Compte rendu de réunion du Conseil d Administration de Touch France

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1 Compte rendu de réunion du Conseil d Administration de Touch France Conférence téléphonique du Mardi 3 Avril 2012 Début de la réunion : 20h30 Présents : Marc Rosenstiehl, Sébastien Chassande, Sophie Carton, Ilse Carpentier, Erick Acker, Yves Gannac, Thomas Largillier, Linda Acker Excusés : Eric Grimaldi, Michèle Coco, François Marboeuf Absent : Arnaud Rayer Ordre du jour : 1. Validation du compte-rendu de mars 2. Règlement pour l utilisation des listes de diffusion 3. Site internet 4. Licences 5. Outil de gestion des licences 6. Budget 7. Formations. 8. Demande d affiliation de la section Touch du FC Lyon XIII 9. Coupe d Europe 10. Questions diverses

2 1. Validation du compte-rendu de mars Sophie Carton présente des modifications du compte-rendu proposées par Michèle Coco. Le compte-rendu amendé est validé à l unanimité des voix. 2. Règlement pour l utilisation des listes de diffusion Ilse Carpentier a pris note de l ensemble des observations envoyées par les membres du CA sur le règlement pour l utilisation des listes de diffusion . Le document dans sa forme actuelle liste les catégories générales de rejet d s adressés à des listes de diffusion. Erick propose d envoyer cette information aux présidents et de voir comment elle est reçue et mise en œuvre. Ilse Carpentier suggère d attendre la mise en place la liste de diffusion modérées. Finalement il est décidé de mettre en place le système de modération quand le site internet sera prêt. Sébastien Chassande pense que c est à la commission communication de s occuper de ces questions de modération. Le document de règlement est validé à l unanimité. 3. Site internet Sébastien Chassande explique qu une partie du site a déjà été réalisée. La validation des corrections est en cours. La semaine prochaine l équipe du site web pourra commencer à faire le transfert de l ancien site vers le nouveau site (transfert d articles). Elle pourra donner accès à une pré-version au conseil d administration. 4. Licences Yves Gannac fait un point sur les licences. A ce jour Touch France compte 822 licenciés. Yves sait que 18 licences supplémentaires vont arriver de TR83. Le nombre de licences et de 20% supérieur au nombre de l an dernier en fin de saison. En plus, ces licences sont celles des joueurs qui jouent à l année. Aujourd hui on n a aucune licence événement. Il ressort qu il faut rappeler aux présidents qu il est important de mentionner à Yves les licences événementielles. Pour cette catégorie de licences il suffit d envoyer la liste des joueurs. Cette liste peut être envoyée a posteriori. Yves propose de discuter des licences de l an prochain. Cette année la licence est de 30 euros pour tous les joueurs sauf les étudiants et les jeunes de moins de 18 ans (15 euros). L an dernier, il y avait une licence dirigeant à 10 euros. Yves dénombre quelques licenciés dirigeants (une dizaine au maximum). Yves propose de rester sur le même schema cette année. Il a préparé un petit mémo avec une petite remarque sur licence loisir / compétition, qu il va envoyer fin avril aux présidents de club. Concernant l assurance, Yves a remarqué que l assurance reverse plus d argent à Touch France que ce qu on lui verse. Les versements concernent principalement des accidents en compétition. En termes d assurance, il y a un décalage entre les gens qui ont une pratique compétition et les gens qui ont une pratique «loisir». Marc Rosenstiehl demande si Touch France est en risque par rapport à ça et si oui, à quelle échéance. Yves ne sait pas. Mais il faut que le CA soit conscient de ça. A un moment il faudra qu on se pose la question de la meilleure manière de réagir. 5. Outil de gestion des licences Thomas Largillier explique qu il a lancé une phase de test de l outil de gestion de licences. Le panel des testeurs est un peu large. Quelques personnes au CA ont testé le logiciel.dans l ensemble l avis sur l outil est favorable. Thomas doit relancer les testeurs pour avoir tous les avis. Il souligne que le développeur veut avoir une réponse assez rapidement pour pouvoir mettre l outil en place dès septembre. Suite à une remarque de

3 Sébastien, Thomas précise que dans toutes les solutions qu il a trouvées, il n y a pas de solution «full web». Yves dit que ce serait bien que Thomas fasse un CR des retours des testeurs, pour voir s il y a eu des gros blocages. Sophie propose que le groupe de testeur valide l outil et que le devis soit validé par le CA. Erick demande qu une échéance soit fixée : il faut mettre en place l outil avant les vacances, pour qu il soit pleinement opérationnel à la rentrée. 6. Budget Yves fait un point sur le budget euros sont rentrés, il n y a quasiment pas eu de sortie. Aujourd hui il y a euros en trésorerie. Le souci est qu Yves n a pas de visibilité sur les sorties à prévoir. En termes de budget prévisionnel, Yves n a pas eu suffisamment de retours. Il a besoin de plus d infos sur des événements comme la Coupe d Europe par exemple. Erick note qu il doit y avoir un budget communication, licence, formation, arbitrage Marc explique que pour l instant les frais de déplacement ont été autofinancés, et les déplacements suivants seront sur le budget du championnat de France. Un budget pourra être nécessaire pour la participation aux formations arbitres niveau 3. Sébastien prévoit un besoin de financement de coach arbitre et cours de coaching d arbitre. Il pourra s agir de formations à l étranger. Il faudra provisionner pour ça, même s il n y a pas de date fixée. Yves souligne qu il serait bien de profiter de la souplesse du budget pour pérenniser des actions. Il est décidé que chacun doit faire l effort de retourner à Yves des informations de budget. Sébastien demande pourquoi il y a autant d argent. Qu est-ce qu il reste à payer? Yves liste les raisons suivantes : - Il reste à payer la participation de Touch France à la Coupe d Europe, mais aujourd hui il n y a toujours pas de budget très précis sur la Coupe d Europe. Touch France pourrait payer la partie équipe des «fees», par exemple. - Il faudra aussi payer le logiciel licences, le site internet, l assurance (4euros/licence). Sébastien propose que de ne pas mettre tout l argent dans le même pot. Il faut aussi faire du développement du touch, et pas que du développement de l élite. Yves est 100 % d accord. Pour les sélections nationales en général, Touch France verse euros aux sélections nationales. Marc remarque que le financement de l élite n est pas plus élevé que celui du site internet. Ce n est pas exagéré que de faire grossir la participation de TF à l élite, si le budget augmente. Sébastien insiste sur le fait que le financement du site internet est un investissement ponctuel, alors que le financement de l élite est revient tous les ans ou presque. 7. Formations. Erick fait un point sur les formations. Des formations coaching niveau 1 ont eu lieu à Voglans et Bures-sur-Yvette : 20 personnes ont participé. Le nouveau DVD des règles de base du touch a été présenté lors de ces formations. Ce document est diffusable à toutes les associations. La diffusion du DVD implique des frais de licence, des frais de duplication des DVD et frais d envoi.

4 Erick propose qu il y ait l an prochain une participation de Touch France pour les formations. Il y a aussi des gens qui sont demandeurs qui n ont pas pu assister aux formations ou des nouveaux clubs à assister pour leur démarrage. Il faudra peut-être provisionner quelque chose pour des actions ponctuelles. Peter Walters a prévu de venir, dans le cadre du plan du développement du Touch en Europe. IL sera reçu en France, en Suisse et en Espagne. La France devra payer 1350 euros de participation pour le billet d avion. Peter assurera des cours de coaching à Nantes, Grenoble et Paris. Erick propose d utiliser le budget fléché pour le développement du Touch pour contribuer au paiement de la participation au prix du billet. Par ailleurs, les personnes qui bénéficieront des formations devront participer à hauteur de 10 euros par participant pour couvrir les autres frais (nourriture, logement et session d entraînement avec documents). Erick demande qui doit payer les frais de transport d un club à l autre. Il propose de mutualiser les coûts de transport : 50 % pour TF, 50% à répartir entre les clubs qui accueillent Peter. Philippe Platel s oppose à cette proposition. Il pense que les clubs doivent se répartir les coûts de transport et que Touch France n a pas à participer. Le CA ne statue pas sur cette question. Erick remarque que pour les prochaines fois, il faudra essayer de le faire visiter le maximum de clubs. Cette année malheureusement le timing est très court (une semaine). Erick enverra le prix de la licence pour dupliquer les DVD, le CA devra valider par mail. Par ailleurs, le mai aura lieu le weekend de formation des coachs nationaux avec Peter. 8. Demande d affiliation de la section Touch du FC Lyon XIII Sébastien présente la demande d affiliation d une section d un club de rugby à 13 de Lyon (FC Lyon XIII). Cette section s affilie à Touch Rhône alpes. Sébastien n a pas d infos sur la section. Touch Rhone Alpes a prévu d aller les voir. Erick dit qu il revient de Voglans, où ils ont parlé de ce club. Ils le connaissent, et sont très positifs. Ce sont des jeunes qui sont très motivés pour lancer le club. Ils se situent près d une université. Sébastien souligne que Touch France a besoin d un point de chute sur Lyon. Erick propose de demander aux sections d inscrire au moins les membres du bureau afin de montrer leur bonne volonté. Le CA valide l adhésion de cette section à l unanimité. Erick fera un petit communiqué auprès de la section. 9. Coupe d Europe Linda fait un point sur l organisation de la Coupe d Europe. Elle indique qu on ne sait pas si les Euros seront sur 4 ou 5 jours. - Pour les arbitres, le coût sera supérieur à 400 euros sans le voyage ni l uniforme (coûts FIT + Touch Italie + hôtel). - Linda est en train de réserver l hôtel pour les équipes de France. Le coût s élèvera à 45 euros / pers / nuit. - Chaque équipe ne jouera pas plus de 2 matchs / jour. - Il n y aura que 5 terrains. Peut-être qu il n y aura pas de quarts de finale. Les terrains ne sont pas en bon état. Touch Italy a parlé d organiser les matchs des équipes open dans un stade et les autres dans un autre stade. - Habituellement il y a des équipes non européennes qui sont invitées à la Coupe d Europe. Aujourd hui on ne peut pas les inviter parce qu il n y a pas assez de terrains.

5 - Les fees par équipe seront de 190 euros, les fees par joueur seront de 80 euros. Marc demande la date du chiffrage définitif de la Coupe d Europe. Linda répond que la deadline est fin avril. 10. Questions diverses Sébastien rappelle que le CA avait évoqué lors d une réunion précédente un kit d accueil pour les clubs nouveaux. Est-ce qu il y a aujourd hui quelque chose à transmettre de concret? Erick pense qu il est difficile de donner quelque chose à des équipes qui viennent de s inscrire. On ne sait pas combien ils sont. Il vaut mieux qu il y ait un encadrant, un contact physique qui se déplace pour voir les besoins. Yves pense qu on a besoin de faire une liste de tuteurs susceptibles de se déplacer pour ce genre de travail. Erick peut faire la liste des coachs et Marc la liste des arbitres (ou plutôt cadres techniques). Le défraiement pourrait être assuré par Touch France. Marc demande si ce type de travail n est pas le rôle de la fédération régionale. Sébastien indique que c est le cas, lorsque la fédération régionale existe. Comme il n existe pas beaucoup de fédérations régionales, on a besoin d une personne qui a un mandat national. Marc donne des nouvelles de l organisation de la finale de la Coupe de France des Clubs le 7 juillet L équipe organisatrice attend pour vendredi au plus tard la réponse de Massy pour savoir si cette finale peut se faire sur les terrains de Massy. Thomas annonce qu il était présent la semaine dernière à l AG nationale de la FFSU. Il est allé voir la commission «nouveaux sports». Le président de cette commission est intéressé par le Touch. Thomas a un Rdv téléphonique la semaine prochaine pour plus de précisions. Il s agit de Vincent Rognon, Directeur national adjoint de la FFSU. Erick Acker annonce que la date du 23 mai est arrêtée pour le tournoi de Touch des écoles primaires à Paris, organisé par l école AMOS. La réunion se termine à 22h30. Prochaine réunion programmée le 1 er mai 2012 à 20h30.