Bien gérer votre coopérative. Un guide sur les normes de gestion de base pour les coopératives d habitation

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1 Bien gérer votre coopérative Un guide sur les normes de gestion de base pour les coopératives d habitation

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3 À l intérieur Introduction. 1 1 À propos des normes de gestion de base. 3 Les membres ne devraient-ils pas gérer eux-mêmes la coopérative?. 4 Trouver de bons gestionnaires (et les conserver). 4 Et les comités?. 5 Un mot au sujet de la gouvernance et de la gestion. 5 Collaboration conseil-gestionnaires. 6 2 Gérer les finances. 7 Les résultats que nous voulons. 7 Les personnes, les outils et la formation Maintenir la coopérative en bon état. 21 Les résultats que nous voulons. 21 Les personnes, les outils et la formation Assurer une pleine occupation. 29 Les résultats que nous voulons. 29 Les personnes, les outils et la formation Respecter les exigences juridiques. 37 Les résultats que nous voulons. 37 Les personnes, les outils et la formation Aider les coopératives à bien gouverner. 45 Les résultats que nous voulons. 46 Les personnes, les outils et la formation Un dernier mot pour aider les coopératives à bien gouverner. 55 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE i

4 ii BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE

5 Introduction Les coopératives d habitation jouent un rôle social important. Elles offrent des logements abordables et elles permettent de bâtir des communautés dans lesquelles les membres s entraident, en partageant des valeurs communes. Pour atteindre ces objectifs et pour pouvoir continuer de le faire, les coopératives doivent être fortes et le rester. Elles doivent s occuper de la gestion quotidienne de la coopérative et cela signifie qu elles doivent avoir une bonne gestion. Les coopératives évoluent dans un contexte difficile qui change constamment. Elles doivent concurrencer sur des marchés changeants pour garder leurs logements occupés. Dans certains cas, elles doivent essayer de joindre les deux bouts avec une fraction de l aide gouvernementale qu elles recevaient auparavant, tout en logeant encore des membres à faible revenu qui ont besoin d aide. Dans d autres cas, elles trouvent qu il est difficile de fonctionner en se conformant aux règles gouvernementales rigides qui régissent les programmes. Les bâtiments des coopératives vieillissent et doivent être entretenus. Sans une bonne gestion, les coopératives peuvent se retrouver en difficulté, parfois en très grande difficulté. Pour aider les coopératives à bien fonctionner, tant dans les bonnes que dans les mauvaises périodes, la FHCC a adopté en 2004 des normes de gestion de base pour les coopératives d habitation et elle a lancé une campagne la Campagne en faveur d une bonne gestion dans le but de les faire connaître à tous ses membres. En 2006, nous avons intégré la Campagne en faveur d une bonne gestion à la Vision 2020 MC de la FHCC, un nouveau programme visant à aider les coopératives à planifier un avenir sûr. Un mot à propos de la nouvelle édition Les coopératives évoluent dans un contexte difficile qui change constamment. Sans une bonne gestion, les coopératives peuvent se retrouver en difficulté, parfois en très grande difficulté. Pour aider les coopératives à bien fonctionner, en période de prospérité comme en période de difficulté, la FHCC a adopté en 2004 des normes de gestion de base pour les coopératives d habitation. Dans cette nouvelle édition, nous renvoyons les lecteurs à la boîte à outils de la Vision 2020 et aux ressources en ligne. La boîte à outils continue d évoluer, à mesure que nous continuerons d aider les coopératives à bien gérer leurs affaires et à se préparer pour bâtir un avenir sûr. L information maintenant accessible en ligne pour vous aider à bien gérer votre coopérative est un outil essentiel pour bien faire le travail. La cinquième édition de Bien gérer votre coopérative est un élément clé de la Vision 2020, tout comme les guides accompagnateurs Bien gouverner votre coopérative et Bien appliquer nos principes coopératifs. Ensemble, ces guides aident les coopératives d habitation, et tous ceux qui y travaillent, et tous ceux qui y travaillent et qui les appuient, à hausser la barre au niveau de la gestion, de la gouvernance et du leadership de nos communautés coopératives. BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 1

6 Dans cette nouvelle édition, nous renvoyons les lecteurs à la boîte à outils de la Vision 2020, qui est accessible aux membres sur le site Web Vision 2020 de la FHCC. La boîte à outils continuera d évoluer, à mesure que nous continuerons d aider les coopératives à bien gérer leurs affaires et à se préparer pour bâtir un avenir sûr. Nous proposons également de plus en plus de ressources en ligne dans cette édition. Avec la quantité d information maintenant disponible de diverses sources en ligne pour vous aider à bien gérer votre coopérative, l accès à Internet n est plus simplement un avantage pour le gestionnaire de la coopérative : c est un outil essentiel pour bien faire son travail. Ce guide ne vise pas à remplacer les nombreuses autres ressources offertes par le mouvement de l habitation coopérative pour aider les coopératives à gérer leurs affaires. Les activités de formation, les publications de la Librairie de l habitation coopérative, les articles dans les bulletins d information, le Centre de ressources en ligne de la FHCC, et les ressources des fédérations locales il existe une foule de ressources qui peuvent vous aider à bien gérer votre coopérative. Mais voici ce que nous pouvons vous promettre pour ce guide : si vous obtenez les résultats de gestion que nous y décrivons, votre coopérative sera bien gérée et vos membres seront fiers de la considérer comme leur chez-soi. Remerciements Nicholas Gazzard et Kim Weiman ont rédigé ce guide. Diana Devlin, Nicholas Gazzard et Dale Reagan ont révisé cette cinquième édition. Yvon Lepage en a fait la traduction et Diane Paquette a effectué la lecture d épreuves. La conception et la mise en page initiales sont de Stéphanie Ballantyne et EGO Creative Solutions. Le dessin de la page couverture est une réalisation de la firme Aerographics. Bien gérer votre coopérative est une initiative du projet Vision 2020 MC. 5 e édition, mai BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE

7 1 À propos des normes de gestion de base En 2004, la FHCC a élaboré des normes de gestion de base et elle les a présentées à l AGA la même année. Les membres les ont adoptées avec enthousiasme comme un ensemble de modèles simples pour assurer la bonne gestion des coopératives. Les normes de gestion de base vous aident à mesurer et à améliorer la qualité de la gestion de votre coopérative. Elles précisent les résultats qu apporte une bonne gestion. Elles sont divisées en cinq groupes : 1. gérer les finances 2. maintenir la coopérative en bon état 3. assurer une pleine occupation 4. respecter les exigences juridiques 5. aider les coopératives à bien gouverne. Pour chacun de ces groupes, les normes de gestion décrivent : les résultats que nous voulons les personnes, les outils et la formation nécessaires pour accomplir le travail. Les normes de gestion de base vous aident à mesurer et à améliorer la qualité de la gestion de votre coopérative. Les normes de gestion de base ne disent pas quel genre de gestion les coopératives doivent utiliser. Un personnel formé, une bonne tenue de livres, des groupes de gestion qui se spécialisent dans les coopératives et des entreprises de gestion de propriétés commerciales qui connaissent bien les coopératives d habitation sont autant de choix possibles. Ce qui compte, c est de faire le travail et de bien le faire. Cela suppose compétence et fiabilité. Les normes de gestion de base ne disent pas quel genre de gestion les coopératives doivent utiliser. Un personnel formé, une bonne tenue de livres, des groupes de gestion qui se spécialisent dans les coopératives et des entreprises de gestion de propriétés commerciales qui connaissent bien les coopératives d habitation sont autant de choix possibles. Ce qui compte, c est de faire le travail et de bien le faire. Cela suppose compétence et fiabilité. Lorsque vous choisissez un gestionnaire pour votre coopérative, évaluez-le en fonction de ces deux critères : 1. A-t-il les compétences nécessaires pour bien faire le travail tout le temps? 2. Le travail se fera-t-il lorsqu il sera nécessaire? BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 3

8 Les membres ne devraient-ils pas gérer eux-mêmes la coopérative? Une véritable coopérative d habitation est une coopérative où les membres sont copropriétaires de leur logement pour leur avantage mutuel. Ils prennent les décisions de façon démocratique pour le bien de la coopérative et de sa communauté. Ils élisent le conseil d administration, qui est chargé d administrer les affaires de la coopérative. Ils se conforment aux sept principes internationaux de la coopération et la gestion de la coopérative par ses membres n est pas un de ces principes. Certaines coopératives d habitation pensent que leurs membres devraient faire tout le travail quotidien de gestion de la coopérative. Autrement, elles croient que leur coopérative n est pas une vraie coopérative. Mais personne n a jamais dit qu une coopérative se définit par la façon dont elle est administrée. Une véritable coopérative d habitation est une coopérative où les membres sont copropriétaires de leur logement pour leur avantage mutuel. Ils prennent les décisions de façon démocratique pour le bien de la coopérative et de sa communauté. Ils élisent le conseil d administration, qui est chargé d administrer les affaires de la coopérative. Ils se conforment aux sept principes internationaux de la coopération et la gestion de la coopérative par ses membres n est pas un de ces principes. Trouver de bons gestionnaires (et les conserver) Vous avez différents choix pour trouver des gestionnaires professionnels pour votre coopérative : du personnel que vous embauchez directement des entreprises de services d aide à la gestion. Dans chaque cas, vous devrez vous devrez vous assurer que le gestionnaire a les connaissances nécessaires pour gérer votre coopérative d habitation et qu il connaît les règles du programme gouvernemental de votre coopérative. Peu importe votre choix, vous devez vous assurer de bien faire votre travail à titre d employeur ou de partie contractante. Cela signifie : des directives au personnel ou à l entreprise de gestion de la part des représentants choisis de votre coopérative des conditions de travail professionnelles pour toutes les personnes qui travaillent sur place dans votre coopérative une rémunération équitable pour la qualité du travail à laquelle vous vous attendez. Vous voulez des personnes qualifiées pour gérer vos affaires. Votre capacité de les garder dépendra beaucoup des relations que vous aurez avec ces personnes. 4 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE

9 Et les comités? Lorsque l habitation coopérative a réellement commencé à prendre de l ampleur au Canada, nous avions prévu que les comités seraient appelés à jouer un rôle important dans la gestion de nos coopératives. Il n est donc pas étonnant que beaucoup de coopératives d habitation, sans doute la plupart, ont eu recours à des comités pour s occuper de leur gestion. Les coopératives ont mis sur pied des comités pour deux raisons : pour planifier et superviser les tâches de gestion pour s occuper elles-mêmes des tâches de gestion Comme nous l avons indiqué plus haut, les normes de gestion de base n indiquent pas comment les coopératives devraient répondre à leurs besoins de gestion, mais seulement quels devraient être les résultats. La question est donc de savoir si les comités ont produit de bons résultats de gestion pour les coopératives. Les comités ont-ils produit de bons résultats de gestion pour les coopératives? Après 35 ans d expérience, nous pouvons affirmer que les résultats ont été assez mitigés. Après 35 ans d expérience, nous pouvons affirmer que les résultats ont été assez mitigés. Certaines coopératives ont obtenu de bons résultats de leurs comités, mais il y a également eu beaucoup de problèmes, surtout dans des secteurs clés comme les finances, l entretien et l occupation des logements de la coopérative. Nous en revenons donc aux deux questions que nous avons posées plus haut, c est-à-dire : 1. Les comités font-ils bien leur travail tout le temps? 2. Les comités font-ils bien leur travail lorsqu il le faut? Si la réponse à ces deux questions n est pas un «oui» inconditionnel, vous voudrez sûrement examiner attentivement votre recours aux comités pour gérer les affaires de la coopérative. Un mot au sujet de la gouvernance et de la gestion La gouvernance concerne l orientation globale de la coopérative, c.-à-d. l établissement des politiques, l adoption du budget et d autres plans, la supervision de la gestion et le bien-être de la coopérative. La gouvernance, c est le travail des administrateurs et des membres qui les élisent. La bonne gestion et la bonne gouvernance vont de pair. Si l une est faible, l autre sera affaiblie. C est la raison pour laquelle nous avons ajouté «Appuyer la bonne gouvernance dans les coopératives» aux normes de gestion de base. BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 5

10 La gestion est le travail au jour le jour de la gestion de la de la coopérative, c.-à-d. s occuper des affaires courantes en fonction de l orientation globale établie par le conseil. Même si les rôles sont différents, la bonne gestion et la bonne gouvernance vont de pair. Si l une est faible, l autre sera affaiblie. C est la raison pour laquelle nous avons ajouté «Appuyer la bonne gouvernance dans les coopératives» aux normes de gestion de base. Collaboration conseil-gestionnaires De plus en plus de coopératives privilégient l approche d une équipe formée du conseil et des gestionnaires, dans laquelle la gestion et la gouvernance forment un partenariat étroit qui : reconnaît chacun comme un intervenant clé établit clairement «qui fait quoi» désigne aux gestionnaires des «contacts» au conseil pour obtenir des avis entre les réunions, lorsque nécessaire permet aux deux parties d être à l aise pour échanger des idées La collaboration conseil-gestionnaires permet au conseil et au gestionnaire de trouver le juste équilibre des rôles en travaillant ensemble pour répondre aux besoins et aux priorités de la coopérative. 6 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE

11 2 Gérer les finances En bout de ligne, c est une question d argent. S il n y en a pas assez, votre coopérative ne survivra pas, même si votre communauté est forte. En tant que conseil d administration, vous devez vous assurer que vos finances sont bien gérées. Vous avez donc besoin de personnes compétentes pour s occuper de votre argent. Gérer les finances les résultats que nous voulons En tant que conseil d administration, vous devez vous assurer que vos finances sont bien gérées. Vous avez donc besoin de personnes compétentes pour s occuper de votre argent. la coopérative adopte un budget réaliste chaque année La gestion des finances de votre coopérative commence avec la planification. Votre coopérative doit commencer à préparer son budget plusieurs mois avant son année d application. Assurez-vous que votre coopérative rassemble toute l information nécessaire pour préparer un bon budget. Quels seront les coûts d éléments comme l énergie et les taxes? Votre prêt hypothécaire changera-t-il? Et l aide gouvernementale? Combien devriez-vous déposer dans votre réserve de remplacement ou votre réserve pour immobilisations? La gestion des finances de votre coopérative commence avec la planification. Votre coopérative doit commencer à préparer son budget plusieurs mois avant son année d application. Visez toujours un budget équilibré. Vous devez aussi planifier vos dépenses à même votre réserve d immobilisations. Dans les sections concernant l entretien de la coopérative et la planification financière à long terme, nous abordons la question des prévisions à long terme pour le fonds de réserve. Vous devriez également disposer d un petit budget pour les dépenses d immobilisations à court terme. Ce budget vous indique combien vous devrez dépenser pour les remplacements et les réparations majeures que vous prévoyez effectuer au cours des deux ou trois prochaines années. BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 7

12 N oubliez pas non plus le marché du logement local lorsque vous fixez le montant de vos droits d occupation. Il y a peut-être des concurrents dont vous devez tenir compte. Quels sont leurs loyers? Quel est le taux d inoccupation local? Inutile de budgéter pour une occupation complète et vous retrouver au milieu de l année avec des pertes importantes dues aux logements inoccupés. Ou encore de perdre de l argent alors que vous auriez pu fixer vos droits d occupation à un niveau plus élevé. La budgétisation n a rien à voir avec la physique nucléaire. Elle nécessite simplement une attention au détail. Assurezvous que votre gestionnaire en est conscient. Vous devez aussi vous assurer de faire approuver votre budget par vos membres à temps pour donner un avis suffisant de toute hausse des droits d occupation. Le délai minimum est de 60 jours. Certaines coopératives peuvent avoir des règles ou des règlements qui prévoient un délai plus long. Assurez-vous que le budget de votre coopérative vous permet de rester «dans le noir». L argent que vous prévoyez recueillir en droits d occupation et auprès du gouvernement et d autres sources devrait au moins équivaloir à vos dépenses et à ce que vous devez déposer dans votre réserve pour immobilisations. À l occasion, certaines coopératives connaîtront des années déficitaires. Ce n est pas nécessairement un problème si ce déficit est prévu et si vous avez un surplus accumulé des années précédentes dans lequel vous pouvez puiser. Mais si votre coopérative est déficitaire pendant plusieurs années ou si vous avez un déficit imprévu, vous vous dirigez directement vers des difficultés. Visez toujours un budget équilibré. 8 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE

13 la coopérative règle ses factures au complet et à temps Votre coopérative peut-elle se permettre de payer des frais de retard pour des comptes en souffrance? Ou de manquer un rabais pour un paiement anticipé? Assurezvous que le paiement des factures est approuvé et que les chèques sont signés et envoyés à temps pour respecter le délai de paiement. Les frais de retard sont un gaspillage de votre argent. la coopérative a des livres et des registres financiers à jour La personne chargée de la tenue des livres dans votre coopérative doit garder vos dossiers financiers à jour. Voici certains signes qui indiquent que vos livres sont à jour. Assurez-vous que le paiement des factures est approuvé et que les chèques sont signés et envoyés à temps pour respecter le délai de paiement. Les frais de retard sont un gaspillage de votre argent. Assurez-vous que votre teneur de livres utilise la comptabilité d exercice et non la comptabilité de caisse. Au besoin, votre vérificateur peut vous expliquer la différence. Tous les revenus provenant des droits d occupation sont inscrits à la date d échéance, au début de chaque mois. C est ce qu on appelle la comptabilité d exercice. Les dépenses comme les taxes et les assurances sont inscrites aux livres tous les mois, même si elles ne sont payées qu une ou deux fois par année. C est également un principe de la comptabilité d exercice. Assurez-vous que votre teneur de livres utilise la comptabilité d exercice et non la comptabilité de caisse. Au besoin, votre vérificateur peut vous expliquer la différence. Votre conseil d administration doit pouvoir demander de l information à jour et l obtenir immédiatement. La même règle s applique aux membres qui veulent de l information au sujet de leur compte de droits d occupation. Les paiements et les dépôts sont inscrits dans vos livres à mesure qu ils sont effectués. Votre conseil d administration doit pouvoir demander de l information à jour et l obtenir immédiatement. La même règle s applique aux membres qui veulent de l information au sujet de leur compte de droits d occupation. BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 9

14 Votre gestionnaire garde un œil sur vos mouvements de trésorerie et, au besoin, vous conseille de transférer des fonds entre les comptes pour éviter d être à découvert ou pour s assurer que vous maximisez vos revenus de placement. Votre système de tenue de livres produit régulièrement des états financiers, ce qui nous amène au prochain résultat que nous voulons. Les administrateurs doivent poser des questions au sujet de ce qu ils ne comprennent pas. Il n y a pas de question financière stupide. le conseil reçoit et examine les états financiers chaque mois Votre système de comptabilité doit vous fournir des états financiers. Voici les rapports essentiels et la fréquence à laquelle vous devez les recevoir : bilan tous les mois état des revenus tous les mois arrérages des droits d occupation au moins deux fois par mois, sauf s il n y a pas d arrérages. Assurez-vous que votre conseil peut assister à un atelier sur la compréhension des états financiers. Parce que lorsque vous examinerez les états financiers vous devez vraiment savoir ce que vous regardez. Les administrateurs doivent comprendre les états financiers afin de pouvoir les examiner en connaissance de cause. Les états financiers doivent être assez détaillés pour donner une image claire de la situation de la coopérative, mais pas trop détaillés qu ils sont trop difficiles à comprendre. Les administrateurs doivent poser des questions au sujet de ce qu ils ne comprennent pas. Il n y a pas de question financière stupide. Assurez-vous que votre conseil peut assister à un atelier sur la compréhension des états financiers p arce que lorsque vous examinerez les états financiers vous devez vraiment savoir ce que vous regardez. 10 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE

15 votre coopérative calcule de façon précise les droits d occupation et les subventions versées aux ménages bénéficiant d une aide assujettie au contrôle du revenu La plupart des programmes de coopératives d habitation comportent un volet de subvention qui permet aux coopératives d offrir une aide assujettie au contrôle du revenu (AACR) pour réduire les droits d occupation de leurs ménages à faible revenu. Il est important que le gestionnaire ou le teneur de livres de votre coopérative connaisse les règles qui s appliquent au calcul de l AACR et des subventions. Ces règles peuvent varier d un programme à un autre. Si vous vous trompez, vous pourriez devoir au gouvernement de l argent que vous n avez pas et vos membres vous devront de l argent qu ils n ont pas. En cas de doute au sujet des règles de l AACR, demandez l aide de la FHCC ou de votre fédération locale, ou adressez-vous aux gens qui administrent le programme de votre coopérative. la coopérative gère ses risques financiers De nos jours, on entend souvent parler de la gestion des risques. Que signifie cette expression? Pour votre coopérative, la gestion des risques signifie qu il faut prévenir les pertes en réduisant les risques au niveau le plus bas possible. Les pertes peuvent être physiques, comme dans le cas d un incendie ou d une inondation, et nous les examinerons plus en détail dans la section traitant de l entretien de votre coopérative. Elles peuvent également être financières. Deux facteurs peuvent vous aider à réduire les risques de pertes financières : Il est important que le gestionnaire ou le teneur de livres de votre coopérative connaisse les règles qui s appliquent au calcul de l AACR et des subventions. Ces règles peuvent varier d un programme à un autre. Si vous vous trompez, vous pourriez devoir au gouvernement de l argent que vous n avez pas et vos membres vous devront de l argent qu ils n ont pas. La gestion des risques signifie qu il faut prévenir les pertes en réduisant les risques au niveau le plus bas possible. les contrôles financiers une bonne police d assurance BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 11

16 Les contrôles financiers sont des systèmes qui vous permettent de protéger votre argent. Ils vous aident à vous assurer que : vos systèmes comptables et bancaires sont solides l argent des membres est en sécurité et bien comptabilisé vos actifs sont bien assurés vous n avez pas confié toutes vos finances à une seule personne il n y a pas de risque de fraude. Il est facile de penser qu il est impossible qu une fraude se produise dans votre coopérative : chaque coopérative où il y a eu de la fraude pensait la même chose. Vous pouvez demander à votre vérificateur de vous donner des conseils au sujet des contrôles financiers. La gestion judicieuse des cartes de crédit est également un contrôle financier. Demandez donc à votre vérificateur d examiner vos mesures de contrôle de carte de crédit, si votre coopérative en utilise une. Avez-vous pris toutes les mesures nécessaires pour protéger votre coopérative contre la fraude? Il est facile de penser qu il est impossible qu une fraude se produise dans votre coopérative; chaque coopérative où il y a eu de la fraude pensait la même chose. Vous pouvez demander à votre vérificateur de vous donner des conseils au sujet des contrôles financiers. Assurez-vous aussi que le vérificateur vous donne une lettre de recommandations chaque année. La lettre de recommandations renferme des conseils qui vous aideront à améliorer vos systèmes et vos contrôles financiers. Une note au sujet de l utilisation des cartes de crédit dans les coopératives Les cartes de crédit peuvent être très utiles dans les coopératives d habitation, mais dans certaines coopératives elles ont causé des problèmes parce que leur utilisation n a pas été bien encadrée. Vous devez être très prudents lorsque vous gérez l utilisation de cartes de crédit dans votre coopérative. Pour cela, il vous faut : un nombre restreint de personnes qui peuvent utiliser la carte et à quelles fins une limite de dépenses raisonnable sur la carte un système de bons de commande efficace une comparaison mensuelle du relevé de la carte par rapport aux reçus une supervision indépendante de l utilisation de la carte par un tiers, comme votre teneur de livres. 12 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE

17 Une autre façon de contrôler l usage des cartes de crédit est d utiliser des cartes de fournisseurs plutôt que les cartes générales émises par des banques. La gestion judicieuse des cartes de crédit est également un contrôle financier. Demandez donc à votre vérificateur d examiner vos mesures de contrôle de carte de crédit, si votre coopérative en utilise une. Le deuxième facteur pour gérer les risques financiers tous les risques, en fait est la police d assurance de votre coopérative. Avez-vous vérifié votre police d assurance récemment pour savoir si vous êtes suffisamment assurés? Votre police doit vous protéger contre les types de risque suivants : Votre police d assurance doit vous protéger contre divers types de risques. Posez des questions au sujet de votre assurance. Soyez certains d être bien assurés. les accidents des bénévoles les pertes matérielles la perte de revenu (en raison de pertes matérielles) la responsabilité générale contre des réclamations de tiers pour des dommages la responsabilité des administrateurs et des agents la fraude le cambriolage et le vol. Il est important que vous compreniez bien votre police d assurance, alors posez des questions s il le faut. Pendant que nous sommes sur le sujet des assurances, notons que c est une bonne idée de recommander aux membres d avoir leur propre assurance de biens personnels. C est pour leur propre protection et cela peut aussi protéger la coopérative. la coopérative évite les opérations en espèces Nous savons tous que 500 $ en espèces le vendredi peut se réduire à 300 $ le lundi ou à rien du tout. Il est donc tentant d accepter le paiement en espèces des membres lorsqu ils ont cet argent en main. Mais ne le faites pas. Vous pouvez mettre votre coopérative et vos employés en difficulté en acceptant de l argent comptant. Parce que les paiements en espèces peuvent disparaître sans laisser de trace ou on peut prétendre qu ils n ont jamais été faits. Insistez pour que les membres qui ne peuvent payer par chèque le fassent par mandat-poste. BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 13

18 Vous pouvez mettre votre coopérative et vos employés en difficulté en acceptant de l argent comptant parce que les paiements en espèces peuvent disparaître sans laisser de trace ou on peut prétendre qu ils n ont jamais été faits. Insistez pour que les membres qui ne peuvent payer par chèque le fassent par mandat-poste. Envisagez le paiement direct vous pouvez faire installer un appareil de cartes de débit dans le bureau de votre coopérative. Règle générale, n acceptez pas que vos membres soient en situation d arrérage. Votre coopérative doit percevoir tous les droits d occupation le premier jour de chaque mois. la coopérative perçoit promptement perçoit promptement les droits d occupation Règle générale, n acceptez pas que vos membres soient en situation d arrérage. Votre coopérative doit percevoir tous les droits d occupation le premier jour de chaque mois. Si vous permettez à vos membres de payer en retard, vous aurez des arrérages. Si vous ne leur permettez pas de le faire, vous n en aurez pas. Si vous ne recevez pas le paiement d un membre, vous devez convenir d un mode de paiement acceptable ou prendre les mesures nécessaires pour l expulser. C est aussi simple que cela. Sévère? Pas vraiment. La fin du mois n est pas bien loin. Tous les arrérages pour le mois courant devraient être réglés avant le début du mois suivant. Sinon, vous commencerez à éprouver de graves problèmes avec l accumulation des droits d occupation non payés. Beaucoup de coopératives verront leurs accords d exploitation prendre fin d ici quelques années, si ce n est plus tôt. Leurs prêts hypothécaires initiaux de premier rang seront remboursés, mais elles perdront aussi leurs subventions. Ce seront des changements importants et le moment de commencer à les planifier financièrement est maintenant, non pas lorsqu ils se produiront. la coopérative met en place un plan financier à long terme De plus en plus, les coopératives voient plus loin que la prochaine année lorsqu elles planifient leurs finances. Beaucoup de coopératives verront leurs accords d exploitation prendre fin d ici quelques années, si ce n est plus tôt. Ces coopératives seront dans une situation financière bien différente à ce moment. Leurs prêts hypothécaires initiaux de premier rang seront remboursés, mais elles perdront aussi leurs subventions. Elles n auront peut-être pas les fonds nécessaires dans leurs réserves et devront se refinancer pour payer le coût des rénovations et même du réaménagement de leur propriété. Ce seront des changements importants et le moment de commencer à les planifier financièrement est maintenant, non pas lorsqu ils se produiront. 14 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE

19 Il n y a pas seulement la fin des accords gouvernementaux auxquels nous devons penser. Les coopératives dont les partenariats gouvernementaux se poursuivront pendant un certain temps doivent également planifier leurs finances pendant des périodes couvrant plusieurs années. Mettre en place un plan financier à long terme ne se fait pas du jour au lendemain. Mais les éléments dont il faut tenir compte sont bien connus. Vous devrez établir des estimations pour les éléments suivants : 1. les dépenses annuelles de votre coopérative 2. votre paiement hypothécaire et tout autre prêt que vous remboursez 3. tout nouvel emprunt que vous devrez contracter à l avenir 4. les contributions à votre réserve de remplacement et les retraits 5. les droits d occupation que vous devrez fixer pour couvrir tous vos coûts 6. toute subvention d exploitatio que vous recevez du gouvernement. Pour estimer les montants que vous devrez ajouter à, et dépenser de, votre réserve pour immobilisations le point 4 sur cette liste vous aurez besoin d un plan d immobilisations à long terme. Nous examinerons ce sujet plus en détail dans la section concernant l entretien de votre coopérative, à la page 21. Combien d années votre plan financier à long terme devrait-il couvrir? Au moins cinq ans et, de préférence, dix ans. Vous devrez également le mettre à jour chaque année à mesure que de nouvelles données concernant les activités de votre coopérative deviendront disponibles. Les plans à long terme ne sont pas des boules de cristal. Mais ils donnent une bonne idée de votre avenir financier et vous permettent de commencer à vous y préparer maintenant en fixant vos droits d occupation au niveau de rentabilité réel, non seulement au niveau qui vous permet d atteindre le seuil de rentabilité aujourd hui. BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 15

20 Votre coopérative doit avoir une stratégie pour faire fructifier ses réserves en y investissant. C est particulièrement important dans le cas de vos réserves pour immobilisations. Pour créer un plan d investissement qui correspond à vos besoins, vous devriez vous adresser à un conseiller en placement. la coopérative a un plan d investissement Votre coopérative doit avoir une stratégie pour faire fructifier ses réserves en y investissant. C est particulièrement important dans le cas de vos réserves pour immobilisations. Un bon plan d investissement vous procurera l argent dont vous avez besoin pour les remplacements de biens d immobilisation et les réparations lorsque vous en avez besoin, tout en faisant fructifier vos fonds à plus long terme pour gagner plus d argent. Pour créer un plan d investissement qui correspond à vos besoins, vous devriez vous adresser à un conseiller en placement. La caisse de crédit ou la banque de votre coopérative pourrait vous orienter dans la bonne direction. En Ontario, un programme de placement a été créé pour les coopératives qui relèvent de la Loi sur la réforme du logement social. Ce programme est offert par le biais de la Société des services de logement social. Gérer les finances les personnes, les outils et la formation La tenue de livres exige des compétences spécialisées. Vous avez besoin d un teneur de livres ou d un service de tenue de livres qualifié et expérimenté. les personnes La budgétisation, le paiement des factures, la perception des droits d occupation, la surveillance du fonds de roulement, la surveillance des contrôles financiers toutes ces tâches nécessitent une administration financière solide de vos employés ou de vos gestionnaires. Assurez-vous donc de choisir des gestionnaires qui ont les bonnes compétences. Votre gestionnaire doit également connaître le ou les programmes gouvernementaux qui s appliquent à votre coopérative. Sans une bonne connaissance du fonctionnement des subventions, des erreurs peuvent se produire dans la budgétisation et dans l établissement des droits d occupation pour les ménages à faible revenu. 16 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE

21 La tenue de livres exige des compétences spécialisées. Vous avez besoin d un teneur de livres ou d un service de tenue de livres qualifié et expérimenté. Vous pouvez obtenir un service de tenue de livres auprès d un teneur de livres indépendant d employés que vous embauchez d une firme comptable d une entreprise de gestion à condition qu ils ont les compétences nécessaires. Peu importe qui s occupe de la tenue des livres, cette personne doit être impartiale et n avoir aucune raison de cacher de l information au conseil d administration; en d autres termes, il ne faut pas que ce soit un membre ni un parent d un membre. Lorsque vous embauchez un teneur de livres ou un gestionnaire financier, demandez à voir ses qualifications et vérifiez ses références. Choisissez quelqu un qui a un titre professionnel ou qui est appuyé par un comptable professionnel. Comme c est le cas pour beaucoup de questions financières, vous pouvez toujours demander à votre vérificateur de vous aider à trouver un bon teneur de livres. les outils Votre teneur de livres a besoin d un logiciel comptable pour tenir vos dossiers financiers et produire les états financiers dont vous aurez besoin. Il n y a aucune excuse pour tenir les livres manuellement au 21 e siècle. Vous obtiendrez de bien meilleurs résultats en utilisant un logiciel comptable. Votre teneur de livres a besoin d un logiciel comptable pour tenir vos dossiers financiers et produire les états financiers dont vous aurez besoin. BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 17

22 En général, pour bien gérer les finances de la coopérative vous devez avoir un bureau doté d un ordinateur, de matériel de bureau approprié et de bons systèmes. Pour la planification financière à long terme, la FHCC prépare une suite d applications de feuilles de calcul personnalisée avec sa boîte à outils Vision 2020 MC. En général, pour bien gérer les finances de la coopérative vous devez avoir un bureau doté d un ordinateur, de matériel de bureau approprié et de bons systèmes. Le bureau devrait être conforme aux normes professionnelles, non pas muni d appareils désuets et de meubles délabrés. Aucun bureau de coopérative ne devrait se priver du courriel et de l accès à Internet on y trouve simplement beaucoup trop de conseils financiers utiles et de renseignements importants au sujet des programmes pour les coopératives d habitation et leurs gestionnaires. Pour la planification financière à long terme, la FHCC prépare une suite d applications de feuilles de calcul personnalisée avec sa boîte à outils Vision 2020 MC. Lorsque le logiciel sera accessible sur le site Web de la Vision 2020, vous pourrez télécharger et utiliser la version conçue pour le programme de votre coopérative d habitation. Il vous permettra de saisir toutes les données pour la planification à long terme que nous avons mentionné plus haut. Vous pouvez jouer avec des variables, comme les taux d intérêt, l inflation et les besoins d emprunts futurs, pour obtenir différents résultats au sujet de l avenir des finances de votre coopérative. Les membres de la FHCC peuvent obtenir cette feuille de calcul sur le site Web de la Vision Est-il utile d avoir un comité des finances? Ce genre de comité peut s avérer utile, s il a un rôle distinct et s il n empiète pas sur le territoire du conseil. La meilleure tâche à confier au comité des finances est probablement d assurer le suivi des contrôles financiers mentionnés plus haut. Dans certaines coopératives, le comité des finances fait également office de comité de la vérification, examinant les états financiers annuels vérifiés avec le vérificateur et discutant de la lettre de recommandations du vérificateur. C est la lettre du vérificateur qui offre des conseils pour améliorer votre gestion et vos contrôles financiers. 18 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE

23 Ce sont des rôles utiles pour un comité des finances. Mais une mise en garde : il n y a aucune utilité à avoir un comité des finances à moins de pouvoir combler tous les postes par des membres qui comprennent vraiment les finances de votre coopérative. Autrement, votre comité des finances ne sera pas bien utile. Il n aura pas une idée claire de son rôle ni de ce qui le distingue du conseil. la formation La tenue de livres est une compétence spécialisée qui exige une formation appropriée. Il existe des désignations comptables professionnelles telles que CA et CGA, mais il n est pas nécessaire d être un comptable accrédité pour tenir les livres d une coopérative. La plupart des instituts de technologie offrent des cours de comptabilité appropriés. En plus de connaître les principes de comptabilité généraux, votre teneur de livres devra savoir comment comptabiliser les subventions gouvernementales et connaître les autres exigences comptables propres aux programmes de coopératives. Vous trouverez ces renseignements en vous adressant au mouvement de l habitation coopérative. La formation financière générale pour les gestionnaires de coopératives est offerte par le biais des programmes de perfectionnement professionnel de la FHCC. L Institute for Housing Management offre une formation financière pour les gestionnaires immobiliers en Ontario et d autres programmes de gestion immobilière sont offerts partout au pays. La tenue de livres est une compétence spécialisée qui exige une formation appropriée. Votre teneur de livres devra savoir comment comptabiliser les subventions gouvernementales et connaître les autres exigences comptables propres aux programmes de coopératives. La formation financière générale pour les gestionnaires de coopératives est offerte par le biais des programmes de perfectionnement professionnel de la FHCC, l Institute for Housing Management et d autres programmes offerts partout au pays. Les membres du conseil et d autres bénévoles, comme les membres du comité des finances, auront besoin d une formation financière pour connaître : le cycle budgétaire de la coopérative le programme de logement de votre coopérative la bonne façon de lire les états financiers. BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 19

24 Le mouvement de l habitation coopérative, par le biais des fédérations locales et de la FHCC, offre une foule de possibilités de formation pour les conseils d administration au moyen d ateliers, de manuels de la Librairie de l habitation coopérative et de documents accessibles sur Internet. 20 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE

25 3 Maintenir la coopérative en bon état Voici deux questions importantes pour votre coopérative : 1. Votre coopérative est-elle en bon état? Faites-vous ce qui est nécessaire pour entretenir votre propriété et vous assurer qu elle n éprouvera pas de graves problèmes de réparation à l avenir? 2. Vue de la rue, votre coopérative donne-t-elle une bonne impression? Si vous étiez à la recherche d un endroit pour vivre, seriez-vous prêt à emménager dans votre coopérative d habitation? Votre propriété est votre bien le plus important. Si elle est en mauvais état, vous ne pourrez pas offrir des logements convenables et abordables à vos membres, ni remplace vos membres quand ils partiront. Si vous avez répondu oui à ces questions, alors vous prenez les bonnes décisions d affaires pour préserver les bâtiments et les terrains de votre coopérative et vous pratiquez ce qu on appelle une saine gestion de vos actifs. Si vous avez répondu non, vous n êtes pas seul. Et pourtant votre propriété est votre bien le plus important. Si elle est en mauvais état, vous ne pourrez pas offrir des logements convenables et abordables à vos membres, ni remplace vos membres quand ils partiront. Voici quelques signes qui indiquent que vous prenez bien soin de votre coopérative. Maintenir la coopérative en bon état les résultats que nous voulons la coopérative «donne une bonne impression» de l extérieur Il est important que votre propriété soit à son meilleur. Cela signifie que vous devez faire les gros travaux, comme entretenir la peinture extérieure. Cela signifie ici aussi que vous devez tenir compte des petites choses qui font une différence, comme tondre le gazon, enlever les mauvaises herbes et ramasser les déchets qui traînent sur votre terrain. L apparence de votre coopérative est très importante. Vos membres actuels et éventuels veulent vivre dans une communauté qui est bien entretenue et qu ils seront tous fiers de considérer comme leur chez-soi. BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 21

26 L apparence de votre coopérative est très importante. Vos membres actuels et éventuels veulent vivre dans une communauté qui est bien entretenue et qu ils seront tous fiers de considérer comme leur chez-soi. Assurez-vous toujours que le travail est fait de façon professionnelle, par des gens qui ont les compétences nécessaires. Il est injuste de demander à des bénévoles de faire le travail, tant pour les bénévoles que pour les membres qui ont demandé que le travail soit fait. la coopérative donne suite sans tarder aux demandes de réparations D abord, vous devez préciser clairement quelles réparations sont la responsabilité des membres et lesquelles sont la responsabilité de la coopérative. De cette façon, vous éviterez beaucoup de différends très évitables avec vos membres. Lorsque vos membres signalent des problèmes ou demandent des réparations, faites-leur remplir un formulaire de demande de travail. Ensuite, assurez-vous que la coopérative y donne suite sans tarder. Vous devez essayer d offrir un service équivalent à celui offert par un bon propriétaire sur le marché privé. Ce niveau de service peut être très élevé. Vous devez pouvoir promettre à vos membres que les problèmes urgents, comme les fuites d eau ou les risques de nature électrique, seront réglés immédiatement. Les réparations moins urgentes devraient être effectuées en moins d une semaine. Assurez-vous toujours que le travail est fait de façon professionnelle, par des gens qui ont les compétences nécessaires. Il est injuste de demander à des bénévoles de faire le travail, tant pour les bénévoles que pour les membres qui ont demandé que le travail soit fait. L entretien périodique est important. Toutes les composantes du bâtiment, qu il s agisse de la toiture, de l entrée, de la machinerie ou de l équipement, dureront plus longtemps si vous en prenez soin - en d autres termes, si vous avez un programme d entretien préventif en place. la coopérative a un calendrier d entretien périodique et préventif L entretien périodique est important. Toutes les composantes du bâtiment, qu il s agisse de la toiture, de l entrée, de la machinerie ou de l équipement, dureront plus longtemps si vous en prenez soin - en d autres termes, si vous avez un programme d entretien préventif en place. 22 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE

27 De plus, un calendrier d entretien signifie que vous prévoyez les coûts dans votre budget. Vous n aurez donc pas laissé l état de votre coopérative au hasard. Un bon inspecteur en bâtiment ou un entrepreneur général peut vous aider à établir un plan pour entretenir vos bâtiments grâce à un entretien périodique. Vous pouvez également recourir à certains des services de gestion qui sont offerts aux coopératives d habitation. N oubliez pas non plus de renouveler et de revoir les contrats d entretien pour des éléments comme l entretien des ascenseurs et d autres services techniques. la coopérative ne présente pas de risques d accident Assurez-vous que votre coopérative ne présente pas de risques d accident, comme : des bosses ou des craques dans la chaussée des passages piétonniers glissants des débris ou des outils qui traînent par terre des marches ou des rampes d escalier brisées des aires communes mal éclairées. Il en va de la sécurité de vos membres et des visiteurs à votre coopérative, alors assurez-vous de faire inspecter votre propriété régulièrement pour ce genre de risque et réglez tout problème immédiatement. Veiller à la sécurité de votre coopérative fait partie de ce qu on appelle une stratégie de gestion des risques. Nous aborderons plus en détail la gestion des risques dans la section portant sur la gestion des finances. Il en va de la sécurité de vos membres et des visiteurs à votre coopérative, alors assurez-vous de faire inspecter votre propriété régulièrement pour ce genre de risque et réglez tout problème immédiatement. Veiller à la sécurité de votre coopérative fait partie de ce qu on appelle une stratégie de gestion des risques. La gestion des risques consiste également à renseigner vos membres au sujet des risques dans leur logement. La gestion des risques pour les coopératives d habitation consiste également à renseigner vos membres au sujet des risques dans leur logement. Beaucoup de coopératives ont subi des dommages matériels importants en raison d incendies et d inondations qui ont débuté dans le logement d un membre. La sensibilisation des membres à ce genre de risque peut vraiment réduire les possibilités d incendie ou d inondation dans votre coopérative. BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 23

28 Les membres de votre coopérative savent-ils quoi faire en cas d urgence? Assurez-vous qu un service d intervention en cas d urgence que tous vos membres connaissent est accessible 24 heures sur 24, et qu ils savent quand ils peuvent l utiliser. la coopérative a une procédure d intervention d urgence Les membres de votre coopérative savent-ils quoi faire en cas d urgence? Assurez-vous que tous les occupants savent ce qu ils doivent faire en cas : d incendie (appelez toujours le 911) d inondation de panne d électricité de panne de chauffage en hiver de manque d eau de manquement à la sécurité. Les coopératives doivent pouvoir réagir aux situations d urgence en tout temps, pas seulement quand votre gestionnaire est en poste. Assurez-vous d avoir un service de réponse en cas d urgence 24 heures sur 24 que tous les membres connaissent et qu ils savent quand l utiliser. Vous ne pouvez pas entretenir votre coopérative si vous ne savez pas dans quel état elle est. Pour cela, vous avez besoin d un plan d immobilisations. Un plan d immobilisations est une étude à long terme de votre propriété, couvrant au moins les 10 dernières années Votre prévision du fonds de réserve pour immobilisations (ou de remplacement) vous indique combien vous pouvez vous attendre à dépenser de votre réserve à plus long terme. Vous pouvez ainsi bien budgéter l argent que vous devrez déposer dans ces réserves. la coopérative a un plan d immobilisations et elle le garde à jour Vous ne pouvez pas entretenir votre coopérative si vous ne savez pas dans quel état elle est. Pour cela, vous avez besoin d un plan d immobilisations. Un plan d immobilisations est une étude à long terme de votre propriété, couvrant au moins les 10 dernières années. Un plan d immobilisations vous indique : quels éléments de votre propriété devront être réparations majeures) quand vous pouvez vous attendre à devoir effectuer des réparations ou des remplacements combien il pourrait vous en coûter. Les deux premiers éléments de cette liste constituent ce qu on appelle l évaluation de l état du bâtiment, ou EEB. Il s agit d une étude de votre propriété réalisée par un professionnel du bâtiment, comme un ingénieur. Le troisième élément est la prévision du fonds de réserve pour immobilisations (ou de remplacement). Elle vous indique combien vous pouvez vous attendre à dépenser de votre réserve à plus long terme. Vous pouvez ainsi bien budgéter l argent que vous devrez déposer dans ces réserves. 24 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE

29 Il est important d actualiser votre plan à mesure que les remplacements sont effectués ou que de nouvelles données sont disponibles. Pendant que vous envisagez les remplacements d immobilisations dans votre coopérative, vous devriez aussi penser à l efficacité énergétique et à la viabilité parce que c est une proposition gagnante sur toute la ligne. Si les remplacements que vous effectuez sont plus efficients au plan de l énergie et des ressources, vous économiserez de l argent sur vos factures d énergie et de services publics, et vous réduirez l empreinte de carbone de votre coopérative en utilisant des technologies vertes. la coopérative inspecte sa propriété Vous ne saurez pas dans quel état est votre coopérative si vous ne l inspectez pas. Votre coopérative doit avoir un programme d inspection physique complet. Cela signifie que vous devez : L inspection annuelle des logements vous permet de planifier les réparations futures et de vérifier si les logements sont endommagés. inspecter tous les logements chaque année et lorsque vous recevez un avis de déménagement L inspection annuelle des logements vous permet de planifier les réparations futures et de vérifier si les logements sont endommagés. Lorsqu un membre vous avise qu il part, vous devez également inspecter le logement. De cette façon, vous serez assuré que le logement sera prêt pour un nouveau membre immédiatement et que le membre qui part paie pour les réparations qui relèvent de sa responsabilité. Une fois les inspections terminées, assurez-vous d effectuer toutes les réparations nécessaires sans retard. Si la réparation est la responsabilité du membre, vérifiez si elle a été bien faite. Sinon, vous devrez le faire vous-même et demander au membre d en payer le coût. Inspecter les aires communes et l équipement chaque année, ou plus souvent si nécessaire Des inspections régulières vous permettent de détecter des petits problèmes et de vous en occuper, avant qu ils ne deviennent de gros et coûteux maux de tête. Inspectez les aires communes et l équipement chaque année, ou plus souvent si nécessaire. BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 25

30 L inspection de la propriété et de l équipement de votre coopérative va de pair avec le programme d entretien préventif. Des inspections régulières vous permettent de détecter des petits problèmes et de vous en occuper, avant qu ils ne deviennent de gros et coûteux maux de tête. Un conseil : tenez des dossiers précis des inspections et des réparations de logements. Ils peuvent s avérer très utiles plus tard, s il y a un différend au sujet de l état antérieur du logement. Maintenir la coopérative en bon état les personnes, les outils, la formation Pour obtenir les résultats d entretien que vous voulez, vous devez vous adresser aux bonnes personnes des professionnels compétents. Ne vous fiez pas aux membres pour entretenir la coopérative bénévolement. Il n est pas raisonnable de s attendre à ce que les membres soient des menuisiers ou des plombiers. les personnes Pour obtenir les résultats d entretien que vous voulez, vous devez vous adresser aux bonnes personnes, à savoir des professionnels compétents. Ne vous fiez pas aux membres pour entretenir la coopérative bénévolement. Il n est pas raisonnable de s attendre à ce que les membres soient des menuisiers, des plombiers ou des inspecteurs en bâtiment. Assurez-vous en particulier que les travaux électriques sont faits de façon professionnelle c est-à-dire par un électricien pleinement compétent. Et si vous embauchez vos propres employés pour l entretien, donnez-leur l équipement approprié pour faire le travail. Il n est pas raisonnable non plus de vous attendre à ce que les membres se lèvent au milieu de la nuit pour répondre à une urgence. Ayez donc recours à un service professionnel pour les urgences. Le CRS, un service de la Co-operative Housing Federation of BC, offre un service de coordination en cas d urgence sur appel dans toutes les régions du pays, et des services locaux sont offerts dans toutes les régions. Cela ne signifie pas que les membres ne peuvent pas aider, surtout lorsqu il s agit de maintenir la bonne apparence de la coopérative. Mais l entretien de la propriété nécessite plus que des bonnes intentions surtout lorsque les bâtiments prennent de l âge. 26 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE

31 les outils L entretien nécessite une administration efficiente. Il vous faut un système d ordres de travail pour gérer les réparations et une bonne tenue de livres pour consigner les résultats des inspections et des travaux effectués. Vous devriez avoir un calendrier pour l inspection annuelle des logements et un calendrier pour les inspections au moment des déménagements et des réparations qui entre en action dès qu un membre vous donne un avis de départ. Vous devez également avoir en place un système d intervention en cas d urgence pour des éventualités comme des fuites d eau, des pannes de chauffage et des manquements à la sécurité. L entretien nécessite une administration efficiente. Il vous faut un système d ordres de travail pour gérer les réparations et une bonne tenue de livres pour consigner les résultats des inspections et des travaux effectués. Assurez-vous de garder un suivi de tout le travail que fait votre coopérative. Pour cela, vous aurez besoin d un bon système de classement où vous pourrez conserver un historique physique de chaque logement. Ces renseignements s avèreront très utiles pour vous à l avenir. Nous avons déjà souligné l importance de la planification. Vos plans d entretien et de réserves de remplacement sont des éléments importants de votre trousse de réparation. Assurez-vous que ces plans sont en place et qu ils sont gardés à jour. Beaucoup de coopératives ont un comité d entretien. Ce genre de comité est-il utile? Ce genre de comité pourrait être utile pour planifier l entretien et peut-être pour aider dans les inspections (voir la section sur la formation ci-après). Mais la plupart des coopératives ont découvert qu il n est pas réaliste de s attendre à ce qu un comité s occupe de la propriété bénévolement. Pour vous aider à préparer votre plan d immobilisations, la FHCC a rédigé un guide très accessible. Vous le trouverez sur le site Web de la Vision Pour vous aider à préparer votre plan d immobilisations, la FHCC a rédigé un guide très accessible. Vous le trouverez sur le site Web de la Vision BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 27

32 La SCHL et la Société des services de logement social (SSLS) en Ontario ont produit des outils pour la planification des réserves de remplacement. Communiquez avec votre bureau local de la SCHL ou avec la SSLS au (416) (sans frais en Ontario ) ou à Ces deux séries d outils comprennent des logiciels qui vous permettent de mettre à jour les données financières associées à votre plan de réserve de remplacement à mesure que les travaux sont terminés. Une bonne façon de former des bénévoles pour l inspection des logements est de payer un inspecteur qualifié pour faire la tournée avec eux et leur montrer comment procéder. la formation Nous ne recommandons pas de demander à vos membres d effectuer les inspections de logements. Si vous voulez recourir à vos membres, assurez-vous qu ils savent quoi chercher et quoi ignorer, comme le désordre. Une bonne façon de former des bénévoles pour l inspection des logements est de payer un inspecteur qualifié pour faire la tournée avec eux et leur montrer comment procéder. Mais de façon générale, vous devriez avoir recours à du personnel qualifié. Si vous avez la chance d avoir des gens de métier ou des spécialistes des structures parmi vos membres, vous voudrez probablement recourir à leurs services. Mais avant de dépendre trop de vos membres qualifiés, posez-vous cette question : est-ce juste de se fier à ces membres pour faire le travail quand il doit être fait? Par exemple, disons que vous êtes un peintre professionnel. Cela signifie-t-il que vous êtes prêt à peinturer des logements vacants pendant vos temps libres? Ce n est pas nécessairement le cas. 28 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE

33 4 Assurer une pleine occupation Pourquoi les logements vacants représentent-ils un problème pour votre coopérative? Voici pourquoi : lorsque vous perdez des revenus de droits d occupation en raison de logements inoccupés, vous ne pourrez plus jamais récupérer ces revenus. Pour obtenir les revenus dont vous avez besoin pour bien gérer votre coopérative et avoir une communauté coopérative saine et positive vous devez garder le nombre de logements vacants au minimum. Votre objectif est de n avoir aucun logement vacant. Assurer une pleine occupation les résultats que nous voulons Pour obtenir les revenus dont vous avez besoin pour bien gérer votre coopérative et avoir une communauté coopérative saine et positive vous devez garder le nombre de logements vacants au minimum. Votre objectif est de n avoir aucun logement vacant. la coopérative limite le roulement de ses membres en leur assurant un bon service Vous n aurez pas de logements vacants si vos membres ne déménagent pas. Rien de mieux pour diminuer le taux de roulement que d avoir des membres satisfaits. Vous voulez que vos membres soient actifs dans la coopérative? Veillez à ce qu ils soient bien traités comme des clients qui paient pour obtenir un service. Assurez-vous que la coopérative a une bonne apparence. Effectuez les réparations promptement. Assurez-vous que votre gestionnaire connaît l importance d offrir un service professionnel courtois. Ayez de bonnes politiques qui traitent tout le monde de façon équitable. Assurez-vous que vos assemblées sont bien organisées et stimulantes et qu elles attirent les membres. N oubliez pas non plus d offrir à vos membres des occasions de socialiser cela aide à bâtir un esprit de communauté. Vous n aurez pas de logements vacants si vos membres ne déménagent pas. Rien de mieux pour diminuer le taux de roulement que d avoir des membres satisfaits. Comment savoir si vos membres sont satisfaits? Demandez-leur! Nous vous indiquerons comment dans la partie traitant des outils de cette section. BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 29

34 Si vous voulez combler vos logements rapidement, assurez-vous qu ils sont prêts pour le marché. Les chercheurs de logements sont plus susceptibles de choisir un logement accueillant et ils en prendront plus soin si le logement est en bon état. la coopérative remet les logements en bon état pour qu ils soient prêts à être remis sur le marché lorsqu ils se libèrent Si vous voulez combler vos logements rapidement, assurez-vous qu ils sont prêts pour le marché. Un logement prêt pour le marché est un logement qui a une couche de peinture fraîche, des tapis propres et des accessoires en bon état. Vous n économiserez pas en lésinant sur la réparation des logements ou en vous fiant aux membres pour faire le travail lorsqu ils auront emménagé. Les chercheurs de logements sont plus susceptibles de choisir un logement accueillant et ils en prendront plus soin si le logement est en bon état. la coopérative annonce ses logements vacants Si vous savez qu un de vos logements deviendra bientôt vacant et qu il n y a pas de demandeur pour le combler, vous devrez l annoncer. Les logements vacants ne se rempliront pas tout seul. La coopérative qui fait de la publicité est moins susceptible d avoir des logements vacants. Vous aurez plus de détails au sujet de la publicité dans la section intitulée «les outils» ci-après. la coopérative a un processus de demande rapide et simple Vous devriez pouvoir approuver les nouveaux membres aussi rapidement que le propriétaire privé au coin de la rue accepte de nouveaux locataires. Vous devriez pouvoir approuver les nouveaux membres aussi rapidement que le propriétaire privé au coin de la rue accepte de nouveaux locataires. Et vous pouvez le faire sans sacrifier l esprit coopératif. La présentation d une demande d adhésion à une coopérative d habitation ne devrait pas être un supplice. Le processus peut être rapide et simple. D abord, assurezvous que quelqu un répond au numéro de téléphone indiqué dans votre annonce. Offrez de faire visiter le logement immédiatement. Il n est pas nécessaire de retarder le processus en attendant d organiser une entrevue officielle. 30 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE

35 Les gens qui réussissent dans les entrevues d adhésion sont bons en entrevue. Pas besoin de passer une longue entrevue. Plutôt, lorsque vous rencontrez le demandeur pour faire visiter le logement, parlez-lui de votre coopérative et décrivez les responsabilités et les avantages d être membre. Si la personne est encore intéressée, vous avez un nouveau membre à condition que les vérifications de crédit et auprès des propriétaires antérieurs ne soulèvent pas de problème. L approbation officielle du conseil pour un nouveau membre peut se faire plus tard. Le processus peut être rapide et simple. Il n est pas nécessaire de retarder le processus en attendant d organiser une entrevue officielle. Si vous ne pouvez traiter la demande immédiatement, vous allez perdre ce demandeur. Vous devrez alors recommencer. Rappelez-vous que certaines personnes seront toujours de meilleurs candidats que de meilleurs membres, peu importe votre processus de sélection. Heureusement, ils ne sont qu une faible minorité. La vérification des antécédents doit être effectuée immédiatement car si vous ne pouvez traiter la demande immédiatement, vous allez perdre ce demandeur. Vous devrez alors recommencer. les logements sont réoccupés sans délai Si vos méthodes de recherche de nouveaux membres sont efficaces, vous obtiendrez les résultats que vous voulez : des logements qui sont comblés immédiatement. Parfois, lorsque le marché est tranquille, vous devrez peutêtre offrir des encouragements pour attirer de nouveaux membres, comme le font les propriétaires du secteur privé pour louer leurs logements lorsque les locataires ont un grand choix. Vous pourriez offrir l électricité gratuite ou le branchement du téléphone gratuit, ou même un congé de droits d occupation pour le douzième mois. Il est préférable de renoncer à une petite portion de vos revenus pour le logement qu à la totalité des revenus qu il peut rapporter. BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 31

36 Donnez aux nouveaux membres l information dont ils ont besoin au sujet de la vie en coopérative dès qu ils emménagent. La chose la plus importante à demander aux nouveaux membres est d assister aux assemblées des membres pour en apprendre davantage et voter sur les questions. la coopérative oriente promptement ses nouveaux membres Fournissez à vos membres de l information au sujet de la vie dans la coopérative dès qu ils emménagent. Si vous voulez des membres productifs qui participent activement au sein de la coopérative, alors montrez à vos nouveaux membres ce qu ils doivent faire. Donnez-leur le choix, mais rappelez-vous que la chose la plus importante à demander aux nouveaux membres d une coopérative est d assister aux assemblées des membres pour se renseigner et voter sur les propositions. C est la meilleure façon de les faire participer au sein de la coopérative. la coopérative informe ses membres au sujet des services communautaires Pendant que nous sommes sur le sujet du partage d information, ce serait une bonne idée de fournir à vos membres un peu d information au sujet des services offerts dans la collectivité. Vos nouveaux membres peuvent également être nouveaux dans votre quartier ou même au Canada. Ce sera très utile pour eux si le gestionnaire peut leur fournir de l information au sujet des services locaux, comme les centres communautaires, les cliniques de santé, les ressources d aide juridique et les bureaux gouvernementaux. Votre gestionnaire n est pas un travailleur social, mais ce n est pas trop difficile de préparer une liste de ces ressources et de la mettre à la disposition des membres. Cela fait partie du service! Votre ressource la plus importante pour combler vos logements est la personne avec laquelle les membres éventuels font affaire au téléphone ou en personne lorsqu ils visitent le logement. Assurer une pleine occupation les personnes, les outils, la formation les personnes Votre ressource la plus importante pour combler vos logements est la personne avec laquelle les membres éventuels font affaire au téléphone ou en personne lorsqu ils visitent le logement. 32 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE

37 Vous devez avoir un représentant présentable et amical qui est disponible aux moments appropriés, quelqu un qui offre une bonne visite du logement et qui explique clairement en quoi consiste la vie en coopérative. Cette personne peut être un membre, mais de plus en plus de coopératives constatent que gestionnaire est la meilleure personne ou, dans une coopérative achalandée, quelqu un dont le travail est axé sur les membres et la commercialisation. Vous devez avoir un représentant présentable et amical qui est disponible aux moments appropriés. Cette personne peut être un membre, mais de plus en plus de coopératives constatent que leur gestionnaire est la meilleure personne. Vous avez remarqué que nous n avons pas mentionné de comité d adhésion. C est parce que, dans un marché concurrentiel, le recours à un comité d adhésion bien intentionné mais lent à réagir pour combler les logements n est peut-être pas la meilleure façon de faire le travail. Vous n avez pas besoin d un comité complet pour combler un logement vacant vos demandeurs veulent un logement, pas un emploi. Rappelez-vous que ce sont eux qui vous paieront, et non l inverse. les outils Essayez autant que possible d avoir une liste d attente. Cela peut vouloir dire que vous devrez annoncer même lorsque vous n avez pas de logement vacant. Il y a souvent des familles qui veulent emménager dans une coopérative et qui sont prêtes à attendre qu un logement se libère. Si vous gardez une liste d attente, assurez-vous de la tenir à jour. Beaucoup de coopératives se sont fiées à leur liste d attente pour combler leurs logements seulement pour découvrir que la plupart des personnes qui figuraient sur cette liste ont trouvé un autre logement ou ne sont plus dans le décor. Le meilleur outil est une stratégie publicitaire. Dressez le plan des possibilités d annoncer vos logements et cherchez à savoir ce qui fonctionne mieux pour votre coopérative. Certaines coopératives organisent des portes ouvertes pour les personnes qui pourraient être intéressées à vivre dans une coopérative d habitation. C est une occasion de transmettre de l information et d ajouter de nouveaux noms à votre liste d attente. BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 33

38 Si votre liste d attente n est pas bien longue, le meilleur outil est une stratégie publicitaire. Dressez le plan des possibilités d annoncer vos logements et cherchez à savoir ce qui fonctionne mieux pour votre coopérative. Voici quelques idées : le bulletin d information ou le site Web de votre fédération locale les journaux locaux les sites Internet d annonces classées (il y a une raison pour laquelle Internet tue le journal, et c est celle-ci!) les écoles locales les centres et les babillards communautaires les collèges et les universités (les étudiants paient aussi un loyer). Placez aussi un avis de logement vacant à l extérieur de votre coopérative cette méthode peut être très efficace et elle ne vous coûte rien une fois que vous avez acheté l affiche. Comment pouvez-vous savoir si vos membres sont satisfaits? La FHCC a un outil pour ses membres appelé le Sondage de satisfaction des membres. Vous pouvez l utiliser pour sonder vos membres au sujet de différents services. Un mot au sujet des services aux membres dans les coopératives Vous aimeriez avoir des membres satisfaits? Comment pouvez-vous savoir si vos membres sont satisfaits? La FHCC a un outil pour ses membres appelé le Sondage de satisfaction des membres. Vous pouvez l utiliser pour sonder vos membres au sujet de différents services et compiler les résultats en ligne. Vous n avez qu à aller sur le site Web de la FHCC, cliquer sur la Vision 2020 et suivre les liens. 34 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE

39 la formation Il n existe pas de diplôme universitaire pour apprendre comment garder votre coopérative pleinement occupée. Mais si vous payez quelqu un pour annoncer les logements de votre coopérative, assurez-vous que cette personne a une stratégie, qu elle sait comment négocier avec les gens et comment vérifier les références et interpréter les rapports de crédit. Si vous prévoyez avoir recours à des membres pour faire visiter les logements, ils doivent savoir qu il est important de traiter rapidement les demandes. La personne chargée d annoncer les logements de votre coopérative doit bien connaître le marché local, le taux d inoccupation et la concurrence. La personne chargée d annoncer les logements de votre coopérative doit bien connaître le marché local, le taux d inoccupation et la concurrence. Consultez le journal ou consultez les annonces classées sur Internet c est là où se trouve le marché locatif. Parce que si vous ne connaissez pas vos concurrents, vous perdrez la bataille. BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 35

40 36 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE

41 5 Respecter les exigences juridiques Votre coopérative est une corporation, une entité juridique. Cela signifie qu il y a des exigences juridiques à respecter. Vous avez aussi des devoirs conformément aux règles et aux ententes qui s appliquent à vous à titre de fournisseur de logements. La connaissance des règles qui régissent votre coopérative est la meilleure façon de vous assurer de ne pas les enfreindre. La connaissance des règles qui régissent votre coopérative est la meilleure façon de vous assurer de ne pas les enfreindre. Respecter les exigences juridiques les résultats que nous voulons la coopérative se conforme aux accords et aux règles du programme Votre coopérative doit respecter les conditions des accords et les règles du programme de logement qui s applique à elle. C est ce qu on appelle la conformité au programme et elle est obligatoire. Vous pouvez déléguer la tâche d assurer la conformité de votre coopérative à votre gestionnaire, mais c est le conseil qui doit veiller à ce que ce soit le cas. Vous ne pouvez pas vous plaindre que le gouvernement ne respecte pas les règles si votre coopérative ne les respecte pas non plus. Votre coopérative doit respecter les conditions des accords et les règles du programme de logement qui s applique à elle. Parfois, la connaissance des règles du programme se limite à consulter un accord d exploitation. Dans d autres cas comme pour les coopératives qui relèvent de la Loi sur la réforme du logement social en Ontario la question est beaucoup plus complexe. Pour ces coopératives, la conformité est une cible mouvante qui créé des maux de tête aux gestionnaires de coopératives. C est la raison pour laquelle la Région de l Ontario de la FHCC peut aider. Vous aurez plus de précisions à ce sujet dans la section «les personnes, les outils et la formation» ci-après. Certaines coopératives en fait, de plus en plus de coopératives ne sont plus assujetties à un programme de logement gouvernemental. Voilà une série d obligations juridiques dont elles n ont plus à se préoccuper. Mais votre coopérative a encore beaucoup d autres exigences juridiques, comme nous le verrons plus loin dans cette section. BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 37

42 Si vous fixez des droits d occupation en fonction du revenu pour des membres à faible revenu, assurez-vous de bien le faire. la coopérative administre les subventions au loyer selon l accord d exploitation ou les règles du programme Si vous fixez des droits d occupation en fonction du revenu pour des membres à faible revenu, assurez-vous de bien le faire. Il est très difficile de demander plus d argent à des membres auxquels vous n avez pas demandé suffisamment d argent selon les critères du programme. Si vous avez des doutes au sujet de la façon d établir les droits d occupation pour les membres à faible revenu, consultez la documentation du programme ou communiquez avec le bureau gouvernemental chargé de ces règles. Vous pouvez également obtenir de l aide de votre fédération locale ou de la FHCC. Votre accord d exploitation ou les règles de votre programme vous indiqueront quand vous devez envoyer vos états financiers vérifiés annuels et à qui les envoyer. Apprenez à connaître les règles locales qui s appliquent à votre coopérative. la coopérative envoie ses états financiers vérifiés et les autres rapports au gouvernement dans les délais prévus Votre accord d exploitation ou les règles de votre programme vous indiqueront quand vous devez envoyer vos états financiers vérifiés annuels (et tout autre rapport annuel) et à qui les envoyer. Il peut s agir d un ministère du gouvernement ou d un organisme gouvernemental qui s occupe du logement. Certaines provinces veulent également une copie de vos états financiers vérifiés, ainsi que d autres rapports généraux. Apprenez à connaître les règles locales qui s appliquent à votre coopérative. N oubliez pas de faire approuver vos états financiers vérifiés par les membres (c est déjà arrivé!). Et présentez votre rapport de vérification et vos autres rapports à temps. Si vos rapports sont toujours présentés en retard, cherchez à savoir pourquoi. C est le signe d une faiblesse dans votre processus de gestion. 38 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE

43 la coopérative se conforme à la loi sur les coopératives et aux autres lois provinciales Les coopératives fonctionnent dans un vaste cadre juridique. Dans cette section, nous aborderons certains des aspects les plus importants de ce cadre. Votre accord d exploitation (ou la LRLS pour les coopératives du programme de l Ontario) peut établir les règles pour vous en tant que fournisseur de logements dans le cadre d un programme gouvernemental. Des lois et des règles s appliquent également à vous simplement à titre de coopérative, et aussi à titre de propriétaire immobilier et de société de logement. Vous devez connaître les exigences de votre loi provinciale qui régit les coopératives, ainsi que les règles ou les règlements de votre coopérative. Assurez-vous de connaître les lois de votre province qui régissent l expulsion au cas où vous auriez à les appliquer. Vous devez connaître les exigences de votre loi provinciale qui régit les coopératives, ainsi que vos propres règles ou règlements qui sont autorisés par la loi régissant votre coopérative. Vous devriez également tenir compte des rapports provinciaux que vous devez envoyer. Il est très important d être à jour avec ces rapports. Certaines coopératives ont failli être dissoutes parce qu elles avaient négligé d envoyer leurs rapports financiers pendant plusieurs années. Si vous êtes un gestionnaire ou un administrateur, vous ne voulez pas que la dissolution de la coopérative se produise sous votre gouverne! Les règles concernant les expulsions et les évictions relèvent également des provinces et elles varient à l échelle du pays. Dans la plupart des provinces, la loi sur les coopératives régit ces procédures. Mais dans certains cas, les lois sur la location résidentielle s appliquent aux coopératives tout comme elles s appliquent aux locataires. Assurez-vous de connaître les lois de votre province qui régissent l expulsion au cas où vous auriez à les appliquer. Si vous employez votre propre personnel, assurez-vous de respecter les exigences de la loi provinciale sur les normes d emploi. Si vous avez une convention collective avec vos employés, assurez-vous de bien connaître vos responsabilités en vertu de cette convention et de la loi sur les relations de travail qui s y applique. BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 39

44 La norme nationale en matière de protection des renseignements personnels est établie dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDÉ). Vous devez savoir ce qu il faut faire pour protéger les renseignements personnels de vos membres. Actuellement, les questions touchant les droits de la personne et la loi sur la protection des renseignements personnels ont de plus en plus de répercussions sur les coopératives d habitation. De récentes décisions de commissions provinciales des droits de la personne ou de tribunaux concernent les coopératives d habitation et vous devez les connaître, parce qu elles pourraient toucher directement les obligations de votre coopérative à l endroit de vos membres. Des lois visant à protéger les renseignements personnels sont maintenant en place au Canada depuis quelques années. Elles régissent les renseignements que vous pouvez recueillir auprès de vos membres, la durée de temps que vous pouvez les conserver et les fins auxquelles vous pouvez les utiliser. Assurez-vous que votre coopérative protège les renseignements personnels de ses membres et ne les communique pas d une manière qui soit contraire à la loi. La norme nationale en matière de protection des renseignements personnels est établie dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDÉ). Les provinces mettent graduellement en place leurs propres lois qui équivalent ou qui vont même plus loin que la norme fédérale et remplacent la LPRPDÉ. En Colombie-Britannique, par exemple, la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) s applique. D une manière ou d une autre, vous devez savoir ce qu il faut faire pour protéger les renseignements personnels de vos membres. Pour répondre à vos questions sur la protextion des renseignements personnels, la FHCC a rédigé un guide intitulé Protecting Personal Information : A Housing Coop s Guide pour la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Vous pouvez le télécharger dans la section des ressources de notre site Web. 40 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE

45 Il y a également une foule de règlements municipaux locaux qui ont une incidence sur votre coopérative. Dans l ensemble, beaucoup de lois et de règlements différents s appliquent aux coopératives. Vous ne pouvez pas vous attendre à les connaître tous même les avocats ne passent pas ce test. Mais vous devriez connaître les principales responsabilités légales de votre coopérative. la coopérative adopte ses propres lois et politiques Jusqu à maintenant dans cette section, nous avons examiné les accords, les lois et les règlements qui sont des exigences externes, mises en place par différents paliers de gouvernement ou organismes gouvernementaux. Mais il existe une autre série de règles qui s appliquent à votre coopérative celles que vous mettez en place. En plus des documents constitutifs déjà mentionnés, les coopératives ont des conventions d occupation, adoptent des règlements et mettent en place des politiques qui doivent être respectées rigoureusement, tant par les membres que par la coopérative. Une des façons les plus sûres de contrarier les membres de la coopérative est d appliquer vos propres «lois» de façon inégale, parce que cette façon d agir peut facilement être perçue comme du favoritisme. Cela peut également vous causer des problèmes juridiques. Parce que les membres ont le droit de s attendre à ce que les règles qu ils ont adoptées soient respectées, et votre coopérative a le devoir de répondre à cette attente. Les coopératives adoptent des règlements et elles mettent en place des politiques qui doivent être respectées rigoureusement, tant par les membres que par la coopérative. Les membres ont le droit de s attendre à ce que les règles qu ils ont adoptées soient respectées, et votre coopérative a le devoir de répondre à cette attente. Soyez donc équitables et justes lorsque vous appliquez les règles de votre coopérative et gardez-les à jour. C est une composante essentielle de la bonne gouvernance. BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 41

46 Votre gestionnaire devrait avoir une bonne connaissance pratique de la loi qui s applique à votre coopérative et pouvoir vous indiquer si vous vous y conformez. Vos administrateurs devraient aussi connaître le contexte juridique, surtout lorsqu il s agit de leurs propres obligations juridiques. Le mouvement de l habitation coopérative dispose de beaucoup de ressources pour aider les coopératives d habitation à respecter leurs obligations juridiques. Respecter les exigences juridiques les personnes, les outils et la formation les personnes Le conseiller juridique de votre coopérative peut vous indiquer comment vous conformer à toutes vos obligations juridiques. Mais vous ne voulez pas consulter votre avocat à chaque fois que vous avez une question, parce que vous verrez que vos frais augmenteront très vite. Votre gestionnaire devrait avoir une bonne connaissance pratique des principaux domaines du droit qui s appliquent à votre coopérative et pouvoir vous indiquer si vous vous y conformez. Votre fédération locale devrait aussi pouvoir vous dire quels sont les principaux domaines du droit qui ont une incidence sur votre coopérative. Vos administrateurs devraient aussi connaître le contexte juridique, surtout lorsqu il s agit de leurs propres obligations juridiques. Nous vous décrirons plus en détail les obligations du conseil lorsque nous examinerons la gouvernance. Il est très utile d avoir à portée de la main des copies de tous les documents qui régissent votre coopérative. Assurezvous qu ils sont accessibles dans le bureau ou en ligne. les outils Le mouvement de l habitation coopérative dispose de beaucoup de ressources pour aider les coopératives d habitation à respecter leurs obligations juridiques. Les fédérations locales et la FHCC offrent toute une gamme de possibilités de formation par le biais d ateliers, de manuels et de documents publiés sur leurs sites Web. La Région de l Ontario de la FHCC peut grandement aider les coopératives qui essaient de s y retrouver dans la Loi sur la réforme du logement social et dans d autres lois de l Ontario. Demandez à votre fédération locale si elle a une liste de toutes les lois et de tous les règlements qui touchent votre coopérative. Il est très utile d avoir à portée de la main des copies de tous les documents qui régissent votre coopérative. Assurez-vous que les documents suivants sont accessibles dans le bureau ou en ligne. 42 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE

47 votre accord d exploitation gouvernemental ou la Loi sur la réforme du logement social (LRLS) et les règlements afférents pour les coopératives du programme de l Ontario la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDÉ) ou la loi provinciale qui la remplace Au minimum, les lois provinciales suivantes : la loi sur les coopératives la loi sur la location résidentielle, si elle s applique la loi sur les normes d emploi la loi sur les droits de la personne. Pour les coopératives de l Ontario qui relèvent de la LRLS, la Société des services de logement social a un centre de ressources en ligne qui vous indique toutes les lois de l Ontario applicables aux coopératives d habitation, ainsi que les liens pour y accéder. Internet est une excellente source pour trouver ces documents. Au lieu de vous rendre au bureau ou à l agent des publications gouvernementales le plus proche, vous pouvez télécharger des copies de toutes les lois dont vous avez besoin en restant dans votre coopérative ou, tout simplement, les consulter en ligne afin d appuyer le développement durable! la formation La connaissance de la loi n est pas quelque chose d inné. La meilleure façon de connaître les exigences juridiques de votre coopérative est de tirer profit des ateliers et des autres activités de formation offerts par le mouvement de l habitation coopérative. Il est particulièrement important que votre gestionnaire ait une très bonne formation dans ce secteur. Tous les bureaux de la FHCC peuvent offrir à votre gestionnaire des conseils pour respecter les obligations juridiques ou vous indiquer à qui vous adresser. Votre conseil a aussi besoin d une formation, afin de comprendre son rôle et s assurer que la coopérative respecte ses responsabilités juridiques, ce qui nous amène à la question essentielle de la bonne gouvernance dans votre coopérative. La connaissance de la loi n est pas quelque chose d inné. La meilleure façon de connaître les exigences juridiques de votre coopérative est de tirer profit des ateliers et des autres activités de formation offerts par le mouvement de l habitation coopérative. BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 43

48 44 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE

49 6 Aider les coopératives à bien gouverner Dans le guide de la FHCC intitulé Bien gouverner votre coopérative, nous décrivons ce qu il faut pour assurer une bonne gouvernance et un leadership moral. Nous espérons que les membres des conseils d administration des coopératives liront ce guide et le trouveront utile. La bonne gouvernance est la responsabilité du conseil. Mais il ne suffit pas des lire un guide pour savoir comment bien gouverner, et c est là où les gestionnaires des coopératives entrent en jeu. Les gestionnaires peuvent et devraient appuyer la bonne gouvernance de diverses façons, et c est ce que nous décrirons dans ce document. La bonne gouvernance exige beaucoup d informations exactes. Et la principale source pour obtenir les différents types d informations dont le conseil a besoin pour bien faire son travail est le gestionnaire de la coopérative. Pourquoi est-ce la responsabilité des gestionnaires d appuyer la gouvernance? Pour deux raisons. Premièrement, la bonne gouvernance exige beaucoup d informations exactes et la principale source pour obtenir les différents types d informations dont le conseil a besoin pour bien faire son travail est le gestionnaire de la coopérative. Deuxièmement, c est une solution gagnante pour tout le monde! L appui des gestionnaires au conseil permet d assurer une bonne gouvernance, qui, à son tour, aide à mieux comprendre et à appuyer les gestionnaires. Bref, lorsqu on appuie la bonne gouvernance tout le monde en bénéficie. Voyons maintenant les résultats que nous voulons obtenir grâce au soutien apporté par les gestionnaires en vue d assurer une bonne gouvernance. BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 45

50 Aider les coopératives à bien gouverner : les résultats que nous voulons Votre conseil peut suivre toute la formation au monde, mais il ne pourra pas prendre de bonnes décisions s il ne dispose pas de la bonne information. le conseil reçoit l information et les avis dont il a besoin pour prendre les bonnes décisions Il s agit probablement de la principale façon dont les gestionnaires peuvent faire une différence dans la gouvernance. Votre conseil peut suivre toute la formation au monde, mais il ne pourra pas prendre de bonnes décisions s il ne dispose pas de la bonne information. Voici ce dont le conseil a besoin de son gestionnaire pour être efficace : des données financières claires et à jour, y compris des rapports sur les arrérages, un rapport de gestion abordant des questions non financières, telles que les logements vacants, les travaux d entretien et d autres questions que le conseil doit connaître de l information au sujet des changements aux règles et aux règlements qui touchent votre coopérative et des décisions que le conseil peut prendre des copies à l avance de tous les rapports qui figureront à l ordre du jour de la réunion des recommandations du gestionnaire au sujet des mesures à prendre concernant les points à l ordre du jour tout autre document d appoint nécessaire pour aider les membres du conseil à prendre des décisions. Les rapports des gestionnaires doivent être clairs et brefs. Assurez-vous de distribuer les documents destinés au conseil à temps afin que les administrateurs puissent en prendre connaissance à l avance. Les rapports des gestionnaires doivent être clairs et brefs. Ils peuvent être présentés sous forme abrégée, pourvu que toute l information nécessaire figure sur la page. Assurezvous de distribuer les documents destinés au conseil à temps afin que les administrateurs puissent en prendre connaissance à l avance et non au moment d arriver à la réunion. La préparation d une trousse de documents pour la réunion, comprenant l ordre du jour et le procès-verbal (vous en saurez plus à ce sujet un peu plus loin), prend du temps. Mais l avantage est une réunion plus productive durant laquelle le conseil obtient des résultats concrets et les gestionnaires obtiennent les décisions dont ils ont besoin pour accomplir leur travail. 46 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE

51 les réunions du conseil sont bien planifiées et préparées et le procès-verbal est dressé Dans une coopérative bien gérée, le gestionnaire joue le rôle de secrétaire général, aidant à préparer l ordre du jour et à veiller à ce que le procès-verbal soit bien dressé pour chaque réunion. Le gestionnaire s assure que : Dans une coopérative bien gérée, le gestionnaire joue le rôle de secrétaire général, aidant à préparer l ordre du jour et à veiller à ce que le procès-verbal soit bien dressé pour chaque réunion. l ordre du jour comprend tous les points que le conseil doit aborder l ordre du jour est réaliste compte tenu du temps disponible les points les plus importants sont mentionnés en premier la personne chargée de dresser le procès-verbal sait comment le faire et le fait à temps. Il est inutile d obliger des volontaires à dresser le procès-verbal à moins qu ils n aient une certaine formation (que vous pouvez souvent obtenir auprès de votre fédération locale) et qu ils puissent s engager à les produire rapidement. Autrement, malgré le temps qu exige ce travail, il est souvent préférable que le gestionnaire (ou un employé de la coopérative) dresse le procès-verbal. Assurez-vous également que le livre des procès-verbaux et les autres comptes rendus des réunions du conseil sont en ordre; vous vous faciliterez ainsi grandement la tâche au moment de la vérification. le conseil reçoit une orientation chaque année et de l information au sujet des possibilités de formation Il n est pas raisonnable de s attendre à ce que les administrateurs connaissent déjà leur travail simplement parce qu ils ont accepté de siéger au conseil. Les administrateurs ont besoin de formation et ils doivent être informés des affaires courantes de la coopérative. Les administrateurs ont besoin de formation et ils doivent être informés des affaires courantes de la coopérative. Le gestionnaire peut aider en encourageant le conseil à proposer une politique qui ferait en sorte que l orientation et la formation des administrateurs deviennent des mécanismes réguliers de la coopérative. BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 47

52 Le gestionnaire peut aider à faire une différence en : offrant aux nouveaux membres du conseil une orientation pour les informer des affaires de la coopérative informant le conseil des séances de formation offertes dans le cadre des activités de formation régionales et annuelles du mouvement coopératif et à la coopérative fournissant au conseil de l information au sujet des documents et des sites Internet qui traitent de la formation des conseils d administration. Le gestionnaire peut également aider en encourageant le conseil à proposer une politique qui ferait en sorte que l orientation et la formation des administrateurs deviennent des mécanismes réguliers de la coopérative. De cette manière, il ne sera pas nécessaire de prendre une décision chaque année. La formation du conseil devient donc une activité régulière. Une fois de plus, il y a un avantage pour les gestionnaires : il est tellement plus facile de travailler avec un conseil qui connaît bien son rôle. Le conseil devrait organiser une séance de planification annuelle pour établir les objectifs opérationnels pour l année. Le gestionnaire a un rôle important à jouer pour préparer le conseil pour sa séance de planification. la séance de planification annuelle du conseil est productive Le conseil devrait organiser une séance de planification annuelle pour établir les objectifs opérationnels pour l année. Même s il est préférable d avoir recours à un animateur de l extérieur pour cette séance, le gestionnaire a un rôle important à jouer. La raison est que le gestionnaire sait ce qui est prévu au calendrier de la coopérative et ce qui doit figurer sur la liste des choses à faire pour l année. Est-ce le moment de mettre à jour le plan d immobilisations? La coopérative a-telle un plan d immobilisations? Le prêt hypothécaire doit-il être renouvelé cette année? Les règlements liés à la LRLS changeront-ils de nouveau? Y a-t-il des problèmes avec le budget? Avec l entretien? Pour garder la coopérative pleinement occupée? Y a-t-il une politique qui doit être créée ou réexaminée? 48 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE

53 La liste sera différente selon la coopérative, mais chaque coopérative devrait en avoir une et le gestionnaire. Et le gestionnaire est le mieux placé pour savoir ce qui devrait y figurer. Soyez donc un joueur actif pour préparer le conseil pour sa séance de planification. Les administrateurs auront leurs propres idées pour la planification, et c est très bien ainsi. Avec l orientation (et le tact!) du gestionnaire, le conseil aura une séance productive et il établira des objectifs qui feront une différence positive au cours de la prochaine année. Il existe une communication bidirectionnelle efficace entre le conseil et les membres Les conseils d administration peuvent rapidement devenir impopulaires si les membres ont l impression que les décisions sont prises «derrière des portes closes». Les conseils doivent mener leurs affaires de manière transparente et être sensibles aux besoins des membres. Nous examinons cette question dans le guide de la FHCC Bien gouverner votre coopérative, dans lequel nous soulignons l importance de tenir les membres informés de façon globale de ce que fait le conseil. Nous mentionnons également que le conseil devrait se concentrer sur les services, ce qui signifie qu il doit écouter les membres. Les conseils doivent faire preuve de transparence et répondre aux besoins des membres. Le conseil devrait se concentrer sur les services, ce qui signifie qu il doit écouter les membres. Pour cela, il faut établir un lien de communication et le gestionnaire peut venir en aide. Pour cela, il faut établir un lien de communication. Le gestionnaire peut venir en aide en : informant le conseil de l importance de la communication entre le conseil et les membres s assurant que les procès-verbaux des réunions du conseil sont accessibles à tous les membres s assurant que les états financiers de la coopérative sont accessibles informant les membres des décisions du conseil qui les touchent aidant à transmettre les bulletins d information aidant les membres à communiquer avec le conseil. BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 49

54 Voici quelques précisions au sujet de ce dernier point. Il n est pas raisonnable que les membres exercent leur droit d expression en frappant aux portes des membres du conseil pendant le soir. Il est toutefois raisonnable qu ils communiquent avec les membres du conseil, et le gestionnaire de la coopérative peut les aider dans cette démarche. Une présidence efficace est importante pour assurer la réussite d une assemblée des membres, une bonne préparation est tout aussi importante. Tout comme les membres du conseil à leurs réunions, les membres de la coopérative auront besoin d un peu d information pour les aider à prendre leurs décisions. Si la présidence pose un problème, le gestionnaire peut aider en proposant d autres choix, peut-être en s adressant à la fédération locale. les assemblées des membres sont bien organisées et les procès-verbaux dressés Si une présidence efficace est importante pour assurer la réussite d une assemblée des membres, une bonne préparation est tout aussi importante. À moins de simplement vouloir faire perdre du temps aux membres, des décisions devront être prises à l assemblée. Tout comme les membres du conseil à leurs réunions, les membres de la coopérative auront besoin d un peu d information pour les aider à prendre leurs décisions. Les gestionnaires peuvent aider à bien organiser les assemblées en : distribuant les avis de convocation aux assemblées s assurant que l ordre du jour est préparé et distribué aux membres fournissant aux membres les renseignements de base dont ils ont besoin au sujet des points à l ordre du jour, y compris le procès-verbal de la dernière réunion, dans un langage clair et facile à comprendre. Il sera également utile de s assurer que la personne qui préside la réunion il n est pas nécessaire que ce soit le président de la coopérative ait certaines compétences pour remplir cette fonction. Si la présidence pose un problème, le gestionnaire peut aider en proposant d autres choix, peut-être en s adressant à la fédération locale. Ce que nous avons dit au sujet de la consignation des procèsverbaux pour les réunions du conseil s applique aussi aux assemblées des membres. Le travail doit être bien fait et prêt à temps, et le recours à un bénévole n est pas toujours la meilleure solution. 50 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE

55 les administrateurs et les membres reçoivent des conseils au sujet de leur rôle dans la structure de gouvernance de la coopérative Les rôles des membres du conseil et des membres de la coopérative ne sont pas toujours clairs et cela cause souvent plus de difficultés qu il ne le faut. Ces différents rôles sont décrits dans le guide Bien gouverner votre coopérative. Ici, nous soulignons que le conseil d administration est chargé de protéger la coopérative, ce qui est une responsabilité légale, et c est la raison pour laquelle le conseil a beaucoup plus de pouvoir décisionnel que les membres. Il est important pour les membres de comprendre cette situation et de ne pas renverser le jugement du conseil dans les assemblées générales. Le conseil d administration est chargé de protéger la coopérative, ce qui est une responsabilité légale, et c est la raison pour laquelle le conseil a beaucoup plus de pouvoir décisionnel que les membres. Il y a des questions que seuls les membres peuvent décider, telles que la nomination du vérificateur, la modification des règlements ou des règles d association d une coopérative et, bien entendu, l élection des administrateurs. Le gestionnaire peut aider à dissiper toute confusion au sujet de ces rôles distincts. En même temps, il y a des questions que seuls les membres peuvent décider, telles que la nomination du vérificateur, la modification des règlements ou des règles d association d une coopérative et, bien entendu, l élection des administrateurs. Le gestionnaire peut aider à dissiper toute confusion au sujet de ces rôles distincts en : étant une source d expertise au sujet de la gouvernance de la coopérative s assurant que les administrateurs et les membres ont tous les deux accès aux outils de formation sur la gouvernance informant les membres du conseil au sujet de la portée et des limites de leurs pouvoirs. En aidant les membres et le conseil à comprendre leurs rôles et en avisant le conseil au sujet de la nécessité de faire preuve de transparence (vous en apprendrez plus sur ce sujet dans le guide Bien gouverner votre coopérative), le gestionnaire peut grandement contribuer à créer et à maintenir une culture saine et démocratique dans la coopérative. BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 51

56 Aider les coopératives à bien gouverner : les personnes, les outils et la formation Ceux qui peuvent le plus appuyer la bonne gouvernance, ce sont les gestionnaires. C est la raison pour laquelle il est important pour les gestionnaires de bien connaître la bonne gouvernance et ce qu elle nécessite. les personnes Pour aider les gestionnaires à comprendre les principales distinctions entre la gestion et la gouvernance, ainsi qu entre les rôles et les responsabilités du conseil et de l ensemble des membres, il vous serait peut-être utile d avoir recours à l avocat de votre coopérative. Pour de l aide avec les séances de planification et de formation du conseil, cherchez des animateurs qualifiés en vous adressant à votre fédération locale ou à la FHCC. Mais ceux qui peuvent le plus appuyer la bonne gouvernance, ce sont les gestionnaires. C est la raison pour laquelle il est important pour les gestionnaires de bien connaître la bonne gouvernance et ce qu elle nécessite. Vous en saurez plus à ce sujet dans les sections portant sur les outils et la formation. les outils La dernière chose qu un gestionnaire de coopérative veut faire c est d en rajouter à une charge de travail déjà lourde. Mais il est fort probable que le gestionnaire offre déjà des conseils pour aider avec la gouvernance souvent après que des erreurs ont été faites. Il est préférable de réussir dès la première fois. De cette façon, le gestionnaire s aide lui-même et sa coopérative. Il existe plusieurs ressources pour favoriser la bonne gouvernance et les gestionnaires de coopératives peuvent aider en les portant à l attention des administrateurs. Il existe plusieurs ressources pour favoriser la bonne gouvernance et les gestionnaires de coopératives peuvent aider en les portant à l attention des administrateurs. En voici certaines qui sont accessibles sur le site Web de la FHCC : le guide sur la gouvernance intitulé Bien gouverner votre coopérative et le DVD qui l accompagne l outil d auto-diagnostique intitulé Votre coopérative est-elle bien gérée? le cours en ligne «Le C.A. en bref» sur les éléments essentiels du conseil (disponible en 2010) de l information sur les changements aux règlements qui ont une incidence sur les coopératives d habitation 52 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE

57 Il y a aussi beaucoup d autres ressources en ligne et en format imprimé traitant de la bonne gouvernance. Dans la foulée des scandales de gouvernance d entreprise au début des années 2000, beaucoup de choses ont été écrites au sujet de la bonne gouvernance, tant dans le secteur à but lucratif que dans le secteur sans but lucratif. Internet est une riche source d information de bonne qualité sur la gouvernance provenant de diverses sources, alors naviguez! Un outil très utile pour favoriser la bonne gouvernance est une entente de bonne conduite. Les gestionnaires peuvent proposer aux administrateurs de signer une entente de code de conduite; s ils ne respectent pas les conditions de l entente, ils devront démissionner de leur poste au conseil. Les membres du conseil d administration de la FHCC signent une telle entente, et de plus en plus de conseils d administration commencent à l exiger. Vous pouvez télécharger un modèle d entente de code de conduite pour les administrateurs sur le site Web de la FHCC. Un outil très utile pour favoriser la bonne gouvernance est une entente de bonne conduite. Les gestionnaires peuvent proposer aux administrateurs de signer une entente de code de conduite; s ils ne respectent pas les conditions de l entente, ils devront démissionner de leur poste au conseil. La formation et l éducation font la différence entre les administrateurs capables de relever le défi de la bonne gouvernance et ceux qui ont de la difficulté. la formation Lorsque nous avons indiqué plus haut les résultats que nous voulons obtenir pour appuyer la bonne gouvernance, nous avons souvent mentionné la formation. Il n y a aucun doute : la formation et l éducation font la différence entre les administrateurs capables de relever le défi de la bonne gouvernance et ceux qui ont de la difficulté. Nous recommandons une formation pour les administrateurs dans les domaines suivants : la pratique de la gouvernance les questions juridiques pour les conseils d administration la connaissance des états financiers la présidence des réunions la consignation de procès-verbaux, si les administrateurs assument cette fonction la direction et l évaluation du personnel des coopératives et des entreprises de gestion. BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 53

58 La séance de planification du conseil est également une occasion de formation, car elle donne aux administrateurs l image plus globale dont ils ont besoin pour diriger leur coopérative dans la bonne voie. Tout cela, bien entendu, exige des formateurs et des animateurs, et la meilleure source pour les trouver est le programme de formation de votre fédération locale. Si vous n avez pas cette possibilité, la FHCC organise des activités de formation régionales et nationales, et nous pouvons vous aider à trouver les bonnes personnes pour diriger des séances adaptées à votre coopérative. 54 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE

59 7 Un dernier mot pour aider les coopératives à bien gouverner La bonne gouvernance attire de plus en plus d attention. Qu il s agisse des salles de conseil de sociétés bien connues ou d organismes communautaires comme votre coopérative, les gens exigent des normes de bonne conduite et de leadership plus sévères de la part des administrateurs. Les normes de gouvernance pour les coopératives établies dans le présent guide vous aideront grandement à satisfaire à ces exigences. BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 55

60 La FÉDÉRATION DE L HABITATION COOPÉRATIVE du Canada BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE FHCC, Les membres de la FHCC peuvent reproduire et utiliser le présent guide. Il est interdit aux autres d utiliser ou de reproduire le contenu de ce document sans le consentement de la Fédération de l habitation coopérative du Canada. Bien gérer votre coopérative est une publication du projet Vision 2020 dont la réalisation a été rendue possible grâce aux cotisations versées par les membres de la FHCC. Imprimé sur du papier Rolland Enviro 100 Smooth 100% P.C. 100 % C.F.P.A. Archive/sans acide Brillance 88 Où nous contacter Bureau national , rue Metcalfe, Ottawa (Ontario) K2P 1P9 Tél. (613) Télec. (613) Sans frais : Région de l Ontario 313, 720 avenue Spadina, Toronto (Ontario) M5S 2T9 Tél. (416) Télec. (416) Sans frais : Bureau de Vancouver , rue Fraser, Vancouver (C.-B.) V5W 2Z4 Tél. (604) Télec. (604) Sans frais : Bureau du Manitoba , ave. Corydon, bureau 192 Winnipeg (Manitoba) R3P 0N5 Tél. (204) Télec. (204) Sans frais : Bureau de la Nouvelle-Écosse Bureau 300, Tour 1 202, avenue Brownlow, Dartmouth (N.É.) B3B 1T5 Tél. (902) Téléc. (902) Sans-frais :