Une compagnie de production de documents lance une nouvelle offre dans le cloud

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1 Windows Azure Étude de la solution d un partenaire Une compagnie de production de documents lance une nouvelle offre dans le cloud Présentation Pays ou région : Canada Industrie : Production Haute technologie Profil du partenaire Xpertdoc Technologies offre des solutions pour la production automatisée de documents qui transforment Microsoft Word en une puissante plateforme de communications pour les clients. La compagnie est établie à Montréal, au Canada. Situation d affaires Pour permettre à ses clients d adopter sa solution de façon plus rapide et plus rentable, Xpertdoc devait compléter son modèle de déploiement sur place par une offre en ligne. Toutefois, Xpertdoc ne voulait pas avoir à construire ou gérer une infrastructure d hébergement qui soit par elle-même extensible et résiliente. Solution Xpertdoc a conçu son offre en ligne sur Windows Azure, l environnement d hébergement, de développement et de gestion des services infonuagiques de Microsoft. Avantages Valeur et choix des clients ajoutés Développement et déploiement rapides Extensibilité générale immédiate et rentable Fiabilité supérieure Souplesse en affaires et ventes améliorées «Avec Windows Azure, nous profitons des fonctionnalités de haute disponibilité d une infrastructure d hébergement de première classe, sans toute leur complexité.» Francis Dion, fondateur et chef de la direction, Xpertdoc Technologies Xpertdoc désirait compléter sa solution sur place pour la production de documents par une offre en ligne, mais voulait éviter la construction et la gestion d une infrastructure d hébergement qui soit par elle-même extensible et résiliente. La compagnie a choisi de s appuyer sur Windows Azure, qu elle a utilisé pour y amener, en 160 heures de travail de développement, son nouveau service fonctionnant par abonnement. Prologis, qui a rapidement adopté le service en ligne de Xpertdoc, l a utilisé pour automatiser l assemblage de milliers de baux industriels par année, et ce en seulement quelques semaines, avec des coûts de lancement minimaux et sans implication d un département TI. En utilisant Windows Azure, Xpertdoc est en mesure d offrir à ses clients une valeur et des choix ajoutés, ainsi qu une fiabilité supérieure, et une extensibilité générale immédiate et rentable.

2 «Lorsque Prologis a eu besoin d une base de données faite sur mesure pour entreposer des informations relatives aux propriétés, nous avons utilisé SQL Azure pour la lui fournir en deux jours.» Francis Dion, fondateur et chef de la direction, Xpertdoc Technologies Situation Xpertdoc Technologies, un partenaire de Microsoft certifié Or, offre des solutions pour la production automatisée de documents qui transforment Microsoft Word en une puissante plateforme de communications pour les clients. La compagnie a été l un des premiers partenaires de Microsoft supportant Office Open XML (ou OpenXML) dans la production de documents Microsoft Word. Le format de fichier OpenXML est basé sur le XML et facilite, entre autres avantages, l accès à la programmation de documents Microsoft Office. La Solution Xpertdoc, telle que la compagnie désigne son offre, consiste en deux composants principaux : un complément de Microsoft Word pour la création de gabarits et un portail web centralisé pour la gestion et l utilisation de ces gabarits. Le portail reçoit les gabarits et génère un formulaire web pour la sélection des options et la saisie des données nécessaires à la production d un document Microsoft Word par exemple, un tableau de prestations pour une police d assurance santé, un contrat de ventes ou une correspondance avec un client. La Solution Xpertdoc s intègre également aux systèmes des entreprises, notamment les applications de gestion des relations-clients. Contrairement aux produits compétiteurs, qui peuvent exiger une formation spécialisée, prendre des mois de déploiement et coûter plus de $ de frais de licence annuels, la Solution Xpertdoc est conçue pour une adoption rapide et rentable un avantage par lequel la compagnie cherche toujours à se distinguer. À cette fin, Xpertdoc a réexaminé en 2011 son modèle de déploiement traditionnel, sur place, qui faisait en sorte que chaque client exécutait une copie du portail de Xpertdoc dans sa propre infrastructure TI. Pour Xpertdoc, une approche sur place occasionnait de nombreux défis le plus important étant l obstacle à l adoption. Même si la solution sur place de Xpertdoc était déployée plus vite que celles des compétiteurs, il fallait néanmoins plusieurs semaines pour aider un client à se procurer les serveurs et à les configurer. Le client devait alors gérer, supporter et étendre sa propre version sur place de la Solution Xpertdoc au fur et à mesure que son utilisation augmentait. Le besoin de composants électroniques locaux rendait aussi plus difficile l accès de client potentiels à des essais de la Solution Xpertdoc et limitait la capacité de la compagnie à effectuer des promotions et des prix spéciaux. Avec la montée de la popularité des solutions infonuagiques, Xpertdoc savait qu il devait développer la sienne. Cependant, la compagnie ne voulait pas subir les délais, les dépenses et les distractions associées à la construction et à la gestion de sa propre infrastructure d hébergement. «De plus en plus de clients demandaient une solution en ligne», affirme Francis Dion, fondateur et chef de la direction de Xpertdoc. «Nous devions répondre à leurs besoins, mais ne voulions pas nous mettre à construire et à gérer une infrastructure d hébergement extensible et résiliente. Même en utilisant un service d hébergement traditionnel, nous nous serions confrontés à des problèmes tels que les systèmes d administration, l extensibilité, la redondance, la récupération après désastre et la latence géographique sans oublier la persuasion de clients potentiels quant à nos compétences pour régler tous ces problèmes.» Solution Xpertdoc a examiné les plateformes infonuagiques d Amazon et de Microsoft avant de choisir de développer sa solution en ligne sur Windows Azure. Windows Azure constitue l environnement d hébergement, de développement et de gestion des services infonuagiques de Microsoft, et fournit à la demande des capacités de calcul, d entreposage, de réseautage et de livraison de contenus à travers les centres de données de Microsoft. «Notre équipe est spécialisée en développement

3 «Nos clients ont maintenant plus d options et nous avons de nouvelles façons d intégrer le marché, sans que ni les uns ni les autres aient à se préoccuper des serveurs tout le monde est gagnant.» Francis Dion, fondateur et chef de la direction, Xpertdoc Technologies Microsoft.NET et aucune autre plateforme infonuagique ne supporte cette technologie aussi bien que Windows Azure», soutient M Dion. «Certains de nos collègues utilisaient Amazon, mais nous trouvions qu il était plus dispendieux et plus semblable aux services d hébergement traditionnels que Windows Azure.» En juillet 2011, Xpertdoc a commencé à utiliser le système de développement Microsoft Visual Studio 2010 Professional pour modifier son code de telle sorte qu il puisse être exécuté sur Windows Azure, en s appuyant sur Visual Studio Team Foundation Server 2010 pour les aspects de gestion du cycle de vie de l application. En septembre 2011, avec un développeur travaillant à temps partiel sur le projet, Xpertdoc est arrivé en direct sur Windows Azure et a immédiatement porté son attention sur la conception de nouvelles fonctionnalités qui pourraient propulser les ventes de ses produits, comme donner aux clients le moyen de s inscrire à un essai gratuit. «Avec notre offre en ligne sur Windows Azure, nous pouvons rester concentrés sur de nouvelles fonctionnalités, parce que nous n avons pas à nous préoccuper des serveurs et nous avons acquis plusieurs nouveaux clients qui ne voulaient pas composer avec les délais, les coûts de lancement et le soutien technique d une solution sur place», relève M Dion. Le cas d un client Prologis, un chef de file et fournisseur mondial de l immobilier industriel avec 45 milliards de dollars américains en actifs gérés et plus de 1000 employés, constitue un exemple de tels clients. La compagnie gère un portefeuille d environ 3100 bâtiments industriels dans 22 pays, louant plus de 584 millions de pieds carrés d espace à des manufacturiers, détaillants, compagnies de transport, prestataires logistiques tiers et autres entreprises ayant des besoins de distribution à grande échelle. En Amérique du Nord seulement, les agents de marché de la compagnie génèrent des milliers de baux par année, desquels environ 80 % requièrent l attention de l un des trois avocats travaillant à l interne. Prologis avait élaboré sa propre solution pour l assemblage de bail par les agents de marché plusieurs années auparavant, mais celle-ci était fragile et difficile à maintenir, et avait été abandonnée. Quelques années plus tard, les avocats s étaient remis à copier des textes provenant d une bibliothèque de gabarits, qu ils maintenaient pour y puiser le contenu des contrats, par exemple un tableau des exigences d assurabilité. Un des problèmes majeurs était la longueur des délais. «Rien n avorte plus une vente potentielle que le temps, c est pourquoi nous devons fournir un bail au client aussitôt que possible», soulève Jason Murphy, premier vice-président et conseiller juridique de Prologis. «Notre objectif était un délai de trois jours, au cours desquels les agents de marché nous remettaient souvent une feuille de conditions stipulant qu ils avaient besoin du bail immédiatement. Le fait d avoir à passer 30 minutes à deux heures sur la majorité des nouveaux baux ralentissait également les ventes plus importantes, plus compliquées, qui pouvaient augmenter les revenus. Nous faisions la même tâche encore et encore, gaspillant des centaines d heures par année dans des efforts n ajoutant aucune valeur.» M Murphy était prêt à acheter une solution spécialisée pour l assemblage de contrat en Toutefois, lorsque le marché immobilier s est effondré cette année-là, une somme prévue de $ (américains) de frais de licence annuels l a forcé à suspendre le projet. En le reconsidérant en 2011, il s est imaginé une solution par laquelle les agents de marché pourraient répondre à quelques questions de base, afin d obtenir des baux (sauf les plus complexes) assemblés immédiatement pour eux. Il avait aussi besoin d une solution qui pourrait être déployée sans l implication de son équipe TI, qui était occupée par une fusion récente.

4 «Les agents de marché peuvent maintenant générer eux-mêmes des baux légalement approuvés pour toutes les ventes (sauf les plus compliquées), en une fraction du temps qu il fallait à un avocat pour exécuter la même tâche.» Jason Murphy, premier vice-président et conseiller juridique, Prologis Des conversations avec Forrester Research ont mené M Murphy vers Xpertdoc qui, parmi les multiples options examinées, promettait d être le plus rentable et le plus facile à implémenter et utiliser. Xpertdoc a suggéré que Prologis participe à une preuve de concept et, une semaine après avoir reçu un exemple de bail annoté, il proposait une solution prête pour un essai par Prologis. «Les impressions des agents de marché ont été vraiment positives», note M Murphy. «Ils ont trouvé la Solution Xpertdoc très facile à utiliser et la preuve de concept a confirmé que nous pouvions avoir une solution clés en main complète. «Prologis a dit que s ils avaient eu à installer un serveur, ils seraient partis», ajoute M Dion. «Ils voulaient une solution à connexion permanente, toujours actuelle, qui fonctionnerait sur n importe quel ordinateur ; exactement ce que nous leur avons donné avec Xpertdoc et Windows Azure.» Lorsque Prologis a eu besoin d une base de données faite sur mesure pour entreposer des informations relatives aux propriétés, Xpertdoc a utilisé SQL Database un service infonuagique de bases de données hautement disponibles et extensibles construit sur les technologies Microsoft SQL Server et la lui a fourni en deux jours. «Il s agissait d une étape intermédiaire dans l intégration complète au système de gestion de propriétés Yardi de la compagnie, mais c est tout de même un excellent exemple de la manière dont Windows Azure nous accorde plus de souplesse pour rencontrer les besoins du client», poursuit M Dion. Dans sa solution clés en main, Prologis a également mandaté Xpertdoc pour le développement de ses gabarits de baux. En décembre 2011, deux semaines après la consolidation des exigences en matière de bail, la nouvelle solution de Prologis était prête à être utilisée. «Certains clients nous demandent de concevoir tous leurs gabarits, d autres de créer les premiers, et d autres encore les développent tous eux-mêmes», explique M Dion. «Ce n est pas difficile : un de nos clients a créé lui-même 450 gabarits Xpertdoc en trois semaines.» Avantages En s appuyant sur Windows Azure, Xpertdoc a fourni rapidement et à meilleurs coûts ce que de plus en plus de ses clients demandaient : une solution pour la production de documents qui soit facile à adopter, qui nécessite peu de maintenance, qui ait une extensibilité puissante et une disponibilité sûre. «Nos clients ont maintenant plus d options et nous avons de nouvelles façons d intégrer le marché, sans que ni les uns ni les autres aient à se préoccuper des serveurs tout le monde est gagnant», déclare M Dion. «Certains clients optent même pour une approche hybride, la Solution Xpertdoc fonctionnant sur place pour l utilisation quotidienne ou sur Windows Azure pour la récupération après désastre.» Valeur et choix des clients ajoutés Le nouveau service de Xpertdoc, en ligne et fonctionnant par abonnement, a donné à Prologis exactement ce qu il voulait : une implémentation rapide, avec des coûts de lancement minimaux et sans implication d un département TI, le tout dans une solution qui permet aux avocats de la compagnie d épargner des centaines d heures de travail par année. «Les agents de marché peuvent maintenant générer eux-mêmes des baux légalement approuvés pour toutes les ventes (sauf les plus compliquées) en une fraction du temps qu il fallait à un avocat pour exécuter la même tâche», indique M Murphy. «Ceci nous aidera à conclure des ventes plus rapidement et aussi, dans les cas où des clients veulent aménager immédiatement, à augmenter les revenus.» De plus, Prologis a transféré le travail d assemblage de bail aux agents de marché d une manière telle que les baux restent sans erreur. «Une seule erreur dans l assemblage d un bail, par exemple l omission d insérer un tableau des exigences d assurabilité, peut potentiellement coûter des millions de dollars»,

5 «L implémentation sur Windows Azure a très bien fonctionné pour nous et, par extension, pour nos clients.» Francis Dion, fondateur et chef de la direction, Xpertdoc Technologies affirme M Murphy. «Aujourd hui, en supposant que l agent de marché sélectionne les bonnes options et saisisse les bonnes informations, ces erreurs ne sont tout simplement plus possibles.» Développement et déploiement rapides En s appuyant sur Windows Azure, Xpertdoc a amené sa nouvelle offre en ligne avec un minimum de travail de développement. «Nous avons procédé à la migration de notre solution sur place vers Windows Azure en seulement 160 heures de travail», raconte M Dion. «Les développeurs n avaient pas besoin de nouveaux outils ou habiletés, et ils ont été en mesure de progresser facilement. Aujourd hui, nous supportons à la fois les déploiements sur place et en ligne au moyen d un code commun la seule différence étant les conditions de compilation et 50 lignes de code.» Extensibilité générale immédiate et rentable Tandis que Prologis bénéficiait de coûts de lancement minimaux, Xpertdoc a élaboré sa solution en ligne sans encourir les coûts de lancement d une infrastructure qui lui aurait été propre. Les deux compagnies profitent maintenant d une extensibilité instantanée, par répartition. «Windows Azure nous donne un environnement d hébergement libre-service et de gestion entièrement automatisé, qui nous permet d augmenter ou de réduire l extensibilité en quelques minutes», soutient M Dion. «Nous avons débuté au moyen d une très petite instance de calcul pour le développement, sommes arrivés en direct avec deux instances moyennes et fonctionnons maintenant à l aide de six instances moyennes. C est génial de pouvoir payer pour les nouvelles capacités dont nous avons besoin quand nous en avons besoin, avec les revenus générés par celles-ci, au lieu d avoir à deviner quelles capacités nous pourrions avoir besoin dans six mois et de faire un investissement considérable à l avance.» Puisque Windows Azure est disponible dans des centres de données situés partout dans le monde, Xpertdoc peut déployer ses applications près des clients et développer ses affaires dans d autres coins du globe. Par exemple, si Prologis veut étendre son utilisation de la Solution Xpertdoc outre-mer, Xpertdoc peut déployer dans des centres de données en Europe et en Asie, réduisant la latence et les problèmes de performance. Fiabilité supérieure Xpertdoc offre également une disponibilité supérieure grâce à Windows Azure, lequel possède une entente de niveau de service de disponibilité de 99,95 %. Les charges de travail sont automatiquement placées dans le cloud pour soutenir un système d exploitation et un service de mises à jour automatiques, avec un équilibrage intégré de la charge réseau et un basculement intégré de la résilience dans le cas d un échec des composants électroniques. De même, SQL Database fournit un accord de niveau de service de disponibilité de 99,9 %, toutes les bases de données ayant intégré la haute disponibilité, le basculement et la redondance. «Avec Windows Azure, nous profitons des fonctionnalités de haute disponibilité d une infrastructure d hébergement de première classe, sans toute leur complexité», souligne M Dion. Souplesse en affaires et ventes améliorées L ajout d une offre en ligne à sa gamme de produits et services permet à Xpertdoc de donner plus de choix et d avantages à ses clients, menant ainsi à de nouvelles opportunités de ventes. Et, en s appuyant sur Windows Azure, Xpertdoc peut lancer son nouveau service tout en restant concentré sur les affaires et les clients. «C est formidable de ne pas avoir à se préoccuper de la sauvegarde, de l extensibilité, et ainsi de suite, et d être capable d apporter ces mêmes avantages à nos clients», relève Varsha Bhat, présidente de Xpertdoc. «En tant qu experte du développement des affaires, je dors mieux en sachant que Microsoft gère notre infrastructure en ligne et que nous pouvons rester concentrés sur de nouvelles fonctionnalités.»

6 Pour plus d informations Pour plus d informations à propos des produits et services de Microsoft, appelez Microsoft Sales Information Center au (800) Du Canada, appelez Microsoft Canada Information Centre au (877) Les clients des États-Unis et du Canada qui sont sourds ou malentendants peuvent joindre les services téléphoniques textes (TTY/TDD) de Microsoft au (800) Les clients hors des États-Unis et du Canada peuvent contacter leur filiale de Microsoft locale. Pour obtenir des informations en utilisant la Toile, rendezvous au : Pour plus d informations à propos des produits et services de Xpertdoc Technologies, appelez au (450) ou visitez son site web au : Pour plus d informations à propos des produits et services de Prologis, visitez son site web au : Francis Dion estime qu entre un tiers et la moitié de toutes les ventes récentes de la compagnie sont attribuées à sa nouvelle offre infonuagique. «Nous avons récemment conclu en trois semaines une vente importante avec une compagnie d assurance majeure, tandis qu il nous aurait fallu plusieurs mois pour compléter une preuve de concept sur place», dit-il. «De plus, lorsque nous informons les clients que nous fonctionnons avec Windows Azure, cela calme toute inquiétude potentielle quant à la qualité de notre infrastructure d hébergement. L implémentation sur Windows Azure a très bien fonctionné pour nous et, par extension, pour nos clients.» Jason Murphy est d accord avec le point de vue de M Dion à propos de la manière dont la compagnie répond aux besoins des clients. «Nous sommes très contents de la Solution Xpertdoc», déclare-t-il. «Elle supporte des structures de documents complexes, et Xpertdoc a été habile et réceptif de toutes les manières possibles. Je recommande grandement la Solution Xpertdoc et encourage quiconque se questionne de l essayer.» Windows Azure Windows Azure permet aux développeurs de construire des applications tant pour les consommateurs que pour les entreprises. Les composants essentiels de Windows Azure sont : Windows Azure. Windows Azure est un environnement d hébergement, de développement et de gestion des services infonuagiques. Il fournit aux développeurs, à la demande, des capacités de calcul, d entreposage, de bande passante, de livraison de contenus, d intergiciel et de marché, pour héberger, développer et étendre les applications web à travers les centres de données de Microsoft. Microsoft SQL Azure. Microsoft SQL Azure est un service de bases de données infonuagique autogéré, à relations multiples, construit sur les technologies Microsoft SQL Server. Il donne des fonctions intégrées de haute disponibilité et de tolérance aux pannes, des capacités d extension des bases de données, ainsi que de synchronisation des données et de production des rapports dans le cloud, pour développer des applications web et d entreprises personnalisées, et étendre la l accès aux données. Pour en apprendre plus, visitez : Logiciels et services Microsoft Visual Studio Microsoft Visual Studio 2010 Professional Microsoft Visual Studio Team Foundation Server 2010 Windows Azure Microsoft SQL Azure Cette étude de cas sert à des fins d information seulement. MICROSOFT NE FAIT AUCUNE GARANTIE, EXPRESSE OU IMPLICITE, DANS CE RÉSUMÉ. Document publié en août 2012