LA RÉGULARISATION DES CHARGES EN FIN D EXERCICE

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1 LA RÉGULARISATION DES CHARGES EN FIN D EXERCICE À la fin de l'exercice financier, il faut examiner tous les comptes de la balance de vérification afin de déterminer lesquels nécessitent un ajustement. Nous allons utiliser la balance de vérification de Services de comptabilité Jean Continu que nous avons présentée dans un module précédent. Nous allons y ajouter d'autres comptes pour illustrer la méthode d'analyse des comptes pertinents. Voici la balance de vérification à laquelle nous avons ajouté des comptes. Ce tableau nous permettra de faire une analyse complète des comptes de valeurs et des comptes de produits et charges de la période : Services de comptabilité Jean Continu Balance de vérification au 31 janvier N o Débit Crédit Encaisse $ Clients Fournitures de bureau Assurances payées d'avance Équipement de bureau Bâtiment Fournisseurs $ Honoraires perçus d'avance Emprunt hypothécaire Jean Continu propriétaire Jean Continu apport Honoraires professionnels Salaires Électricité Chauffage $ $ 1

2 Nous allons d'abord passer en revue les divers comptes de la balance de vérification, dans l'ordre de présentation, c'està-dire les comptes d'actif suivis des comptes de passif puis des comptes de produits et de charges. Retournons maintenant à la balance de vérification et examinons les comptes de passif; il y en a un que nous devons analyser, soit le compte d'honoraires perçus d'avance. Lorsqu'un client paie à l'avance pour des services qui seront rendus à l'avenir, l'entreprise a une dette envers ce client. Cette dette n'est effacée qu'au moment où l'entreprise a rendu les services en question. Par conséquent, à la fin de l'exercice financier, on doit examiner ce compte et voir si un ajustement est nécessaire. La première chose à faire est de déterminer la partie de ces honoraires qui constitue les produits d'exploitation réalisés durant l'exercice financier qui se termine. Nous allons supposer qu'une vérification a révélé qu'il ne reste qu'un montant de $ de services pas encore rendus en date du 31 janvier. Ceci signifie qu'il faut comptabiliser des produits gagnés additionnels pour un montant de $. Voici l'écriture que nous devons faire : Parmi les comptes d'actif, il y en a quatre (4) pour lesquels il faut considérer de faire un ajustement en fin de période : fournitures de bureau, assurances payées d'avance, équipement de bureau et bâtiment. 2

3 1 Fournitures de bureau et 2 assurances payées d'avance : Au moment de l'acquisition, les comptes représentaient un élément d'actif, car les fournitures n'avaient pas encore été utilisées et la période couverte par l'assurance n'était pas encore passée. Il faut donc ajuster ces comptes d'actif pour comptabiliser les charges : les fournitures de bureau utilisées et la période couverte par l'assurance durant l'exercice qui se termine. Voici les écritures qui sont inscrites au journal général à la fin de l'exercice financier, soit les écritures de régularisation, pour inscrire la charge de l'exercice de ces 2 comptes : Journal général Page Fournitures de bureau utilisées Fournitures de bureau Pour inscrire la charge de l'exercice suite au dénombrement des fournitures de bureau; il n'en reste que pour 900 $. Assurances Assurances payées d avance Pour inscrire la portion expirée des assurances : $ x 1 mois/12 mois 3

4 Journal général Page Honoraires perçus d avance Honoraires professionnels Pour inscrire les honoraires gagnés durant l'exercice : $ $ = $ Le passif est ainsi diminué du montant des services rendus durant l'exercice et les produits d'exploitation ajustés. Salaires et intérêts à payer : Avant de passer à la prochaine section de la balance de vérification, il faut analyser les charges à payer et voir si toutes ces charges sont comptabilisées. Habituellement, les charges sont comptabilisées au moment où on les paie. Cependant, il est possible des charges aient été engagées sans toutefois avoir été payées; les salaires et les intérêts par exemple. Puisque nous devons faire le rapprochement de tous les produits et de toutes les charges de l'exercice, il faut calculer les salaires qui ont été gagnés par les employés depuis la dernière période de paie jusqu'au dernier jour du mois ainsi que les intérêts qui sont dus sur l'emprunt hypothécaire en date du 31 janvier. 4

5 Voici les écritures nécessaires : Journal général Page Salaires Salaires à payer Intérêts débiteurs Intérêts à payer Pour inscrire les salaires gagnés par la secrétaire, qui seront payés en février : 600 $/10 x 1 jour ouvrable (31 janvier) Pour enregistrer les intérêts à payer : $ x 7 % x 1/12 3 Équipement et 4 Bâtiment : Les actifs en immobilisation représentent des sommes d'argent considérables. Au moment de l'achat, l'entreprise ne peut pas les passer entièrement aux charges puisque ces éléments d'actif vont être utilisés pour générer des revenus pendant plusieurs années. Il faut donc les passer aux charges progressivement. À la fin de chaque exercice, on doit calculer le montant qui représente la charge de l'exercice, qu'on appelle l'amortissement. Voici comment l'amortissement est calculé : 1. Il faut d'abord faire des estimations : a. estimer la durée de vie utile de l'élément d'actif pour l'entreprise; b. estimer la valeur résiduelle de l'élément d'actif à la fin de sa vie utile. 5

6 2. On doit utiliser la méthode de calcul de l'amortissement qui a été adoptée par l'entreprise; généralement, on utilise la méthode de l'amortissement linéaire. Cette méthode permet de passer aux charges un montant égal à chaque année pendant la durée de vie utile de l'actif en immobilisation. 3. On effectue le calcul en utilisant la formule suivante : COÛT VALEUR RÉSIDUELLE = AMORTISSEMENT ANNUEL DURÉE DE VIE UTILE Nous allons supposer que l'équipement a une durée de vie estimée de 5 ans; on prévoit que sa valeur résiduelle sera alors de $. Quant au bâtiment, nous allons supposer que sa durée de vie utile est de 40 ans; sa valeur résiduelle serait alors nulle. Voici les calculs effectués à la fin de la première période : Équipement : $ 3 = $/année 000 $ 5 ans Bâtiment : $ 0 = $/année 40 ans Nous allons supposer que l'entreprise possédait ces actifs durant toute la période. Il nous reste à examiner les produits un peu plus en détail pour déterminer s'ils ont été gagnés durant l'exercice financier sans toutefois être comptabilisés, c'est-à-dire les honoraires à recevoir. Supposons que notre analyse a révélé qu'il y a eu du travail d effectuer en janvier pour lequel aucune facture n'a été envoyée, le travail n'étant pas encore complété. On estime avoir ainsi gagné 400 $ en honoraires. 6

7 Voici l'écriture qui doit être enregistrée : Voici maintenant les écritures de régularisation qui doivent être enregistrées à la fin de chaque exercice : Journal général Page Amortissement équipement Amortissement cumulé équipement Pour inscrire l'amortissement de l'équipement : $/12 mois = 167 $ Amortissement bâtiment Amortissement cumulé bâtiment Pour inscrire l'amortissement du bâtiment : $/12 mois Le compte au débit représente la charge de l'exercice. Le compte au crédit va être inscrit au bilan dans la section des immobilisations; ce compte est considéré comme la contrepartie d'un compte d'actif. Voici comment il est présenté dans la section Immobilisations de l'actif : Immobilisations Équipement moins : amortissement cumulé Bâtiment moins : amortissement cumulé Le bilan démontre la valeur nette aux livres de l'actif à la fin de chaque exercice financier. Il faut se rappeler, comme tu l'as vu au premier module, que l'actif est toujours inscrit aux livres à son coût d'achat même si ce montant ne correspond pas à sa valeur actuelle. En comptabilité, on ne constate la plus-value qu'au moment de disposer de l'actif en question. 7

8 Journal général Page Honoraires à recevoir Honoraires professionnels Pour inscrire les honoraires gagnés durant le mois de janvier et qui seront encaissés en février : 400 $ Cette écriture complète l'analyse des comptes et la régularisation de ceux-ci en date du 31 janvier, soit la fin de la période. Des écritures de régularisation ont été enregistrées pour les charges payées d'avance, l'amortissement, les charges à payer, les produits à recevoir et les produits perçus d'avance. Toutes les charges engagées et tous les produits gagnés sont maintenant inscrits aux livres. Ceci signifie que nous avons mis en application le principe du rapprochement des produits et des charges puisque nous avons rapproché les charges engagées et les produits réalisés au cours du même exercice. Nous avons aussi mis en application principe de la constatation des produits puisque tous les produits gagnés sont enregistrés, même si certains produits ne sont pas encore encaissés. À présent, nous sommes en mesure de dresser des états financiers qui reflètent mieux la réalité. C'est ce que nous verrons ensemble après que tu te sois exercé à passer les écritures de régularisation au journal général. 8