Une introduction au nouveau guide de la SCHL sur les réserves de remplacement

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1 Supplément technique à l intention des coopératives qui ont Octobre 1998 une convention d exploitation administrée par la SCH Une introduction au nouveau guide de la SCH sur les réserves de remplacement a Société canadienne d hypothèques et de logement a dévoilé son guide sur les réserves de remplacement le 1er avril. Après avoir entendu de nombreuses préoccupations de nos membres au fil des années, la FHCC avait demandé à la SCH d examiner une nouvelle approche pour régir les dépenses de la réserve de remplacement. a SCH a commencé cet examen il y a près de deux ans. e résultat est un document intitulé «a réserve de remplacement : guide d utilisation». Il s'applique aux coopératives administrées par la SCH et il est disponible en anglais et en français. Ce guide de 10 pages vise à simplifier et à normaliser la façon dont votre coopérative utilise les fonds de sa réserve de remplacement. Il ne remplace pas votre convention d'exploitation, mais vient plutôt la compléter. Il offre une méthode de travail qui permet d éliminer une bonne part des tâches administratives requises auparavant. e guide encourage les coopératives à planifier les dépenses de leur réserve de remplacement et il offre des mesures d'encouragement à celles qui le font. Dans ce supplément technique, nous vous donnons un aperçu du guide, en examinant les principales sections et en vous aidant à mieux comprendre ce qu'il peut vous offrir. Mais assurez-vous de lire le guide de la SCH au complet. Heureusement, il est rédigé en langage clair. 'OBJECTIF DU GUIDE a première page du guide définit ce qu'est une réserve de remplacement et présente l objectif du guide. e guide : décrit ce qu'est un élément d'immobilisations précise quand un élément d'immobilisations devrait être remplacé et par quoi il devrait être remplacé précise les coûts qui ne peuvent être payés à l aide de la réserve de remplacement fournit une liste type des éléments d'immobilisations dont le remplacement ou la réparation peut être financé à l'aide des fonds de la réserve de remplacement précise certaines exceptions et variantes à la liste type établit les règles régissant les dépenses de la réserve. e guide est divisé en trois grandes parties. a première porte sur les éléments d'immobilisations : ce qu'ils sont, quand ils doivent être remplacés et par quoi. a deuxième fournit un ensemble de lignes

2 2 directrices pour dépenser les fonds de la réserve de remplacement. Et la troisième traite de l approbation de la SCH. É ÉMENTS D IMMOBIISATIONS Définition d un élément d immobilisations e guide sur la réserve de remplacement définit ce qu est un élément d'immobilisations. Il précise que les éléments d'immobilisations sont des composantes majeures de vos bâtiments et de vos propriétés, dont la plupart ont une durée utile assez longue. eur durée de vie utile se termine lorsqu'il est plus rentable de les remplacer que de les réparer. Cette section du guide précise également que les réparations ou les rénovations majeures peuvent être considérées comme des éléments d'immobilisations, si leur coût ne peut être facilement payé à partir du budget de fonctionnement annuel. Cela représente un avantage majeur pour les coopératives. Cela signifie que les coopératives peuvent maintenant payer pour des projets importants comme la peinture d une clôture extérieure à même leur réserve de remplacement. Auparavant, la SCH considérait ces coûts comme des dépenses de fonctionnement. es coopératives devaient les payer à partir de leur budget de fonctionnement ou économiser pour les payer en dehors de leur réserve de remplacement. Maintenant, leur coût peut être planifié comme toute autre dépense de la réserve de remplacement. a liste des éléments d'immobilisations types a définition est suivie d une liste d'éléments d'immobilisations types. Auparavant, la seule liste dont votre coopérative disposait concernant les dépenses d immobilisations préautorisées était celle qui renfermait les quelques éléments mentionnés dans votre convention d'exploitation. Tous les autres éléments exigeaient l'approbation explicite de la SCH. es coopératives ont maintenant une liste de plus d une quarantaine d éléments pour lesquels elles peuvent dépenser les fonds de leur réserve de remplacement. Cette liste sera une liste commune pour toutes les coopératives administrées par la SCH. Vous n'aurez plus besoin de vous fier à l'interprétation de votre succursale de la SCH. Exceptions à la liste type De plus, le guide permet aux coopératives d ajouter des éléments à cette liste type. e guide offre des exemples d'éléments acceptables, qu elle appelle des exceptions à la liste type. Ces exceptions comprennent des éléments qui devraient habituellement durer plus longtemps que le bâtiment, mais qui peuvent exiger avant un remplacement ou des réparations majeures. Ces éléments comprennent les fondations, les ossatures et les murs de retenue. es coopératives doivent discuter de ces exceptions avec la SCH et les faire examiner à fond afin de les ajouter à la liste type. a capacité d ajouter ces éléments à la liste est importante pour toutes les coopératives, mais en particulier pour celles qui ont acheté des bâtiments existants. e remplacement des éléments d'immobilisations e guide précise quand un élément d'immobilisations doit être remplacé et quelles normes de qualité le remplacement doit satisfaire. En général, les éléments d'immobilisations doivent être remplacés par des éléments de qualité équivalente. Mais la SCH peut approuver un remplacement de qualité supérieure si celui-ci permet de réaliser des économies futures. es coopératives doivent effectuer une analyse

3 3 avantages-coûts pour obtenir l'approbation, mais c est un grand pas en avant. Auparavant, la SCH disait souvent que les remplacements de qualité supérieure étaient des améliorations et non des dépenses pouvant être payées à partir de la réserve de remplacement. es coûts pour lesquels vous ne pouvez utiliser la réserve de remplacement e guide indique également les coûts qui ne peuvent pas être payés à partir de la réserve de remplacement. a réserve ne peut être utilisée pour payer l'entretien normal de la propriété, pour remplacer des éléments qui fonctionnent encore de manière satisfaisante même s'ils ne sont plus conformes aux normes de la construction ou pour des éléments qui ont été endommagés à la suite d'abus ou de vandalisme. Dans ce dernier cas, le guide recommande de récupérer le coût de remplacement auprès des personnes qui ont causé les dommages ou en présentant une réclamation conformément à la police d'assurance de la coopérative. IGNES DIRECTRICES CONCERNANT ES DÉPENSES es conditions d approvisionnement es conditions d approvisionnement varient selon le montant que la coopérative doit dépenser, mais les coopératives trouveront que dans la plupart des cas les exigences correspondent à ce qu'elles font déjà : obtenir des prix d'au moins trois sources. Pour les travaux dépassant $, il est recommandé de procéder à un appel d offres. Si le coût dépasse $, la SCH veut que vous obteniez des soumissions d au moins six sources, dans la mesure du possible, et elle exige un appel d'offres public pour les travaux de construction. Cela signifie que vous devez lancer un avis public décrivant les travaux et invitant les entreprises qualifiées à présenter une soumission avant une date limite. Programmes d'achats collectifs es notes relatives aux critères d approvisionnement renferment de bonnes nouvelles pour les coopératives qui participent à des programmes d'achats collectifs. es coopératives peuvent satisfaire aux critères d'approvisionnement par le biais des programmes d'achats collectifs en respectant les trois conditions suivantes : le programme doit être économique; il est interdit d exiger des frais d'utilisation auprès des coopératives participantes; et les contrats d'achat avec les fournisseurs ne doivent pas dépasser trois ans. 'interdiction d exiger des frais d'utilisation ne signifie pas que les fédérations ne peuvent récupérer leurs coûts d'administration au moyen de contrats d'achat avec leurs fournisseurs. Elle signifie simplement que les fédérations ne peuvent exiger des frais supplémentaires aux coopératives simplement parce qu elles utilisent le programme. Quant au délai limite prescrit pour les contrats d'achat, il signifie que ces contrats doivent être évalués au moins tous les trois ans pour garantir qu'ils demeurent concurrentiels. Cette exigence ne devrait pas poser de problème, puisque les coopératives feront savoir à leurs fédérations longtemps à l avance si les programmes d'achats collectifs ne sont pas rentables. 'APPROBATION DE A SCH POUR ES DÉPENSES DE A RÉSERVE a dernière section du guide décrit comment les dépenses de la réserve de remplacement seront approuvées par la SCH. Elle a été conçue pour encourager les coopératives à planifier leur réserve de remplacement. Auparavant, les seules dépenses préautorisées de la réserve de remplacement étaient celles indiquées dans la convention

4 4 d'exploitation. Toute autre dépense exigeait l'autorisation de la SCH. Il y a maintenant deux séries de conditions pour faire approuver les dépenses de votre réserve de remplacement. 1. 'autorisation de dépenser avec un plan de remplacement a SCH considère qu il est très important que les coopératives aient un plan de remplacement, et pour cause. Beaucoup, et même sans doute la plupart des coopératives ne mettent pas assez d'argent de côté dans leur réserve de remplacement pour couvrir tous leurs coûts de remplacement futurs. a question est de savoir quel est le montant requis? a seule façon de le savoir est d'effectuer une étude du plan de la réserve de remplacement. Qu'est-ce qu'une étude du plan de la réserve de remplacement? Une étude du plan de la réserve de remplacement commence par une enquête sur la propriété dans le but de dresser une liste complète des éléments d'immobilisations et de leur état. a prochaine étape consiste à déterminer la durée utile estimative de ces éléments et ce qu'il en coûterait pour les remplacer aux prix d'aujourd'hui. Ces données sont combinées à une projection des taux d'inflation et d'intérêt en vue de produire une prévision financière à long terme de la réserve de remplacement et une nouvelle estimation du montant que vous devriez mettre de côté dans votre réserve de remplacement chaque année. Comment réaliser cette étude? es études des réserves de remplacement sont souvent réalisées par des spécialistes comme des ingénieurs en structures. Mais le guide n'exige pas que les coopératives aient recours à des ingénieurs (bien que ce soit une bonne idée de le faire si votre coopérative en a les moyens). Certaines coopératives ont réalisé elles-mêmes des études, à la satisfaction de la SCH. es coopératives peuvent également produire leurs propres prévisions financières ou utiliser le logiciel que la SCH a mis au point pour établir ces prévisions. Obtenir l'approbation pour les dépenses e guide précise que, si une coopérative effectue une étude de sa réserve de remplacement et obtient l'approbation de la SCH, tous les éléments mentionnés dans le plan seront préautorisés à titre de dépenses de la réserve de remplacement. Vous pouvez faire approuver votre plan en l'envoyant à la SCH. e plan doit être détaillé, c'est-à-dire qu il doit comprendre tous les éléments d'immobilisations qui devront éventuellement être remplacés. Si les coopératives effectuent leurs propres prévisions financières ou le font faire par un consultant, ces prévisions doivent aussi être envoyées à la SCH. De plus, les estimations du flux de trésorerie visant la réserve de remplacement doivent se situer à plus ou moins 4 p. 100 des résultats produits par le propre programme de prévisions de la SCH. Si ce n'est pas le cas, ou si vous n'envoyez pas de prévisions financières, la SCH utilisera les résultats de son programme pour déterminer vos besoins de flux de trésorerie pour la réserve de remplacement. Une fois que votre plan est approuvé, vous n'aurez pas besoin de l'autorisation de la SCH pour chaque dépense de votre réserve de remplacement. Mais il y a certaines conditions. Vous devez mettre à jour votre plan tous les trois ans et les dépenses doivent être effectuées dans les trois années prévues par le plan. Par exemple, si votre plan indique que la toiture doit être

5 5 remplacée dans la troisième année et que vous devez la remplacer lors de la première année, ce remplacement est préautorisé. Par contre, si vous prévoyez remplacer la toiture dans 10 ans et que vous devez le faire maintenant, vous devrez obtenir l'autorisation de la SCH pour modifier votre plan. En passant, vous n'avez pas besoin d'avoir recours à un expert pour revoir votre plan tous les trois ans. a SCH laissera les coopératives faire elles-mêmes leurs révisions. 2. autorisation de dépenser sans un plan de remplacement Il n est pas obligatoire que les coopératives aient un plan de réserve de remplacement. Dans le cas des coopératives qui n'en ont pas, le guide précise que tous les éléments précisés dans la convention d'exploitation sont encore préautorisés, comme le sont les remplacements d'urgence. Ces coopératives auront encore accès à une liste d'éléments d'immobilisations types qu elles pourront consulter. Il n'y aura plus d'incohérence de la part de la SCH lorsqu'il s'agit de décider ce que vous pouvez dépenser dans votre réserve de remplacement. Mais, à moins que le remplacement ne soit indiqué dans la convention d'exploitation ou qu'il ne s'agisse d un remplacement d'urgence, les coopératives sans plan de réserve de remplacement devront obtenir l'autorisation de la SCH chaque fois qu'elles voudront dépenser à partir de leur réserve de remplacement, comme elles le font actuellement. es remplacements d'urgence e guide précise que les remplacements d'urgence n'exigent pas l'autorisation préalable de la SCH, qu'une coopérative ait ou non un plan de réserve de remplacement. Un remplacement d'urgence est un remplacement où le retard compromettrait la santé ou la sécurité. Par exemple, si le système de chauffage de votre coopérative ne fonctionne plus en hiver, vous pouvez le réparer immédiatement et remplacer toute composante majeure, comme une chaudière, sans demander d'abord l autorisation de la SCH. C est sans doute ce que feraient les coopératives. Cette disposition du guide reconnaît simplement une pratique courante en gestion immobilière. Il n'existe aucune liste de dépenses d'urgence préautorisées, alors les coopératives devront utiliser leur propre jugement lorsqu'elles décident ce qui constitue un remplacement d urgence. e principe directeur? Pensez d'abord à la santé et à la sécurité de vos membres. Rapports e nouveau guide permettra aux coopératives d avoir un plus grand nombre de dépenses préautorisées pour leur réserve de remplacement. En retour, la SCH veut que les coopératives fassent rapport de leurs dépenses dans leurs états financiers vérifiés annuels. Une liste détaillée des dépenses imputées à la réserve de remplacement doit donc être annexée aux états financiers, indiquant le travail effectué et le coût. Ces renseignements peuvent être indiqués dans un document en annexe ou être inclus dans les notes afférentes. C est une pratique que beaucoup de coopératives utilisent déjà. P OUR TERMINER... e nouveau guide de la SCH sur la réserve de remplacement rendra la vie beaucoup plus facile aux coopératives d'habitation. À mesure que nos propriétés vieillissent, les coopératives devront remplacer ou effectuer des réparations majeures plus souvent aux éléments d'immobilisations. e guide permettra de simplifier ce travail avec un minimum de retard. Il devrait également encourager les coopératives à conserver tous leurs fonds d'immobilisations dans la réserve de remplacement, puisque tous les éléments

6 6 d'immobilisations d'une coopérative sont maintenant considérés comme des dépenses admissibles pour la réserve de remplacement et que les coopératives qui ont un plan de réserve sont maintenant autorisées à déposer autant d'argent qu'elles en ont besoin dans la réserve. Si vous avez des questions au sujet de ce supplément ou du guide, ou si vous voulez obtenir une copie du guide, appelez la FHCC au (à Ottawa, appelez le ). Courrier électronique : info@chfc.ca