Guide pour les avances de fonds

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1 Département fédéral de la défense, de la protection de la population et des sports DDPS Armée suisse Base logistique de l'armée BLA Guide pour les avances de fonds Impressum Editeurs Base logistique de l armée Contenu/Réalisation: Comptabilité de la troupe Valable dès le /6

2 Avance de fonds Qui a droit à un compte postal militaire? Ce type de compte est destiné aux militaires ayant la fonction de quartier-maître. La Comptabilité de la troupe peut autoriser, sur demande, l ouverture d un compte pour un comptable d une autre fonction. Le compte postal militaire est ouvert au nom du quartier-maître. Celui-ci reçoit sept Postcards qu il peut remettre à des personnes de confiance (par exemple fourrier, chef de cuisine, etc.) en fonction des besoins. Compte postal / Postcard Qui a le droit d utiliser un compte, quand et comment? Quartiers-maîtres: Les militaires qui ont une fonction active de Qm, reçoivent en cas de besoin et sur demande spéciale, un propre compte postal. La demande doit être effectuée au minimum deux mois avant la première utilisation du compte postal à la Base Logistique de l'armée, section Comptabilité de la troupe. Ce compte reste à leur disposition aussi longtemps qu ils sont astreints au service dans cette fonction. Comptables (fourriers): Les comptables n obtiennent qu exceptionnellement un compte individuel. C est la Comptabilité de la troupe qui décide selon les cas. Quels sont les documents fournis? Chaque compte comprend sept Postcards avec les codes PIN correspondants. Vous recevrez également les conditions d emploi, des instructions concernant les avances de fonds et un dossier de PostFinance. Quand et comment mon compte est-il alimenté? Le formulaire «Demande d'avance de fonds pour les SP trp» doit être remis à la Comptabilité de la troupe 6 semaines avant le début du service. Sur la base de ces données, la Comptabilité de la troupe détermine les besoins financiers de la troupe. Le formulaire est également à disposition sur Internet à l adresse suivante: Généralement, l alimentation du compte est ordonnée pour le premier jour du CC. La Comptabilité de la troupe se réserve le droit d alimenter le compte en plusieurs tranches. Quelle est la carte personnelle du quartier-maître? Le quartier-maître ne possède pas de carte particulière. Chacune des sept Postcards donne les mêmes droits; la seule différence réside dans les signatures. Le quartier-maître dont la signature est enregistrée chez PostFinance a un accès illimité au compte avec toutes les cartes. Comment utiliser les cartes de partenaires? La Comptabilité de la troupe met à votre disposition un document que l ayant droit doit signer afin de certifier la réception et la prise en charge. Ensuite, il est libre de choisir les personnes auxquelles il va remettre les cartes de partenaires. Dois-je effectuer une commande préalable à la poste pour de gros montants? En théorie, non. Cependant, nous vous conseillons vivement de prendre contact avec le bureau de poste le plus proche au début du service. Vous obtiendrez ainsi tous les renseignements nécessaires. 2/6

3 Quelles prestations peut-on solliciter de la part de PostFinance? PostFinance fournit les prestations suivantes: - Retrait d argent liquide au guichet ou aux distributeurs de billets; - Comptabilisation par transfert électronique (achats dans des magasins, par ex. Prodega, Migros, Coop, etc.); - Paiement de factures au guichet ou par ordre de paiement Postfinance; - Application "Postfinance" pour Smartphone (est seulement autorisé la consultation des mouvements et du solde) Des prestations supplémentaires ne peuvent être demandées qu avec l autorisation de la Comptabilité de la troupe. Quelles sont les limites des cartes et des comptes? On distingue les opérations financières effectuées par des personnes ayant le droit de signature ou non. Ceci implique diverses limites: Personnes autorisées à signer (quartier-maître, comptable) - Retraits illimités au guichet (contrôle de la signature à partir de Fr ) - Achats mensuels de marchandises jusqu à Fr (limite de la carte) - Prélèvements journaliers d argent liquide au Postomat jusqu à Fr (limite de la carte) - Paiements au guichet au moyen de bulletins de versement - Paiement de bulletins de versement par ordre de paiement PostFinance Personnes autorisées à prélever (fourrier, chef de cuisine, etc., avec carte de partenaire) - Achats mensuels de marchandises jusqu à Fr (limite de la carte) - Prélèvements journaliers d argent liquide au Postomat jusqu à Fr (limite de la carte) - Limite du compte: Fr. 5'000.- par jour (pour la totalité des 7 cartes) - Paiements au guichet au moyen de bulletins de versement jusqu à Fr. 5'000.- au maximum. Comment s'identifier lorsque je retire de grandes sommes d'argent? En tant que titulaire de compte, j'ai la possibilité, contre signature, de retirer de grandes sommes d'argent (par exemple fin des prestations de service, paiement de la solde, etc). Le personnel du guichet postal a le droit de procéder à un contrôle d'identité. En l'état, le personnel examine la pièce d'identité (carte, passeport) du requérant et peut demander à ce que ce dernier remplisse une formule de la PostFinance (form. A1). Quels délais et échéances dois-je respecter? Commander les avances de fonds (formulaire , 6 semaines avant le début du service "Demande d'avance de fonds pour les SP trp") Remettre la comptabilité selon RA, chiffre 1702 Que faire en cas de perte d une carte? En cas de perte de la carte, veuillez procéder de la manière suivante: durant les heures de bureau: section de la comptabilité de la troupe en dehors des heures de bureau: service permanent de PostFinance Numéro à appeler en cas de perte de la Postcard: Lorsqu une Postcard est bloquée par un distributeur de billets, elle est transmise à Post- Finance et ne peut pas être récupérée au bureau de poste concerné. Adressez-vous à la Comptabilité de la troupe pour recevoir une nouvelle carte. 3/6

4 Droits et devoirs Quels sont mes droits et mes devoirs? Vous trouverez des indications détaillées sur vos droits et vos devoirs dans les conditions d utilisation de la Postcard. Questions fréquentes Qui est autorisé à signer? La personne autorisée à signer est le quartier-maître (ou, éventuellement, un militaire ayant une autre fonction). Son accès au compte est illimité. Le compte, comme les sept cartes, est inscrit à son nom et sa signature est enregistrée chez PostFinance. Qui est autorisé à prélever? La personne autorisée à prélever peut être le fourrier, le chef de cuisine, etc. Elle ne possède qu une seule carte de partenaire et son accès au compte est limité. Sa signature n est pas enregistrée chez PostFinance. Comment octroyer une procuration au fourrier ou au chef de cuisine? Il existe deux possibilités: Faites remplir au fourrier ou au chef de cuisine un formulaire "Procuration pour personnes morales, sociétés de personnes et raisons individuelles" de PostFinance portant votre numéro de compte puis envoyez-la à la Comptabilité de la troupe. La procuration prendra effet au bout d une semaine environ. Demandez au bureau de poste de délivrer au fourrier ou au chef de cuisine une procuration temporaire. Votre compte lui sera alors accessible pour une durée déterminée au bureau de poste en question. Que faire en cas de perte de la carte? En cas de perte de la carte, veuillez procéder de la manière suivante pour bloquer votre compte: durant les heures de bureau: Comptabilité de la troupe en dehors des heures de bureau: service permanent de PostFinance Est-ce que les codes PIN de mon compte sont enregistrés à la Comptabilité de la troupe? Non, nous ne contrôlons pas les codes PIN. En cas de perte ou d'oubli d'un code, la carte doit être remplacée, les coûts sont à la charge du comptable. Peut-on être poursuivi pour la perte d une carte? Oui. La Comptabilité de la troupe se réserve le droit de facturer au comptable les frais inhérents à la perte d une carte. Comment avoir un aperçu des transactions du compte? Vous pouvez appeler la hotline de la Comptabilité de la troupe au pour demander un relevé des transactions de votre compte en donnant votre numéro de compte et de fax ou votre adresse électronique. La hotline est à votre disposition de 07:30 à 11:45 et de 13:30 à 17:00h. Qu est-ce qu un OP? Un OP est un ordre de paiement de PostFinance. Au lieu de traiter directement au guichet postal avec des bulletins de versement, vous pouvez aussi les transmettre directement à PostFinance au moyen d un OP. 4/6

5 L «Ordre de paiement OFEFT», resp "Ordre de paiement BLA" existe-t-il encore? Non. Voici, dès lors, comment régler vos factures: envoyez tous les bulletins de versement correspondants accompagnés d un ordre de paiement PostFinance directement au centre de traitement de la Poste Suisse. Vous trouverez des ordres de paiement (formulaires jaunes) et des enveloppes dans le dossier de votre compte. Où dois-je verser le solde de la caisse de service après le service? Après le service, le solde de la caisse de service doit être versé sur votre compte postal militaire. Vous trouverez des bulletins de versement dans le dossier de votre compte. Qu advient-il du compte après le service? Le compte postal militaire est personnel, c est-à-dire que le compte et les cartes restent en la possession du comptable aussi longtemps qu il exerce cette fonction. Il peut utiliser le compte pour d autres services et même pour d autres unités. Au terme du service, les cartes ne doivent pas être retournées à la Comptabilité de la troupe. Qu'est-ce qui se passe avec mon compte, lorsque j'ai rempli tous mes devoirs de service ou lorsque j'occupe une autre fonction? Aussitôt que vous avez terminé votre dernier service, vous devez annoncer par écrit à la comptabilité de la troupe, que vous n'avez plus besoin de compte (veuillez svp en indiquer la raison exacte). Le code PIN et les cartes de compte sont soit à détruire (couper) par vos soins, soit à retourner à la comptabilité de la troupe. Peut-on utiliser E-Finance? Les détenteurs de compte ayant une fonction dans une formation d'application / école ont depuis 2012 la possibilité de consulter les mouvement dans E-Finance, ils ont également la possibilité depuis le , de procéder à des paiements en ligne. Pour des raisons administratives et financières, les titulaires de compte pour les formations SIF ne peuvent pas revendiquer ces services. Si vous avez d autres questions N hésitez pas à prendre contact avec nous. La Comptabilité de la troupe est à votre disposition pendant les heures de bureau. Adresses / contacts Finances BLA/ Comptabilité de la troupe Viktoriastrasse Berne Téléphone: Fax: barbara.enzen@vtg.admin.ch Internet: Heures de service: Lundi Vendredi 07:30 11:45h 13:30 17:00h Numéro à appeler en cas de perte d une Postcard: (hotline de la Postcard) 5/6

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