Sélectionner une solution adaptée de gestion de contenu : examen critique. Septembre 2007

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1 Sélectionner une solution adaptée de gestion de contenu : examen critique Septembre 2007

2 Sélectionner une solution adaptée de gestion de contenu : examen critique Avec la prolifération des solutions de gestion de contenu d'entreprise (ECM) disponibles sur le marché, les organisations doivent éviter de prendre pour argent comptant ces solutions et adopter, au contraire, une approche pragmatique et réfléchie pour répondre à leurs besoins ECM. Un ECM adapté implique une évaluation minutieuse des besoins de l'entreprise, de la structure organisationnelle et des objectifs stratégiques. Là où beaucoup d'organisations abordent la construction d'une architecture de contenu sous l'angle de la technologie, il est plus productif de se concentrer en premier sur les retombées pour l entreprise. Les entreprises devraient développer une stratégie de contenu d'entreprise qui soutient la direction stratégique de l'entreprise, plutôt que de simplement accepter une architecture de contenu qui répond aux objectifs informatiques de normalisation. Comme l'expose la société d'analystes Gartner, Inc. «Ne construisez pas une architecture de contenu sans une stratégie de contenu d'entreprise qui suive la direction stratégique de votre activité.» 1 Tout aussi importants sont les besoins, les compétences et les aptitudes des travailleurs du savoir et des gestionnaires de processus métier. Est ce que la solution aura un impact positif sur le cœur des processus de travail? Les collaborateurs voudront-ils apprendre à faire les choses différemment, même si cela implique des étapes supplémentaires? Ainsi, les décisionnaires ont besoin d'estimer si les utilisateurs voudront entrer les métadonnées, déclarer des enregistrements et effectuer d'autres tâches manuelles. L'implication des travailleurs du savoir et des gestionnaires de processus est cruciale lorsqu'on choisit une solution qui impacte les sphères individuelles mais aussi l'entreprise dans son ensemble. Considérez les BCS comme un vecteur relativement bon marché d'interactivité et de productivité d'équipe et de groupe de travail : c'est un premier pas dans la construction d'un espace de travail très performant... les responsables de la stratégie commerciale ont besoin d'évaluer là où un outil de gestion de contenu haut de gamme sera source de bénéfice. Ils devraient regarder leurs scénarios et apprécier là où l'utilisation d'une application contenu-centrique, permettant les processus et hautement évolutive, apporte un bénéfice. De Gartner, Inc., Microsoft Content Management Topics from PCC Conference, par Mark R. Gilbert et Regina Casonato, 2 avril 2007 Une autre étape importante consiste à évaluer le contenu et à décider ce que l'on aura besoin de conserver et de gérer et ce qui peut être détruit. Selon Gartner, «le contenu n'a de valeur que si les hommes et les systèmes s'en servent dans les processus d'entreprise. D'abord, vous devez définir quel contenu vos hommes et vos systèmes devraient utiliser et lequel (ils ne devraient) pas.» 1 Après avoir conduit une évaluation précise de l'utilisation du contenu, une société peut trouver qu'un fournisseur unique est capable de lui fournir toutes les fonctionnalités ECM nécessaires. Pourtant, beaucoup d'organisations découvriront à l'usage qu'une meilleure réponse à leurs objectifs ECM est apportée par une stratégie de services partagés à savoir, une interconnexion d'applications de fournisseurs différents pour fournir une collaboration de groupe de travail, des services de contenu basiques et une gestion de contenu de classe-entreprise.. Une approche services partagés pour une gestion de contenu d'entreprise : beaucoup de constituants, une solution Une solution ECM doit dresser le bilan des besoins de gestion de contenu de toutes les parties prenantes au sein de l'entreprise. Des systèmes de gestion de contenu basiques, appelés aussi services de contenu basiques (BCS), et apparus plus récemment, offrent des composants gratuits ou de faible coût qui conviennent à la simple édition de documents, à la collaboration de groupe, à l'approbation et à la circulation documentaire. Le compromis avec ces systèmes est leur «extensibilité» intrinsèquement limitée. Des applications de tierces parties et une personnalisation importante sont nécessaires pour la contourner. A l'inverse, des systèmes traditionnels de gestion de contenu de classeentreprise sont en mesure de fournir toutes les capacités dont une société peut avoir besoin mais peuvent rendre les utilisateurs confus et résistants, du fait de la complexité inhérente à l'application, et ce, à un niveau de coût par utilisateur extrêmement élevé. Avant de boucler sa sélection de vendeur, il est logique d'examiner les systèmes

3 document-centriques paramétrables, comme DocuShare de Xerox, qui autorisent des processus plus élaborés à un niveau de prix abordable. DocuShare est unique dans l'espace ECM du fait qu'il utilise une stratégie de services partagés au-travers de son approche plateforme unique, produits multiples, surmontant ainsi les défauts majeurs des produits BCS et des applications ECM haut de gamme. Avec une approche services partagés, telle que définie par le consultant industriel Doculabs, Inc., les organisations peuvent ajuster finement les outils délivrés aux utilisateurs, aussi bien d'un point de vue fonctionnel que temporel. 2 Les ressources humaines, par exemple, prendraient les nouveaux employés à bord du système au moment précis où ils seraient prêts en terme de processus, de ressources et d'infrastructure. Cette optimisation du système «juste à temps» est tout à fait réaliste avec une application ECM documentcentrique telle que DocuShare de Xerox. L'implémentation d'un système document-centrique n'exclut pas l'emploi d'un système BCS ou d'un système traditionnel haut de gamme, dans lequel une organisation peut avoir déjà investi pour des processus spécifiques. En effet, une évaluation montrera probablement qu'une partie ou la totalité de ces options devraient être en place pour obtenir la plus grande flexibilité au plus bas coût. Si une organisation a déjà déployé un référentiel de classe globale, un système document-centrique paramétrable prend encore plus de sens, du fait qu'il fournit la flexibilité que ne permettent pas les référentiels plus grands et qu'il ouvre clairement une voie entre les référentiels et les systèmes basiques. De plus, un système document-centrique qui offre aussi des niveaux flexibles d'utilisateur facilite la gestion des accès utilisateur en permanence. La seule façon de savoir avec certitude si la meilleure approche réside dans une offre vendeur unique ou dans une solution services partagés c'est d'évaluer les besoins et l'utilisation de contenu d'une organisation au-travers d'un nombre représentatif de critères essentiels. Liste de contrôle type pour l'évaluation de l'utilisation du contenu 1. Types de contenu : comprendre les différents types de contenu et la façon dont chacun est en adéquation avec l'organisation est capital pour évaluer correctement les spécifications ECM. 2. Messagerie électronique : un message électronique est unique en ce sens qu'il est à la fois un document et un médium de communication utilisé au-travers de tous les types de contenu et de toutes les tâches d'un processus. 3. Collaboration : la gestion de contenu basique ou les systèmes BCS sont très efficaces pour le partage de contenu simple au sein de l'entreprise mais ils ne sont pas aussi performants pour une collaboration autour de processus complexes, surtout à travers des réseaux ouverts et inter- organisations. 4. Groupes de travail : beaucoup d'éléments ont un impact sur le choix d'une solution, entre autres la localisation et la taille du groupe de travail, les types de documents partagés, les méthodes de travail, le moment où l'information est partagée et la façon dont le contenu transactionnel circule dans et entre les groupes. 5. Workflow : les processus métier impliquent, typiquement, une grande variété de workflows, depuis la gestion des processus métier (BPM) haut de gamme et à échelle de l'entreprise, en passant par les workflows complexes définis par l'utilisateur, jusqu'aux notifications et routines de base. Même si l'implémentation d'une infrastructure commune est idéale, beaucoup d'organisations ont déjà installé des solutions et/ou ne peuvent pas trouver un unique fournisseur ECM qui répond à tous leurs besoins métier, pour tous leurs types et pour toutes leurs utilisations de contenu. C'est pourquoi, les créateurs de processus métier, les professionnels de la gestion de l'information et de la connaissance et les architectes de l'entreprise doivent comprendre l'usage du contenu au moment de développer une stratégie ECM. De Forrester, Topic Overview: Enterprise Content Management, 26 décembre Extensibilité : l'extensibilité est cruciale lorsque la solution ECM doit soutenir des processus métier spécifiques à une application, comme, par exemple, les ressources humaines et les comptes fournisseurs. 7. Numérisation : la capacité à incorporer le papier dans un système ECM est un élément clé que ce soit pour le document lui-même ou pour la part qu'il prend à un processus.

4 8. E-formulaires : en cas d'utilisation de formulaires électroniques, la solution ECM doit faciliter la gestion du formulaire rempli en tant que document d'enregistrement et permettre au système ECM et à d'autres applications de tirer profit des données dans des processus métier. 9. Fédération de contenu : la fédération est essentielle s'il y a plus d'un référentiel de documents ou si des équipes disséminées ont besoin de partager des référentiels d'information distincts, surtout si les référentiels résident sur des réseaux différents ou s'ils sont protégés par des mécanismes de sécurité et d'identification uniques. 10. Stockage et délocalisation de contenu : les outils qui gèrent la façon dont les documents circulent à travers les systèmes de stockage de fichiers sous-jacents sont une garantie d'efficience et de conformité. 11. Gestion de la conformité et des enregistrements/rétention : la gestion cohérente de l'information et sa rétention est nécessaire pour prendre en compte les dispositions réglementaires et juridiques et pour protéger une organisation de fausses allégations. 12. Variations de démographie d'utilisateurs et de besoins : plus les utilisateurs vont et viennent, plus ils changent de responsabilité, plus la flexibilité du système devient critique. Une vision claire : le premier pas vers un ECM adapté L'examen des besoins de l'entreprise et des utilisateurs à travers la grille des 12 domaines suivants peut apporter un précieux éclairage dans les besoins ECM spécifiques d'une organisation. Cette information en main, les entreprises peuvent définir le choix de composants de solution capables de servir au mieux ses objectifs organisationnels et ceux de ses constituants. 1. Types de contenu Comme le déclare Forrester Research, La gouvernance ECM et l'équipe de gestion de projets devraient aborder le contenu de l'entreprise sous ces trois perspectives : contenu transactionnel, contenu d'entreprise et contenu de persuasion.» 3 Comprendre les différences entre les trois types et la façon dont chacun convient à l'organisation est un facteur clé de l'évaluation correcte des besoins ECM. Le contenu transactionnel implique les documents relatifs à l'exploitation de l'entreprise, comme les factures, les prêts, les réclamations et les déclarations de revenu. Il inclut également du contenu organisationnel et salarial comme les demandes d'embauche. Comme l'indique Forrester, «Le contenu qui se crée hors de l'entreprise, comme les commandes d'achat par fax ou les demandes d'emprunt immobilier, entraîne des processus internes transactionnels en back-office» 3 Le contenu transactionnel a d'autant plus de valeur qu'il documente souvent les échanges professionnels, les efforts collaboratifs ou les approbations officielles par des tierces parties. Les entreprises peuvent vouloir conserver comme un enregistrement une version finale approuvée ou capturer les phases d'approbation en vue de conformité ; tout ceci nécessite des fonctionnalités ECM évoluées, comme la gestion de processus, l'audit, le records management et l'archivage. Le contenu d'entreprise comprend des documents qui transmettent des idées, tels que propositions commerciales, documentation technique, supports de formation du personnel et contrats. Pour reprendre les termes de Forrester, «Le contenu créé dans l'entreprise, comme un plan de développement ou une procédure d'exploitation, est capteur ou vecteur de connaissance.» 3 La gestion de contenu basique ou les systèmes BCS peuvent gérer comme il faut ce type de contenu ad-hoc mais il faut avoir soin de garantir son adéquation à sa rétention à long-terme appropriée et aux directives de conformité. Typiquement, les organisations ont besoin de déplacer les documents vers un système de plus en plus complet, tel que DocuShare ou DocuShare CPX, où l'archivage, la rétention et l'audit, l'automatisation des processus ou d'autres actions peuvent être effectués.

5 Le contenu de persuasion inclut les documents et autres contenus qui participent à la vente des produits et services ou qui, à leur façon, en font la promotion auprès de l'extérieur (catalogues produit, supports de communication marketing, canal extranet, sites Web, blogs et wikis, contenu Flash et fichiers média enrichis). Selon Forrester, «Le contenu délivré à l'extérieur un élément graphique, un logo, un catalogue produit ou un fichier média enrichi peuvent influencer et persuader les clients d'agir.» 3 Même si un contenu de persuasion a une «durée de conservation» très courte, des directives industrielles et organisationnelles peuvent tout de même dicter qu'il soit géré de façon similaire au contenu transactionnel à forte valeur ou au contenu d'entreprise. Par exemple, une société peut choisir de déclarer toutes ses fiches techniques comme enregistrements d'entreprise avec une période de conservation équivalente à celle des contrats juridiques. 2. Message électronique Un message électronique est unique du fait qu'il est à la fois un document de plein droit et à la fois une «enveloppe de transmission» utilisée au-travers de toutes sortes de contenus et de tâches de processus. Si une organisation se sert de messages électroniques pour du contenu transactionnel, d'entreprise ou de persuasion, les courriels ont besoin d'être gérés et stockés exactement comme n'importe quel document, sinon l'organisation prend le risque de ne pas être en conformité avec diverses dispositions réglementaires. Malheureusement, la plupart des systèmes de gestion de contenu basiques ne savent pas encore traiter le stockage et l'archivage sélectifs des messages électroniques. Les sociétés devraient aussi réfléchir à la façon dont un courriel peut être utilisé pour déclencher des workflows et si l'organisation tire profit de cette possibilité. Dans les comptes fournisseurs, par exemple, les factures «bon pour paiement» qui sont envoyées par courriel vers un dossier donné pourraient invoquer un workflow automatisé qui route les factures vers les services financiers pour vérification et paiement, et les mémoriser alors comme enregistrements. Typiquement, un système ECM plus évolué, comme DocuShare de Xerox, est nécessaire pour y parvenir. 3. Collaboration Chaque société est structurée pour fonctionner sur un mode collaboratif, avec des personnes qui travaillent ensemble pour créer, réviser et traiter du contenu d'entreprise et de persuasion. La collaboration est nécessaire même pour le contenu transactionnel automatisé où se produisent des exceptions qui nécessitent le retrait du document du processus standard tant qu'une solution n'est pas apportée. Les systèmes de gestion de contenu basiques conviennent à un partage simple mais ne savent pas bien traiter les processus métier et une collaboration qui impose des révisions structurées et des chemins d'accès conditionnels. Beaucoup de sociétés ont aussi besoin de supporter la collaboration en dehors du firewall, ce qui entraîne des surcoûts significatifs avec certains systèmes de gestion de contenu basiques. Il faut que les organisations évaluent comment, quand et pourquoi les utilisateurs collaborent pour garantir que la solution s'accommode des différentes interactions des utilisateurs. Microsoft Office SharePoint et ECM fonctionnel Les Services Microsoft Windows SharePoint (WSS) et Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) ont leur place dans une approche services partagés, en offrant une intégration directe aux applications desktop et à la collaboration de petits groupes de travail pour créer du contenu non-transactionnel. Cependant, les organisations ne devraient pas partir du principe que SharePoint résoudra tous les problèmes ECM, car il n'a pas encore fait ses preuves pour des processus ECM plus évolués. De plus, si une organisation ajoute à SharePoint des capacités fonctionnelles et spécifiques à des applications pour palier à ce constat, les coûts de développement qui en résulteront annuleront vraisemblablement les raisons mêmes qui ont conduit l'organisation à donner la préférence à la solution : simplicité et faible coût. 4. Groupes de travail La compréhension de la façon dont les gens ont besoin de travailler ensemble est cruciale pour développer les besoins des utilisateurs. La taille du groupe de travail et sa localisation géographique, les types de documents partagés, les méthodes de travail, le moment où l'information est partagée et la façon dont le contenu transactionnel circule au sein et entre les groupes... tout influe sur le choix de la solution. Par exemple, de petites équipes situées à un endroit donné ont des besoins très différents de gros groupes de travail répartis à travers le monde. D'ailleurs, certains systèmes ne supportent que les membres de groupes de travail qui sont des utilisateurs nommés dans l'annuaire d'entreprise (par ex, LDAP). Ceci limite de façon sensible les possibilités si le groupe de travail intègre des fournisseurs, des clients ou des partenaires d'affaires ou si l'équipe veut créer des comptes utilisateurs génériques pour faire des tests. Des systèmes, comme DocuShare, qui supportent une combinaison de comptes utilisateurs spécifiques à une application et de comptes utilisateurs liés à un annuaire

6 d'entreprise sans avoir à impliquer les services informatiques rendent la collaboration de groupe de travail beaucoup plus efficace 5. Workflow Des processus organisationnels bien ajustés impliquent une large palette de workflows. Les workflows processus-centriques, comme l'inscription au plan d'avantages sociaux d'entreprise ou les achats de produits en ligne, sont les mieux connus. Les outils spécialisés de gestion de processus métier (BPM), souvent utilisés pour exécuter ces workflows (comme Pegasystems ou Savvion), sont typiquement optimisés pour des transactions de grands volumes et de forte valeur où la vitesse, la sécurité et l'audit sont des besoins clé. Hélas, ces systèmes sont complexes, fragiles et ne sont pas faciles à modifier pour des propriétaires de processus individuels et des membres d'équipe. A l'inverse, les capacités d'approbation et de routage de documents ad-hoc disponibles avec les systèmes BCS sont extrêmement faciles à utiliser mais très restreintes, avec presque aucune extensibilité et aucune supervision administrative et de sécurité fournie avec les systèmes de haute finition. Les workflows documentaires créés par l'utilisateur sont un hybride utile, surtout pour les flux typiques de contenu d'entreprise. Les équipes de travail ou les départements peuvent autoriser les utilisateurs à créer des workflows documentaires pour rationaliser localement le flux d'information et de contenu. Par exemple, un département des ressources humaines pourrait facilement générer un workflow documentaire qui véhicule automatiquement des CV qu'il vient de recevoir vers les différents responsables du recrutement. C'est là que des systèmes comme DocuShare excellent. La plupart des systèmes BCS n'offrent pas les outils ou les technologies sous-jacentes indispensables aux workflows documentaires créés par un utilisateur et ceux qui le font nécessitent souvent que des développements de programmes coûteux soient faits, même pour de simples workflows comme ceux cités plus haut. Des systèmes ECM trop haut de gamme sont simplement difficiles à manier et il leur manque la capacité «juste à temps» qu'une approche services partagés procure. 6. Extensibilité L'extensibilité est primordiale pour développer des solutions ECM qui supportent l'automatisation de processus métier départementaux, comme ceux que l'on trouve dans les départements Ressources Humaines,comptabilité et service clients. Pour être extensible, le système ECM doit offrir une panoplie complète d'interfaces de programmation (APIs) et permettre le prototypage, le réajustement, le déploiement et la réplication d'applications métier. Typiquement, les systèmes BCS ne sont pas une option dans ce domaine et les systèmes ECM traditionnels sont plus coûteux et moins agiles qu'un système document-centrique paramétrable tel que DocuShare avec le Réseau de Développeurs DocuShare. 7. Numérisation Malgré la prolifération des communications électroniques, le papier reste au cœur de la plupart des processus métier. Beaucoup d'idées, de concepts et de dessins sont d'abord enregistrés sur papier. Les factures, ordres d'achat et formulaires sont fréquemment manipulés sous forme papier. Et beaucoup d'organisations exigent qu'une signature «manuscrite» figure sur les documents légaux. En fait, le volume de papier circulant dans une société-type continue à augmenter chaque année. La diminution du coût et de la complexité de gestion du papier est souvent le facteur décisif pour financer et adopter une solution ECM. Les organisations devraient réfléchir à la multitude de façons dont le contenu numérisé peut intégrer un système ECM. La numérisation depuis une station dédiée par des opérateurs qualifiés est de moins en moins la norme. La prolifération de matériels multifonction capables de numériser sur un réseau permet à chacun de diriger le contenu tout simplement vers n'importe où dans l'organisation. Les Services Globaux Xerox constatent une demande croissante pour de la numérisation inter-entreprises, où le contenu est numérisé sur un réseau et délivré à un système ECM d'une autre entreprise via des protocoles sécurisés comme HTTP ou via des «datapockets» par mail signés numériquement. Cet élargissement de possibilités peut avoir un grand impact sur les besoins en processus métier d'une entreprise et sur son choix de solution.

7 8. Formulaires électroniques Tandis que les formulaires papier subsistent en abondance, les formulaires électroniques sont de plus en plus la nouvelle façon de présenter et de collecter l'information sur le Web. Si les formulaires électroniques sont utilisés dans l'entreprise, la solution ECM a besoin non seulement de faciliter la collecte de cette information dans un dossier statique d'enregistrement pour en conserver l'objet mais aussi de faire en sorte que les données contenues dans le formulaire puissent être incorporées partout, rapidement et simplement, dans le système de contenu d'entreprise et les processus métier. Une fois encore, il faut typiquement un système ECM plus élaboré, comme DocuShare, pour y parvenir. 9. Fédération de contenu Si de nombreuses personnes ou équipes travaillent et accèdent au contenu en utilisant plus d'un référentiel documentaire, alors la fédération s'impose à la réflexion. De nombreux modèles de fédération existent, depuis de simples vues de type «portlet» dans des référentiels de tierces parties jusqu'à la synchronisation de contenu bi-directionnelle en temps réel entre des systèmes distribués et hétérogènes. Ces possibilités sont offertes dans un produit, au-travers d'applications tierces ou au-travers d'une personnalisation. Déterminer la bonne solution dépend d'un certain nombre de facteurs métier, certains d'entre eux pouvant être diamétralement opposés voire contradictoires. Par exemple, une unité opérationnelle peut décider qu'elle a besoin d'une synchronisation de contenu en temps réel entre ses bureaux d'afrique du Sud et du Royaume Uni. Pour autant, il arrive que le coût des systèmes et la fragilité du réseau annulent tous les avantages qui en seraient tirés autrement avec un portlet de recherche fédéré et plus simple. 10. Stockage et délocalisation de contenu C'est la taille d'une organisation et sa dispersion géographique qui pré-déterminent le lieu de stockage physique du contenu durant le cycle de vie documentaire de la création, à la révision et l'approbation, à la rétention à long-terme, jusqu'à la destruction finale. Savoir fixer la façon dont les documents progressent à travers le système ECM garantit l'efficience en tout point de la solution. D'autres facteurs à prendre en considération sont la sauvegarde contre l'erreur humaine, la reprise après sinistre, l'optimisation de stockage et la rapidité d'accès au contenu. La plupart des systèmes BCS et ECM savent travailler avec des systèmes de stockage liés à un réseau (NAS), en le traitant comme un gros disque lié. Pourtant, les organisations veulent de plus en plus que les méthodologies de stockage de fichiers basé sur des règles contre-balancent le coût, la vitesse et les besoins de conformité. Beaucoup de systèmes BCS et ECM peu élaborés n'offrent pas d'interfaces à ces moteurs de règles, ce qui se traduit par une faible optimisation et une augmentation des coûts de stockage. 11. Gestion de la conformité et des enregistrements/rétention Conserver et gérer l'information y compris les messages électroniques dans le cadre d'une conformité d'enregistrements est une obligation légale pour les sociétés du CAC 40 et pour les organisations qui travaillent avec le gouvernement. Même si ce n'est pas le cas pour les autres sociétés, ce point n'en est pas moins critique. Malheureusement, la définition et la mise en place d'une politique de records management (RM) pour l'ensemble de l'entreprise au-travers de plate-formes de gestion de contenu multiple peut relever du défi. De plus, les trois types de contenu organisationnel, d'entreprise et de persuasion peuvent avoir chacun des besoins de rétention différents, ce qui complique encore davantage le processus. Par exemple, la rétention à long terme est essentielle pour le contenu transactionnel, alors que le contenu d'entreprise ad-hoc (une présentation personnalisée par exemple) peut avoir une période de rétention exprimée en semaines voire en jours. Le traitement automatisé des documents expirés dans l'environnement ECM met l'organisation à l'abri des mauvaises découvertes et améliore les performances informatiques de l'ensemble du système ECM. 12. Variations de démographie d'utilisateurs et de besoins Dans toutes les sociétés, un certain pourcentage d'employés, chaque année, part ou change de poste en interne. Pour les prestataires externes de services en ingénierie et domaines comparables, ce pourcentage grimpe à 70%. Même au sein d'une entreprise «typique», la fluidité salariale peut être un challenge au regard des systèmes ECM. Les

8 rôles et les responsabilités changent en permanence. Les équipes se forment et se séparent. Des départements, et même des divisions entières, fusionnent. Plus l'organisation est dynamique, plus il est crucial que le système ECM propose, dès la sortie de sa boîte, une flexibilité autour de la gestion du rôle, du groupe et de l'utilisateur, afin de permettre à l'organisation : d'ajuster le nombre et les types d'utilisateurs de migrer ou de réassigner des utilisateurs d'une équipe vers une autre suite à un changement de function d'offrir des niveaux de richesse fonctionnelle du produit plus élevés au fur et à mesure que les compétences techniques de l'utilisateur évoluent d'ouvrir l'accès à des éléments en-dehors du firewall de fournir une forte expérience utilisateurs à travers tous les niveaux de fonctionnalités d'employer les workflows basés sur le rôle, de sorte que les flux en cours ne soient pas corrompus par des échanges de destinataires La participation d'utilisateurs externes au firewall est particulièrement complexe, du fait des niveaux variables selon lesquels les utilisateurs interagissent sur le contenu. Comment les vendeurs, les fournisseurs, les clients et les autres participants à la chaîne d'approvisionnement interagissent-ils sur le contenu localisé à l'intérieur du firewall? Faut-il un accès sécurisé aux documents protégés, aux enregistrements transactionnels des clients ou aux documents de promotion marketing? Quels utilisateurs externes ont besoin d'un accès sécurisé? Une solution qui fournit des accès flexibles aux utilisateurs au sein et en-dehors de son firewall rend la totalité du processus plus facile à gérer. DocuShare et SharePoint en action DocuShare fournit plusieurs fonctionnalités puissantes dans un environnement ECM mixte qui inclut Microsoft SharePoint : Accès fédéré à tout le contenu DocuShare et SharePoint considéré comme des pairs (via MOSS Portal UI) Intégration des serveurs DocuShare et SharePoint dans une infrastructure de contenu combiné qui gère avec souplesse le contenu au-travers de workflows de processus métier (via DocuShare Developer APIs et le moteur de workflow intégré) Migration de tout utilisateur d'un accès basique à DocuShare en lecture seule à un accès complet à DocuShare CPX dans le temps, et à tout moment (via l'interface administrateur de DocuShare, sans nécessiter la moindre programmation ni installation de logiciel supplémentaire.) DocuShare fournit aussi des outils d'implémentation rapide et l'indispensable infrastructure relais entre SharePoint et les «référentiels d'enregistrements» d'entreprise, ce qui permet aux utilisateurs d'avoir accès au contenu depuis des référentiels multiples à travers l'entreprise.

9 Une plate-forme pour un ECM adapté DocuShare de Xerox et DocuShare CPX de Xerox sont de bons exemples de solutions ECM hautement flexibles qui savent exceller par elles-même ou en conjonction avec des systèmes ECM hauts de gamme et des systèmes BCS à faible valeur ajoutée. Les organisations qui s'engagent dans le déploiement pratique d'une solution ECM devraient regarder de près ces deux produits DocuShare, du fait de l'extraordinaire flexibilité et extensibilité qu'ils procurent. Les produits ECM DocuShare intègrent fédération, extensibilité, collaboration, workflow défini par l'utilisateur et un irrésistible mélange de fonctionnalités basiques et évoluées de gestion de contenu à un niveau de prix acceptable par toutes les organisations. De plus, un simple changement de licence permet de panacher, de façon dynamique, des niveaux d'utilisateurs et de fonctionnalités aucun autre vendeur ne peut le revendiquer ce qui permet aux entreprises de délivrer en tout point des fonctionnalités de gestion de contenu ciblées, rentables et appropriées. En se basant sur une approche services véritablement partagés, les sociétés peuvent déployer la plate-forme DocuShare en tout point de l'organisation (au niveau d'un département ou au niveau global de l'entreprise) et la faire évoluer graduellement horizontalement et verticalement en combinaison avec des produits d'autres vendeurs. Résultat, une gestion de contenu optimisée, accessible à tous les utilisateurs et à un niveau de prix privilégié. Conclusion Quand une organisation se pose la question d'une solution ECM adaptée, il est crucial qu'elle prenne le temps de conduire une évaluation en profondeur de ses objectifs stratégiques, de son utilisation des documents et des besoins de ses utilisateurs. Ne pas le faire pourrait conduire à une solution qui est plus onéreuse sur le long terme parce que difficile à manier et n'offrant pas la flexibilité attendue. Dans le pire des scénarios, une solution taille-unique- qui-convient-à-tous conduit à un réponse-taille-unique-et-de-rejetpar-tous de la part des utilisateurs. Certaines sociétés peuvent être amenées à penser qu'un système peut procurer tout ce qui faut pour un déploiement réussi, mais plus vraisemblablement, elles découvriront qu'une approche services partagés est meilleure. Les produits DocuShare de Xerox sont de bons exemples de solutions ECM qui procurent l'extensibilité, la flexibilité et les éléments d'intégration indispensables pour supporter des configurations ECM mixtes. Xerox DocuShare Business Unit Part of Xerox Global Services Hillview Avenue Palo Alto, California U.S.A Xerox Corporation. Tous droits réservés. La protection garantie par les droits d auteur s applique à tout ce qui se rapporte à la forme et au fond des informations et du matériel étant actuellement permis par les dispositions législatives ou la jurisprudence ou accordés ci-après, y compris sans limite aucune, le matériel provenant des programmes logiciels apparaissant sur les écrans tels que les styles, les modèles, les icônes, l aspect des pages écrans, etc. Xerox et DocuShare sont des marques déposées identifiant les produits de Xerox Corporation. Toutes les autres marques sont la propriété de leurs détenteurs respectifs et sont reconnues comme telles. Vous souhaitez en savoir davantage? Pour plus d'information sur la façon dont un ECM pragmatique fournit de plus grandes capacités que les applications individuelles, merci d'adresser un message à l'adresse docushare-info@xrce.xerox.com, de vous rendre sur docushare.xerox.com, ou de contacter le +33 (0) A propos de DocuShare DocuShare de Xerox, système de gestion de contenu d'entreprise (ECM) hautement sécurisé et intuitif, permet aux utilisateurs d'organisations faisant usage intensif de documents de capturer de façon dynamique, de gérer, d'accéder et de distribuer l'information facilement, sans avoir à tenir compte de niveau de compétence ou de localisation. Membres de la famille de produits ECM DocuShare de Xerox, les clients DocuShare peuvent améliorer de façon significative leur productivité, rationaliser leurs processus métier et réduire le temps et le coût que représente la gestion d'information et de documents d'entreprise de routine. Montrant la voie dans son domaine par sa rapidité de déploiement et par sa facilité d'administration et d'utilisation, DocuShare de Xerox réduit l'installation et la complexité et s'intègre avec flexibilité dans une infrastructure existante, ce qui se traduit en un coût total d'acquisition moins élevé et un retour sur investissement plus rapide. Étroitement intégré à Xerox Document Centre et à WorkCentre Pro, DocuShare peut gérer aussi bien des impressions papier que du contenu électronique avec une facilité et un confort jamais égalés. 1 Value Content Based on Risks and Rewards par Toby Bell et Debra Logan (Gartner, 31 mai 2007) 2 ECM Shared Services: A Growing Trend (Doculabs, 9 février 2007, AIIM E-Doc Magazine) 3 Topic Overview: Enterprise Content Management (Forrester Research, 26 décembre 2006)

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