; ce paramétrage est à redéfinir tous les ans pour permettre le basculement de la période à venir en période en cours. Il faut aller dans «Informations diverses» pour accéder à ce paramétrage important. Page 48

49 Mois de début de période Il s agit du mois de début de la période d annualisation ou de modulation. Année de la période Il s agit de l année en cours de traitement. Pour une période à cheval sur deux années civiles, il faudra indiquer ici l année de début. Ce paramétrage est à modifier à chaque nouvelle année de modulation, UNE FOIS QUE L ANNÉE PRÉCÉDENTE EST RÉVOLUE. Il faudra vérifier, AVANT, qu il n y a plus de modification à apporter sur les calendriers de l année révolue, car ils ne pourront plus être modifiés après validation de ce nouveau paramètre. Heure de milieu de journée Ce paramètre permet de définir à quelle heure finit la matinée et commence l après-midi. Afficher du texte dans les calendriers actuels Nous vous conseillons de laisser cette case cochée ; décochée, cette case empêche l affichage du nombre d heures effectuées par journée. On obtient alors seulement la couleur qui indique si la journée représente un jour de travail, un congé payé ou un jour de «semaine à 0 heure» (positionnée dans le menu «Couleurs standards») Affichage avec la case «texte dans calendriers» cochée ; l horaire est affiché avec la couleur de fond gris clair choisie pour représenter le jour travaillé Afficher le calendrier avec des petites polices Cette case est à cocher dès lors que la superficie de l écran est réduite (15 pouces ou en deçà) ou que la résolution acceptée par l écran n est pas très importante (la résolution minimale est de 1024x768 points mais la résolution «de confort» est de 1280x1024 points ; en prenant de petites polices, l application utilise des petites polices afin de pouvoir afficher le nombre d heures travaillées et de minutes effectuées dans la journée sans tronquer l information. On arrive ainsi à retrouver les mêmes éléments qu avec un écran plus «confortable» mais au détriment des caractères plus petits, ce qui pourra rebuter l utilisateur. Dans ce cas, ne reste plus que la solution d utiliser un écran plus adapté. Affichage avec la case «texte dans calendriers» décochée ; l horaire n est plus affiché, seule la couleur de fond reste Affichage avec la case «petites polices» décochée ; quand le nombre d heures est sur 2 chiffres (10h0) alors les chiffres sont tronquées Affichage avec la case «petites polices» cochée ; on voit bien tous les chiffres mais la police est plus petite Page 49

50 Autorisé le copier/coller sur jours fériés Lorsque cette case est décochée, elle empêche de coller un horaire de travail, un congé payé ou un jour de «semaine à 0 heure» sur une journée définie comme un jour férié. Il sera toujours possible de transformer le jour férié en journée de travail, en l affectant directement sans passer par la méthode du «copier/coller». Nous vous conseillons de décocher cette case. Autorisé le copier/coller sur jours de fermeture Lorsque cette case est décochée, elle empêche de coller un horaire de travail, un congé payé ou un jour de «semaine à 0 heure» sur une journée définie comme un jour de fermeture d établissement. Il sera toujours possible de transformer le jour férié en congé payé ou en jour de «semaine à 0 heures», en l affectant directement sans passer par la méthode du «copier/coller». Nous vous conseillons de laisser cette case cochée. Afficher les anomalies par défaut dans le détail journalier de la grille de modulation salarié Ce paramètre permet d afficher les anomalies dans le calendrier du salarié ; la gestion des anomalies n est pas obligatoire mais permet d indiquer que le nombre de personnes travaillant dans un service est inférieur au nombre requis à telle période pour assurer les besoins de ce service. Nous ne verrons pas ce dispositif au cours de cette session ; aussi, nous laisserons cette case décochée. Page 50

51 LA MISE EN PLACE DES COMPOSANTS ET DES SALARIÉS DANS GT35 1. LES DIFFÉRENTS COMPOSANTS D UN CALENDRIER SOUS GT35 A. JOUR FÉRIÉ, JOUR DE FERMETURE, CONGÉ SCOLAIRE Ces périodes, comme nous l avons vu sous la paie APLON VB, permettent de mettre en place le côté «visuel» du calendrier de travail, celui qui sert de base à la construction du calendrier du salarié ; tous ces jours servent de repère afin de placer selon les cas, un jour travaillé, un jour de congé payé, un jour de «semaine à 0 heure» ou un jour de repos RTT. Pour affecter ces différentes périodes au calendrier de travail, nous devons sélectionner le menu «Fichier» puis «Définition des jours spécifiques». Panneau des options Période de modulation traitée Calendrier de travail, vierge de toute information au démarrage Le but est d affecter les jours fériés, les jours de fermeture d établissement et les congés scolaires sur la période de modulation affichée. Affectation des jours fériés Pour affecter les jours fériés, il suffit de sélectionner l option «JFerie» dans le panneau des options, puis de cliquer sur le bouton «Définition automatique» qui apparaît alors ; les jours fériés apparaissent alors sur fond de la couleur choisie pour représenter ce type de jour. Les jours fériés peuvent en effet être pré-affichés automatiquement par l application sans intervention supplémentaire de la part de l utilisateur ; certains arrivent à date fixe (1 er de l an, 14 juillet, 15 août, 25 décembre ) alors que d autres découlent de calcul plus élaborés mais informatisables (Pâques, Ascension, Pentecôte). Pour lancer l affectation il faut cliquer sur le bouton «Affecter». Page 51

52 Affectation des jours de fermeture Pour affecter les jours de fermeture, il suffit de sélectionner l option «JFerme» dans le panneau des options, puis sélectionner la période de fermeture dans le calendrier de travail. Pour cela, il suffit de cliquer sur le 1 er jour de la période de fermeture, puis de cliquer sur le dernier jour de la période de fermeture TOUT EN MAINTENANT ENFONCÉE LA TOUCHE DU CLAVIER. Clic gauche souris tout en maintenant enfoncée la touche du clavier Clic gauche souris Pour lancer l affectation il faut cliquer sur le bouton «Affecter» ; l application affiche alors une fenêtre contenant la période sélectionnée et permettant d affecter un libellé à cette période (ce libellé n est pas obligatoire). La période sélectionnée prend alors la couleur choisie pour définir ce type de jour. Il faut recommencer l opération s il y a plusieurs périodes de fermeture distinctes dans l année, pour l établissement. Affectation des jours de congé scolaire Pour affecter les jours de congé scolaire, il suffit de sélectionner l option «CS» dans le panneau des options, puis sélectionner la période de congé scolaire dans le calendrier de travail. Pour cela, il suffit d appliquer la même démarche que pour les jours de fermeture que nous venons d aborder précédemment. Pour lancer l affectation il faut cliquer sur le bouton «Affecter» ; l application affiche alors une fenêtre contenant la période sélectionnée et permettant d affecter un libellé à cette période (ce libellé n est pas obligatoire). La période sélectionnée prend alors la couleur choisie pour définir ce type de jour. Il faut recommencer l opération pour chaque période de congé scolaire. Page 52

53 Il est à noter que lorsque l on change de type de jour, dans le panneau des options, un message apparaît alors ; il permet de valider les affectations effectuées sur le type de jour sélectionné précédemment. Pour cela, il faut cliquer sur le bouton «Oui» sous peine de perdre les modifications que l on vient de faire. Les couleurs disparaissent alors mais PAS D AFFOLEMENT, la validation est bien enregistrée ; le calendrier n affiche que les affectations faites sur le type qui est sélectionné. Lorsque toutes les affectations sont réalisées, alors on peut visualiser l ENSEMBLE des périodes, pour tous les types de jour (jour férié, jour de fermeture, congé scolaire) ; pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton «Voir tous les types». Nous vous rappelons que les couleurs choisies pour chaque type de jour sont celles mises en place à partir du paramétrage GT35, option «Couleurs standards» ; on peut aussi changer ces couleurs par l intermédiaire du dictionnaire des jours spécifiques. Exercice 4 : Mise en place du calendrier de travail sous GT35 Positionnez le calendrier de travail pour 2011/2012 et placez-y : 1) les jours fériés, 2) la période de fermeture de l établissement : du 23 juillet au 12 août 2012, 3) les périodes de congé scolaire Toussaint : du 22 octobre au 2 novembre Hiver : du 18 février au 4 mars Noël : du 17 décembre au 2 janvier 2012 Printemps : du 14 au 29 avril Été : du 6 juillet au 31 août Page 53

54 B. JOUR DE TRAVAIL, CONGÉ PAYÉ, JOUR DE RTT OU DE «SEMAINE À 0 HEURE» Ces périodes, comme nous l avons vu sous la paie APLON VB, sont les composants que l on place directement sur le calendrier du salarié ; nous allons donc maintenant créer ces types de période dans GT35. Pour cela, nous allons ouvrir le menu des dictionnaires en cliquant sur l icône «Dictionnaires» du bandeau vertical gauche, puis choisir l option «Type de période». Nous allons maintenant créer les 4 types de période correspondant aux éléments à placer sur le calendrier du salarié : la période travaillée, la période de congé payé, la période représentant la «semaine à 0 heure», la période représentant les jours de RTT, pour ceux qui utilisent ce dispositif. Pour cela, la méthode est simple : 1) on commence par cliquer sur le bouton «Ajouter», 2) on renseigne les éléments concernant le type de période à créer : Code : code du type de période (10 caractères) Libellé : désignation du type de période en clair Abréviation : code abrégé (2 caractères) Couleur : couleur choisie pour représenter cette période sur le calendrier Absence : ne pas cocher cette case 3) on termine l enregistrement en cliquant sur le bouton «Valider». L importance des compteurs : les types créés représentent les différentes périodes qui concernent la vie professionnelle du salarié en ce qui concerne son temps de travail ; pour l entreprise, le salarié est : soit au travail ; il est donc présent dans l entreprise ce jour-là, soit en congé payé ; il est donc absent de l entreprise ce jour-là (ou cette ½ journée-là), soit en récupération (pour un salarié annualisé) ; il profite donc d une «semaine à 0 heure» ou d une journée de repos appelée aussi jour de RTT. Nous verrons plus tard que nous pouvons créer d autres périodes (absences, heures de jour, heures de nuit, congé payé légal, congé payé conventionnel ) ; il est important de signaler, pour chacune des périodes créées, à quel compteur elle se rattache : travail, congé payé, récupération (=RTT) Pourquoi est-ce si important de classer les périodes dans ces 3 parties? Le jour de travail est considéré comme un jour travaillé et payé Le jour de congé payé est considéré comme un jour non travaillé et payé. La semaine à 0 heure ou le jour de repos RTT sont des jours payés ET TRAVAILLÉS, bien que le salarié ne soit pas réellement présent dans l entreprise. Exercice 5 : Définition des types de période Vous devez créer les types suivants : HTRAV Heures travaillées H1 Couleur bleu lin SEM0H Semaine à 0 heure S0 Couleur jaune clair JRTT Jours de RTT RT Couleur jaune foncé CPAYE Congés payés CP Couleur bleu clair À vous de choisir les compteurs comme il se doit. Page 54

55 2. LA GESTION DES SALARIÉS A. L IMPORT DES DONNÉES DE LA PAIE APLON VB Avant de découvrir la fiche du salarié, nous allons aborder l import des données de la paie APLON VB ; la plupart des informations servant à GT35 existe déjà dans la paie. Il nous suffit de les importer et pour cela, nous allons utiliser le menu «Fichier» puis l option «Importation Paie Windows». Il est possible d importer de la paie : les valeurs horaires, les qualifications, les services, les salariés. Valeurs horaires Il s agit des différents horaires mensuels de travail, légaux ou conventionnels («Dictionnaires» _ «Valeurs générales» _ onglet «Valeurs générales») N ayant qu une seule valeur représentant l horaire mensuel légal dans la paie, nous irons plus vite à la créer directement dans GT35 plutôt que de l importer de la paie APLON VB. Qualification Il s agit des qualifications que l on renseigne dans la fiche du salarié, dans la paie (onglet «Contrat de travail») Il est important de vérifier avec quelle rigueur ces informations ont été saisies dans la paie. Si vous avez toujours renseigné la qualification avec la même désignation pour tous ceux qui ont un emploi identique, alors nous vous conseillons d importer ces données de la paie. Si par contre vous avez saisi des qualifications «disparates» mais indiquant le même emploi (SURV, SURVEILLANT, SURVEILL) alors il vaut mieux recréer ces qualifications directement dans le dictionnaire de GT35 plutôt que de l importer de la paie ; il serait fastidieux, après, de le mettre à jour en supprimant tous les «doublons». Service Il s agit des différents services auxquels les salariés font partie. Dans la paie, nous utilisons les services pour la comptabilité analytique ; or dans GT35, les services représentent la notion de service «réel» : le salarié travaille dans tel ou tel service et a donc un responsable de service. Ces deux notions étant très éloignées l une de l autre, il sera plus rapide de créer directement les services dans GT35, sans avoir recours à l importation de ces informations. Salarié Il s agit des fiches du personnel. C est le but réel de notre importation de données. MAJ valeurs Quand cette case est cochée, elle oblige GT35 à remettre à jour les fiches des salariés déjà importées en plus de la création des fiches des nouveaux salariés dans GT35 ; si cette case est décochée, seules les nouvelles fiches sont importées (la modification des fiches des salariés déjà présents dans GT35 est ignorée) Comme il s agit de notre première importation de données, nous n allons pas cocher la case «MAJ valeurs», cette fois-ci ; il faudra par contre le faire à chaque importation de données, pour tenir compte des modifications de fiches effectuées dans la paie. Page 55

56 MAJ Liaisons Comme nous n avons pas importé les services et les qualifications de la paie APLON VB nous ne cocherons jamais cette case. Pour faire l importation des données de paie, l application lance «l outil de requêtes» ; celui-ci s apparente au requêteur de la paie, donc l utilisateur rodé aux requêtes de la paie n éprouvera pas trop de difficultés. Liste des tables de la paie Liste des champs de la table choisie Requête Critères de sélection Critères de tri Champs de la fiche récupérés Tableau de bord Le but de la formation n étant pas de faire un apprentissage à la manipulation des données, et donc aux requêtes, nous n allons aborder ici que les outils qui nous concernent en priorité. Liste des tables On n utilisera que la table des salariés «Salarié». Tableau de bord Les trois icônes du tableau de bord agissent sur les lignes composant les différentes requêtes, dans les zones situées dans la partie droite (sélection, tri, champs sélectionnés) Cette icône permet de supprimer une ligne ; elle a le même effet que si on appuie sur la touche Suppr du clavier. Cette icône permet de déplacer une ligne vers le haut. Cette icône permet de déplacer une ligne vers le bas. Ce bouton permet de vérifier la liste des salariés sélectionnés, avant l importation. Ce bouton permet lancer l importation des salariés sélectionnés dans GT35. Page 56

57 Nous allons essentiellement travailler sur la partie «Critères de recherche». 1 Nous allons cliquer sur la seule ligne présente dans cette zone, puis appuyer sur l icône pour la supprimer (on peut aussi appuyer sur la touche Suppr, à la place) 2 - Nous allons ensuite cliquer sur la ligne «Code société», dans la colonne des «Champs», pour ensuite cliquer sur l icône 3 - Dans le tableau qui apparaît alors, nous allons choisir en cliquant dessus Opérateur : «égal» Code société : «1» Bouton de validation : «Et» Le 1 er critère de notre importation est maintenant validé. Nous allons continuer avec les trois autres critères suivants : Liste des opérateurs «Salarié» «égal» «Oui» «Et» Liste des valeurs proposées pour le champ Listes des boutons de validation du critère «Conv collective» «faisant partie de» «AES,ASEM,EDU4,EDUC,PSY» «Et» «doublon» «égal» «Non» «Fin» Pour retrouver le champ «doublon» dans la liste des champs, il faut cliquer sur l entête de la colonne des champs «Champs de Salarié» (doublon se trouve sur la dernière ligne ; pour cela on descendra le bouton de l ascenseur complètement en bas) Pour savoir si la requête est conforme, il suffit de cliquer sur le bouton «Contrôler» ; la liste des salariés correspondant à la sélection est alors affichée. Il ne nous reste plus qu à «Fermer» et à cliquer sur le bouton «Importer». Page 57

58 B. LA MISE EN PLACE DES AUTRES DICTIONNAIRES DE GT35 Avant de compléter la fiche des salariés importés, nous devons mettre en place les différents dictionnaires de GT35 nécessaires à la mise à jour de ces fiches. Valeurs horaires Pour cela, nous allons ouvrir le menu des dictionnaires en cliquant sur l icône «Dictionnaires» du bandeau vertical gauche, puis choisir l option «Valeurs horaires». Il s agit ici de recenser les différents horaires de travail mensuels ; l horaire mensuel légal de travail est fixé à 151,67 h mais il se peut qu il y ait d autres horaires de travail conventionnels si l employeur a réduit le temps de travail de certains salariés en deçà des 35 heures. Pour ajouter une valeur il suffit de cliquer sur le bouton «Ajouter», de paramétrer l horaire que l on souhaite mettre en place en indiquant son code et le nombre d heures qu il faut réaliser au mois pour atteindre le temps plein ; on cliquera sur le bouton «Valider» pour terminer. Exercice 6 : Mise en place de la durée légale de travail mensuelle Vous devez créer l horaire suivant : HLEG 151,67 Qualifications Pour cela, nous allons ouvrir le menu des dictionnaires en cliquant sur l icône «Dictionnaires» du bandeau vertical gauche, puis choisir l option «Qualifications». Il s agit ici de recenser les différentes fonctions des salariés : secrétaire, surveillant, comptable ; si ce dictionnaire a été importé de la paie APLON VB, les différentes qualifications sont alors déjà définies et il suffit juste de supprimer les doublons (surv., surveill ). Pour ajouter une qualification il suffit de cliquer sur le bouton «Ajouter» et d indiquer le code simplifié (10 caractères maximum) et la désignation en clair de cette qualification ; on cliquera sur le bouton «Valider» pour terminer. Exercice 7 : Saisie des différentes qualifications Vous devez créer les qualifications suivantes : SECR Secrétaire SURV Surveillant CADREDUC Cadre éducatif Conventions Pour cela, nous allons ouvrir le menu des dictionnaires en cliquant sur l icône «Dictionnaires» du bandeau vertical gauche, puis choisir l option «Conventions». Il s agit ici de recenser les différentes conventions collectives qui concernent l employeur. Nous vous rappelons que la convention collective à laquelle le salarié appartient doit lui être remise au moment de son embauche (document remis ou consultable en libre service). Pour ajouter une convention il suffit de cliquer sur le bouton «Ajouter», d indiquer la désignation en clair, la durée annuelle de travail effectif et le nombre total de jours de congé payé attribués aux salariés liés à cette convention collective ; on cliquera sur le bouton «Valider» pour terminer. Suite à la reclassification des PSAEE et la disparition des catégories (AES, ASEM, EDUC ) c est l ensemble de métiers («Service support» ou «Éducation et vie scolaire») qui définira demain ces barèmes. Page 58

59 Exercice 8 : Saisie des conventions collectives Vous devez créer les conventions collectives suivantes : Stagiaire lié à l enseignement privé sous contrat Stagiaire lié à l enseignement catholique agricole PSAE (non ASEM) PAT EDUC catégories 1,2 et PVS (éducateurs et assistant éduc) EDUC catégorie PVS (responsable) Sites Pour cela, nous allons ouvrir le menu des dictionnaires en cliquant sur l icône «Dictionnaires» du bandeau vertical gauche, puis choisir l option «Sites». Cette application permet de recenser les différents sites géographiques d une entreprise ou d un établissement scolaire (école, collège, Paris, Lyon, Marseille ). Pour ajouter un site il suffit de cliquer sur le bouton «Ajouter», d indiquer le code simplifié (10 caractères maximum), la désignation en clair, le code abrégé (2 caractères) et la couleur associée à ce site ; on cliquera sur le bouton «Valider» pour terminer. Exercice 9 : Saisie des sites géographiques Vous devez créer les sites suivants : COLLEGE Collège CO Couleur vert clair ECOLE Ecole EC Couleur vert foncé INTERNAT Internat IN Couleur kaki Services Pour cela, nous allons ouvrir le menu des dictionnaires en cliquant sur l icône «Dictionnaires» du bandeau vertical gauche, puis choisir l option «Services». Cette application permet de déclarer les différents services de l entreprise (secrétariat, gestion, surveillance, entretien, restauration, internat ) ; attention : cette notion n a aucun lien avec l analytique que l on utilise dans la paie APLON VB. Pour ajouter un service il suffit de cliquer sur le bouton «Ajouter», d indiquer le code simplifié (10 caractères maximum), la désignation en clair, le code abrégé (2 caractères) et la couleur associée à ce service ; on cliquera sur le bouton «Valider» pour terminer. Le champ «Lien type jour» permet de déterminer le nombre minimal de personnes nécessaires au bon fonctionnement d un service (et ce en période «haute», «basse» ) ; pour l instant il vaut mieux ne pas cliquer sur la case Exercice 10 : Saisie de services Vous devez créer les services suivants : CADREDU Cadres éducatifs CE Couleur rose SURV Surveillants SU Couleur fuschia Page 59

60 C. LA FICHE DU SALARIÉ DANS GT35 Nous allons maintenant modifier les fiches des salariés importés dans GT35. Pour cela, nous allons ouvrir le menu des dictionnaires en cliquant sur l icône «Dictionnaires» du bandeau vertical gauche, puis choisir l option «Salariés». Nous pouvons voir que les salariés proviennent de la paie APLON VB grâce à leur code. P 1 _ 57 P = paie APLON VB 57 = code du salarié dans la paie ; attention, il ne s agit pas de son matricule 1 = dossier «1» de paie Informations récupérées à partir de la fiche salarié de la paie APLON VB Pour accéder à la fiche d un salarié, il suffit de double cliquer sur la ligne correspondant à son nom. Champs personnalisables en plus Convention collective, site géographique, unité de la durée de travail et total d heures à l année à faire Services et fonctions du salarié Durée de travail Décompte des différentes périodes (travail, congé payé, récupération) Gestion des emplois multiples Jours travaillés dans la semaine Envoi d un mail Accès au calendrier Accès aux éditions pour le salarié : fiche, tâches à réaliser, calendrier Page 60

61 Etat civil Cette partie contient tous les champs récupérés de la fiche du salarié dans la paie APLON VB ; ils ont été importés au moment de la récupération des «Salariés». Seuls les champs «Abréviation», «Tél portable» et « » sont nouveaux ; l utilisateur aura intérêt à enregistrer ce dernier dans la mesure où il désire envoyer des méls au salarié, directement à partir de sa fiche. La photo est, là encore, récupérée de la paie APLON VB et peut être modifiée par la fonction «Changer». Infos diverses Les éléments de ce tableau ont une incidence dans le calendrier. Convention collective Il s agit de celle à laquelle le salarié est affilié ; ce champ est obligatoire et détermine le nombre de jours de congé payé attribués au salarié. La convention collective permet aussi de calculer l horaire annuel du salarié dès lors que l on a indiqué l horaire lissé hebdomadaire (onglet «Qualifications») Ttl heures Ce champ est calculé automatiquement dès lors que l on appuie sur le bouton Cal. Pour permettre ce calcul, l application doit connaître l horaire lissé dans l onglet «Qualifications». Site principal Il s agit du site géographique sur lequel le salarié fait la plupart de son temps de travail ; cette valeur est celle qui est pré affichée par défaut lorsque l on met en place les heures travaillées sur le calendrier du salarié (on peut toutefois, sur le calendrier, sélectionner un autre site que celui proposé par défaut) Type gestion Ce paramètre permet de déterminer l unité de temps de travail du salarié, à savoir l heure ou le jour. Services Dans ce tableau, il faut affecter les services dont le salarié dépend. Le salarié doit obligatoirement être associé à un service, mais il peut aussi dépendre de plusieurs services ; dans ce dernier cas, il faudra créer une ligne pour chaque service dont le salarié dépend et donner une priorité à chacun. Service Il faut choisir un service dans le dictionnaire des services créé (voir page 59) Page 61

62 Fonction Il s agit d indiquer ici la désignation de l emploi occupé par le salarié : le salarié appartient au service des «cadres éducatifs» et il exerce la fonction de cadre éducatif. Priorité Ce paramètre n est important que dès lors que le salarié occupe plusieurs fonctions. Le service le plus prioritaire est celui dont le nombre est le plus petit. Lors de l affectation des heures travaillées dans la grille du salarié, les services sont affichés par ordre de priorité ; celui proposé par défaut est le service le plus prioritaire. Sur le calendrier, il est impossible d affecter des heures travaillées à un salarié, pour un service qui n a pas été déterminé dans cet onglet. Qualifications Dans ce tableau, il faut déterminer l horaire de travail moyen du salarié ; ce dernier peut être exprimé sur une base hebdomadaire ou mensuelle (il faut impérativement que les champs «Heures contrat» et «Équivalence» soient exprimés sur la même base de temps : hebdomadaire ou mensuelle) Là-encore, on peut en enregistrer plusieurs, le salarié pouvant être «multi fonctions». Qualification Il faut indiquer ici la fonction du salarié ; celle-ci est choisie dans le dictionnaire des qualifications déjà créé (voir page 58) Heures contrat C est la durée moyenne de travail indiquée sur le contrat (horaire lissé) au mois ou à la semaine. Equivalence C est la durée légale (voire conventionnelle) de travail exprimée sur la même période que le champ «Heures contrat» ; ainsi, sauf cas exceptionnel d un accord collectif de branche ou d entreprise ayant réduit la durée de travail hebdomadaire ou mensuelle en deçà de la durée légale, le nombre à indiquer ici est 35 (durée légale hebdomadaire de travail) ou 151,67 (durée légale mensuelle de travail) Un salarié dont les deux champs «Heures contrat» et «Équivalence» sont identiques est donc un salarié à temps complet. À l inverse, un salarié dont le champ «Heures contrat» est inférieur à «Équivalence» est un salarié à temps partiel. Horaire Ce paramètre permet de ramener le temps de travail contractuel sur une base mensuelle ; il faut donc indiquer ici le code de la valeur horaire représentant la durée légale mensuelle de travail pour le salarié (ce code est choisi dans le dictionnaire des valeurs horaires qui a déjà été créé : voir page 58) En règle générale, ce dictionnaire ne comporte qu une seule valeur horaire ; le choix ne devrait donc pas être trop difficile à prendre. Détail horaire Ce tableau reprend les différents types de période affectés au salarié dans son calendrier ; il permet de retrouver l horaire année (temps de travail) mais aussi le nombre de jours de congé payé et le nombre d heures représentant la récupération (RTT ou «semaine à 0 heure») ; on retrouve ces compteurs au niveau du calendrier du salarié. Les informations sont à saisir ici, notamment en ce qui concerne le nombre d heures travailllées ou de jours de congés payés, car le salarié peut n être présent que sur une partie de la période (salarié arrivé en cours de la modulation). Page 62

63 Doublons Lorsqu un salarié dépend de deux conventions collectives distinctes, il est impossible de le gérer sur une seule fiche (on ne peut indiquer qu UNE SEULE convention collective) ; dès lors, il faut créer deux salariés identiques et gérer chacune des conventions sur l une et l autre des fiches ainsi créées. La notion de doublon, ici, permet de regrouper les deux fiches du salarié afin de consolider les deux grilles et de gérer les erreurs entre les deux. Nous n utiliserons pas cette fonction dans la formation. Amplitude Ce tableau permet d indiquer l amplitude hebdomadaire de travail du salarié, c est-à-dire les jours où le salarié est présent dans l entreprise : pour un salarié qui ne travaille que le lundi, le mardi et le jeudi matin on cochera les cases «lundi», «mardi» et «jeudi». Nous vous conseillons de prendre l amplitude la plus large qui soit surtout dans le cas où le salarié a des semaines de travail irrégulières. Lorsqu une journée n est pas cochée alors vous ne pouvez pas rien lui affecter dans le calendrier (jour travaillé, congé payé, récupération) ; notre conseil sera donc de cocher selon les salariés : les cases de lundi à vendredi si aucun salarié ne travaille le samedi et le dimanche et que vous gérez les congés payés en jours ouvrés, les cases de lundi à samedi si certains salariés travaillent le samedi ou que vous gérez les congés payés en jours ouvrables, toutes les cases dès lors que le salarié est un surveillant d internat. Si vous avez modifié des informations dans l onglet «Qualifications» ou tout simplement la convention collective du salarié, n oubliez pas de cliquer sur le bouton Cal pour lancer le calcul de l horaire de travail annuel. Il ne faut pas non plus oublier de cliquer sur le bouton «Valider» dès lors qu on apporte des modifications à la fiche du salarié (sinon celles-ci ne sont pas prises en compte) Il est à noter que les créations, modifications ou suppressions de fiches effectuées dans GT35 ne sont pas répercutées dans la paie APLON VB. Exercice 11 : Saisie d un salarié Dans cet exercice, les stagiaires provenant d un établissement dépendant de l enseignement privé agricole prendront les valeurs en rouge, les autres prendront les valeurs en vert. Vous devez compléter la fiche du salarié ALLIBERT Marc : Convention collective EDUC catégories 1,2 et 3 PVS (éducateur et assistant éduc) Site principal Collège Type gestion Heure Service SURV Fonction Surveillant Horaire lissé 22 / 35 ème Amplitude de lundi à samedi Heures année 898 heures + 58 jours congés 891 heures + 60 jours congés Page 63

64 LA MISE EN PLACE D UN CALENDRIER AVEC GT35 La création d un calendrier est un petit peu plus complexe à mettre en place sous GT35 car, comme nous allons le voir, il faut gérer l amplitude horaire dans la journée et non pas se contenter d un nombre global d heures travaillées sur la journée. Pour accéder au calendrier du salarié, la méthode la plus pratique est d aller sur sa fiche et de cliquer sur «Grille modulation» dans la partie droite. Salarié traité Période traitée Légende des couleurs Dans le calendrier de la paie APLON VB, nous avons constaté que lorsque l on positionne les composants de la grille liée au salarié, ils écrasent les éléments du calendrier de travail ; ainsi une période de congé scolaire peut être remplacée par une période de congé payé (la couleur du congé scolaire laisse la place à celle du congé payé). Ici, dans GT35, le calendrier est construit de telle sorte que ceci ne puisse pas se produire ; en effet, chaque case du calendrier est composée de trois parties : Partie gauche Quel est le type du jour? Partie centrale Le salarié travaille il ce jour là? Partie droite Si oui, où? la partie gauche qui rappelle le composant du calendrier de travail (jour férié, jour de fermeture, congé scolaire) ; ceux-ci sont déjà placés, la partie centrale qui permet le placement des composants liés au salarié (jour de congé payé, jour travaillé, jour de récupération) ; ceux-ci sont à placer, la partie droite qui permet d avoir accès à d autres informations optionnelles (site géographique, service, absence ) ; nous verrons ces informations plus tard. Ainsi, on a donc accès à plus d informations et donc plus de couleurs, d où la légende de couleurs placée en haut à gauche. Page 64

65 1. L AFFECTATION DES JOURS TRAVAILLÉS Nous allons reprendre l exemple traité dans la paie APLON VB, à savoir un salarié à temps complet faisant partie des personnels d éducation de catégorie 4 (GALLET Alain). Dans la paie APLON VB, nous avions déterminé l horaire du salarié de la façon suivante : 8h30mn les lundis, mardis, mercredis et vendredis et 4h les jeudis. Nous allons affiner notre calendrier dans GT35, en précisant l amplitude de travail journalière : les lundis, mardis et vendredis : de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 18h00 soit 8h30mn les mercredis : de 8h30 à 13h00 et de 14h00 à 18h00 soit 8h30mn les jeudis de 8h30 à 12h30 soit 4h Nous allons commencer par constituer notre semaine de travail en renseignant le planning horaire du salarié pour chaque jour de la semaine civile ; nous allons choisir pour cela la semaine du 5 au 11 septembre 2011 (c est-àdire la semaine 37). Double clic Un double clic sur le lundi 5 septembre permet d accéder au planning journalier de cette journée. Page 65

66 Graduation horaire elle permet de sélectionner plus facilement les plages horaires de la partie centrale (graduation par tranche de 1 heure) Planning journalier du salarié il permet de visualiser les différentes plages de travail du salarié (graduation par tranche de 5 minutes) Tableau de bord il permet d affecter congé payé, récupération ou jour travaillé (dans ce dernier cas, il faut indiquer le service et le site géographique sur lequel travaille le salarié) Pour sélectionner la plage horaire «8h30 12h30», nous allons tout d abord commencer par cliquer (avec le bouton gauche de la souris) sur «08:00» dans la graduation horaire ; le planning journalier, dans la partie centrale, se positionne alors à partir de cet horaire. Nous allons maintenant procéder de la même manière que pour déterminer une plage horaire dans la paie APLON VB, c est-à-dire que nous allons cliquer sur la ligne «08:30» dans la partie centrale, puis cliquer sur la ligne «12:25» dans la partie centrale (pour cela il faut descendre l ascenseur situé côté droit ou cliquer sur «11:00» dans la graduation horaire) TOUT EN MAINTENANT ENFONCÉE LA TOUCHE DU CLAVIER. ATTENTION : il faut noter que l heure affichée dans la partie centrale correspond en fait à l heure de début de la tranche horaire ; «12:25» correspond donc à la tranche «12h25-12h30». IL FAUDRA DONC TOUJOURS CLIQUER SUR LA VALEUR QUI PRÉCÈDE DE 5 MINUTES LA FIN DE LA PÉRIODE DE TRAVAIL. Une fois la plage horaire sélectionnée, nous devons indiquer ce que fait le salarié pendant cette plage (est-il en congé payé? en récupération? ou travaille t il? et dans ce cas, où? Pour cela, nous allons maintenant utiliser le tableau de bord de la partie droite. La plage horaire sélectionnée y apparaît Il faut commencer par cliquer sur le bouton «Ajouter» ; puis, comme nous sommes en train de positionner des périodes travaillées, il faut cliquer sur le type de période («Heures travaillées» dans notre exemple) ; on vérifiera le service et le site géographique positionnés par défaut (mais modifiables par le combo ) ; on peut aussi renseigner la tâche que le salarié exécute à ce moment (plonge, accueil des élèves ), ceci n est pas obligatoire. On laissera le coefficient sur la valeur 1. Il ne reste plus qu à valider en appuyant sur le bouton «Valider» Page 66

67 La période travaillée apparaît alors dans la graduation horaire, avec la couleur choisie dans le dictionnaire des types de période (page 54) pour les heures travaillées. Il ne reste plus qu à réitérer l opération pour la plage horaire «13h30 18h00». Une fois l affectation des périodes travaillées dans la journée, il suffit de cliquer sur le bouton «Fermer» pour quitter le planning journalier et revenir au calendrier du salarié. Le nombre d heures travaillées dans la journée apparaît alors, avec un fond de couleur dans la partie centrale de la case (ici gris clair) ; cette couleur est celle qui a été déterminée pour les jours travaillés, dans la charte des couleurs au niveau du paramétrage GT35 (page 48). Ce nombre d heures alimente aussi le compteur des heures travaillées, sur le côté gauche de l écran. La couleur restituée sur le calendrier du salarié peut être différente de celle indiquée dans la graduation horaire du planning journalier ; en effet, dans son calendrier, le salarié n a que 3 possibilités : soit il travaille (jour travaillé), soit il est en congé payé (congés payés), soit il est en récupération (RTT) c est ce que l on retrouve au niveau de la charte des couleurs du paramétrage de GT35. Le dictionnaire de périodes est fait pour affiner chacun de ces 3 éléments : un jour travaillé peut être composé d heures travaillées le jour, mais aussi d heures travaillées la nuit (nous abordons la notion de travail de nuit plus loin) ; de la même façon, les périodes de congés payés peuvent être légales ou conventionnelles, voire contractuelles. Enfin, la récupération peut se traduire par des périodes de RTT ou des «semaines à 0 heure». La plage figurant sur la graduation horaire du planning journalier est liée à un type de période bien précis ; voilà pourquoi la couleur affichée est celle du dictionnaire des périodes (donc couleur la plus détaillée qui soit). Dans une même journée, le salarié peut effectuer des heures de jour et des heures de nuit ; ces périodes seront donc séparées et figurant dans leur couleur au niveau de la graduation horaire ; toutefois, de retour au calendrier, l application ne peut afficher qu une seule couleur ; ce sera celle du groupe, à savoir les jours travaillés. Nous allons procéder de la même façon pour les autres jours de la semaine. Dans notre exemple, l horaire de travail du lundi est identique à celui du mardi et du vendredi ; pour aller plus vite, nous allons utiliser la méthode du «copier/coller». Pour cela, il suffit de faire un clic avec le bouton gauche de la souris pour sélectionner la cellule à copier (le lundi 6 septembre), puis faire un clic avec le bouton droit de la souris pour faire apparaître un menu contextuel ; enfin, il faut choisir l option «Copier». Page 67

68 Il suffira ensuite de sélectionner le mardi 6 septembre et le vendredi 9 septembre par un clic gauche de la souris TOUT EN MAINTENANT LA TOUCHE Ctrl DU CLAVIER ENFONCÉE, puis de faire un clic droit de souris pour choisir l option «Coller» «sur sélection» (nous aborderons les autres options plus tard) Il ne nous reste plus qu à affecter le mercredi et le jeudi ; pour cela, on procédera comme pour le lundi. La semaine de travail «type» est désormais positionnée ; il ne nous reste plus qu à la dupliquer sur l ensemble de l année. Pour cela, on commencera par sélectionner la semaine «type», du lundi au vendredi (TOUT EN MAINTENANT ENFONCÉE LA TOUCHE DU CLAVIER, rappelez-vous) ; puis on fera un clic avec le bouton droit de la souris et on choisira l option «Copier». On sélectionnera ensuite l année complète (du 1 er septembre au 31 août) et on fera un clic avec le bouton droit de la souris ; enfin, on choisira l option «Coller» «sur sélection». Page 68

69 Le compteur des heures travaillées est fonction des heures positionnées sur le calendrier ; il affiche alors le total de 1925 heures. En cliquant sur le + on peut obtenir davantage d information et notamment l horaire de travail annuel du salarié. Nous pouvons nous rendre compte, dans le tableau ci-dessus, que l horaire de travail dépasse de 379 heures l horaire annuel du salarié. Pour ramener le temps de travail sur l année à la normale, il faut maintenant définir les périodes de congé payé et de «semaines à 0 heure». 2. L AFFECTATION DES JOURS DE CONGÉ PAYÉ Pour affecter des périodes de congé payé, il faut commencer par définir la 1 ère journée de congé payé, celle qui marque le début de la période. Dans notre exemple, les périodes de congé payé sont les suivantes : du 19 décembre 2011 au 2 janvier 2012 et du 16 juillet au 13 août Nous allons commencer par définir le 19 décembre 2011 comme étant un jour de congé payé. Pour cela, il faut double cliquer sur cette journée afin d accéder au planning journalier du salarié. Il faut cliquer sur le type «Congé payé» Il faut indiquer si le salarié utilise la journée entière en congé payé ou seulement une ½ journée (dans ce cas, il faut préciser si c est le matin ou l après-midi) Pour valider il faut cliquer sur le bouton «Valider» ; un message vous informe que ce qui a été saisi précédemment (ici, les heures travaillées) sera effacé par cette nouvelle modification : confirmez par «Oui». Page 69

70 Dès lors que l on répond «Oui», la journée de congé payé annule entièrement les heures travaillées ou celles liées à la récupération ; on se trouve alors devant un panneau central vide. En cliquant sur le bouton «Fermer» afin de revenir au calendrier du salarié on peut constater que les heures sont effacées sur cette journée et que la couleur de fond indique désormais un jour de congé payé. Maintenant, il ne reste plus qu à dupliquer cette journée sur toute la période du 20 décembre 2011 au 2 janvier Pour cela, nous allons procéder comme pour la copie de la semaine de travail «type» sur l année. Faisons un clic avec le bouton gauche puis droit sur la journée du 19 décembre passée en congé payé et prenons la fonction «Copier» puis sélectionnons la période de congé payé du salarié (clic gauche sur le 20 décembre 2011 ensuite clic gauche sur le 2 janvier 2012 TOUT EN MAINTENANT ENFONCÉE LA TOUCHE DU CLAVIER) ; cliquons ensuite avec le bouton droit de la souris et choisissons la fonction «Coller» «sur sélection». La plage du 19 décembre 2011 au 2 janvier 2012 est maintenant définie comme étant une période de congé payé pour le salarié. Nous allons réitérer l opération pour les autres périodes de congé payé ; la semaine 52 va donc être recopiée sur la plage allant du 16 juillet au 13 août L opération «Copier» n est pas nécessaire puisqu elle vient d être faite. Page 70

71 Le compteur des congés payés indique maintenant 38 jours, le nombre prévu par la convention collective du salarié. En cliquant sur le bouton «+» de la zone «Compteurs», nous pouvons nous rendre compte que l horaire de travail dépasse de 143 heures et 30 minutes l horaire annuel du salarié. Pour ramener le temps de travail sur l année à la normale, il faut maintenant définir les périodes de récupération («semaines à 0 heure»). 3. L AFFECTATION DES JOURS DE RÉCUPÉRATION Dans notre exemple, les périodes de récupération sont les suivantes : du 20 au 26 février 2012, du 23 au 29 avril 2012 et du 14 au 25 août Pour la récupération, la manipulation est différente de celle utilisée pour les périodes de congé payé ; les plages de récupération sont chiffrées en heures et non en jours. Pour cela, nous allons plutôt revenir à la méthode que nous avons utilisée pour affecter les heures travaillées, avec cette différence que les heures étant déjà affectées, il ne nous reste plus qu à les passer de statut d heures travaillées à celui de semaines à 0 heure. Nous allons redéfinir une semaine «type» mais de récupération et non plus de travail. Reprenons pour cela la semaine du 20 au 26 février Double cliquons sur le 20 février 2012 afin d accéder au planning journalier du salarié. Nous allons effectuer les manipulations suivantes : Page 71

72 Clic avec le bouton gauche de la souris sur UNE des lignes de la plage définie comme étant des heures travaillées, dans la partie centrale Dans la partie droite, l application affiche la plage de cette ligne (plage de 5 minutes) et les informations qui ont été indiquées lors de l affectation. Clic sur le bouton «Modifier» À ce moment-là, la partie droite change et c est la totalité de la plage affectée alors qui est affichée. Les informations affectées à l époque deviennent alors modifiables (elles ne sont plus grisées). Il ne nous reste plus qu à cliquer sur «Semaine à 0 heure» pour indiquer que le salarié est en récupération sur cette partie de la journée, puis à valider en cliquant sur le bouton «Valider» La plage change de couleur et devient une période «semaine à 0 h». En cliquant sur l autre période, dans la graduation horaire, il ne nous reste plus qu à réitérer cette manipulation pour la plage de l après-midi. En cliquant sur le bouton «Fermer», à la fin de l opération, nous pouvons nous rendre compte que l horaire de la journée a bien été effacé. Il nous faut maintenant procéder de la même manière avec les autres jours de la semaine «type». Page 72

73 La semaine de récupération «type» étant maintenant définie, nous allons la copier afin de la reproduire sur toutes les périodes de récupération de l année. Pour cela, il nous faut sélectionner la plage allant du 20 au 26 octobre (soit une semaine de 7 jours), la copier, sélectionner ensuite la plage allant du 23 au 29 avril et coller. Puis il faut sélectionner la plage du 14 au 25 août et coller à nouveau. Suite à ces manipulations, nos compteurs ont encore évolué ; désormais, nous avons un écart de 1 heure. Comme pour la paie APLON VB, nous allons donc diminuer la journée du 12 juillet 2012 où le salarié travaillera 5 heures au lieu des 4 heures initiales. Il travaillera donc de 8h30 à 13h30 ce jour-là. Page 73

74 Il nous faut alors effectuer les manipulations suivantes : Il faut cliquer sur «12:00» dans la barre graduée afin de positionner la grille des intervalles de 5 minutes à partir de 12:00 en haut de grille. Dans cette grille, il faut cliquer sur la ligne «12:30» qui représente la tranche horaire «12h30 12h35». Il faut cliquer sur le bouton «Ajouter» puis cliquer sur «Heures travaillées» Enfin cliquer sur le bouton «Valider» puis sur le bouton «Fermer» La journée passe à 5 heures travaillées. Les compteurs d heures travaillées et de jours de congés payées sont désormais corrects. Notre calendrier est terminé ; l édition peut être demandée en cliquant sur le bouton «Imprimer», à partir du calendrier du salarié. Page 74

75 Saisie Edition Page 75

76 Exercice 12 : Mise en place du calendrier d un salarié à temps partiel Dans cet exercice, les stagiaires provenant d un établissement dépendant de l enseignement privé agricole prendront les valeurs en rouge, les autres prendront les valeurs en vert. Mettez en place le calendrier de ALLIBERT Marc ; ce salarié fait partie du personnel d éducation de catég. 1 PVS. Il bénéficie de 9,67 10 semaines de congé payé (58 60 jours ouvrables) et de 3,33 semaines de «semaines à 0 heure» (20 jours ouvrables) L horaire effectif annuel du salarié est de heures (jours fériés exclus) ; son horaire hebdomadaire moyen lissé est de 22 heures. Le temps de travail du salarié est réparti sur la semaine de façon suivante : lundi : de 13h30 à 18h00 = 4h30mn mardi : de 8h30 à 12h00 de 14h00 à 16h30 = 6h00mn mercredi : de 9h00 à 12h00 = 3h00mn jeudi : de 8h30 à 12h00 de 14h00 à 16h30 = 6h00mn vendredi : de 8h30 à 13h00 = 4h30mn Les congés payés sont pris aux périodes suivantes : Les semaines à 0 h correspondent aux périodes : du lundi 19 décembre 2011 au lundi 2 janvier 2012 du lundi 24 octobre au mercredi 2 novembre 2011 du lundi 9 vendredi 6 juillet au vendredi 31 août 2012 du lundi 20 au samedi 25 février 2012 du lundi 23 au samedi 28 avril 2012 Pour cadrer avec l horaire annuel de heures, le 1 er septembre 2011, le salarié travaillera en plus 7 heures 4,5 heures au lieu des 6 prévues ; son horaire de travail sera ce jour-là de 8h30 à 12h00 et de 14h00 à 17h30 de 8h30 à 13h00 4. LA GESTION DES TYPES DE JOUR (PÉRIODES «HAUTE», «BASSE» ) Dans les exemples que nous venons de voir, les salariés effectuent le même travail sur les semaines travaillées ; toutefois, le calendrier du salarié peut être adapté afin de respecter à la lettre l intensité de travail dans l entreprise. Ainsi, on pourra définir, selon les services, des plages horaires où l horaire de travail est à son maximum, et, à l inverse, d autres plages horaires où le salarié travaille aussi, mais à un rythme moins soutenu. On appelle ces plages les périodes «haute» et «basse» mais on peut aussi définir des périodes «intermédiaires». Le but est de définir une semaine de travail «type» par période (type de jour) Ces périodes sont affectées par service. En premier lieu, il nous faut créer ces codes. Pour cela, nous allons ouvrir le menu des dictionnaires en cliquant sur l icône «Dictionnaires» du bandeau vertical gauche, puis choisir l option «Types jour». Pour ajouter un type de jour il suffit de cliquer sur le bouton «Ajouter» et d indiquer le code simplifié (10 caractères maximum), la désignation en clair, le code abrégé (2 caractères) et la couleur associée à ce type de jour ; on cliquera sur le bouton «Valider» pour terminer. Page 76

77 Pour déterminer ces périodes, nous allons passer par la saisie des calendriers PAR SERVICE ; pour cela, nous allons ouvrir le menu des grilles de modulation en cliquant sur l icône «Grille de modulation» du bandeau vertical, puis choisir l option «Service». Choix du service pour lequel il faut planifier les périodes haute et basse Choix du type de jour à planifier (période haute ou période basse) Validation par le bouton «Affecter» Sélection de la plage horaire dans le calendrier Nous vous rappelons une fois encore que cette méthode d affectation n est pas obligatoire mais elle peut avoir son utilité. Les périodes haute et basse apparaissent sur le calendrier du salarié dès lors que celui-ci est affecté à un service pour lequel on a déterminé ces types de jour. Cette information figure dans la partie droite de chaque case (affichage optionnel) dès lors que l on a cliqué sur le service du salarié. Page 77

78 5. LES DIFFÉRENTES MÉTHODES DE «COPIER/COLLER» DANS LE CALENDRIER Jusqu à présent, nous avons exploité la fonction «Coller» «sur sélection» mais il existe d autres possibilités. Dans le calendrier ci-dessus, nous allons positionner une semaine de travail «type» du lundi 7 septembre au dimanche 13 septembre. Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche Nous avons fait exprès de prendre des amplitudes de travail journalières différentes. Choisissons maintenant de copier cette semaine du lundi au dimanche. A. LE «COLLER SUR SÉLECTION» Il permet de reproduire à l identique la période copiée sur la période sélectionnée. Période copiée Période sélectionnée Cette option n est proposée que dès lors que la période copiée est d une durée allant de un jour à une semaine ; toutefois, elle diffère dans son mécanisme selon que la période copiée est égale à un jour ou plusieurs. Contrairement à la paie APLON VB, il n est pas nécessaire de faire coïncider le jour de début de la période copiée avec celui de la période sélectionnée ; ainsi, la période copiée peut commencer un lundi et la période sélectionnée un mardi. Le lundi de la période copiée sera dupliqué sur tous les lundis de la période sélectionnée et ainsi de suite avec le mardi, le mercredi. À l inverse, si le lundi n est pas sélectionné dans la période copiée, alors aucun lundi ne sera dupliqué dans la période sélectionnée. Dès lors que la période copiée est égale à un jour, alors le «copier sur sélection» affecte ce jour à TOUS les jours de la période sélectionnée (sauf les jours qui ne font pas partie de l amplitude du salarié ou les jours fériés ou de fermeture si l on n a pas «autorisée le copier/coller sur» dans la paramétrage initial de GT35) B. LE «COLLER SUR MÊME INTITULÉ SÉLECTIONNÉ» Il permet de recopier un jour particulier sur tous les jours de la période sélectionnée qui sont de même intitulé sans avoir à les sélectionner un par un. Exemple : on copie un lundi sur tous les lundis d une période sélectionnée. Période copiée Période sélectionnée Cette option n est proposée que si la période copiée est d une durée égale à un jour. Page 78

79 C. LE «COLLER SUR MÊME TYPE SÉLECTIONNÉ» Il permet de reproduire à l identique la période copiée sur les mêmes types de jour de la période sélectionnée ; on va ainsi pouvoir recopier une semaine de travail «type» sur toutes les périodes hautes de la sélection ou, à l inverse, sur toutes les périodes basses de la sélection. Dans l exemple ci-dessous, la semaine copiée a été définie comme une période «haute». Période copiée Période sélectionnée La semaine «type» n est ici copiée QUE sur les périodes «hautes» de la période sélectionnée, à savoir l année ; on reconnaît ces périodes à leur fond rose (défini ainsi dans le dictionnaire) Cette option n est proposée que dès lors que la période copiée est d une durée allant de un jour à une semaine. La semaine copiée peut être définie sur deux types de jour distincts. Page 79

80 D. LE «COLLER SUR MÊME INTITULÉ ET MÊME TYPE SÉLECTIONNÉ» C est la combinaison du «coller sur même intitulé sélectionné» et «coller sur même type sélectionné». Elle permet de recopier un jour particulier d une période haute ou basse particulière sur tous les jours de la période sélectionnée qui sont de même intitulé et définis sur la même période haute basse que le jour copié, sans avoir à les sélectionner un par un. Dans notre exemple ci-dessus, le lundi (qui est sur une période haute représentée par un fond rose) est copié sur tous les lundis de l année situés en période haute. Cette option n est proposée que si la période copiée est d une durée égale à un jour. E. LE «COLLER AUX MÊMES DATES» Il permet de recopier tout ou partie du calendrier d un salarié sur un autre salarié. Pour utiliser cette fonction il faut passer par la saisie des calendriers PAR SALARIÉ ; pour cela, nous allons ouvrir le menu des grilles de modulation en cliquant sur l icône «Grille de modulation» du bandeau vertical, puis choisir l option «Salarié». F. LE «COLLER SUR UNE AUTRE ANNÉE» Il permet de recopier tout ou partie du calendrier de l année, pour un salarié, sur l année suivante. Pour utiliser cette fonction il faut rester sur le même salarié et changer de période avec les flèches en haut. Attention : il faut faire attention de bien sélectionner le jour de démarrage à partir duquel il faut faire la duplication ; en effet, ce jour doit être de même intitulé que celui de la période copiée sous peine de décaler l ensemble du calendrier. Page 80

81 LES ÉLÉMENTS QUI INFLUENT SUR LE CALENDIER DE GT35 1. LES ABSENCES RÉMUNÉRÉES Lorsque le salarié est annualisé, les absences rémunérées ne provoquent aucune diminution de l horaire de travail du salarié ; pour ceux qui veulent visualiser l absentéisme des salariés, nous avons vu que la paie APLON VB affiche automatiquement les périodes d absence dans les calendriers SANS EN RÉDUIRE LE TEMPS DE TRAVAIL. Cet automatisme n existe pas dans GT35 mais on peut quand même constater les absences rémunérées afin de visualiser l absentéisme des salariés. Pour cela, il va falloir générer un nouveau type de période : l absence (on pourra même détailler les différentes absences en autant de types de période distincts : absence maladie, événements familiaux, congé parental ) Il faudra faire attention à ce que : le compteur «Cptr Travail» soit coché (comme nous l avons dit, l absence ne diminue pas le temps de travail du salarié), la case «Absence» doit être cochée ; sans cela, on ne pourra pas visualiser TOUTES les absences en un seul aperçu. Pour intégrer l absence du salarié dans son calendrier, il faut appliquer la même méthode que celle qui nous a servi à transformer les heures travaillées en «semaines à 0 heure». On sélectionne la période travaillée pour la modifier d heures travaillées en «absence maladie». On valide ensuite et on procède ainsi pour toutes les périodes liées à l absence. Dans l affichage optionnel, on peut consulter les périodes liées : à une absence en particulier (maladie, événement familial ) à tous les types d absence (absentéisme du salarié) Page 81

82 2. LE SURCROÎT DE TRAVAIL Il peut être géré sur le même principe que les absences, l idée étant de repérer les heures en plus des heures contractuelles afin de déterminer les heures complémentaires et les heures supplémentaires, leur majoration, leur période de prise en compte et enfin la fameuse loi TEPA sur les heures effectuées en plus. Pour cela, il va falloir générer deux nouveaux types de période : l heure en plus rémunérée et l heure en plus non rémunérée. Il faudra faire attention à ce que le compteur «Cptr Travail» soit coché. Cette heure est travaillée (mais en plus du quota annuel). Toute heure supplémentaire à celles figurant dans le calendrier du salarié devra être rajoutée et définie en type de période «Heure en plus rémunérée» si elle dépasse la limite haute hebdomadaire liée à la modulation, ou en «Heure en plus non rémunérée» dans la mesure où elle ne dépasse pas cette limite haute hebdomadaire. Toute heure complémentaire sera aussi définie en «Heures en plus rémunérées» car payée dans le mois. Dans l affichage optionnel, on peut demander à repérer les périodes pendant lesquelles le salarié a effectué des heures en plus, qu elles aient été rémunérées ou non. 3. LE TRAVAIL DE NUIT Le travail de nuit modifie les limites maximales quotidienne (10 heures) et hebdomadaire (48 heures) Travail de nuit Tout travail effectué sur une période entre 21 heures et 6 heures est considéré comme du travail de nuit ; par convention ou accord collectif ou par accord d entreprise, il est possible de prévoir une autre période de 9 heures comprise entre 21 heures et 7 heures mais incluant forcément l intervalle allant de minuit à 5 heures. C est ainsi que l accord de branche sur le travail de nuit pour les établissements catholiques d enseignement agricole relevant de l article L du code rural prévoit une période différente allant de 22 heures à 7 heures. Travailleur de nuit Est considéré comme travailleur de nuit toute personne qui : soit accomplit, au moins deux jours par semaine, selon son horaire habituel, au moins 3 heures de travail de nuit. soit accomplit, au cours d une période annuelle de référence (fixée par l accord sur la réduction du temps et l aménagement du temps de travail), un nombre minimum d heures de travail de nuit effectif ou de présence fixé par accord (330 heures effectives de travail de nuit pour les établissements catholiques d enseignement agricole relevant de l article L du code rural, 264 heures de présence de nuit ou 224 heures effectives de travail de nuit pour les établissements de l enseignement privé sous contrat) Durée maximale de travail La durée maximale de travail, pour un travailleur de nuit, est assez complexe à vérifier car elle résulte d une double contrainte : française et européenne. Droit de travail européen La durée maximale de travail est fixée à 14 heures 30 minutes par jour et à 48 heures par semaine. Les heures de travail comptabilisées sont les heures de présence (on n a donc pas à appliquer le coefficient utilisé pour les surveillants d internat : nous verrons plus tard en quoi il consiste) Page 82

83 Droit de travail français La durée maximale de travail est fixée à 12 heures par jour et à 48 heures par semaine (ou 40 heures sur une période de 12 semaines consécutives) Les heures de travail comptabilisées sont les heures effectives tenant compte des temps d équivalence (on doit donc appliquer le coefficient utilisé pour les surveillants d internat : nous verrons plus tard en quoi il consiste) Pour l enseignement catholique agricole La durée maximale de travail est fixée à 8 heures par jour avec une dérogation possible jusqu à 12 heures en contrepartie obligatoire d un repos d une durée équivalente au dépassement. La durée maximale de travail reste fixée à 48 heures par semaine (ou 40 heures sur une période de 12 semaines consécutives) Compensation au travail de nuit Tout travail de nuit effectué génère un repos compensateur proportionnel aux heures de nuit effectives (c est-àdire en tenant compte des temps d équivalence) ; ce repos compensateur est pris sur le temps de travail. pour l enseignement privé sous contrat : 10% des heures de nuit effectives (donc calculées en tenant compte des temps d équivalence) pour l enseignement catholique agricole : 4% des heures de nuit effectives (donc calculées en tenant compte des temps d équivalence) Temps d équivalence ou heures coefficientées Certains travailleurs de nuits, tels les surveillants d internat, ont une durée de travail qui comporte des périodes d inaction ; c est le cas des périodes de veille en chambre s étendant de l extinction des feux jusqu au lever des élèves. Pendant ces périodes d inaction, l heure de présence est comptabilisée selon un horaire d équivalence calculé de la façon suivante : pour l enseignement privé sous contrat : l heure de présence est coefficientée à 45% : l heure effective calculée pour le décompte du temps et la rémunération qui s ensuit correspond donc à 27 minutes (45 % d une heure), la période d inaction ne peut dépasser 7 heures et est à fixer par l employeur. pour l enseignement catholique agricole : l heure de présence est coefficientée à 50% : l heure effective calculée pour le décompte du temps et la rémunération qui s ensuit correspond donc à 30 minutes (50 % d une heure), la période d inaction ne peut dépasser 8 heures et est à fixer par l employeur. La problématique du travail de nuit est, tout d abord, de recenser le nombre d heures de nuit en tenant compte de leur temps d équivalence pour permettre de calculer facilement le temps de repos compensateur. Pour cela, on doit utiliser le même principe que celui des absences, l idée étant de séparer les heures de jour (heures travaillées) des heures de nuit (qu elles soient coefficientées ou non) Pour cela, il va falloir générer un nouveau type de période : l heure travaillée de nuit. Il faudra faire attention à ce que le compteur «Cptr Travail» soit coché car cette heure est travaillée. 4. SAISIE DES HEURES COEFFICIENTÉES SUR LE CALENDRIER GT35 Maintenant que les types de période sont en place, nous allons comprendre comment séparer les heures travaillées de jour des heures travaillées de nuit, ainsi que les heures travaillées de nuit ET coefficientées des heures travaillées de nuit ET non coefficientées. Pour cela nous retournons, dans la grille de modulation du salarié. Page 83

84 Dans notre exemple, nous allons prendre un surveillant qui effectue des heures de nuit. Pour simplifier, nous allons prendre un horaire régulier suivant : dimanche : de 18h30 à 24h00 = 5h30mn de présence lundi : de 0h00 à 7h00 = 7h de présence mardi : de 9h00 à 12h00 de 18h30 à 24h00 = 8h30 mn de présence mercredi : de 0h00 à 7h00 de 16h00 à 18h30 = 9h30mn de présence jeudi : de 18h30 à 24h00 = 5h30 mn de présence vendredi : de 0h00 à 7h00 = 7h de présence Les heures de nuit sont comptabilisées durant une période de 9 heures allant de 21 heures à 6 heures. La période de coucher au lever des élèves (période d inaction) s étend sur une plage de 7 heures allant de 23 heures à 6 heures. En remplissant l horaire du lundi, le salarié est présent dans l établissement de 0h00 à 7h00 ; or, le travail de nuit s arrête dès 6h00. Nous allons donc commencer par remplir la plage de 0h00 à 6h00 du matin (attention de choisir la tranche de fin à «5:55») ; cette plage correspond à des heures travaillées de nuit mais coefficientées à 0,45 (soit 45% d une heure normale) Le salarié est dans le service «Internat», sur le site «Internat». Puis, nous validons. Sur la tranche horaire de 6h00 à 7h00 du matin, nous ne sommes plus sur du travail de nuit ; nous devons donc activer les heures travaillées (sous-entendu de jour), laisser le coefficient à 1 puisque nous ne sommes plus sur une période d inaction. Le salarié est dans le service des «Surveillant», sur le site «Collège» Puis nous validons. Et ainsi de suite. Pour résumer, nous pouvons dire que : de 0h00 à 6h00 nous sommes en présence d heures travaillées de nuit coefficientées à 0,45 de 6h00 à 21h00 nous sommes en présence d heures travaillées coefficientées à 1 de 21h00 à 23h00 nous sommes en présence d heures travaillées de nuit coefficientées à 1 de 23h00 à 24h00 nous sommes en présence d heures travaillées de nuit coefficientées à 0,45. Nous vous rappelons que ces plages sont fixées par l employeur ; les plages ci-dessus sont donc fonction de notre exemple. Page 84

85 Cela nous donne donc la semaine de travail «type» suivante : 43 heures de présence au travail (non coefficientées) 31 heures 27 mn effectives travaillées (coefficientées) dont 16 heures de jour dont 27 heures de nuit dont 16 heures de jour dont 15 heures 27 mn de nuit L affichage en heures coefficientées ou non coefficientées tient au fait que l on coche ou non la case «Heures coefficientées» située dans la partie gauche du calendrier. Le principe est le même à l édition du calendrier. En dupliquant la semaine «type» sur l année et en insérant les périodes de congé payé et de récupération, cela nous donne le calendrier ci-dessous. Le repos compensateur de nuit est calculé par rapport aux heures de nuit effectives ; il faut donc cocher la case des «Heures coefficientées» pour en avoir le nombre en tenant compte du bon coefficient. Le salarié bénéficie d un repos compensateur de 10% de 584 heures et 24 minutes, soit 58 heures et 25 minutes (pour l enseignement catholique agricole, il serait de 4% soit 22 minutes) Attention : il ne faut pas oublier que dès lors que le surveillant se lève pour régler un litige ou un problème survenant au cours de la nuit, il n est plus considéré comme étant en période d inaction ; le temps qui a servi à régler le problème compte alors pour 100% même s il reste compris entre le coucher et le lever des élèves. Page 85

86 RAPPELS SUR L AFFICHAGE DES JOURS DANS LE CALENDRIER Chaque jour de la grille de modulation est décomposé en trois parties : la partie gauche contient le numéro de jour ; la couleur de fond permet de définir ce que représente ce jour pour TOUS les salariés de l entreprise : férié, fermeture, congé scolaire, la partie centrale contient le nombre d heures travaillées coefficientées ou non (cela dépend de l état de la case «Heures coefficientées», cochée ou non) ; la couleur de fond de cette partie permet d indiquer si le salarié travaille ce jour ou s il est en congé ou récupération, Partie gauche Partie centrale Partie droite la partie droite contient le nombre de minutes travaillées en plus du nombre d heures positionné à sa gauche ; cette partie est laissée à la disposition de l utilisateur qui choisit d afficher ce qu il veut parmi les options suivantes : un type de période particulier * les périodes «haute» et «basse» pour un service particulier du salarié un service particulier (indique la présence du salarié dans ce service) un site particulier (indique la présence du salarié dans ce site) C est par ce procédé que l on pourra retrouver toutes les heures supplémentaires non rémunérées afin de les payer en fin d année ; on pourra ainsi savoir sur quelles semaines elles ont été faites, afin de permettre de les majorer au bon taux (en fonction de celles qui ont déjà été payées sur cette semaine) ; dans ce cas, il suffit de choisir l affichage optionnel sur le type de période «Heures en plus non rémunérées». * L option «Toutes les absences» permet de visualiser TOUS les types de période définis comme une absence. Page 86

87 LES ÉDITIONS DANS GT35 Dans GT35, les éditions sont demandées à partir du menu «Éditions standards» ; elles sont essentiellement réparties en trois groupes : les éditions liées à un salarié, celles liées à un service et celles dépendant d un site. Nous ne verrons pas les éditions liées à ce dernier groupe (site) au cours de cette formation, mais vous pouvez voir de votre côté ce qu elles représentent en les demandant les unes après les autres. Les éditions les plus utilisées sont celles qui concernent les salariés et les services. 1. LES ÉDITIONS LIÉES AUX SALARIÉS Dans les éditions les plus utilisées, beaucoup concernent les salariés. A. LA FICHE Il s agit de la fiche contenant les renseignements du salarié. Aucun élément du calendrier n apparaît dans cette édition. B. LES TÂCHES Cette édition permet de reproduire la semaine de travail «type» du salarié avec les différentes tâches qu il fait au cours de chaque journée. Cette édition n est donc utile que si l on a saisi les différentes tâches dans le calendrier du salarié. Il faut indiquer la semaine «type» que l on veut éditer. Page 87

88 C. LES FICHES DE POINTAGE Il s agit des fiches permettant au salarié d indiquer ses horaires de travail (un peu comme pour une pointeuse) ; la fiche peut être éditée vierge ou remplie (c est alors l horaire prévu au planning qui est indiqué) et le salarié peut indiquer à côté l horaire qu il a réellement fait sur chaque journée. Cette fiche peut être éditée pour l année, un mois ou une semaine. D. LES GRILLES DE MODULATION Il s agit des calendriers de modulation, édités à la semaine, au mois ou à l année. On choisira si le décompte doit être édité en heures de présence ou en heures coefficientées. Année Mois Semaine Page 88

89 2. LES ÉDITIONS LIÉES AUX SERVICES A. LA MODULATION ANNUELLE Elle permet d éditer les périodes «haute» et «basse» par service. B. LES LISTES D ANOMALIES Ces listes permettent de mettre en avant le manque de personnel pour faire fonctionner le service à tel moment de l année. C. LES TABLEAUX DE PRÉSENCE Ces éditions permettent de regrouper les calendriers des salariés d un même service, sur un calendrier annuel, mensuel ou hebdomadaire. Plus il y a de salarié dans le service et plus le tableau devient vite illisible. Année Page 89

90 L EXPORTATION DES CALENDRIERS VERS LA PAIE APLON VB L exportation des calendriers de GT35 vers la paie APLON VB n est pas une opération obligatoire ; elle permet de copier seulement les périodes de congé payé figurant sur les grilles des salariés dans GT35 sur les calendriers de la paie APLON VB. Pour lancer cette opération, il faut aller dans «Fichier» puis «Transférer grille salarié». Malgré le message affiché dans le tableau qui apparaît alors à l écran, seules les périodes de congé payé sont exportées. Comme pour l importation des salariés, l application passe par le requêteur qui permet de ne transférer qu une catégorie de salariés si on le désire ; ce sont les tables et les champs de GT35 qui sont affichés dans les deux colonnes de gauche (GT35 devient en effet le point de départ de la sélection) Si on veut transférer les périodes de congé de TOUS les salariés de GT35, il suffit de ne rien indiquer dans le cadre de recherche (en haut à droite) Nous vous rappelons que SEULS les salariés qui ont un lien avec la paie APLON VB (ceux transférés par l import des salariés décrit en page 55) sont traités, ici. Pour la suite des opérations on se référera aux indications portées à l écran et notamment celle de faire une sauvegarde de la paie APLON VB avant. Page 90

91 SAUVEGARDE DES DONNÉES DE PAIE ET DE GT35 Les données de paie APLON VB ne peuvent être sauvegardées (à la demande) que par l intermédiaire du menu général des applications APLON. Pour cela, il faut aller dans «Fichier» puis «Sauvegarde» (il faut vérifier, avant, que le dossier coché en haut correspond bien à celui que l on veut sauvegarder) Il faut commencer par décocher la case «Dépendances», puis sélectionner les bases de paie à sauvegarder (Paie+Documents+Photos) tout en maintenant la touche Ctrl du clavier enfoncée. Puis il faut sélectionner le lecteur dédié à la sauvegarde (disque interne, clé USB _ notre préférence _, disque externe ) Il faut confirmer la demande de sauvegarde en cliquant sur le bouton «Oui», puis sélectionner le dossier et indiquer le nom à donner au fichier de sauvegarde. La fin de la sauvegarde est signalée par un message ; il faut alors cliquer sur le bouton «OK». Avant de faire la sauvegarde de la paie, il faut vérifier qu aucune autre personne de l établissement ne travaille sur le dossier de paie. Page 91

92 Les données de GT35 peuvent être sauvegardées par l intermédiaire du menu général des applications APLON ; on reprendra le même mécanisme que ci-dessus mais en sélectionnant cette fois-ci la base «Gestion du temps». Pour le nom donné au fichier de sauvegarde on pourra utiliser «Calendriers » par exemple (si l année traitée est 2009/2010) Les données de GT35 peuvent aussi être sauvegardées à partir de l application GT35 (dans ce cas, il ne faut pas sortir de l application) ; pour cela, il faut aller sur «Fichier» puis «Sauvegarde». Là encore, il faut sélectionner le dossier et indiquer le nom à donner au fichier de sauvegarde. Il suffit de confirmer le dossier en cliquant sur le bouton «OK». Puis de confirmer le lancement de la sauvegarde en cliquant sur le bouton «Oui». Et de quitter enfin en cliquant sur le bouton «OK». Page 92