RÈGLEMENTS POLITIQUES ET PROCÉDURES RÈGLEMENT SUR LA RÉGIE INTERNE DU COMITÉ DES INFIRMIÈRES ET INFIRMIÈRS AUXILIAIRES DU CSSS CLÉOPHAS-CLAVEAU

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1 RÈGLEMENTS POLITIQUES ET PROCÉDURES RÈGLEMENT SUR LA RÉGIE INTERNE DU COMITÉ DES INFIRMIÈRES ET INFIRMIÈRS AUXILIAIRES DU CSSS CLÉOPHAS-CLAVEAU Émis le : Date de révision : 3 mai 2007 Destinataires : Personnes visées : Adopté par le comité de direction le: Adopté par le CMDP (s il y a lieu) le : Adopté par le conseil d administration le : Adopté par le CIIA le : Adopté par le CECII le : Approuvé par : La Direction des soins infirmiers Amendé par le CIIA le : 3 mai 2007 DSI

2 TABLE DES MATIÈRES SECTION 1 DISPOSITIONS GÉNÉRALES Objet Définitions Règles d interprétation...2 SECTION 2 COMITÉ DES INFIRMIÈRES ET INFIRMIERS AUXILIAIRES Composition Droits et obligations des membres Liste des membres Fonctions et pouvoirs du comité des infirmières et infirmiers auxiliaires...3 SECTION 3 ASSEMBLÉES DU COMITÉ Lieu Moment Assemblée générale annuelle du comité Assemblée générale spéciale Convocation Avis de convocation Présidence Quorum Perte de quorum Procédure aux assemblées Droit de vote Décisions d une assemblée générale Les procès-verbaux des assemblées Année financière...8 SECTION 4 L EXÉCUTIF DU COMITÉ Composition Fonctions et pouvoirs Durée du mandat Vacance Officiers Réunions...12

3 SECTION 5 DOCUMENTS ET ARCHIVES Caractère public Conservation des documents...14 SECTION 6 DISPOSITIONS FINALES Entrée en vigueur Modification, amendement, remplacement Révision...15 ANNEXE I PROCÉDURE D ÉLECTION Procédure d élection Procédure Fonction présidente d élection Avis d élection...17 ANNEXE II CERTIFICAT D ÉLECTION...18

4 SECTION 1 DISPOSITIONS GÉNÉRALES 1.1 OBJET Le présent règlement a pour objet d établir les règles internes du comité des infirmières et infirmiers auxiliaires du CSSS Cléophas-Claveau, en application de l article 223 de la Loi. 1.2 DÉFINITIONS Dans le présent règlement, à moins que le contexte n indique un sens différent, les expressions ou termes suivants signifient : Assemblée générale : Centre : Comité : Comité exécutif du CIIA : Conseil d'administration : CII : CIIA : Établissement : Loi : Toute assemblée générale annuelle ou spéciale des membres du comité des infirmières et infirmiers auxiliaires. Un centre exploité par l Établissement au sens de l article 79 de la Loi. Le comité des infirmières et infirmiers auxiliaires institué dans l Établissement. Le comité exécutif du conseil des infirmières et infirmiers auxiliaires Le conseil d'administration de l Établissement. Conseil des infirmières et infirmiers de l Établissement. Comité des infirmières et infirmiers auxiliaires de l Établissement. CSSS Cléophas-Claveau. La Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q., c. S-4.2) et ses règlements d application, le cas échéant. 1

5 Membre : Selon le contexte où il est utilisé, une personne faisant partie du comité, de son exécutif ou d'un comité prévu au présent règlement. Membre élu : Un membre du comité élu par les membres pour siéger au comité exécutif. 1.3 RÈGLES D INTERPRÉTATION Selon le contexte, le genre féminin ou le genre masculin est utilisé dans le présent règlement pour en faciliter la lecture et la compréhension. L'utilisation du genre féminin inclut le genre masculin et vice-versa, sauf si le contexte ne s'y prête pas. 2

6 SECTION 2 COMITÉ DES INFIRMIÈRES ET INFIRMIERS AUXILIAIRES 2.1 COMPOSITION Un comité des infirmières et infirmiers auxiliaires est institué. Ce comité est composé de l'ensemble des infirmières et infirmiers auxiliaires qui exercent leurs fonctions pour l'établissement. 2.2 DROITS ET OBLIGATIONS DES MEMBRES Tous les membres du comité doivent être membres en règle de l'ordre des infirmières et infirmiers auxiliaires du Québec. Tout membre a le droit d'assister et de participer aux assemblées du comité. Tout membre a le devoir de participer aux activités et au fonctionnement du comité et des autres comités qu il forme, lorsque la demande lui en est faite. 2.3 LISTE DES MEMBRES La secrétaire du comité s assure de la mise à jour de la liste des membres en règle du comité qui lui est transmise par le directeur des ressources humaines ou par toute autre personne que ce dernier désigne. Cette liste, mise à jour annuellement, contient les nom et prénom de chaque membre ainsi que, le cas échéant, le centre où il exerce principalement. Aux fins d application du présent règlement, un membre est réputé exercer principalement dans le centre où il détient un poste ou, à défaut, dans le centre où il a travaillé le plus grand nombre d heures au cours de l année financière précédente. 2.4 FONCTIONS ET POUVOIRS DU COMITÉ DES INFIRMIÈRES ET INFIRMIERS AUXILIAIRES Le comité a pour fonctions : a) d'apprécier la qualité des soins infirmiers posés par les personnes qui exercent des activités d'infirmières ou infirmiers auxiliaires pour l'établissement; 3

7 b) de donner son avis sur les moyens à prendre pour évaluer et maintenir la compétence de l'ensemble des personnes qui exercent des activités d'infirmières ou infirmiers auxiliaires pour l'établissement; c) de faire des recommandations au comité exécutif du conseil des infirmières et infirmiers sur la distribution appropriée des soins dispensés par les personnes qui exercent des activités d'infirmières ou infirmiers auxiliaires pour l'établissement. Lorsqu'une recommandation du comité des infirmières et infirmiers auxiliaires n'est pas retenue par le comité exécutif du conseil des infirmières et infirmiers, elle doit être transmise au conseil d'administration de l'établissement accompagnée des motifs de sa non-acceptation Le comité peut adopter des règlements concernant sa régie interne, la création de comités et leur fonctionnement ainsi que la poursuite de ses fins. Ces règlements entrent en vigueur après avoir été approuvés par le comité exécutif du conseil des infirmières et infirmiers Le comité des infirmières et infirmiers auxiliaires fait un rapport annuel au comité exécutif du conseil des infirmières et infirmiers Le président des infirmières et infirmiers auxiliaires fait partie d office du comité exécutif du conseil des infirmières et infirmiers de l Établissement. Un membre de l exécutif du CIIA est nommé à titre de substitut lors de l absence de la présidente du CIIA pour assurer la représentation à ce comité. 4

8 SECTION 3 ASSEMBLÉES DU COMITÉ 3.1 LIEU Les assemblées du comité se déroulent généralement dans une installation de l'établissement désignée par la Direction générale de l Établissement. Elles peuvent également se tenir dans tout autre endroit réservé à cette fin par la Direction générale de l'établissement. 3.2 MOMENT Les assemblées du comité doivent être prévues à un moment qui favorise la plus grande participation possible des membres sans toutefois entraver la dispensation régulière des services à la population. L exécutif du comité fixe la date et l heure de toute assemblée du comité. 3.3 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DU COMITÉ Le comité doit tenir annuellement une assemblée générale. L assemblée générale annuelle est composée de tous les membres en règle du comité. L exécutif du comité peut inviter toute autre personne à y assister Lors de l'assemblée générale annuelle, le comité : a) procède aux élections requises pour combler les postes des membres élus dont le mandat vient à échéance; b) reçoit le rapport annuel du CIIA, le cas échéant, de ses autres comités; c) approuve le plan d action annuel du CIIA, le cas échéant, de ses autres comités; d) l assemblée IIA adopte et modifie ses règlements de régie interne; e) considère toute autre affaire au vote favorable d assemblée; f) les règlements ou les modifications aux règlements entrent en vigueur après avoir été approuvés par l exécutif du conseil des infirmières (art.223 de la Loi). 5

9 3.4 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE Une assemblée générale spéciale peut être convoquée en tout temps lorsqu une question doit être soumise, de façon urgente, à l ensemble des membres. Seuls les sujets inscrits à l ordre du jour tel que transmis peuvent être discutés lors de cette assemblée. 3.5 CONVOCATION L assemblée générale annuelle du comité est convoquée par résolution de l exécutif du comité. Une assemblée générale spéciale du comité peut être convoquée sur demande de l exécutif ou de la présidente du comité. 3.6 AVIS DE CONVOCATION Une assemblée générale est précédée d'un avis de convocation signé par la présidente ou la secrétaire de l exécutif. Cet avis doit être affiché dans chacune des installations de l établissement. L avis doit préciser le lieu, la date et l'heure de l'assemblée ainsi que l'ordre du jour proposé. S'il s'agit d'une assemblée générale annuelle, l'avis doit être donné au moins dix (10) jours ouvrables avant la date fixée pour la tenue de l'assemblée. Dans le cas d'une assemblée générale spéciale, un avis d'au moins cinq (5) jours ouvrables suffit. 3.7 PRÉSIDENCE Toute assemblée générale est présidée par la présidente du comité ou, en son absence, par la vice-présidente. Si ces deux (2) personnes sont absentes, l'assemblée élit, parmi ses membres présents, une présidente d'assemblée. 3.8 QUORUM Le quorum à toute assemblée générale est formé par la présence de dix (10) membres du comité. Si le quorum n est pas atteint dans un délai de trente (30) minutes après l'heure indiquée sur l'avis de convocation, l'assemblée est reportée à une date ultérieure fixée par résolution de l exécutif du comité en conformité avec les dispositions prévues à l'article

10 3.9 PERTE DE QUORUM Une fois le quorum constaté, une assemblée peut se poursuivre malgré le départ d'un ou de plusieurs membres ayant pour effet d'affecter le quorum à moins qu'un des membres présents n'invoque un tel défaut et demande que l'assemblée soit ajournée PROCÉDURE AUX ASSEMBLÉES Sous réserve des dispositions du présent règlement, la présidente d assemblée décide des règles de procédure à suivre pour en favoriser le bon déroulement DROIT DE VOTE Seuls les membres dont le nom apparaît à la liste des membres prévue à l article 2.3 du présent règlement ont droit de vote lors d une assemblée générale. Toutefois, les membres absents ne peuvent pas se faire représenter, ni exercer leur droit de vote par procuration DÉCISIONS D UNE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE Les décisions d une assemblée générale sont prises à la majorité des voix exprimées par les membres présents. En cas de partage des voix, la présidente d'assemblée dispose d'une voix prépondérante. Le vote se prend à main levée, sauf s'il s'agit d'une élection pour laquelle il est procédé à un scrutin secret. La déclaration par la présidente qu une résolution a été adoptée ou rejetée et une entrée faite à cet effet dans le procès-verbal constituent, à première vue, la preuve de ce fait sans qu il soit nécessaire de prouver la quantité ou la proportion des voix enregistrées en faveur de cette résolution ou de son rejet. 7

11 3.13 LES PROCÈS-VERBAUX DES ASSEMBLÉES Les procès-verbaux des assemblées du comité sont rédigés par la secrétaire de l exécutif. Lorsqu'ils ont été approuvés par l'assemblée, signés par la secrétaire et contresignés par la présidente, ils sont considérés authentiques. La secrétaire assure la garde et la conservation des procès-verbaux des assemblées du comité ANNÉE FINANCIÈRE Pour fin d opération, l année financière du CIIA ou de l un de ses comités se termine le 31 mai de chaque année. 8

12 SECTION 4 L EXÉCUTIF DU COMITÉ 4.1 COMPOSITION L exécutif du comité est composé de cinq (5) personnes élues par et parmi les membres du comité, conformément à la procédure d élection prévue à l annexe I du présent règlement. Les membres élus doivent détenir un poste au sein de l établissement. «Les membres élus, doivent détenir un (1) poste en CLSC, un (1) poste en CHSLD Foyer de Bagotville, un (1) poste en CHSLD Foyer St-Joseph, un (1) poste en CHSLD CH 4 e étage et un (1) poste en CH 3 e étage.» La (ou le) DSI fait partie d office de l exécutif du CIIA ou le ou la personne déléguée par la DSI. 4.2 FONCTIONS ET POUVOIRS L exécutif exerce toutes les fonctions et tous les pouvoirs du comité, notamment ceux mentionnés à l'article 2.4 du présent règlement. 4.3 DURÉE DU MANDAT Le mandat de tout membre élu à l exécutif du comité est d'une durée de deux (2) ans et est renouvelable. Il demeure toutefois en fonction, malgré l'expiration de son mandat, jusqu'à ce qu'il soit élu de nouveau ou remplacé, en autant qu'il conserve la qualité nécessaire à son élection. 4.4 VACANCE Toute vacance à un poste de membre élu à l exécutif du comité est comblée par résolution des membres demeurant en fonction pour la durée non écoulée du mandat du membre à remplacer. En comblant cette vacance, les membres de l exécutif doivent s assurer du respect des dispositions de l article 4.1 du présent règlement Constitue notamment une vacance : a) la démission, le décès, la perte d éligibilité d un membre élu; 9

13 b) la destitution d un membre élu, par l exécutif, pour absences non motivées à trois (3) réunions régulières et consécutives de l exécutif; c) l'absence du travail d un membre élu pour une durée prévisible de plus de trois (3) mois, à moins que le membre s engage, par écrit, à participer activement aux activités normales de l exécutif; d) le fait qu un poste n ait pas été pourvu lors d une élection en raison d un nombre insuffisant de candidatures Avant de se prononcer sur la destitution d un membre élu, l exécutif doit l aviser par écrit et lui permettre de se faire entendre, lors d une séance au cours de laquelle cette question est inscrite à l ordre du jour Tout membre élu à l exécutif peut démissionner de son poste en transmettant à la secrétaire du comité un avis écrit de son intention. Il y a vacance à compter de l acceptation de la démission par l exécutif. 4.5 OFFICIERS Lors de leur première réunion qui suit l assemblée générale annuelle, les membres de l exécutif élisent annuellement, parmi eux, les officiers du comité autres que la présidente. Ces officiers sont la vice-présidente et la secrétaire La présidente occupe les fonctions suivantes : a) elle représente le comité et en est la porte-parole officielle; b) elle préside les assemblées des membres et les réunions de l exécutif; c) elle s assure du bon fonctionnement du comité et de ses autres comités; e) elle veille à ce que le comité s'acquitte de ses devoirs et responsabilités; f) elle établit des liens de communication avec les membres du comité; g) elle siège d office sur le comité exécutif du conseil des infirmières et infirmiers; 10

14 h) elle assume toute autre fonction que peut lui assigner le comité. La présidente est membre d'office de tous les comités permanents du comité La vice-présidente remplace la présidente en son absence ou lorsqu'elle est empêchée d'agir temporairement. Elle exerce alors tous les pouvoirs et assume toutes les fonctions de la présidente La secrétaire occupe les fonctions suivantes : a) elle maintient à jour la liste des membres prévue à l article 2.3 du présent règlement; b) elle convoque les assemblées du comité et les réunions de l exécutif; c) elle rédige les procès-verbaux et les soumet pour adoption; d) elle assure la tenue et la conservation des documents et des archives du comité, de son exécutif, y compris la conservation des archives des autres comités; e) elle reçoit et assure le suivi de la correspondance du comité; f) elle assume toute autre fonction que peut lui assigner le comité Le mandat de tout officier, incluant la présidente, est d'une durée de un (1) an. Un officier demeure toutefois en fonction, malgré l'expiration de son mandat, jusqu'à ce qu'il soit élu de nouveau ou remplacé, en autant qu'il conserve la qualité nécessaire à son élection ou à sa nomination Toute vacance à une fonction d'officier est comblée par résolution de l exécutif pour la durée non écoulée du mandat de l'officier à remplacer pourvu que la personne ainsi nommée ou élue soit éligible à la fonction vacante. Une fonction d'officier devient vacante dès que son titulaire perd la qualité requise pour être membre de l exécutif notamment en raison de l'application de l'article du présent règlement. 11

15 4.6 RÉUNIONS L exécutif se réunit au moins six (6) fois par année. Une réunion spéciale est aussi tenue à la demande de deux (2) membres de l exécutif ou de la présidente du comité La secrétaire transmet aux membres un avis de convocation écrit au moins cinq (5) jours ouvrables avant la date prévue pour la réunion. L'avis indique le lieu, la date et l'heure de la réunion ainsi que l'ordre du jour proposé. En cas d'urgence, la convocation peut être faite verbalement et le délai n'est alors que de vingt-quatre (24) heures. Une réunion peut être tenue séance tenante si tous les membres sont présents et renoncent à l'avis de convocation. Cette renonciation doit être consignée au procès-verbal. La présence d'un membre à une réunion de l exécutif remédie à tout défaut au niveau de l'avis de convocation quant à ce membre Pour toute réunion le quorum est fixé à trois (3) membres comprenant obligatoirement la présidente ou, en son absence, la vice-présidente. Si le quorum n est pas atteint, la réunion est reportée à une date ultérieure et un avis de convocation doit alors être transmis aux membres, conformément à l article du présent règlement. Lorsque pendant une réunion un membre soulève la perte de quorum, la présidente procède à la vérification de la présence des membres. Le cas échéant, si le défaut de quorum n est pas corrigé dans les quinze (15) minutes suivantes, la réunion est ajournée et un nouvel avis de convocation doit alors être transmis aux membres, conformément à l article du présent règlement Toute décision, recommandation ou avis de l exécutif requiert un vote favorable à la majorité simple des membres présents. Lors des réunions, chaque membre est tenu de voter, sauf pour un motif sérieux. Le vote se prend à main levée. En cas de partage des voix, la présidente ou, en son absence, la vice-présidente dispose d une vois prépondérante. Cependant, elle n est pas tenue de l exercer Les réunions de l exécutif se déroulent à huis clos mais l exécutif peut y inviter toute personne susceptible de lui fournir une aide quelconque. 12

16 4.6.6 La secrétaire rédige le procès-verbal de chaque réunion et en transmet une copie à chaque membre de l exécutif. Après son adoption à une réunion subséquente, le procès-verbal est signé par la secrétaire et par la présidente. 13

17 SECTION 5 DOCUMENTS ET ARCHIVES 5.1 CARACTÈRE PUBLIC Dans la mesure où il y a conformité avec la Loi sur l'accès aux documents publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1), les procès-verbaux et documents du comité des infirmières et infirmiers auxiliaires, y compris ceux de son exécutif et ceux de ses autres comités ont un caractère public. 5.2 CONSERVATION DES DOCUMENTS Le conseil d administration de l établissement détermine, par résolution relative au calendrier de conservation des documents de l établissement, l utilisation et la conservation des documents produits ou émanant du comité des infirmières et infirmiers auxiliaires ou de l un de ses comités, conformément aux dispositions de la Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1). 14

18 SECTION 6 DISPOSITIONS FINALES 6.1 ENTRÉE EN VIGUEUR Le présent règlement entre en vigueur sur approbation par le conseil des infirmières et infirmiers de l'établissement après avoir été ratifié à la majorité simple des membres du comité réunis en assemblée générale. 6.2 MODIFICATION, AMENDEMENT, REMPLACEMENT Toute modification, tout amendement ou remplacement du présent règlement doit être ratifié à la majorité des membres du comité réunis en assemblée générale. Toute modification, tout amendement ou remplacement entre en vigueur sur approbation par le conseil des infirmières et infirmiers de l'établissement. Le texte de la modification, de l amendement ou du remplacement proposé doit accompagner l avis de convocation à l assemble générale où cette modification, cet amendement ou ce remplacement sera discuté. 6.3 RÉVISION Le présent règlement doit faire l objet d une révision tous les trois (3) ans suivant son entrée en vigueur ou lorsque des modifications législatives le requièrent. 15

19 ANNEXE I : PROCÉDURE D ÉLECTION 1 PROCÉDURE D ÉLECTION L élection a lieu lors de l assemblée annuelle des infirmières et infirmiers auxiliaires. Sont éligibles toutes les infirmières et tous les infirmiers auxiliaires de l établissement. 2 PROCÉDURE Une personne désignée par le CIIA agit à titre de présidente d élection. 2.1 La procédure de mise en nomination et d élection est celle déterminée par : le CIIA : nomination + scrutin secret ou nomination + vote à main levée S il y a plus de 2 personnes pour le même poste, un vote à scrutin secret se fera pour départager. Suite à leur élection, les cinq (5) personnes élues désignent entre elles, celle qui agira à titre de présidente et en informent l assemblée du CIIA; Les personnes élues entrent en fonction immédiatement après l assemblée CIIA; La présidente d élection informe l exécutif du conseil des résultats de l élection. 3 FONCTION PRÉSIDENTE D ÉLECTION 3.1 La présidente d'élection exerce notamment les fonctions suivantes : a) tenir une la liste des électeurs à partir de la liste des membres de l assemblée générale qui lui est remise; b) informer tous les membres et toutes les candidates de la procédure d élection; c) voir au bon déroulement de l élection. 16

20 4 AVIS D ÉLECTION 4.1 Au plus tard trente (30) jours avant la date de l assemblée annuelle, le CIIA informe ses membres des postes vacants et de la date de l assemblée annuelle. 17

21 ANNEXE II CERTIFICAT D ÉLECTION Je, soussignée, présidente d élection, déclare par la présente que : 1 Suite à l élection des membres au comité exécutif du comité des infirmières et infirmiers auxiliaires du dénomination sociale de l établissement 2 Les personnes suivantes sont déclarées élues : nom, prénom, établissement, le cas échéant, centre nom, prénom, établissement, le cas échéant, centre nom, prénom, établissement, le cas échéant, centre nom, prénom, établissement, le cas échéant, centre nom, prénom, établissement, le cas échéant, centre En foi de quoi, j ai signé le : jour mois année à localité Signature : 18